De leden van de Commissie bestuurzaken, communicatie en financiën datum ons kenmerk contactpersoon 17 mei 2013 67499 LB R. van Esch betreft uw kenmerk e-mail vergadering van 31 mei 2013 - resch@uvw.nl doorkiesnummer 070 351 98 68 AGENDA voor de vergadering van de Uniecommissie, bestuurszaken, communicatie en financiën te houden op: Vrijdag 31 mei 2013 bij Het Waterschapshuis, stationplein 89 te Amersfoort 10.00 uur -12.30 uur Let op: verwachte eindtijd is 30 minuten later dan gebruikelijk. 1. Opening en mededelingen. 2. Verslag van de vergadering van de CBCF d.d. 22 februari 2013 (bijlage CBCF 13-28). 3. Overhandiging van de Corporate Story aan de voorzitter. Bespreekpunten: 10.10-12.10 uur 4. Fondsvorming Appa Presentatie (door ministerie van BZK) (bijlagen CBCF 13-29a t/m h). De CBCF wordt gevraagd in te stemmen met het innemen van het volgende standpunt namens de waterschappen: 1. De waterschappen spreken hun voorkeur uit voor variant 6: - directe affinanciering van de pensioenaanspraken van alle actieven (inclusief de wachtgelders) en slapers; - lopende pensioenen blijven gefinancierd via de begroting. 2. De waterschappen kiezen voor gelijktijdige overgang (start fondsfinanciering) naar het ABP per 1 januari 2016 (onder het voorbehoud dat dit ook technisch en administratief mogelijk en haalbaar is). NB Uw commissie wordt gevraagd een standpunt in te nemen namens uw waterschap. Uw belangen als bestuurder worden behartigd door de VBDW.
Pagina 2 van 3 5. Invoering landelijke Servicenormen Presentatie (bijlagen CBCF 13-30 a en b). De CBCF wordt gevraagd kennis te nemen van het rapport Waterschappen en Servicenormen. De CBCF wordt gevraagd de conclusies en de adviezen van het rapport te onderschrijven. De CBCF wordt gevraagd het aanvullende advies van de WM te onderschijven. De CBCF wordt gevraagd om te bespreken hoe de adviezen uit het rapport overgenomen kunnen worden. 6. Advies bestuurlijke werkgroep over inspelen op Wet Hof en EMU-saldopad uit Financieel Akkoord (bijlagen CBCF 13-31a en b). 1. In te stemmen met het in bijlage CBCF 13-31b opgenomen, door onze sector aan te houden EMU-saldopad in de periode 2014-2017: 0,07% - 0,07% - 0,06% - 0,05%. 2. De waterschappen te adviseren (zie volledige advies op bijlage CBCF 13-31a). 3. Te besluiten in Unieverband na de zomervakantie 2013 voorbereid door de ambtelijke en bestuurlijke werkgroep: (zie volledige besluit op bijlage CBCF 13-31a). 7. Verdeelsleutel contributiebijdrage (bijlagen CBCF 13-32a en b). Af te wegen of de verdeelsleutel, op basis waarvan de contributiebijdrage aan de Unie jaarlijks wordt vastgesteld, niet gewijzigd hoeft te worden en dus uit te blijven gaan van 45% als vast deel en 55% als variabel deel van de bruto belastingopbrengsten. Daarbij echter mede in acht te nemen het alternatief zoals in het onderzoeksrapport wordt genoemd en/of voor een ander, nog nader te bepalen, alternatief te kiezen. 8. Kadernota begroting 2014 (bijlage CBCF 13-33). De LV te adviseren ofwel in te stemmen met een vermoedelijke verhoging van de totale contributiebijdrage ten opzichte van 2013 van 4,7 % (- 3,1% vanwege einde bijdrage het Watermuseum; + 1,2 % vanwege compensatie kosten Waarderingskamer; +1,8% vanwege eenmalig besluit Informatiebeleid; +2,3 vanwege structureel niet afbouwen reserves; +2,5 % structureel vanwege een inflatiecorrectie) ofwel in te stemmen met een verhoging van 2.4% waarbij dan nog slechts eenmalig 100.000 euro uit de Algemene Reserve wordt gehaald t.b.v. compensatie Waarderingskamer) Kennisnemen van de onzekerheden in verband met de verkiezingen, ontwikkelingen Het Waterschapshuis, onderzoek naar verdeling contributie en optimalisering sharepoint. De LV te adviseren in te stemmen met het feit dat de daaruit voorvloeiende te nemen definitieve besluiten in het najaar worden voorgelegd bij de behandeling van de begroting 2014. Hamerstukken: 12.10-12.20 uur 9. Projectplan netcentrisch werken waterschappen (bijlagen CBCF 13-34a en b).
