Regeling cameratoezicht in woningcomplexen. Beleid en regelingen Stadlander

Transcriptie

1 Regeling cameratoezicht in woningcomplexen Beleid en regelingen Stadlander Stadlander Goedkeuring managementteam op 5 februari 2013 Postbus 203 Instemming ondernemingsraad op 26 februari AE Bergen op Zoom Vastgesteld door directeur/bestuurder op 26 februari 2013 Geldig tot 1 januari 2015

2 Regeling cameratoezicht in woningcomplexen Beleid en regelingen Stadlander 2 1. Inleiding Binnen Stadlander worden in verschillende situaties en onder verschillende omstandigheden camera s gebruikt om gedrag van bewoners, bezoekers en klanten aan de balies van onze kantoren in de gaten te houden. Om de privacy van mensen te beschermen bestaan er regels waaronder het gebruik van cameratoezicht al dan niet is toegestaan. Deze regeling beschrijft de juridische achtergrond van het cameratoezicht in het algemeen en de gewenste praktijk binnen Stadlander in het bijzonder. 2. Doelen Het cameratoezicht in wooncomplexen is bedoeld om incidenten vast te leggen ter bescherming van ons bezit en dat van onze klanten en bezoekers, ongewenst gedrag te registeren, daders en/of overtreders te identificeren en deze aansprakelijk te stellen en al dan niet aan te geven bij justitie. Videobeelden dienen in deze gevallen als ondersteunend bewijs. Om de beelden in juridische procedures ook daadwerkelijk te kunnen gebruiken dient aan regelgeving te zijn voldaan. Voor cameratoezicht in de woningcomplexen kunnen de volgende doelstellingen genoemd worden. Preventief Het voorkomen van vandalisme, oneigenlijk gebruik of strafbare feiten in een complex. Het verhogen van de objectieve veiligheid van bewoners en bezoekers van een complex. Het verhogen van de subjectieve veiligheid van bewoners en bezoekers van een complex. Repressief Het kunnen aanspreken, aansprakelijk stellen dan wel vervolgen van zowel bewoners als bezoekers die in een complex een overtreding van de huisregels of een strafbaar feit hebben begaan. Deze doelstellingen zijn ook genoemd in de melding bij het CBP. 3. Juridisch kader Het meest belangrijke juridisch kader bij cameratoezicht is de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) met het CBP als belangrijkste uitvoeringsorgaan. Indien het cameratoezicht (bijvoorbeeld op verzoek van bewoners) toegevoegd wordt aan een complex en de intentie bestaat de kosten van het cameratoezicht via een verhoging van servicekosten door te belasten aan de bewoners, is ook het Huurrecht van toepassing. Om de servicekosten te kunnen verhogen is instemming vereist van 70% van de huurders van het betreffende complex. Indien het cameratoezicht beschouwd kan worden als een verandering in het servicekostenbeleid is tevens de Wet Overleg Huurders Verhuurder van toepassing. Deze schrijft voor dat de huurdersorganisatie instemmingsrecht heeft bij wijziging in het servicekostenbeleid. Een aantal belangrijke elementen in de WBP Persoonsgegevens dienen in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt te worden. Persoonsgegevens mogen slechts worden verzameld voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.

