Registratie niet ingeschreven WWB-ers Productbeschrijving 1. Het product Registratie niet ingeschreven WWB-ers Het product Registratie niet ingeschreven WWB-ers voor gemeenten bestaat uit gegevens over bijstandsgerechtigden die niet zijn ingeschreven bij UWV. Elke 2 maanden ontvangt u actuele gegevens over het aantal niet ingeschreven personen dat recht heeft op een bijstandsuitkering in uw gemeente. Om een bijstandsuitkering te krijgen, moet iemand zich inschrijven bij UWV en om tijdens zijn uitkering ingeschreven te blijven staan. Deze inschrijvingsgegevens helpen gemeenten om een sluitende registratie van werkzoekenden te krijgen. Gemeenten kunnen daarmee zorgen voor een juiste en actuele registratie van personen met recht op een bijstandsuitkering en zo ook meer transparantie bieden voor de arbeidsmarkt. 2. Wat ontvangt u van ons? De informatie die u van ons ontvangt, is ingedeeld in 3 niveaus. Gemeenteniveau Informatie op gemeenteniveau is alleen in te zien door de gemeente met toegang tot deze specifieke gegevensset. Het betreft toegang tot het BSN van WWB gerechtigden die niet zijn geregistreerd. Dit product is gebaseerd op loonaangiftegegevens uit de UWV Polisadministratie, die vervolgens zijn getoetst aan de inschrijvingsinformatie uit het UWV systeem Sonar. U ontvangt een bestand met het burgerservicenummer (BSN), het loonheffingsnummer en de gemeentecode. Arbeidsmarktniveau De informatie op regionaal arbeidsmarktniveau is in te zien door de gemeenten die deel uitmaken van een bepaalde arbeidsmarktregio. U krijgt een overzicht per arbeidsmarktregio met daarin uitgesplitst per gemeente het: - aantal bijstandsgerechtigden; - aantal en het percentage niet ingeschreven bijstandsgerechtigden; U ziet ook de eindtotalen op arbeidsmarktniveau. Landelijk niveau Informatie op landelijk niveau is in te zien door alle gemeenten. U krijgt een overzicht van het: - aantal bijstandsgerechtigden van alle arbeidsmarktregio s; - aantal en het percentage niet ingeschreven bijstandsgerechtigden; U ziet de eindtotalen op landelijk niveau. U ontvangt het product Registratie niet ingeschreven WWB-ers in een kommagescheiden bestandsformaat (Comma Separated Values, CSV). We zetten de levering elke twee maanden voor u klaar op het portaal Mijn Gegevensdiensten. pagina 1 van 9
3 Leverkalender In de leverkalender ziet u wanneer de gegevens voor u beschikbaar zijn. Gegevens tot en met Plandatum beschikbaar in portaal Januari/Februari 29 januari 2015 Maart/April 30 maart 2015 Mei/Juni 2 juni 2015 Juli/Augustus 29 juli 2015 September/Oktober 29 september 2015 November/December 30 november 2015 pagina 2 van 9
Overzicht Vraag en Registratie niet ingeschreven WWB-ers Systeem Vraag 1 Hoe kom ik op het portaal Mijn Gegevensdiensten? U kunt een account aanvragen op onze website www.uwv.nl. Ga naar de sectie Zakelijk op onze homepage en kies Gegevensdiensten (http://www.uwv.nl/zakelijk/gegevensdiensten/welkegegevens-afnemen/index.aspx). Op deze pagina klikt u op de groene knop Account aanvragen op Mijn Gegevensdiensten. Op deze zelfde pagina kunt u ook de handleiding Toegang tot Mijn Gegevensdiensten downloaden. Vraag 2 Moet ik mijn abonnement bij het portaal Mijn Gegevensdiensten regelmatig verlengen? Nee, het abonnement op de levering is zonder einddatum. Het account dat u heeft aangemaakt op het portaal Mijn Gegevensdiensten hoeft u niet te verlengen. Vraag 3 Waarom is gekozen voor de Polisadministratie van UWV? Gegevensdiensten van UWV verzamelt en beheert met de Polisadministratie alle gegevens over de inkomens, uitkeringen en arbeidsverhoudingen van alle burgers in Nederland. De Polisadministratie bevat dus de actuele gegevens van alle WWB-gerechtigden. De keuze voor de Polisadministratie