Van beleidsplan naar jaarplan: cursusjaar 2017-2018 Inleiding In het beleidsplan 2015-2019 heeft het bestuur van de Volksuniversiteit West-Betuwe (VUWB) haar plannen voor de lange termijn uiteengezet. Jaarlijks wordt het plan vertaald in een jaarplan. In dit jaarplan staat wat het bestuur van het vorige jaarplan heeft gerealiseerd. Verder staan hier de plannen voor het cursusjaar 2017-2018. Jaarplan 2016-2017: realisatie Vorig jaarplan stonden de volgende doelstellingen centraal: (1) verschuiving activiteiten naar meer langlopende cursussen en vaker voorkomende activiteiten; (2) (verdere) uitbreiding van de activiteiten naar Geldermalsen, Tiel en Leerdam; (3) omzetverhoging en een meer transparant proces voor de bewaking van de begroting; (4) betere exposure; (5) het op peil houden van het aantal vrijwilligers, met name met betrekking tot BHV diensten. Deze doelstellingen zijn grotendeels gehaald: (1) we hebben meer langlopende cursussen; (2) meer activiteiten zijn opgestart in Geldermalsen, Tiel en Leerdam; (3) de omzet is met ongeveer 25.000 toegenomen en er is een programma ontwikkeld voor de bewaking van de begroting; (4) de PR commissie heeft actief advertenties uitgezet, er is meer gebruik gemaakt van sociale media en er is een nieuwe website. Het aantal BHV-ers blijft evenwel minimaal. Het huidige jaarplan borduurt voort op de ingezette koers. Cursusaanbod totaal Volksuniversiteit West Betuwe Herenstraat 29 Culemborg www.vuwestbetuwe.nl 1
Net als voorgaand cursusjaar worden op 3 momenten activiteiten voor het cursusjaar 2017-2018 aangeboden: het najaarsprogramma (start vanaf 1 september; dit is ook het begin van de jaarcursussen), het voorjaarsprogramma (vanaf half januari) en het zomerprogramma (voor de maanden mei en juni). Het aanbod van activiteiten bestaat uit langlopende activiteiten en kortlopende, veelal eenmalige activiteiten. Om onder meer de werkdruk te verlagen en de organisatie op lange termijn financieel gezond te blijven houden, blijft het accent net als voorgaand cursusjaar liggen op langlopende cursussen of vaker voorkomende activiteiten, zoals talencursussen en lezingencycli. Eenmalige activiteiten, zoals workshops en lezingen, zullen blijven worden georganiseerd - onder meer, omdat ze een belangrijke invulling geven aan de VUWB doelstelling van een laagdrempelig breed aanbod voor een groot publiek, en omdat ze een belangrijke bijdrage leveren aan de naamsbekendheid van de VUWB. Het aanbod voor het cursusjaar verhoudt zich als volgt: najaar (inclusief jaarcursussen) voorjaar zomer respectievelijk 70% - 25 % - 5% van de totale omzet. Docenten Om de relatie tussen VUWB en de docenten verder vorm te geven, wordt dit jaar hierop door het bestuur in samenspraak met de coördinatoren beleid ontwikkeld. Het is de bedoeling om dit beleidsplan het volgend cursusjaar te effectueren. In dit beleid zal onder meer de beloningsstructuur aan bod komen, hoe de docenten actiever te betrekken bij de werving van cursisten, alsmede hoe het contact met de docenten (verder) te optimaliseren, zoals door tevredenheidsonderzoek en bijeenkomsten. Volksuniversiteit West Betuwe Herenstraat 29 Culemborg www.vuwestbetuwe.nl 2
