OVEREENKOMST APPLICATIEBEHEER EN SOFTWARE LICENCERING TUSSEN DE VERENIGING O3D EN RITENSE BV

OVEREENKOMST APPLICATIEBEHEER EN SOFTWARE LICENCERING TUSSEN DE VERENIGING O3D EN RITENSE BV Auteur : Rutger Haagsma, Ritense BV Datum : 10 oktober 07 Versie : 1.1 1999-2007 Ritense B.V.

INHOUD 1 VERSIEBEHEER... 1 2 INTRODUCTIE... 2 2.1 OPDRACHTGEVER... 2 2.2 OPDRACHTNEMER... 2 2.3 DEFINITIES... 3 3 PLATFORM EN INFRASTRUCTUUR... 4 3.1 INTRODUCTIE... 4 3.2 INFRASTRUCTUUR... 4 3.3 LICENTIES... 5 3.4 INSTALLATIE... 5 3.5 BESCHIKBAARHEID... 5 3.5.1 Procedure monitoring... 6 3.6 BEVEILIGING... 6 3.7 BACKUP... 6 3.8 PERFORMANCE TEST... 7 3.9 ANTI-SPAM POLICY... 7 4 APPLICATIEBEHEER... 8 4.1 INSTALLATIE EN BEHEER APPLICATIES DERDEN... 8 4.2 INSTALLATIE EN BEHEER APPLICATIES RITENSE... 8 5 SUPPORT... 10 6 OVERIGE DIENSTEN... 11 6.1 MAIL... 11 6.2 DOMEINNAMEN... 11 7 KOSTEN... 12 7.1 KOSTEN MAANDELIJKS... 12 7.2 KOSTEN - OVERIGE... 12 8 GEBRUIKSRECHTEN... 13 8.1 BEËINDIGING OVEREENKOMST... 13 8.2 FENIT... 14 8.3 SLOT... 14 ritense bv 1999-2007 070910-O3D-applicatiebeheer(2).doc

1 VERSIEBEHEER Historie Versie datum commentaar auteur 0.1 07-09-07 Eerste setup R. Haagsma 1.0 10-09-07 Review I. Verbeek 1.1 10-10-07 Na reactie vergadering O3D R. Haagsma Distributie versie datum Naam 0.1 07-09-07 Intern 1.0 10-09-07 Vereniging O3D 1.1 10-10-07 Vereniging O3D ritense bv 1999-2007 1 070910-O3D-applicatiebeheer(2).doc

2 INTRODUCTIE De Vereniging O3D en Ritense werken als sinds enkele jaren samen, waarbij Ritense de infrastructuur van de vereniging beheert en tevens op frequente basis software levert. In 2003 is een overeenkomst afgesloten tussen beide partijen, waarin de afspraken rondom het beheer zijn vastgelegd. Gezien de ontwikkelingen de afgelopen jaren zal in 2007 een nieuwe overeenkomst worden gesloten. In het verleden had de vereniging problemen met de snelheid en stabiliteit van software op de servers van de vereniging. Dit had diverse oorzaken: - Wijzigingen werden direct doorgevoerd op de productieomgeving, zonder dat er werd getest op een staging; - Ontwikkelaars beschikten niet over een ontwikkelomgeving, maar ontwikkelden vaak direct op de productieserver. Bij problemen kon dus niet worden teruggegrepen naar een oudere versie; - Er ontwikkelden soms meerdere mensen aan één project, waarbij het versiebeheer onvoldoende goed was georganiseerd. Dat had tot gevolg dat wijzigingen van ontwikkelaar A soms tot gevolg had dat (delen van) wijzigingen van ontwikkelaar B teniet werden gedaan; - Het content management systeem AssetNow was tientallen malen geïnstalleerd, maar werd vaak op verzoek van de klant aangepast. Dit had tot gevolgd dat het beheer van de steeds iets afwijkende installaties duur werd; - Het content management systeem AssetNow was (in de toenmalige versie) niet geschikt voor het verwerken van grote aantallen pageviews, wat de grotere sites traag maakte. Met de komst van RCMS en Paspoort / ribase zijn de problematieken voor de vereniging veranderd. Er wordt gebruik gemaakt van een ontwikkel- staging en productieserver. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van één CMS waarin alle websites draaien. De beheerproblemen zijn hiermee sterk teruggedrongen. Nieuwe uitdagingen zijn het sterk oplopend aantal sites die beheerd moeten worden tegen soms lage kosten per site, het groeiend verschil in kennisniveau tussen leden van de vereniging en de komst van enkele ASP-applicaties. Deze nieuwe overeenkomst voorziet in afspraken omtrent het beheer van de infrastructuur, applicatiebeheer en licencering. 2.1 Opdrachtgever Vereniging O3D dhr. Jan-Willem Janssen Nieuwe Parklaan 72-74 Postbus 90703 2509 LS Den Haag Opdrachtnemer wordt in deze offerte verder aangeduid als: O3D 2.2 Opdrachtnemer Ritense BV Sumatrakade 735 Postbus 75447 1070 AK Amsterdam ritense bv 1999-2007 2 070910-O3D-applicatiebeheer(2).doc

