Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl Aan de leden van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling BAR-Organisatie Postbus 501 2990 EA BARENDRECHT OTL BAR-org-anisatie INGEKOMEN nr. 6 NOV, 2017 Datum Behandeld door P.B. Mast 088 288 7011 Onderwerp Auditplan 2017 BAR-Organisatie Ons kenmerk Geachte leden van het algemeen bestuur, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan voor de controle van de jaarrekening van de GR BAR-Organisatie voor het jaar 2017 aan te bieden. Het auditplan is gebaseerd op de "offerte accountancydienstverlening voor de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard, Ridderkerk en de GR BAR-organisatie 2016-2020". In het auditplan zullen wij derhalve alleen de highlights aanstippen. Dit plan hebben wij op 13 oktober 2017 met het bestuur besproken. De inbreng van het bestuur vormt mede de basis van ons auditplan en stelt ons in staat in te gaan op de specifieke vragen die in uw Gemeenschappelijke regeling leven en u daarop te adviseren. Hoogachtend, Bijlage: 1 Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2014 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NWE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Gemeenschappelijke Regeling BAR-Organisatie Auditplan 2017
1 1. Opdracht voor de controle van de jaarrekening 2017 Hierbij ontvangt u ons auditplan voor de controle van de jaarrekening 2017 van de GR BAR-Organisatie. Doelstelling van onze controle is om een controleverklaring bij de jaarrekening 2017 van uw Gemeenschappelijke regeling, opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (het BBV), af te geven met inachtneming van onze professionele standaarden. De uitwerking van dit plan is continu in ontwikkeling op basis van de gebeurtenissen en actuele situatie bij uw Gemeenschappelijke regeling. Ons voorstel voor 2017 is gebaseerd op de "offerte accountancydienstverlening voor de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard, Ridderkerk en de GR BAR-organisatie 2016-2020" en het auditplan 2016. 2. Controleaanpak en risicoanalyse De aanpak van de controle is gebaseerd op gedegen kennis van uw Gemeenschappelijke regeling. Onze aanpak kenmerkt zich door een risicobenadering, waarbij de focus wordt gelegd op wat er fout kan gaan en tot een afwijking van materieel belang kan leiden in jaarrekeningposten en toelichtingen. Als wij de controle van de GR BAR-Organisatie vanuit dit perspectief benaderen, betekent dit dat wij alleen aandacht besteden aan die gebieden die er echt toe doen. Kort gezegd komt het erop neer dat wij gepaste, maar geen overbodige controlewerkzaamheden uitvoeren. Wij stellen het auditplan voor uw Gemeenschappelijke regeling op het niveau van de jaarrekening, om vast te kunnen stellen voor welke belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen werkzaamheden nodig zijn. Controleproces Voor de controle van de GR BAR-Organisatie zullen wij (waar nodig) gebruikmaken van specialisten op het gebied van controlezekerheid, IT-auditing (IT-audit op GR-BAR-niveau), fiscaliteiten (vennootschapsbelasting) en grondexploitaties. Zij zijn actief betrokken bij het proces van planning en risicoanalyse, en zijn gedurende het jaar beschikbaar om met het controleteam en het management van uw Gemeenschappelijke regeling besprekingen te voeren over risicoanalyse, onderwerpen op het gebied van administratieve verantwoording en financiële verslaglegging, ontwikkelingen binnen de sector en andere relevante onderwerpen.
