Programma van Eisen Behorende bij de Europese Aanbesteding Assessments versie 1.0-18 september 017 1
Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Doelstelling 1. Omvang opdracht. Inhoud Assessment 5.1 Functies en inhoud Assessment 5. Competenties 6. Leiderschapskwaliteiten 7.4 Niveau 7 Procesbeschrijving 8 4 Programma van Eisen 10 4.1 Organisatie Assessments 10 4. Rapportage 11 4. Eisen backoffice Opdrachtnemer 1 4.4 Eisen bureau, personeel en Assessments 1 4.5 Eisen online competentietest 1 5 Bijlage 1: Competentiewoordenboek versie juni 015 14
1. Inleiding Dit Programma van Eisen (PvE) is integraal onderdeel van de Aanbesteding Assessments van de Veiligheidsregio Utrecht (VRU). Dit document geeft de door Opdrachtgever gestelde eisen weer. De eisen in dit document zijn omschreven in de vorm van informatiebehoefte, een procesbeschrijving en concrete eisen en eisen omtrent de organisatie (hoofdstuk, en 4). 1.1 Doelstelling Jaarlijks worden binnen de VRU Brandweer ongeveer 150 mensen geworven voor diverse brandweerfuncties en managementfuncties. Ze worden aangenomen en opgeleid voor functies, specialismen en rollen van het niveau manschap A tot Commandant van Dienst. Twee derde van deze mensen zijn nieuw binnen de organisatie en worden opgeleid tot manschap A. Het overige deel heeft al een functie binnen de organisatie en maakt promotie. De kandidaten die in aanmerking komen voor een brandweerfunctie krijgen een brandweeropleiding. De brandweeropleidingen worden grotendeels intern verzorgd, zijn kostbaar en de klassen zijn in de ideale situatie opgebouwd uit zestallen. Het is de VRU er daarom alles aan gelegen de uitstroom tijdens de opleiding zoveel mogelijk te beperken. Hiertoe wil de VRU gebruik maken van een Assessment dat zich richt op de competenties, motivatie en vaardigheden die nodig zijn om goede brandweerfunctionarissen te worden. Met een Assessment wordt bedoeld: een beoordelingsprogramma dat kandidaten moeten doorlopen om voor een bepaalde functie geselecteerd te worden. Het Assessment maakt dus deel uit van de selectieprocedure. Binnen de VRU zijn voor alle functies en specialismen de benodigde competenties beschreven. Deze competentiematrix is opgenomen in paragraaf 1.. In het competentiewoordenboek (bijlage 1 van dit PvE) staat per competentie beschreven wat er wordt verwacht op de verschillende niveaus. Ook hiervoor heeft de VRU de behoefte om door middel van een Assessment te bepalen of een kandidaat geschikt is voor het uitoefenen van een bepaalde functie. Dit PvE geeft in beschrijvende vorm de behoefte weer waar door het toepassen van Assessments aan voldaan moet worden. 1. Omvang opdracht De omvang van de opdracht wordt als volgt ingeschat: Functie Manschap A 70 tot 100 Brandweerduiker 6 Duikploegleider Bevelvoerder 0 tot 40io Adviseur gevaarlijke stoffen 1 Officier van Dienst 8 Jaarlijks
Hoofdoff. van Dienst Commandant van Dienst 1 Overige piketfuncties 10 Kantoorfuncties zoals 10 tot 0 managementfuncties en directiefuncties Totaal 10 tot 190 4
. Inhoud Assessment.1 Functies en inhoud Assessment In onderstaande tabel staan de functies waarbij een Assessment afgenomen dient te worden in het kader van selectie: Functie Competenties 1 Leiderschapskwaliteiten geschiktheidseisen 4 Niveau Overige Manschap A X VMBO 5 X Brandweerduiker X VMBO X Duikploegleider X VMBO Bevelvoerder X X MBO- Officier van Dienst X X HBO Adviseur gevaarlijke X stoffen Hoofdoff. van Dienst X X HBO Commandant van X X HBO Dienst Overige piket functies X X MBOHBO Kantoorfuncties zoals managementfuncties en directiefuncties X X HBO of WO In de volgende alinea s wordt een toelichting gegeven op de kolommen Competenties, Leiderschapskwaliteiten, Niveau en Overige geschiktheidseisen. Ook wordt per alinea beschreven of de test op een locatie van Opdrachtgever moet plaatsvinden of dat het mogelijk is om de test op een locatie van Opdrachtnemer te laten plaatsvinden. Tot slot wordt voor elke test beschreven aan welke voorwaarden de rapportage moet voldoen. 1 Deze test is voor alle aspiranten gewenst Deze test is voor alle aspiranten gewenst Deze test is alleen gewenst indien het gewenste niveau niet kan worden aangetoond door middel van een geldig diploma. 4 Zie gunningscriterium. 5 Het minimaal gewenste niveau is VMBO, wat niet wil zeggen dat er geen WOgeschoolde aspiranten zijn. 5
