FUNCTIEPROFIEL VOOR: BESTUURSLID NAMENS DEELNEMERS EN LID GOVERNANCECOMMISSIE STICHTING PENSIOENFONDS GRONTMIJ 22 MEI 2015
Inhoudsopgave 1. Het pensioenfonds... 3 2. Het bestuur... 3 3. Taken van het bestuur... 3 4. Rol van de governancecommissie... 4 5. Bestuurssamenstelling... 4 6. Functievereisten bestuurslid... 4 7. Profiel... 5 8. Tijdsbeslag... 6 9. Beloning/vergoeding... 6 10. Toetsing door De Nederlandsche Bank... 6 11. Benoemingsprocedure... 6 12. Diversiteit... 6 2
Functieprofiel bestuurslid namens deelnemers en lid governancecommissie Stichting Pensioenfonds Grontmij 1. Het pensioenfonds Stichting Pensioenfonds Grontmij is een ondernemingspensioenfonds dat de pensioenregeling verzorgt voor de werknemers van de aangesloten ondernemingen van Grontmij. Actieve deelnemers 1.863 Gewezen deelnemers 2.920 Pensioengerechtigden 1.455 Totaal 6.238 Belegd vermogen: 928 miljoen Bron: concept jaarverslag 2014 2. Het bestuur Stichting Pensioenfonds Grontmij wordt bestuurd door vertegenwoordigers van deelnemers, de werkgever Grontmij (en gelieerde ondernemingen) en pensioengerechtigden. Het bestuur heeft een voorzitter en secretaris. Het bestuur legt verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan. Dit orgaan bestaat uit drie deelnemers, twee pensioengerechtigden en twee leden namens Grontmij (en gelieerde ondernemingen). Stichting Pensioenfonds Grontmij beschikt over een deskundig bestuursbureau en heeft de uitvoering van het beleid op het gebied van vermogensbeheer ondergebracht bij een aantal externe vermogensbeheerders. De pensioenadministratie wordt in eigen beheer uitgevoerd. Voor meer achtergrondinformatie en jaarverslagen zie www.pensioenfonds.grontmij.nl. 3. Taken van het bestuur Het bestuur is verantwoordelijk voor de uitvoering van de pensioenregeling. Daarmee valt alles wat door of namens het pensioenfonds wordt gedaan of nagelaten onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. Het bestuur draagt er zorg voor dat de belangen van alle belanghebbenden van het pensioenfonds (werkgever Grontmij en gelieerde ondernemingen, deelnemers, gewezen deelnemers, pensioengerechtigden en andere aanspraakgerechtigden) evenwichtig worden behartigd en maakt deze afweging inzichtelijk. Het bestuur kent een dagelijks bestuur. Dit dagelijks bestuur bereidt op onderdelen de bestuurlijke besluitvorming voor en richt zich op de gang van zaken van het bestuursbureau. Daarnaast heeft het dagelijks bestuur een aantal specifieke taken die zijn vastgelegd in de ABTN van het pensioenfonds. Ter voorbereiding op de besluitvorming wordt het bestuur geadviseerd door drie commissies die ondersteund worden door het bestuursbureau: de beleggingsadviescommissie, de governancecommissie en de auditcommissie. 3
4. Rol van de governancecommissie De Governancecommissie adviseert het bestuur over de inhoud van de pensioenregeling, communicatie, deskundigheid van bestuursleden en alle governancegerelateerde zaken. De commissie bestaat uit drie bestuursleden en twee medewerkers van het pensioenbureau. De governancecommissie vergadert minimaal drie keer per jaar. Gezien de huidige samenstelling van het bestuur wordt gezocht naar een bestuurslid die de specifieke taak heeft om de functie van lid van de governancecommissie te vervullen. De specifieke eisen voor deze functie zijn opgenomen in de lijst met criteria onder 7. 5. Bestuurssamenstelling Het bestuur bestaat uit acht leden, drie namens de deelnemers, drie namens de werkgever Grontmij (en gelieerde ondernemingen) en twee leden namens de pensioengerechtigden. Het bestuurslid namens de deelnemers wordt gekozen door de deelnemers en uit de deelnemers. Het bestuur benoemt de bestuursleden waarbij met aandacht voor diversiteit het uitgangspunt is dat er een evenwichtige samenstelling is van het bestuur. Het bestuur gaat uit van collectieve geschiktheid. Dit houdt in dat voor het bestuur als geheel de diverse vereiste kwaliteiten zoals wettelijk vastgelegd en in de Beleidsregel Geschiktheid 2012 herkenbaar aanwezig zijn. Van het individuele bestuurslid verwacht het bestuur dat hij of zij kennis en inzicht heeft in de deskundigheidsgebieden passend bij de bovengenoemde eisen. Het bestuurslid is in staat zich hierover zelfstandig een oordeel te vormen. Ten aanzien van zijn specifieke aandachtsgebied(en) verwacht het bestuur geschiktheid op voldoende niveau en het onderhouden van deze geschiktheid door middel van scholing (bijv. opleidingen, studiedagen pensioenfonds). Het bestuur heeft hiertoe een Geschiktheidsplan vastgesteld. Met dit plan wil het bestuur ervoor zorgen dat er voldoende deskundigheid en geschiktheid aanwezig is. Volgens de beleidsregel bestaat geschiktheid uit kennis, vaardigheden en professioneel gedrag. De geschiktheid blijkt in ieder geval uit opleiding, werkervaring en competenties van de bestuurder. 