Notulen Jaarvergadering 2014 Voorzitter: Notulist: 16 februari 2014 Baan 10 Peter Peijnenburg Aanwezige bestuursleden: Aanwezige leden: Gerard Kerssens, Pepita Onrust. Corry Schoonderwaldt,Ingrid Poelemeijer, Ellen Bense, Hilco Schotanus, Saskia Ruig, Henk Baatenburg de Jong, Herman Sombroek, Frank Bakker, Peter Peijnenburg, Ellis Peijnenburg, Theo Krams, Maurice Bakker, Frans Nijpels, Klaas Honigh, Mini Drost, Dick de Groot,W.H. Korver,B de Groot,Th. Sombroek, W. Onrust- de Jong,Kees Ophorst,A Westphal,Yvonne vd Meer,Dennis Koster,Matthijs Dijkema, Angelique Rhemev,Maurice Bakker,Karin Koomen,Fred Bakker, Simone Bakker, Marion van Gennep,Stefan van Vloten,Ton Faijdherbe,Antonie Derkinderen,Wim Ramp,Tony Huijzer,Els Rischen Eggerdink, Notulen Agendapunt:1 Opening Voorzitter: De voorzitter opent de 49 e algemene ledenvergadering en heet alle aanwezige leden, ereleden, leden van verdienste, donateurs en belangstellenden van harte welkom. Agendapunt: 2 Minuut stilte Voorzitter: Minuut stilte voor overleden (oud)leden: De heer G.Beijerbacht Mevrouw B. Versteijne De heer K. Bakker De heer P. de Boer Agendapunt: 3 Mededelingen Voorzitter: Mededelingen en vaststellen agenda 1. Eventuele voorstellen ingediend door minimaal 5 leden: Er zijn geen schriftelijke voorstellen door minimaal 5 leden ingediend en dit agendapunt zal dus komen te vervallen. Agendapunt: 4 Accorderen notulen Voorzitter: Accorderen notulen 2 jaarvergaderingen 15 januari 2013 1. Notulen jaarvergadering : akkoord Onder dankzegging aan notulist Els Rischen Agendapunt: 5 Jaarverslag bestuur 2013 pag. 1 van 6
Het bestuur bestaat op dit moment uit 3 leden. Renovatie Banen: Samen met LTVZ en TZZ is gekozen voor Ubbink als aannemer voor de renovatie van baan 5,6, en 7. De aanleg is iets vertraag maar in november 2013 zijn de banen goedgekeurd door de KNLTB. Toernooien : De meeste verlopen zeer succesvol. Het clubkampioenschap had wat problemen maar met een nieuw team gaat dat weer goed komen. Subsidiestroom: Gerard Kerssens heeft ervoor gezorgd dat de gemeente weer subsidie heeft verstrekt. Ledenwerving: Ledenwervingdag 2013 en schooltennis hebben weer leden opgeleverd. Tennisleraren: Het contract met de tennisleraren is twee jaar verlengd met een optie van een jaar. Er zijn afspraken gemaakt over een eenduidige aanpak en manier van lesgeven door de leraren. Banen 8 en 9: Door het teruglopend aantal leden worden baan 8 en 9 deels buiten gebruik gesteld. Bij de entree is, in samenwerking met Kees Ophorst,een buizenframe met foto s opgehangen. De optie voor de pacht van de Bar is gelicht en met een jaar verlengd. Er is nieuw meubilair gekomen, met dank aan Raymond Vloeimans en Peter Peijnenburg. Kees Ophorst heeft de website gemoderniseerd. De nieuwjaarsborrel was gezellig en goed verlopen Leden administratie: Na jaren heeft Els Rischen de leden administratie overgedragen aan Linda en Monique Langendijk. Ton bedankt Els voor haar inzet. Vraag J Abrahamse De banen 5,6 en zijn goedgekeurd maar is de drainage wel goed? Antwoord Ton. Die is goed maar door de nieuwe toplaag duurt het lang voordat het water de grond in zakt> Dit moet in de loop van de tijd beter worden. Vraag Corrie Schoonderwaldt: Is het gebruikte zand op de banen wel goed? Antwoord Ton Het zand is goed volgens de keurmeester van de KNLTB. Vraag Mini Drost: Hoe lang is de garantie op de banen? Antwoord Ton: 10 jaar Vraag Klaas Honigh: Waarom zit er een nieuw stuk in baan 6? Antwoord Ton: Er moest een verzakking hersteld worden Vraag Corrie Schoonderwaldt: Wie de leden administratie doet krijgt een vergoeding was al zo? Antwoord Ton: Dat was zo en dat blijft zo. pag. 2 van 6
