VEBIT Keuringsrichtlijn 2012 Versie 1.0.4_4 Vastgesteld door het VEBIT-bestuur op 21 juni 2011 Aangepast op 26-9-2012: Directieverklaring mag niet ouder zijn dan 3 jaar. In versie 1.0.4.-3 was dit 1 jaar, terwijl voorheen ook altijd 3 jaar werd aangehouden. Verder kleinere aanpassingen in de voetnoot en tekst waar 2011 nog stond als uitgiftejaar voor de richtlijn. Die is nu op 2012 gezet.
Inhoudsopgave: VEBIT 1. INLEIDING / TOELICHTING... 3 1.1 VOORWOORD BESTUUR... 3 1.2 PROCEDURE AUDITS... 4 2. DE VRAGEN UIT DE VEBIT RICHTLIJN... 7 2.1 DIRECTIEVERANTWOORDELIJKHEID... 7 2.2 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN... 8 2.3 KWALITEITSSYSTEEM... 9 2.4 DOCUMENTEN, REGISTRATIES EN GEGEVENSBEHEER... 10 2.5 IDENTIFICATIE EN NASPEURBAARHEID... 11 2.6 KEURING... 11 2.7 GEREEDSCHAP / HULPMIDDELEN... 12 2.8 KWALIFICATIE KEURMEESTERS... 12 2.9 SYSTEEM VAN VERBETERING... 13 2.10 COMPUTERGEBRUIK EN INTERNET... 14 2.11 AFHANDELING JAARLIJKSE SURVEILLANCE AUDITS... 14 Vebit richtlijn 2012 versie 1 0 4_4.doc Pagina 2 van 14
1. Inleiding / toelichting 1.1 Voorwoord bestuur Hierbij treft u de VEBIT vragenlijst 2012 aan. In deze vragenlijst zijn de uitgangspunten van de VEBIT-veiligheidskeuringen beschreven en kan worden nagegaan of uw kwaliteitshandboek VEBIT-veiligheidskeuringen volledig voldoet aan de gestelde eisen. De audits worden uitgevoerd aan de hand van deze vragenlijst en conform het vigerende VEBIT reglement en de additionele VEBIT informatie. Vebit richtlijn 2012 versie 1 0 4_4.doc Pagina 3 van 14
1.2 Procedure audits Er zijn drie soorten audits: Initiële audits (voor bedrijven die nog niet VEBIT gecertificeerd zijn). Dit bestaat uit een fase 1 audit (administratief) en een fase 2 ter plaatse in uw bedrijf, Surveillance audits (jaarlijks voor reeds gecertificeerde bedrijven) Her-audits (voor bedrijven waarvan het certificaat bijna afloopt) De audits worden uitgevoerd door de certificerende instelling Aboma Certificering BV uit Ede. Aboma Certificering B.V. heeft een volledig onafhankelijke positie ten aanzien van de uit te voeren audits. Initiële audit. Vóór erkenning door VEBIT dient er een initiële audit plaats te vinden. Deze audit doorloopt de volgende stappen: Het bedrijf voldoet aan de verplichtingen van aansluiting bij VEBIT en de door VEBIT gestelde bijkomende eisen, Het bedrijf vult het VEBIT kwaliteitshandboek in, Het bedrijf zorgt voor minimaal 1 opgeleide keurmeester, Het bedrijf schaft het specifieke VEBIT meetgereedschap aan. Het bedrijf dient aanvraag bij Aboma Certificering B.V. in en ontvangt een offerte, Aboma Certificering B.V. voert de fase 1 audit uit en verstrekt bij positieve beoordeling een voorlopige erkenning aan het bedrijf voor maximaal 6 maanden, het bedrijf kan direct gaan keuren, Fase 2 wordt binnen 6 maanden uitgevoerd, Er wordt een rapportage gemaakt met een certificatie beslissing, Surveillance audit. Na erkenning vindt er jaarlijks een surveillance audit plaats. De surveillance audit is een schriftelijke audit. Deze audit doorloopt de volgende stappen: Het bedrijf ontvangt een enquête die zelf is in te vullen, Bedrijf vult de audit in en stuurt deze retour naar Aboma Certificering bv de audit wordt beoordeeld en afgehandeld, er wordt een rapportage naar het bedrijf gestuurd, Her-audit. Een certificaat wordt voor 3 jaar afgegeven waarna een her-audit plaats dient te vinden. In die drie jaar kunnen er veranderingen binnen het bedrijf, de wetgeving en de VEBIT richtlijn zijn. Ook kan er sprake zijn van voortschrijdend inzicht vanuit de VEBIT organisatie. Deze her-audit doorloopt de volgende stappen: Het bedrijf wordt aangeschreven door Aboma Certificering bv, Het bedrijf stuurt het (bijgewerkte) kwaliteitshandboek op, Het kwaliteitshandboek wordt beoordeeld tegen de geldende VEBIT richtlijn, Er wordt een her-audit ter plaatse uitgevoerd, Vebit richtlijn 2012 versie 1 0 4_4.doc Pagina 4 van 14