Pagina 3 van 3 10. Geharmoniseerd Inkoop- en Aanbestedingsbeleid waterschappen (bijlagen CBCF 13-35a en b). 11. Herziening model-kostentoedelingsverordening watersysteembeheer (bijlagen CBCF 13-36a t/m e). Mededelingen: 12.20-12.30 uur 12. Mededelingen (bijlagen CBCF 13-37 t/m 49). 13. Rondvraag. 14. Sluiting.
Bijlage CBCF 13-28 Verslag Agendapunt 2 van de vergadering van de Uniecommissie bestuurszaken, communicatie en financiën d.d. 22 februari 2013 Aanwezig H. Hieltjes, voorzitter; J. Bartelds; T. Boersma; H. Dijk; V. Doorn; A. van Eekhout; P. van Erkelens; A. Fernhout; M. van Haersma Buma; J. de Hoon; L. Kohsiek; A. Kolkman; C. Maenhout; E. Miltenburg; H. Oosters; mw. C. Peters; H. Pieper; H. Pluckel; P. Rooijmans; H. Ruben; J. Schrijen; W. Stegeman; D. Steijaert; L. Verheijen; J. Vos; M. van Esch, secretaris. Agendapunt 3: K. Rood (UvW) Agendapunt 4: P. Landstra (UvW) 1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering. 2. Verslag van de vergadering d.d. 9 november 2012 / Actiepunten De secretaris zal de namen toevoegen van leden die wel aanwezig zijn geweest: de heren P. van Erkelens, H. Oosters en J. Schrijen. Tekstueel op pagina 5: de zinsnede zal worden vervangen door "uitzonderlijk lange termijn in functie zijn." (N.B. Het aangepast verslag is inmiddels geplaatst) Actiepuntenlijst: de actiepunten zijn uitgevoerd. 3. Presentatie Oefening Overstromingen 2012 Kees Rood presenteert de conclusies en aanbevelingen naar aanleiding van de vorig jaar gehouden grootschalige oefening. Kees concludeert: veel goeds gezien, doel van visie is nog eens bevestigd en weer dichterbij. Nu komt het aan op vasthouden van de ervaringen en verder uitwerken. De oefenorganisatie heeft 6 aandachtspunten opgesteld. De commissie dankt Kees voor de presentatie. Wat opvalt is dat de aanbevelingen eigenlijk algemeenheden zijn. Die komen altijd wel bij oefeningen naar boven en zijn ook zonder de oefeningen te voorspellen. We zijn nu al jaren bezig en we zijn er nog steeds niet. Waterschappen hebben onlangs de Watersnood van 1953 herdacht. Kortom, het is nog teveel versnipperd. Gevraagd wordt hoe de veiligheidsregio reageerde. Hoe borg je de uitkomsten? Hoe zorgen we dat er nu echt stappen gezet worden? Een lid van de commissie is in de eigen regio niet zo pessimistisch. Je kan het niet helemaal beheersen maar wel zo goed mogelijk doen. We oefenen vaak te grote problemen. Hij is het eens dat je beter vaker klein kunt oefenen voor het bereiken van meer effect. Dat wordt ook bepaald door slagkracht en omvang van hulpdiensten. Meerdere leden geven aan dat we zullen blijven oefenen. Herhaling is gewoon nodig om kennis en ervaring op peil te houden. Is er voldoende aandacht voor de communicatie? Is er een initiërend waterschap? Is er sprake van een goede regie? Wie gaat hiervoor zorgen? Kees antwoordt dat de aanbevelingen ook bij eerdere oefeningen naar boven kwamen. Daarom is het van belang de verbeteracties zo concreet mogelijk te benoemen en toe te wijzen. De oefenorganisatie heeft die in beeld gebracht voor de opdrachtgevers. Na behandeling in de stuurgroepen SMO en Dijkring 14, 15 en 44 komen die voor alle leden beschikbaar via Sharepoint. De mobiliteit onder het bestuur en het personeel die betrokken zijn geweest bij oefeningen is een geconstateerd probleem. Verder bleek tijdens de oefening dat de veiligheidsregio