Telefoon: 020-4232467 Opdrachtnemer wordt in deze offerte verder aangeduid als: Ritense 2.3 Definities Applicatie server Infrastructuur Oplossingstijd Reactietijd RCMS ribase Server software Software geleverd door Adobe. ColdFusion scripts worden door deze applicatie server gelezen, geïnterpreteerd en omgezet naar HTML De omgeving noodzakelijk voor het hosten van de applicatie. Bijvoorbeeld het rack, kabels, firewall, koeling, routers, uptime monitoring systeem, bandbreedte ed. De tijd benodigd vanaf het melden van een issue tot de geleverde oplossing. De tijd totdat Ritense start met het oplossen van het issue. Content Management Systeem Systeem voor datamanagement. In het kader van de vereniging O3D wordt ribase meestal gebruikt als online databestand van ledengegevens, maar het systeem kan in principe alle soorten data opslaan. Alle software die is geinstalleerd op de server. Bijvoorbeeld het Windows besturingssysteem, SQL Server database, ColdFusion application server, Internet Information Server etc. ritense bv 1999-2007 3 070910-O3D-applicatiebeheer(2).doc

3 PLATFORM EN INFRASTRUCTUUR 3.1 Introductie Ritense voorziet in het beheer van de applicaties van de vereniging O3D. Applicatiebeheer omvat meer dan hosting. Het applicatiebeheer kan worden opgedeeld in drie lagen, te weten de infrastructuur, het platform en de applicaties, zoals in onderstaand diagram is weergegeven: Applicaties Platform (operating systeem, application server, database, mailserver) Infrastructuur (hardware, housing, interconnectie, firewall, routers ed) De onderste laag, de infrastructuur, vormt de basis. Het omvat de server(s), de housing, internetverbinding, stroomvoorziening, koeling, fysieke beveiliging, beveiliging op netwerkniveau etc. Over het algemeen wordt invulling gegeven aan deze laag door hostingcentra. Deze centra, waarvan er enkele tientallen grote van zijn in Nederland, zijn speciaal gebouwd voor dit doeleinde. Ritense beschikt over een eigen rack in Schuberg Philis op Schiphol Rijk. De middelste laag, het platform, bevat het operating systeem, de (ColdFusion) applicatie server en de databases die zijn geïnstalleerd. Ritense onderscheid zich door de support van de hogere lagen van het platform, met name door de support voor de ColdFusion Application Server en het actieve beheer in de vorm van regelmatige performance tests, errorlog analyse en rapportage. De bovenste laag wordt gevormd door de ColdFusion en ASP.NET applicaties die zijn geïnstalleerd. 3.2 Infrastructuur Op dit moment heeft Ritense vier servers voor de Vereniging O3D in beheer. Ritense beschikt over een eigen rack in datacentrum Schuberg Philis in Schiphol Rijk. De infrastructuur bij Schuberg is voorzien van: 10/100 High Speed Redundant links BGP4 Routing Protocol and Load Balanced Network Klimaat beheer Dual 230V AC Power Grid No-break UPS met diesel-powered generator backup 24/7 Traffic Graphs 24/7 Network Monitoring 24/7 On-site security Fire Detection and Suppression System Closed circuit camera Surveillance Direct access to IP backbones and AMS-IX De Vereniging O3D verzorgt de servers. ritense bv 1999-2007 4 070910-O3D-applicatiebeheer(2).doc

