De implementatie van het geregistreerd kassasysteem: definitieve regeling toegelicht in recente beslissing Fiscale Wenken nr. 2014/10 Met ingang van 1 januari 2010 werd het tarief van de btw voor restaurant- en cateringdiensten verlaagd van 21 % tot 12 %. Er werd aan de sector een extra inspanning gevraagd inzake de juiste rapportering van de verrichte handelingen in ruil voor deze lastenverlaging. De vraag naar deze extra inspanning heeft geleid tot het invoeren van een geregistreerd kassasysteem in de horecasector. Historiek Op 9 maart 2010 verscheen een eerste beslissing (E.T. 118.066) die een beknopte commentaar verstrekt met betrekking tot de gewijzigde verplichtingen op het vlak van btw voor restaurant- en cateringdiensten vanaf 1 januari 2010. Deze beslissing werd aangevuld met een erratum/addendum dat dateert van 11 juni 2010. Deze beslissingen omschrijven de overgangsregeling van toepassing van 1 januari 2010 tot en met 31 december 2012. Op 30 november 2012 verscheen een tweede beslissing (E.T. 123.472) die de overgangsregeling van toepassing tot en met 31 december 2012 verlengde tot 1 januari 2015, nl. het moment waarop het geregistreerd kassasysteem in werking treedt. Gezien belastingplichtigen vanaf 1 januari 2014 kunnen opteren om het geregistreerd kassasysteem in gebruik te nemen, werd eind 2013 een vrij technische circulaire (circulaire nr. E.T. 124.747 van 23 oktober 2013) gepubliceerd omtrent de minimale technische vereisten van het geregistreerd kassasysteem. Het gebruik van het geregistreerd kassasysteem wordt verplicht voor alle belastingplichtigen die vanaf 1 januari 2015 op regelmatige basis maaltijd of cateringdiensten verschaffen. De definitieve regeling omtrent het geregistreerd kassasysteem wordt tenslotte toegelicht in een (voorlopig) laatste beslissing E.T. 123.798 van 24 januari 2014. Overgangsregeling tot en met 31 december 2014 In 2014 kunnen belastingplichtigen opteren om reeds gebruik te maken van het geregistreerd kassasysteem. 1
Horeca-uitbaters die beslissen het geregistreerd kassasysteem vrijwillig te implementeren en die maximaal 49 werknemers tewerkstellen, wordt een aantal sociale gunstmaatregelen toegestaan, nl. een vermindering van de sociale bijdragen voor vijf VTE naar keuze voor een bedrag van: 800 EUR per kwartaal voor werknemers jonger dan 26 jaar op het einde van het kwartaal; 500 EUR per kwartaal voor andere werknemers. Belastingplichtigen die pas in de loop van 2014 voor de eerste maal gebruik maken van het geregistreerd kassasysteem kunnen van deze gunstmaatregel genieten vanaf het kwartaal dat volgt op de registratie als geregistreerd kassasysteem-gebruiker. Vanaf 2015 kan elke horeca-uitbater van deze lastverlaging genieten, gezien vanaf dan het geregistreerd kassasysteem verplicht is. Naast bovenstaande gunstmaatregel kunnen gebruikers van een geregistreerd kassasysteem bovendien genieten van de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing op de eerste 180 gepresteerde overuren per werknemer, per belastbaar tijdperk. Definitieve regeling van toepassing vanaf 1 januari 2015 Vanaf 1 januari 2015 wordt iedere belastingplichtige verplicht een geregistreerd kassasysteem in gebruik te nemen. Belastingplichtigen die opteren om reeds vrijwillig het geregistreerd kassasysteem toe te passen in de loop van 2014, moeten vanaf de datum van ingebruikname de regels volgen die hierna worden toegelicht. a) Beoogde belastingplichtigen Belastingplichtigen die door deze beslissing worden beoogd moeten vanaf 1 januari 2015 kastickets uitreiken met behulp van een geregistreerd kassasysteem voor alle handelingen die zij verrichten in de uitoefening van hun activiteit. Volgende belastingplichtigen worden bedoeld: de uitbater van een inrichting waar regelmatig maaltijden worden verbruikt; de traiteur die op regelmatige basis cateringdiensten verricht. Het criterium regelmatig wordt bepaald door de toepassing van volgende formule: Omzet uit restaurant- en cateringdiensten, exclusief btw (geen drank, geen meeneemmaaltijden) x 100Totale omzet uit horeca-activiteiten exclusief btw (alle maaltijden, incl. dranken, meeneemmaaltijden, e.d.) Indien bovenstaande formule een resultaat van meer dan 10 % geeft, is er sprake van een regelmatige basis. 2
