Operationele aanbevelingen met het oog op een nieuwe strategie voor het toerisme in Brussel 24/10/2002 Studie uitgevoerd in samenwerking met.
Inhoudstafel Inleiding 3 Methode 3 Resultaten 3 A - Vernieuwende actiethema's 5 1. Een proactieve promotiestrategie voor Brussel als congresstad toepassen 5 4Prioritaire actie 1: een rondetafelgesprek organiseren met de actoren uit de sector 7 4Prioritaire actie 2: 'task forces' organiseren voor de prospectie 8 2. Het toeristische aanbod structureren rond promotionele samenwerkingsverbanden 9 4Prioritaire actie: promotiepakketten samenstellen en promoten 10 3. Een heuse strategie uitdokteren voor grote internationale evenementen 12 4Prioritaire actie 1: een permanente communicatiestrategie invoeren 14 4Prioritaire actie 2: een ad hoc werkgroep in het leven roepen voor de grote internationale evenementen in Brussel 15 B - Reeds ondernomen acties 17 1. Het imago van Brussel versterken 17 2. Meer informatie aan toeristen en aan professionals uit de sector verschaffen en synergieën creëren tussen de verschillende actoren 19 3. De onthaalcultuur en de fierheid van de Brusselaars versterken 22 C - Kalender voor de follow-up van de studie (2002) 24 D - Conclusies 24 2
Inleiding Het Observatorium voor Toerisme te Brussel heeft een enquête uitgevoerd rond "de motivaties van de klanten in de Brusselse hotels". Deze enquête werd gedurende 6 maanden uitgevoerd, meer bepaald tussen juni en november 2001. Er werden twee tussentijdse verslagen opgesteld en een eindverslag, dat in januari 2002 werd afgewerkt. Het Observatorium voor Toerisme te Brussel wou alle betrokkenen uit de sector van het vakantie- en zakentoerisme verzamelen rond de volgende problematiek: "Welke marketingacties kunnen een zakenman ertoe aanzetten zijn verblijf te verlengen of terug te komen op vakantie?" Methode Op 18 april en 11 juni 2002 werden in Brussel twee rondetafelgesprekken rond de hierboven vermelde problematiek georganiseerd met professionals uit de sector en vertegenwoordigers van de verschillende overheidsinstellingen. De vruchtbare dialoog leidde tot de formulering van operationele aanbevelingen met het oog op een nieuwe strategie voor het toerisme in Brussel. Hoewel de focus op de aanvankelijke doelgroep blijft, meer bepaald op zakenlui, bleek al gauw dat een aantal beperkte, maar erg strategische acties zich opdrongen, die zich ook tot de vrijetijdstoerist richten. Resultaten Op het einde van de rondetafelgesprekken formuleerden de deelnemers concrete vragen, die in drie vernieuwende thema's opgedeeld werden: 1. Een proactieve promotiestrategie voor Brussel als congresstad toepassen. 2. Het toeristische aanbod structureren rond promotionele samenwerkingsverbanden. 3. Een heuse strategie uitdokteren voor grote internationale evenementen. Deze drie nieuwe thema's zijn gebaseerd op drie soorten acties die Brussel Internationaal al ondernomen heeft in samenwerking met het OPT en TVI op het vlak van internationale en nationale toeristische promotie. 1. Het imago van Brussel versterken. 2. Meer informatie aan toeristen en aan professionals uit de sector verschaffen en synergieën creëren tussen de verschillende actoren. 3. Een onthaalcultuur creëren, flexibele openingsuren toepassen in culturele centra en winkels, de fierheid van de Brusselaars ontwikkelen. De actoren uit de sector willen deze acties dan ook volgen en evalueren. Voor elk van deze thema's werden voorbeelden verzameld van al bestaande verwezenlijkingen, van lopende projecten of van projecten in de ontwerpfase. 3
De precieze en concrete acties die hierna worden voorgesteld, werden door de professionals uit de sector aangebracht. Opmerking In dit document worden Brussel Internationaal, Brussel Congres en Brussel Toerisme verschillende malen vermeld. Brussel Internationaal - Toerisme & Congres (BI-TC) is de overkoepelende organisatie van Brussel Toerisme, dat verantwoordelijk is voor het aanbod van het vrijetijdstoerisme, en Brussel Congres, dat zich bezighoudt met de congresindustrie. 4