Er wordt een rapportage gemaakt met een certificeringsbeslissing, Het bedrijf ontvangt een nieuw certificaat. Vebit richtlijn 2012 versie 1 0 4_4.doc Pagina 5 van 14
Het kwaliteitshandboek. De verificatiepunten in deze vragenlijst dienen in een kwaliteitssysteem ondergebracht te zijn. Dit betekent dat alle zaken beschreven dienen te zijn in een handboek en dat de vragen met ja beantwoord moeten kunnen worden. Deze richtlijn bestaat uit de te beantwoorden vragen. Alle vragen dienen positief beantwoord te kunnen worden ten aanzien van de beschrijving in uw kwaliteitshandboek en de invoering van deze procedures in de praktijk. Er dienen dus tijdens de audit ter plaatse of tijdens de enquête bewijzen overlegd te kunnen worden. Indien de bewijzen niet overlegd kunnen worden zijn dit tekortkomingen. De tekortkomingen zullen na de audit door de auditor schriftelijk bevestigd worden. Het keurend bedrijf heeft dan een nader te bepalen periode de tijd om de registraties alsnog te overleggen waarna ze in de rapportage verwoord zullen worden. Om voor certificatie in aanmerking te komen mogen er geen tekortkomingen meer open staan. Aboma Certificering bv VEBIT Postbus 141 Postbus 2600 6710 BC Ede 3430 GA Nieuwegein 0318-611949 030-6053344 0318-691921 030-6053208 @ certificering@aboma.nl @ info@vebit.nl http: www.abomacertificering.nl http: www.vebit.nl Vebit richtlijn 2012 versie 1 0 4_4.doc Pagina 6 van 14
2. De vragen uit de VEBIT richtlijn 2.1 Directieverantwoordelijkheid Een kwaliteitsmanagementsysteem kan alleen gedragen worden met steun en daadwerkelijke betrokkenheid van de directie. Uiteindelijk dient het systeem zijn uitwerking te hebben door en met de gehele organisatie. De directie echter bepaalt de doelstellingen en stelt de middelen beschikbaar om die doelstellingen te kunnen laten realiseren. De doelstellingen zijn verwoord. Is er een directieverklaring aanwezig van de directie waarin het beleid ten aanzien van de keuringen (VEBIT keuringen en eventuele eigen en of vreemde keuringen) De verklaring dient minimaal aan de volgende eisen te voldoen: Het standpunt van de directie ten aanzien van het uitvoeren van VEBIT keuringen ten opzichte van de eigen (verhuur) trucks, verkochte (nieuwe en gebruikte) trucks en de trucks van derden. Het beleid dient er op gericht te zijn om aantal uitgevoerde VEBIT keuringen jaarlijks te vergroten. Vermelding van de onafhankelijkheid van de keurmeesters, Ondertekend door de hoogst verantwoordelijke binnen de organisatie, Niet ouder dan 3 jaar. De doelstellingen ten aanzien van de VEBIT keuringen dienen minimaal te bevatten: Concreet getal dat de groei van de VEBIT keuringen aangeeft, Concrete maatregelen om binnen 5 jaar na certificering op deze versie van de richtlijn het aantal niet-vebit keuringen -aan intern transportmaterieel dat binnen de scope van VEBIT valt- tot 0 (nul) terug te brengen indien van toepassing. Concrete maatregelen om het aantal te laat afmeldingen tot minder dan 3% te brengen dan wel te houden Is het beleid ten aanzien van de keuringen bekend bij het relevante personeel? (degenen die bij de keuringen betrokken zijn) Is er een functionaris aangesteld voor onderhoud en naleving van het kwaliteitsysteem? Organiseert de directie jaarlijks een VEBIT werkoverleg waarbij de relevante functionarissen betrokken zijn? Bij een groot aantal keurmeesters kan voor een vertegenwoordiger namens de keurmeesters gekozen worden. Vebit richtlijn 2012 versie 1 0 4_4.doc Pagina 7 van 14
