HUISHOUDELIJK REGLEMENT Huishoudelijk Reglement Groningen Atletiek pagina 1
Artikel 1. Grondslag: De bepalingen in dit huishoudelijk reglement zijn van toepassing in samenhang met hetgeen is bepaald in de statuten van de volledige rechtsbevoegdheid bezittende vereniging Groningen Atletiek zoals verleden op 31 december 2002 ten overstaan van notaris mr. A.J. Nielsen te Groningen. Artikel 2 Begripsbepalingen: Tenzij uit de tekst anders blijkt wordt in dit huishoudelijk reglement verstaan onder: a de vereniging: Groningen Atletiek b het bestuur: het bestuur zoals bedoeld in artikel 9 van de statuten; c het dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur zoals bedoeld in artikel 10,lid 3 van de statuten; d commissies: de kascommissie zoals bedoeld in artikel 12 lid 3 sub c van de statuten; andere commissies zoals die op grond van artikel 10 lid 4 van de statuten kunnen worden ingesteld door het bestuur. e leden: f de leden als bedoeld in artikel 4 van de statuten; donateurs: donateurs als bedoeld in artikel 8 van de statuten. g leden van verdienste en ereleden: de leden zoals bedoeld in artikel 4 lid 4 van de statuten Artikel 3. Kleuren en clubtenue: 1 De kleuren van de vereniging zijn: Zwart groen en wit. Het shirt is aan de voorzijde bedrukt met Groningen Atletiek 2 Voor pupillen is de clubkleding zwart. Het shirt is aan de voorzijde bedrukt met Groningen Atletiek Huishoudelijk Reglement Groningen Atletiek pagina 2
Artikel 4. Lidmaatschap: 1 Zij die lid wensen te worden van de vereniging zijn verplicht zich schriftelijk aan te melden op het daartoe voorgeschreven aanmeldingsformulier bij het secretariaat van de vereniging. Minderjarigen zijn verplicht het aanmeldingsformulier door hun wettelijk vertegenwoordiger te laten ondertekenen. 2 Bij weigering tot toelating als lid van de vereniging dient het bestuur haar besluit schriftelijk aan aanvrager mee te delen. Tegen een afwijzende beslissing kan binnen 30 dagen na dagtekening beroep worden aangetekend bij de algemene vergadering van de vereniging. 3 Behandeling van het in lid 2 bedoelde beroepsschrift moet op de agenda van de eerstvolgende ledenvergadering worden geplaatst. Betrokkene zal binnen 14 dagen na deze vergadering in kennis worden gesteld van de beslissing van de algemene ledenvergadering. Artikel 5: Benoeming andere leden: 1 Leden van verdienste zijn die leden die om hun verdiensten voor de vereniging - op voorstel van het bestuur - door de algemene ledenvergadering als zodanig zijn benoemd en hun benoeming hebben aanvaard. 2 Ereleden zijn leden van de vereniging, die zich op bijzondere wijze verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging of voor de atletiek in het algemeen en op voorstel van het bestuur door de algemene ledenvergadering zijn benoemd en hun benoeming hebben aanvaard. Het is mogelijk dat personen die geen lid zijn van de vereniging dan wel instellingen of stichtingen als erelid door de algemene ledenvergadering, op voorstel van het bestuur als zodanig worden benoemd. Artikel 6: Contributie: 1 De voor het lidmaatschap van de vereniging verschuldigde contributie wordt door de algemene ledenvergadering vastgesteld op de vergadering waarin de begroting wordt behandeld. 2 Leden machtigen de vereniging tot betaling van de contributie door middel van automatische incasso. Leden die geen machtiging verlenen betalen jaarlijks 10 administratiekosten boven de contributie. Huishoudelijk Reglement Groningen Atletiek pagina 3
