instructie Externe transportplanning 3 (CLO12.3/CREBO:50196)
pi.clo12.3.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT
Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Externe transportplanning (eindterm 1, 2, 3 en 4) 5 Taak 2 Transportmiddelen beladen (eindterm 5) 7 Taak 3 Plannen van personeel (eindterm 6) 9 Taak 4 Plannen van periodiek onderhoud (eindterm 7) 10 Externe transportplanning 3
Inleiding Bij een groothandel in levensmiddelen speelt het transport een belangrijke rol. Een groothandel heeft vaak de beschikking over een eigen wagenpark en levert bijvoorbeeld aan meer dan 400 klanten. Dit houdt onder andere in dat er veel aandacht besteed moet worden aan de transportplanning. De groothandel zal moeten weten wanneer welke goederen bij de verschillende klanten afgeleverd moeten worden. De route van de verschillende wagens zal gepland moeten worden. Verder is natuurlijk ook de interne afhandeling van de klantenorders belangrijk. De goederen moeten in de juiste hoeveelheden en op de juiste manier worden klaargezet op de expeditieafdeling. Dit bevordert namelijk een efficiënte afhandeling bij het inladen van de goederen. Als de klantenorders binnenkomen, moet gekeken worden of er voldoende goederen én capaciteit aanwezig zijn om hieraan te voldoen. Het kan namelijk gebeuren dat er net een aantal wagens in onderhoud is, of dat er onvoldoende mensen aanwezig zijn op de expeditie-afdeling. Om een order goed af te handelen is veel afstemming nodig. In taak 1 leer je hoe je gegevens kunt verzamelen en aan de hand van instructies een externe transportplanning kunt maken. Er wordt aandacht besteed aan de verschillende onderdelen van de planning, zoals de afleverplanning, de routeplanning en de ritplanning. In taak 2 wordt behandeld hoe, op basis van de externe transportplanning, transportmiddelen beladen kunnen worden (zie ook de afleverplanning). De personele capaciteitsplanning is het onderwerp van taak 3. Het plannen van het periodiek onderhoud van het materieel komt in taak 4 aan de orde. Externe transportplanning 3 3
Taak 1 Externe transportplanning Bij een bepaalde groothandel in levensmiddelen komen dagelijks ongeveer 100 klantenorders binnen. Om de goederen op tijd bij de klanten af te kunnen leveren moeten verschillende gegevens in de planning verwerkt worden. Je moet bijvoorbeeld op de hoogte te zijn van de hoeveelheid en de eigenschappen van de te transporteren goederen, de beschikbare (externe) transportmiddelen, de afleveradressen en de afgesproken aflevertijden. Daarop moeten de (externe) transportmiddelen worden geselecteerd. Vervolgens ga je na welke route de vrachtwagen(s) moet(en) volgen en ook worden de ritten vastgesteld. Wanneer dat gedaan is kunnen, op basis van verkregen informatie en volgens een beladingsplan, de verschillende transportmiddelen beladen worden. Hoe je deze activiteiten in de praktijk uit kunt voeren, leer je in deze taak. Doel Aan het eind van deze taak kun je: gegevens verzamelen om (aan de hand van instructies) een externe transportplanning op te stellen (eindterm 1) aan de hand van instructies (externe) transportmiddelen selecteren (eindterm 2) gegevens verzamelen om (aan de hand van instructies) een routeplanning op te stellen (eindterm 3) gegevens verzamelen om (aan de hand van instructies) een ritplanning op te stellen (eindterm 4) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Bepaal, in overleg met je praktijkopleider, een efficiënte manier van aflevering van de goederen. Stap 2 Stel een voorlopige transportplanning op. Leg deze planning voor aan je praktijkopleider. Stap 3 Stel een definitieve transportplanning op. Stap 4 Selecteer de benodigde (externe) transportmiddelen. Stap 5 Maak, volgens de bedrijfsspecifieke methode, een routeplanning. Stap 6 Maak, volgens de bedrijfsspecifieke methode, een ritplanning. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke gegevens zijn er nodig voor de externe transportplanningen en waar zijn deze gegevens te vinden? 2. Welke invloed heeft het vervoer van gevaarlijke stoffen op rit- en routeplanningen die je moet maken? Specificeer dit naar soort. 3. Met welke benodigde laad- en losmiddelen moet je rekening houden en welke invloed heeft dit op de planningen die je moet maken? Geef hiervan voorbeelden. 4. Welke planningsmethode wordt er in het bedrijf waar je werkt gebruikt? Beschrijf deze in het kort. Taak 1 Externe transportplanning 3 5
Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Overleg met je praktijkopleider voor welk transport je de planning gaat maken. Bedenk welke gegevens verzameld moeten worden om een externe transportplanning, een routeplanning en een ritplanning te kunnen maken. Denk hierbij onder andere aan: - bestemmingen - uiterlijk tijdstip van gewenste beschikbaarheid op afleverpunt - moment van verzendgereed zijn - volume en gewichten van het transport - type te gebruiken auto - lostijden/rijtijden - wijze van afleveren (verpakkingen e.d.). 2. Maak op basis van de verzamelde gegevens een: - externe transportplanning - routeplanning - ritplanning. Verwerk deze planningen in een overzicht en bespreek dit met je praktijkopleider. Informeer vervolgens de overige betrokkenen over de gemaakte planningen. Taak 1 Externe transportplanning 3 6
Taak 2 Transportmiddelen beladen Aan de ene kant wil de leverancier zijn afspraken met de klanten nakomen en erop toezien dat de goederen op het juiste moment op een juiste manier vervoerd worden. Aan de andere kant zal hij in het kader van het beheersbaar houden van de transportkosten erop toezien dat de transportmiddelen zo optimaal mogelijk beladen worden. In deze taak leer je hoe je het beladingproces zo goed mogelijk kunt ondersteunen. Doel Aan het eind van deze taak kun je: op basis van verkregen informatie verschillende transportmiddelen op een juiste wijze beladen (eindterm 5) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Verzamel alle nodige gegevens over het transport, zoals de verzendeenheden, verzendruimte, externe transportmiddelen, de klanten, de route, de ritten, de laad- en vertrektijdstippen en de voorzieningen in de expeditieruimte. - Stel aan de hand van de verzamelde gegevens een laadlijst op en bespreek deze met je praktijkopleider. - Controleer of de gegevens op de laadlijst/vrachtbrief het zelfde zijn als de op de goederen aangebrachte gegevens. - Controleer of alle documenten die nodig zijn, zoals de pakbon, vrachtbrief en documenten behorend bij het voertuig en bij de chauffeur, aanwezig zijn. - Laad en stuw de goederen, in overleg met je praktijkopleider, houd daarbij rekening met eventuele beladingprocedures en maak gebruik van de beschikbare hulp- en transportmiddelen. - Zet de geladen verzendeenheden in het transportmiddel vast. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Hoe verloopt het proces van het gereedzetten van goederen in de verzendruimte en op welke manier kunnen eventuele fouten of knelpunten in de toekomst voorkomen worden? 2. Wie of welke afdeling verzorgt de benodigde documenten? 3. Welke criteria gelden in het bedrijf bij de goederencontrole? 4. Wat zijn laad- en vertrektijdstippen van de transportmiddelen per dag? 5. Hoeveel vracht kan er binnen welke tijd geladen worden? 6. Hoe verloopt het beladingproces in het bedrijf en welke richtlijnen worden hierbij gebruikt? 7. Zijn er pieken en wachttijden bij het laden van goederen? 8. Over welke hulpmiddelen beschikt het bedrijf bij het laden? 9. Vervoert het bedrijf werkt goederen die speciale eisen stellen aan belading en vervoer? Zo ja, welke goederen zijn dat en welke zijn de speciale eisen? Taak 2 Externe transportplanning 3 7
Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Werk een paar dagen op de beladingsafdeling om inzicht te krijgen in de procedure van het beladen. Maak aantekeningen over mogelijke knelpunten en problemen en bespreek deze met je praktijkopleider. Denk hierbij aan: de verzendplanning, de beschikbare capaciteit, mensen en eventuele vervoermiddelen, de eventuele (specifieke en algemene) stuwagevoorschriften en de eventuele routeplanningen en de volgorde hierbinnen. 2. Ga samen met je praktijkopleider na waardoor de problemen veroorzaakt worden en zoek met je praktijkopleider of een andere verantwoordelijke naar oplossingen voor de knelpunten en/of problemen. Noteer actiepunten op het gebied van het laden van goederen en bespreek hoe deze uitgevoerd kunnen worden. Taak 2 Externe transportplanning 3 8