A Vernieuwende actiethema s 1. Een proactieve promotiestrategie voor Brussel als congresstad toepassen Vraag van de sector Contact opnemen met potentiële klanten en hen ervan overtuigen dat Brussel de plaats bij uitstek is voor al hun evenementen. Brussel promoten door nauwe samenwerking tussen de verschillende betrokken actoren (uit de culturele en de vrijetijdssector, uit de zakenwereld, enz.). Bestaande middelen Een team MICE-professionals is al actief in deze sector. De City marketing van Brussel Internationaal Toerisme en Congres. Toeristische diensten: promotiediensten, toerismebureaus in het buitenland en de prospectoren van het Office de Promotion du Tourisme Wallonie-Bruxelles en van Toerisme Vlaanderen. De strategische en operationele marketingplannen per markt die de segment/productparen identificeren, de georganiseerde promotionele activiteiten (voorstelling van Brussel als reisbestemming, workshops, deelname aan MICE-beurzen, site inspection trips, e- marketing, communicatie met de professionele pers over bestemming en producten, ). Informatie over het MICE-aanbod in Brussel: de brochures Meeting point Belgium (TVl) en Let s meet in Brussels (Brussel Internationaal) en de websites http://meeting.opt.be (OPT), www.meetingpoint.be (TVl) en www.brussels-congress.be (Brussel Congres). Netwerk van tussenpersonen: vervoermaatschappijen, buitenlandse handel en ambassades. Informatie verzameld door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in het kader van de kandidatuur van Brussel voor de atletiekkampioenschappen. Lopende projecten / projecten in de ontwerpfase Aanpassing van de structuur Brussel Congres. Benchmarking-elementen Edinburgh Conference Centre 1 : prospectie op basis van een databank en uitgebreid onderzoek. Het doel is te ontdekken welke evenementen ieder jaar plaatsvinden en waar, om vervolgens te bepalen wanneer ze naar Edinburgh zouden kunnen komen. 1 http://www.edinburgh.org/conference/index2.html - Zie ook de bijlage van dit verslag. 5
Edinburgh: professionals verplaatsen zich samen (congres, vrije tijd, cultuur ) om de stad in het buitenland te promoten, het zijn de ambassadeurs van Edinburgh. 6
4Prioritaire actie 1: een rondetafelgesprek organiseren met de actoren uit de sector Beoogde doelstellingen De actoren uit de sector bijeenbrengen om zich te buigen over de hoofdlijnen van de te ondernemen prospectie-acties. In een tweede fase de 'task forces' voor de prospectie inspireren. Actoren Leider: Brussel Congres. Partners: PCO, ABITO, BAPCO de hotelsector, de culturele sector, organisatoren van evenementen, OPT en TVI, Brussel Toerisme, vervoermaatschappijen, zaalverhuurders en andere dienstverleners. Bijdrage van alle actoren (leiders en partners) Organisatie en animatie: Brussel Congres. Actieve deelname: de actoren uit de sector. Concrete middelen - Financieringsmiddelen Het rondetafelgesprek (organisatie en animatie) wordt gefinancierd door Brussel Congres. Belangrijke succesfactoren Alle actoren bij het uitwisselingsproces betrekken. Luisteren naar hun ideeën. Transparante informatie geven over de taken en doelstellingen van de 'task forces' voor de prospectie. Concrete verwezenlijkingen na 1 jaar Organisatie van rondetafelgesprek in november 2002. 7
4Prioritaire actie 2: 'Task forces' organiseren voor de prospectie Beoogde doelstellingen In de huidige, erg concurrentiële context een nieuw publiek winnen en de 'verplichte' klanten en diegene die in Brussel aanwezig zijn, binden. Uit de enquête, uitgevoerd door het Observatorium voor Toerisme te Brussel samen met een aantal hoteleigenaars, blijkt dat Brussel de markt in de congressector (bedrijven en verenigingen) moet ontplooien. De verschillende actoren betrekken bij het hele promotieproces voor Brussel. Actoren Leider: Brussel Congres. Partners: PCO, ABITO, BAPCO de hotelsector, de culturele sector, organisatoren van evenementen, OPT en TVI, Brussel Toerisme, vervoermaatschappijen, zaalverhuurders en andere dienstverleners. Bijdrage van alle actoren (leiders en partners) De strategie, de opdrachten en doelstellingen van de promotie definiëren en contact opnemen met potentiële partners: Brussel Congres. De elementen van het promotie-aanbod (uitrusting en diensten): professionele sector van Brussel. Internationale promotie: TVI, OPT, Brussel Congres. Concrete middelen - Financieringsmiddelen De activiteiten worden gefinancierd door Brussel Congres. Belangrijke succesfactoren Elke presentatie aan de gesprekspartner aanpassen. Een beroep doen op overtuigde tussenpersonen. Alle actoren bij het promotie- en informatieproces betrekken. Concrete verwezenlijkingen na 1 jaar De congresdoelgroepen per markt bepalen: 2 prioritaire markten per jaar. De prospectiegroepen samenstellen op basis van de verschillende opdrachten. De 'task force' opstarten. Prospecteren op de prioritaire markten. 8