3 Regeling cameratoezicht in woningcomplexen Beleid en regelingen Stadlander 3 Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt op basis van een grondslag. Persoonsgegevens mogen niet langer dan noodzakelijk voor het doel worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt betrokkene(n) te identificeren. De verantwoordelijke dient zorg te dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. De betrokkene heeft het recht te weten dat informatie over hem wordt verwerkt. Verder geldt nog dat cameratoezicht in een complex is toegestaan maar dat nadrukkelijk geen opnames van openbare ruimtes gemaakt mogen worden. De openbare ruimte is het domein van de politie en alleen justitie (burgemeester en politie) mogen hier onder strikte regelgeving videoopnamen maken. Voor Stadlander volgen hieruit de volgende praktische gevolgen: 3a. Meldplicht In principe dienen alle verwerkingen van persoonsgegevens gemeld te worden bij het CBP maar hierop zijn vrijstellingen mogelijk als aan een aantal criteria wordt voldaan. Eén van die criteria is dat de bewaartermijn van de opgeslagen beelden maximaal 24 uur mag zijn. In de praktijk van Stadlander is dat niet haalbaar. Als incidenten zich in een weekend voordoen, duurt het in de meeste gevallen meer dan 24 uur voordat beelden teruggekeken kunnen worden. Ook is de apparatuur niet zodanig instelbaar dat aan dit criterium voldaan kan worden. De beelden worden automatisch opgeslagen op een harde schijf en oude beelden worden vanzelf overschreven. Hierdoor zijn beelden van maximaal één maand oud nog beschikbaar. Melding van het cameratoezicht is hierdoor verplicht. Deze melding heeft plaatsgevonden voor geheel Stadlander en niet voor individuele camera s. 3b. Kenbaarheid en informatieplicht Aan bewoners en bezoekers moet duidelijk gemaakt worden dat er sprake is van cameratoezicht. In alle gevallen is tegelijkertijd met het plaatsen van de camera s een sticker opgehangen waarbij het cameratoezicht wordt gemeld. 3c. Redelijke bewaartermijn De beelden worden binnen de systemen van Stadlander één maand bewaard. Zodra het technisch mogelijk blijkt om deze termijn in te korten naar twee weken, wordt de bewaartermijn aangepast. 3d. Passende technische en organisatorische maatregelen Via deze regeling, het protocol en vertrouwelijkheidsverklaringen van gebruikers van camerasystemen zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop met camerabeelden wordt omgegaan. Het gaat er daarbij om dat de ruimten waarin de systemen met de beelden zich bevinden, voldoende zijn beveiligd en dat in voldoende mate de privacy van de betrokkenen wordt beschermd en dat in protocollen de taken, verantwoordelijkheden en werkwijzen zijn beschreven. In vertrouwelijkheidsverklaringen is vastgelegd dat werknemers die beelden uitlezen zorgvuldig met de beelden omgaan en geheimhouding beloven in relatie tot de beelden ter bescherming van de privacy van betrokkenen.

4 Regeling cameratoezicht in woningcomplexen Beleid en regelingen Stadlander 4 3e. Rechten bezoekers en bewoners Vanuit de WBP mogen betrokkenen gegevens inzien die betrekking hebben op henzelf. Bewoners en bezoekers kunnen een verzoek tot inzage bij de verantwoordelijke voor het cameratoezicht indienen. De verzoeker wordt in voorkomende gevallen gevraagd reden, datum, plaats en tijdstip van de opname te noemen om het uitlezen van de beelden te beperken. 3f. Het ter beschikking stellen van beelden aan derden Het ter beschikking stellen van beelden aan derden is niet toegestaan anders dan binnen de geformuleerde doelstellingen van het cameratoezicht. Het belang van het ter beschikking stellen van beelden dient het belang van de bescherming van de privacy van de betrokkene te overstijgen. Dit kan het geval zijn indien eigendommen van Stadlander beschadigd zijn (vandalisme), personen overduidelijk ongewenst gedrag vertonen (bijvoorbeeld afval storten) of indien misdrijven hebben plaatsgevonden. In het laatste geval wordt aangifte bij de politie gedaan waarbij de beelden als ondersteunend bewijs worden meegeleverd. Ook kunnen de beelden gebruikt worden in civielrechtelijke procedures waarbij getracht wordt via de rechter schade te verhalen. Het moge duidelijk zijn dat te allen tijde zeer zorgvuldig met het cameratoezicht omgegaan wordt omdat de bewijskracht van de beelden in zowel de civielrechtelijke als de strafrechtelijke sfeer aan kracht zal inboeten indien de tegenpartij kan bewijzen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene(n) te weinig beschermd is geweest. 4. Cameratoezicht in de praktijk Stadlander gaat als volgt om met cameratoezicht: 4a. Besluit tot cameratoezicht Het initiatief om tot cameratoezicht over te gaan kan uit diverse hoeken komen: overlast, vervuiling en vandalisme. Vervolgens wordt overwogen of het cameratoezicht in verhouding staat tot het geconstateerde probleem. Voorkomen moet worden dat een rechter in een voorkomend geval oordeelt dat het cameratoezicht disproportioneel is in verhouding tot de aanleiding. Antwoord dient dan ook gegeven te worden op de volgende vragen: Waarom is cameratoezicht nodig? Hoeveel incidenten hebben zich voorgedaan en zijn zij voldoende ernstig van aard om cameratoezicht te rechtvaardigen? Welke andere maatregelen zijn genomen om het probleem aan te pakken? Welk resultaat wordt verwacht? Wie zal de kosten dragen? Indien de kosten worden doorbelast aan bewoners via verhoging van de servicekosten dient 70% van de betrokken bewoners hiermee in te stemmen. Een verzoek aan het MT van Stadlander om te komen tot cameratoezicht wordt door de betrokken vestigingsmanager met een degelijke onderbouwing gedaan. Indien het MT een goedkeurend besluit neemt, wordt de verantwoordelijkheid

