Beleidsplan Bestuur 2011 2012
1. Functieomschrijvingen Voorzitter De functie van Voorzitter wordt dit jaar bekleed door Erlijn Netz. De Voorzitter heeft zitting in het dagelijks bestuur van de vereniging en draagt daarmee de verantwoordelijkheid over het bestuur en de vereniging als geheel. De voorzitter is eindverantwoordelijk voor de activiteiten van de vereniging en de beslissingen die gemaakt worden binnen het bestuur. Het is daarom van belang dat de Voorzitter immer op de hoogte is van wat er speelt binnen de vereniging. Een goede communicatie met de bestuursleden is hierbij van groot belang. De Voorzitter leidt de bestuursvergaderingen die wekelijks plaatsvinden. Hier worden zaken besproken die de bestuursleden aandragen en in groepsverband besproken moeten worden. Daarnaast is de Voorzitter verantwoordelijk voor het contact met de UvA en is zij aanspreekpunt voor de leden en de 'buitenwereld'. De Voorzitter begeleidt dit jaar de Feestcommissie en de Talentendinercommissie. Penningmeester De Penningmeester is dit studiejaar Daan Schavemaker. De Penningmeester heeft zitting in het dagelijks bestuur van de vereniging en draagt daarmee verantwoordelijkheid over het bestuur van de vereniging als geheel. Hij is verantwoordelijk voor de financiën van de studievereniging. Hij beheert de bankrekening, houdt toezicht op de budgetten van de commissies en houdt de boekhouding zowel digitaal als op papier bij. De Penningmeester zorgt ervoor dat alle bonnetjes achter de desbetreffende bankafschriften komen om de kascontrole aan het einde van het jaar makkelijker te maken. Digitaal houdt hij de boekhouding bij met het boekhoudprogramma Snelstart. Drie keer per jaar dient de Penningmeester een subsidieaanvraag in bij ALPHA voor het (deels) vergoeden van studiegerelateerde activiteiten. Daarnaast begeleidt de Penningmeester dit jaar de Congrescommissie en de Eurovisie- redactie. Secretaris De functie van Secretaris wordt dit jaar door Marina van Meer bekleed. De Secretaris heeft zitting in het dagelijks bestuur van de vereniging en draagt daarmee verantwoordelijkheid over het bestuur van de vereniging als geheel. Zij is verantwoordelijk voor de algemene administratie van de vereniging, het notuleren en openbaar maken van de Algemene Ledenvergaderingen en de Algemene Commissievergaderingen en de informatievoorziening van de leden. Daarnaast beheert zij de binnenkomende post en het ledenbestand. De Secretaris is dit jaar begeleider van de Boekencommissie en de Activiteitencommissie. Commissaris Intern Dit jaar is Sebas Wesselings de Commissaris Intern. De Commissaris Intern heeft zitting in het dagelijks bestuur van de vereniging en draagt daarmee verantwoordelijkheid over het bestuur van de vereniging als geheel. Hij dient als spreekbuis voor het bestuur naar de commissies en andersom. Zo worden alle vragen en opmerkingen vanuit de commissies in principe via de commissaris teruggekoppeld naar het bestuur. Hierbij moet echter worden aangetekend dat ieder bestuurslid een of meerdere commissies onder zijn verantwoordelijkheid heeft genomen en zo is het dus niet meer dan logisch dat vragen vanuit de commissies bij het desbetreffende bestuurslid terecht komen. Daarnaast is de Commissaris Intern verantwoordelijk voor het organiseren en leiden van de Algemene Commissievergaderingen en voor het organiseren van het Actieve Ledenweekend. De Commissaris Intern begeleidt dit jaar de Reiscommissie en de Promotiecommissie. Commissaris Extern De functie van Commissaris Extern wordt dit jaar bekleed door Léon Vlegels. De Commissaris Extern heeft zitting in het dagelijks bestuur van de vereniging en draagt daarmee verantwoordelijkheid over het bestuur van de vereniging als geheel. Hij dient de contactpersoon 'naar buiten' te zijn, dat wil zeggen dat de Commissaris Extern verantwoordelijk is voor alle duurzame relaties van de vereniging met externe partijen, zoals andere verenigingen, de Alumnikring, sponsors, cultuurcentra, e.d. Daarnaast heeft hij zitting in het dagelijks bestuur van de KES (Alumnikring Europese Studies). Dit jaar begeleidt de Commissaris Extern de Wintersport + - commissie en de Debatcommissie. 2