2. Het toeristische aanbod structureren rond promotionele samenwerkingsverbanden Vraag van de sector Packages samenstellen om het voor de bezoekers gemakkelijker te maken. Bestaande middelen De packages van de professionals uit de reissector (touroperators, vervoermaatschappijen, busbedrijven, toeristische dienstverleners zoals internationale hotelketens,...). Brochures '3 dagen in Brussel' voor de professionele sector en de journalisten. De 'Must van Brussel' en het 'Tourist Passport'. Op de website van Brussel Toerisme www.brusselsdiscovery.com worden een tiental culturele packages aangeboden. De brochure 'Vlaanderen Vakantieland' (TVI) bevat een aantal arrangementen die overnachting en activiteiten combineert; de groepsfiches van het OPT. De marktonderzoeken met betrekking tot de vraag zijn beschikbaar: op de websites van het OPT (http://marketing.opt.be), de World Tourism Organization 2, de European Travel Commission 3, de Europese Commissie - DG Ondernemingen 4, het netwerk Tourism Site 5, Revue Espaces en zijn technische boekhandel voor toerisme 6, Belgian Tourist Reservation (BTR), tientallen reservatiebureaus voor evenementen, Booking Office. Lopende projecten / projecten in de ontwerpfase Workshop van 30 oktober 2002: culturele sector, incomings, vervoermaatschappijen en hotels. De City Card (Brusselse Museumraad en Brussel Toerisme) Cultureel ticket van de MIVB. Benchmarking-elementen Parijs: package met metroticket, treinticket, hotel, stadsplan, cultuuraanbod. City cards: de leden van het European Cities Tourism 7 hebben een brochure uitgegeven met het aanbod in 33 steden. Met de City Cards krijgt de bezoeker meestal gratis toegang of korting in musea en in bepaalde drank- of eetgelegenheden. 2 www.world-tourism.org/ 3 http://www.etc-europe-travel.org/ 4 http://europa.eu.int/comm/enterprise/library/lib-tourism/index.htm, 5 www.tourism-site.org/ 6 http://www.revue-espaces.com/ 7 http://www.europeancitiestourism.com/ 9
4Prioritaire actie: promotiepakketten samenstellen en promoten Beoogde doelstellingen De bezoeker ertoe aanzetten de Brusselse wijken, musea en hun omgeving (restaurants, shopping,...) te ontdekken. Belangstelling wekken van personen die vaak in Brussel komen voor korte zakenreizen. Gemakkelijk te reserveren packages samenstellen tegen aantrekkelijke prijzen (via ticketbureaus, internet). Actoren Leiders: Brussel Toerisme voor het samenstellen van de promotiepakketten. Partners: Brussel Congres en de professionele sector. Bijdrage van alle actoren (leiders en partners) Synergieën creëren tussen de verschillende professionals: Brussel International. Elementen van het aanbod (uitrusting en diensten): professionele sector. Internationale promotie: TVI, OPT, Brussel Congres. Verkoop en verantwoordelijkheid voor het product: professionele sector (hotels, incoming TO, ABITO, BAPCO). Concrete middelen - Financieringsmiddelen De elementen van het promotionele aanbod worden door de deelnemers voorgesteld. De promotie wordt gefinancierd door Brussel Toerisme. Belangrijke succesfactoren Over een toegankelijk reservatiesysteem beschikken op internationaal niveau, dat alle elementen van de package omvat. Onderhandelen over aantrekkelijke prijzen voor de packages, prospectie per markt organiseren, zodat de vervoermaatschappijen, TO en hoteleigenaars deze aanbiedingen op hun websites en in hun brochures vermelden. Voor de MICE-sector een databank beschikbaar stellen met alle activiteiten waaraan congresgangers kunnen deelnemen tijdens hun vrije tijd en de openingsuren versoepelen. Focussen op de IN-wijken van Brussel. 10
Concrete verwezenlijkingen na 1 jaar Een personeelslid van Brussel Toerisme ter beschikking stellen. Samenwerking tussen drie kantoren op het vlak van informatieverstrekking, prospectie en promotie: TVl, OPT en Brussel Internationaal. Samenstellen van 5 'proef'-packages op basis van de analyse van behoeften en trends op het vlak van stadstoerisme in Europa (vervoer, toegangsprijzen, consumptie op café of restaurant). Testlancering van de packages (brochure en/of internet). Evaluatie van de resultaten. 11
3. Een heuse strategie uitdokteren voor grote internationale evenementen Vraag van de sector Een belangrijk evenement opzetten en drie jaar op voorhand plannen. Bij dit evenement zouden alle actoren uit de sector betrokken worden, afhankelijk van de Gemeenschap waartoe ze behoren. Een locatie creëren waar bezoekers kennismaken met art nouveau in de stad. Bestaande middelen Groot 'Brel'-evenement in 2003. In Brussel vinden een aantal terugkerende evenementen plaats uit verschillende domeinen, meer bepaald de artistieke wereld. Informatie verzameld door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in het kader van de kandidatuur van Brussel voor de atletiekkampioenschappen. Jaarthema's voorbereiden in het kader van de