Wordt dit overleg schriftelijk vastgelegd met minimaal als aandachtspunten: de lopende VEBIT zaken, de evaluatie van de doelstellingen van de directie ten aanzien van de VEBIT keuringen in relatie tot de beschikbare middelen. de evaluatie van de steekproeven (aantal en resultaat per keurmeester) uitgevoerd door Aboma bv. de terugkoppelingen van eventuele correspondentie van het keurend bedrijf met de technische commissie, de afhandelingen van de klantenklachten en ingediende ideeën en/of suggesties om het systeem van de VEBIT keuringen te verbeteren. E.e.a. opgenomen in een register. het interne (VEBIT) opleidingsplan, inclusief de in- en uittrede van relevante functionarissen, evaluatie van de controle van de documentatie, een overzicht en analyse van de te laat afmeldingen, evaluatie van de controle van het meetgereedschap. 2.2 Taken en verantwoordelijkheden Om de onderling gemaakte afspraken te kunnen toetsen dienen de taken en verantwoordelijkheden voor de functies beschreven te zijn. Feitelijk zijn ze een samenvatting van de beschreven procedures. Vaak is e.e.a. samengevat in een matrix. Bij wisseling van functionarissen zullen de beschreven taken en verantwoordelijkheden bijdragen aan de continuïteit van de uit te voeren werkzaamheden. Er dient er dus altijd voor gezorgd te worden dat iemand de beschreven werkzaamheden kan overnemen. Zijn alle taken en verantwoordelijkheden van functionarissen die van invloed zijn op de kwaliteit van de VEBIT keuringen beschreven? Zijn de diverse functionarissen op de hoogte van de hen toebedeelde taken? Is vervanging geregeld voor de functies in geval van afwezigheid? Vebit richtlijn 2012 versie 1 0 4_4.doc Pagina 8 van 14
2.3 Kwaliteitssysteem Een kwaliteitsysteem is het geheel van beschreven procedures en maatregelen die daaruit volgen om aan de relevante richtlijn* te kunnen voldoen en de door de directie gestelde doelstellingen te kunnen realiseren. * zoals deze vragenlijst van VEBIT maar ook NEN-EN-ISO-9001:2008 en/of VCA of OHSAS etc. Is de scope** omschreven in het kwaliteitshandboek en zijn de procedures daar op aangepast? Is het kwaliteitssysteem beschreven in een kwaliteitshandboek? Indien er sprake is van een NEN-EN-ISO-9001:2008 certificering kan er voor een groot gedeelte gebruik gemaakt worden van een zogenaamde kruisverwijzingslijst. Bij de eerst volgende ISO-audit dient het keuren dan in de VEBIT-scope** van het bedrijf opgenomen te zijn. Is het handboek volledig; zijn alle relevante processen die invloed hebben op de kwaliteit van het VEBIT kwaliteitsysteem gedetailleerd beschreven? Wordt het handboek adequaat bijgewerkt -en indien noodzakelijk herzienvóór een her-audit of tussentijdse interne veranderingen? Is het handboek beschikbaar voor alle relevante functionarissen? (Indien noodzakelijk zijn er meerdere handboeken beschikbaar, eventueel digitaal al dan niet op een netwerk). ** De scope is het werkgebied van het bedrijf. Hierin zijn een aantal mogelijkheden die verwijzen naar het uitvoeren van VEBIT keuringen: intern transport materieel, veegmachines, batterijladers, zware heftrucks reachstackers niet-roteerbare verreikers Vebit richtlijn 2012 versie 1 0 4_4.doc Pagina 9 van 14