Verder is de infrastructuur voorzien van: 2 managed switches. Eén switch verzorgt de communicatie in de trust zone, een segment dat niet vanaf buiten benaderbaar is en wordt ingezet voor de communicatie tussen de servers onderling, onder meer voor backup en database connecties. Eén switch verzorgt de communicatie in de untrust zone, het segment dat via de firewall met het internet is verbonden. Een backup switch. Firewall. Het betreft een Juniper Netscreen, in eigendom van- en beheerd door Ritense. 5 Mbit up/down verbinding 3.3 Licenties Er wordt gebruik gemaakt van Windows 2003 Standard edition op alle O3D Servers. De licenties worden onder het Microsoft Services Provider License Agreement (SPLA) geleverd door Ritense. Als database wordt Microsoft SQL Server 2000 gebruikt. De licentie is aangeschaft door de Vereniging O3D. De licenties Adobe ColdFusion zijn eigendom van de Vereniging O3D. 3.4 Installatie De configuratie van de systemen wordt in eigen beheer gedaan. Het uitschakelen van overbodige processen stabiliseert het systeem en maakt het minder gevoelig voor virussen of wormen. Alle werkzaamheden worden gedocumenteerd. De configuratie omvat de volgende werkzaamheden: De configuratie van logfiles, deze worden op een centrale plaats bijgehouden; De installatie van Windows wordt aangepast aan de hand van de Windows 2003 Server Baseline Security Policy en Microsoft Windows 2003 Security Hardening Guide; Installatie en tuning van de ColdFusion Application Server; Installatie van alle beschikbare security updates voor SQL Server, Macromedia ColdFusion en Microsoft Windows; Configuratie SQL Server 2000. Deliverable: documentatie van installatie (bij setup) 3.5 Beschikbaarheid Ritense garandeert een beschikbaarheid van het platform van 98,5%, gemeten over een periode van één maand gedurende daguren en exclusief ingeplande downtime. Indien eventuele applicaties door Ritense zijn geleverd, wordt deze beschikbaarheidgarantie uitgebreid tot de applicatielaag. Ritense is verantwoordelijk voor het meten van de beschikbaarheid en de rapportage hiervan. Voor de berekening van de beschikbaarheid wordt de volgende formule gehanteerd: 100 x GP-D = % Beschikbaarheid MP ritense bv 1999-2007 5 070910-O3D-applicatiebeheer(2).doc

waar GP de gemeten periode is en D de downtime. GP wordt gemeten over daguren, dat wordt gedefinieerd als de tijd tussen 8:30 en 22:30 over alle dagen, inclusief weekeinden en vakanties. Indien de beschikbaar niet de afgesproken 98,5% haalt, Ritense zal een penalty betalen van tweemaal de het totaal te betalen maandelijkse SLA bedrag. 3.5.1 Procedure monitoring Elke minuut worden de produktieservers getest. Om de werking van het complete systeem te kunnen testen worden er een aantal testscripts uitgevoerd. Als deze testscripts succesvol worden uitgevoerd geeft het script een positief resultaat terug aan de monitoringtool. Op deze wijze wordt niet alleen de uptime van de hardware gemeten, zoals gebeurt door bijvoorbeeld regelmatige te pingen, maar van het complete systeem inclusief OS, ColdFusion server, mailserver en database. In het geval van een foutmelding wordt de bovenstaande procedure nog tweemaal herhaald. Indien nog steeds een foutmelding wordt gegeven, dan wordt een SMS uitgestuurd naar één van de medewerkers van Ritense. Daarnaast wordt het resultaat in de logfile weggeschreven. 3.6 Beveiliging De servers zijn fysiek geplaatst in een afgesloten rack in het datacentrum, op een vloer van Leaseweb. Alleen leaseweb klanten hebben toegang tot deze vloer, Ritense medewerkers hebben toegang tot het rack. Het datacentrum is 24x7x365 bemand, en toegankelijk voor Ritense medewerkers. Alle servers zijn geplaatst in een subnet, achter een firewall. Toegang tot de machines anders dan via http(s) is alleen mogelijk via een VPN connectie. De VPN connectie is beveiligd met een password en IP-restricties. Alle andere poorten zijn geblokkeerd in de firewall. Alle machines worden maandelijks gecontroleerd. Patches voor het OS, ColdFusion en SQL Server worden geïnstalleerd. De logfiles worden gecontroleerd op afwijkingen. Authorisatie voor toegang tot applicaties wordt over het algemeen gedaan op applicatie-niveau. In dit geval worden gebruikersnaam en password niet beveiligd verstuurd. Indien gewenst kan een IIS site worden beveiligd met een SSL certificaat. 3.7 Backup Elke vierentwintig uur wordt een backup gemaakt van alle databases en geuploade content (plaatjes / documenten), die op een fysiek andere machine wordt opgeslagen. Backups worden bewaard voor een periode van drie dagen. Backups van gedeelde applicaties (zoals RCMS) kunnen worden teruggezet, maar dit heeft tot gevolg dat alle data van alle gebruikers wordt teruggezet. De backup is niet bedoeld als content- of historische backup, maar als backup voor technisch falen. Indien wenselijk kan deze procedure verder worden uitgebreid, dit in overleg. Bij de maandelijkse controle van de servers wordt de werking van het backup systeem gecontroleerd. ritense bv 1999-2007 6 070910-O3D-applicatiebeheer(2).doc

