RAADSVOORSTEL Agendanummer 10.1 Raadsvergadering van 3 juli 2008 Onderwerp: Raadsvoorstel tot het wijzigen van de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Moerdijk Verantwoordelijke portefeuillehouder: W.J.M. Vissers SAMENVATTING Op 12 september 2002 is door de raad de verordening Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens Moerdijk vastgesteld. Deze verordening moet aangepast worden omdat op 1 april 2007 de voorschriften in werking getreden zijn voor de invoering van de GBA als basisregistratie. De wet- en regelgeving voor de GBA als basisregistratie wordt in de periode tot 1 januari 2010 geleidelijk van toepassing verklaard op álle bestuursorganen. Afnemers worden verplicht de in het Besluit GBA aangewezen authentieke persoonsgegevens te gebruiken bij hun beslissingen en bij gerede twijfel omtrent de juistheid van deze gegevens dit aan gemeenten terug te melden. Verplicht gebruik, verplichte terugmelding bij gerede twijfel en eenmalige gegevensverstrekking als het gaat om authentieke gegevens moeten in 2010 zijn ingevoerd De wet GBA schrijft voor dat deze verplichtingen voor binnengemeentelijke afnemers in een gemeentelijke verordening moeten worden opgenomen. De verordening van 12 september 2002 is zodanig aangepast, dat ook voor binnengemeentelijke afnemers het gebruik van authentieke gegevens en de terugmeldplicht wordt geregeld. Het vaststellen van nadere regels wordt overgelaten aan het college van burgemeester en wethouders. WAT WILLEN WE BEREIKEN? Aanleiding In de periode 2007-2010 wordt de GBA als basisregistratie ingevoerd bij alle gemeenten en afnemers. Verplicht gebruik, verplichte terugmelding bij gerede twijfel en eenmalige gegevensverstrekking als het gaat om authentieke gegevens moeten in 2010 zijn ingevoerd. Gebruik van deze zogenoemde authentieke gegevens leidt tot: - betere informatie voor beleid en bestuur; - effectievere handhaving en fraudebestrijding; - efficiencywinst en kostenreductie voor de overheid en - vermindering van de administratieve lasten voor burgers. Burgers hoeven gegevens die in de wet GBA als authentiek zijn aangemerkt slecht eenmalig te verstrekken aan de GBA. Bestuursorganen mogen vervolgens deze authentieke gegevens, waarover zij voor de uitvoering van hun wettelijke taak kunnen beschikken, in beginsel niet opnieuw bij burgers opvragen. Doelstellingen Doel van dit voorstel is om de huidige verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens -die op 12 september 2002 is vastgesteld- te wijzigen zodat we aan alle wettelijke verplichtingen voldoen. Hierin wordt tevens meegenomen de verplichting van bestuursorganen om bij gerede twijfel aan de juistheid van de authentieke gegevens terug te melden aan de GBA. Tevens willen wij u het algemeen kader laten vaststellen, om vervolgens de nadere uitvoering over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. Bij het vaststellen van deze nadere regels worden ook kleinere administratieve aanpassingen van de laatste jaren meegenomen. Beleidsmarges Een mogelijk alternatief is het zodanig wijzigen van de verordening dat ook het uitvoerende kader door de raad wordt vastgesteld. Nadeel hiervan is dat niet snel kan worden ingespeeld op gewijzigde omstandigheden.
Uitgangspunten en randvoorwaarden Voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Betrokken partijen Relaties met andere beleidsvelden WAT GAAN WE DAARVOOR DOEN? Toetsingskader Bij het opstellen van deze verordening is uitgegaan van de wijzigingen van 1 april 2007. De belangrijkse wijzigingen zijn: - aanwijzing van de door de binnengemeentelijke afnemers verplicht te gebruiken authentieke gegevens, en - de verplichting voor binnengemeentelijke afnemers een terugmelding te doen aan de GBA, indien er gerede twijfel bestaat over de juistheid van een authentiek gegeven Verder is in de verordening geregeld: - de systematische verstrekking van de gegevens uit de GBA aan de binnengemeentelijke afnemers; - de toegang van de binnengemeentelijke afnemers tot de GBA; - de verbanden tussen de GBA en de andere gegevensverzamelingen van de gemeente; - gegevensverstrekking aan vrije derden Alternatieven Een mogelijk alternatief is het wijzigen van de verordening, waarbij ook het uitvoerende kader door de raad wordt vastgesteld. Door de nadere regels te laten vaststellen door het college kan er sneller worden ingespeeld op de gewijzigde omstandigheden omdat het bij de uitvoerende taak normaliter gaat om het beslissen op individuele verzoeken of het beschikbaar stellen van gegevens uit de bevolkingsadministratie Evaluatie WAT MAG HET KOSTEN? Personeel Organisatie Financiën Risico s OVERIG 2
Juridische consequenties Communicatie ICT Planning VOORSTEL Wij stellen u voor te besluiten de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Moerdijk 2008 vast te stellen overeenkomstig bijgevoegd ontwerpraadsbesluit. Mocht u vragen hebben over dit voorstel, kunt u contact opnemen met de opsteller: T. Schrauwen, via tel.nr. 0168-373600. Burgemeester en wethouders van de gemeente Moerdijk d.d. 27 mei 2008, de gemeentesecretaris, de burgemeester, drs. A.E.B. Kandel H.W. den Duijn 3