promotie van Brussel en dit 2 jaar op voorhand, in samenwerking met het Brusselse en Waalse gewest, Attracties en Toerisme, Brussel Internationaal, de Waalse toeristische diensten en het OPT. Steun van de COCOF (Commission communautaire française) en van de Vlaamse Gemeenschap aan grote tentoonstellingen. Sinds 1995 verzorgt TVI een dienst 'Evenementen'. De persdienst van het OPT staat in voor de toeristische promotie van grote evenementen. Samen met de marketingdiensten en de bureaus in het buitenland sturen, ondersteunen en promoten zij de grote evenementen in Brussel. Grootscheepse evenementen met een internationale dimensie spelen een doorslaggevende rol voor de internationale promotie van een stad. Lopende projecten / projecten in de ontwerpfase Werkgroep binnen het Observatorium voor Toerisme te Brussel rond de culturele evenementen met een internationale dimensie: - Met belangrijke personen uit de culturele sector de voorwaarden bespreken voor het organiseren van grote culturele evenementen. - Een werkgroep opstarten met de 3 toerismebureaus. - In een eerste fase samenwerkingsverbanden tot stand brengen met de federale musea. - De publieke en private financiële middelen bepalen. Momenteel werkt de Commission communautaire française (COCOF) samen met andere openbare instanties, waaronder de federale regering, aan een informatieve cd-rom voor de professionals uit de toeristische sector. 'Museumjaar', ontdekking van de collecties en/of groot evenement opzetten rond de 175e verjaardag van de onafhankelijkheid van België (Brusselse Museumraad). 12
Informatiecentrum rond art nouveau. Studie in uitvoering door het ARAU (Atelier de recherche et d'action urbaines). Museum van Europa. Benchmarking-elementen Platform georganiseerd door de Vlaamse Gemeenschap en Toerisme Vlaanderen. vzw voor de organisatie en promotie van 'Brel 2003'. Cultural Strategy Group, opgestart door de burgemeester van Londen 8. 8 http://www.london.gov.uk/approot/gla/culture.jsp - Zie ook de bijlage van dit verslag. 13
4Prioritaire actie 1: een permanente communicatiestrategie invoeren Doelstelling Een permanente werkgroep opstarten met de volgende taken: - Met belangrijke personen uit de culturele sector de voorwaarden bespreken voor het organiseren van grote culturele evenementen. - Samenwerkingen tot stand brengen met de culturele actoren. - Studies aanvragen of workshops organiseren om de ontwikkeling en toepassing van een evenementenstrategie te stimuleren. - Aanbevelingen formuleren met betrekking tot prioritaire thema's voor evenementen. - De publieke en private financiële middelen bepalen. Actoren Leider: Observatorium voor Toerisme. Partners: overheid, professionele sector. Bijdrage van alle actoren (leiders en partners) De leider coördineert deze denkoefening, de partners nemen er actief aan deel. Concrete middelen - Financieringsmiddelen De leider financiert de permanente werkgroep. Belangrijke succesfactoren Luisteren naar de actoren uit de sector. Communicatie tussen de verschillende sectoren tot stand brengen. Publiek-private partnerships tot stand brengen. Concrete verwezenlijking voor de cyclus 2004-2006 (na Brel) Twee grote evenementen identificeren. Vervolgens wordt de fakkel doorgegeven aan de werkgroepen, die de evenementen organiseren. 14
4Prioritaire actie 2: een ad hoc werkgroep in het leven roepen voor de grote internationale evenementen in Brussel Doelstelling Tweejaarlijks evenement met internationale uitstraling bedenken dat zes maanden duurt. Actoren Leider: onafhankelijke werkgroep van het type vzw (cf. ervaring met platform 'Brel 2003') dat instaat voor de operationele coördinatie van het evenement. Deze task force bestaat uit vertegenwoordigers uit de Franse en Vlaamse Gemeenschap. Partners: - Voorstelling van de acties aan de overheden: werkgroep. - De kwaliteit van de culturele inhoud van het evenement verzekeren: culturele partner. - OPT, TVI en Brussel Internationaal zorgen voor de promotie op de verschillende markten. - Ontwikkeling en commercialisering van de evenementen: DMC, incoming TO, ABITO, BAPCO, hoteleigenaars, organisatoren van geleide bezoeken, vervoermaatschappijen, enz. - Andere partners: Stad Brussel (affichering, promotie in de stad), MIVB (mobiliteit), federale overheden. Bijdrage van alle actoren (leiders en partners) Inhoud en organisatie van het evenement: werkgroep. Promotie: partners. Concrete middelen - Financieringsmiddelen De partners nemen de promotiekosten voor hun rekening. Belangrijke succesfactoren Op de hoogte zijn van de agenda's van de verschillende actoren: Brussel is een kweekvijver van artistiek talent, dat gedurende een relatief korte periode tot uiting komt (tussen 6 maanden en 1 jaar), hoofdzakelijk om financiële redenen. De organisatoren van congressen en seminaries moeten op de hoogte zijn van de agenda voor de komende 3 jaar. Aantrekkelijke packages creëren. Een reservatie- en ticketsysteem invoeren dat vanuit het buitenland toegankelijk is en dat de verschillende packages vermeldt. 15
