Nieuwe stap voorwaarts in veilig elektronisch verhuizen Gerda Mensink (tweespraak@kpnmail.nl) De stichting ION (Inschrijving Op Naam) heeft enkele jaren geleden het project Veilig Elektronisch Verhuizen geadopteerd. In eerste instantie is gewerkt aan het verbeteren van de kwaliteit van het EPDoverdrachtbericht (het verhuisbericht vroeger MEDOVD) zelf. Daarin zaten nog allerlei fouten en inconsequenties, waardoor bij het uitwisselen tussen de verschillende HISsen bepaalde gegevens verloren gingen of slechts gedeeltelijk werden overgenomen in het HIS van de nieuwe huisarts. Stap voor stap zijn er verbeteringen doorgevoerd en problemen opgelost. Elk half jaar werd en wordt de stand van zaken geanalyseerd door kruistests uit te voeren. Van elk HIS wordt een testdossier ingelezen in alle andere HISsen. De uitkomsten van de nieuwste kruistests uitgevoerd in april 2014 (zie pagina 7) laten zien dat dat steeds beter gaat. Alle gangbare HISsen kunnen nu onderling EPD-overdrachtberichten uitwisselen. Tests blijven noodzakelijk, want elke update klein of groot kan daarop van invloed zijn. Inmiddels is ook het overdrachtproces zelf onder de loep genomen. Ook daaraan zitten haken en ogen. In samenspraak met ENOVATION en VECOZO is gewerkt aan een beveiligde, betrouwbare en gemakkelijke landelijke oplossing: ZorgMail File Transfer (ZFT), voor het direct overdragen van patiëntdossiers van huisarts naar huisarts volgens de regels der kunst. Foto: Wouter Scheen Start landelijk gebruik ZFT. Menno Riemeijer (ION) biedt ZFT aan aan Carin Littooij (LHV) en Adriaan Mol (NedHIS) 4
Zorgmail File Transfer veilig elektronisch overdragen van patiëntdossiers Maandelijks veranderen ongeveer 200.000 mensen in Nederland van huisarts, en dus ook 200.000 dossiers. Een enorme administratieve belasting, vooral in de grote steden, waar soms wel 25 tot 30 procent van de praktijkpopulatie jaarlijks komt en gaat. Niet voor niets staat de wens om die dossiers veilig elektronisch over te dragen al jarenlang hoog op de agenda van veel huisartsen. Met de komst van ZorgMail File Transfer (ZFT) is die overdracht een stuk gemakkelijker geworden. Tijdens het NedHIS & EZD Congres 2014 heeft Menno Riemeijer, huisarts, SynthesHiscolumnist en voorzitter van ION, ZFT symbolisch aangeboden aan Carin Littooij, huisarts en LHV-bestuurder met ICT in haar portefeuille, en aan Adriaan Mol, huisarts en voorzitter NedHIS (koepel van HISgebruikers-verenigingen). Hij gaf hen een enkel A4'tje met daarop de gebruikersinstructie van ZFT, want het overdragen van dikke pakken papier is verleden tijd. Hij noemde de komst van ZFT een mijlpaal in de geschiedenis van het elektronisch verhuizen van patiëntdossiers. De techniek is er klaar voor, nu de huisartsen nog. Hij vroeg LHV en NedHIS om dit project samen met ION te dragen en het gebruik van ZFT te stimuleren. Carin Littooij reageerde enthousiast: ZFT betekent echt minder administratieve ballast, want huisartsen of assistentes hoeven nooit meer naar het postkantoor om aangetekend patiëntdossiers te versturen. ZFT is volgens haar zinnig, zuinig en veilig, en daarmee voldoet het aan alle normen voor goede huisartsenzorg. Adriaan Mol wees erop dat dit hopelijk ook het einde betekent van ongewenste manieren van overdracht, zoals het meegeven van dossiers aan patiënten en hun familieleden of het elektronisch versturen via onbeveiligde kanalen. En denkend aan de lange kronkelige weg die het elektronisch verhuizen al heeft afgelegd, sprak hij de hoop uit dat ZFT een blijvende oplossing is die nooit meer uit de lucht gaat. Goed om te weten! Als een patiënt vertrekt, hoeft u die niet uit te schrijven. U wacht het bericht in uw Edifact-postbus af waarin staat dat de patiënt door een andere huisarts is aangemeld in ION. Dan kunt u het patiënt-dossier via ZFT klaarzetten voor de nieuwe huisarts. Zodra hij of zij dat dossier heeft opgehaald krijgt u daarvan bericht en weet u dat de overdracht heeft plaatsgevonden.! U kunt via