Er moet geen onderscheid worden gemaakt tussen de belastingplichtige die de restauranten/of cateringdiensten zelf verstrekt en de belastingplichtige die hiervoor een beroep doet op een onderaannemer. Elke belastingplichtige moet individueel de formule toepassen om na te gaan of men de 10 % al dan niet overschrijdt. Indien echter meerdere horecazaken onder hetzelfde btw-nummer worden uitgebaat, moet de 10 %-regel worden toegepast per uitbating. Wanneer deze inrichtingen materieel met elkaar verbonden zijn, moet de 10 % op het geheel worden berekend indien de klanten zich vrij, en zonder het gebouw te verlaten kunnen verplaatsen tussen de verschillende inrichtingen. 1) Uitzonderingen In bepaalde gevallen moet geen kasticket worden uitgereikt, ongeacht of de 10 % werd overschreden of niet. Het betreft volgende handelingen: de verkoop van voeding en drank via automaten; restaurant- en cateringactiviteiten aan boord van een vliegtuig; restaurant- en cateringactiviteiten aan boord van een schip of een trein ingezet voor internationaal passagiersvervoer. Daarnaast kunnen een aantal belastingplichtigen een bijzondere regeling genieten wanneer zij restaurant- en/of cateringdiensten aanbieden. 2) Hoteluitbaters Er moet onderscheid worden gemaakt tussen enerzijds de hotelactiviteit (sector 1) en anderzijds de andere activiteiten (sector 2): Sector 1: Omvat de hotelovernachting, evt. maaltijden en bijkomende diensten die worden verrekend via de globale hotelrekening. De 10 %-regel moet nooit worden toegepast. Sector 2: Deze activiteiten worden niet opgenomen op de globale hotelrekening. De 10 %-regel moet worden toegepast volgens de normale regels, met uitzondering van de omzet die wordt gegenereerd uit sector 1. 3) Vrijstelling artikel 44 WBTW School- en ziekenhuiscafetaria s zijn vrijgesteld van btw. Zij worden evenmin geviseerd door de regelgeving omtrent geregistreerde kassasystemen. 4) Aanschrijving nr. 6 van 27 april 1999 Bovenvermelde beslissing liet toe dat bepaalde belastingplichtigen geen controledocument moeten uitreiken. Voor een aantal van deze belastingplichtigen (verschaffers van lichte 3
maaltijden en frituuruitbaters) vervalt deze tolerantiemaatregel met de invoering van het geregistreerd kassasysteem en moet men aldus de 10 %-regel toepassen. Voor uitbaters van bedrijfskantines en foorkramers mag de tolerantiemaatregel nog steeds worden toegepast. b) Gevolgen van het gebruik van het geregistreerd kassasysteem Zodra een belastingplichtige de grens van 10 % overschrijdt, is deze verplicht kastickets uit te reiken via een geregistreerd kassasysteem. Indien na verloop van tijd de restaurant- en cateringactiviteiten minder dan 10 % van de totale horeca-activiteiten uitmaken, moet men gebruik blijven maken van het geregistreerd kassasysteem. De verplichting tot het uitreiken van dergelijke tickets wordt slechts opgeheven wanneer de volledige restaurant- en cateringactiviteit definitief wordt stopgezet Het voorgaande kalenderjaar geldt als referentieperiode voor bestaande ondernemingen. De eerste referentieperiode voor bestaande ondernemingen loopt van 1 juli 2013 tot en met 30 juni 2014 gezien de (verplichte) registratieprocedure van start gaat per 1 juli 2014. Voor starters daarentegen geldt het resterende gedeelte van het kalenderjaar waarin de activiteit wordt opgestart als referentieperiode, tenzij de activiteit wordt opgestart in het laatste kwartaal van een kalenderjaar. In dit laatste geval geldt de rest van het kwartaal en het volgende kalenderjaar als referentieperiode. 