1 Aard- en Levenswetenschappen Call for proposals ALW Den Haag, maart 2015 Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek
1 Inleiding en doel NWO heeft als wettelijke taak onder meer de nationale coördinatie van het wetenschappelijk onderzoek. Het gebiedsbestuur Aard- en Levenswetenschappen (ALW) stimuleert daarom de organisatie van wetenschappelijke discussies op landelijk niveau op haar onderzoeksterrein. ALW ondersteunt zo de forumfunctie van wetenschappelijke groeperingen, zoals onderzoekscholen en wetenschappelijke verenigingen. Het doel van het programma is het middels wetenschappelijke discussiebijeenkomsten bevorderen van academische netwerken en samenwerking in nationaal verband op het gebied van de Aard- en Levenswetenschappen. Het programma biedt financiële ondersteuning voor de organisatie van bijeenkomsten van een of twee dagen waarbij een deel van de onderzoekgemeenschap met een gezamenlijke wetenschappelijke interesse kennis kan nemen van elkaars onderzoek. Voor jonge onderzoekers biedt de wetenschappelijke bijeenkomst een belangrijke plek om voor eigen publiek te presenteren en een nationaal netwerk op te bouwen. Voor dit programma stelt NWO-ALW een budget van 170.000 per jaar beschikbaar. Deze brochure beschrijft de opzet van het financieringsinstrument wetenschappelijke bijeenkomsten en geeft de criteria weer waaraan aanvragers moeten voldoen om in aanmerking te komen voor financiering. Deze bepalingen en criteria gelden vanaf 1 april 2015 en blijven geldig tot NWO nieuwe richtlijnen bekend maakt. Wie kan aanvragen Onderzoekers met een dienstverband bij een van de volgende kennisinstellingen kunnen aanvragen indienen: Nederlandse universiteiten; KNAW- en NWO-instituten; het Nederlands Kanker Instituut; het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen; onderzoekers van de Dubble-bundellijn bij de ESRF te Grenoble; NCB Naturalis; Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL). Onderzoekers van de volgende kennisinstellingen kunnen een aanvraag indienen mits de onderzoeker in het project waarvoor financiering wordt gevraagd samenwerkt met een universiteit. Dat moet blijken uit een personele of materiële bijdrage aan het project vanuit die universiteit: Koninklijk Nederlands Meteorologisch Instituut; UNESCO-IHE Institute for Water Education; Wat kan aangevraagd worden Financiering voor een door de aanvrager te organiseren wetenschappelijke bijeenkomst van één of twee dagen. De maximale vergoeding per deelnemer (die voor vergoeding in aanmerking komt) is 40,-, tot een maximum van 20.000,- als totale bijdrage per organisatie per jaar, wanneer de organisatie een eigen bijdrage van minimaal 20 euro per persoon inbrengt.
2 Financieringsaanvragen kunnen niet worden ingediend voor onder andere: Besloten workshops, Cursussen, Nascholingsactiviteiten en/of masterclass voor aio s, Afscheidssymposia. De financiering is uitsluitend faciliterend bedoeld. ALW levert een bijdrage in de kosten van: huur van faciliteiten (zaal, computer, beamer), verblijfskosten van deelnemers (koffie, thee, lunch, overnachting), kosten van maximaal één gastspreker per dag. Bijvoorbeeld dinerkosten, borrels, symposiumbundels (book of abstracts), cadeaus en prijzen komen niet voor financiering in aanmerking. Wanneer kan aangevraagd worden Aanvragen kunnen op ieder moment ingediend worden. Er zijn geen deadlines. Een aanvraag voor een wetenschappelijke bijeenkomst moet minimaal twee maanden voor de daadwerkelijke bijeenkomst bij NWO-ALW zijn ingediend. Het opstellen van de aanvraag Uw aanvraag bestaat uit twee delen: een factsheet en het aanvraagformulier. De factsheet vult u direct in het elektronisch aanvraagsysteem van NWO in. Het aanvraagformulier vindt u op de financieringspagina van dit programma op de NWO-website. Dit formulier voegt u, zodra ingevuld, als PDF bestand toe aan de factsheet. Specifieke financieringsvoorwaarden Deze financiering is voor nationale wetenschappelijke bijeenkomsten. Nationale wetenschappelijke bijeenkomsten worden in Nederland gehouden en zijn bedoeld voor onderzoekers van Nederlandse universiteiten en onderzoeksinstellingen. Het is mogelijk om buitenlandse gastsprekers uit te nodigen, zolang deze maximaal 25% van het programma beslaan. De bijeenkomst wordt enkel nationaal bekend gemaakt. Voor bijdragen voor internationale wetenschappelijke bijeenkomsten treedt de KNAW als financier op namens het ministerie van OCW (http://www.knaw.nl/nl/prijzen/subsidies/congressubsidiefonds). Toekenning kan slechts plaatsvinden binnen de vastgestelde financiële limiet voor wetenschappelijke bijeenkomsten. Betaling vindt achteraf plaats op basis van werkelijk gemaakte kosten die voor financiering in aanmerking komen. De organisatoren sturen daartoe uiterlijk drie maanden na plaatsvinden van de bijeenkomst de financiële verantwoording wetenschappelijke bijeenkomsten (het formulier financiële verantwoording wetenschappelijke bijeenkomsten kunt u downloaden op de financieringspagina) en een deelnemerslijst (naam en universiteit/instituut) toe via IRIS (of per reguliere post).