2 2.1. Speerpunten controle 2017 Als wij het hebben over een op maat gemaakte, op risico's gerichte controlebenadering bedoelen wij meer dan de nadruk leggen op de belangrijkste risico's. Onze aanpak kenmerkt zich door een gerichte risicobenadering, die blootlegt wat er fout kan gaan en tot een afwijking van materieel belang kan leiden in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Een belangrijke stap in onze risicoanalyse zijn de actuele ontwikkelingen. Wij stellen voor de volgende posten als speerpunt mee te nemen voor de controle van 2017: 1. Actuele ontwikkelingen BBV en rechtmatigheid: - vaststellen voortgang implementatie nieuwe ontwikkelingen BBV; - wijziging in wet- en regelgeving ten aanzien van Europese aanbestedingen; - vaststellen of vragen en antwoorden van de commissie BBV zijn verwerkt in de jaarrekening 2017; - specifieke aandacht voor budgetoverschrijdingen ten aanzien van inhuur. 2. Voorzieningen (waardering is niet of onvoldoende onderbouwd): - toetsen volledigheid opgenomen voorzieningen; - beoordelen toereikendheid informatie en toelichtingen in het jaarverslag. 3. Inkoop en aanbestedingen, risico op onrechtmatige Europese aanbestedingen: - uitvoeren detailwerkzaamheden gericht op de naleving van aanbestedingsregels; - beoordelen tussentijdse beheersing van de aanbestedingsregels; - wij besteden specifiek aandacht aan de wijziging in de wet- en regelgeving. 4. Frauderisicoanalyse. onvoldoende beheersing van frauderisico's: - vaststellen in hoeverre er sprake is van een actuele frauderisicoanalyse; - vaststellen in hoeverre frauderisicomanagement deel uitmaakt van de tussentijdse beheersing van uw Gemeenschappelijke regeling. 5. Volledigheid opbrengsten detachering: vaststellen welke waarborgen er door de organisatie zijn getroffen om de volledigheid van de opbrengsten te waarborgen; toetsen in hoeverre de opbrengsten 2017 volledig zijn opgenomen in de jaarrekening. 6. Kwaliteit (tussentijdse) informatievoorziening: - vaststellen welke waarborgen er door de organisatie zijn getroffen om te komen tot kwalitatieve tussentijdse informatievoorziening en op welke wijze het proces met betrekking tot de totstandkoming van de cijfers in de jaarrekening is gewaarborgd. 7. IT: - wij besteden specifiek aandacht aan de uitkomsten van de IT-audit en de relatie met mogelijke risico's. 8. Fiscaliteiten: - wij zullen de impact van het vervallen van de koepelvrijstelling op de GR BAR-organisatie analyseren.
Deloitte 3 9. De hiervoor beschreven aandachtspunten hebben wij onderkend op basis van onze kennis van uw Gemeenschappelijke regeling en de ervaringen van de controles over de voorgaande boekjaren, waarbij wij uiteraard de input vanuit uw organisatie hebben meegenomen. Daarnaast besteden wij tijdens onze controle aandacht aan door het bestuur ingebrachte aandachtsgebieden en onderwerpen. 2.2. Uitvoering van het auditplan Onderdeel van de uitvoering van het auditplan is het evalueren van de opzet en de toetsing van de operationele effectiviteit (werking) van de interne beheersingsmaatregelen en het uitvoeren van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Waar mogelijk voeren wij testwerkzaamheden van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden gelijktijdig uit, in overeenstemming met de International Standards on Auditing. Dit zorgt voor een efficiënt verloop van de controle. Bij onze beoordeling van het systeem van interne beheersing toetsen wij onder andere de aspecten tijdigheid, juistheid en volledigheid van de informatievoorziening. Daarnaast toetsen wij op procesniveau of de interne beheersingsmaatregelen toereikend zijn ten aanzien van relevante potentiële fouten in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Onze gegevensgerichte controlewerkzaamheden bestaan uit een specifieke combinatie van cijferanalyses en detailcontroles van transacties en saldi. Deze werkzaamheden zijn ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten. 2.3. Overzicht van de rapportages Omdat het auditplan gedurende het gehele jaar wordt uitgevoerd, worden ook gedurende het jaar de resultaten van de uitvoering van onze procedures geanalyseerd en worden (voorlopige) conclusies getrokken. Hierover communiceren wij conform de overeengekomen planning met management en het bestuur. Het overzicht hieronder geeft het verwachte tijdsverloop weer van onze relevante communicatie of informatie. De uitvoering van onze controlewerkzaamheden leidt tot de volgende rapportages: Inhoud Managementletter Accountantsverslag Controleverklaring Na afronding van de interim-controle. Na afronding van de controle van de jaarstukken. Na afronding van de controle van de jaarstukken. Mogelijke risico's, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Resterende fouten of onzekerheden, en verbeteringen op het gebied van verslaglegging. De opmerkingen zijn nimmer van dien aard dat ze afbreuk doen aan de strekking van de controleverklaring. Ons oordeel over de mate waarin de jaarrekening voldoet aan de daaraan te stellen eisen en de jaarstukken een getrouw beeld geven i.o.m. verslaggevingsvoorschriften.
