Agenda van de Algemene Vergadering op vrijdag 11 april 2014 in ons clubhuis te Heerhugowaard. De aanvang is 20.15 uur. Agenda: 1 Opening 2 Mededelingen 3 Ingekomen stukken 4 Notulen algemene jaarvergadering 2013 Deze zijn te vinden op de website www.kcwf.nl vanaf 30 maart 5 Jaarverslag over het jaar 2013. Te lezen op de website www.kcwf.nl 6 Jaarverslag penningmeester over het jaar 2013. De stukken staan vanaf 27 maart op onze website www.kcwf.nl. Leden die de stukken per post willen ontvangen kunnen vanaf die datum contact opnemen met het secretariaat. 7 Verslag kascommissie over het jaar 2013. Benoeming kascommissieleden voor het jaar 2014 8 Vaststellen begroting 2014. De stukken staan vanaf 27 maart op onze website www.kcwf.nl. Leden die de stukken per post willen ontvangen kunnen vanaf die datum contact opnemen met het secretariaat. 9 Voorstel voor het reserveren van 60.000,- voor onderkomen Den Helder 10 Vaststellen contributie 2015. 11 Collectebus (opbrengst 2013, bestemming 2014) 12 Mededelingen vanuit de diverse commissies 13 Benoeming bestuursleden a. Reglementair aftredend zijn mevr. J.F. Bakker-van de Woestijne, mevr. L. Donderwinkel en de heer J. de Jong. Zij stellen zich herkiesbaar. b. Tussentijds aftredend is mevr. D. v.d. Kruijs en de heer K. Dekker Een voordracht voor bestuurskandidaten vanuit de leden kan worden gedaan door tenminste 10 leden. Deze moet schriftelijk worden ingediend bij het bestuur en mag geen later poststempel dragen dan 4 april 2014 15 Rondvraag 16 Sluiting
Notulen van de Algemene Vergadering gehouden op vrijdag 19 april 2013 te Heerhugowaard Aanwezig: 38 leden Bericht van verhindering ontvangen van: dhr. Th. van der Horst, dhr en mw Bakker, dhr. H. de Jong, A. Elzinga, mw. A. Plaatsman, dhr en mw Jelderda, dhr en mw Verhoeven, mw. E. Laan, mw. S. Kraay en mw. L. van der Jagt. 1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 20.20 uur en heet de aanwezigen van harte welkom. De secretaris, mw. E. Bakker, is vanavond absent. Mw. D. van der Kruijs vervangt haar voor het notuleren van deze vergadering. 2. Mededelingen Op maandagavond 27 mei aanstaande vindt een Bijzondere Algemene Vergadering (BAV) plaats in verband met het vaststellen van de voorgestelde wijzigingen van de Statuten van de vereniging. 3. Ingekomen stukken Geen ingekomen stukken. 4. Notulen Algemene Vergadering van 20 april 2012 Er zijn geen vragen, op- of aanmerkingen op, of naar aanleiding van, de notulen van de vorige Algemene vergadering. Het verslag wordt bij deze vastgesteld. 5. Jaarverslag 2012 Er zijn geen op- of aanmerkingen over, of naar aanleiding van, het Jaarverslag 2012. Het verslag wordt goedgekeurd met dank aan de secretaris. 6. Jaarverslag penningmeester over het jaar 2012 De penningmeester geeft een toelichting op de cijfers. We hebben 2.000 minder gescoord dan begroot. Het blijkt dat de inkomsten van de vereniging met 13.000 zijn teruggelopen. Het bestuur heeft gemeend hier iets aan te moeten doen. Allereerst zijn de kantineprijzen met ingang van 1 april jl. verhoogd. Daarnaast wordt voorgesteld de cursusgelden te verhogen. Hierover meer onder agendapunt 10. Een verhoging van de cursusgelden is noodzakelijk omdat de laatste verhoging dateert uit 2008 en omdat de Btwverhoging (van 19% naar 21%) heeft geleid tot hogere kosten, iets wat niet van tevoren was voorzien. Er wordt een vraag gesteld over de kosten van de website. Deze blijken lager