2.4 Documenten, registraties en gegevensbeheer Elk kwaliteitssysteem kent relevante documenten. Dit kunnen interne- of externe documenten zijn. Documenten dienen beheerd te worden. Sommige documenten worden daadwerkelijk gebruikt, bijvoorbeeld de keuringsrapporten. Dit worden dan registraties. Documentatie dient jaarlijks gecontroleerd worden op volledigheid. Dit kan eenvoudig aan de hand van het overzicht op de VEBIT site. Is het handboek en alle verwijzingen (bijlagen) geautoriseerd met datum en handtekening van de directie? Wordt alle binnenkomende relevante documentatie voor het uitvoeren van de VEBIT keuringen aantoonbaar beoordeeld op consequenties voor het kwaliteitssysteem, door de kwaliteitsfunctionaris? Is verstrekking van de relevante documentatie aan de keurmeesters aantoonbaar? Beschikken keurmeesters over alle relevante documentatie? Wordt er minimaal jaarlijks een zichtbare interne controle uitgevoerd op de documentatie van het bedrijf en de keurmeesters? (Documentatie en - overzicht beschikbaar via ledengedeelte van de website www.vebit.nl) Worden de VEBIT keuringsrapporten beheerd? Overschrijdt het percentage maximaal van de uitgevoerde keuringen niet de 3%? Is de distributie van de verschillende delen van het keuringsrapport correct? Vebit richtlijn 2012 versie 1 0 4_4.doc Pagina 10 van 14
2.5 Identificatie en naspeurbaarheid Na de keuring moet het duidelijk zijn welke configuratie gekeurd is. De keuring moet te traceren zijn. De gegevens van de truck, de voorzetapparatuur, veegmachine of lader en de keurmeester dienen dus bekend en leesbaar te zijn op het keuringsrapport. Is de identificatie van de configuratie van het te keuren item gewaarborgd? Is er een procedure ten aanzien van het aanpassen van de lastdiagrammen? 2.6 Keuring De procedure met betrekking tot de daadwerkelijk uit te voeren keuringen is uiteraard zeer belangrijk. De overige procedures scheppen de voorwaarden om de keuringen uiteindelijk uit te kunnen voeren. Zoals de kwalificaties van de keurmeesters, de juiste naslagwerken, gereedschap etc. Zijn de criteria vastgelegd om bij afkeur het rapport af te sluiten? Is het aantoonbaar dat de klant van een afkeur op de hoogte wordt gesteld (bijvoorbeeld door het afkeurrapport, een factuur of een getekende werkplaatsbon)? Is gewaarborgd dat een uitgevoerde keuring vóór het verlopen van de expiratie datum tijdig ingepland wordt? Is er een procedure voor alle relevante functionarissen om aanvullingen, c.q. opmerkingen op de keuringslijst of het hele kwaliteitsysteem te uiten naar het bedrijf en/of de technische commissie? (zie ook vraag 2.9) Worden de resultaten van de uitgevoerde steekproeven geëvalueerd? Dus de aantallen per keurmeester (minimaal 1 steekproef per 2 jaar) en de resultaten. Vebit richtlijn 2012 versie 1 0 4_4.doc Pagina 11 van 14
2.7 Gereedschap / hulpmiddelen Bij het uitvoeren van de VEBIT keuringen wordt gebruik gemaakt van meetgereedschap. Dit gereedschap dient uiteraard betrouwbaar te zijn. Zijn de benodigde meetgereedschappen voor het uitvoeren van de keuringen beschreven en aanwezig? Zijn de middelen beschermd opgeborgen? Worden de middelen minimaal jaarlijks intern gecontroleerd? (Niet door de keurmeester zelf) Zijn de controlepunten per middel afgestemd op het middel en beschreven? Zijn de specifieke keuringsmiddelen uniek geïdentificeerd indien er meer dan 1 exemplaar op de zelfde keuringslocatie aanwezig is? 2.8 Kwalificatie keurmeesters Een functie is alleen dan goed uit te voeren indien degene die de functie gaat uitvoeren voldoende ervaring en/of opleiding genoten heeft. Voor de VEBIT keurmeester zijn specifieke eisen opgelegd en beschreven in de reglementen. Het ondergaan