is vooral ingegeven door het feit dat het efficiënter en goedkoper is dan als de gemeenten zelf de lopende WWB-gevallen moeten aanleveren. Vraag 4 Wat is Sonar? Sonar is een landelijk klantvolgsysteem waar werkzoekenden staan geregistreerd met personalia, beroepen, arbeidsverleden, opleidingen etc bij Werkbedrijf van UWV staan ingeschreven. Klanten worden in dit systeem geregistreerd als zij zich via de E-intake inschrijving werk op Werk.nl hebben ingeschreven. Het is ook mogelijk dat de professional van de gemeente een klant in Sonar registreert. Dit gebeurt veelal als de klant niet digivaardig is. Vraag 5 Kan ik als gemeente de gegevens gebruiken c.q. bewerken als input voor het eigen systeem, is het een Excel formaat? Het formaat van de geleverde bestanden is punt-komma gescheiden (.csv). Het bestand bevat de gegevenselementen burgerservicenummer (BSN), loonheffingsnummer en gemeentecode. Deze bestanden zijn eenvoudig om te zetten in Excel-formaat: de gegevens staan telkens per BSN in één cel in kolom A geplaatst, maar dit kunt u splitsen door in Excel kolom A te selecteren en te kiezen voor data en vervolgens tekst naar kolommen. Bij die optie kiest u als scheidingsteken voor de komma (,). Na deze bewerking vindt u in kolom A de BSN's van de personen die een WWB-uitkering ontvangen, maar NIET staan ingeschreven als werkzoekende. In kolom B het loonheffingsnummer van de betreffende gemeente en in kolom C de gemeentecode van de betreffende gemeente. pagina 3 van 9
Vraag 6 Via Stekker 4 only heeft mijn gemeente toegang tot het Gemeentelijk Informatie Portaal (GIP), kan ik deze gegevens in dit portaal inzien? GIP als bron voor managementinformatie is alleen beschikbaar voor gemeenten die op stekker 4 zijn aangesloten. Veel gemeenten zijn (nog) niet hierop aangesloten en zouden daarom geen inzicht hebben in de stand van zaken niet geregistreerde WWB ers. Alle gemeenten dienen toegang te hebben tot deze gegevens en het portaal Mijn Gegevensdiensten voorziet hierin en tevens wordt voldaan aan de wettelijke grondslag c.q. proportionaliteit. GIP heeft geen beperkende inzage functionaliteit. pagina 4 van 9
Product Vraag 1 Waar vind ik informatie over het product Registratie niet ingeschreven WWB-ers? U kunt de productbeschrijving en het aanvraagformulier van de levering downloaden van onze website http://www.uwv.nl/zakelijk/gegevensdiensten/gegevens-afnemen-werk-inkomen/index.aspx#wwbgegevens-voor-gemeenten. Daarnaast kunt u meer informatie vinden op de site van VNG: https://www.vng.nl/onderwerpenindex/sociale-zaken/samenwerken-op-de-arbeidsmarkt/nieuws/uwvlevert-gemeenten-registratiegegevens-wwb-gerechtigden. Vraag 2 Hoeveel tijdsverschil zit er tussen de peildatum en de levering van de gegevens op het portaal Mijn Gegevensdiensten? Tussen de verzameling van alle WWB-ers en de levering van de niet ingeschreven WWB-ers zit een periode van 2 kalendermaanden. Vraag 3 Hoe zijn de gegevens van de niet geregistreerde WWB-ers tot stand gekomen? Vanuit de loonaangiftegegevens van de gemeenten zijn de BSN gegevens van de WWB gerechtigden (bron= Polis) vergeleken met de inschrijfgegevens in Sonar (op BSN niveau). De uitkomst van deze vergelijking is dat inzicht is verkregen welke WWB-er wel of niet bij UWV staat ingeschreven. De gemeenten ontvangen gegevens van alle personen, die ogv het adres in GBA staan ingeschreven in de gemeente. In de overzichten op het portaal Mijn Gegevensdiensten staan de niet ingeschreven WWBers woonachtig in de gemeente. Vraag 4 Zijn in deze levering ook andere uitkeringssoorten (bijvoorbeeld IOAW, IOAZ) dan de WWB meegenomen? Andere uitkeringssoorten dan de WWB zijn niet meegenomen. Vraag 5 Wiens verantwoordelijkheid is het dat de WWB