1) Verrichte handelingen Een kasticket moet enkel worden uitgereikt voor verrichte horecahandelingen. De handelingen die door de belastingplichtige worden gesteld buiten de horeca- en voedingssfeer worden niet beoogd door deze regeling. 2) Hoedanigheid van de klant Het kasticket moet te allen tijde worden uitgereikt, ongeacht de hoedanigheid van de klant. Het uitreiken van een factuur kan het uitreiken van een kasticket nooit vervangen. Het tegenovergestelde kan evenmin, een kasticket kan nooit het uitreiken van een factuur vervangen. 3) Tijdstip van uitreiking Het kasticket moet worden uitgereikt volgens de toepassing van de normale regels, nl. op het tijdstip van de voltooiing van de dienst of van de levering van de goederen. Bij de verkoop van een cadeaucheque of een cadeaubon met betrekking tot maaltijden moet geen kasticket worden uitgereikt. Op moment van inruiling van de cheque of bon moet deze handeling worden opgenomen in de btw-aangifte en moet bijgevolg een kasticket worden uitgereikt. 4
4) Bijzondere regels van opeisbaarheid De btw wordt slechts opeisbaar op moment dat de prijs wordt geïncasseerd. Bij de ontvangst van een voorschot moet er dus in principe geen kasticket worden uitgereikt. Gezien de btw echter opeisbaar wordt bij de betaling van een voorschot, moet deze betaling worden opgenomen in de btw-aangifte. Er zal dus bij de betaling van een voorschot toch een ticket moeten worden uitgereikt afkomstig van het geregistreerd kassasysteem. 5) Bewaring van de gegevens Alle verrichte handelingen moeten worden opgenomen in het geregistreerd kassasysteem. Enerzijds wordt het afgedrukte kasticket aan de klant overgemaakt. Anderzijds worden de ingetikte gegevens onveranderlijk bewaard in het geregistreerd kassasysteem. Er moet geen dagboek van ontvangsten meer worden bijgehouden. Belastingplichtigen moeten wel dagelijks de nodige rapporten genereren. 6) Technische problemen Gezien een belastingplichtige te allen tijde zijn fiscale verplichtingen moet nakomen, moet hij volgende maatregelen nemen om een eventueel defect te overbruggen. hij moet een voorraad rekeningen of ontvangstbewijzen bijhouden; hij moet zijn btw-controlekantoor onmiddellijk (max. 1u na het optreden van de technische problemen) op de hoogte brengen van de technische problemen; indien hij geen correct kasticket kan uitreiken, moet hij een rekening of een ontvangstbewijs uitreiken. Indien het probleem met het geregistreerd kassasysteem werd opgelost, heeft de belastingplichtige 24u de tijd om zijn btw-controlekantoor hiervan op de hoogte te brengen. Indien slechts een kortstondig defect de werking heeft verhinderd, moet men eenmaal het btw-controlekantoor op de hoogte brengen van de begin- en eindtijd van het technische probleem. c) Concrete implementatie van het geregistreerd kassasysteem Een uitbater van een horecazaak moet zich ten laatste op 28 februari 2015 registreren in de GKS-module via de site van de FOD Financiën. De fiscus zal daaropvolgend een uiterlijke implementatiedatum toekennen. Dit kan een van volgende data zijn: 30 juni 2015, 30 september 2015 of 31 december 2015. Teneinde discriminatie te vermijden tussen verschillende belastingplichtigen worden slechts sancties opgelegd vanaf 1 januari 2016. De fiscus benadrukt expliciet dat dat de wettelijke invoeringsdatum op 1 januari 2015 is vastgelegd. 5
Meer informatie omtrent het geregistreerd kassasysteem vindt u op de GKS-website (www.geregistreerdkassasysteem.be). 28.03.2014 Stephanie Vanmarcke Junior Consultant Tax & Legal Kristof De Boever Vennoot, Business Developer Contact@vdl.be +32 (0)56 43 80 60 6