uitgevallen dan begroot. De penningmeester verklaart dat dit wordt veroorzaakt door nog niet geïmplementeerde modules als intranet en versturen grote mailings (zoals Nieuwsbrieven). Vervolgens nog een vraag over de kosten van de sporthal ten behoeve van de Clubmatch, terwijl er geen clubmatch was georganiseerd. De penningmeester verklaart dat de rekening kwam in 2012, terwijl de kosten betrekking hadden op het jaar 2011 (in 2012 is naast de CAB-tentoonstelling, geen clubmatch georganiseerd). 7. Verslag Kascommissie over het jaar 2012. Benoeming kascommissieleden voor 2013 De Kascommissie bestaat uit mw. R. te Riele en dhr. D. Loots. Beiden konden helaas niet aanwezig zijn bij deze vergadering. Hun getekende verslag is in handen van de penningmeester. Uit hun schriftelijke verklaring, voorgelezen door de voorzitter, blijkt dat de Kascommissie op 9 maart 2013 bijeen is geweest. Men heeft geen onregelmatigheden geconstateerd. De kascommissie stelt voor om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid. De aanwezige leden stemmen hiermee in. Voor de nieuwe Kascommissie stellen zich beschikbaar mw. R. te Riele en dhr. R. ten Wolde. Reservelid is dhr. R. Hoekstra. 8. Vaststellen begroting 2013 Duidelijk is dat de vereniging vorig jaar meer vlees op de botten had. Voor dit jaar is krapper begroot. Er worden enkele vragen gesteld naar aanleiding van de begroting. Hieronder volgt de verklaring: 1. De Kring Den Helder heeft moeten uitwijken naar een ander terrein dat hogere kosten met zich meebrengt. 2. De kosten met betrekking tot internet boekhouden, posten 5612 en 5620 zijn per ongeluk omgedraaid. 3. De post 5639, overige verzekeringen. We hebben een extra verzekering afgesloten voor ongevallen op het veld. 4. Voor Frisbee (post 7065) bleek minder uitgegeven dan begroot. Als laatste wordt de opmerking gemaakt dat de bestanden in excel op internet waren geplaatst. Voorgesteld wordt om veiligheidsredenen de excel bestanden in het vervolg in Pdf te plaatsen. Volgend jaar worden de bestanden in pdf geplaatst. 9. Vaststellen contributie 2014 Het bestuur stelt voor de contributie in 2014 niet te verhogen. De vergadering gaat hiermee akkoord.
10. Mededeling deling over de opzet van de cursussen en de cursusgelden Het bestuur stelt voor de cursusgelden met 3,- per cursus te verhogen, en ook volgend jaar een verhoging door te voeren. De verhoging van 3,- gaat zo snel mogelijk in. Oude formulieren kunnen hiervoor gebruikt worden. De verhoging moet dan bij het oorspronkelijke bedrag worden opgeteld. Mogelijk is het gebruik van blanco formulieren zonder ingevuld bedrag efficiënter en goedkoper. Het bestuur belooft eea uit te zoeken. Vanuit de vergadering wordt voorgesteld de cursusgelden niet 3,-, maar 5,- per cursus te verhogen (voor zowel de fun- als de basiscursussen). Een reden is dat wilde verenigingen aanzienlijk duurder zijn terwijl de cursussen vaak korter duren. Door onze lage cursusprijzen kan het geloof in de kwaliteit van onze vereniging verminderen. We moeten oppassen dat we geloofwaardig blijven overkomen. Na enige discussie wordt hierover gestemd. De vergadering stemt unaniem in met een verhoging van 5,- per cursus. Daarnaast wordt unaniem besloten volgend jaar geen verhoging toe te passen. Over de opzet van de Basis en A-cursus ontstaat discussie. In de nieuwe opzet wordt getraind in kleinere groepen. Men is bang dat dit niet past binnen de benodigde veldruimte (er is meer veld nodig), en dat er niet voldoende instructeurs zijn. Besloten wordt dat de inhoudelijke discussie hierover verder moet worden gevoerd in de commissie Opleidingen. 