5 Regeling cameratoezicht in woningcomplexen Beleid en regelingen Stadlander 5 voor de uitvoering van het besluit, inclusief zorgdragen dat aan de beleidsuitgangspunten van Stadlander inzake cameratoezicht wordt voldaan, bij de betrokken vestigingsmanager gelegd. Het dagelijks beheer van het cameratoezicht behoort in de meeste gevallen tot de verantwoordelijkheid van de betrokken gebiedsconsulent die de beschikking heeft over apparatuur en software behorend bij het camerasysteem. Hiermee kunnen de beelden worden uitgelezen. De gebiedsconsulenten ondertekenen een vertrouwelijkheidsverklaring waarmee toegezegd wordt dat de nodige vertrouwelijkheid betracht wordt in de omgang met het cameratoezicht. De gebiedsconsulent beslist zelf of de situatie voldoende ernstig is om assistentie in te roepen bij de identificatie van betrokkenen. Hiertoe wordt in eerste instantie een beroep op relevante collega s en/of politie gedaan en pas in laatste instantie op bewoners. De raadpleging van anderen heeft nooit een grootschalig karakter omdat hiermee al snel de privacy van betrokkenen in het geding komt. 4b. Plaatsing en beheer van camerasystemen De afdeling Vastgoed draagt zorg voor plaatsing en technisch beheer van camerasystemen. Hierbij wordt veelal gebruik gemaakt van gespecialiseerde installatiebedrijven die in staat zijn enerzijds het technisch beheer te verzorgen zodat de camerasystemen te allen tijde correct functioneren en anderzijds ondersteuning kunnen geven in het gebruik van de systemen. Dit is met name het geval bij het uitlezen van beelden. De installateur draagt in de meeste gevallen ook zorg voor het aanbrengen van stickers of borden in de ruimte waarin de camera s zich bevinden en waarop aan betrokkenen wordt aangegeven dat cameratoezicht wordt gehouden. De systemen bestaan veelal uit camera s die aangesloten worden op een netwerk waarop ook een computer met uitleessoftware is aangesloten. De beeldbestanden worden bewaard op de harde schijf van de computer. De computers bevinden zich in de eigen kantoren van de gebiedsbeheerders of in afgesloten (meter)kasten en zijn voorzien van wachtwoorden zodat de toegang tot de bestanden afgeschermd is. Beelden worden niet in aanwezigheid van bewoners of derden uitgelezen om de privacy van betrokkenen te beschermen. 4c. Dossiervorming Indien hiertoe aanleiding bestaat, kan de gebiedsconsulent beslissen een dossier aan te leggen. De gebiedsconsulent zorgt ervoor dat, na overleg met de vestigingsmanager, relevante gegevens verzameld en vastgelegd worden zodat deze voorhanden zijn op momenten dat dit nodig is. Te denken is aan het vastleggen van persoonsgegevens van betrokkenen, relevante beelden (softwarematig of fysiek door beeldafdrukken), eventueel een aangifte, gespreksverslagen, correspondentie enzovoort. Indien het dossier gesloten is, wordt bekeken of het dossier al dan niet vernietigd kan worden. Dossiers worden zodanig bewaard dat deze niet onnodig toegankelijk zijn voor collega s en/of derden. 4d. Werking camera s De camera s maken alleen opnames als beweging gedetecteerd wordt. De beelden worden bewaard op een harde schijf waarbij oude gegevens worden overschreven zodra nieuwe worden toegevoegd. Daarmee wordt in de meeste gevallen circa één maand aan beelden automatisch bewaard. Indien dit technisch mogelijk blijkt, wordt deze termijn ingekort.

