De eerste tips en trucs

Pagina 1 van 9 Tips en Trucs migratie Promedico-VDF naar ASP Jaargang 2006, versie 1.0 Tips en trucs voor Promedico De eerste tips en trucs Dit document is een verzameling van handigheden uit de cursus Promedico op Orde voor praktijken die op het punt staan over te gaan naar Promedico-ASP. U kunt de in dit document genoemde tips en trucs naar eigen idee wel of niet gebruiken. Promedico is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze tips en trucs. Inhoudsopgave 1. Nooit te vroeg om mee te beginnen 2. Eén tot twee weken voor de proefconversie 3. Eén tot twee dagen voor de definitieve uitspoel 4. De laatste dag in VDF 5. Op de eerste dag 6. Praktijkverslag: de migratiestappen van een praktijk in Noord Holland 7. Praktijkverslag: tips van een praktijk in Apeldoorn

Pagina 2 van 9 1 Nooit te vroeg om mee te beginnen a. Maak zoveel mogelijk problemen aan!! In alle moderne HISsen, moet- op instigatie van het NHG- elk contact gekoppeld worden aan een episode. We kennen VDF problemen, die min of meer hetzelfde zijn, maar dat wordt niet door iedereen even consistent gebruikt. Omdat het nu eenmaal erg bewerkelijk is. In Promedico-ASP kun je daar, net als bij alle andere moderne HISsen eenvoudig weg niet omheen. Dat zie je nog wel op de scholing. Het betekent praktisch dat ook elk herhaalrecept aan een episode gekoppeld moet worden. Dat geeft de eerste drie maanden zeer veel extra werk voor de assistente. Maar ook voor de arts. Nu is niet voor alle medicatie direct duidelijk waarvoor iets wordt voorgeschreven. Is de metoprolol nu voor de hypertensie of de migraine? Maar voor andere medicatie als salbutamol of tolbutamine natuurlijk wel. Het is dus zaak zoveel mogelijk episodes klaar te hebben bij de patiënten die voor herhaal medicatie komen. Dan kan de assistente meestal zelf al koppelen. Alle problemen in Promedico VDF worden een episode in Promedico ASP. Ga de komende tijd dus bij alle consulten even na of er misschien bij de patiënt die voor je zit nog een probleem aangemaakt moet worden. Dit gaat sneller dan later in Promedico-ASP tijdens een herhaalrecept een episode aan te moeten maken. Dan moet je ook weten dat er geen ruiters meer bestaan in Promedico-ASP. Bij de conversie worden sommige ruiters omgezet in een episode. Zo wordt de ruiter DM vervangen door de episode Diabetes, T90. Een lijstje van alle ruiters die worden omgezet in een episode staat elders in dit document en in het conversie document. Maar niet altijd lukt het. Onder de ruiter LO vallen verschillende longaandoeningen als COPD/emfyseem, chronische bronchitis en verschillende vromen van astma. Die ruiter kan dus niet eenduidig worden omgezet naar een ICPC(sub)-code. LO wordt dus een episode die wordt aangeduid met longziekte, maar zonder ICPC code. Hetzelfde geld voor CV en OV Let dus op voor welke ruiters je de short-cut neemt. Bij JI (jicht) en HC (hypercholesterolaemie), maar ook HY (hypertensie) heb je dat probleem niet. b. Let op eigen ruiters! Er zijn praktijken die om verschillende redenen eigen ruiters gedefinieerd hebben. Bij voorbeeld om aan te geven naar welke apotheek de recepten moeten. Of D1 en D2 om onderscheid te maken tussen het type diabeet. Deze ruiters staan niet in de lijst van het NHG. Houdt er rekening mee dat die NIET geconverteerd worden. Je kunt dus tevoren een bestand maken en printen (pr 808). Overigens hoeven de apotheekruiters niet meer: als 1.in PATIENTGEGEVENS in Promedico-VDF de apotheek gekoppeld is een patiënt, EN 2. als de apotheek in pr. 150 een AGBcode heeft gekregen, dan wordt na de conversie de apotheek vanzelf gekoppeld.