Samenwerken Leren en reflecteren Resultaatgericht Organisatiebewustzijn Daadkracht Accuraat Stressbestendig Communiceren (mondeling) Innoveren en creativiteit Flexibiliteit Inleven Onafhankelijk Probleem oplossen Plannen organiseren en coördineren Besluitvaardigheid Oordelen Taakgericht leiderschap Analyseren Sturen en verbinden Kwaliteitsgericht Politiek bestuurlijk inzicht Maatschappelijk georiënteerd Ondernemen Visie. Competenties Per functie zijn de volgende competenties op de volgende niveaus gewenst. De niveauscijfers corresponderen met de niveaubeschrijvingen van het VRU competentiewoordenboek. Deze zijn omschreven in bijlage 1. De competentietest vindt plaats op een locatie van Opdrachtgever. In het rapport van de competentietest worden minimaal voor de relevante competenties de scores in beeld gebracht en de ontwikkelbaarheid van de betreffende competenties. Competentieprofielen (De niveauscijfers corresponderen met bijlage 1) VRU Basis Functiefamilie Manschap A 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1-1 1 - - - - - - - - - - Brandweerduiker 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 - - - - - - - - - - Duikploegleider 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 - - - - - - Bevelvoerder 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 - - - - Officier van dienst - - - - Adviseur gevaarlijke stoffen - - - - Hoofdofficier van Dienst - - Commandant van Dienst - - Overige piket functies 6
Managementfuncties en directiefuncties 6 - - - - - - - - - - -. Leiderschapskwaliteiten Voor de leidinggevende functies wil de VRU graag een beeld van de leiderschapskwaliteiten (sterkte-zwakte analyse) van de persoon in kwestie en de ontwikkelbaarheid van deze persoon. De test vindt bij voorkeur plaats bij Opdrachtgever, maar kan na overleg ook plaatsvinden bij Opdrachtnemer. In het rapport wordt minimaal een sterkte-zwakte analyse gegeven van de persoon in kwestie en de ontwikkelbaarheid van de zwaktes..4 Niveau Niet alle aspiranten beschikken over een geldig diploma op het gewenste niveau. Dit is dan ook de reden waarom de VRU in deze gevallen een Assessment wil laten uitvoeren om het niveau van de aspirant te bepalen. De verwachting is dat dit in totaal om ongeveer 10 tot 0% van het totaal aantal kandidaten gaat. De test vindt bij voorkeur plaats bij Opdrachtgever, maar kan na overleg ook plaatsvinden bij Opdrachtnemer. Het rapport is een getuigschrift van het niveau dat is vastgesteld. 7 6 Kantoorfuncties 7 De test(en) wordtworden afgenomen door een psycholoog die is aangesloten bij het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP). De test(en) iszijn opgenomen in de COTAN-gids* en op de elementen validiteit, betrouwbaarheid en normering met minimaal voldoende beoordeeld. 7
Procesbeschrijving In onderstaande tabel staat de standaard procedure beschreven voor de organisatie van de Assessments en de samenwerking en taakverdeling tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Nr Actie Handeling Verantwoordelijke Termijn 1 Werving aspirant Opdrachtgever Aanmelden kandidaat Een aspirant is geworven en in basis geschikt bevonden door de VRU. De aspirant wordt als kandidaat aangemeld bij Opdrachtnemer. Hierbij wordt aangegeven: - Welke Assessments moeten worden afgenomen - Tbv welke functie - De contactgegevens van de kandidaat Opdrachtgever Overleg kandidaat en Opdrachtgever 4 Bevestiging afspraak 5 Uitvoeren Assessment Opdrachtnemer neemt telefonisch en evt via de mail contact op met kandidaat en Opdrachtgever om een afspraak in de plannen. Deze afspraak vindt plaats binnen 14 dagen. Binnen werkdagen wordt een bevestiging van de afspraak verzonden via mail en of post, met datum, tijdstip, locatie, contactpersoon, met doelstelling van de Assessment en toelichting op de Assessment. Het Assessment wordt uitgevoerd. Eventueel wordt meteen een afspraak gemaakt met de kandidaat voor de nabespreking. 