Agendapunt: 6 Financieel verslag 2013 Penningmeester: Gerard Kerssens Allereerst de volgende opmerking van de penningmeester: Het verzenden van het financiële verslag (per mail of anders) is pas mogelijk nadat de kascommissie controle heeft verricht en akkoord heeft gegeven. De penningmeester geeft uitleg over het financiële verslag 2013: Balans/Activa Exploitatierekening De renovatie was begroot op 50.000 euro. Dit is uiteindelijk 60.000 euro geworden. Uit reservering is 25.000 euro gefinancierd en uit afschrijving 35.000 euro. De renovatie van de inventaris heeft 2700 euro gekost. De windschermen werden vroeger door de adverteerder betaald. Nu betaalt de vereniging de doeken maar is de contractduur verlengd naar 5 jaar. Hierdoor worden alle contracten gelijk. De liquiditeit is minimaar maar hierdoor was geen extra financiering nodig. De RABO lening is afgelost en de ING lening bedraagt16.000 euro. Exploitatie: De inkomsten uit contributie zijn met 10.000 euro afgenomen. Daarentegen is er een eenmalige subsidie van de gemeente Oostzaan ontvangen. Van de overige inkomsten is vooral het oktobertoernooi te vermelden met een batig saldo van ca 4000 euro. De loonkosten van de groundsman en de vrijwilligerskosten van de ledenadministratie blijven ongewijzigd. De vergoeding voor de trainingskosten is lager geworden. Er is onderzoek gedaan naar Led verlichting maar dat is vooralsnog te duur. Het volgende bestuur neemt dit weer op. Vraag naar aanleiding van de subsidie: Zijn we bekend met het bestaan van het Honigh/Laan Fonds? Antwoord: Is bekend Waarom reservering onderhoud over een groot aantal jaren? Onderhoud en reovatie blijft noodzakelijk dus reservering ook. Kascommissieverslag 2013 Ellen Bense leest namens de kascommissie het kascommissieverslag 2013 voor en vraagt de vergadering de penningmeester decharge te verlenen voor de geleverde activiteiten. Zij complimenteert Gerard voor de financiële verantwoording. Als advies vraagt zij aandacht voor een nog nauwere samenwerking tussen de penningmeester en de ledenadministratie voor wat betreft de nog te ontvangen contributie. De vergadering verleent unaniem de penningmeester decharge. De voorzitter ontbindt met dankzegging de kascommissie 2013. De nieuwe kascommissie 2013 wordt door de voorzitter geïnstalleerd t.w.: Yvette van Scheppingen en Wiebe Oudeboom Reserve Bob de Groot. Agendapunt: 7 Aftredende bestuursleden Voorzitter Aftredende bestuursleden: Gerard Kerssens. Zij worden bedankt voor hun jaren lange inzet en hebben wederzijds nog een vriendelijk en complimentrijk woord voor elkaar pag. 3 van 6
