Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden behorende tot de voormalige verleende milieuvergunningen Datum: mei 2014 versie 1.0 Naam opsteller: Jo Meulenaars 1
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 3 2. Reikwijdte van het vervangingsproces... 4 2.1 Omschrijving van de te vervangen archiefbescheiden... 4 2.2 Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed... 4 2.3 Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, rechten bewijszoekenden en historisch onderzoek.... 5 3. Gebruikte apparatuur en software... 6 4. Wijze waarop de reproductie tot stand komt... 7 4.1 Selectieproces... 7 4.2 Voorbereiding documenten / dossiers of digitalisering... 7 4.3 Documentatie met betrekking tot het te gebruiken bestandsformaat en eventueel toe te passen datacompressie... 7 4.4 Scanresolutie... 8 4.5 Reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit... 9 4.6 Digitaliseringsproces... 9 4.7 Vastlegging van metadata... 10 4.8 Opname in het beheersysteem... 10 5. Kwaliteitsprocedures... 11 6. Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden... 12 7. Procedure wijziging vervangingsbesluit... 13 2
1. Inleiding Dit document vormt een bijlage bij het besluit van het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Boxtel overeenkomstig het Archiefbesluit 1995, artikel 6, eerste lid tot vervanging van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden van de door de gemeente Boxtel beheerde voormalige milieuvergunningdossiers. Beschreven wordt de technische inrichting en de procedure van het vervangingsproces, waarbij invulling wordt gegeven aan de in het voornoemde artikel geformuleerde eis dat vervanging alleen mag plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Tevens geeft deze bijlage invulling aan de verplichting 1 in het vervangingsbesluit en bij de bekendmaking daarvan melding te maken van de wijze waarop rekening is gehouden met de waarde van de te vervangen archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek 2 Omdat het hier de vervanging betreft van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden wordt in de hoofdstukken 3 tot en met 6 invulling gegeven aan de daartoe in artikel 26b van de Archiefregeling nader gestelde eisen: a. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt; b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur; c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen; d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit; e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk; f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten; g. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden; h. de kwaliteitsprocedures. De digitalisering van de bestanden met de voormalige milieuvergunningen zal worden uitbesteed. 1 Zie Archiefbesluit 1995 artikel 6, tweede lid 2 Zie Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d 3
2. Reikwijdte van het vervangingsproces 2.1 Omschrijving van de te vervangen archiefbescheiden Vervangen zullen worden alle voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden die deel uitmaken van door de gemeente Boxtel beheerde, dossiers van de voormalige afgeronde milieuvergunningen. De te vervangen voormalige milieuvergunningdossiers bestaan uit twee afzonderlijke bestanden: Milieuvergunningen verleend door de gemeente Boxtel. Deze vergunningen hebben betrekking op de periode vanaf 1956. Vanaf 1 oktober 2010 is de milieuvergunning opgenomen in de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht en vervangen door de omgevingsvergunning. Milieuvergunningen van de gemeente Liempde. Deze vergunningen hebben betrekking op de periode 1973 t/m 31 december 1995. Dit bestand met milieuvergunningen is na die datum afgesloten als gevolg van de fusie van de gemeente Liempde met de gemeente Boxtel. De vervanging van de dossiers van de voormalige milieuvergunningen is retrospectief (vervanging van al afgeronde zaken). Deze dossiers kunnen bevatten: - handgeschreven documenten, - met de hand ingevulde aanvraagformulieren, - langs mechanische of met behulp van elektronische hulpmiddelen vervaardigde tekstdocumenten en tekeningen, - foto s. Al deze documenten kunnen met de hand geschreven aantekeningen bevatten. De documenten kunnen kleur bevatten die essentieel is voor een correcte interpretatie van de inhoud. 2.2 Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed Tot de te vervangen archiefbescheiden behoren geen documenten waarvan op grond van de onderstaande argumenten besloten moet worden het origineel na digitalisering blijvend te bewaren. Toetsing heeft hierbij plaatsgevonden op grond van de onderstaande criteria: 1. De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok). 2. Het document heeft esthetische of artistieke waarde. 3. Het document heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke). 4. Het document is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent. 5. Het document heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject. 6. Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven. 7. Het document is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. 4