3 Het meefinancieren van de bijeenkomst door derde partijen, geeft een zekere mate van urgentie van de bijeenkomst aan. Sponsoring van derde partijen buiten NWO wordt daarmee aangemoedigd. NWO verwacht dat na een toekenning uit dit programma de steun van NWO ook extern duidelijk wordt gemaakt, met name aan de deelnemers van de bijeenkomst. Dat kan bijvoorbeeld via plaatsing van het NWO-logo (te vinden op www.nwo.nl/logo) op de betreffende website, op de welkomst dia in de zaal of in het abstractenboek of andere gedrukte uitingen van de bijeenkomst. In nader overleg en wanneer wenselijk, werkt de aanvrager mee aan andere verzoeken van ALW, bijvoorbeeld door een presentatie vanuit NWO tijdens de bijeenkomst. NWO-medewerkers kunnen desgewenst de bijeenkomst kosteloos bijwonen. Het indienen van een aanvraag Het indienen van een aanvraag bij NWO kan alleen via het elektronisch aanvraagsysteem. Aanvragen die niet zo zijn ingediend, worden niet in behandeling genomen. Een hoofdaanvrager is verplicht zijn/haar aanvraag via zijn/haar eigen account in te dienen. Procedure Het NWO-ALW bureau toetst of de aanvraag voldoet aan de voorwaarden zoals beschreven in deze brochure. Aanvragen die hieraan niet voldoen worden niet in behandeling genomen. Bij een aanvraag voor een wetenschappelijke bijeenkomst wordt geen extern advies gevraagd. Voor alle bij de beoordeling en/of besluitneming betrokken personen en betrokken NWO-medewerkers is de NWO-code belangenverstrengeling van toepassing. Het bureau NWO-ALW beoordeelt de aanvraag met bijbehorende stukken en de directeur ALW neemt, gemandateerd door het gebiedsbestuur ALW, een besluit. De toekenningsbrief stelt een maximum bedrag vast op basis van de kostenraming in de aanvraag. Achteraf wordt op basis van de werkelijk gemaakte kosten die voor financiering in aanmerking komen de vergoeding vastgesteld. De beoordelingsprocedure van de aanvraag duurt maximaal zes weken. De organisatie stuurt voor aanvang van de bijeenkomst het voorlopig programma naar NWO-ALW.
4 Criteria De bijeenkomst draagt het karakter 1 van een nationale wetenschappelijke discussiebijeenkomst op het terrein van de aard- en levenswetenschappen. De bijeenkomst is landelijk opengesteld (voor vakgenoten), en de externe deelname (vanuit andere universiteiten/instituten) bedraagt minimaal 35% van het deelnemersaantal. De financiering is bedoeld voor wetenschappelijke medewerkers, niet voor studenten, ondersteunend personeel, bedrijfsleven, etc. De financiering is een gedeelde verantwoordelijkheid van de organisatoren en ALW. Organisatoren zullen deels zelf voor dekking van de kosten van de bijeenkomst zorgen, bijvoorbeeld via een eigen bijdrage van de deelnemers of sponsoring. Vereist is een eigen financiële bijdrage van minimaal 20 euro per persoon. Maximaal 25% van het programma mag gevuld worden met internationale gastsprekers/key-notes. Per dag komen de reis- en verblijfkosten van één gastspreker voor vergoeding in aanmerking en dit dient duidelijk vermeld te worden in de eindafrekening. Het programma bestaat voor een groot deel uit presentaties van jonge onderzoekers, omdat de bijeenkomst voor deze groep een belangrijke plek is om zich voor eigen publiek te presenteren en een nationaal netwerk op te bouwen. De aanvrager dient de financiële ondersteuning van ALW kenbaar te maken aan de deelnemers door vermelding op aankondigingen, het programma, etc. De organisator is verbonden aan een door NWO goedgekeurde onderzoeksinstelling. Contact Voor inhoudelijke vragen over het programma en deze brochure neemt u contact op met: NWO-ALW Drs. Mirjam van het Groenewoud-Groot, telefoon +31 (0)70-3440 626, e-mail alwwb@nwo.nl Bij technische vragen betreffende het gebruik van Iris neemt u contact op met de Iris helpdesk. Leest u alstublieft eerst de handleiding voordat u de helpdesk om raad vraagt. Bereikbaarheid Iris helpdesk: van maandag t/m vrijdag van 11.00 tot 17.00 uur, telefoonnummer 0900-696 47 47. Helaas ondersteunen niet alle buitenlandse providers het bellen naar 0900-nummers. U kunt ook uw vraag per e-mail sturen aan iris@nwo.nl. 1 Onder karakter wordt o.a. verstaan dat er een breed wetenschappelijk draagvlak is voor de bijeenkomst en dat Nederlandse onderzoekers (aio s, postdocs, senior onderzoekers) tijdens een nationale bijeenkomst voldoende de kans krijgen zich te presenteren.
Uitgave: Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek Bezoekadres: Laan van Nieuw Oost-Indië 300 2593 CE Den Haag augustus 2014