Pagina 2 van 6 geen beeld heeft van de dreiging. Ze kunnen zonder goede duiding van de waterschappen ook geen vertaling maken naar de effecten en de meest effectieve hulpverlening. Bij de communicatie over risico s, moeten de effecten dan ook in een hulpverleningsperspectief worden gepresenteerd. Voor communicatie tijdens crises is het thema Netcentrisch werken inmiddels opgepakt. De commissie wil de trekkersrol op het thema crisisbeheersing aan de veiligheidsregio s overlaten! Dat gaat op voor de coördinatie van de bestrijdingsactiviteiten en de crisiscommunicatie. Voor continuïteit van de bedrijfsvoering en (voorbereiding op) bestrijding van de incidenten en calamiteiten zijn we zelf verantwoordelijk. Met onze kennis zijn de veiligheidsregio s in staat om de juiste dingen te doen. Dat vraagt om regie en samenwerking tussen de waterschappen en tussen waterschappen, Rijkswaterstaat en de Veiligheidsregio s. Dat is noodzaak om reden van territoriale incongruentie tussen waterschappen en regio s. De oefenervaringen bewijzen: versnippering is een recept voor ineffectiviteit. Regie wordt al gevoerd door een programmatische aanpak bij het ministerie van IenM en bij het Veiligheidsberaad. Waterschappen zouden uit die beweging voordeel kunnen putten door samen de voorbereiding van hun eigen rol in de crisisbeheersing op te pakken. De oefenorganisatie heeft voor de opdrachtgevers de aanbevelingen en de verbeteracties zo concreet mogelijk benoemd en toegewezen. Na de behandeling in de stuurgroepen SMO en Dijkring 14, 15 en 44 komen die voor alle leden beschikbaar via Sharepoint. De voorzitter rondt de discussie af en bedankt Kees. Hij concludeert dat de leden vinden dat de regie in de crisisbeheersing bij de veiligheidsregio hoort. (N.B. De presentatie staat op sharepoint evenals alle oefeninformatie) Genomen besluit: De commissie heeft kennis genomen van de presentatie en Kees neemt de opmerkingen naar aanleiding van de leerpunten mee in zijn werkzaamheden aan de crisisbeheersing. 4. Jaarrekening 2012 De voorzitter geeft aan waarom het een nazending is. Accountgesprek n.a.v. controle, verklaring komt nog maar geen verschillen geconstateerd. Opmerkingen commissie: - vermogen: lange termijn beleid? - liquiditeit: beleid? - afvloeiingsregeling in 2013? - tekort is kleiner, maar nog wel tekort. - huisvesting: relatie tot HWH. Kosten van vergaderen horen op begroting van UvW. - buiten de begroting om financieren van kosten geeft vertroebeld beeld. - rapportage concreter. Van doelen naar resultaten. Rol van UvW en van waterschappen. - liquiditeit: vorderingen zijn toegenomen. - debetstand (Waterschapsbank, ING). - accountantskosten gestegen. - rapport bevindingen accountant nog te zien?- post uitzendkrachten. - risicomanagement (passage pag. 6). - kasstroomoverzicht. De voorzitter antwoordt: - vermogen en liquiditeit: besluit LV om 1 miljoen weerstandsvermogen aan te houden. Het tekort inboeken voor enkele jaren, dat is bewust beleid. - liquiditeit: het vermogen zit in de stenen waarvan de waarde daalt. Knelpunt lijkt in 2014/2015 mogelijk, maar in 2013 nog niet. - voorziening afvloeiing: betrekking van enkele medewerkers is eindig. Bedrag is schatting. - huisvesting: portefeuillehouder UvW heeft overleg gehad met voorzitter van HWH. Alternatieven worden tegen elkaar afgewogen. Voorstel komt in de begroting van 2014. - de hypotheekrente is net niet voor 1 januari 2013 afgeschreven.