gerechtigde wordt ingeschreven en ingeschreven blijft? Iedereen met een WWB uitkering is verplicht ingeschreven te staan bij UWV. Het is een verplichting die hoort bij een uitkering. De WWB gerechtigde is zelf verantwoordelijk voor het nakomen van de inschrijfverplichting en ingeschreven blijven staan. De gemeente dient hierop te handhaven. Vraag 6 Heb ik alleen toegang tot de gegevens van mijn eigen gemeente? De informatie die u van ons ontvangt, is ingedeeld in 3 niveaus: gemeente -, arbeidsmarkt- en landelijk niveau. Deinformatie op BSN-niveau is alleen door u zelf in te zien. De informatie op arbeidsmarktniveau, overzichten van de aantallen en percentages, is alleen in te zien door de gemeenten die deel uitmaken van een bepaalde arbeidsmarktregio. En de landelijke gegevens, overzichten van de aantallen en percentages, zijn door elke gemeente in te zien. pagina 5 van 9
Vraag 7 Een WWB-er kan een aantal keren voorkomen in de systemen, welke keuze is gemaakt en waarom? Dat een WWB-er meerdere keren voorkomt in systemen is voor deze levering niet relevant. Als er een of meerdere lopende WWB uitkeringen worden aangetroffen, dan krijgt de gemeente van de BSN 1 x de melding als er geen inschrijving als werkzoekende is aangetroffen. Vraag 8 Wat is de reden dat in het bestand alleen de drie velden BSN, loonheffingnummer en gemeentecode zijn opgenomen? Deze sleutelgegevens zijn voor de gemeente voldoende om de niet geregistreerde WWB gerechtigden te koppelen aan de eigen administratie. Het loonheffingsnummer is toegevoegd omdat de gemeente hiermee kan controleren of de gegevens zijn gebaseerd op de eigen aangifte of die van de andere gemeente. De BSN s worden namelijk op basis van de postcode van het woonadres van de burger in het GBA toebedeeld aan de betreffende gemeente. Vraag 9 Op welke wijze wordt Polisinformatie gebruikt? Gegevensdiensten selecteert alle lopende WWB-uitkeringen in de polis (=informatie loonaangifte bij de belastingdienst) Dat gebeurt op basis van de volgende criteria: - De aangifte moet zeker afkomstig zijn van een gemeente (het loonheffingennummer moet toebehoren aan een gemeente. Bijstand verstrekt door SVB wordt dus niet meegenomen) - We selecteren de WWB uitkeringen op basis van loonaangifte-element Uitkering in het kader van de Wet Werk en bijstand (WWB) (= code 43 in de loonaangifte) - We selecteren slechts de WWB uitkeringen die lopend zijn (deze bevatten geen einddatum) Uitgangspunt is dat de gemeente correct aangifte doet. Dat houdt o.a. in: - de WWB uitkering wordt onder de juiste code 43 (verantwoord) - Een beëindigde WWB uitkering wordt middels de loonaangifte op correcte wijze voorzien van een einddatum. Eventuele niet correcte data kunnen het gevolg zijn van onjuiste aangifte door de gemeente. Gemeenten worden verzocht vreemde/ onjuiste data te melden bij gegevensdiensten@uwv.nl. Indien de oorzaak ligt in een onjuiste aangifte dan zal UWV de gemeente informeren. Ook de belastingdienst wordt geïnformeerd, zodat die organisatie via de formele weg de gemeente verzoekt om het loonaangifte aan te passen. De gemeente hoeft hier natuurlijk niet op te wachten en kan ook direct zelf opdracht geven om de fout in de loonaangifte op te lossen. Zodra de loonaangifte weer correct verloopt zal de informatie in de daarop volgende levering van registratie WWB verbeteren. Bewerking door WERKBEDRIJF De polis levering is input voor een bewerking die door het werkbedrijf wordt gedaan. Werkbedrijf controleert of de lopende WWB-er is ingeschreven als werkzoekende (o.b.v. Sonar). Is dat niet het geval dan wordt het betreffende BSN in de levering registratie WWB aan de gemeente geleverd. Het BSN wordt op basis van woonadres in het GBA toegerekend aan de gemeente (dus niet aan de gemeente die de loonaangifte WWB heeft ingestuurd). Doorgaans is de woongemeente ook de gemeente die de loonaangifte WWB doet. Bij incidentele gevallen kan het voorkomen dat een gemeente een BSN aantreft, waarbij de WWB-er wel in de gemeente woont, maar de WWB-uitkering ontvangt van een andere gemeente. pagina 6 van 9