De bezoekers zin geven om terug te komen. Brussel op het niveau van de steden plaatsen die op cultureel en toeristisch vlak actief zijn (bijv. Barcelona). Goed inspelen op de mogelijkheden die terugkerende evenementen bieden, vooral voor de organisatoren van bedrijfsbijeenkomsten. Flexibelere openingsuren toepassen, om aan te sluiten bij de vrije tijd van de congresgangers (nocturnes). Concrete verwezenlijking voor de cyclus 2003-2005 (na Brel) Workshop 'vrije tijd', georganiseerd op 30 oktober 2002 door Brussel Internationaal, kadert in deze strategie. Rondetafelgesprek 'congres', georganiseerd in november 2002. De gemeenschappen stimuleren om voorstellen voor evenementen in te dienen. Andere dan hierboven beschreven. Voorgestelde thema's: - Brusselse musea (in samenwerking met Brusselse Museumraad) OF 'Museumjaar', ontdekking van de collecties en/of groot evenement organiseren rond de 175e verjaardag van de onafhankelijkheid van België (Brusselse Museumraad). - Informatiecentrum rond art nouveau 16
B - Reeds ondernomen acties 1. Het imago van Brussel versterken Vraag van de sector Investeren in het imago van Brussel om het beeld dat men van de stad heeft, te verbeteren. Een sleutelelement creëren dat van Brussel een must maakt (art nouveau en/of Europa). De veiligheid en netheid verbeteren. Bestaande middelen De troeven - De essentiële troeven van het imago van Brussel zijn duidelijk bepaald in de 'City marketing', uitgewerkt door Brussel Toerisme en bekend als 'Brussel, mijn geheime tip'. De imagocampagnes - Promotie van 'Brussel, mijn geheime tip' door Brussel Internationaal en het OPT. - Brussel is een van de Kunststeden, een begrip ingevoerd door Toerisme Vlaanderen. TVI promoot de kunststeden op de buitenlandse markten met een budget van 24 miljoen oude Belgische frank. - Partnerships tussen Brussel Internationaal en het OPT TVI, belast met de promotie op de buitenlandse markten Jaarlijkse actieplannen voor de promotie bij de pers, het grote publiek en de professionals uit de reissector in functie van de specifieke kenmerken van elke markt. Een opmerkelijk erfgoed. Lopende projecten / projecten in de ontwerpfase Renovatie van het Atomium. Oprichting van het Museum van Europa. Informatiecentrum rond art nouveau. Uitwerken van een imago van Brussel als hoofdstad van Europa (lopend project met de Europese Unie). Strategisch plan van de schepen, belast met de openbare netheid in de stad Brussel. Te ontwikkelen projecten / beoogde doelstellingen Operationele partnerships opbouwen met de professionele sector om de zichtbaarheid te verhogen. Het kan bijvoorbeeld gaan om een imagocampagne voor zakenlui in vaktijdschriften. 17
De federale regering en de Europese instellingen overtuigen van het belang van het 'Guggenheim'-effect voor het Museum van Europa. Gebruikmaken van thematische barometers om te peilen naar het imago van Brussel, om op de hoogte te zijn van de waardering en tevredenheid van de bezoekers. Een werkgroep voor het imago van Brussel - Europa creëren. Belangrijke succesfactoren Investering door de professionele sector. Benchmarking-elementen Steden waarvan het imago een flinke duw in de rug gekregen heeft, dankzij een grootscheeps evenement of een bijzondere locatie: Glasgow (Europese culturele hoofdstad in 1990 en promotiecampagne rond Charles Rennie Mackintosh en design), Barcelona (Olympische Spelen in 1992 en promotiecampagne rond Gaudi in 2002), Bilbao (Guggenheimmuseum), Göteborg (Top van EU-staatshoofden). Edinburgh: profesionnals verplaatsen zich samen (congres, vrije tijd, cultuur ) om de stad in het buitenland te promoten, het zijn de ambassadeurs van Edinburgh. Wenen focust zijn promotie op cultuur, opera en musea 9. 9 http://info.wien.at/index_e.html?popup 18