6. Functievereisten bestuurslid De omvang en complexiteit van het pensioenfonds zorgt ervoor dat een bestuurslid beschikt over de kennis, kunde en competenties van een bestuurder die in staat is het pensioenfonds te besturen en sturing te geven aan het bestuursbureau en in het kader van de uitbesteding, aan de externe vermogensbeheerders. Een bestuurslid moet daarnaast het pensioenfonds kunnen vertegenwoordigen naar buiten toe. Hij is een sparringpartner voor het bestuursbureau. Het bestuurslid richt zich bij de vervulling van zijn taak naar de belangen van de bij het pensioenfonds betrokken deelnemers, gewezen deelnemers, pensioengerechtigden, andere aanspraakgerechtigden en de werkgever Grontmij (en gelieerde ondernemingen). Hij zorgt ervoor dat deze zich op evenwichtige wijze vertegenwoordigd voelen. 4
7. Profiel Het bestuurslid namens de deelnemers en lid van de governancecommissie voldoet aan de navolgende criteria: Beschikt over ten minste HBO werk- en denkniveau; Beschikt bij benoeming over deskundigheidsniveau A* op alle onderstaande gebieden: besturen van een organisatie; wet- en regelgeving; pensioenregeling en pensioensoorten; financieel technische en actuariële aspecten, waaronder begrepen: - actuariële begrippen en verslaglegging - vermogensbeheer administratieve organisatie en interne controle; communicatie; uitbesteding. De collectieve deskundigheid van het bestuur op de bovengenoemde gebieden zal door het aantreden van het bestuurslid op voldoende niveau moeten blijven. Beschikt bij voorkeur over deskundigheidsniveau B** op het gebied van wet- en regelgeving. Beschikt bij voorkeur over deskundigheidsniveau B** op het gebied van communicatie. Is in staat zodanige contacten te houden met deelnemers dat hij gevoel heeft en houdt bij wat er leeft in deze groep belanghebbenden ten aanzien van de pensioenregeling en Stichting Pensioenfonds Grontmij. Handelt conform de geldende wet- en regelgeving, de statuten, de reglementen, de normen en waarden van het pensioenfonds waaronder begrepen de gedragscode en maatschappelijke normen. Naast bovengenoemde criteria hecht Stichting Pensioenfonds Grontmij met name belang aan een stevige en liefst ervaren bestuurder die: Gericht is op samenwerking, daarbij kritische vragen kan en durft te stellen en besluitvaardig is. Een goede afweging kan maken tussen het belang van het pensioenfonds en alle belanghebbenden. In staat is draagvlak te creëren voor de belangen van het pensioenfonds bij direct belanghebbenden en andere stakeholders. Strategisch inzicht heeft in en zich bewust is van politieke en maatschappelijke verhoudingen. Integer, verantwoordelijk en onafhankelijk is. Vermogen heeft tot zelfreflectie en relativering. Het voorgaande komt terug in de volgende kerncompetenties: Abstract denken Organisatie-/omgevingsbewustzijn en betrokkenheid Innovatief en ondernemerschap * Het deskundigheidsniveau A omvat kennis, inzicht en oordeelsvorming. ** Het deskundigheidsniveau B wordt bereikt door ervaring en aanvullende opleidingen. 5
Samenwerken/kennis delen Mondelinge en schriftelijke communicatie Onafhankelijkheid en integriteit/professionaliteit Stimulerend bestuurderschap De voornoemde competenties moeten in meer of mindere mate bij aantreden bij het bestuurslid aanwezig zijn. 8. Tijdsbeslag Het bestuurslid dat tevens lid is van de governancecommissie moet de ruimte hebben om gemiddeld een hele dag per week te besteden aan het werk voor het pensioenfonds. Afhankelijk van de feitelijke werkzaamheden kan dit meer of minder zijn. Voor elk bestuurslid geldt een zittingstermijn van vier jaar. Het bestuurslid is na de zittingstermijn direct herkiesbaar met een maximum aantal van twee herbenoemingen. 9. Beloning/vergoeding De beloning vindt plaats op basis van het geldende beloningsbeleid. Per vergadering inclusief voorbereiding wordt een vergoeding toegekend. Scholing wordt ook vergoed. Het beloningsbeleid is vastgelegd in het Reglement Beloning Fondsorganen van het fonds, dat te vinden is op de website van Stichting Pensioenfonds Grontmij. 10. Toetsing door De Nederlandsche Bank Een bestuurslid van Stichting Pensioenfonds Grontmij is beleidsbepalend. Dit betekent dat hij door De Nederlandsche Bank getoetst wordt op geschiktheid en betrouwbaarheid zoals vastgelegd in de wet en de Beleidsregel Geschiktheid 2012. Het bestuur benoemt een bestuurslid na goedkeuring door De Nederlandsche Bank. 11. Benoemingsprocedure Het bestuurslid dat de deelnemers vertegenwoordigt wordt gekozen door de deelnemers uit de deelnemers. De benoemingsprocedure is vastgelegd in het Reglement Verkiezingen Bestuur. Dit reglement is ook te vinden op de website van Stichting Pensioenfonds Grontmij. 12. Diversiteit Het bestuur van het pensioenfonds streeft naar diversiteit binnen het bestuur. Daarom worden nadrukkelijk vrouwen en jongeren gevraagd zich kandidaat te stellen voor het bestuur. 6