8. Het document is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie. 9. Het document is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren. 2.3 Belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Als bron voor historisch onderzoek kunnen de voormalige milieuvergunningen worden aangeduid als een belangrijke bron aan de hand waarvan in de toekomst gereconstrueerd kan worden welke bedrijfsmatige activiteiten op een bepaalde locatie zijn uitgevoerd. Andere overheidsorganen die gebruik maken van deze archieven zijn de Brandweer bij ongevallen, de Politie bij overtreding van de milieuwetgeving en de Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) in verband met adviesverlening bij vergunningen, toezicht en handhaving. Vervanging van de in dit handboek beschreven archiefbescheiden voldoet aan de daaraan te stellen eisen, waardoor de belangen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek niet worden geschaad. 5
3. Gebruikte apparatuur en software Bij de vervanging van de voormalige milieuvergunningen wordt gebruik gemaakt van de hieronder vermelde hard- en software. De daarbij te gebruiken parameters, te kiezen instellingen zoals de keuze voor scannen in zwart/wit, grijstinten of kleur worden uitgewerkt in de paragrafen 4.3 t/m 4.5. Groot formaat scanner Merk / type: CONTEX HD Ultra Professional I4290S+ Gebruikte scansoftware: Next image Klein formaat scanner Merk / type: Ricoh IS760D Gebruikte scansoftware: Quickscan Pro 6
4. Wijze waarop de reproductie tot stand komt 4.1 Selectieproces De te vervangen dossiers zijn door de gemeente Boxtel geschoond en bevatten uitsluitend de voor blijvende bewaring in aanmerking documenten die zijn ontvangen of opgemaakt bij de behandeling van een aanvraag milieuvergunning. Direct voorafgaand aan digitalisering hoeft dus geen selectie meer plaats te vinden of de te vervangen documenten vallen binnen de werking van dit vervangingsbesluit. 4.2 Voorbereiding documenten / dossiers of digitalisering Bij de voorbereiding op scanning van de te vervangen milieuvergunningdossiers verricht de externe partij waaraan deze werkzaamheden worden uitbesteed de onderstaande werkzaamheden: Controle vindt plaats of alle aan te leveren dossiers ook daadwerkelijk zijn ontvangen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een door de gemeente Boxtel aan te leveren digitaal overzicht van alle te verwerken dossiers. In geval van twijfel of onduidelijkheden wordt contact opgenomen met de gemeente Boxtel. Wanneer is geconstateerd dat alle te verwerken dossiers ook daadwerkelijk zijn ontvangen, wordt een overdrachtsformulier getekend en toegezonden aan de gemeente Boxtel. De te scannen documenten worden vervolgens ontdaan van eventueel nog aanwezig zijnde hechtmiddelen zoals nietjes, paperclips, etc. De staat van de documenten wordt gecontroleerd: eventueel worden de documenten plat gemaakt. Eventueel aanwezig zijnde te kleine of vreemd gevormde documenten worden zo mogelijk op een vel papier van A4-formaat geplakt, anders wordt een kopie op A-4 formaat gemaakt. Die kopie moet daarbij visueel identiek zijn aan het origineel. Op alle tekeningen van A3-formaat en groter wordt een liniaaltje geplakt, zodat na digitalisering schaalvaste reproducties mogelijk worden gemaakt. 4.3 Documentatie met betrekking tot het te gebruiken bestandsformaat en eventueel toe te passen datacompressie Bestandsformaat Het bestandsformaat waarin de gescande documenten worden opgeslagen is PDF/A-1b. Hiermee wordt voldaan aan de eis in Archiefregeling art 26 eerste lid dat digitale archiefbescheiden uiterlijk op het tijdstip van overbrenging, opgeslagen worden in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. 7
Datacompressie Bij de extern verwerkte tekeningen en tekstdocumenten wordt na scanning JPG medium rate 40 compressie toegepast. Hiervoor is gekozen door de gemeente Boxtel na uitvoerige vergelijking van enkele tekeningen en documenten die op proef verwerkt zijn. Uit deze vergelijking blijkt dat medium rate 40 compressie niet leidt tot onaanvaardbaar verlies van informatie. Tijdens de verdere bewerking, zoals tijdens de conversie van TIFF naar PDF/A, vindt verder geen datacompressie plaats. Bij vervanging wordt ongewenste dubbele compressie hiermee voorkomen. Bij tekstbestanden wordt Optical Character Regcognation (OCR) toegepast. 