3 De betaling van de contributie kan - in nader door het bestuur te bepalen - termijnen geschieden. 4 Leden die nalatig zijn in de betaling van de contributie en/of verschuldigde bijdragen aan de K.N.A.U. zullen een maand na de vervaldatum worden gemaand met het verzoek binnen een maand te betalen. Indien een lid in gebreke blijft tot betaling kan het bestuur overgaan tot schorsing of royement. 5 Ereleden en leden van verdienste kunnen op voorstel van het bestuur worden vrijgesteld van betaling van contributie. 6 Het lidmaatschap kan worden beëindigd op de wijze zoals vastgesteld in artikel 7 van de statuten. Artikel 7. Ledenadministratie en contributie-inning: 1 De ledenadministratie en de contributie-inning kunnen door het bestuur worden opgedragen aan leden dan wel derden die geen zitting in het bestuur van de vereniging hoeven te hebben. 2 Zij die door het bestuur hiermee zijn belast zijn rechtstreeks verantwoording schuldig aan het bestuur. De ledenadministratie valt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. De contributie-inning onder verantwoordelijkheid van de penningmeester. Artikel 8. Rechten en plichten: 1 Leden, leden van verdienste en ereleden hebben het recht: a: tot het bijwonen van de algemene ledenvergaderingen; b: het uitoefenen van het stemrecht zoals bedoeld in artikel 17 van de statuten. 2 De leden hebben recht op het gebruik van de faciliteiten zoals de vereniging die biedt op nader door het bestuur te bepalen tijdstippen en plaatsen; - op gebruik van de bezittingen van de vereniging; - op vrije toegang tot dan wel deelname aan door de vereniging georganiseerde wedstrijden en bijeenkomsten, tenzij door het bestuur anders wordt beslist. 3 Bij aanvaarding van het lidmaatschap nemen de leden de verplichting op zich: a. zich te houden aan de bepalingen in statuten en huishoudelijk reglement en door het bestuur opgestelde gebruikersreglementen voor clubhuis en trainingsaccommodaties c.q. materialen; Huishoudelijk Reglement Groningen Atletiek pagina 4
Artikel 9. b in wedstrijden uit te komen voor de vereniging tenzij het bestuur,gehoord de commissie baan- c.q. wegatletiek, dispensatie heeft verleend. c bij alle Nederlandse kampioenschappen en bij alle competitiewedstrijden uit te komen in het officiële tenue van de vereniging.de leden hebben automatisch toestemming tot het dragen van door de K.N.A.U. verplichte nationale of regionale kleding. Ledenvergaderingen: 1 De algemene ledenvergaderingen als bedoeld in artikel 15 van de statuten van de vereniging worden bijeengeroepen op een door het bestuur te bepalen plaats en tijdstip. Artikel 10. Stemrecht en stembureau: 1 Overeenkomstig het bepaalde in artikel 17 van de statuten hebben alle leden, voor zover zij de leeftijd van 15 jaar hebben bereikt en voor zover zij niet ten tijde van de vergadering als lid zijn geschorst, stemrecht. Zij brengen ieder één stem uit. 2 Volgens artikel 17 lid 3 van de statuten is ieder stemgerechtigd lid bevoegd zijn stem te doen uitbrengen door een schriftelijke machtiging aan een ander stemgerechtigd lid, indien hij/zij verhinderd is de vergadering bij te wonen. Het lid dient het secretariaat van de vereniging mee te delen verhinderd te zijn en dat zijn/haar stem zal worden uitgebracht door schriftelijke machtiging aan een ander stemgerechtigd lid. 3 De voorzitter bepaalt de wijze waarop stemmingen in de algemene vergadering worden gehouden. 4 Indien een stembureau wordt ingesteld, zullen hierin slechts leden zitting kunnen nemen die niet als kandidaat of anderszins als belanghebbende bij de stemming betrokken zijn. 5 Het stembureau heeft tot taak het uitdelen en verzamelen van de stembriefjes alsmede het opmaken van het protocol van de uitslag van de stemming en het bekend maken hiervan aan de voorzitter van de vergadering. Artikel 11. Het bestuur: 1 Aanvullend op het bepaalde in artikel 9 lid 3 van de statuten wordt bepaald dat het dagelijks bestuur door de algemene ledenvergaring in functie wordt gekozen. 2 Alle bestuursleden treden na een periode van 3 jaar af, doch zijn terstond herkiesbaar. Teneinde de continuïteit van het bestuur te waarborgen stelt het bestuur een rooster Huishoudelijk Reglement Groningen Atletiek pagina 5
