Nota voor burgemeester en wethouders Onderwerp Hard- en software DOWR gemeenten 2017 1- Notagegevens Notanummer 2017-000620 Datum 25-04-2017 Programma: 11 Algemene dekkingsmiddelen Portefeuillehouder Weth. Grijsen Team ICT 2- Bestuursorgaan [X]B & W 09-05-2017 [ ]Raad -- [ ]Burgemeester -- College van B & W - Burgemeester - Weth. Kolkman - Weth. Hartogh Heys - Weth. Rorink - Weth. Grijsen Besluitenlijst d.d. d.d. d.d. [X]Akkoordstukken 09-05-2017 [X]Openbaar 09-05-2017 [ ]Besloten -- Routing d.d. Ambtelijk opdrachtgever 01-05-2017 Wethouder 01-05-2017 par. [ ]adj.secr. -- [X]gem.secr. 01-05-2017 BIS Openbaar Status Definitief2017-05-11 Bijlagen 2017-000620-Inkoopstrategie.pdf 2017-000620-Uitgangspuntennotitie.pdf B & W d.d.: 09-05-2017 Besloten wordt: 1 De inkoopstrategie vast te stellen; 2 akkoord te gaan met de uitgangspuntennotitie; 3 de teammanager I-werkorganisatie DOWR mandaat te verlenen voor het starten van de aanbesteding hard- en software en het nemen van besluiten binnen de selectiefase, inclusief het selecteren van partijen die worden uitgenodigd voor het uitbrengen van een offerte voor de gunningsfase. 4 de nota en het besluit openbaar te maken nadat publicatie op Tenderned heeft plaatsgevonden, en met uitzondering van de inkoopstrategie. Financiële aspecten: Financiële gevolgen voor de gemeente? Begrotingswijziging Financiële gevolgen opvangen binnen de budgetten van de I-werkorganisatie DOWR. Ja Voorstel openbaarmaking conform Wet Openbaarheid Bestuur (Wob) [ ] De nota en het besluit openbaar te maken [ ] De nota en het besluit openbaar te maken vergezeld van bijgaand persbericht [X] De nota en het besluit openbaar te maken nadat nadat publicatie op Tenderned heeft plaats gevonden. [X] De nota en het besluit openbaar te maken, behalve de inkoopstrategie die vertrouwelijk is. [ ] Het besluit openbaar te maken, maar niet de nota, gelet op artikel: [ ] De nota en het besluit niet openbaar te maken, gelet op artikel:
Kennisgeving/ Bekendmaking Awb Kennisgeving (publicatie) conform Awb Bekendmaking conform Awb ADVIESRADEN: Moet een van de adviesraden gehoord worden of op de hoogte gesteld? Toelichting Inleiding Op 31 augustus 2017 eindigen de huidige raamovereenkomsten voor de aanschaf van hardwarecomponenten en (generieke) software. Na de vorige aanbesteding zijn deze overeenkomsten al tweemaal verlengd, wat inhoudt dat de maximale duur van de overeenkomsten is bereikt. Aangezien de verwachte contractwaarde hoger is dan de EU drempelwaarde voor aanbestedingen moet het afsluiten van een nieuwe raamovereenkomst Europees worden aanbesteed. Deze aanbesteding maakt onderdeel uit van de roadmap IT. Beoogd resultaat Een succesvolle Europese aanbesteding in twee fasen en het afsluiten van een nieuwe raamovereenkomst voor drie percelen (één raamovereenkomst per perceel): 1. devices (thin clients, mobiele telefoontoestellen, laptops, toetsenborden, beeldschermen en aanverwante zaken zoals bijvoorbeeld kabeltjes); 2. complexe hardware (netwerk, server, storage); 3. generieke software (waaronder Microsoft, Oracle, virtualisatiesoftware). fase1: betreft voorselectie leveranciers, waarvoor nu mandaat wordt gevraagd. fase2: betreft de vervolgselectie (gunningsfase), waarvoor op een later moment seperaat mandaat wordt gevraagd aan uw college. Kader De verwachte contractwaarde overstijgt de EU drempelwaarde voor aanbestedingen, waarmee het wettelijk verplicht is de opdracht Europees aan te besteden. Argumenten voor en tegen De aanbesteding van de raamovereenkomst maakt onderdeel uit van de roadmap IT en valt onder de instandhouding van bestaande dienstverlening. Met het afsluiten van een nieuwe raamovereenkomst worden zo gunstig mogelijke afspraken gemaakt over verschillende voorwaarden, zoals prijs, kwaliteit, hoeveelheid en levertijd. Met het afsluiten van een nieuwe raamovereenkomst is het niet nodig om individuele opdrachten telkens Europees aan te besteden, terwijl geen afnameplicht geldt. Er geldt wel de verplichting om toekomstige opdrachten uit te zetten bij de partij waarmee de raamovereenkomst is afgesloten. Zonder raamovereenkomst vervallen de huidige (gunstige) voorwaarden voor de aanschaf van hardwarecomponenten en (generieke) software. Daarnaast moet dan voor individuele opdrachten boven de drempelwaarde afzonderlijk worden aanbesteed. Er zijn geen argumenten tegen. Extern draagvlak (partners) De DOWR gemeenten hebben ingestemd met de voorgenomen aanbesteding, als onderdeel van de roadmap IT.
