Realisatie Programma e-dienstverlening 2e fase Inleiding In de periode 2008-2009 is een Realisatieplan Dienstverlening ontwikkeld om de informatievoorziening van de gemeente Oegstgeest te verbeteren en in te spelen op diverse overheidprogramma s (e-overheid en stelsel van basisregistraties) en op nieuwe wettelijke verplichtingen ten aanzien van gemeentelijke overheidstaken. In de raadsvergaderingen van juni 2009 (1 e voortgangsrapportage) en november 2009 (begroting 2010) heeft de raad kredieten beschikbaar gesteld voor de uitvoering van dit Realisatieplan. De eerste in uitvoering genomen projecten richtten zich hoofdzakelijk op het inrichting van een basisstructuur (Basisregistraties GBA en BAG), wettelijke verplichtingen (Durp, Wabo) en op een eerste aanzet tot e-dienstverlening aan burgers en bedrijven via web-site en Klant Contact Centrum (Baliesysteem). In juni 2011 is het Realisatieplan Dienstverlening geëvalueerd en is de stand van zaken opgemaakt. Na afsluiting van het project GBA ziet de stand van zaken er als volgt uit: Tabel 1: financiële status Programma Dienstverlening 3 e kwartaal 2011 Het project voor de inrichting van de Omgevingsvergunning wordt thans uitgevoerd en zal naar verwachting in het voorjaar van 2012 worden afgerond. Uit het budget voor de realisatie van de Mid-Office is de inrichting het Klant Contact Centrum bekostigd ( 40.000) Daarnaast is de aanschaf van Key2Datadistributie, een systeem dat gegevensmutaties tussen de back-officesystemen afwikkelt, uit het budget van de Mid-Office gefinancierd ( 34.500). Het restant budget voor de realisatie van de Mid-Office bedraagt 175.500. Programma Dienstverlening 2 e Fase De 2 e fase van het Programma Dienstverlening richt zich voornamelijk op een samenhangende en kostenbesparende inrichting van de gemeentelijke informatievoorziening en op de verdere verbetering van de e-dienstverlening naar burgers en bedrijven. De componenten die hiervoor geïmplementeerd worden bevinden zich voornamelijk in het Mid-Office. Daarnaast worden ook de resultaatverplichtingen vanuit het i-nup in deze 2 e fase meegenomen. Realisatie van deze 2 e fase kan voor een deel uit het resterende budget worden bekostigd, maar er zal ook nog een aanvullend krediet van 160.000 nodig zijn. De dekking van de kapitaallasten van dit aanvullende krediet zal door herschikking van de automatiseringskosten binnen de bestaande begroting plaatsvinden. Dit document bevat een voorstel hiervoor. Realisatie Programma e-dienstverlening 2 e fase 1-11-2011 pag 1 / 7
Mid-Office Met de realisatie van de Mid-Office wordt een geautomatiseerde structuur geschapen waarmee informatiestromen tussen de front en de Back-Office processen kunnen worden uitgewisseld. Het uitvoeren van het project Mid-Office kan worden gezien als de 2 e fase van het programma Dienstverlening. Het project Mid-Office moet vooral ordening, structuur en efficiëntie brengen in de gemeentelijke informatievoorziening. De componenten van de Mid-Office hebben een belangrijke samenhang en moeten derhalve goed en zo mogelijk gestandaardiseerd op elkaar aansluiten. De GIS-ontsluiting vormt een belangrijke (visuele) component van de Mid-office. Figuur 1: GEMMA-architectuur (bron: KING) GEMMA-architectuur Het hanteren van een goede architectuur is een voorwaarde bij de inrichting van een kwalitatieve, efficiënte en samenhangende informatievoorziening. De door de VNG (KING) aanbevolen GEMeentelijk Model Architectuur (GEMMA) beschrijft de principes, modellen en standaarden die gemeenten kunnen gebruiken om hun systemen in te richten. De GEMMA definieert drie lagen in zijn architectuur: de Front-Office met alle systemen die communicatie met de buitenwereld mogelijk maken, de Back-Office die bestaat uit de systemen van de verschillende afdelingen en de Mid-Office die de Front-Office en de Back-Office met elkaar verbindt. Voor de inrichting van de Back-Office applicaties heeft de gemeente Oegstgeest de GEMMAarchitectuur als uitgangspunt gehanteerd. Bij de verdere invulling van de Mid-Office is deze architectuur opnieuw het uitgangspunt. Een belangrijk aspect bij deze architectuur is het standaardiseren van koppelvlakken. Door gebruik te maken van standaarden voor berichtuitwisseling kunnen applicaties eenvoudiger met elkaar communiceren zonder uitgebreide discussies met leveranciers en zonder hoge kosten voor maatwerk koppelingen. StUF, dat deel uitmaakt van de GEMMA, is de standaard voor het bevragen en uitwisselen van gegevens voor gemeentes. Belangrijke StUF varianten zijn: StUF basisgegevens (StUF-BG) voor het ontsluiten van basisgegevens, StUF Zaken (StUF-ZKN) voor het registreren en raadplegen van zaakgegevens en StUF elektronische formulieren (StUF-EF) voor het verwerken van digitale formulieren. Ook de StUF standaarden zullen als uitgangspunt gelden bij de invulling van de Mid-Office. Steeds meer leveranciers ondersteunen de StUF standaarden in hun producten. Realisatie Programma e-dienstverlening 2 e fase 1-11-2011 pag 2 / 7
