Handleiding PolDoc PolDoc, de documentaire site van de politie, biedt drie functies met talrijke mogelijkheden om de inhoud terug te vinden. DailyDoc MyDailyDoc Opzoeken Formulier Navigeren Bibliotheekcatalogus Het menu van PolDoc 1. DailyDoc Hier kunt u de DailyDoc van de dag openen. 2. MyDailyDoc Hier hebt u toegang tot MyDailyDoc, uw persoonlijke DailyDoc. 3. Opzoeken Hier kunt u informatie opzoeken. 4. IGT (enkel op Portal) Hier kunt u de Interventiegids Terrein raadplegen. 5. Bibliotheekcatalogus (enkel op Portal) Hier kunt u opzoeken i de boeken- en tijdhhschriftencatalogus van de Federale Politie. 6. Help Hier kunt u de hulpfunctie opstarten. 7. Contact Hier vindt u de contactgegevens terug. 8. Afdrukken Hier kunt u de bladzijde afdrukken die u open hebt staan (en dus de lijst met documenten die u hebt gevonden in DailyDoc, MyDailyDoc of door de zoekfunctie te gebruiken). DailyDoc 1. Voorstelling DailyDoc, de elektronische krant van de politiediensten, wordt elke werkdag om 11 uur gepubliceerd op intranet en om 14.30 uur op internet. Zo blijft u op de hoogte van de nieuwigheden, de actualiteit en de documenten die het laatst in PolDoc werden opgenomen. DailyDoc bevat: de documenten van de politiediensten die nuttig zijn voor veel betrokkenen (publicaties en nota s met algemene informatie, interne richtlijnen, vacatures, FAQ ) en een dagelijkse selectie van documenten die relevant zijn voor de politiediensten. Deze selectie gebeurt op de volgende sites: het Belgisch Staatsblad
het Publicatieblad van de Europese Unie de Kamer van Volksvertegenwoordigers de Senaat de pers: De Standaard, De Morgen, De Tijd, Le Soir, La Libre Belgique, La Dernière Heure de persmededelingen van de Ministerraad en van de Europese Unie het Grondwettelijk Hof 2. Gebruik U hebt toegang tot de DailyDoc van de dag door te klikken op DailyDoc. U kunt in de tijd terugkeren om de vorige DailyDocs te raadplegen. Het scherm bestaat uit drie delen: de knoppen de groepering van de resultaten (links) de resultaten (rechts). 2.1 De knoppen (bovenaan het scherm): Om een vorige DailyDoc te raadplegen, selecteert u de gewenste datum door middel van de drie vervolgkeuzelijsten (dag, maand, jaar) en klikt u op het vergrootglas ( DailyDoc herberekenen) dat rechts van de vervolgkeuzelijsten staat. U kunt ook de aanhalingstekens () gebruiken die aan weerskanten van de vervolgkeuzelijsten staan: met één klik hierop krijgt u de DailyDoc van de voorgaande (volgende) dag op uw scherm. Boven het vak waarin de resultaten verschijnen, ziet u de volgende vervolgkeuzelijsten: Met de eerste lijst, waarin automatisch het criterium Type zal staan, kunt u op basis van de volgende criteria de volgorde wijzigen waarin de resultaten worden weergegeven: Relevantie, Datum archivering, Publicatiedatum, Afkondigingsdatum, Type, Subtype, Uitgevende eenheid, Titel. Met de tweede lijst kunt u de resultaten in stijgende of dalende volgorde sorteren. Om deze functie optimaal te gebruiken, is het aangewezen alle resultaten te laten verschijnen door op de knop ALL te klikken en vervolgens de resultaten te sorteren. Gebruik de cijfers 1, 2 om de verschillende bladzijden met resultaten te doorbladeren of ALL om alle resultaten te zien. Let op: PolDoc toont alleen de eerste 100 resultaten. 2.2 De groepering van de resultaten (links op het scherm) De resultaten worden standaard gegroepeerd per documenttype (Externe documenten, Documenten Federale Politie, Parlementaire werkzaamheden ). Door de vervolgkeuzelijst af te gaan, kunt u het criterium voor de groepering wijzigen
(Uitgevende eenheid, Type, Subtype). Door op een map in de boomstructuur te klikken, kunt u in het vak voor de resultaten (rechts op uw scherm) één reeks resultaten weergeven. U kunt terugkeren naar alle resultaten door op Totaal te klikken. 