3.8 Performance test Op aanvraag wordt een performance test uitgevoerd met behulp van Microsoft Web Application Stress Tool. De resultaten hiervan worden gecommuniceerd met de Vereniging O3D. Kosten op basis van nacalculatie. 3.9 Anti-SPAM policy Het is (leden van) de Vereniging O3D niet toegestaan om SPAM te versturen via systemen die beheerd worden door Ritense. Gebruikers die bulkmailings versturen, dienen van elke geadresseerde gegevens bij te houden die bewijzen dat expliciete toestemming door de ontvanger is gegeven voor de verzending van mail naar deze ontvanger. Indien deze gegevens ontbreken wordt dit beschouwd als bewijs dat deze toestemming niet is gegeven. Aanmeldingen voor nieuwsbrieven via ribase voorzien in deze eis. Ritense heeft het recht 500,- per overtreding in rekening te brengen. ritense bv 1999-2007 7 070910-O3D-applicatiebeheer(2).doc

4 APPLICATIEBEHEER Ritense beheert zowel applicatie van derden als eigen applicaties op het platform van de Vereniging O3D. 4.1 Installatie en beheer applicaties derden De individuele applicatie ontwikkelaars hebben toegang tot een eigen directory op de stagingserver. Bij een update van de code op de stagingserver dienen zij via het extranet van Ritense een verzoek in voor Move To Production (MTP). Daarbij een korte omschrijving van het gewijzigde. Ritense zet wekelijks alle aangepaste code over na een eenvoudige testprocedure te hebben doorlopen. Het overzetten naar productie wordt release genoemd. De wijzigingen worden in het extranet bijgehouden per release en zijn altijd opvraagbaar voor het HBD en de aangesloten ontwikkelaars. Database wijzigingen kunnen niet door de ontwikkelaar zelf worden gedaan, maar worden aangevraagd via het extranet. De productie database wordt eenmaal per maand overgezet naar staging, om zo verzekerd te zijn van actuele testcontent. Voor wat betreft het support beperkt Ritense zich hier tot een controlerende en ondersteunende rol. Ritense is niet verantwoordelijk voor het functioneren van afzonderlijke pagina s, wel voor het functioneren van de applicatie als geheel binnen de infrastructuur. De applicatie ontwikkelaar dient Ritense hierbij optimaal te ondersteunen daar waar zij dat verzoek doet. 4.2 Installatie en beheer applicaties Ritense Applicaties die worden geleverd door Ritense worden geïnstalleerd op staging en productie. Aanvullend aan de normale procedures zal Ritense voor de eigen applicaties elke maand de ColdFusion logs analyseren en veel voorkomende fouten oplossen, zonder extra kosten voor de vereniging. 4.3 Applicatie software De preferred applicatiesoftware voor het platform van de Vereniging O3D is Microsoft SQL Server en Adobe ColdFusion. Applicaties die functioneren op basis van deze twee pakketten, worden zonder restricties ondersteunt. ritense bv 1999-2007 8 070910-O3D-applicatiebeheer(2).doc