Mid-Office componenten De Mid-Office bestaat in hoofdlijnen uit een viertal basiscomponenten, te weten: Document Management Systeem Zakensysteem Gegevensmagazijn Klanten Contact Systeem Figuur 2: GEMMA-architectuur, functies op hoofdlijnen (bron: KING) In de Mid-Office bevindt zich ook een Enterprise Service Bus (ESB) die zorgt voor de routing van het gestandaardiseerde berichtenverkeer tussen de diverse Front-, Mid- en Back-Office systemen en voor het eventueel transformeren van berichten. De gele balken in figuur 2 geven de positie van de ESB weer. Met deze component kan een flexibele omgeving worden gecreëerd om de soms nog oudere Back-Office systemen te koppelen aan een modern ingerichte frontoffice. Processen kunnen zo gefaseerd worden geïmplementeerd. Daarnaast zorgt de ESB voor de digikoppeling naar de verbindingen op landelijk niveau. Om recht te doen aan de doelstelling van het SP71 wordt bij het kiezen van oplossingen zo veel mogelijk rekening gehouden met de richting van de keuzes die de andere SP71 deelnemers hebben genomen of gaan nemen. Resultaatverplichtingen i-nup Om verder uitvoering te geven aan de overheidsbrede visie op dienstverlening (Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en e-overheid), is door de gezamenlijke overheid een implementatie-agenda (i-nup) opgesteld voor de komende periode tot 2015. De agenda wordt in de volgende deelonderwerpen vormgegeven: 1. De Front-Office van de e-overheid voor burgers 2. De Front-Office van de e-overheid voor bedrijven 3. Het stelsel van basisregistraties Voor de gemeenten is de agenda vertaald naar 20 concrete resultaatverplichtingen (zie bijlage 1). Deze verplichtingen moeten vóór 1-1-2015 worden gerealiseerd en worden daarom in dit Programma e-dienstverlening 2 e fase meegenomen. Realisatie Programma e-dienstverlening 2 e fase 1-11-2011 pag 3 / 7
Kostenraming Voor de uitvoering van de 2 e fase Programma e-dienstverlening worden de volgende kosten geraamd: i-nup verplichtingen 50.000 - e-overheid voor burgers - e-overheid voor bedrijven incl. NHR - digikoppeling Front-Office 55.000 - klant contact systeem (kanaalintegratie) - inrichting en koppelingen Mid-Office 200.000 - zakensysteem en DMS (80.000) - gegevensmagazijn RSGB (50.000) - ESB / Broker (20.000) - inrichting en koppelingen (50.000) Onvoorzien 10% 30.500 Totaal kostenraming 2 e fase 335.500 Restant budget Mid-Office 175.500 Aanvullend krediet 160.000 Figuur 3: GEMMA-architectuur, applicatielandschap (bron: KING) Globale Planning Realisatie Programma e-dienstverlening 2 e fase 1-11-2011 pag 4 / 7
Financiering Gelet op de beperkte financiële middelen is gezocht naar dekking van dit aanvullende krediet uit de bestaande begroting. Deze dekking is als volgt gevonden: Bij het Programma e-dienstverlening uit 2009 was ook een structureel budget opgenomen voor de bijkomende onderhoudslasten automatisering. Dit budget wordt naar verwachting niet geheel benut, doordat enerzijds de investeringen lager zijn uitgevallen en anderzijds voor een aantal systemen de onderhoudslasten kunnen worden gedekt uit de vrijval van bestaande onderhoudsverplichtingen. In het kader van de inrichting van het stelsel van Basisregistratie zijn een aantal basisregistratie aan gemeenten toebedeeld (GBA, BAG, BGT). Voor informatie uit andere basisregistraties worden vanaf 2012 geen kosten meer in rekening gebracht. Dit betekent dat de budgetten voor de informatie uit de basisregistratie Kadaster (BKR) vrijvallen. Uit de begrotingspost van VROM voor onderhoud software & geodata Gisviewer kan hierdoor een vrijval van 7.000 worden aangewend. Uit de vrijval van de onderhoudlasten voor het huidige DMS wordt een bedrag van 15.000 aangewend. De jaarlijks lasten voor het onderhoud van de nieuw aan te schaffen Mid-Office onderdelen worden geraamd op 41.000. Uit de bovenstaande meerjarenraming blijkt dat het aanvullende krediet van 160.000 kan worden gefinancierd uit de aanwending van bovengenoemde begrotingsposten. Realisatie Programma e-dienstverlening 2 e fase 1-11-2011 pag 5 / 7
Bijlage 1 Overzicht resultaatverplichtingen i-nup bron: Overheidbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid (april 2011) pagina 21-22 Realisatie Programma e-dienstverlening 2 e fase 1-11-2011 pag 6 / 7
Realisatie Programma e-dienstverlening 2 e fase 1-11-2011 pag 7 / 7