Pagina 3 van 9 c. De ruiter tabel: Welke ruiters worden episode? ruiter Betekenis Conversie Opmerking AA Alcohol abusis Probleem: ICPC P15 Sommigen gebruiken AA voor verslavingsproblemen in het algemeen! CV Cardiovasculaire ziekten Probleem: Cardiovasculiare ziekten, geen ICPC DM Diabetes mellitus Probleem: ICPC T90.0 D1 en D2 worden niet geconverteerd: eerst DM van maken? HC Hypercholesterolaemie Probleem: ICPC T93 EP Epilepsie Probleem: ICPC N88 (alle vormen) HY Hypertensie Probleem: ICPC K86 (K87 is hypertensie met orgaanbeschadiging!) JI Jicht Probleem: ICPC T92 LO CARA longziekte Probleem: Longziekte, geen ICPC OV Overgevoeligheid Probleem: Allergie, geen ICPC Behalve als A12 of A85 al gegeven is. RI Renale insufficiëntie Probleem: ICPC U99.1 + contra indicatie 137 wordt gemaakt SF Somatische fixatie Probleem: ICPC P29 (P29: andere psych. sympt. ) SH Slechthorend Probleem: slechthorend, geen ICPC SZ Slechtziend Probleem: ICPC F94 TS Tentamen suicidi Probleem: ICPC P77 UP Ulcus pepticum Probleem: Ulcus pepticum, geen ICPC Behalve als D85 of D86 al gegeven is. + contra indicatie 158 wordt gemaakt d. Ruiters automatisch omzetten naar Problemen. Met pr 246 zijn ruiters automatisch om te zetten naar een probleem met ICPC code. Met name voor de eigen codes kan dai zinvol zijn, of bijvoorbeeld in combinatie met een zoekactie in programma 808 of 814 waarbij aan de gezochte patiënten een ruiter is toegekend. Zie de bijlage in de conversie handleiding.

Pagina 4 van 9 e. De ruiters naar episode: ook nadelen Je weet inmiddels dat het het beste is om nu nog in Promedico-VDF zoveel mogelijk problemen aan te maken. Die worden dan een episode in Promedico-ASP en die episodes heb je weer nodig om te koppelen aan de (herhaal) recepten. Want als je een episode nog niet hebt aangemaakt, dan moet je dat alsnog doen tijdens het uitschrijven van het recept en dat houdt erg op. De ruiters worden ook naar een episode vertaald, maar er zit dan aan een aantal geen ICPC-code aan vast (zie tabel). Zodat je vaak toch nog een paar extra handelingen moet verrichten bij het maken van een herhaalrecept. Wanneer je zeker weet dat je (bijna) alle diabetici voorzien hebt van een probleem diabetes, dan kun je het best voorafgaand aan de conversie bij alle patiënten de ruiter voor diabetes verwijderen. Dat kun je in één klap doen in Promedico-VDF in pr. 174. Doe je dat niet, dan krijg je in Promedico-ASP TWEE episodes diabetes, 1 van het probleem en 1 van de ruiter. Je kunt die overigens wel gemakkelijk samenvoegen. Hetzelfde geldt voor de ruiter voor longziekten. Je kunt ook ruiters toekennen aan groepen van patiënten, bv na een zoekactie in pr 808 of 814. Je kunt ook ruiters omzetten in andere ruiters in pr. 174. Misschien kun je dat creatief gebruiken bij de voorbereidingen van de conversie. f. Heeft elke patient een apotheek? In Promedico-ASP kunnen de recepten in principe elektronisch naar elke apotheek gestuurd worden. Als je nu al met Promedico-VDF de recepten elektronisch verstuurd, dan heb je elke patiënt aan een apotheek gekoppeld. Geen probleem. Maar wanneer je alle recepten nog print en meegeeft of faxt: denk er serieus over na de koppelingen in Promedico-VDF te maken, zodat je er in Promedico-ASP klaar voor bent. Het is namelijk in Promedico-VDF eenvoudig de patiënten aan een apotheek te koppelen. Met programma 