2 P&O als vraagbaak van de werknemer: Gebeurtenissen tijdens en na het 2.1 Indiensttreding Een belangrijk moment om stil te staan bij de pensioenregeling is bij aanvang van het. Krijgt de werknemer pensioen, en zo ja, wat moet hij erover weten? Is de werknemer verplicht de aangeboden pensioenregeling te accepteren? Welke verdere aandachtspunten zijn er voor de medewerker personeelszaken? In dit hoofdstuk zullen onder andere deze vragen centraal staan. De arbeidsvoorwaarde pensioen Voordat een medewerker in dienst treedt, worden de arbeidsvoorwaarden besproken. Pensioen is een van die arbeidsvoorwaarden. Artikel 7 van de Pensioenwet schrijft voor dat een werkgever de werknemer binnen een maand na aanvang van de werkzaamheden schriftelijk informeert over deelname aan de pensioenregeling. Als er geen pensioenregeling is, dan zal de werkgever dit ook schriftelijk binnen een maand kenbaar moeten maken aan de medewerker. Een goede oplossing om hieraan te voldoen is om in het arbeidscontract een passage op te nemen over pensioen. Een voorbeeld waarbij de werknemer recht heeft om direct deel te nemen aan de pensioenregeling is de volgende passage: U komt in aanmerking voor deelname aan de pensioenregeling vanaf de datum van indiensttreding. De pensioenregeling is ondergebracht bij <naam pensioenuitvoerder>. Voor de precieze inhoud van de pensioenregeling verwijzen wij u naar het pensioenreglement. U kunt een kopie van het reglement en de uitvoeringsovereenkomst opvragen bij de pensioenuitvoerder. Verwerpen pensioenaanbod Het is denkbaar dat een nieuwe medewerker de aangeboden pensioenregeling niet wenst en dit aan de werkgever kenbaar maakt. Juridisch betekent dit dat de 19
pensioenen: een handleiding voor de praktijk werknemer het pensioenaanbod van de werkgever verwerpt. Artikel 7 van de Pensioenwet geeft die ruimte. Er komt dan geen pensioenovereenkomst tot stand. Voor een werkgever is het van belang te besluiten hoe met het verwerpen van het pensioenaanbod door een werknemer moet worden omgegaan. Daarbij is de werkgever gebonden aan de afspraken die hij gemaakt heeft met de pensioenuitvoerder. Deze afspraken zijn vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst of in een uitvoeringsreglement. Stel dat de werkgever is aangesloten bij een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds. Voorbeelden hiervan zijn het ABP, Zorg en Welzijn en het bedrijfstakpensioenfonds voor het beroepsgoederenvervoer. Er geldt meestal een verplichte deelname van alle werknemers die in dienst zijn bij een werkgever in een betreffende bedrijfstak. 1 In deze situatie zal de werkgever de werknemer toch aanmelden bij het fonds en zal deze pensioen opbouwen. Of een werknemer dit pensioen wil, doet dan niet ter zake. Slechts voor gemoedsbezwaarden maakt een fonds soms een uitzondering. Het betreft dan personen die uit principe zich niet willen verzekeren. Gemoedsbezwaarden zijn bijvoorbeeld ook op eigen verzoek niet verzekerd voor de werknemersverzekeringen. In een uitvoeringsovereenkomst met een ondernemingspensioenfonds of een verzekeraar zal ook vaak een en ander vastgelegd zijn over de situatie dat een medewerker de pensioenregeling niet wenst. Een voorbeeld is de volgende tekst uit een uitvoeringsovereenkomst: De werkgever verbindt zich hetgeen hij met zijn werknemers wil overeenkomen betreffende pensioen aan zijn werknemers aan te bieden als onderdeel van de totale arbeidsvoorwaarden. De pensioenovereenkomst kan niet los van de overige arbeidsvoorwaarden worden geaccepteerd of verworpen. Bovenstaande tekst betekent dat de werkgever heeft afgesproken met de pensioenuitvoerder geen arbeidsovereenkomst aan te bieden aan een kandidaatwerknemer als deze het pensioenaanbod weigert. Als een werkgever dan toch met een sollicitant afspreekt dat hij wél een arbeidsovereenkomst krijgt maar dat hij niet hoeft deel te nemen aan de pensioenregeling dan pleegt de werkgever feitelijk contractbreuk met de pensioenuitvoerder. 1 Directeuren worden wel met enige regelmaat uitgesloten van deelname, terwijl ze feitelijk ook werknemer kunnen zijn. 20
p&o als vraagbaak van de werknemer: gebeurtenissen tijdens en na het Kortom: Wanneer een werknemer de pensioenregeling niet wenst, moet de werkgever niet zonder meer met het weigeren van de pensioenregeling akkoord gaan. Aanmelden Als een medewerker tot een groep behoort waar een pensioenregeling voor geldt, zal deze werknemer voor deze pensioenregeling aangemeld moeten worden bij de pensioenuitvoerder. De aanmeldprocedure is vastgelegd in de uitvoeringsovereenkomst. Dat is de overeenkomst tussen werkgever en pensioenuitvoerder. Vaak kunnen tegenwoordig gegevens worden doorgegeven via een internetportal en kan de werkgever ook de status van de verwerking van die gegevens door de pensioenuitvoerder zien. Bij een andere pensioenuitvoerder wordt wellicht nog een ingevuld aanmeldingsformulier gevraagd. Zorg ervoor dat al de gevraagde gegevens over de werknemer worden doorgegeven. Een aantal pensioenregelingen heeft bijvoorbeeld voor het partnerpensioen naam, geslacht en geboortedatum nodig om de premie voor het partnerpensioen te bepalen. Datzelfde geldt voor kinderen. Als deze gegevens voor het aanmelden bij een pensioenuitvoerder nodig zijn, kunt u deze bij voorkeur meteen bij indiensttreding opvragen bij de werknemer. Let op: De werkgever loopt financiële risico s indien hij medewerkers niet of te laat aanmeldt. Zie hiervoor 4.1. Aanmelden en wachttijd In sommige pensioenregelingen is er sprake van een wachttijd. Dit houdt in dat de medewerker pas ouderdomspensioen opbouwt nadat hij enige tijd in dienst is. Deze wachttijd is maximaal 2 maanden. Een wachttijd voor het partnerpensioen of het arbeidsongeschiktheidspensioen is niet toegestaan. Dat betekent dat de werknemer zo snel mogelijk aangemeld moet worden, zelfs als er sprake is van een wachttijd. Bijzondere arbeidscontracten Als een werkgever een pensioenregeling heeft voor al zijn werknemers dan zal hij aan elke nieuwe werknemer een zelfde pensioenaanbod moeten doen. Dat betekent dat ook flexkrachten, parttimers en werknemers met een contract voor bepaalde tijd opgenomen moeten worden in de pensioenregeling. Dat lijkt eenvoudig maar met name bij nulurencontracten kan dat lastig zijn. 21
pensioenen: een handleiding voor de praktijk In principe heeft ook personeel met een nulurencontract recht op pensioen. Praktisch probleem is de bepaling van het parttimepercentage en het pensioengevend salaris. Beide gegevens zijn immers niet bekend. Op basis van een schatting kunnen deze medewerkers opgenomen worden in de pensioenregeling. Dat blijkt in de praktijk echter ingewikkeld. Een aantal uitvoerders administreren de betreffende medewerker gewoon met een parttimepercentage van 0% en rekenen aan het eind van het jaar op basis van de daadwerkelijk gewerkte uren met de werkgever af. Komt de werknemer daarvoor te overlijden of raakt deze arbeidsongeschikt dan keert de uitvoerder gewoon uit. Deze eenvoudige oplossing blijkt in de praktijk niet bij alle pensioenuitvoerders hanteerbaar. Een aantal vraagt vooraf een inschatting te maken van het aantal uren dat daadwerkelijk gewerkt gaat worden en neemt de werknemer voor die uren op in de pensioenregeling. Na afloop van het jaar zal dan een en ander weer verrekend moeten worden met de werkelijk gemaakte uren. Tip hierbij is om richting de werknemer te communiceren dat slechts in het kader van het bepalen van de pensioenpremie vooraf er uitgegaan wordt van een parttimefactor van (bijvoorbeeld) 25%. Immers de werknemer mag niet de schijn krijgen dat hij nu voor minstens 10 uur per week is aangenomen in plaats voor (formeel) minimaal 0-uren. Ook een werknemer met een nulurencontract moet dus aangemeld worden. Voor een stagiair geldt dit meestal niet omdat