2. Meer informatie aan toeristen en aan professionals uit de sector verschaffen en synergieën creëren tussen de verschillende actoren Vraag van de sector Voor de toeristen: Gratis toeristische informatie ter attentie van de congresgangers, beschikbaar stellen op verschillende plaatsen. Voor de professionals: Prijsinformatie: belang om de prijzen van de hotelkamers en de geleide bezoeken meer dan twee jaar op voorhand te kennen voor de doelgroep van de congresgangers. Het programma van de grote culturele evenementen minimum twee jaar op voorhand kennen. Bestaande middelen Informatie voor toeristen: De brochures 'Brussel, mijn geheime tip'. De 'Best Of', beschikbaar in de hotels, musea, attracties en restaurants. E-news van Brussel Internationaal. De websites: www.brussels-congres.be, agenda.be en brussel-toerisme.be. Het departement PR Hotel van Brussel Internationaal verspreidt en controleert de informatie in de hotels. Via verschillende publicaties, zoals de hotelgids, 'mijn geheime reis, gids met toeristische attracties,... wordt de informatie voor een specifiek segment verspreid. Het interne kanaal van de hotels benutten om de toeristische promotiefilm van 11 minuten af te spelen in hotelkamers. Gratis toeristische brochures uitdelen tijdens congressen. Op basis van de door het OPT aangevraagde studie over de culturele en toeristische activiteiten van buitenlandse inwoners in Brussel werd een onthaalbrochure uitgewerkt tijdens het Belgische EU-voorzitterschap. Synergieën tussen professionals: De ambassadeurs van Toerisme en Congres Brussel. Openbaar vervoer in Brussel: MIVB - Tourist Passport en de pendeldienst naar de luchthaven. Kulturhalle in Berlijn. (Brussel Internationaal en culturele instanties in Berlijn) Overnachting: hotels, kamers bij gastgezinnen, jeugdherbergen. 19
Culturele comités met de organisatoren van evenementen. Attracties en Toerisme (vzw): jaarthema's voor de promotiecampagnes. Promotiefilms over Brussel (groene ruimtes, congressen, enz.) gefinancierd door de COCOF. Toerisme: ABITO. Congressen: BAPCO. Evenementen: ACA en organisatoren van beurzen en salons. Vervoermaatschappijen: Thalys (Brussel Congres, Brel) - Eurostar (Brussel Congres en reclame) - Virgin (Brussel Congres, cultuur) - Brussels Airlines (cultuur), enz. Workshop met de culturele instanties, de incoming TO, ABITO, BAPCO, enkele vervoermaatschappijen en de hotels. Meetings Professionals International (MPI): opleidingen, conferenties en andere activiteiten met professionals uit de congressector. Adviescommissie voor Toerisme. Wat de transportsector betreft, bestaan er samenwerkingsovereenkomsten met de NMBS en de MIVB. Lopende projecten / projecten in de ontwerpfase Toenadering tussen de Stichting voor de Kunsten en Brussel Internationaal Toerisme en Congres. Het comité Brussel Congres, de horeca en de Internationale Jaarbeurs van Brussel werken samen rond de verduidelijking van de prijzen van kamers op lange termijn. Oprichting van MICE-cel binnen de horeca. Te ontwikkelen projecten / beoogde doelstellingen Voor de prioritaire markten toeristische informatie verschaffen in buitenlandse handelscentra. De informatie inventariseren, coördineren en de verspreiding ervan verbeteren. Bijvoorbeeld affichecampagnes op touw zetten over de evenementen van de maand, met vermelding van 'Brussel Internationaal'. Een 'welcome pack congres' samenstellen met informatie over Brussel: plan, culturele wandelingen, gratis vervoerbewijs. Affichecampagnes rond de evenementen van de maand, met vermelding van 'Brussel, mijn geheime tip'. Belangrijke succesfactoren Informatie leren delen. Om een bestemming doeltreffend te verkopen, moeten alle actoren samenwerken (culturele sector, attracties, hotels, informatiediensten, enz.). Gegroepeerde en algemene informatie geven. 20
De actoren die partnerships willen aangaan, identificeren, partnerships creëren, relaties met deze belangrijke actoren onderhouden. Benchmarking-elementen Informatie voor toeristen: Schotland - Scottish Borders: de leden van de 'Regional Tourist Board' (hotels, b&b, vakantiehuisjes,...) ontvangen gratis een 'welcome pack' per kamer. Zo krijgt de toerist alle toeristische informatie (plan, attracties, musea, cultureel programma, enz.) op zijn kamer. Synergieën tussen verschillende actoren: Edinburgh: voorbeeld van privaat-publiek partnership (PPP) met ETAG (Edinburgh Tourism Action Group). Dit is het eerste PPP in Edinburgh in de toeristische sector. Het bestaat uit Edinburgh & Lothians Tourist Board, Scottish Enterprise Edinburgh and Lothian, the City of Edinburgh Council en meer dan 1000 bedrijven uit de toeristische sector. 21