ZFT geen patiëntdossier overdragen voordat de patiënt bij een nieuwe huisarts is ingeschreven, want deze overdrachtsroute is gekoppeld aan het in- en uitschrijfproces van ION.! Ook als u geen bericht krijgt, kunt u inloggen op de ZFT-website. In het dashboard kunt u altijd zien of er dossiers klaarstaan en of er nog openstaande dossieraanvragen zijn.! U kunt een verzoek om een dossier over te dragen ook afwijzen, bijvoorbeeld als u het al hebt overgedragen of het er niet mee eens bent. U moet dan wel de reden daarvoor opgeven.! Nagekomen post kunt u ook elektronisch naar de nieuwe huisarts van de patiënt sturen via de archieffunctie van ZFT.! Voor overdracht van een dossier hebt u toestemming van de patiënt nodig. Dat vormt geen onderdeel van het ZFT-overdrachtproces, maar moet u zelf regelen.! Aan het gebruik van ZFT zijn voor huisartsen geen kosten verbonden, die neemt ION voor haar rekening. GESLOTEN SYSTEEM Huisartsen hebben zelf al enkele manieren gevonden om elektronisch patiëntdossiers over te dragen. Bijvoorbeeld binnen eenzelfde HIS, via regionale netwerken of via de VECOZOberichtenbox. Veelgehoorde problemen bij deze methoden zijn het moeten zoeken van de juiste gegevens van de nieuwe huisarts en te grote bestanden die het systeem niet kan verwerken. Soms is ook de veiligheid in het geding. De VECOZO-berichtenbox is eigenlijk niet bedoeld voor het overdragen van patiëntdossiers. ZFT is een landelijke oplossing, een digitaal alternatief voor het aangetekend versturen. Deze webapplicatie werkt voor alle HISsen in heel Nederland en voldoet aan alle veiligheidseisen, de werkwijze is gebruiksvriendelijk en er bestaan geen beperkingen voor aantal en grootte van de bestanden. Het is een gesloten systeem, gekoppeld aan het inschrijfproces van de ION-database (zie figuur 1). 5
Als ik nieuwe patiënten krijg uit Amsterdam, wordt hun dossier elektronisch verstuurd. Komen ze ergens anders vandaan dan zit dat dossier doorgaans in een envelop. Daardoor hoef je de gegevens van de nieuwe huisarts niet meer zelf op te zoeken. De overdracht wordt beveiligd door dezelfde persoonlijke VECOZO-certificaten, die huisartsen ook gebruiken voor hun declaratieverkeer. Zodra een huisarts een patiënt inschrijft, wordt automatisch een bericht verstuurd aan de Edifact-postbus van de praktijk van de oude huisarts. Daarin staat dossier veilig overgedragen kan worden: https://filetransfer.zorgmail.nl. Hoe dat precies in zijn werk gaat, laat huisarts Constant Mostart in 7 minuten zien, in een speciaal gemaakte film. U kunt die bekijken via de Veilig Verhuizen-pagina s van de ION-website (www.inschrijvingopnaam.nl). Daar vindt u ook de gebruikersinstructie. een verwijzing naar de website waar het ION 1. Patiënt in 2. Bericht van ION inschrijven ION in het HIS Huisarts 5. Bericht van ontvangst Huisarts Nieuw Oud 4. Dossier 3. Dossier ophalen ZorgMail uploaden File Transfer Figuur 1. ZFT is een gesloten systeem Wat draag je over aan de nieuwe huisarts van een patiënt? Gewoonlijk gaat het om vier bestanden:! het EPD-overdrachtbericht (vroeger MEDOVD genaamd);! een pdf-bestand van de gescande brieven en uitslagen;! een pdf-bestand van het complete dossier, ter controle;! een begeleidende brief voor de nieuwe huisarts, met aandachtspunten en bijzonderheden over de patiënt. Nota bene. Voordat u de bestanden die u wilt versturen overdraagt, is het handig om ze allemaal klaar te zetten op één plek of in een speciale map. Hoe u dat doet, verschilt per HIS. U vindt daarover informatie op de Veilig Verhuizen-pagina's van de ION-website (www.ion.nl) of via de helpdesk van uw eigen HIS. POSITIEVE REACTIES Sinds 10 april is ZFT beschikbaar voor alle huisartsen in Nederland, mits ze hun patiënten hebben aangemeld in de ION-database. En dat geldt voor ruim 98 procent. Amsterdamse huisartsen konden er in februari en maart al mee werken. Zij hebben door hun ervaringen te delen geholpen om het systeem klaar te maken voor de landelijke