Taak 3 Plannen van personeel Voor het transporteren van goederen is een bepaald aantal medewerkers vereist. Een onderneming moet hierover zekerheid hebben. De vereiste personeelscapaciteit wordt per tijdseenheid (bijvoorbeeld per week of per maand) in een planning gezet. Om zo'n planning op te stellen wordt, uitgaande van de beschikbare personeelscapaciteit, de behoefte aan personeel nauwkeurig geïnventariseerd. Belangrijk daarbij zijn onder andere: de gevolgde routes, welke laad- en losacties er verricht moeten worden en wat de beschikbare tijd is. Ondanks een planning kan er soms onder- of overcapaciteit ontstaan. Dan moet er actie genomen worden, bijvoorbeeld door extra menskracht in te huren. Het verzamelen van gegevens om een bezettings-/personeelsplanning te maken en het reageren op eventuele knelpunten zijn de onderwerpen van deze taak. Doel Aan het eind van deze taak kun je: gegevens verzamelen om een bezettings-/personeelsplanning te maken (eindterm 6) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Inventariseer de personeelscapaciteit en de personeelsbehoefte in het kader van transport. Stap 2 Stel een voorlopige personeelsplanning op voor een bepaalde periode. Bespreek deze planning met je praktijkopleider en pas deze waar nodig aan. Stap 3 Informeer het personeel over de activiteiten en geef werkopdrachten uit met de planningen die daarbij horen. Stap 4 Vul personeelsplanningschema s in en houd deze bij. Stap 5 Onderneem acties in geval van knelpunten m.b.t. onder- en/of overcapaciteit. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Wat is de beschikbare personeelscapaciteit voor transport? 2. Wat is de (gemiddelde) personeelsbehoefte in het bedrijf m.b.t. transport? 3. Welke problemen kunnen zich in het bedrijf voordoen bij het plannen van personeel en hoe worden eventuele problemen opgelost? Wie heeft daartoe welke bevoegdheid? Opdrachten De opdracht is een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdracht gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie het bedrijf op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdracht daarna uit. 1. Plannen van personeel Inventariseer, in overleg met je praktijkopleider, de personeelscapaciteit en de personeelsbehoefte in het kader van transport voor een bepaalde periode. Houd rekening met belangrijke zaken uit de Arbowet voor de sector vervoer. Stel, na het verzamelen en berekenen van de gegevens, een personeelsplanning op. Bespreek dit personeelsplan met je praktijkopleider. Taak 3 Externe transportplanning 3 9
Taak 4 Plannen van periodiek onderhoud Als de wagen die je nodig hebt in reparatie is, kan dit problemen geven. Als er geen andere wagen beschikbaar is kun je de goederen niet op tijd aan de klanten leveren. Om dit soort problemen te voorkomen moet er een planning gemaakt worden wanneer welke wagens in onderhoud zijn. De manier waarop je dit kunt doen komt in deze taak aan de orde. Doel Aan het eind van deze taak kun je: aan de hand van instructies een onderhoudsplan maken (eindterm 7) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Maak een lijst voor onderhoud van dezelfde soort transportmiddelen voor een bepaalde periode. Stap 2 Bereken de kosten die met het onderhoud gemoeid zijn. Stap 3 Bepaal op basis van de interne en externe transportplanning wanneer het onderhoud kan plaatsvinden en maak een planning voor periodiek onderhoud. Stap 4 Bespreek de gemaakte planning met je praktijkopleider. Stap 5 Informeer de betrokken afdelingen en personen over de gemaakte planning. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Wordt het periodiek onderhoud uitbesteed of zelf gedaan en wat zijn de vooren nadelen voor de transportplanning? 2. Als het periodiek onderhoud wordt uitbesteed, welke afspraken zijn hierover gemaakt met de uitvoerder? 3. Vindt er over de planning van periodiek onderhoud intern afstemming plaats? Zo ja, met wie en wat zijn hierbij de aandachtspunten? 4. Zijn er wettelijke richtlijnen waaraan je gebonden bent m.b.t. onderhoud? Zo ja, hoe luiden deze? 5. Hoe worden de kosten voor periodiek onderhoud berekend? Waar kun je de informatie vinden die hiervoor nodig is? Opdrachten De opdracht is een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdracht gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdracht daarna uit. 1. Overleg met je praktijkopleider voor welke periode en voor welke transportmiddelen je een planning voor het periodiek onderhoud gaat maken. Denk hierbij aan de eventuele interne en externe transportplanningen en maak nu voor deze periode een planning voor het periodiek onderhoud van de transportmiddelen. Bereken ook de kosten hiervan. Bespreek de door jou gemaakte planning met je praktijkopleider en informeer de overige betrokkenen. Taak 4 Externe transportplanning 3 10