4.4 Scanresolutie a. Gedrukte teksten Voor berekening van de gewenste resolutie van de scans van gedrukte teksten wordt hier uitgegaan van de onderstaande formule zoals deze werd gehanteerd in de bijlage 4 bij de sinds 1 januari 2013 vervallen Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant. QI =dpi x 0,039h 2 Hierin is h de hoogte van de kleinste letter e van de onderkast van het originele document in mm en dpi is de vereiste minimale resolutie. Conform de eisen zoals geformuleerd in de Checklist Handboek digitale vervanging (bijlage 4 bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord- Brabant) dient voor de QI minimaal de waarde 5,0 gekozen te worden. Uitgaande van een gemeten minimale waarde van 1,0 mm voor h en van de waarde 5,0 voor de kwaliteitsindex (dat wil zeggen alles is goed leesbaar = gemiddelde kwaliteit) levert dit als gewenste scanresolutie op 259 DPI, wat in de praktijk neerkomt op minimaal 300 DPI. b. Tekeningen, afbeeldingen, plattegronden etc. Voor berekening van de gewenste resolutie van de scans van de tekeningen in kleur of grijswaarden wordt hier eveneens uitgegaan van de formule zoals deze werd gehanteerd in de bijlage 4 bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord-Brabant. QI = dpi x 0,039w Hierin is w de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn en DPI is de vereiste minimale resolutie. Conform de eisen zoals geformuleerd in de Checklist Handboek digitale vervanging (bijlage 4 bij de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Noord- Brabant) dient voor de QI minimaal de waarde 1,5 gekozen te worden. Uitgaande van een gemeten minimale waarde van ongeveer 0,15 mm voor w en van de waarde 1,5 voor de Kwaliteitsindex (dat wil zeggen alles is goed leesbaar = gemiddelde kwaliteit) levert dit als gewenste scanresolutie op afgerond 296 DPI, wat in de praktijk neerkomt op minimaal 300 DPI. 8
4.5 Reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit Zoals in paragraaf 2.1 al is aangegeven kunnen de te vervangen documenten kleuren bevatten die essentieel zijn om deze documenten correct te kunnen interpreteren. Voor deze documenten is digitalisering met behoud van de originele kleuren noodzakelijk. Besloten is om alle documenten in kleur te scannen met een bitdiepte mat 24. Hierdoor worden enerzijds de kosten van de voorbereiding op digitalisering verlaagd, dit omdat geen tijd besteed hoeft te worden aan het maken van een selectie of documenten al dan niet kleuren bevatten die essentieel zijn voor een correcte interpretatie van die documenten. Tevens wordt hiermee het risico vermeden dat documenten waarvan kleur essentieel is om deze correct te kunnen interpreteren abusievelijk niet in kleur gescand worden. 4.6 Digitaliseringsproces Het digitaliseren van de documenten vindt plaats overeenkomstig de onderstaande werkwijze: Het scannen (instelling minimale resolutie, eventuele toepassing van datacompressie, de keuze voor scannen in zwart-wit/ grijswaarden / kleur) vindt plaats conform het gestelde in de paragrafen 4.3 t/m 4.5. Bij de verwerking van A4 documenten wordt gebruik gemaakt van dubbelzijdig scannen, dit om te voorkomen dat abusievelijk informatie op een achterkant van een vel niet wordt gescand. Als een tekening informatie op de achterkant bevat (bijvoorbeeld een ondertekening door B&W), dan wordt deze informatie gescand en als aparte image aan het bestand van de gescande tekening toegevoegd. Alleen volledig blanco pagina s worden weggelaten, ongeacht de aanwezigheid van perforatiegaatjes, dit na controle of een pagina ook daadwerkelijk volledig blanco is. Tijdens de verwerking wordt gebruik gemaakt van deskewing 3, waardoor schuine, zwarte randen worden verwijderd. Documenten die met ezelsoren zijn gescand, worden opnieuw gescand. De images van de gescande documenten moeten zodanig worden verwerkt dat deze bij raadpleging met de bovenzijde naar boven gepresenteerd worden. De documenten moeten worden gescand in de volgorde waarin zij zijn aangeboden. Zowel tekstdocumenten als tekeningen worden binnen één milieuvergunning verwerkt als multipage bestand. De dossiers worden na digitalisering geretourneerd aan de gemeente Boxtel. Gekozen is de originele gescande dossiers voor een periode van maximaal één jaar na scanning te bewaren waarna de originele papieren documenten worden vernietigd en de verklaring van vervanging wordt opgemaakt. Hiervoor is gekozen zodat eventueel door behandelende medewerkers opgemerkte fouten, gemaakt tijdens de vervanging alsnog hersteld kunnen worden. 3 Deskewing betreft een techniek waarbij images van schuin gescande documenten automatisch worden rechtgezet en bijgesneden (cropping). 9