er feitelijk geen arbeidsovereenkomst is. Startbrief Wanneer een werknemer aangemeld is, ontvangt de werknemer binnen 3 maanden nadat de pensioenopbouw is begonnen een startbrief van de pensioenuitvoerder. Een startbrief is een aanzienlijk groter document dan de naam doet vermoeden. Meestal betreft het ongeveer 8 A4-tjes waarin de werknemer belangrijke informatie verkrijgt van de pensioenuitvoerder. In de startbrief staat onder meer informatie over de inhoud van de pensioenregeling. Denk hierbij aan: de pensioensoorten (bijvoorbeeld ouderdomspensioen, partnerpensioen en arbeidsongeschiktheidspensioen); het karakter van het pensioen (middelloon, eindloon of een premieovereenkomst 2 ); 2 Beschikbare premie is een synoniem voor de term premieovereenkomst. In de Wet op de loonbelasting wordt beschikbare premie gebruikt, maar in de Pensioenwet de term premieovereenkomst. 22
p&o als vraagbaak van de werknemer: gebeurtenissen tijdens en na het hoe de hoogte van de pensioenen worden vastgesteld; de hoogte en bestemming van de premie bij een premieovereenkomst; gevolgen van de hoogte van het pensioen bij uitdiensttreding of in geval van parttime werken; de wijze hoe de werknemersbijdrage wordt vastgesteld; de ingangsdatum van de pensioenovereenkomst; de ingangsdatum van de verschillende pensioensoorten; het recht op waardeoverdracht; de informatieverplichting van de werknemer richting de werkgever en de pensioenuitvoerder. Vaak zal een werkgever of zijn adviseur geen kopie ontvangen van de startbrief die verstrekt wordt aan de werknemer. De pensioenuitvoerder zal wel telkens uitgaan van hetzelfde format voor het opstellen van de startbrief. Voor een medewerker van de afdeling Personeelszaken die belast is met een aantal taken met betrekking tot pensioen is het van belang om minstens op de hoogte te zijn van de inhoud van dat format. Zo kunt u, of uw adviseur, beter vragen beantwoorden van werknemers. Om concrete vragen van werknemers over hun pensioen te beantwoorden, zal de startbrief van deze werknemer vaak nodig zijn. Het format van de startbrief is belangrijk. Daarin wordt bijvoorbeeld ook informatie verstrekt over de toeslagverlening of indexaties. Bij veel middelloonregelingen kunnen de opgebouwde pensioenaanspraken onder voorwaarden verhoogd worden. De verhoging kan bijvoorbeeld het doel hebben om parallel te lopen met de gemiddelde prijsinflatie zodat de oude aanspraken dezelfde koopkracht behouden. Het is heel belangrijk dat de tekst uit dit format aansluit bij het beleid van de werkgever met betrekking tot deze toeslagen. Zie ook hoofdstuk 4.1. Hoewel de werknemer in de startbrief wordt gewezen op zijn recht op waardeoverdracht, is de werkgever verplicht de werknemer op deze mogelijkheid te wijzen. Samengevat betekent dit dat de medewerker personeelszaken rekening moet houden met de volgende zaken: het schriftelijk doen van een pensioenaanbod of schriftelijk de werknemer melden dat hij niet in aanmerking komt voor pensioen; bepalen hoe wordt omgegaan met medewerkers die het pensioenaanbod weigeren; de werknemer wijzen op zijn recht op waardeoverdracht; de werknemer meteen aanmelden, ook als er sprake is van een wachttijd. 23
pensioenen: een handleiding voor de praktijk Tot slot kan de medewerker personeelszaken de werknemer wijzen op eventuele vrijwillige modules in de pensioenregeling. Vrijwillige modules In een aantal pensioenregelingen zijn er keuzemogelijkheden voor de werknemer. De bekendste mogelijkheden zijn: bijsparen; het vrijwillig bijverzekeren van het Anw-hiaat. Bijsparen is mogelijk als de pensioenregeling fiscaal niet maximaal is en de mogelijkheid is gecreëerd in het pensioenreglement. De werknemer verkrijgt zo op eigen kosten extra pensioen. De vrijwillige pensioenpremie wordt door de werkgever betaald maar vervolgens ingehouden op het brutoloon van de werknemer. Veel regelingen geven het personeel de mogelijkheid