De Raad van de gemeente Moerdijk, in zijn vergadering d.d. 3 juli 2008; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 27 mei 2008; Gelet op de artikelen 147 en 149 van de Gemeentewet en de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; Besluit Vast te stellen de volgende verordening: Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Moerdijk 2008 Artikel 1. Begripsbepalingen Deze verordening verstaat onder: a. wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; b. verordening: de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Moerdijk 2008; c. basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet; d. GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens; e. verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders; f. beheerder: degene die op grond van de Beheerregeling GBA is aangewezen als beheerder; g. ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet in de GBA van de gemeente is opgenomen; h. afnemer: de afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet; i. binnengemeentelijke afnemer: de binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet; j. derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene; k. authentiek gegeven: een in de basisadministratie opgenomen gegeven dat bij wettelijk voorschrift als authentiek wordt aangemerkt; l. openbaar register: het register waarin opgenomen is welke gegevens aan welke instanties worden verstrekt en met welk doel. Artikel 2 Beheer van de GBA Beheerder van de GBA is de door de verantwoordelijke aan te wijzen leidinggevende op het taakgebied gegevensbeheer. Artikel 3 Het Openbaar Register Het openbaar register, als bedoeld in artikel 1 onder l wordt vastgesteld en beheerd door de verantwoordelijke. Artikel 4 Het verplichte gebruik van authentieke gegevens Op grond van artikel 3 b van de wet zijn afnemers, die bij de vervulling van hun publiekrechtelijke taak informatie over ingeschrevenen nodig hebben, verplicht de authentieke gegevens, welke in de bijlage bij deze verordening zijn opgenomen, bij hun taakvervulling te gebruiken, tenzij sprake is van een in het tweede lid van dat artikel genoemde uitzondering. 4
Artikel 5 Doel van de GBA De GBA heeft tot doel: a. informatie te leveren aan de beheerder en aan de door de beheerder aangewezen medewerkers werkzaam op het taakgebied gegevensbeheer ten behoeve van de vervulling van hun taken; b. de binnengemeentelijke afnemers, genoemd in de artikelen 6, 7 onder d en 8, te voorzien van gegevens voorzover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taken van die afnemers; c. een ingeschrevene te voorzien van hem betreffende gegevens; d. de derden genoemd in artikel 9, te voorzien van gegevens in de gevallen bedoeld in deze verordening; e. gegevens te verstrekken ten behoeve van genealogisch onderzoek onder de in artikel 9, eerste lid, onder e genoemde voorwaarden; f. selecties gegevens te leveren ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek; g. selecties gegevens te leveren ten behoeve van activiteiten in het kader van de gezondheidszorg; h. selecties gegevens te leveren ten behoeve van doeleinden die rechtstreeks samenhangen met de uitvoering van gemeentelijk beleid. Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties 1. Op grond van een besluit van de verantwoordelijke wordt ingevolge artikel 96 van de wet de gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens met andere verwerkingen van persoonsgegevens in verband gebracht; 2. De gegevens die met het oog daarop worden verstrekt, het doel waarvoor die gegevens nodig zijn alsmede aan welke binnengemeentelijke afnemers die gegevens worden verstrekt zijn opgenomen in het openbaar register; 3. Bedoelde verwerkingen van persoonsgegevens worden beheerd door het hoofd van de desbetreffende afdeling. Artikel 7 Rechtstreeks toegang tot de GBA Rechtstreekse toegang tot de GBA hebben: a. de beheerder; b. de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam op het taakgebied gegevensbeheer; c. personen belast met het systeemonderhoud ten aanzien van de GBA voor zover hun werkzaamheden die toegang vereisen; d. met inachtneming van artikel 88 en 89 van de wet de dienstonderdelen van de gemeente die door de verantwoordelijke als binnengemeentelijke afnemers worden aangewezen, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken. Artikel 8 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt 1. Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan door de verantwoordelijke aan te wijzen binnengemeentelijke afnemers van de gemeente gegevens uit het GBA systematisch verstrekt ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken; 2. Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet kan de beheerder, ook buiten de gevallen bedoeld in artikel 6 en in het eerste lid van dit artikel, gegevens uit de basisadministratie aan binnengemeentelijke afnemers verstrekken ten behoeve van hun taakvervulling. Gegevens mogen slechts worden verstrekt om deze te toetsen aan gegevens berustend bij die afnemers. Artikel 9 Overige verstrekkingen 1. Onverminderd het elders in de wet bepaalde kan de beheerder met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, gegevens aan derden verstrekken en wel: a. systematisch aan door de verantwoordelijke aan te wijzen derden, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken. 5