2.3 De resultaten (rechts op het scherm) De resultaten worden op een eenvormige manier in een kader weergegeven. Voorbeeld: In dit kader verschijnt de volgende informatie: de uitgevende eenheid en de publicatiedatum de titel van het document gevolgd door een gele map ( ) die doorverwijst naar de volledige beschrijvende fiche (zie hieronder) met daarin alle referenties van het document; - (soms) enkele aanwijzingen over het document; de naam van de fiche(s) gevolgd door het icoon waarmee u het bestand kunt openen ( ) en de grootte van het document in kb. Om het document af te drukken of op te slaan, gebruikt u de specifieke iconen die zijn gekoppeld aan het formaat van het document (gebruik bijvoorbeeld voor de documenten in PDF-formaat de werkbalk van Acrobat, namelijk de icoon diskette om het bestand op uw computer op te slaan en de icoon printer om het bestand af te drukken) of u klikt met de rechtermuisknop op de icoon van het bestand en selecteert Doel opslaan als (Save target as) om het document op te slaan of Doel afdrukken (Print target) om het document af te drukken. Uitleg over de volledige beschrijvende fiche: Via de iconen FR, NL, DE en OTHER krijgt u toegang tot hetzelfde document in de geselecteerde taal. Om het bestand van het desbetreffende document te openen, klikt u op het nummer naast het veld Referenties, Errata of Versie(s). Het veld Andere benaming geeft de alias die eventueel aan het desbetreffende document is toegekend. MyDailyDoc 1. Voorstelling MyDailyDoc personaliseert en configureert DailyDoc zodat dit overeenstemt met uw eigen interessesfeer en uw eigen
raadplegingsritme. 2. Gebruik 2.1 Configuratie Wanneer u de functie MyDailyDoc voor het eerst gebruikt, vraagt PolDoc u het (de) type(s) en/of subtype(s) van het document dat u interesseert te selecteren alsook de periode (van d-1 tot d-7 ) die in aanmerking moet worden genomen. Wanneer u dus het type Belgische wetgeving en de periode d-5 selecteert, zal MyDailyDoc alleen maar de Belgische wetgeving weergeven die op DailyDoc is verschenen tot 5 dagen vóór uw raadpleging. Nadat u het (de) type(s) en de periode hebt gekozen, klikt u op Bewaren opdat uw selectie wordt bewaard. 2.2 Raadpleging De raadpleging van MyDailyDoc is identiek aan de raadpleging van DailyDoc, met uitzondering van de knop Instellen ( ), waarmee u uw configuratie kunt aanpassen. Opzoeken 1. Voorstelling Opzoeken: via de handige geïntegreerde zoekmotor van PolDoc kunt u zoekopdrachten uitvoeren in het gehele documentaire fonds door één of meer criteria in te vullen: tijdsinterval, type document, uitgevende eenheid, titel, term(en) in de tekst In de intranetversie van PolDoc is het met deze functie bovendien mogelijk om zoekopdrachten uit te voeren in de elektronische catalogus van de boeken en tijdschiften van de Federale Politie alsook om deze te raadplegen. In deze catalogus zit een specifieke handleiding. 2. Gebruik 2.1 Formulier
2.1.1 Zoekcriteria 2.1.1.1 Zoeken op Met Termen in tekst kunt u één of meer woorden opzoeken die uitsluitend in de tekst zelf van de documenten staan. Wanneer u Termen in titel afvinkt, kunt u uw zoekopdracht beperken tot één of meer woorden die uitsluitend voorkomen in de titel van de documenten. De gezochte term(en) ingeven In het vak onder de af te vinken hokjes kunt u het (de) woord(en) ingeven die u wilt opzoeken. De booleaanse operatoren Met de booleaanse operatoren kunt u verschillende variabelen combineren in één zoekopdracht. De operatoren moet u in het Engels en met hoofdletters ingeven. De functie AND (EN) Voorbeeld: paspoort AND wapens. U krijgt dan alle documenten waarin de woorden paspoort EN wapens voorkomen. Deze woorden hoeven niet noodzakelijk naast elkaar te staan. De functie OR (OF) Voorbeeld: paspoort OR wapens. U krijgt dan alle documenten waarin TEN MINSTE één van deze woorden voorkomt. De functie NOT (BEHALVE) Voorbeeld: paspoort NOT wapens. U krijgt alle documenten waarin het woord paspoort maar niet het woord wapens voorkomt. U kunt de boleaanse operatoren combineren door haakjes te gebruiken. Voorbeeld: met (stok OR wapenstok) AND telescopisch krijgt u een lijst van documenten waarin de term stok of de term wapenstok voorkomen, én de term telescopisch. De aanhalingstekens De aanhalingstekens gebruikt u wanneer u een reeks woorden opzoekt die naast elkaar staan. Voorbeeld: "paspoorten van Europese wapens". U krijgt dan alle documenten waarin deze woordengroep exact voorkomt. De asterisk (*) De asterisk vervolledigt na een woord ALLE eventuele ontbrekende letters. Dit heet truncatie. Voorbeeld: polit* geeft politie, politieagent, politieagenten, enz. Het vraagteken (?) Dit teken heeft een gelijkaardige functie als de asterisk, maar vervangt maar EEN enkele eventueel ontbrekende letter.