6 Evaluatieformulier Na de Assessment wordt een schriftelijke evaluatie gedaan door Opdrachtnemer, waarin de kandidaat in enkele vragen zijn mening geeft over het Assessment en het proces. 7 Uitslag Assessment 8 Uitslag Assessment De kandidaat ontvangt de uitslag van de Assessment. Opdrachtnemer vraagt aan de kandidaat of hijzij akkoord is met het delen van het resultaat met Opdrachtgever. Indien kandidaat akkoord geeft, ontvangt Opdrachtgever binnen Opdrachtnemer Binnen werkdagen wordt contact opgenomen Opdrachtnemer Binnen werkdagen Opdrachtnemer Binnen 14 dagen na stap Opdrachtnemer Aansluitend aan Assessment Opdrachtnemer Binnen 4 werkdagen Opdrachtnemer Binnen werkdagen 8
werkdagen een kopie van het resultaat van het Assessment van Opdrachtnemer. 9 Nabespreking Indien van toepassing nabespreking door Opdrachtnemer met kandidaat. Opdrachtnemer Binnen 10 werkdagen na ontvangst uitslag 9
4 Programma van Eisen In dit hoofdstuk staan de eisen vermeld die Opdrachtgever stelt en vraagt aan Opdrachtnemer in het kader van haar Europese aanbesteding Assessments. 4.1 Organisatie Assessments Nr Omschrijving 1. Eis Opdrachtnemer is in staat de volgende Assessments uit te voeren: - CompetentieAssessment - Leiderschapskwaliteiten Assessment - Niveau bepaling. Wens Opdrachtnemer is in staat Assessments uit te voeren waarmee motivatie, hoogtevrees, dieptevrees, engtevrees en stressbestendigheid bepaald kunnen worden.. Eis Opdrachtnemer is in staat online Assessments op locaties van Opdrachtgever te verrichten voor de competentietesten. De overige testen vinden ook bij voorkeur op locaties van Opdrachtgever plaats, maar hierover is overleg mogelijk. 4. Eis Indien een test niet bij Opdrachtgever plaats kan vinden, vindt dit plaats op een locatie op maximaal 1,5 uur reisafstand met de auto gerekend vanaf de Archimedeslaan 6, te Utrecht. Om dit vast te stellen zal Opdrachtgever gebruik maken van: www.anwb.nlrouteplanner. 5. Eis Voor online testen, de competentietesten, die op Locatie van Opdrachtgever plaats vinden stelt Opdrachtgever een testbegeleider beschikbaar die de computer aan kan zetten, het programma op kan starten, een korte introductie kan geven, de kandidaat van koffie en thee voorziet en gedurende de hele test in de buurt aanwezig is. De testbegeleider van de Opdrachtgever wordt hierbij zoveel mogelijk ondersteund en ontzorgd door Opdrachtnemer. 6. Eis a. Er is een vast aanspreekpunt voor de Opdrachtgever beschikbaar voor het aanmelden van kandidaten. b. Indien het aantal Assessments te groot is voor één aanspreekpunt (bij een piekmoment), dan worden er meerdere vaste aanspreekpunten beschikbaar gesteld. Vervanging is geborgd en de kosten voor vervanging worden door de Opdrachtnemer gedragen. c. Voor het inplannen van Assessments worden verschillende datums beschikbaar gesteld, zodat de Assessments binnen veertien dagen na aanmelding uitgevoerd kunnen worden. d. Opdrachtgever ontvangt per mail een kopie van de uitnodiging van de kandidaat. e. De medewerker ontvangt de uitslag van het Assessment schriftelijk uiterlijk binnen vier werkdagen na het Assessment per mail en eventueel later ook per post (het certificaat). f. Opdrachtgever ontvangt de rapport(en) per mail, na akkoord van kandidaat, binnen zes werkdagen na Assessment. g. Wanneer de kandidaat niet aanwezig is op het afgesproken moment op de afgesproken locatie, wordt Opdrachtgever meteen in kennis gesteld, zodat contact kan worden opgenomen met de kandidaat. h. Een Assessment moet op de volgende tijden plaats kunnen vinden: 1. Op werkdagen tussen 08.00-1.00 uur;. Op zaterdagen tussen 08.00-16.00 uur. i. Het doel van het Assessment moet vooraf schriftelijk aan betrokkene bekend worden gemaakt, tegelijk met de uitnodiging voor het Assessment. j. Een Assessment (het volledige scala aan tests) moet als een 10