Deloitte 4 2.4. Auditteam In 2017 is ons auditteam compleet met een senior manager zoals is voorgesteld in de bovengenoemde offerte en bestaat hierdoor uit: Teamlid Rein-Aart van Vugt (partner) Tel: 088 288 1108 GSM: 06 1100 2352 Mail: Rvanvugt@deloitte.nl Barry Teekens (senior manager) Tel: 088 288 6506 GSM: 06 5359 8380 Mail: BTeekens@deloitte.nl Sebastiaan Mast (controleleider) Tel: 088 288 7011 GSM: 06 1312 7174 Mail: SMast@deloitte.nl Rol in team Eindverantwoordelijk accountant voor de vier organisaties Eerste aanspreekpunt totale dienstverlening voor raad en college Registeraccountant, ingeschreven bij het NBA Brengt actuele landelijke ontwikkelingen direct bij u thuis Verstrekt jaarlijks informatie over de financiële positie van uw Gemeenschappelijke regeling in relatie tot de landelijke trend Eerste aanspreekpunt totale dienstverlening voor ambtelijke organisatie Bewaakt totaalbeeld over en afstemming tussen de controles van de gemeenten en de BAR-organisatie Supervisie op controleleiders Registeraccountant, ingeschreven bij het NBA Controleleider BAR-Organisatie Uitvoeren meest complexe controlewerkzaamheden jaarrekening Aansturing, coaching en review (werkzaamheden) assistent accountants Registeraccountant in opleiding 3. Auditbudget Het auditbudget voor 2017 bedraagt 73.740 exclusief btw. Verder verwijzen wij naar de offerte "accountancydienstverlening voor de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard, Ridderkerk en de GR BAR-organisatie 2016-2020". Subsidieverklaringen Eventuele separaat verlangde controleverklaringen bij subsidies zijn de eerste vijf opgenomen in de offerte "accountancydienstverlening voor de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard, Ridderkerk en de GR BAR-organisatie 2016-2020". De daaropvolgende subsidieverklaringen zullen wij op basis van prijsafspraken met u afrekenen.
Deloitte, 5 4. Randvoorwaarden/werkafspraken Op grond van de "offerte accountancydienstverlening voor de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard, Ridderkerk en de GR BAR-organisatie 2016-2020" gaan wij uit van de volgende randvoorwaarden: Bij onze controle zorgen wij voor een optimale afstemming tussen de kwaliteit van uw interne beheersingssysteem (inclusief interne controle (IC)) en de door ons uit te voeren werkzaamheden. Wij gaan ervan uit dat de beheersing van alle relevante primaire en ondersteunende processen voor de jaarrekeningcontrole toereikend zijn. Wij zullen hierbij vanwege gewijzigde controlevoorschriften niet langer steunen op de door u uitgevoerde (verbijzonderde) interne controle. Op tijd en correct aanleveren van stukken is een belangrijke randvoorwaarde om ons werk zo effectief en efficiënt uit te voeren. Dit levert u ook direct voordeel op: een goed samensteldossier betekent minder vragen vanuit de controle én dat de controle gereed is op de door u beoogde data. Ook heeft een goed samensteldossier een positieve uitwerking op de kwaliteit van de bedrijfsvoering. De jaarrekeningen dienen op de afgesproken data door u opgeleverd te worden, samen met een digitaal samensteldossier met daarin alle relevante onderbouwende stukken, zoals op de jaarrekeningen aansluitende specificaties, onderbouwingen voor schattingen en een toets op de naleving van het BBV. In de werkafspraken die wij voorafgaand aan de jaarrekeningcontroles verstrekken geven wij per jaarrekeningpost concreet weer welke documenten, analyses en controles wij van u verwachten. Voor een efficiënte en effectieve accountantscontrole binnen de met uw Gemeenschappelijke regeling afgesproken planning en prijsafspraken, is het noodzakelijk dat zaken als frauderisicoanalyses, de interne controle, IT-audit en de volledige invulling van de werkafspraken beschikbaar zijn vóór onze planning en risicoanalyse van de accountantscontrole 2017. Zoals u zult begrijpen, hebben eventuele omissies in de oplevering van de benodigde stukken (inhoudelijk en/of qua timing) impact op de efficiency van onze werkzaamheden en daarmee op het controlebudget en mogelijk op de afgesproken rapporteringsdeadline(s).