6 Regeling cameratoezicht in woningcomplexen Beleid en regelingen Stadlander 6 Bijlage 1: Vertrouwelijkheidsverklaring en protocol cameratoezicht Hierbij verklaart ondergetekende kennis genomen te hebben van de Regeling cameratoezicht in woningcomplexen binnen Stadlander, zorgvuldig met opgenomen beelden om te gaan en naast het uitvoeren van adequaat cameratoezicht zich bewust te zijn van de noodzaak de privacy van betrokkenen zoveel als mogelijk te beschermen. Als doelstellingen voor het cameratoezicht gelden: Preventief Het voorkomen van vandalisme, oneigenlijk gebruik of strafbare feiten in een complex Het verhogen van de objectieve veiligheid van bewoners en bezoekers van een complex. Het verhogen van de subjectieve veiligheid van bewoners en bezoekers van een complex. Repressief Het kunnen aanspreken, aansprakelijk stellen dan wel vervolgen van zowel bewoners als bezoekers die in het complex een overtreding van de huisregels of een strafbaar feit hebben begaan. Binnen deze doelstellingen wordt zo zorgvuldig mogelijk met de opgenomen beelden omgegaan. Hiertoe gelden de volgende verplichtingen: De beelden dienen in een afsluitbare ruimte bewaard te worden en op een computer die met een wachtwoord beschermd is. Indien actief mag de computer nooit onbeheerd (dus zonder activering van de wachtwoordbeveiliging) achter gelaten worden. Indien de ruimte, waarin zich de beelden bevinden, wordt verlaten dient deze afdoende afgesloten te worden. De beelden zijn in principe vertrouwelijk en dienen daarom ook als dusdanig behandeld te worden. Daarom mogen de beelden niet onnodig aan derden getoond worden, is het meekijken van derden naar de beelden tijdens opname niet toegestaan, dienen afdrukken voldoende beschermd bewaard te worden en mogen geen onnodige kopieën op beelddragers geplaatst worden. Met betrekking tot taken en verantwoordelijkheden gelden de volgende afspraken: De vestigingsmanager kent de volgende taken en verantwoordelijkheden: Beoordelen van noodzaak tot het invoeren van cameratoezicht. Indienen van aanvragen voor cameratoezicht bij het managementteam van Stadlander. Correct implementeren van cameratoezicht (na goedkeuring van een aanvraag door het managementteam). Toezien op een correcte plaatsing van apparatuur. Verzorgen van instructies aan medewerkers die het beheer over de opnameapparatuur voeren en laten ondertekenen van vertrouwelijkheidsverklaringen. Opdracht geven aan gebiedsconsulenten tot het aanleggen van dossiers met toegevoegde camerabeelden (daar waar noodzakelijk).

7 Regeling cameratoezicht in woningcomplexen Beleid en regelingen Stadlander 7 De medewerker die het beheer voert over de opnameapparatuur (veelal de gebiedsconsulent) kent de volgende taken en verantwoordelijkheden: Kennis nemen van het beleid cameratoezicht. Voeren van het beheer over camera s en opnameapparatuur, in lijn met deze regeling. Zoveel als mogelijk bewaken van de privacy van betrokkenen door omzichtig met de beelden om te gaan en veiligheidsprocedures omtrent het cameratoezicht te volgen Zoveel als mogelijk geheimhouden van de opgenomen beelden. Aanleggen van dossiers waarvan opgenomen beelden onderdeel kunnen uitmaken, in samenwerking met en in opdracht van de vestigingsmanager. Komen tot de selectie van een aantal relevante opgenomen beelden en deze toevoegen aan het dossier. Bewaren en beveiligen van het dossier zodat de privacy van betrokkenen zoveel als mogelijk wordt beschermd. Presenteren van het dossier aan relevante betrokkenen zoals bijvoorbeeld politie. Vernietigen van het dossier zodra verdere bewaring niet langer noodzakelijk is. Plaats: Datum: Naam: Functie: