Protocol cameratoezicht VvE Orion Dampkring te Heerhugowaard Vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering d.d. 19-02- 15 van de VvE Orion 1. Inleiding: Tijdens de Algemene Leden Vergadering van de Vereniging van Eigenaren Orion d.d. 12 maart 2014 is besloten tot aanschaf en in gebruik stelling van cameratoezicht. Dit protocol geeft onder andere een beschrijving van de praktische uitvoering van het cameratoezicht mede met het oog op de bescherming van de privacy van de bewoners en de bezoekers van ons complex. Het cameratoezicht geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van de VvE. 2. Doelstelling: De VvE voert het beheer over de gemeenschap en ziet erop toe dat elke eigenaar en gebruiker de regels naleeft die zijn verwoord in de splitsingsakte, het splitsingsreglement en eventueel het huishoudelijk reglement. Eén van de belangrijkste taken van de VvE is het zorgen voor de instandhouding van het totale gebouw. Cameratoezicht wordt ingezet om aan deze doelen bij te dragen. Het cameratoezicht zal daarnaast, door de preventieve werking die er vanuit gaat, rust en een gevoel van veiligheid creëren onder de bewoners. Daarnaast zal het cameratoezicht in geval van incidenten duidelijkheid kunnen verschaffen over de toedracht en daarmee samenhangend met een goede afhandeling daarvan. Concreet wordt het camerabewakingssysteem alleen ingezet voor: Het verhogen van het algemene leefbaarheids- en veiligheidsgevoel van de bewoners; Het beschermen van eigendommen; Het voorkomen c.q. minimaliseren van overlast; Het voorkomen c.q. minimaliseren van vernieling en vandalisme; Het voorkomen c.q. minimaliseren van criminele activiteiten; Het ondersteunen van private- en strafrechtelijke procedures. 3. Privacy : De camera s werken 24 uur per dag en worden geactiveerd door bewegingen in de algemene ruimten van het complex. De beeldinformatie wordt digitaal vastgelegd en is daarmee een persoonsregistratie in de zin van de wet. De inzet van de camera s vereist dan ook een integer gebruik en een uiterste bescherming van de privacy. Het bestuur van de VvE zal zeer zorgvuldig omgaan met de beelden om de privacy van de bewoners en hun gasten te waarborgen. Opgenomen beelden zullen op geen enkele wijze door de VvE openbaar worden gemaakt. Op cameratoezicht is de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) van toepassing. De VvE heeft bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) melding gemaakt van verwerking van persoonsgegevens middels digitale beeldopnamen. Via de website van de VvE wordt dit protocol ter beschikking gesteld aan ieder die daarin geïnteresseerd is. 1
Het bestuur van de VvE heeft bij alle algemene toegangsdeuren, niet op de deuren naar de bergingen, een logo op de deuren geplakt waaruit blijkt dat er een camerabewakingssysteem gemonteerd is. De beelden worden enkel en alleen gebruikt voor het bovengenoemde doel. 4. Procedure en bevoegdheden: De beelden kunnen slechts worden bekeken en veiliggesteld worden voor onderzoek, indien er een strafbaar feit plaats heeft gevonden. Mocht het strafbare feit betrekking hebben op een goed hetwelk eigendom is van de VvE Orion, dan zal het bestuur aangifte doen bij de politie. Beelden zullen aan de politie worden overgedragen en het bestuur van de VvE verhaalt de kosten van herstel zoveel als mogelijk op de dader. Verder zijn de volgende punten van belang: Bevoegd tot het bedienen/bekijken van de opnameapparatuur zijn de bestuursleden van de VvE en de installateur. Het bekijken van de beelden vindt te allen tijde plaats door 2 bestuursleden van de VvE. De bestuursleden zijn bevoegd opnames veilig te stellen op daarvoor bedoelde media of op papier. De installateur is daartoe alleen bevoegd indien dit in het kader van instructie of onderhoud gebeurt. In beginsel heeft een betrokkene slechts recht op inzage van zijn eigen persoonsregistratie, derhalve beeldmateriaal waarop slechts de betrokkene te zien is. Beeldmateriaal kan pas ter inzage worden gegeven na een belangenafweging door het bestuur, waarbij het belang van de betrokkene bij inzage van het beeldmateriaal is afgewogen tegen overige belangen, waaronder bijvoorbeeld het belang van derden die op het beeldmateriaal voorkomen bij bescherming