toepassing. Het aantal gebruikers laat een stijgende lijn zien, op doordeweekse dagen worden ondertussen zo'n vierhonderd dossiers overgedragen, in de weekenden gaat het om enkele. In totaal zijn er begin mei door tweeduizend verschillende personen ruim zesduizend patiënt-dossiers daadwerkelijk overgedragen, zijn ongeveer 4300 aanvragen afgewezen en staan er nog bijna 19.000 dossieraanvragen in de wacht. Huisartsen en vooral assistentes reageren positief en denken volop mee. ION verzamelt alle wensen en suggesties en bespreekt die tijdens de evaluaties met de partners. Zo is eind april onder meer afgesproken de mogelijkheden te onderzoeken voor het toevoegen van de AGB-code van de nieuwe huisarts in het Edifact-bericht, van een HISselectieveld, zodat duidelijk wordt vanuit welk HIS het dossier afkomstig is, en van een notitieveld als een dossier vanuit het archief opnieuw wordt aangevraagd. Nu ZFT werkt, is het tijd om het volgende probleem van het elektronisch verhuizen van patiëntdossiers te gaan tackelen: de overdracht van de correspondentie die niet in het HIS is geïntegreerd. Daarvoor ontbreekt standaardisatie en daarom worden die brieven op dit moment meestal als één groot pdf-bestand of een aantal afzonderlijke bestandjes verstuurd. ION brengt alle betrokken partijen bij elkaar om de problemen te inventariseren en te analyseren, en samen te zoeken naar een praktische oplossing. 3 6
NAW-gegevens 0 0 0 0 0 0 0 0 Lab- & meetwaarden 3 3 3 3 3 2 3 3 Contra-indicaties 3 2 3 3 3 3 3 3 Allergieën/intoleranties 3 2 3 3 3 3 3 3 Memo s 0 0 0 0 0 0 0 0 Score 18 16 18 18 18 17 18 18 NAW-gegevens 0 0 0 0 0 0 Episodes 3 3 3 3 3 3 Journaalregels 3 3 3 3 3 3 Lab- & meetwaarden 3 3 3 3 3 3 Medicatie 3 3 3 3 3 3 Contra-indicaties 3 3 3 3 3 3 Allergieën/intoleranties 3 3 3 3 3 3 Memo s 0 0 0 0 0 0 Score 18 18 18 18 18 18 Nieuwste kruistests Gerda Mensink (tweespraak@kpnmail.nl) Wat gaat er wel of niet goed? Begin april is de kwaliteit van het importeren en exporteren van een patiëntdossier van HIS naar HIS opnieuw getest, onder leiding van Marcel Leijten, projectleider Veilig Verhuizen van ION. Acht testsessies op acht locaties, altijd samen met een technicus van de HIS-leverancier: Medicom, MicroHIS, MIRA, OmniHis Scipio, Promedico-ASP, Promedico-VDF, TetraHis en Zorgdossier. HetHis ontbreekt evenals de vorige keer in het rijtje, als gevolg van de veranderde situatie. Voor Promedico-VDF was het een vuurdoop, met goede afloop. Opnieuw zijn er grote sprongen voorwaarts gemaakt! Er zijn vier HISsen die maximaal scoren: MicroHIS, OmniHis Scipio, Promedico ASP en TetraHis. Dus alle gegevens uit een EPD-overdrachtbericht afkomstig van welk HIS dan ook, worden in deze HISsen op een goede manier verwerkt. Alleen kleine dingen gaan nog niet altijd volgens de regels der kunst. Ruiters die worden weergegeven als memoveld, bijvoorbeeld, ontbrekende meeteenheden of medicatie op PRK (prescriptiecodes) in plaats van HPK (handelsproductcodes). Bij de overige vier HISsen zijn er nog een paar grotere oneffenheden. Als u wilt weten op welke 7
NAW-gegevens 0 0 0 0 0 0 0 0 Medicatie 2 2 2 2 2 2 2 2 Contra-indicaties 3 3 3 3 3 3 3 1 Memo s 0 0 0 0 0 0 0 0 Score 17 17 17 17 17 17 17 15 NAW-gegevens 3 3 3 3 3 3 3 3 Memo s 0 3 3 0 0 0 0 3 punten u specifiek moet letten bij het importeren van patiëntgegevens vindt u op de Veilig Verhuizenpagina s van ION (www.inschrijvingopnaam.nl) onder handleidingen een overzicht per HIS. Daarin staat overzichtelijk bij elkaar wat er eventueel mis kan gaan als u een dossier importeert uit de diverse HISsen. TOELICHTING BIJ DE TABELLEN In de grijze verticale kolom links staat het HIS dat de verhuisberichten heeft geïmporteerd. In de donkergrijze banen boven in de figuur staan de HISsen inclusief de versie van waaruit het verhuisbericht afkomstig is. Links staan de onderdelen van het dossier die zijn getest op correctheid en volledigheid. De scores in de tabel zijn grove indicaties. Maximale totaalscore is 