Financiële consequenties Alleen kosten voor externe begeleiding van de aanbestedingsprocedure, welke passen binnen de budgetten van de I-werkorganisatie DOWR. Aanpak/uitvoering Europese aanbesteding met voorselectie in 2 fasen: Uitvoeren fase I (voorselectiefase), 9 mei tot en met 18 juni inclusief Collegebesluit voor het mandaat tot uitvoeren fase II (gunningsfase) Uitvoeren fase II (gunningsfase); 19 juni tot en met 8 augustus Voornemen tot gunning, 9 augustus 2017 Definitieve gunning, 30 augustus 2017
Uitgangspuntennotitie Datum : 20 april 2017 Versie Aan : College van Burgemeester en Wethouders Van : J. Elzebroek (I-werkorganisatie DOWR) 1.0 Onderwerp : Aanbesteding hard- en software DOWR gemeenten 2017 1 Inleiding DOWR is voornemens een Europese aanbesteding met voorselectie (een niet openbare procedure) uit te voeren voor de gunning van raamovereenkomsten voor de aankoop van ICThardware en software. In de huidige situatie zijn er (raam)overeenkomsten voor vijf percelen aangegaan, die betrekking hebben op deze hard- en software. Gezien de huidige indeling van de markt, wordt met drie percelen aanbesteed: devices (thin clients, mobiele telefoontoestellen, laptops, toetsenborden, beeldschermen en aanverwante zaken zoals bijvoorbeeld kabeltjes), complexe hardware (netwerkcomponenten 1, server, storage) en generieke software (waaronder Microsoft, Oracle, virtualisatiesoftware). Dit zal ook het contractmanagement vereenvoudigen. De aanbesteding wordt zo veel mogelijk functioneel ingestoken. Dat betekent dat er geen uitgebreide opsomming van vele eisen en wensen wordt gemaakt, maar dat de vraagstelling beperkt blijft tot enkele tientallen vragen. De aanbesteding krijgt als titel Logistieke dienstverlening met betrekking tot ICT-hardware en software. Deze aanpak garandeert tijdens de looptijd van de raamovereenkomsten een maximale keuzevrijheid als het gaat om keuze van merken en typen. 1 Dataverbindingen maken geen onderdeel uit van de aanbesteding. 2 Aanbestedingsprocedure De markt voor IT-hardware bestaat uit een groot aantal aanbieders. Er wordt een procedure gebruikt met voorselectie om te voorkomen dat veel leveranciers niet zullen inschrijven. De procedure bestaat uit twee fasen: de selectiefase en de gunningsfase. Deelname aan de eerste stap, de selectie, vraagt slechts een geringe inspanning van de leveranciers. In de daarop volgende gunningsfase, die meer inspanning vraagt, weten de leveranciers dat ze maximaal vier concurrenten hebben. Bij de selectiefase wordt een selectieleidraad gebruikt om per perceel vijf (het wettelijk minimum, mits er voldoende aanbod is) leveranciers te selecteren aan wie vervolgens tijdens de gunningsfase een offerte wordt gevraagd. Deze selectieleidraad wordt volgens planning op 9 mei aanstaande gepubliceerd op TenderNed. Er zullen eisen worden gesteld aan de financiële en economische draagkracht van partijen en aan de Technische bekwaamheid. Daarnaast worden de aanbieders geselecteerd aan de hand van de volgende (concept)vragen: Nr Vraag 1 Beschrijf de wijze waarop uw organisatie de kennis omtrent ICT Hardware- en software in zijn algemeenheid borgt, gelet op de adviesfunctie die van u in het kader van het proces van merken type selecties, door DOWR wordt verlangd. 2 a) Geef een beschrijving van de wijze waarop u invulling geeft aan accountmanagement, in de zin van toegevoegde waarde, bij opdrachtgevers die voor wat betreft grootte en aard vergelijkbaar zijn met DOWR. Besteed hierbij aandacht aan het al of niet hanteren van unieke aanspreekpunten en (het) (de) functie(niveau)s die u daarbij inzet. b) Beschrijf tevens de vertegenwoordigingsbevoegdheid (het mandaat) dat deze personeelsleden hierbij hebben.