om het Anw-hiaat of het nabestaandenoverbruggingspensioen bij te verzekeren. Er wordt dan een uitkering bij overlijden ter hoogte van de uitkering uit de Algemene nabestaandenwet verzekerd. Ook hier kunt u de premie voor de vrijwillige module in mindering brengen op het brutoloon. Het is overigens ook mogelijk een nabestaandenoverbruggingspensioen toe te zeggen waarbij de werkgever de premies voor zijn rekening neemt. De werknemersbijdrage Veel pensioenregelingen kennen een werknemersbijdrage. De pensioenpremie wordt door de werkgever volledig betaald aan de pensioenuitvoerder. De werkgever houdt de werknemersbijdrage in op het brutoloon van de werknemer. Het is van belang om de werknemersbijdrage aan de pensioenregeling meteen vanaf de eerste maand van deelname aan de pensioenregeling in te houden. Het verhalen van werknemerspremies na het einde van een dienstbetrekking is zeer lastig. De hoogte van de werknemersbijdrage is meestal vastgesteld als een percentage van de pensioengrondslag. Voorbeeld Een middelloonregeling kent een AOW-franchise van 12.465. De werknemersbijdrage bedraagt 7% van de pensioengrondslag. Werknemer A. verdient 3000 bruto op full 24
p&o als vraagbaak van de werknemer: gebeurtenissen tijdens en na het time basis per maand exclusief 8% vakantiegeld. Hij heeft een aanstelling voor 4 dagen in de week (80%). De werknemersbijdrage wordt dan: (12 maanden * 3000 * 1,08 (vakantiegeld) -/- 12.465) * 80% * 7% = 1479,24 per jaar. Per maand wordt dan 123,27 ingehouden op het brutoloon. Het komt ook voor dat een werkgever afspraken maakt over een werknemersbijdrage als percentage van de premie. Bij beschikbare premieregelingen komt dat voor. De premie voor oudere werknemers is bij een beschikbare premieregeling vaak hoger. Een werknemersbijdrage als percentage van de beschikbare premie leidt ertoe dat een oudere werknemer een hogere werknemersbijdrage betaalt terwijl het verwachte pensioen dat hij kan verkrijgen met die premie gelijk is aan jongere werknemers. De Commissie gelijke behandeling heeft hierom aangegeven een werknemersbijdrage als percentage van de premie in strijd te achten met het verbod op leeftijdsdiscriminatie. Als een werkgever dus kiest voor een werknemersbijdrage als percentage van de premie dan moet hij zich ervan bewust zijn dat als een oudere werknemer zich gediscrimineerd voelt, hij wellicht gelijk krijgt bij een rechter. Zo n zaak is echter tot op heden nog niet bij een rechtbank of gerechtshof aanhangig gemaakt. Bovendien heeft minister Donner aangegeven geen problemen te hebben met een eigen bijdrage als percentage van de premie bij een beschikbare premieregeling. Wanneer een werkgever kiest voor een werknemersbijdrage als percentage van de totale premie moet hij zich ervan bewust zijn dat hij wellicht in strijd handelt met de Wet Gelijke Behandeling op grond van leeftijd bij de arbeid. Via een rechter zou een werknemer een schadevergoeding kunnen claimen. Het is hierom verstandig om een werknemersbijdrage vast te stellen als percentage van de pensioengrondslag. Wanneer de hoogte van het salaris wijzigt heeft dat in de regel invloed op de werknemersbijdrage. In de startbrief en in het pensioenreglement staat hoe de eigen bijdrage is vastgesteld. 2.2 Echtscheiding Tijdens het van de werknemer zal de medewerker personeelszaken een aantal zaken door moeten geven aan de pensioenuitvoerder. Hierbij moet gedacht worden aan: 25
