Algemene Ledenvergadering Maandag 27 november 2017, TivoliVredenburg Utrecht Vergaderstukken Vereniging voor Podiumtechnologie Funenpark 1 1018 AK Amsterdam tel. 020-6161238 secretariaat@vpt.nl, www.vpt.nl Vergaderstukken ALV 27 november 2017 1
Agenda Algemene Ledenvergadering 27 november 2017 15.30 uur Voorwoord 15.45 uur Aanvang Algemene Ledenvergadering 1. Opening ALV 2. Vaststelling agenda 3. Mededelingen 4. Vaststellen Verslag Algemene Ledenvergadering 13 april 2017 (Bijlage 1) 5. Jaarcijfers 2016 en begroting 2018 (MONDELINGE TOELICHTING) 6. Vaststelling contributie 2018 (Bijlage 2) 7. Rondvraag 8. Sluiting 16.15 uur Werkgroep 2020, stand van zaken 17.00 uur Netwerkborrel Deze middag wordt mede mogelijk gemaakt door: Vergaderstukken ALV 27 november 2017 2
BIJLAGE 1 (behorende bij agendapunt 4) Verslag Algemene Ledenvergadering 13 april 2017 Verslag ALV 13 april 2017 Locatie: Event17, Jaarbeurs Utrecht Aanwezig: deelnemerslijst ter inzage Achter de bestuurstafel: Henk Kroon (interim voorzitter); Jeroen Seeboldt (secretaris); Antoinette Wijffels (interim penningmeester); Maaike Westinga; Bob Ages; Rick Liesveld; Jelle van der Holst; Els Wijmans (directeur) 1) Opening Henk Kroon heet de aanwezigen welkom en bedankt ook ere-lid Frits van den Haspel voor zijn komst. Gerbrand Borgdorff, in de vorige ALV afgetreden als secretaris, is ook aanwezig en Henk maakt van deze gelegenheid gebruik om hem te bedanken voor zijn inzet voor de VPT. Ook de inzet van Gerda Kroeze-Knol (in de vorige ALV afgetreden als voorzitter) en Marc Kocks wordt gememoreerd. Deze ALV staat in het teken van het vaststellen van de begroting 2017 en het kiezen van een voorzitter VPT. 2) Vaststelling agenda Frits van den Haspel mist op de agenda de voortgang van het beleidsplan. Henk licht toe dat er wel op de agenda speerpunten 2017 staat, dat gaat over het laatste stukje van het huidige beleidsplan. In de loop van het jaar zal het nieuwe beleidsplan ontstaan, onder andere met input van Werkgroep 2020. Op reikwijdte en doelstelling van Werkgroep 2020 zal bij agendapunt 5 worden ingegaan De agenda wordt vastgesteld. 3) Mededelingen Antoinette Wijffels wijst er op dat in dezelfde ruimte als waar de ALV is, eerder die dag de Vereniging voor Evenementmakers en de Managers in de Muziek vergaderd hebben; het is goed om met de VPT op een plek te zijn die aansluit bij de breedte van de Vereniging. 4) Verslag Algemene Ledenvergadering 13 februari 2017 Henk Kroon gaat het verslag per pagina tekstueel en naar aanleiding van door. Er zijn geen opmerkingen. Het verslag wordt vastgesteld. Op een persoonlijke noot wil Henk Kroon nog iets zeggen over de vorige ALV: het heeft Henk bijzonder getroffen dat de bestuursleden zelf kozen voor hun aftreden. Bestuurslid zijn van de VPT is een onbezoldigde positie en Henk heeft veel respect voor de inspanningen van de afgetreden bestuursleden; daarbij is ook respect voor de inspanningen van kantoor en medewerkers op zijn plaats. 5) Speerpunten 2017 Henk Kroon wijst er op dat in de afgelopen ALV misschien onduidelijkheid is ontstaan over de positie van Werkgroep 2020: die werkgroep is een adviesorgaan aan het bestuur en het is de rol van bestuur en directeur om een concreet beleidsplan te maken. Binnen het bestuur wordt de portefeuilleverdeling opnieuw bekeken. Er moeten korte lijnen tussen leden en bestuur komen. Het bestuur zal er voor zorgen dat in september 2017 de begroting voor 2018 aangenomen kan worden door de leden. De situatie zoals in september 2016 is voorgekomen dat de leden de begroting voor 2017 niet konden accepteren, mag niet nogmaals gebeuren. 6) Facebook en de VPT Bob Ages licht dit punt toe: Via Facebook dagelijkse berichten vanuit en voor de leden, met als gevolg betere zichtbaarheid van de VPT. VPT Academy activiteiten kan je adverteren op Facebook, dan heb je een veel groter bereik (ook onder jongeren). Zichtlijnenartikelen kan je al vóór publicatie posten. We gaan de discussie aan, laat zien wat Zichtlijnen te bieden heeft. Uit de zaal komt een vraag of er ook rekening gehouden wordt met de noodzaak van een moderator die de Vergaderstukken ALV 27 november 2017 3