Zij ontvangen allen n dinerbon en bloemen. Agendapunt: 8 Contributie 2014 Penningmeester: Gerard Kerssens 1. Contributie Contributie 2013 Contributie 2014 Senioren 150,-- 150 65+ 140,-- 140,-- Competitieleden 40,-- 40,-- Junioren 80,-- 80,-- Jeugd 50,-- 50,-- Donateurs 25,-- 25,-- Winterleden (okt t/m mrt) 75,-- 75,-- Zomerlidmaatschap (aprt/m sept) - 85,-- 85,-- Kennismakingslidmaatschap juni t/m augustus 55,-- 55,-- Inschrijfkosten senioren en 65+ 25,-- 25,-- Inschrijfkosten jeugd en junioren 12,50 12,50 Dagkaarten (introducé) senioren 10,-- 10,00 Dagkaarten (introducé) jeugd/junior 5,-- 5,-- De contributie voor 2014 zal niet worden verhoogd. De begroting dient nog opgesteld te worden door het nieuw aan te treden bestuur Het voorstel is door de vergadering unaniem aangenomen. Agendapunt: 9 Voorstellen ingediend door minimaal 5 leden Voorzitter Dit agendapunt is vervallen (zie agendapunt 3.2) Agendapunt: 10 Commissieverslagen Voorzitters commissies 1) Jeugd Commissie (Pepita Onrust) Er is zuinig financieel beleid gevoerd door de jeugdcommissie. De ledenwerving heeft ca 40 nieuwe jeugdleden opgeleverd. De commissie is solide maar wel op zoek naar nieuwe collega s. Door Dral DRACAT en ATOP reclame zijn trainingspakken voor de jeugd geleverd. De paasinstuif,het Halloweenfeest en het kerstfeest met gourmet waren zeer succesvol. 2) 30+ toernooi (Maurice Bakker) pag. 4 van 6
Het 30 plus toernooi had veel deelnemers met name het themafeest was zeer succesvol. Er waren ca vorig jaar 25 mensen verkleed en nu 50. 3) Clubkampioenschappen(Rob de Waal) Dit was het eerste jaar. We gaan nog meer communiceren met de leden om het aantal deelnemers omhoog te krijgen. 4.) Activiteiten commissie (Wil Onrust) Het seniorentennis was weer zeer succesvol. 5) Website (Kees Ophorst) Er is een koppeling gemaakt tussen de facebookpagina en de website. Je kunt je abonneren op de email Nieuwsbrief. 6) Barbeheer (Monique Langendijk) Het barteam heeft er nog zin in en gaat ermee door. 7) Oktobertoernooi (Stefan van Vloten) Het toernooi was weer zeer succesvol en heeft de club ca 4000 euro opgeleverd Stefan verzoekt om nieuwe leden voor het komende jaar. Agendapunt: 11 Huldiging jubilarissen en bedanken aftredende commissieleden Alle Jubilarissen worden gehuldigd en gefeliciteerd! Huldiging jubilarissen: 25 jaar lid zijn: 1. Pieter Dral 2. Joke Ramakers 3. Pim Korver Huldiging jubilarissen: 35 jaar lid zijn: 1. Thea Aal 2. Frank Bakker 3. Maria Dral 4. D. Gabel 5. B.D. de Groot 6. A. Hogenes Klop 7. A. der Kinderen 8. Theo Krams 9. Wil Onrust-de Jonge 10. Cor Rustenburg 11. Theo Sombroek 12. J.G. van Vloten 13. A. Wey 14. F. de Wilde Voorzitter: Aftredende commissieleden (indien aanwezig) worden door de voorzitter bedankt voor hun tijd en inzet die zij in het verenigingswerk hebben gestoken. Aftredende commissieleden: 1. Els Rischen (ledenadministratie) 2. Frank de Beer (competitieleider) Agendapunt 12 Nieuwe bestuurskandidaten. Er hebben zich nieuwe kandidaten voor het bestuur gemeld: Voorzitter Ton Faijdherbe Secretaris Carla Kuil Penningmeester Matthijs Dijkema 2 e Penningmeester Eline Braspenning pag. 5 van 6
Bestuursleden Maurice Bakker, Ron Braspenning, Frank de Beer, Peter Peijnenburg. De aanwezigen gaan akkoord met de benoeming van deze bestuursleden. Hierna wordt het nieuwe bestuur geïnstalleerd. De aanwezige nieuwe bestuursleden geven een korte toelichting over zichzelf. Omdat deze groep pas een week voor de vergadering is geformeerd kan er nog niet veel verteld worden over de visie en het beleid. Voor 2014 conformeert het bestuur zich aan het huidige beleidsplan zoals opgesteld door het afgetreden bestuur. Met Pepita Onrust die aanblijft als bestuurslid. Komt het aantal bestuursleden op 9. Vervolgens sluit de Voorzitter Ton Faijdherbe de vergadering. pag. 6 van 6