182 kunt U massaal het veld apotheek vullen. Dat werkt overigens alleen als (bijna) alle patiënten bij dezelfde aptheek zitten. In Promedico-ASP koppelen is bijna even bewerkelijk als per patiënt in VDF: je moet dan patiëntgegevens oproepen en bij tabblad Aanvullend muteren alvorens je de recepten maakt. En dat laatste kost toch al extra tijd de eerste drie maanden. In VDF in pr 140 op het scherm extra patientengegevens het veld appotheek vullen. De betreffende apotheken dan eest in pr 150 invoeren. (soort relatie= Apotheek, AGB code van de apotheek en niet die van de apotheker)) Je kunt er ook voor kiezen het elektronische receptenverkeer pas later, na zeg maar, een half jaar werkzaam te maken. Dan lopen de recepten zelf wel soepeler en is er meer tijd. Dus: patiënten koppelen aan apotheken? Doe het ruim voor de overgang, of ruim daarna. Massaal koppelen kan alleen in VDF! g. De voorgeschiedenis is history Bij het voeren van een modern EMD is volgens het NHG geen plaats meer voor de voorgeschiedenis. Het is voldoende een overzicht van open en gesloten episodes te hebben.

Pagina 5 van 9 Er zullen niet veel Promedico-VDFgebruikers zijn die de diagnoses in de voorgeschiedenis ook op de probleemlijst hebben ingevoerd. Dat betekent dat de voorgeschiedenis helemaal niet zou meegaan naar Promedico-ASP. Daarvoor is de volgende oplossing bedacht: Alle regels van de voorgeschiedenis komen in een aparte episode, genaamd HISTORIE. Wanneer je Promedico-ASP gebruikt worden is het de bedoeling dat de voorgeschiedenisregels verder niet meer wodte bijgewerkt. Alle diagnoses komen in een bestaande of nieuwe episode. Wanneer je toch geen afscheid kunt nemen van de voorgeschiedenis en je wilt de HISTORIE actueel houden, dan zul je belangrijke gebeurtenissen en diagnoses dubbel moeten registreren: eenmaal in de episode en eenmaal in de HISTORIE. Maar niet tegen het NHG vertellen, want dat is eigenlijk niet de bedoeling. h Opschonen patiëntenbestand. Waarneempatienten en passanten worden wel of niet meegenomen met conversie, volgens eigen opgave. Ze niet allemaal mee moeten maar bijvoorbeeld alleen die patiënten die de laatste periode niet meer geweest zijn kunnen de overige gewist worden met programma 710 optie 5 en 6. Ook is het zo mogelijk om alle pateiten met een bepaalde reden van vertrek (bijvoorbeeld alle overleden patiënten) te wissen. Bedenk wel dat U alle medische gegevens 15 jaar moet bewaren. Een CD heeft niet zo n lang leven, dus printen op papier of naar bestand op een harde schijf met backup faciliteiten zijn opties. 2. Eén tot twee weken voor de proefconversie b. Voorlichting: een gewaarschuwd patient telt voor half! In het begin moet iedereen nog wennen aan het nieuwe HIS en misschien gaat alles niet zo snel als men gewend is. Of gaat er soms iets niet helemaal goed. Daarom is het wel zo verstandig de patiënten tevoren op de hoogte te brengen van het feit dat er na een bepaalde datum gewerkt gaat worden op een nieuw systeem. Op de dag van de conversie plan je natuurlijk extra ruim, maar bestaat de kans dat het spreekuur langer uitloopt dan anders. Je kunt een poster ophangen met deze waarschuwende tekst. Of een beetje creatief met de term een ogenblikje geduld a.u.b. Ik heb een paar suggesties en stel die ter redactie en gebruik beschikbaar aan de minder creatieven of aan hen die geen tijd hebben.