b. aan door de verantwoordelijke aan te wijzen personen en niet commerciële instellingen op schriftelijk verzoek, voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad; c. ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek, de in artikel 100, tweede lid van de wet genoemde gegevens, aan degenen die het onderzoek verrichten; d. aan derden die de gegevens behoeven voor doeleinden die rechtstreeks samenhangen met de uitvoering van gemeentelijk beleid, de in artikel 100, tweede lid van de wet bedoelde gegevens; e. ten behoeve van genealogisch onderzoek, betreffende individuele personen, ook als zij niet met naam zijn aangeduid en wel de in artikel 100, tweede lid van de wet genoemde gegevens. Deze gegevens worden slechts verstrekt indien de verzoeker aannemelijk maakt dat de te verstrekken gegevens betrekking hebben op bloed- of aanverwanten van de verzoeker. 2. In bijzondere gevallen kan de verantwoordelijke gegevens als bedoeld in artikel 100, derde lid van de wet aan derden verstrekken, voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad. Artikel 10 Terugmeldplicht 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke. 2. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan. 3. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit GBA. Artikel 11 Beveiliging De beheerder stelt een beveiligingsplan vast waarin de noodzakelijke maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging zijn opgenomen. Artikel 12 Overgangs- en slotbepalingen 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie; 2. De verordening wordt met inachtneming van de bepalingen in de Gemeentewet bekendgemaakt in huis aan huis blad de Moerdijkse Bode; 2. De verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Moerdijk d.d. 12 september 2002 wordt met ingang van het in het eerste lid bedoelde tijdstip ingetrokken. Artikel 13 Citeerregel Deze verordening wordt aangehaald als verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Moerdijk 2008. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad d.d. 3 juli 2008. de griffier, de voorzitter, J.A.M. Hereijgers drs. W.M.J. Denie 6
De authentieke gegevens over de ingeschrevene zijn: 1. Gegevens over de burgerlijke staat a. Naam: voornamen. b. Geboorte: geboortedatum; geboorteplaats; geboorteland en zo nodig gebiedsdeel. c. Geslacht. d. Ouders: voornamen; geboortedatum. e. Huwelijk dan wel geregistreerd partnerschap en eerdere huwelijken of eerdere geregistreerde partnerschappen: datum huwelijkssluiting of datum aangaan geregistreerd partnerschap; datum ontbinding, dan wel nietigverklaring huwelijk of geregistreerd partnerschap. f. Echtgenoot dan wel geregistreerd partner en eerdere echtgenoten of geregistreerde partners: voornamen; geboortedatum. g. Kinderen: voornamen; geboortedatum. h. Overlijden: overlijdensdatum. i. Data ingang en beëindiging rechtsgeldigheid gegevens: datum ingang rechtsgeldigheid; datum beëindiging rechtsgeldigheid. 2. Gegevens over de nationaliteit nationaliteit of nationaliteiten, dan wel een aanduiding dat de betrokkene geen nationaliteit bezit, of een aanduiding dat de nationaliteit van de betrokkene niet kan worden vastgesteld; de aantekening dat op grond van artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap is vastgesteld dat de betrokkene niet de Nederlandse nationaliteit bezit; de aantekening dat de betrokkene op grond van de Wet betreffende de positie van Molukkers als Nederlander behandeld wordt. 3. Gegevens over het verblijfsrecht van de vreemdeling de aantekening over het verblijfsrecht; datum ingang verblijfsrecht; datum beëindiging verblijfsrecht. 4. Gegevens over de gemeente van inschrijving en het adres in die gemeente alsmede het verblijf in Nederland en het vertrek uit Nederland a. Gemeente van inschrijving: gemeente. 7
b. Adres, voor zover het betreft een woonadres: straatnaam en zo nodig gemeentedeel; huisnummer; aanduiding bij huisnummer; letter bij huisnummer; toevoeging bij huisnummer; lokatiebeschrijving en zonodig gemeentedeel. 5. Gegevens over het burgerservicenummer van de ingeschrevene burgerservicenummer ingeschrevene. 6. Gegevens over de burgerservicenummers van de ouders, de echtgenoot dan wel de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoten of eerdere geregistreerde partners en de kinderen burgerservicenummer ouder; burgerservicenummer echtgenoot dan wel geregistreerde partner; burgerservicenummer eerdere echtgenoot; burgerservicenummer eerdere geregistreerde partner; burgerservicenummer kind. 7. Gegevens over het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner de aantekening dat de ingeschrevene de eigen geslachtsnaam voert; de aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner voert; de aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner vooraf doet gaan aan de eigen de aantekening dat de ingeschrevene de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner doet volgen op de eigen geslachtsnaam. 8