11. Voorstel tot wijziging van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement Er zijn geen op- of aanmerkingen op de voorgestelde wijzigingen in de Statuten en het Huishoudelijk reglement. Om de voorgestelde wijzigingen te kunnen vaststellen, moet minimaal 2/3 deel van de leden aanwezig zijn bij de Algemene Vergadering. Dat is nu bij lange na niet het geval. Daarom wordt voorgesteld de voorgestelde wijzigingen te laten vaststellen tijdens de Bijzondere Algemene Vergadering (BAV) op maandag 27 mei 2013. Overigens wordt ook voorgesteld het artikel over het minimaal aantal benodigde leden voor een statutenwijziging, te wijzigen. 12. Collectebus (opbrengst 2012, bestemming 2013) De opbrengst van onze collectebus is tot nu toe 149,-. Kring Heiloo is hier nog niet in opgenomen zodat het totaalbedrag nog onbekend is. Voorgesteld wordt het bedrag te bestemmen voor Hulphond Nederland. De vergadering gaat hiermee akkoord.
13. Mededelingen vanuit de diverse commissies Aaiproject. Acht mensen met hun honden hebben meegedaan aan de cursus. De honden zijn getest. Drie vielen (om uiteenlopende redenen) af. Naast dat de hond betrouwbaar moet zijn voor het werk, moet de hond het ook leuk vinden om te doen. Uiteindelijk mochten vijf mensen met hun honden door. Vier mensen zijn geslaagd voor het theorie-examen (de andere persoon was niet aanwezig). De geslaagden hebben een badge en een sjaaltje ontvangen. De eerste combinaties zijn nu aan het werk. KK1, start in het najaar, eerste les op 16 september, waarschijnlijk Daalmeer te Alkmaar. Evenementen/activiteiten. De JongeHondendag wordt verplaatst naar september. De Stamboomloze- / rasloze honden wordt tegelijkertijd met de JongeHondendag georganiseerd. De dag wordt gehouden in Heerhugowaard. Er komen 4 showringen voor de jonge honden, en 2 voor de rasloze-/stamboomloze honden. Clubmatch. Wordt volgende keer georganiseerd in de Demoshal in Heerhugowaard. Pas in juni kunnen we duidelijkheid krijgen of we wel of niet weer in De Goorn terecht kunnen. Daarom is gekozen voor een alternatief: de Demoshal. Dag van de Hond. Is dit jaar op 26 mei. Opleidingscommissie. Eén van de belangrijkste activiteiten is de Kadercursus. Er zijn dit jaar 15 mensen gestart. Bij de Kadercursus zijn meerdere inleiders betrokken. Er zijn goede plannen met onze nieuwe sponsor, Royal Canin. Zij hebben landelijk bekende sprekers in hun midden. Dat geeft leuke mogelijkheden. Er heeft een pilot A in Heiloo gedraaid en een pilot Basis2 in Heerhugowaard. De cursussen worden goed bezocht. Groot compliment aan alle medewerkers voor hun inzet. Jan benoemt nog dat iedere Kring een eigen ziel heeft, die herkenbaar is voor iedereen. Gerard Groot noemt in dat verband nog dat hij te gast is geweest bij de Kring Hoorn tijdens de Dag van de Hond. Daar draaide een erg enthousiast team en er waren veel bezoekers. Redactie/Pr. Dit was het eerste jaar voor bestuurslid Yvonne de Groot. In dat jaar is er veel gebeurd. Vlak voor de CAC tentoonstelling stopte onze sponsor er mee. Er moest naarstig op zoek worden gegaan naar een andere sponsor. Gelukkig bleek Royal Canin bereid ons te sponsoren. De eerste veranderingen in het Clubblad waren zichtbaar in het eerste half jaar. Helaas stopt Wendy Soeters met haar redactiewerk van het Clubblad. Sandra Verschuur is bereid gevonden een bijdrage te leveren.