Pagina 6 van 9 3. Eén tot twee dagen voor de definitieve conversie b. Overbodige en fictieve medewerkers verwijderen In Promedico-VDF staan mogelijk een aantal overbodige en fictieve medewerkers: zoals bijvoorbeeld de fictieve medewerker waar de ingelezen communicatie regels aan worden toegedicht. Alle waarnemers die in de praktijk konden inloggen staan in Promedico-VDF mogelijk nog als medewerkerof mensen in die allang niet meer in de praktijk werken. Deze gaan allemaal mee naar Promedico-ASP. Ze kunnen daar niet verwijderd worden, alleen maar geïnactiveerd. Wat is nu mooier dan de conversie meteen te gebruiken om dit op te schonen. Dit advies is in het kader van alles wat je kunt regelen vóór de conversie is beter gedaan ervoor dan later. Na de conversie heb je heel andere zaken aan het hoofd.) c.verschillende agenda s samenstellen Laat de assistente een overzicht maken van alle vaste tijden van spreekuur, overleg, leergesprekken met AIOS etc. Specificeer die per medewerker en zorg dat bijv. de leergesprekken bij AIOS én opleider zijn ingevuld. Maak een lijst van vrije dagen in de komende maanden ( nascholing, vakantie etc) Bedenk welke groepsagenda s je wilt maken (iedereen heeft een individuele agenda). Wij kiezen voor een agenda voor alle huisartsen en AIOS; eentje voor de POH s en eentje voor de assistente, waarin individuele agenda s lab, behandelkamer, bevolkingsonderzoek. Per disciplinegroep kunnen assistentes dan makkelijk zien waar er nog ruimte is. Op de ochtend van de overgang kunnen de agenda s zo gelijk goed ingericht worden. 4. Laatste dag in Promedico-VDF a. Waarnemen in je eigen praktijk voor een dag Er is minimaal 1 dag die niet meegaat uit Promedico-VDF naar Promedico-ASP ASP. Dat is de dag vóór de start. Een export van de parktijkgegevens moet uit Promedico-VDF komen en worden opgestuurd naar Promedico-ASP. Men heeft een hele dag nodig om de conversie te maken en jouw praktijk in de productie-machine ( de Promedico-ASP ASP server) in te brengen. De dag daarna start je de praktijk op in Promedico ASP. Dat betekent dat er 1 dag nog wel gegevens in Promedico-VDF ingevoerd worden, maar niet in Promedico ASP staan. Deze gegevens zul je dus later moeten in voeren in Promedico-ASP. Je kunt eenvoudig uitprinten wat je die bewuste dag in Promedico-VDF hebt gedaan, door een overzicht van alle journaalregels per medewerker uit te printen in Pr 815 en/of meerdere relevante rapporten met het dagrapport. Bedenk wel van tevoren in welk systeem je de verrichtingen declareert! Declareer je nog in Promedico-VDF, doe dat dan niet meer als je de consulten invoert in Promedico-ASP! b. Lijst met magistralen in Promedico-VDF uitprinten

Pagina 7 van 9 Magistralen recepten gaan niet mee; dus uitdraai maken in Promedico-VDF met pr 138. Print uit en berg op bij assistente, zodat die bij een herhaling kan kijken wat het was en in Promedico-ASP een nieuw recept kan aanmaken. Dit kan ook later nog 5. Op de eerste dag Voor koppelingen vanuit Promedico-ASP naar apotheken via Lifeline kan het zijn dat de recepten pas de volgende dag of de dag erna klaar liggen bij de apotheek; dit heeft te maken met het aanmaken van een postbus door Lifeline. Vertel de patienten op de eerste dag dat de recepten pas de volgende dag of de dag daarna klaarliggen! Koppelingen van Promedico-ASP met e-zorg en e-health hebben geen vertraging in het afleveren van recepten. Praktijkverslag: de migratiestappen van een praktijk in Noord Holland