2. Algemene Beleidsplan 2.1. Standaardisering Alle commissies krijgen eenzelfde format voor de begroting en de realisatie. Alle commissies krijgen eenzelfde format voor de notulen. Hierin staat een lijstje met actiepunten, probleempunten, afspraken en een taakverdeling. De notulen worden opgeslagen in een dropbox (of applicaties van dezelfde strekking), waar alle leden van de commissie toegang tot hebben. Elke commissie, de Eurovisie- redactie uitgezonderd, heeft een voorzitter, penningmeester, secretaris en een commissielid verantwoordelijk voor de acquisitie. Ieder SES- lid krijgt bij inschrijving een lidmaatschapspas. Bij de aanschaf van boeken bij Athenaeum en de SES en bij de borrels in Café Diep kan er gevraagd worden deze pas te overleggen. Leden die nog geen lidmaatschapspas hebben, kunnen deze kosteloos aanvragen bij de Secretaris. 2.2 Verbeterde informatievoorziening De ALV/ACV mag maximaal twee uren duren. Ten einde dit tijdslimiet niet te overschrijden zullen de leden voorafgaand aan de vergadering per mail alle stukken ter inzage krijgen. Op de vergadering wordt verwacht dat de leden dit gelezen hebben, waardoor niet alle zaken volledige uitleg behoeven. De e- mails die door het bestuur naar de leden worden gestuurd, zullen voortaan worden gelinkt aan de website. Hierdoor kunnen de mails korter en bondiger opgesteld worden. De aanmeldingen voor activiteiten en het bestellen van boeken zal voor zover mogelijk worden gedigitaliseerd. De formulieren zullen tijdig te vinden zijn op de website www.ses- uva.nl. De website zal beheerd worden door de promotiecommissie. Zij dragen zorg voor een actuele agenda, voor het tijdig beschikbaar maken van de aanmeldformulieren en voor het versturen van Facebook- uitnodigingen. 2.3 Veranderingen voor de commissies De commissies zullen rond half september gevormd zijn. Zij kunnen dan vanaf het begin van het studiejaar actief aan de slag. Hierdoor willen wij de tijdsdruk op de commissies proberen te verkleinen. Door voor aanvang van het studiejaar al een jaarplanning op te maken, wil het bestuur zorg dragen voor een betere verdeling van de activiteiten over de twee semesters. 3
3. Commissiespecifiek Beleidsplan 3.1 Activiteitencommissie De Activiteitencommissie heeft afgelopen jaar leuke en interessante activiteiten neergezet. Deze trend zal komend jaar voortgezet worden. Daarnaast zal er gelet worden op een betere verdeling van de activiteiten over het jaar. Nieuw dit jaar is dat het Kerstdiner en het Gala worden samengevoegd. Deze avond zal volledig onder de verantwoordelijkheid van de Activiteitencommissie vallen. 3.2 Boekencommissie De Boekencommissie zal ook dit jaar boeken voor Europese Studies- vakken met korting verkopen. Sinds afgelopen jaar zullen de boeken vooraf besteld moeten worden. Dit kan voortaan via een digitaal formulier dat op de website te vinden is. Bij het ophalen van de boeken moet het lid een lidmaatschapspas kunnen overleggen. Deze kan worden aangevraagd bij de Secretaris. De boeken moeten per pin betaald worden bij het ophalen. Daarnaast zal de Boekencommissie met Boekhandel Athenaeum om tafel gaan om een groter aanbod, bijvoorbeeld met boeken voor de Master Europese Studies, te kunnen faciliteren. 3.3 Congrescommissie De Congrescommissie heeft de afgelopen twee jaar succesvolle congressen neergezet. Het doel is deze trend komend jaar voort te zetten en hierbij ten minste 100 aanwezigen te hebben. 3.4 Debatcommissie Het doel van de Debatcommissie zal dit jaar zijn het bezoekersaantal op peil te houden en zo mogelijk te vergroten. Hiervoor zal een beroep gedaan worden op de Alumnikring en op de relaties met andere verenigingen. Daarnaast streeft de commissie er dit jaar naar ten minste één debat met een andere studievereniging te organiseren. 3.5 Eurovisie- redactie De Eurovisie- redactie zal verder professionaliseren door een vaste hoofdredacteur, eindredacteur en vormgever aan te stellen voor ten minste één semester. Daarnaast heeft de Eurovisie- redactie dit jaar als doel de participatie van niet- redactieleden te bevorderen. 3.6 Feestcommissie De Feestcommissie zal dit jaar zorg dragen voor de organisatie van feesten, pubquizes en de thema- borrel. Het doel is het thematische karakter van de feesten te veranderen, bijvoorbeeld door een Battle of the Bands- feest en een present- a- friend- feest te organiseren. 3.7 Introductiecommissie De Introductiecommissie zal in het tweede semester aangesteld worden en begeleid worden door twee nog nader te bepalen bestuursleden. 3.8 Promotiecommissie Het takenpakket van de Promotiecommissie zal vanaf dit jaar uitgebreid worden. Zij zullen de website beheren, het promotiemateriaal ontwerpen en de verspreiding daarvan coördineren. Bovendien verstuurt zij de Facebook- uitnodigingen voor de activiteiten. 3.9 Reiscommissie De Reiscommissie zal dit jaar een zeskoppige commissie zijn. Zij is verantwoordelijk voor het organiseren van een reis voor zestig personen. 4
3.10 Talentendiner Dit jaar zal de tweede editie van het Talentendiner georganiseerd worden. Het doel is dit diner toegankelijker te maken voor ouderejaars door het in maart te organiseren, in plaats van de drukke en daardoor kostelijke maand april, en door te zorgen voor een tafelwissel, waardoor studenten met twee vertegenwoordigers van bedrijven/instituten kunnen spreken. 3.11 Wintersport + - commissie Deze nieuwe commissie heeft de taak een wintersport te organiseren voor ongeveer 20 SES'ers. Daarnaast zal de Wintersport + - commissie ook een sportdag organiseren in het tweede semester. 5