18, want NAW-gegevens en memo's tellen niet mee. Enkele kolommen (van Promedico-VDF en MIRA) hebben een afwijkende donkerblauwe kleur. Daarvoor geldt dat er al bij het importeren een foutmelding kwam, waardoor de kwaliteit van de dossiers niet te beoordelen was. Aangezien andere HISsen dezelfde dossiers wel goed kunnen importeren, moet het gaan om kleine problemen, aan im- en/of exportzijde. Die kunnen bijvoorbeeld te maken hebben met het strakker of ruimer programmeren van de afgesproken standaard. De structurele oplossingen moeten gevonden worden door de HIS-leveranciers van beide betrokken HISsen samen. Hoopgevend is wel dat de inhoud na een ad hoc-correctie van het importbestand tijdens het testen, goed verwerkt werd in het nieuwe HIS. UITKOMSTEN De uitkomsten van de tests zijn in de tabellen onderverdeeld in vier categorieën: 0 Ú Niet aanwezig in het EPD-overdracht- bericht of uitgesloten voor import. 1 Ú Volledig ontbreken van gegevens die wel in EPD-overdrachtbericht staan. 8
NAW-gegevens 3 3 3 3 3 3 Episodes 3 2 3 3 3 3 Journaalregels 3 3 3 3 3 3 Lab- & meetwaarden 2 3 3 3 3 3 Medicatie 3 3 3 3 3 3 Contra-indicaties 3 0 3 3 3 3 Allergieën/intoleranties 3 3 3 3 3 3 Memo s 0 0 0 0 0 0 Score 18 17 18 18 18 18 NAW-gegevens 0 0 0 0 0 0 0 0 Memo s 0 0 0 0 0 0 0 0 2 Ú Klein deel van gegevens ontbreekt of onjuiste weergave van gegevens die wel in EPD-overdrachtbericht staan. 3 Ú Volledige weergave conform EPD- overdrachtbericht of op basis van afgeleide gegevens. Geen getal Ú Niet te beoordelen. NOTA BENE! Als we de NAW-gegevens, memovelden en niet te beoordelen dossiers buiten beschouwing laten, staat er in alle tabellen samen geen enkele 0 meer, nog een 1 en twaalf keer een 2. Acht van de twaalf tweeën komen voor in de Medicom-tabel en betreffen de medicatiegegevens. Dat hangt samen met het feit dat Medicom een eigen tabel 25 (Gebruiksvoorschrift) hanteert. Doseringen worden niet of niet volledig herkend, ook niet bij het inlezen van een patiëntdossier dat afkomstig is van een andere Medicom-gebruiker. In twee gevallen wordt bovendien niet alle medicatie uit het EPDoverdrachtbericht overgenomen.! Sommige HISsen importeren geen NAW-gegevens en BSN. Dat hangt onder meer samen met de plicht van elke zorgverlener om de identiteit van een patiënt te controleren en in het HIS een BSN op te nemen uit een geverifieerde bron, bijvoorbeeld SBV-Z (Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg).! Sommige HISsen sluiten memovelden uit bij de overdracht omdat ze die beschouwen als persoonlijke, subjectieve gegevens van een huisarts. Als memovelden om die reden in een EPDoverdrachtbericht ontbreken, kunnen andere HISsen ze niet importeren.! Als gegevens niet of slechts gedeeltelijk kunnen worden geïmporteerd, kan dat liggen aan het exporterende HIS, aan het importerende HIS of aan beide.! Nog steeds voldoen niet alle EPD-overdracht- 9
Promedico-ASP (7.27) NAW-gegevens 3 3 3 3 3 3 3 3 Memo s 3 3 3 3 3 3 3 3 NAW-gegevens 3 3 3 3 3 3 3 0 Memo s 0 3 3 0 0 0 3 3 berichten aan de afgesproken Nictiz-standaard. Uit een test die aan de kruistests voorafgaat, blijkt dat in drie HISsen nog steeds een of veel meer syntactische en/of semantische fouten staan (MicroHIS 1, Medicom 5, Zorgdossier 20). Dat kan fouten opleveren, vooral in HISsen die die standaard strikt hanteren.! Ook het verschil in de karaktersets van de besturingssystemen (Unix, Windows, Apple) is verantwoordelijk voor bepaalde fouten, vooral bij diakritische tekens (accent, trema of cedille).! Alle HIS-leveranciers krijgen een rapport van de testbevindingen, inclusief aanbevelingen. De volgende testronde vindt plaats in september/ oktober 2014. Tijdens de HIS DemoDag op 8 oktober 2014 worden de uitkomsten gepresenteerd. Praktische en achtergrondinformatie over Veilig Verhuizen vindt u op www.inschrijvingopnaam.nl Ú Projecten ÚVeilig Verhuizen. In het onderdeel Handleidingen staan van enkele HISsen ook instructiefilmpjes. En er volgen er meer. 3 10