doorlopend proces (aaneensluitende handelingen) uitgevoerd worden en binnen maximaal vier uur (bij voorkeur in een korter tijdsbestek) zijn afgerond voor de functie van manschap A en binnen acht uur voor de overige functies. k. Vanaf het niveau van de bevelvoerders geeft Opdrachtnemer een telefonische toelichting over de uitslag aan de kandidaat. Op de dag van de Assessment wordt er een afspraak gemaakt tussen Opdrachtnemer en de kandidaat om de resultaten te bespreken. Op verzoek van Opdrachtgever kan dit ook in andere gevallen gevraagd worden aan Opdrachtnemer. l. Na afloop van het Assessment krijgt de kandidaat gelegenheid om middels een evaluatieformulier feedback te geven op het Assessment en op de organisatie van het Assessment. 7. Eis Online Assessments moeten moet minimaal af te nemen zijn via internet explorer en Chrome. 8. Eis De Opdrachtgever draagt zorg voor aanmelding van kandidaten. De Opdrachtnemer draagt zorg voor tijdige organisatie en instructie van kandidaat en een door de Opdrachtgever aangewezen contactpersoon. 9. Eis Opdrachtnemer gaat ermee akkoord dat de Opdrachtgever geen verplichting heeft tot het afnemen van een bepaald aantal items. Aan de in de Aanbestedingsstukken genoemde aantallen kunnen geen rechten worden ontleend. 10. Eis Indien nodig en gewenst vanuit Opdrachtgever is er een betrokken functionaris van Opdrachtgever aanwezig bij het afnemen van de Assessment. 11. Eis Annulering van een aangevraagde Assessment kan telefonisch en via e-mail tot 4 uur voor aanvang kosteloos plaatsvinden. Ook kan tot maximaal 4 uur voor de aanvang de Assessment kosteloos worden verzet. 1. Eis Het kan in uitzonderlijke gevallen nodig zijn om op zeer korte termijn een Assessment af te nemen. In die gevallen is er sprake van een spoedassessment. Een spoedassessment kan worden afgenomen binnen vijf werkdagen zonder hiervoor extra kosten in rekening te brengen. 1. Eis In het geval van het afnemen van een spoedassessment dient Opdrachtnemer binnen twee werkdagen na het afnemen van de spoedassessment de rapportage hiervoor ter beschikking te stellen. 14. Eis Opdrachtnemer zorgt ervoor dat de organisatie rondom alle uit te voeren Assessments verloopt volgens geldende wet- en regelgeving, waaronder het waarborgen van de privacy van de gegevens. 4. Rapportage # Eis 15. Eis De rapportage met de uitslag van een Assessment geschiedt digitaal, wordt minimaal via de mail verzonden aan de kandidaat (eventueel ook via de post) en kan geprint worden. 16. Eis In de rapportage met het resultaat van het Assessment wordt het taalgebruik aangepast aan het werk- en denkniveau behorende bij de functie. Het resultaat en de betekenis daarvan zijn helder verwoord. 17. Eis De rapportage is overzichtelijk er wordt zowel in woord als beeld duidelijk gemaakt wat het resultaat is van het Assessment. 18. De rapportage kent een logische opbouw en indeling. De resultaten per categorie van het Assessment worden gebundeld weergegeven. 19. Eis Opdrachtnemer zal binnen 5 werkdagen na het afnemen van de Assessment de rapportage beschikbaar stellen. 11
4. Eisen backoffice Opdrachtnemer # Eis 0. Eis Opdrachtnemer werkt met een vast team van ondersteuners voor Opdrachtgever (backoffice). 