Pagina 3 van 6 - concreter weergeven gebeurt in begroting en niet in de jaarrekening. - rapport bevindingen wordt met penningmeester besproken: komt op agenda van CBCF wanneer daar reden voor is. Pieter Landstra voegt hieraan toe: - de accountantskosten zijn voor 3 jaar gelijk o.b.v. contract. - risicomanagement: tekst weggevallen, zal Pieter natrekken, komt in orde voor de LV. - advieskosten lager t.o.v. de begroting. Reden van stijging t.o.v. voorafgaand jaar zal in notitie voor LV toegelicht zijn. Genomen besluit: 1. De commissie adviseert in te stemmen met de Jaarrekening 2012 van UvW. Het tekort van 273.071,- (na vrijval bestemmingsreserve 2011 en dotatie 2012) komt ten laste van de Algemene Reserve. Dit is een hamerstuk in de LV. 2. De commissie adviseert in te stemmen met het opnemen van 50.000,- in de bestemmingsreserve (dotatie 2012). Ook dit kan in het hamerstuk voor de LV. 5. Evaluatie Organisatie en werkwijze UvW De voorzitter zegt ter inleiding dat in andere commissies aanbevelingen zijn gedaan, waaronder het document maar in 1 commissie aan de orde te stellen. Juist bij dit voorstel wordt hiervan afgeweken, omdat het bestuur hecht aan de zienswijze van alle commissies. Zo nodig houden we een evaluatie van deze commissie, de voorzitter is nu 3 jaar in functie. Reacties vanuit de commissie: - zinvol om het eigen functioneren te evalueren. - opgemerkt wordt dat de opmerking dat de leden tevreden zijn over de belangenbehartiging (punt 4) nogal kort door de bocht is. Er is hier wel iets te verbeteren. Bijvoorbeeld met betrekking tot de gekozen procedure inzake de wet HOF. VNG en IPO zetten vaak krachtiger in tegen het rijk. Goede discussie met elkaar voeren: ruimte bieden en proces inrichten. We moeten assertiever zijn als Unie. Te vaak belemmerd door 'hoe gaan we met de onderhandelaar om'?" - naast Uniestructuur ontstaan allerlei overleggen met eigen budgetten. Niet juist, zeker niet wanneer het zaken betreft die onder de Unie moeten vallen. - klankbordgroepen: niet altijd positief. Voor alleen informatie de reis niet waard. - commissie actief betrekken bij belangrijke zaken zoals het OESO-onderzoek. - mandaat voor standpunten: in besluitvomingslijn nauwelijks te organiseren. Achter de DB-leden zitten ook de AB-leden. Mandaat kost tijd. Staat ook haaks op statuten: alleen binding op begroting en CAO. - werkdruk voorzitters van commissies ontlasten door andere leden technisch te laten voorzitten. - meer leerelementen dan in de conclusies staan. Richting aangeven: opplussen van de Unie door mandaat, klankbordgroepen, ed - waar willen we heen met de Unie? - besluitvormend karakter commissies: voortraject van belang. Meer SMART formuleren. - positief over het functioneren van de Unie op zich. - sommige processen lopen zeer verwonderlijk en het lijkt dan of belanghebbende waterschappen niet worden gehoord. Met alle gevolgen van dien. Mandaat van Unie voor afspraken met derden is een aandachtspunt; vgl. de discussie over Ramspol in areaaloverdracht. - puntsgewijs aangeven wat er te leren valt. - besluitvorming hoeft niet overgedaan te worden in LV. Overzicht dat vroeger in LV kwam was daarentegen ook interessant. - hoe organiseer je het binnen het waterschap? Op niet alle onderwerpen portefeuillehouder want er is maar 1 bestuurder lid. - concrete afspraken van Unie met andere partijen: punten van zorg. Vaak getoetst in een commissie. Unie moet meer faciliteren dan sturen.