Activiteiten per regio De uitbreiding in de regio wordt verder vorm gegeven. In Tiel en Leerdam worden activiteiten, zoals langlopende taalcursussen, verder uitgebreid; ook in De Pluk in Geldermalsen worden activiteiten verder uitgebreid met onder meer langlopende taalcursussen. Samenwerking met bestaande partners, zoals ingezet in het voorgaande cursusjaar, wordt verder uitgebreid en nieuwe partners worden waar het kan gezocht (Culemborg: Weeshuis, KWC, Fransche School; Leerdam: GO; Geldermalsen: Welzijn Geldermalsen, ORS Lek en Linge - Lingeborgh, Lingefilm; Tiel: Mozaïek). PR en exposure In het Weeshuis worden met de partners minimaal 2 zichtbare gezamenlijke activiteiten georganiseerd conform het voornemen van de partners van het Weeshuis om Het Weeshuis meer gezamenlijk te presenteren in Culemborg en de regio. De Elisabeth-dag op 19 november 2017 is een concreet voorbeeld hiervan. Via social media (Facebook, Twitter), traditionele media (krant, folder, radio) en andere kanalen (advertenties en gemeenschappelijke activiteiten, zoals via LingeFilm (Geldermalsen) en de Fransche School (Culemborg)) zal de VUWB via haar PR commissie zich in het publieke domein blijven presenteren. Er wordt bekeken hoe de bereikbaarheid van het kantoor kan worden vergroot. Financiën Om de VUWB op lange termijn financieel gezond te houden blijft er net als voorgaand cursusjaar gestuurd worden op omzetverhoging, zoals het Volksuniversiteit West Betuwe Herenstraat 29 Culemborg www.vuwestbetuwe.nl 3
genereren van meer omzet in het Weeshuis overdag door meer cursussen of andere activiteiten. Er wordt ook ingezet op meer verhuur van de ruimtes aan andere partijen, waarbij de voorkeur uitgaat naar partijen die structureel ruimtes willen huren. Het proces om de voortgang van de begroting te bewaken door middel van een eenvoudig, transparant en goed overdraagbaar computerprogramma (in Excel) is afgerond en wordt dit cursusjaar uitgetest en zo nodig aangepast. Verder wordt erop toegezien dat declaraties tijdig worden ingediend om te zorgen (1) voor een heldere financiële voortgang gedurende het cursusjaar en (2) dat het cursusjaar in de zomer financieel geheel kan worden afgerond; hiertoe worden afspraken gemaakt met onder meer de docenten. Organisatie Om aan de BHV verplichtingen in Het Weeshuis te kunnen voldoen zijn er wekelijks 4 tot 5 BHV diensten. Om het aantal diensten voor BHV ers werkbaar te houden, is het wenselijke een poule van ongeveer 10 BHV ers te hebben. Ook in het cursusjaar 2017 2018 wordt actief gezocht naar nieuwe vrijwilligers voor deze rol indien nodig. Dit gebeurt via advertenties (bijvoorbeeld Elk Welzijn), actieve benadering van mensen en via de trainers van BHV. Waar nodig wordt naar nieuwe vrijwilligers voor specifieke taken gezocht. Het scholingsbudget voor vrijwilligers van onder meer de gemeente Culemborg zal worden benut als financiële ondersteuning voor het (verder) ontwikkelen van vaardigheden van vrijwilligers. De hoofdcoördinator zal monitoren waar behoefte is aan nieuwe vrijwilligers en bekijken hoe en welke vaardigheden (verder) te ontwikkelen. Volksuniversiteit West Betuwe Herenstraat 29 Culemborg www.vuwestbetuwe.nl 4
De VUWB beoogt om cursussen en lezingen te organiseren voor een zeer brede doelgroep. Het bestuur heeft echter gemerkt dat het lastig is om bijvoorbeeld anderstaligen te bereiken. Afgelopen cursusjaar heeft het bestuur daarom iemand gezocht, die hieraan vorm zou kunnen geven. Daarvoor zijn gesprekken gevoerd, waaruit een kandidaat naar voren is gekomen. Het is de verwachting dat dit cursusjaar deze persoon tot het bestuur zal toetreden, waarmee een start kan worden gemaakt om deze doelgroep te bereiken. Voor het overige blijft het bestuur in de huidige samenstelling en met de huidige takenverdeling bestaan. Wel zal in voorbereiding op te voorziene toekomstige bestuurswisselingen alvast gezocht worden naar nieuwe kandidaat bestuursleden. Volksuniversiteit West Betuwe Herenstraat 29 Culemborg www.vuwestbetuwe.nl 5