van steekproeven en opfriscursussen is een van de kwalificatieeisen. Hierover heeft het keurend bedrijf de eindverantwoording. Derhalve is het onderwerp ook opgenomen onder 2.1 van deze richtlijn. Zijn de eisen voor een keurmeester door het bedrijf zelf vastgelegd? Heeft de directie een aangestelde keurmeester vooraf aantoonbaar getoetst op geschiktheid? Voldoen de keurmeesters aan de kwalificatie-eisen zoals in het VEBIT reglement vastgelegd of is er dispensatie verleend door Aboma Certificering? Worden de opleidingen van de keurmeesters geregistreerd? (certificaten) Is er een opleidingsplan dat minimaal 1 jaar vooruit loopt en bewaakt wordt? Wordt van een keurmeester die het bedrijf verlaat de keuringspas ingenomen en naar het VEBIT secretariaat verstuurd? Vebit richtlijn 2012 versie 1 0 4_4.doc Pagina 12 van 14
2.9 Systeem van verbetering De basis van elk kwaliteitsysteem is dat het gebaseerd is op het principe van verbetering. Verbeteringen kunnen alleen plaatsvinden als we kritisch naar het systeem kijken en missers durven te erkennen. Met die missers kan het systeem verbeterd worden om de gemaakte fouten in de toekomst te voorkomen of het systeem efficiënter te maken. Het systeem van verbetering wordt ook wel PDCA genoemd. Het staat voor de gehele cyclus van het plannen, uitvoeren, controleren en (indien nodig) weer aanpassen van de verbetering na een klacht of suggestie van verbetering. Is er een klantenklachtenregeling met betrekking tot de VEBIT keuringen vanuit de klant naar uw bedrijf? Er is een klachtenregister? Is de bevoegdheid beschreven om de klantenklachten te behandelen? Zijn de klantenklachten adequaat afgehandeld? Is er een mogelijkheid voor eigen werknemers om interne maatregelen ter verbetering voor te stellen? (ideeën of suggesties met betrekking tot de VEBIT keuringen) Worden deze voorstellen intern beoordeeld? Wordt de werknemer die een voorstel ingediend heeft, van het verloop op de hoogte gehouden? Vebit richtlijn 2012 versie 1 0 4_4.doc Pagina 13 van 14
2.10 Computergebruik en internet Het VEBIT kwaliteitssysteem kan niet zonder het gebruik van de computer en internet. Het bedrijf dient zelf de gevaren in kaart te brengen van gegevensverlies en hierop een procedure in het leven roepen om gegevens zeker te stellen: een backup. Zijn de relevante functionarissen bekend met de VEBIT site (www.vebit.nl) en minimaal in staat om: In te loggen op de VEBIT site, De VEBIT keuringen af te melden, Te selecteren op keurmeester en data. Hierdoor kunt u de uitgevoerde keuringen, de te laat afmeldingen en de steekproeven selecteren, De VEBIT documentatie en het overzicht op te roepen, Een periodieke backup te maken van op de computer opgeslagen voor de VEBIT keuringen relevante*- informatie. *minimaal: planning (indien digitaal) voor VEBIT relevante brieven, offertes, werkbonnen etc. 2.11 Afhandeling jaarlijkse surveillance audits De jaarlijkse surveillance audits worden schriftelijk afgehandeld. Een efficiënte afhandeling van deze audit geven mede aan dat het systeem goed loopt. De audit wordt door Aboma Certificering bv naar uw VEBIT contactpersoon gestuurd. Is binnen het bedrijf bekend wie de schriftelijke audit gaat afhandelen? Is bekend in welke periode de audit verwacht kan worden? Is de jaarlijkse interne bijeenkomst gepland vóór de verwachte schriftelijke audit? Is de controle van de documentatie, gereedschap, steekproeven enzovoort gepland voor de jaarlijkse interne bijeenkomst? Zie hiervoor ook punt 2.1 van deze richtlijn. Vebit richtlijn 2012 versie 1 0 4_4.doc Pagina 14 van 14