Pagina 4 van 6 - samenwerken door waterschappen is zorg. - best wel tevreden. Duidelijkheid bieden over bevoegdheden. - serviceverlening alleen wanneer daar vraag naar is bij waterschappen. Voorzitter: - aanleiding voor nieuwe positie van commissie. In het verleden zei de commissie wel eens a en besloot ledenvergadering toch b. Commissie in positie gebracht. - belangenbehartiging: kan steviger. En ook schouder aan schouder staan. - niet alles hoeft via de Unie: niet in de weg zitten. Een deel heeft er last van. De meerderheid kan het wel billijken. Wat moeten we met de anderen? - meerdere mensen bij belangrijke zaken betrekken, dat gebeurt nu ook al. - klankbordgroepen: rapporteren kan op andere manier. - nu bij deze opmerkingen laten, we komen er op terug. Eerst naar Uniebestuur van 8 maart as en dan naar LV van 22 maart as. Genomen besluit: Aandachtspunten meegegeven aan het Uniebestuur, geen eindconclusie genomen. We komen er op terug. 6. Taskforce Bestuur en Veilige Dienstverlening De commissie is akkoord. Dit heeft al begin van uitvoering gekregen. 7. Basisregistratie Ondergrond Zonder discussie akkoord. 8. Onderzoek Verdeelsleutel Contributiebijdrage Op de vraag: waarom een extern bureau? zegt de voorzitter dat er veel emoties bij zijn en het gaat om een zero sum game. De inzet van het bureau is slank gehouden. 9. Impuls leren en verbeteren Waterschapspeil Goed om op te pakken. Een lid van de commissie heeft aarzelingen bij de onderwerpen HWBP en Duurzame energie. Wel de groen-blauwe diensten. Twee sporen goed uit elkaar houden: leren en verantwoorden. Interesse in de financiële kant van waterschappen: hoe werkt de collega? De voorzitter zegt dat we het nu bij de 3 genoemde thema s houden, omdat hier een zorgvuldig proces met een bestuurlijke bijeenkomst over heeft geadviseerd. Vraag is Hoe daar dan invulling aan te geven? 10. Mededelingen 10.1 Vervolg Akkoord Wet HOF en schatkistbankieren Een lid van de commissie wil graag eerder informatie dan eind 2015. De voorzitter zegt eerst de behandeling in de Tweede Kamer afwachten. Dat zullen we goed voorbereiden. 10.2 Waterschapsverkiezingen Er is een notitie uitgedeeld naar aanleiding van het advies van de Kiesraad. De voorzitter is niet helemaal gelukkig met het advies. De commissie vindt dat de hoofdvraag is: Hoe maak je het de kiezer zo makkelijk mogelijk? Waterschappen zullen probleem met de gemeenten oplossen. Bijvoorbeeld door meer tellers in dienst te nemen. Houd het simpel en transparant. De totale uitslag doet het waterschap dan zelf. De commissie ziet niets in het achteraf zelf op het waterschapskantoor tellen van de stemmen. De voorzitter constateert dat er draagvlak is om er keihard tegen in te gaan. Denken va n- uit de kiezers. En vooral niet minderwaardig doen over waterschapsverkiezing.
Pagina 5 van 6 10.6 Wegnemen wettelijke knelpunten voor belastingsamenwerking Er lijkt inde tekst een tegenstrijdigheid te staan. Dat wordt uitgezocht. Ook zal helder worden gemaakt waarom niet is verwezen naar uitspraak in Arnhem. Dat wordt dan vervolgens op het extranet geplaatst. Gemeenten willen financieel samenwerken in de waterketen. Breder bekijken: aandacht voor het waterspoor. En naar rol belastingkantoren. 10.15 Voorraadagenda 2013 Waarom staat de kostentoedelingsverordening geagendeerd voor september 2013? Wat gaat de Unie doen? Het werk van TAUW ligt er al (in een ledenbrief). (N.B. De commissieleden hebben ondertussen een e-mail ontvangen met uitleg.) 11. Rondvraag Geen. 12. Sluiting De voorzitter staat stil bij het afscheid van de leden Miltenburg (4 jaar lid) en Vos (sinds eind 2004 lid van de CBCF).. Hij sluit om 12.05 uur de vergadering.
Pagina 6 van 6 Actiepuntenlijst Uit de vergadering van 22 februari 2013 Actiepunt Wie Wanneer 1 De secretaris zal het conceptverslag tekstueel aanpassen. Secretaris z.s.m. 2 Kees Rood neemt de opmerkingen naar aanleiding van de Kees Rood 2013 aandachtspunten mee in zijn werkzaamheden aan de crisisbeheersing. 3 Vervolg geven aan Evaluatie organisatie en werkwijze Unie. Voorzitter 2013 4 Uitzoeken mogelijke tegenstrijdigheid in mededeling over belastingsamenwerking. Cathelijn Peters z.s.m.