Aanvang: minstens 6 weken voor overgang, liever eerder! Internetverbinding In de nieuwsbrieven is er al aandacht voor het aanvragen van een zakelijke internetverbinding. Dat is bij XS4All niet simpel. Je kunt een privé ADSL niet zomaar overzetten. Je belt met de business ADSLhelpdesk van XS4all (behulpzaam), niet met de privé ADSL aansluitingshelpdesk. Vraag de naam van de medewerker met wie je spreekt, noteer die en vraag vervolgens altijd naar hem of haar. Check of je een nieuwe analoge of ISDN lijn nodig hebt. Gebruik je de lijn waarop nu je huidige ADSLlijn zit, dan lig je er 3 weken uit! Dat betekent een nieuwe ADSL-lijn aanvragen op een ander telefoonnummer. Businesscentrum KPN bellen (neem daar de tijd voor want gaat niet snel; niet erg behulpzaam). Monteur kan binnen een week komen, maar je moet fors aandringen. Is 5 minuten binnen (en ben je 70 euro kwijt). Vervolgens bel je direct de medewerker van XS4All weer en regel de verdere aanvraag. Je krijgt een mail en de rest wijst zich vanzelf. Na 3 weken hoort je verbinding te zijn aangelegd. Voor proefconversie Opschonen bestanden Controleer op tijd je Verzekeraarsbestanden. Ze moeten allemaal de recente Uzovi code hebben in Promedico-VDF. Apotheken: Controleer bij de adressen in Promedico-VDF of de apotheken in je buurt de goede AGB code hebben en (dat was bij ons niet zo, zodat bij de proefconversie bij de meeste mensen geen apotheek bekend was, terwijl dat wel zo is). Voer alleen 4 cijfers in, en haal eventuele voorloopnullen etc weg. Voeg apotheken toe, ook al communiceer je daar nog niet elektronisch mee. Koppel nog zoveel mogelijk mensen in Promedico-VDF (tijdens consulten even kijken of patiënt een vaste apotheek heeft) Medewerkers: check de AGB-codes. Alleen vaste huisartsen hebben een AGB code, haal die bij de anderen (als ze er stonden) dus weg, anders ontstaan er problemen met aanmaken medewerkers in Promedico-ASP Maak je lijst medewerkers wel compleet (inclusief geboortedatum, adres etc ) Ruiterbestand Kost veel tijd. Verdeel in meermanspraktijken het werk. Bij ons deden de assistentes de weinig gebruikte codes (we hadden uit een grijs verleden nog eigen codes voor allergieën, die moeten omgezet naar CI). Elke huisarts kreeg een uitdraai met de codes LO en CV (pr 808) met het verzoek die allemaal op de probleemlijst te zetten en van de juiste ICPC-episode te voorzien.

Pagina 8 van 9 Dat kost tijd, dus begin vroeg! Probleemlijsten Maak zoveel mogelijk probleemen aan; ook van zaken die we normaal niet zouden doen, bijv de recidiverende otitis externa (steeds druppels), slaapmiddelengebruikers en zenuwlijders (P01). Ook patiënten die je verwijst, kunnen een episode krijgen. Dan is straks het koppelen van de brief (die pas laat en dus na je definitieve conversie komt) makkelijk. Na de proefconversie Magistrale recepten Die gaan niet mee. Print uit en berg op bij assistente, zodat die bij een herhaling kan kijken wat het was en in Promedico-ASP een nieuw recept kan aanmaken. Probleemlijsten. Ga door met maken van probleemlijsten, naar mate datum van conversie nadert kun je alles waarvan je verwacht dat het een vervolg heeft alvast op de probleemlijst zetten. Agenda Laat de assistente een overzicht maken van alle vaste tijden van spreekuur, overleg, leergesprekken met AIOS etc. Specificeer die per medewerker en zorg dat bijv. de leergesprekken bij AIOS én opleider zijn ingevuld. Maak een lijst van vrije dagen in de komende maanden ( nascholing, vakantie