3. De onthaalcultuur en de fierheid van de Brusselaars versterken Vraag van de sector Vertellen over Brussel in plaats van het te 'verkopen'. De bezoeker zin geven om terug te komen voor het goede onthaal, de glimlachende gezichten en de uitstekende service. Flexibelere openingsuren toepassen in de culturele centra. De fierheid van de Brusselaars voor hun stad vergroten. Bestaande middelen Vertellen over Brussel: 20 acties voor de valorisatie van het erfgoed door zowel gespecialiseerde gidsenverenigingen als toeristische organisaties die themawandelingen op touw zetten of themabezoeken per koets, autobus, fiets en boot, toeristische bewegwijzering. Onthaal: Verplaatsen van het onthaal in het kader van congressen; toeristische bewegwijzering in de stad. Flexibelere openingsuren: de nocturnes tijdens het Belgische EU-voorzitterschap. De fierheid van de Brusselaars: De 'Ambassadeurs van Brussel', de weekends 'Brussel, mijn geheime tip', 'De Kunstberg op zondag' en het 'Kunstenaarsparcours'. Lopende projecten / projecten in de ontwerpfase Voorstel om de musea in het centrum op woensdag en donderdag open te stellen voor zakenreizigers. 'Brussel in de spotlights', kennismaking met Brussel in de St.-Hubertusgalerijen. Renovatie van het Congrespaleis. Stadswandelingen. Oprichten van een vergader- en congrescentrum in het Rijksadministratief centrum. Onthaalcentrum voor Europese toppen. Oprichten van een conferentiecentrum voor 1000 personen in het vroegere Marivaux. Te ontwikkelen projecten / beoogde doelstellingen Label 'onthaal' in samenwerking met de Brusselse taxibedrijven. Tussenpersonen kiezen (bekende Brusselaars) die over Brussel praten, zodat de luisteraars zin krijgen om naar Brussel (terug) te komen. Een op het doelpubliek afgestemd aanbod van activiteiten ontwikkelen dat in de vooravond en 's avonds plaatsvindt. De uiteenlopende activiteiten zoals 'Designerweekend', tentoonstellingen in kunstgalerijen, kunstenaarsparcours, de nocturnes van 'Modo Bruxellae', bier- en wijndegustaties, 'De 22
Kunstberg op zondag' enz. groeperen voor het 'zakenpubliek' met het oog op een doeltreffende promotie. Belangrijke succesfactoren Vertellen over Brussel. Teams voor 'succesprojecten' oprichten. Relaties ontwikkelen tussen de verschillende actoren. Benchmarking-elementen Verenigd Koninkrijk: opleidingsprogramma's 'Welcome Host' voor iedereen die in contact komt met bezoekers (hoteleigenaars, onthaalpersoneel, bus- en taxichauffeurs enz.) Deze opleiding focust op het onthaal. Frankrijk: campagne 'Bonjour'. Voor Frankrijk is het onthaal een prioriteit om het ontdekken, het delen en uitwisselen van ideeën en informatie te bevorderen. Maison de la France wil alle professionals die in contact komen met toeristen rond dit uitgangspunt verzamelen. 23
C - Kalender voor de follow-up van de studie (2002) 10 september - Afwerking van het verslag door OGM. 16 oktober- Voorstelling van de resultaten van de studie in het SAS Radisson. 30 oktober- Workshop van Brussel Internationaal. 6 november- Voorstelling van de resultaten van de studie aan de Adviescommissie voor Toerisme. Tweede helft van november Rondetafelgesprek georganiseerd door Brussel Congres. December - De drie vernieuwende actiethema's worden geïntegreerd in de planning van het Uitvoerend bureau van Brussel Internationaal. D Conclusies Het Observatorium voor Toerisme te Brussel organiseerde op 16 oktober een werkvergadering in het SAS-hotel. Hierop werden de professionals uit de toeristische sector in Brussel aangespoord om zich te informeren over de uiteindelijke aanbevelingen, de waarden en doelstellingen van deze aanbevelingen goed te keuren, te bepalen op welke manier ze deze aanbevelingen concreet zullen uitwerken. Aan de deelnemers werd gevraagd te werken rond de drie vernieuwende actiethema's, meer bepaald: 1. Een proactieve promotiestrategie voor Brussel als congresstad toepassen Prioritaire actie 1: een rondetafelgesprek organiseren met de actoren uit de sector Prioritaire actie 2: 'Task forces' organiseren voor de prospectie 2. Het toeristische aanbod structureren rond promotionele samenwerkingsverbanden. Prioritaire actie: promotiepakketten samenstellen en promoten 3. Een heuse strategie uitdokteren voor grote internationale evenementen Prioritaire actie 1: een permanente communicatiestrategie invoeren Prioritaire actie 2: een ad hoc werkgroep in het leven roepen voor de grote internationale evenementen in Brussel 24