4.7 Vastlegging van metadata Tijdens de digitalisering worden de volgende metagegevens vastgelegd: - Aan ieder verwerkt tekst of tekeningen bestand wordt aan de bestandsnaam een aanduiding toegevoegd die een indictie geeft van de inhoud. Aan de tekstbestanden wordt in dit verband als onderdeel van de bestandsnaam toegevoegd de aanduiding dossiernummer en inhoudsomschrijving, aan de tekeningen wordt naast de aanduiding dossiernummer en inhoudsomschrijving een volgnummer toegevoegd. Met behulp van een voorblad met QRcode (verwijzing naar inhoudsomschrijving) en een barcode (verwijzing naar dossiercode) wordt extra informatie gekoppeld aan alle documenten en tekeningen die tijdens het scanproces apart van elkaar worden verwerkt en geplaatst in verschillende bestanden. - Voor de verwerkte teksten en tekeningen van een vergunning wordt in de bestandsnaam tevens een uniek volgnummer toegevoegd. 4.8 Opname in het beheersysteem Voor de import van de gescande milieuvergunningdossiers in de RMA van de gemeente Boxtel wordt gebruik gemaakt van dezelfde voorbladen zoals omschreven in paragraaf 4.7. De leverancier van de RMA zorgt door middel van een scrip dat alle gescande bestanden gekoppeld kunnen worden aan de bijbehorende bestaande dossierregistraties in de RMA. Bestanden die tijdens de import niet correct worden verwerkt, worden opgenomen in een errorbestand. Na overleg met de leverancier van de RMA zal opnieuw import plaatsvinden, zodat uiteindelijk alle gescande bestanden correct zijn geïmporteerd. Extra controle vindt plaats door de ingelezen bestanden te vergelijken met het aantal aangeleverde bestanden. 10
5. Kwaliteitsprocedures Voor alle te vervangen documenten geldt dat deze - volledig vervangen moeten worden, - na vervanging goed leesbaar of waarneembaar moeten zijn, - en dat de juiste metagegevens worden vastgelegd waarbij de juiste ordening van de documenten niet verstoord mag raken. De procedures die moeten worden opgesteld en uitgevoerd om deze kwaliteitseisen te kunnen garanderen, worden hieronder beschreven. Controle op volledigheid van de te vervangen dossiers vindt plaats na ontvangst (zie ook paragraaf 4.2). De kwaliteit (volledige reproductie en leesbaarheid) van iedere scan wordt één op één direct na het scannen beoordeeld door de scanoperator. De scanners worden periodiek gekalibreerd. Daarnaast worden de glasplaat en de lamp frequent schoongehouden. Voorafgaand aan de aanlevering van de verwerkte dossiers aan de gemeente Boxtel vindt eindcontrole plaats per dossier waarbij één op één wordt gecontroleerd of alle documenten daadwerkelijk zijn gescand. Tevens vindt daarbij nogmaals een controle plaats op volledigheid en leesbaarheid van de scans. Alle geconstateerde onvolkomenheden dienen direct hersteld te worden. Direct na ontvangst van elke deellevering controleert de gemeente Boxtel aan de hand van 20 aselect gekozen dossiers of het aangeleverde product voldoet aan daaraan gestelde eisen. De resultaten van deze controle worden vastgelegd. Als uit deze controles blijkt dat dit niet aan de vooraf gestelde kwaliteitseisen is voldaan, dient het scanbedrijf de geconstateerde tekortkomingen te herstellen. 11
6. Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden Alle papieren originelen van de onder de werking van dit vervangingsbesluit vallende archiefbescheiden worden na digitalisering en na het verstrijken van de in paragraaf 4.6 aangegeven bewaartermijn jaarlijks vernietigd. Feitelijk vindt pas op dat moment vervanging plaats. Van iedere vervanging wordt overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 door Informatievoorziening van de gemeente Boxtel een verklaring opgemaakt die een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat en tevens aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is uitgevoerd. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van de gemeente Boxtel. Het moment van vervanging van archiefbescheiden wordt vervolgens als metadata vastgelegd bij de registraties van de vervangen archiefbescheiden. De gemeente Boxtel maakt voor de vernietiging van de analoge originelen gebruik van een extern in archiefvernietiging gespecialiseerd bedrijf. 12
7. Procedure wijziging vervangingsbesluit Dit vervangingsbesluit moet worden vervangen door een nieuw besluit als wijziging van op vervanging betrekking hebbende Wet- en regelgeving, voorgenomen organisatorische veranderingen binnen de gemeente Boxtel, of voorgenomen veranderingen van t.b.v. de vervanging gebruikte hard-, software of bestandsformaten leiden tot het niet meer kunnen naleven van de in dit document beschreven minimumvereisten waaraan bij vervanging voldaan moet worden. In overige gevallen moeten de wijzigingen toegevoegd worden aan het op dat moment geldende vervangingsbesluit. Zodat ook daarna gereconstrueerd kan worden op welke wijze de gemeente Boxtel invulling geeft aan de gestelde kwaliteitseisen met betrekking tot vervanging. 13