etc) Bedenk welke groepsagenda s je wilt maken (iedereen heeft een individuele agenda). Wij kiezen voor een agenda voor alle huisartsen en AIOS; eentje voor de POH s en eentje voor de assistente, waarin individuele agenda s lab, behandelkamer, bevolkingsonderzoek. Per disciplinegroep kunnen assistentes dan makkelijk zien waar er nog ruimte is. Op de ochtend van de overgang kunnen de agenda s zo gelijk goed ingericht worden. Oefenen We zijn ruim van te voren begonnen met oefenen op de demo site. Tussen conversie en overgang plannen we na werktijd elke week 1,5 uur om te oefenen. Praktijkverslag: TIPS van een praktijk in Apeldoorn Promedico-ASP werkt volledig episode/probleem gericht, dat betekent dat iedere verrichting (deelcontact), ieder recept, iedere brief e.d. gekoppeld dient te worden aan een episode of een probleem. (ICPC gecodeerd) Het scheelt enorm veel tijd als een aantal problemen in PROMEDICO-VDF al zijn aangemaakt. Wij hebben lijsten aangemaakt met alle patiënten die een ruiter Diabetes (DM), Hypertensie(HY), ASTMA/COPD (LO), Ulcus- of refluxaandoening (UP), Maligniteit (MA), Renale insufficiëntie (RI), Harten vaatziekten (CV), Orale Anticonceptie (OA), Hypercholesterolemie (HC), Epilepsie (EP), Antistolling (AS) hiervan de indicatie uitgezocht en z.n als episode vermeld, hadden. Pr. 808, zoeken op ruiter en daarna uitprinten. Deze lijsten geprint en stuk voor stuk de kaarten doorgelopen. Maakt bij iedere patiënt een Probleem aan. Maak een contra-indicatie aan (CI) en kies uit het lijstje ( bijvoorbeeld Diabetes, Angina Pectoris, Schildklieraandoening, Astma, Jicht, Ulcus Pepticum, Reflux etc). Deze CI is erg belangrijk voor je receptmodule in Promedico-ASP. Als alle problemen zijn ingevoerd met ICPC kan dat met massaal met pr.186 (doe het niet automatisch maar bevestig per patiënt!). Verwijder de ruiter (pr 174), anders komt er soms een dubbel probleem (zie handleiding Promedico-ASP) Koppel indien mogelijk de medicatie die je in PROMEDICO-VDF uitschrijft al aan een Probleem. Haal zo veel mogelijk de niet meer relevante memo s weg, tenzij je ze in Promedico-ASP wilt inzien Zet de medicatie in PROMEDICO-VDF op C=Chronisch als het chronisch is. Voor overgevoeligheden als allergie (Contra-indicatie) voor een bepaald geneesmiddel in.

Pagina 9 van 9 Zelfs als je dit gedaan hebt moet je de eerste tijd bij het werken in PROMEDICO-ASP rekening houden met zeker een uur per dag extra werk bij het maken van herhaalrecepten. Nog een paar tips: Print je magistrale receptuur uit. Die gaat slechts als blanke tekst over en zul je in PROMEDICO-ASP opnieuw moeten definiëren. Dat is helemaal niet erg want dit bestand is redelijk vervuild geraakt. Maak de signaleringsregel (naast de ruiters) van de kaarten in PROMEDICO-VDF (die je toch oproept bij het doorlopen van de lijsten met chronisch zieken) zo veel mogelijk schoon. Breng bijvoorbeeld BLOEDGROEP in als meting, telefoonnummers bij patiënt muteren e.d. In ASP zullen ze anders als Memo verschijnen. Resumerend: 1. Maak bij je chronische patiënten een Probleem aan 2. Maak ook een Contra-indicatie aan bij deze groep (CI) 3. Codeer allergieën voor medicatie 4. Verwijder verlopen medicatie die gemarkeerd als chronisch nog in de actuele medicatie staat. 5. Koppel indien mogelijk al medicatie en zet deze op C=Chronisch 6. Verwijder zoveel mogelijk momo s Een fikse klus, heeft ons toch vele uren werk gekost maar nu, eenmaal over op PROMEDICO-ASP, ook veel opgeleverd. Succes