Goedkeuring van de waarden en doelstellingen van de aanbevelingen De drie prioritaire thema's en de hierbij aansluitende acties werden unaniem goedgekeurd door de deelnemers. Ze wezen op het belang van een transparante samenwerking om tot concrete acties te komen. Operationele uitvoering van de acties Er werden verschillende denkpistes voorgesteld om deze acties concreet vorm te geven: - In plaats van individueel te werk te gaan, een reeks sectoriële en intersectoriële partnerships opbouwen rond precieze en meetbare doelstellingen op basis van een referentie 'Bestemming Brussel'. Het begrip 'coöperatieve marketing' werd hierbij naar voor gebracht. - De leiders, partners en vertegenwoordigers uit de professionele sector moeten samen nadenken over de instrumenten om de informatie te verspreiden (technieken en informatiedragers). - Het uitgevoerde werk en de acties evalueren. Er werd ook benadrukt dat het belangrijk is de activiteiten van het type 'promotie-aanbod' of 'package' te beheersen, om de redenen van hun succes/mislukking te evalueren. Het Observatorium voor Toerisme te Brussel zou als geassocieerde partner een rol kunnen spelen bij de voorbereiding van dergelijke activiteiten om inzicht te verschaffen in de markt en die te evalueren. Voor de drie thema's werden meer bepaald de volgende denkpistes gelanceerd: 1. Een proactieve promotiestrategie voor Brussel als congresstad toepassen. Prioritaire actie 1: een rondetafelgesprek organiseren met de actoren uit de sector - De professionals uit de toeristische sector erkennen het belang van het rondetafelgesprek dat op 28 november door Brussel Congres georganiseerd werd. - Ze erkennen de dringende noodzaak om de verwachtingen van het 'zaken'- publiek in Brussel te kennen, meer bepaald wat het culturele aanbod betreft. - Het is belangrijk dat de MICE-sector en de culturele sector een permanente dialoog aangaan. Prioritaire actie 2: 'Task forces' organiseren voor de prospectie - Noodzaak om samen een 'visie', een strategie en actieplannen uit te werken. - Noodzaak om over een toegankelijke databank te beschikken die regelmatig aangevuld wordt met de vele activiteiten die overdag of 's avonds, permanent 25
of in het kader van bepaalde evenementen, in Brussel georganiseerd worden. - Het culturele aanbod opnemen in de promotiepakketten is een van de grote uitdagingen. Het is moeilijk om de werkwijze van de MICE-sectoren en de culturele sector op elkaar af te stemmen, vooral doordat de culturele agenda niet altijd op voorhand vastligt. Daarom stellen we voor dat de culturele organisatoren vaag blijven wat de omschrijving van hun programma betreft, maar toch precieze data en uren vastleggen. 2. Het toeristische aanbod structureren rond promotionele samenwerkingsverbanden. Prioritaire actie: promotiepakketten samenstellen en promoten - Het is van het grootste belang na te denken over de verschillende verspreidings- en reservatiekanalen voor de samengestelde packages. Een doeltreffende reservatiecentrale is doorslaggevend voor het welslagen van activiteiten zoals promotiepakketten of grote evenementen. - Belang van tussenpersonen, die borg staan voor een positieve economische impact. Bij het samenstellen van de packages moet er bijvoorbeeld ook voor gezorgd worden dat het hotelpersoneel (receptie) voldoende geïnformeerd is en een specifieke opleiding rond de packages krijgt. 3. Een heuse strategie uitdokteren voor grote internationale evenementen in Brussel - Wat de thema s van de evenementen betreft, kwamen twee ambivalente wensen naar voor: Het is belangrijk dat het thema van het evenement verband houdt met het ontstaan, de geschiedenis en de cultuur van Brussel en België (art nouveau, de primitieven uit de Belgische collecties, Belgische schilderkunst in de 19e eeuw, hedendaagse dans, mode, enz. ), zodat de Brusselaars zich in de evenementen herkennen, zodat de evenementen opvallen ten opzichte van hun internationale concurrenten, en de zichtbaarheid en positionering van Brussel versterkt wordt. Terzelfder tijd is het belangrijk Brussel te profileren als gastheer voor grootscheepse internationale tentoonstellingen, meer bepaald om geen terrein te verliezen tegenover de concurrenten uit de buurlanden (Parijs, Londen en Amsterdam). Dergelijke evenementen hebben bovendien een grote impact op het aantal toeristen dat door Brussel aangetrokken wordt. - Wat de prestigieuze evenementen betreft, stelt het GOP voor om een werkgroep in te voeren die voorstellen formuleert. Het is belangrijk duidelijke selectiecriteria op te stellen voor dergelijke projecten, zodat de Brusselse actoren voorstellen kunnen indienen. Bovendien moeten de projecten aansluiten bij de gekozen thema's. 26
- We moeten er echter op letten dat we ons niet uitsluitend op cultuur concentreren. Deze acties richten zich voornamelijk tot bezoekers die op zoek zijn naar ontspanning en plezier, zonder hiervoor te veel inspanningen te moeten leveren. Een benadering vanuit een toeristisch oogpunt is dan ook van groot belang. 27