Optioneel kan ook gebruik worden gemaakt van ASP.NET, onderdeel van Internet Information Server. Ondersteuning van deze application server beperkt zich tot het functioneren van de application server zelf. Ritense kan en zal derde ontwikkelaar niet ondersteunen tot op het nivo van individuele pagina s, nog is zij verantwoordelijk voor het functioneren van de individuele applicaties. Andere applicatie software wordt niet ondersteund. ritense bv 1999-2007 9 070910-O3D-applicatiebeheer(2).doc

5 SUPPORT In het geval van een vermeende fout in één van de gehoste applicaties kan contact op genomen worden met Ritense via het extranet http://support.ritense.com/. Per brancheorganisatie kunnen maximaal twee personen contact opnemen. Daarnaast wordt op eventuele foutmeldingen het helpdeskemail adres van Ritense weergegeven, met het verzoek de fout te mailen. Van elke melding wordt direct of indirect uiteindelijk een ticket aangemaakt. De gebruiker ontvangt hiervan een email ter bevestiging. De ticket zal binnen 4 uur in behandeling worden genomen. De ticket kan worden doorgezet naar een leverancier van een applicatie of kan worden afgehandeld door Ritense in het geval het gaat om een vraag, een melding die betrekking heeft op het platform of een applicatie is geleverd door Ritense. Dit proces kan schematisch als volgt worden weergegeven: melding fout via mail of telefoon melding via monitoring reproduceerbare fout? nee terug koppeling naar melder, opname in log update productie Ritense ja applicatie? ja melding fout bij ontwikkelaar correctie fout, update staging door ontwikkelaar nee platform? ja correctie fout Ritense terug koppeling naar melder, opname in log nee infrastructuur ja correctie fout Ritense terug koppeling naar melder, opname in log ritense bv 1999-2007 10 070910-O3D-applicatiebeheer(2).doc

6 OVERIGE DIENSTEN 6.1 Mail Voor het beheer van de mailboxen heeft Ritense een dedicated mailserver in eigendom. Deze machine kan ingezet worden tot 200 maildomeinen, per domein kunnen onbeperkt mailboxen worden aangemaakt. De machine ondersteunt batched SMTP. Ritense zal per domeinnaam de mail opzetten als dat wordt gewenst. De administrator van de betreffende brancheorganisatie kan toegang krijgen tot de mailserver via een webinterface. Hiermee kunnen onbeperkt mailboxen worden aangemaakt. Ritense kan zonder meerkosten de individuele mailboxen beheren voor een brancheorganisatie, zodat er geen administrator noodzakelijk is. Aanvragen en wijzigingen van mailboxen kunnen de aangesloten brancheorganisaties doen via een webinterface op het extranet. 6.2 Domeinnamen De Vereniging O3D kan domeinen aanvragen in de volgende TLD s:.nl.com.info.net.eu De domeinnamen worden binnen een periode van maximaal 36 uur na aanvraag geregistreerd. Domeinnamen onder andere TLD s kunnen worden gekoppeld aan O3D applicaties, maar kunnen niet worden aangevraagd via Ritense. ritense bv 1999-2007 11 070910-O3D-applicatiebeheer(2).doc

7 KOSTEN 7.1 Kosten maandelijks Onderdeel kosten ( ) Housing (bandbreedte, firewall, switches, rackspace, remote access, 450,- stroom), vier servers Mailserver (bandbreedte, firewall, rackspace incl. Mailsoftware 220,- imail onbeperkt maildomains en mailadressen) Applicatiebeheer en support, op basis van vier uur per week 1.552,- Licentie Windows 2003, per stuk 18,15 Bijdrage lidmaatschap SIDN 50.- Gebruik DNS servers (3 stuks) tot 500 domeinen 125,- Update basic SLA naar standard voorwaarden gratis Gebruiksrecht RCMS en ribase gratis Updates RCMS, ribase gratis *) Applicatiebeheer en support wordt uitgevoerd tegen een tarief van 97,-, bij het afsluiten van een contract voor een periode van minimaal 1 jaar. 7.2 Kosten - overige Onderdeel kosten ( ) Domeinnnaam aanvraag 0,- Domeinnaam NL per jaar 3,60 Domeinnaam overig per jaar 15,- Domeinnaam - wijziging gratis ritense bv 1999-2007 12 070910-O3D-applicatiebeheer(2).doc