van hun privacy. Bij een aanvraag tot inzage van beelden dient de betrokkene het tijdstip en de tijdsduur van de beelden waarvan hij inzage verlangt aan te geven. Bijvoorbeeld tussen 20:00 uur en 20:15 uur Het bestuur van de VvE Orion beslist binnen vijf werkdagen op een verzoek van een betrokkene tot inzage van het beeldmateriaal. Inzage/overdragen van het beeldmateriaal geschiedt alleen na vertoon van een geldig legitimatie. Personen die inzage in het beeldmateriaal krijgen, dienen een inzageverklaring te tekenen (Zie bijlage ). Deze inzage verklaringen zullen worden geregistreerd en zullen 1x per jaar op de Algemene Leden Vergadering in een overzicht lijst getoond worden aan de leden. In verband met privacy zullen de beelden slechts dan bekeken en veilig gesteld worden als er geen andere personen aanwezig zijn dan de bedieningsbevoegde personen en eventueel de vragende opsporingsambtenaar. Beeldmateriaal wordt aan de politie verstrekt indien hierom uitdrukkelijk door de politie wordt verzocht onder verwijzing naar de wettelijke regeling die hieraan ten grondslag, dan wel indien dit noodzakelijk is voor hun publiekrechtelijke taakuitvoering. Het bestuur van de VvE zal altijd voldoen aan de wettelijke vorderingen van de overheid, inclusief politie, om beelden beschikbaar te stellen. Beeldmateriaal wordt door middel van een digitale medium verstrekt. De persoon die het beeldmateriaal ontvangt tekent voor ontvangst van het beeldmateriaal en integer gebruik hiervan. Degenen die de beelden bekijken, hebben een geheimhoudingsplicht. 2
Het bestuur legt vast in een logboek de verzoeken tot inzage, de inzage en de verstrekte beelden aan derden (politie). Een overzicht lijst van de verstrekte beelden onder vermelding van datum en tijd zal ook 1x per jaar op de Algemene Leden Vergadering aan de leden worden getoond. 5. Installatie en bewaarduur: Het cameratoezicht vindt plaats door middel van een gesloten systeem. Er wordt gebruik gemaakt van een digitale opname recorder. Aan deze recorder zijn zichtbare camera s gekoppeld, waarmee opnames worden gemaakt in de algemene ruimtes van het complex Orion. De recorder staat opgesteld in voor publiek afgesloten ruimte, die uitsluitend toegankelijk is voor het bestuur van de VvE en de installateur. Beelden kunnen in de betreffende ruimte geraadpleegd worden. Tijdens de ALV van 12 maart 2014 is besloten om niet te kiezen voor uitlezing via een beveiligde internetverbinding. De opnameapparatuur bewaart de beelden automatisch. De beelden zullen, indien niet apart veiliggesteld vanwege redenen zoals genoemd onder 4, na het vol raken van de opnameapparatuur automatisch overschreven worden. Hierbij zullen de oudste opnames als eerste worden overschreven. 6. Klachten: Klachten aangaande de camerabeveiliging en afhandeling van verzoeken om inzage en verstrekking dienen te worden ingediend bij het bestuur van de VvE. Wanneer in onderling overleg niet tot een oplossing wordt gekomen kan de betrokkene besluiten zijn klachten ter bemiddeling voor te leggen aan het College Bescherming Persoonsgegevens. 7. Slotbepaling: Als om een dringende reden van het protocol moet worden afgeweken, is het bestuur van de VvE bevoegd om hiertoe een besluit te nemen. 3
Inzageverklaring camera beelden complex Orion Dampkring Heerhugowaard Ondergetekende, Adres PC/Woonplaats Geboortedatum/plaats Soort en nr. legitimatiebewijs : : :. :... : Verklaart op (datum) inzage te hebben gehad, van de beelden opgenomen door de camera s in het complex Orion. Het betreft de beelden van (datum),...(tijdstip). Reden inzage:.. Bovengenoemde beelden verstrekt : Ja / Nee Voor akkoord betrokkene: Handtekening : : Voor akkoord bestuur VvE Orion: Functie Handtekening Functie Handtekening 4
Logboekformulier Onderhoud en/of Storingen complex Orion Dampkring Heerhugowaard Onderhoud / Storing Datum/Tijd Firmanaam monteur Omschrijving onderhoud en/of storing................. Mededelingen / Overige.............. 5
Logboekformulier Incidenten complex Orion Dampkring Heerhugowaard Datum/ tijdstip incident :. : Omschrijving incident(en) Betrokken personen..... Aangifte politie Inzage camera beelden Afgifte camera beelden : Ja / Nee : Ja / Nee : Ja / Nee Overige mededelingen..................... 6