3 Geef een beschrijving van de merkbreedheid van uw assortiment en specificeer dit. Beoordelingskader: van alle software en hardware-soorten minimaal drie merken: 12 punten. Van één soort twee merken en van de overige soorten minimaal drie merken: 6 punten. Van meer dan één soort minder dan drie merken: 0 punten. 4 Beschrijf in het kader van vraag 3 de aard van de relatie die u met uw toeleverancier onderhoudt. Geef in dat kader aan in hoeverre er sprake is van een resellerschap of andersoortige relatie tussen uw onderneming en uw toeleverancier. Geef in dit kader de mate aan waarin u vrij kunt wisselen tussen aan DOWR te leveren merken en modellen. 5 Contractbewaking is een puur logistiek proces dat samenhangt met tracking en tracing van bestellingen en garantie- en storingsafhandelingen in de zin van tijdigheid en juiste kwantitatieve en kwalitatieve (uit)levering van diensten en producten. Van de Opdrachtnemer verwacht DOWR dat hij daartoe een geautomatiseerd systeem heeft geïmplementeerd waarmee online gegevens beschikbaar kunnen worden gesteld over de status van lopende bestellingen en garantie- en storingsafhandelingen. Beschrijf het systeem dat u daar standaard voor hanteert en beschrijf daarbij de toegevoegde waarde die dit systeem naar uw inzicht heeft voor DOWR. Besteed hierbij in ieder geval aandacht aan de aspecten: status van openstaande orders, openstaande garantie- en storingsafhandelingen c.q. reparaties (welke informatie stelt u in dit kader ter beschikking), mate waarin de informatie up to date is, toegangsbeveiliging. Gebruikt u in het kader van bestellingen, en garantie- en storingsafhandeling verschillende systemen? 6 Beschikt uw organisatie ook over een eigen dienst voor het afhandelen van garanties en storingsmeldingen in de zin van toegevoegde waarde ten opzichte van de standaard fabrieksgarantie? Zo ja, beschrijf deze en zo nee, dan scoort u 0 punten. 7 Geef aan in hoeverre uw organisatie kan voorzien in de behoefte van afnemers om op maat te worden geïnformeerd (gevraagd en ongevraagd) over nieuwe merken ICT Hardware- en software. 8 Beschrijf de mate waarin u bij de garantieafhandeling en in het kader van de levering van support/onderhoudsproducten standaard voorziet in het bijhouden van een configuratiedatabase (CMDB). Geef daarbij aan tot op welk niveau van configuratie items u deze database bijhoudt en beschrijf met welke middelen u hierin voorziet. Beschrijf tevens in welke mate u voorziet in toegang tot de CMDB voor uw klanten. Geef tevens aan in hoeverre uw organisatie kan voorzien in het leveren van digitale gegevens de CMDB aan DOWR voor het onderhouden van haar CMDB. 10 Beschrijf op welke wijze u omgaat met het begrip duurzaamheid. Hierbij komen de volgende aspecten aan de orde: verankering binnen de organisatie, duurzaamheid van het productscala, de criteria zoals door de overheid geformuleerd voor de productgroep hardware. Deze criteria zijn voor hardware terug te vinden op de volgende website: https://www.pianoo.nl/document/10523/productgroep-hardware 11 Beschrijf de mate waarin uw organisatie in staat is ICT Hardware- en software zonder verpakking te leveren en beschrijf de maatregelen die u hierbij treft bij het vervoer in verband met kans op beschadiging. Beschrijf tevens welke soort apparatuur hiervoor in aanmerking komt en welke niet. Vóór de gunningsfase wordt het beschrijvend document opgesteld. Op basis van het beschrijvend document waarin ook de beoordelingscriteria zijn opgenomen, wordt per perceel de keuze voor de winnende leverancier gemaakt.
3 Bestuurlijke besluitvorming Voor deze aanbesteding wordt voor de Bestuurlijke besluitvorming op een tweetal momenten een B&W nota ingediend, voorafgaand aan de selectiefase en voorafgaand aan de gunningsfase: 1. Een B&W nota voor het starten van de selectiefase van de aanbesteding, waarbij aan het College wordt gevraagd mandaat te verlenen voor het selecteren van partijen welke uitgenodigd worden voor het uitbrengen van een offerte voor de gunningsfase. 2. Een B&W nota voor het starten van de gunningsfase, waarbij het Beschrijvend document ter goedkeuring aan het College wordt voorgelegd. Daarbij wordt aan het College gevraagd mandaat te verlenen voor het nemen van verdere stappen binnen de aanbestedingsprocedure en het aangaan van contracten met winnende inschrijver(s).