1. Eis Opdrachtnemer wijst een accountmanager aan, die als vast aanspreekpunt voor Opdrachtgever geldt. Deze accountmanager dient over een dusdanige positie binnen de organisatie van Opdrachtnemer te beschikken dat deze de belangen van Opdrachtgever op een adequate wijze kan behartigen. Tevens moet er een back-up functionaris zijn die, bij afwezigheid van de vaste accountmanager, de zaken snel en effectief overneemt. Er is sprake van korte lijnen en de operationele organisatie kan snel inspelen op de wensen en behoeften van Opdrachtgever.. Eis Opdrachtnemer is tijdens kantooruren van 8.00 uur tot 17.00 uur bereikbaar voor ondersteuning, mutaties en aanvragen in ontvangst nemen.. Eis Op verzoek van Opdrachtgever is Opdrachtnemer in staat om managementinformatie te leveren over Aantallen Assessments (per onderdeel en per functie); de totale kosten; Het aantal annuleringen; De resultaten van de schriftelijke evaluaties van kandidaten. De Opdrachtnemer is in staat hierover analyses en verbeteradviezen aan Opdrachtgever te verstrekken. 4. Eis De backoffice verzorgt Jaarlijks samen met de Opdrachtgever een evaluatie. Onderwerpen van de evaluatie zijn: de resultaten van de feedbackformulieren van de kandidaten, de organisatie, de faciliteiten, de samenwerking met Opdrachtgever en de koppeling van de resultaten van de Assessments aan de uitstroom van aspiranten. De evaluatie wordt tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer besproken en de daarin gemaakte afspraken zijn bindend voor beide partijen. Eventuele noodzakelijke aanpassingen (gezamenlijk overeen te komen) dienen door de Opdrachtnemer gerealiseerd te worden. 5. Eis De Opdrachtnemer dient akkoord te gaan met de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Veiligheidsregio Utrecht. Deze zijn gedeponeerd bij de Rechtbank Utrecht onder nummer 80010en zijn te vinden op http:www.vru.nl, Besluiten en publicaties. 6. Opdrachtgever hanteert een betalingstermijn van 0 dagen na factuurdatum, mits de factuur onbetwist is. Daarnaast dient u uw factuur zoals onderstaand te adresseren, anders wordt deze niet in behandeling genomen. De factuur zal na deeloplevering worden gestuurd naar de VRU: Veiligheidsregio Utrecht Crediteurenadministratie Postbus 050 50 GB Utrecht. facturen@vru.nl 7. Eis Het is mogelijk dat de Opdrachtgever op een later moment over gaat op het laten indienen van de facturen in pdf formaat. Opdrachtnemer dient hier zijn medewerking aan te geven. 8. Eis De prijzen dienen opgegeven te worden in Euro s en excl. BTW. 9. Eis De prijzen zijn vast gedurende de eerste twee Jaar van de Overeenkomst. Vervolgens vindt maximaal eenmaal per Jaar, na overleg tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer en na toestemming van de Opdrachtgever, een indexatie van de prijzen plaats op basis van het CBSconsumentenprijsindex. 1
4.4 Eisen bureau, personeel en Assessments # Eis 0. Eis De psychologen die betrokken zijn bij de testen zijn BIG- en NIPgeregistreerd. 1. Eis Medewerkers van Opdrachtnemer die bij de uitvoering of bespreking van de Assessments betrokken zijn spreken de taal van de doelgroep.. Eis Opdrachtnemer zal haar werkwijze aanpassen aan alle niveaus (van VMBO tot en met WO) van de kandidaten. Bijvoorbeeld de communicatie en instructies. Opdrachtnemer houdt in haar werkwijze rekening met het niveau van de kandidaat. Dit komt onder andere aantoonbaar terug in communicatie en instructie.. Eis Opdrachtnemer dient een capaciteit van 4 competentietesten per maand aan te kunnen. 4.5 Eisen online competentietest # Eis 4. Eis De online competentietest heeft een gebruiksvriendelijk karakter. Het is voor kandidaten eenvoudig om door te klikken naar een volgende pagina. 5. Eis De voortgang van de competentietest wordt inzichtelijk gemaakt in het programma. 6. Eis Het scherm waarop de vragen gepresenteerd zijn aan de kandidaten is overzichtelijk weergegeven. 7. Eis De hoeveelheid informatie en het aantal vragen op één scherm is beperkt. 8. Eis Het taalgebruik is eenvoudig en sluit aan bij de doelgroep van Opdrachtgever. 9. Eis Het aantal pagina s van het inloggen tot aan het eerste scherm is zo minimaal mogelijk, maar bedraagt maximaal 5 verschillende pagina s. 40. Eis De introductie van de Assessment wordt eenvoudig beschreven, het moet voor de kandidaat duidelijk zijn hoe de Assessment werkt. 1
5 Bijlage 1: Competentiewoordenboek versie juni 015 Zie separaat bijgevoegd document. 14