8 GEBRUIKSRECHTEN Ritense verschaft alle leden van de Vereniging O3D een niet beëindigbaar eeuwigdurend gebruiksrecht van de application frameworks ribase en RCMS. De kosten voor dit recht bedragen 55,- per maand voor ribase en 100,- per maand voor RCMS. Voor zolang de leden van de vereniging het applicatiebeheer onder brengen bij Ritense, kunnen de leden kosteloos gebruik maken van de beide applicaties en wordt er dus geen gebruiksrecht betaald. Voor alle voor de (leden van) de Vereniging O3D ontwikkelde code geldt dat de Vereniging de gedeelde auteursrechten krijgt. Dit betekent dat deze code door de Vereniging mag worden hergebruikt. De auteursrechten voor RCMS en ribase blijven onverkort bij Ritense. Alle code wordt in leesbaar, niet ge-encrypt formaat op de servers van de vereniging geïnstalleerd. De vereniging heeft nadrukkelijk niet het recht om: (a) (b) (delen van) software geleverd door Ritense waarvan het auteursrecht niet bij de Vereniging ligt door te verkopen, te verhuren of anderszins in licentie te geven aan derden, anders dan aan leden van de vereniging; wijzigingen aan te brengen aan de software waarvan de auteursrechten bij Ritense liggen (RCMS en ribase). 8.1 Beëindiging overeenkomst De overeenkomst wordt steeds aangegaan voor een periode van één jaar en wordt stilzwijgend verlengd met steeds eenzelfde periode. De overeenkomst gaat in per 1 oktober 2007. Opzegging dient drie maanden voor afloop van de overeenkomst plaats te vinden. Iedere partij is bevoegd deze overeenkomst met onmiddellijke ingang, zonder nadere ingebrekestelling en zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst, geheel of gedeeltelijk voor de toekomst te ontbinden door middel van een aangetekend schrijven aan de wederpartij indien: (c) (d) (e) (f) (e) de wederpartij surséance van betaling aanvraagt of surséance van betaling wordt verleend; de wederpartij faillissement aanvraagt of failliet wordt verklaard; op de in het kader van de overeenkomst aan de wederpartij ter beschikking gestelde goederen beslag wordt gelegd en dit beslag niet binnen een redelijke termijn wordt opgeheven; de wederpartij ook na schriftelijke aanmaning stellende een redelijke termijn in gebreke blijft aan haar verplichtingen uit deze overeenkomst te voldoen. de wederpartij gedurende een periode van meer dan 90 (negentig) dagen ten gevolge van overmacht, waaronder onmacht om betalingsverplichtingen na te komen niet mede wordt begrepen, haar verplichtingen niet kan nakomen c.q. tekort schiet aan haar verplichtingen op grond van deze overeenkomst of zodra vaststaat dat deze langer dan 90 (negentig) dagen zal duren; (f) de wederpartij een rechtspersoon is en deze wordt ontbonden en indien van toepassing haar rechtsopvolger niet bereid is schriftelijk te verklaren alle rechten en plichten van de ontbonden rechtspersoon zonder voorbehoud over te nemen. ritense bv 1999-2007 13 070910-O3D-applicatiebeheer(2).doc

Rechten en plichten die naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van de overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van de overeenkomst bestaan. Tot deze rechten en plichten behoren onder meer het gebruiksrecht, toepasselijk recht en bevoegde rechter. 8.2 FENIT Voor zover daarvan in deze offerte niet zijn afgeweken, zijn van toepassing de Algemene voorwaarden van de Federatie van Nederlandse Brancheverenigingen voor Informatietechnologie FENIT, zoals in kopie bij deze offerte gevoegd. 8.3 Slot We hopen erop met dit voorstel een passende oplossing te hebben geboden. Bij akkoord zien we graag een rechtsgeldig getekend exemplaar van deze offerte retour. Met vriendelijke groeten, voor akkoord, (handtekening) Rutger Haagsma... Ritense BV Vereniging O3D ritense bv 1999-2007 14 070910-O3D-applicatiebeheer(2).doc