Vraag 10 Ik heb op de lijst personen staan die geen uitkering hebben. Waar kan ik dit melden zodat dit aangepast wordt? Dit kunt u d.m.v. een loonaangifte (met een einddatum) bij de Belastingdienst doen. Let hierbij wel op met het volgende: Als er na de aangifte waarin de beëindiging staat opnieuw aangiftes moeten worden gedaan (nabetalingen of terugvorderingen) en de einddatum uitkering blijft ongewijzigd, dan moet in iedere vervolgaangifte de einddatum van de inkomstenverhouding worden opgeleverd. Als dat niet gedaan wordt, dan wordt de einddatum van de inkomstenverhouding in Polis gewist en dan lijkt het dus een openstaande inkomstenverhouding. pagina 7 van 9
Kwaliteit Vraag 1 Hoe betrouwbaar zijn de gegevens van de Polisadministratie van UWV? Meer dan 99% van alle ontvangen loonaangifteberichten (uitgezonderd afgekeurde en in behandeling genomen uitval) worden opgeslagen in de Polisadministratie en zijn tijdig beschikbaar voor afnemers van loonaangiftegegevens op werknemersniveau. Fouten in de loonaangifte of loonaangiftes die te laat zijn ingediend, kunnen een negatief effect hebben op de kwaliteit van deze levering. Vraag 2 Hoe actueel is de informatie over de niet geregistreerde WWB-ers? De gegevens, die u in de loop van de maand ontvangt zijn, zijn de geldende gegevens op de laatste dag van de voorgaande maand. De lopende WWB-gevallen worden verkregen uit de loonaangifte, die de gemeente in de maand voorafgaande aan de levering heeft gezonden aan de Belastingdienst. Doorgaans doet de gemeente aangifte van de WWB-uitkering van de maand daarvoor. Dus het gegeven dat er een lopende WWB-uitkering bestaat is in het uiterste geval de stand van de maand van levering minus 2. Deze gegevens worden vergeleken met de inschrijfgegevens van het Werkbedrijf die gelden op de laatste dag van de maand voorafgaande aan de levering. Voorbeeld: Leverdatum = 28 maart 2014 Peilmoment controle op lopend WWB geval = 31 januari 2014 of recenter Peilmoment controle inschrijving werkzoekende = 28 februari 2014 pagina 8 van 9
Overig Vraag 1 Hoe is het geregeld als mijn gemeente onderdeel is van een Intergemeentelijke Sociale Dienst (ISD)? De gegevens van de niet ingeschreven WWB-ers worden per gemeente verzameld en per gemeente beschikbaar gesteld in het portaal Mijn Gegevensdiensten. Elke gemeente kan hier zijn eigen gegevens ophalen. Indien een Intergemeentelijk Sociale Dienst de aanvraag voor dit gegevensproduct indient, dan krijgt deze het recht om namens de gemeenten, die de uitvoering van de WWB hebben overlaten aan de ISD, de gegevens via het portaal Mijn Gegevensdiensten te downloaden. Vraag 2 Wordt in de telling rekening gehouden met het opschuiven van de Wettelijke Pensioengerechtigde leeftijd? Zolang de klant WWB heeft, komt deze in de vergelijking voor. Zodra de klant AOW ontvangt, komt deze niet meer in de vergelijking voor aangezien de klant dan geen lopende WWB-uitkering heeft. Vraag 3 Heeft de Regiomanager van Werkbedrijf van UWV ook inzicht in deze gegevens? Het Regiomanagement heeft via het portaal Mijn Gegevensdiensten geen inzicht in de gegevens op BSN niveau van uw gemeenten. Zij ontvangen wel overzichten van de aantallen en percentages van niet geregistreerde WWB-ers per gemeente, per arbeidsmarktregio en het landelijke beeld. Deze generieke informatie wordt via een intern kanaal aan hen ter beschikking gesteld. pagina 9 van 9