De promotiestand is verbeterd. En Kring Heiloo en Heerhugowaard krijgen nieuwe borden. Op de website zijn verbeteringen aangebracht. De informatie vanuit de Kringen moet er nog op. We hebben berekend dat we in 37 jaar 888.000 etiketten hebben geplakt op de clubbladen. Na 37 jaar is de Plak- en verzendploeg gestopt. Hun werk wordt overgenomen door drukker Steenman, die de blaadjes in het vervolg drukt, sealt, plakt en verstuurt. De reden hiervan is dat SW-bedrijf Op Maat steeds problemen gaf in een tijdige verzending van ons Clubblad. dhr. R. Hoekstra merkt op niet te begrijpen waarom de keuze is gemaakt om de plaken verzendploeg af te schaffen. Hierdoor gaan de kosten omhoog terwijl de vereniging moet bezuinigen. De voorzitter antwoordt dat een tijdige, goede levering van het clubblad belangrijk is. De kostenstijging is in verhouding laag. Dhr. R. Hoekstra geeft aan dat het destijds een slechte keuze was om naar Op/Maat te gaan. Mw. I. Bleeker merkt op dat zij het opzeggen per mail van de werkzaamheden van de plak- en verzendploeg, niet echt respectvol vindt. De voorzitter zegt haar oprechte waardering uit te spreken voor de ploeg. Er zijn nu drie leden van de ploeg aanwezig. Onder dankzegging ontvangen de ploegleden een bon en een bloemetje. Communicatie. Mw. D. van der Kruijs doet verslag over het afgelopen jaar. Zij heeft de flaps van de laatste beleidsbijeenkomst over de visie en missie van de vereniging meegenomen en opgehangen. Uit deze bijeenkomst is de volgende slagzin ontstaan de KCWF, een vereniging voor mensen met honden, door hobby, sport en spel in harmonie met elkaar verbonden. Er ontstaat discussie over de niet altijd even beste communicatie binnen de vereniging. Waarom doen we nog steeds zo weinig aan pr? We staan niet in de gemeentegidsen, we ontbreken op jaarmarkten, enz. Bevestigd wordt dat we ons naar buiten toe nog onvoldoende profileren. We willen hier graag meer aan doen, maar het ontbreekt ons aan tijd. 14. Benoeming bestuursleden a. Reglementair aftredend is de voorzitter mevrouw J. Moritz. Zij stelt zich herkiesbaar. Er zijn geen tegenkandidaten aangedragen, zodat mw. J. Moritz wordt herbenoemd tot voorzitter. b. Reglementair aftredend zijn mevr. C. Meijne-van Elven en de heer J. Duivenvoorden. Zij stellen zich herkiesbaar. Ook voor hen zijn geen tegenkandidaten aangedragen. Zij worden herbenoemd. We maken graag van de gelegenheid gebruik om één van onze commissieleden extra te bedanken voor haar meer dan gewone inzet voor de KCWF. Monque Morsch maakt al jaren deel uit van de Opleidingscommissie, daarnaast beheert zij de achterkant van
onze website. Monique heeft privé een zware tijd achter de rug. Vanwege de hoeveelheid werk die zij de afgelopen jaren heeft verzet en haar lange tijd actief zijn voor de vereniging, krijgt Monique de Bouwsteen uitgereikt. 15. Rondvraag Hiervan wordt geen gebruikt gemaakt. 16. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering, onder dankzegging voor de aanwezigheid en inzet van de aanwezige leden.