van aftreden op, rekening houdend met het niet gelijktijdig aftreden van voorzitter en vice - voorzitter respectievelijk secretaris en penningmeester. 3 Bij tussentijds aftreden van bestuursleden voorziet het bestuur in de vacature tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering. Artikel 12. Vergadering bestuur: 1 Voor de vergaderingen van het dagelijks bestuur en het bestuur wordt periodiek een vergaderschema vastgesteld. 2 Extra vergaderingen kunnen door het dagelijks bestuur, of op verzoek van twee andere bestuursleden, worden uitgeschreven. Laatstbedoelde vergadering moet binnen 14 dagen na ontvangst van het betreffende verzoek worden gehouden. Artikel 13. Functioneren van het bestuur: 1 Het dagelijks bestuur is belast met de voorbereiding van de vergaderingen van het bestuur en de algemene ledenvergadering en kan desgewenst deskundigen uitnodigen voor het bijwonen van deze vergaderingen. 2 Bij afwezigheid van de voorzitter wordt diens functie waargenomen door de vicevoorzitter. Bij ontstentenis van beiden wijst de vergadering uit de overige bestuursleden een voorzitter aan. 3 De secretaris heeft het archief van de vereniging onder zijn berusting en is belast met de algehele administratie uitgezonderd de financiële administratie. Van alle vergaderingen worden door de secretaris notulen gemaakt die na goedkeuring op de volgende vergadering door voorzitter en secretaris worden vastgesteld en ondertekend. 4 De penningmeester is belast met de gehele financiële administratie en de afwikkeling hiervan. Hij kan in overleg met het bestuur en met inachtneming van hetgeen dienaangaande statutair is bepaald onderdelen van zijn taken laten uitvoeren door leden/derden. 5 De secretaris of diens plaatsvervanger verzorgt het algemeen jaarverslag. 6 Zodra de algemene vergadering de verslagen van penningmeester en secretaris heeft vastgesteld en goedgekeurd wordt hiermee het bestuur decharge verleend voor het gevoerde beleid. Huishoudelijk Reglement Groningen Atletiek pagina 6
7 Bij tussentijds aftreden van de penningmeester brengt de kascommissie eveneens verslag uit aan het bestuur en desgewenst aan de algemene vergadering. Artikel 14. Commissies: 1 Het bestuur kan commissies instellen die onder haar eindverantwoordelijkheid zorgdragen voor onder meer: baanatletiek; wegatletiek; clubhuis; interne en externe communicatie. 2 Elke commissie heeft een vast aanspreekpunt in het bestuur. 3 De commissies zijn rechtstreeks verantwoording schuldig aan het bestuur. 4 De noodzakelijk door een commissie te maken kosten in het belang van de vereniging komen, tegen overlegging van de vereiste bewijsstukken, ten laste van de daarvoor opgenomen begrotingspost zoals die door de algemene vergadering is vastgesteld. Artikel 15. Sponsoring: 1 Voor zover niet in strijd met de statuten en/of voorschriften van de K.N.A.U. of andere overkoepelende organisaties kan het bestuur sponsorovereenkomsten sluiten. 2 Daar waar medewerking van individuele atleten is vereist zal het bestuur hiertoe overleg met betrokkenen voeren alvorens een dergelijke overeenkomst te sluiten. 3 De door de vereniging uit sponsoring verkregen gelden zullen in principe aan de gehele vereniging ten goede komen. De penningmeester is verplicht inzichtelijk te maken hoe de sponsorgelden zijn besteed. Artikel 16. Slotbepalingen: Huishoudelijk Reglement Groningen Atletiek pagina 7
1 Het huishoudelijk reglement kan slechts door een algemene ledenvergadering worden aangevuld en gewijzigd. Een daartoe strekkend voorstel zal op de agenda van deze algemene vergadering dienen te worden opgenomen. 2 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur. Aldus vastgesteld in de algemene vergadering d.d 6 maart 2003 Huishoudelijk Reglement Groningen Atletiek pagina 8