2.1.1.2 Over een periode van U kunt documenten opzoeken in 4 vooraf bepaalde periodes, namelijk 1 week, 1 maand, 3 maanden en 1 jaar. 2.1.1.3 Datum In dit veld kunt u zowel een publicatiedatum als een datum van uitvaardiging van een document opzoeken. De datum moet manueel (formaat: dd/mm/jjjj; de schuine strepen zijn verplicht) of via de kalendericoon ( ) worden ingevuld. U kunt ook een tijdsinterval invoeren. 2.1.1.4 Uitgiftenummer Via dit criterium kunt u de documenten terugvinden waaraan een bijzondere nummering werd toegekend, bijvoorbeeld de rondzendbrieven (PLP 11, GPI 39...), de compilaties (ST 6 ), de permanente nota s (DMPE-278), enz. 2.1.1.5 Type en subtype De vervolgkeuzelijst Type telt 7 types documenten, met name Belgische wetgeving, Publicatieblad van de Europese Unie, Ministeriële rondzendbrieven en richtlijnen, Documenten Federale Politie, Externe documenten, Parlementaire werkzaamheden en Flash. Elk type document is onderverdeeld in subtypes (vervolgkeuzelijst Subtype ). 2.1.1.6 Uitgevende eenheid In deze vervolgkeuzelijst kunt u de uitgevende eenheid van het gezochte document selecteren (directie, FOD, instelling, media, enz.). Wanneer u de velden Type en Subtype hebt ingevuld, wordt de informatie over de uitgevende eenheid automatisch aangepast. Wanneer u Documenten Federale Politie selecteert in het veld Type, verschijnen in de vervolgkeuzelijst Uitgevende eenheid alle directies van de Federale Politie. 2.1.1.7 Klassering Via het aangrenzende icoon ( ) wordt onder meer verwezen naar de thematische en decimale klassering van de politie. 2.1.1.8 Statuut (statuten) Met behulp van de hokjes Actief en Archief kunt u in PolDoc apart of gelijktijdig twee afzonderlijke gegevensbanken raadplegen: 'Actief': bevat de van kracht zijnde documenten 'Archief': bevat de opgeheven of de bijgewerkte documenten. 2.1.1.9 Taal Als de op te zoeken term in een andere taal dan de taal van de gebruiker is, moet de taal van de op te zoeken term worden gekozen om volledige resultaten te verkrijgen. 2.2 Navigeren 2.2.1. Voorstelling
Navigeren (links op het scherm) vervangt de functie Modules sinds juli 2007. Hiermee kunt u de fundamentele actieve en/of recente documenten in twee hiërarchische boomstructuren raadplegen: navigeren per documenttype en navigeren per thema. 2.2.1.1 Navigeren per documenttype: Hier worden de documenten gerangschikt volgens hun uitgevende eenheid en hun type: documenten Federale Politie (STS, nota s, FAQ, interne publicaties...), wetgeving (wetten, koninklijke besluiten, ministeriële besluiten...), rondzendbrieven (COL, CP, GPI...), parlementaire werkzaamheden (wetsvoorstellen, vragen en antwoorden...), Europese Unie (wetgeving, persberichten...), externe documenten (rapporten, vaktijdschriften, persbladen...). 2.2.1.2 Navigeren per thema Hier worden de documenten gerangschikt volgens het behandelde thema: excellente politiezorg (gemeenschapsgerichte politiezorg, informatiegestuurde politiezorg, optimale bedrijfsvoering), human resources (statuten, mobiliteit, tucht, diversiteit...), gerechtelijke en bestuurlijke politie (slachtofferbejegening, wegverkeer, drugs, wapens...). Wanneer u door de boomstructuur bladert, krijgt u de resultaten van het navigeren rechts op uw scherm. U kunt op twee manieren bladeren: 1) u klikt op : u krijgt de volledige inhoud van de boomstructuur te zien zonder resultaten rechts op het scherm. Zo hebt u snel een overzicht; 2) u klikt op de woorden rechts van : u krijgt de volledige inhoud van de boomstructuur te zien en krijgt de resultaten rechts op het scherm. U kunt via het intranetadres _PolDoc voorstellen doen om een nieuwe rubriek aan te maken. Een eenheid kan bijvoorbeeld vragen dat alle documenten die ze verzendt in een rubriek van het navigeren worden samengebracht die haar naam draagt en volgens thema en/of chronologisch worden geordend. 3. De resultaten bekijken Het scherm bestaat uit drie delen: de knoppen de groepering van de resultaten (links) de resultaten (rechts) 3.1 De knoppen (bovenaan het scherm)