pensioenen: een handleiding voor de praktijk salariswijzigingen; wijzigingen in parttimepercentage; geboorte kind; trouwen, aanvang samenlevingsverband en echtscheiding (2.2); overlijden van de werknemer (of van diens partner) (2.3); verlof (2.4); arbeidsongeschiktheid. De pensioenuitvoerder kan op basis hiervan de pensioenaanspraken aanpassen. Overigens hebben de meeste pensioenuitvoerders de mogelijkheid om gegevens rond overlijden, echtscheiding en trouwen te verkrijgen via de Gemeentelijke basisadministratie. In de volgende paragrafen wordt stilgestaan bij een aantal mogelijke gebeurtenissen tijdens het. Behalve het doorgeven van juiste gegevens aan de pensioenuitvoerder is voor een medewerker personeelszaken ook van belang welke gevolgen zo n gebeurtenis heeft op (het pensioen van) de werknemer of zijn nabestaande. De eerste gebeurtenis die behandeld wordt is echtscheiding. Daaronder wordt ook verstaan de ontbinding van een geregistreerd partnerschap. Bij een verbreking van een ander samenlevingsverband, bijvoorbeeld samenwonen, gelden net iets andere regels. Die regels worden aan het eind van deze paragraaf besproken. Echtscheiding: het moment van verdelen Een huwelijk kan eindigen door echtscheiding, door ontbinding via scheiding van tafel en bed of door overlijden van een van de echtgenoten. Bij een echtscheiding is de datum van inschrijving van de echtscheidingsbeschikking bij de burgerlijke stand bepalend. Een huwelijk kan gesloten zijn in gemeenschap van goederen of bij huwelijkse voorwaarden. Als het gaat om de pensioenverdeling bij echtscheiding is het opvallend dat het huwelijksgoederenregime in de praktijk zelden invloed heeft op de verdeling van pensioenaanspraken bij echtscheiding. Toch geeft de wet alle ruimte om bij huwelijkse voorwaarden af te spreken hoe de pensioenen verdeeld moeten worden. Als er echter niets bij huwelijkse voorwaarden of echtscheidingsconvenant geregeld is over pensioen, zal een verdeling worden toegepast die de wet beschrijft. In de Pensioenwet wordt gemeld hoe dan het partnerpensioen 26
p&o als vraagbaak van de werknemer: gebeurtenissen tijdens en na het wordt verdeeld; in de Wet Verevening pensioenrechten bij scheiding (WVPS) staat beschreven hoe het ouderdomspensioen wordt verdeeld. In onderstaande tabel staat in hoofdlijnen aangegeven hoe pensioenen bij een echtscheiding verdeeld kunnen worden. De aandachtspunten bij de verdeling en natuurlijk hetgeen een medewerker personeelszaken hierover zou moeten weten, volgt direct na deze tabel. Tabel: Pensioen en Echtscheiding Hoofdregel: Geldt ook als er niets over pensioen is afgesproken in het convenant Methode verdelen ouderdomspensioen Verevenen Beschrijving methode De helft van het tijdens het huwelijk opgebouwd ouderdomspensioen ontvangt de expartner onder de voorwaarde dat de medewerker op pensioendatum nog in leven is. Bij overlijden van de ex-partner gaat dit voorwaardelijk ouderdomspensioen weer terug naar de medewerker Partnerpensioen Tijdens het huwelijk opgebouwd partnerpensioen wordt een partnerpensioen voor de ex-partner. Dit wordt een bijzonder partnerpensioen genoemd. Mogelijkheid waarvoor per convenant of huwelijkse voorwaarden voor gekozen kan worden Verrekenen De helft van de waarde van het totale pensioen (inclusief partnerpensioen) komt toe aan de ex-partner. Omdat het opgebouwde partnerpensioen naar de ex gaat, houdt de medewerker van zijn ouderdomspensioen meer dan de helft over. Het opgebouwde partnerpensioen komt toe aan de ex-partner. Dit wordt uitgekeerd als de medewerker overlijdt. Idem Idem Andere verdelingsmethoden Voorbeeld: ieder behoudt zijn opgebouwde ouderdomspensioen Conversie Na verevenen of verrekenen wordt afgesproken dat de ex-partner een eigen recht op ouderdomspensioen krijgt. Opgebouwde partnerpensioen wordt net als het voorwaardelijk ouderdomspensioen omgezet in ouderdomspensioen voor de expartner Echtscheiding: het partnerpensioen Allereerst de gevolgen van een echtscheiding voor het partnerpensioen. Het partnerpensioen dat toekomt aan de ex-partner wordt het bijzonder partnerpensioen genoemd. Artikel 57 van de Pensioenwet bepaalt dat de ex-partner van de werknemer een aanspraak op partnerpensioen verkrijgt alsof desbetreffende werknemer op echtscheidingsdatum uit dienst zou zijn gegaan. Het bijzonder partnerpensioen komt dus volledig toe aan de (ex-)partner. 27