discussies in de gaten houdt. Dat is in eerste instantie niet de bedoeling, discussies op Facebook hebben niet op dezelfde wijze een moderator nodig als fora op een website. Het streven is: Eind van het jaar een verdubbeling van het aantal likes ten opzichte van nu. Hierdoor meer bezoekers activiteiten, meer leden. 7) Voordracht voorzitter VPT Het huidige bestuur heeft Henk Kroon verrast: er is een goede dynamiek, daadkrachtige ondernemers die nu zijn toegetreden geven nieuwe energie. In die geest heeft Henk het tijdelijk voorzitterschap op zich genomen. Maaike Westinga licht de voordracht van Henk Kroon als voorzitter VPT toe: Statutair gezien stelt het bestuur iemand voor, de leden stemmen daarover. In het verleden is er altijd iemand van buitenaf aangezocht. Daar wijkt dit bestuur van af. De rol van de voorzitter zoals dit bestuur die ziet, is iemand die een gelijkwaardige rol aan alle bestuursleden heeft. Er is werk aan de winkel en dat wil dit bestuur gezamenlijk doen. Henk Kroon heeft na de afgelopen ALV op natuurlijke wijze de tijdelijke voorzittersrol vervuld. Zijn visie daarop wordt gedeeld door het voltallige bestuur. De voordracht aan de ALV is dan ook om Henk Kroon te benoemen als voorzitter. Henk Kroon wordt bij acclamatie verkozen tot voorzitter. Hij dankt de ALV voor het vertrouwen. 8) Begroting 2017 Antoinette Wijffels is interim penningmeester. Het is de bedoeling om deze functie in de komende anderhalf jaar aan Maaike Westinga over te dragen. Het huidige bestuur heeft met nog meer zekerheid dan er afgelopen januari bestond, de begroting 2017 gemaakt. Het bestuur ziet geen reden om voorzichtig te begroten. Er staan 2 scenario s in de vergaderstukken: scenario 1 is realistisch op dit moment, scenario 2 is de ambitie waarnaar gestreefd wordt. Gerbrand Borgdorff wil graag weten wat er ten opzichte van afgelopen januari is veranderd dat er nu niet conservatief wordt begroot? Antoinette licht toe dat inmiddels het eerste kwartaal is afgesloten, er is meer informatie beschikbaar. De contributiefacturen zijn verstuurd, er zijn subsidieaanvragen gedaan, er zijn langlopende afspraken over adverteren in Zichtlijnen gemaakt Er ontstaat met de zaal een discussie of de gepresenteerde begrotingen uitgaan van een ledenaanwas. Nee, er is nog steeds sprake van een ledenafval, maar heel veel minder dan eerst ingeschat. Ter informatie van de leden is er ook bij beide scenario s een balanspositie opgenomen in de vergaderstukken. Er wordt gestemd over scenario 1 van de begroting 2017. Er is geen verzoek tot schriftelijk stemmen, dus er wordt bij handopsteking gestemd. Met slechts één stem tegen, wordt de begroting aangenomen. 9) VPT Academy 2017 Els Wijmans licht toe dat er sinds het publiceren van de vergaderstukken, extra activiteiten in de VPT Academy zijn bijgekomen. Zij zijn als hand-out bij de vergadering beschikbaar. De VPT Academy bestaat uit grote Vakmeetings en intiemere Expertmeetings. In de Eventweek Zoomvlietcollege in mei wordt een speciale actie voor Young Professionals gehouden. In oktober organiseert de VPT weer de tweedaagse cursus Veilig werken met elektronische installaties. De eerstkomende VPT Academy Programmaraad staat helemaal in het teken van CUE2018 en zal op 26 april plaatsvinden. Daar hebben alle VPT-leden een uitnodiging voor ontvangen. 10) Rondvraag Henk Kroon maakt van de rondvraag gebruik om mee te delen dat Jeroen Seeboldt de functie van secretaris heeft. Tevens wordt het kantoor bedankt voor de organisatie van de ALV. Henk wijst nogmaals op de nieuwe dynamiek, er is remmende wrijving geweest tussen bestuur en VPT-directie maar dit bestuur heeft een positieve insteek. Han Ellenbroek: compliment voor nieuwe voorzitter veel succes voor bestuur in deze nieuwe samenstelling. Henk de Haas: veel succes voor het bestuur. Hij zet zich in voor de Young Professionals en hoopt op vooruitgang. 11) Sluiting Henk Kroon bedankt de aanwezigen voor hun komst en sluit de vergadering. Vergaderstukken ALV 27 november 2017 4
Bijlage 2 bij Agendapunt 6: Contributie 2018 Het bestuur stelt voor de contributiebedragen per VPT-lid in 2018 niet te wijzigen ten opzichte van 2015-2017: Persoonlijk lidmaatschap 95,00; Student lidmaatschap 59,65; Senior lidmaatschap 59,65; Non profit normaal lidmaatschap 450,00; Non profit extra lidmaatschap 750,00; ZZP-/Eénmansbedrijf lidmaatschap 289,85; ZZP-lidmaatschap met lidmaatschap MKB-Nederland 389,85 Bedrijfslidmaatschap 750,00; Bedrijfslidmaatschap met lidmaatschap MKB-Nederland 850,00 Vergaderstukken ALV 27 november 2017 5