Met de knop Uitvoeren kunt u opzoeken op basis van vastgelegde criteria. Met de knop Bewaren kunt u de vastgelegde zoekcriteria of een rubriek van het navigeren opslaan. PolDoc vraagt u vervolgens een naam voor uw zoekopdracht in te geven (navigeerrubriek). Deze naam verschijnt vanaf dan in de linkerkolom in de rubriek Favorieten. Wanneer u op uw favoriet klikt, worden de zoekcriteria automatisch vastgelegd (de navigeerrubriek wordt automatisch weergegeven). Dan hoeft u alleen maar de zoekopdracht te beginnen. Met de icoon die links van uw favoriet staat ( ) die u koppelde aan uw zoekopdracht (aan uw rubriek), kunt u de zoekopdracht wissen. Met de knop Schrappen kunt u de vastgelegde zoekcriteria wissen. Met de knop Wijzigen kunt u naar het zoekscherm terugkeren met de vooraf vastgelegde criteria zodat u die kunt aanpassen. Dit geldt eveneens voor de zoekopdracht die u uitvoert aan de hand van de functie navigeren. Met de knop Boeken en tijdschriften ( ), die alleen beschikbaar is in de intranetversie van PolDoc, krijgt u toegang tot de lijst met naslagwerken die voldoen aan de zoekcriteria die u selecteerde toen u opzocht op basis van woorden. Zie ook Bibliotheekcatalogus.Boven het vak met de resultaten staan de volgende vervolgkeuzelijsten: Met de eerste vervolgkeuzelijst kunt u de volgorde aanpassen waarin de resultaten worden weergegeven op basis van de volgende criteria: Relevantie, Datum archivering, Publicatiedatum, Afkondigingsdatum, Type, Subtype, Uitgevende eenheid, Titel. Met de tweede vervolgkeuzelijst kunt u de resultaten in oplopende of aflopende volgorde rangschikken. Om deze functie optimaal te gebruiken, is het aangewezen alle resultaten te laten verschijnen door op de knop ALL te klikken en vervolgens de resultaten te sorteren. Met de knop kunt u boven de resultaten de zoekcriteria laten verschijnen die u hebt geselecteerd Gebruik de cijfers 1, 2 om de verschillende bladzijden met resultaten te doorbladeren of ALL om alle resultaten te zien. Let op: PolDoc toont alleen de eerste 100 resultaten 3.2 De groepering van de resultaten (links op het scherm) 3.3 De resultaten (rechts op het scherm) De resultaten worden op een eenvormige manier in een kader weergegeven. Voorbeeld: In dit kader verschijnen: (altijd met het formulier, soms met het navigeren) de uitgevende eenheid en de publicatiedatum (altijd, ongeacht de zoekmodus) de titel van het document gevolgd door een gele map ( ) die verwijst naar de volledige beschrijvende fiche (zie hierna voor bijkomende uitleg hierover) met daarin alle referentiedocumenten (soms) wat informatie over het document (alleen voor zoeken op basis van het formulier) de term highlight gevolgd door het HTML-icoon ( ). Zie hierna voor bijkomende uitleg hierover
de naam van het (de) bestand(en) gevolgd door het icoon waarmee u het (de) bestand(en) kunt openen ( ) en de grootte van het bestand in kb. Bijkomende uitleg over de volledige beschrijvende fiche Bijkomende uitleg over de term highlight gevolgd door het HTML-icoon ( ): Wanneer u op deze icoon klikt, wordt een venster geopend met daarin het document in HTML-formaat. De gezochte term(en) staat (staan) (in het zwart tegen een gele achtergrond) links op het scherm. Door op deze term(en) te klikken, verschijnen deze in de tekst in het zwart tegen een gele achtergrond rechts op het scherm. Deze HTML-versie laat de beelden weg waardoor het document sneller kan worden gedownload. Via de knop download kunt u het document in origineel formaat downloaden. Bibliotheekcatalogus Wanneer u klikt op deze optie, krijgt u een bladzijde te zien waarop u kunt zoeken in de catalogus van boeken en tijdschriften van de Federale Politie. Er is een specifieke hulprubriek beschikbaar. U moet weten dat wanneer u woorden opzoekt aan de hand van het formulier (zie hierboven), deze zoekopdracht ook in de catalogus wordt uitgevoerd. In dat geval hoeft u alleen maar te klikken op de knop Boeken en tijdschriften ( voldoet aan uw zoekopdracht. ) op de zoekbladzijde om een lijst met naslagwerken te bekomen die