Gemeente Maassluis Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2008 11 juni 2009 5501/3112-1/15
Accountantsverslag van gemeente Maassluis voor het boekjaar eindigend op 31 december 2008 Geachte leden van de raad, Wij hebben de jaarrekening 2008 van de gemeente Maassluis gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder eindverantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Dit accountantsverslag bevat onze belangrijkste bevindingen. Bij de jaarrekening 2008 hebben wij op 2 juni 2009 een goedkeurende accountantsverklaring verstrekt. In de managementsamenvatting zijn de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen kort en overzichtelijk weergegeven en is de prioriteit aangegeven van onze aanbevelingen. Deze bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel. Deze samenvatting kunt u gebruiken om gedurende de komende periode de follow-up van de bevindingen en aanbevelingen te bewaken. Het verslag zelf is een nadere toelichting op deze bevindingen. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en stellen het erg op prijs om dit verslag met u te bespreken en uw eventuele vragen te beantwoorden. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. drs. R.M.J. Van Vugt RA 5501/3112-2/15
Managementsamenvatting Wij zijn op 11 mei 2009 gestart met de controle van de jaarrekening 2008. De aanlevering van de werkafspraken ten aanzien van zowel de getrouwheid voor de balans en programmarekening als de SiSa-bijlage en alle rapportages van de uitgevoerde interne controle was op orde De belangrijkste bevindingen en daaraan gekoppelde adviezen hebben wij in deze paragraaf opgenomen. De onderwerpen met een hoge en middelhoge prioriteit vragen de komende periode uw aandacht. Wij adviseren u bovenstaand schema in uw interne rapportages te gebruiken om de follow-up van de bevindingen te bewaken. Onderwerp en verwijzing Bevinding Impact/risico Advies Prioriteit Accountantsverklaring getrouwheid Accountantsverklaring rechtmatigheid Goedkeurend Geen Geen N.v.t. Goedkeurend Geen Geen N.v.t. Ontwikkeling projecten, waaronder grondexploitaties en niet in exploitatie genomen gronden In 2008 heeft een afboeking van 2,3 miljoen plaatsgevonden door afwaardering van de NIEGG naar lagere marktwaarde. Geen Geen N.v.t. Dukdalf Onzekerheid in de opbrengstverantwoording die voorgaande jaren aanwezig was - is weggenomen Geen Geen N.v.t. Weerstandsvermogen De werkelijke weerstandscapaciteit dekt niet de berekende benodigde weerstandscapaciteit af. Huidige economische ontwikkelingen kunnen een verdere negatieve effect hebben Ontwikkeling van het weerstandsvermogen nauwlettend volgen Hoog 5501/3112-3/15
Onderwerp en verwijzing Bevinding Impact/risico Advies Prioriteit op het weerstandsvermogen. SiSa Onzekerheid bij de regeling CJG van 352.000 door te laat verantwoording af leggen door derden over rechtmatige bestedingen van ontvangen gelden Door adequaat opgestelde subsidiebeschikking kan de derde partij geheel verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele terugvordering door het Rijk. Geen N.v.t. 5501/3112-4/15
Inhoud 1. Inleiding 6 1.1 Opdracht 6 1.2 Onafhankelijkheid 7 2. Controlebevindingen jaarrekening 2008 7 2.1 Wijzigingen in de grondslagen en schattingen 8 2.2 Waardering en resultaatbepaling onderhanden projecten en niet in exploitatie genomen gronden (NIEGG) 8 2.2.1. Niet in exploitatie genomen gronden 8 2.2.2. Risico s grondexploitaties 8 2.3 Programmarekening 9 2.4 Dukdalf 9 2.5 Single Information Single Audit 9 2.5.1 Fouten en onzekerheden SiSa 10 3. Ontwikkelingen en analyse vermogen en resultaat 10 3.1 Algemene beschouwing 10 3.2 Weerstandsvermogen 11 4. Administratieve organisatie en interne beheersing 2008 11 5. Fraude 12 6. Controle rechtmatigheid 12 6.1 Implementatie rechtmatigheid in uw gemeente 12 6.2 Bevindingen rechtmatigheidscontrole 12 Appendix A: Disclaimer en beperkingen in het gebruik 14 Bijlage B Tabel bevindingen Sisa 15 5501/3112-5/15
1. Inleiding 1.1 Opdracht Door middel van de door uw getekende opdrachtbevestiging d.d. 24 september 2008 met het kenmerk 08C0315 hebt u ons opdracht gegeven voor de controle van de jaarrekening 2008 van uw gemeente. Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen: de risicoanalyse, de interim-controle en de jaarrekeningcontrole. Risicoanalyse Onze controle start met het maken van een analyse van de risico s waar u als gemeente mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw gemeente (auditcommissie, bestuur, management) en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Het doel hiervan is op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving en branche tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen die als stevige basis voor de verdere controlewerkzaamheden kan dienen. Het gaat hierbij primair om de externe risico s en de risico s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie ligt primair de focus op de risico s in de processen die leiden tot mutaties in de jaarrekening en de realisatie van de programma s. Interim-controle Onze risicoanalyse en daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert hoe meer zekerheid bestaat dat betrouwbare informatie wordt opgeleverd, zowel tussentijds als bij de jaarverantwoording. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel reeds in de tweede helft van het boekjaar plaats. Wij onderzoeken tijdens de interim-controle de proces- en programmarisico s om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IC) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een management-letter met daarin opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van de interne beheersing. De managementletter hebben wij aan het college van burgemeester en wethouders aangeboden. Jaarrekeningcontrole Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften (het BBV) en of de posten in de jaarrekening juist, volledig en betrouwbaar zijn en de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ook stellen wij vast dat de posten goed zijn toegelicht. Bij deze controle hanteren wij bepaalde marges. De maximaal toe te passen marges zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole provincies 5501/3112-6/15
en gemeenten (het BAPG). U hebt deze marges in uw eigen controleverordening overgenomen. Onze controle houdt in dat wij niet alle posten controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden en onrechtmatigheden te ontdekken. Het product van de jaarrekeningcontrole is de accountantsverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen worden fouten en onzekerheden gerapporteerd die de door u vastgestelde rapportagetoleranties overschrijden en worden overige bijzonderheden die van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening door uw raad gerapporteerd (zoals financiële positie, ontwikkeling grondbedrijf en grote projecten). Tevens wordt een aantal wettelijk verplichte tabellen opgenomen ten behoeve van de informatievoorziening in het kader van Single audit Single information. De doelstelling van de controle is het afgeven van een accountantsverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Maassluis In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. 1.2 Onafhankelijkheid Onze werkzaamheden voor de gemeente Maassluis zijn onder te verdelen in controlegerelateerde diensten en adviesdiensten. In de volgende tabel zijn de door Deloitte geleverde diensten in het verslagjaar 2008 aangegeven: Controle gerelateerde diensten Controle jaarrekening 2008 Controle bijzondere verantwoordingen 2008 Adviesdiensten Advies bij waardering niet in exploitatie genomen gronden Op grond van de door ons getroffen maatregelen en de communicatie met u hierover zijn wij van mening dat onze onafhankelijkheid in voldoende mate is gewaarborgd. 2. Controlebevindingen jaarrekening 2008 Op 11 mei 2009 zijn wij gestart met de controle van de jaarrekening. De kwaliteit van de ter controle aangeboden concept jaarrekening was voldoende om onze controle te starten. De dossiervorming van jaarrekeningposten was adequaat en tevens hebben wij volledige 5501/3112-7/15
medewerking van uw medewerkers bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden ontvangen. In dit hoofdstuk rapporteren wij u de belangrijkste bevindingen ten aanzien van de jaarrekening 2008. 2.1 Wijzigingen in de grondslagen en schattingen In de jaarrekening 2008 van uw gemeente is een stelselwijziging doorgevoerd. Met ingang van 2008 worden in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) de resterende middelen van derden (met name Nederlandse overheidslichamen) met een specifiek bestedingsdoel gepresenteerd als overlopende passiva in plaats van als voorzieningen. Deze stelselwijziging is op een juiste wijze in de jaarrekening 2008 verwerkt (via het beginvermogen en vergelijkende cijfers 2007 aangepast aan het nieuwe stelsel) en adequaat toegelicht. 2.2 Waardering en resultaatbepaling onderhanden projecten en niet in exploitatie genomen gronden (NIEGG) 2.2.1. Niet in exploitatie genomen gronden Volgens de verslaggevingsregels opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) dienen niet in exploitatie genomen gronden tegen de marktwaarde gewaardeerd te worden indien de marktwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Wij hebben vastgesteld dat in de jaarrekening 2008 een afboeking naar lagere marktwaarde van ongeveer 2,3 miljoen op de niet in exploitatie genomen gronden is verwerkt. Deze afboeking is direct ten laste van het resultaat 2008 genomen. Hiermee heeft waardering conform de regels plaatsgevonden. 2.2.2. Risico s grondexploitaties De grondexploitaties nemen bij uw gemeente een belangrijke plaats in. Mede in het licht van de gevolgen van de economische crisis hebben wij bij onze controle extra aandacht besteed aan de grondexploitaties In de geactualiseerde kostprijscalculaties is nog geen rekening gehouden met de gevolgen van de kredietcrisis. Een expliciete analyse van de gevolgen en scenarioberekeningen was ten tijde van het opstellen van de jaarrekening nog niet gemaakt. Wij adviseren om, gezien de ernst van de huidige economische crisis, op korte termijn meerdere scenario s door te rekenen en aan de hand 5501/3112-8/15
van de uitkomsten de noodzaak van aanvullende (risicobeperkende) maatregelen te onderzoeken en het college de raad hierover te laten informeren. 2.3 Programmarekening De analyses in de programmarekening zijn gestructureerd en geven een goed beeld van de verschillen tussen de werkelijke lasten en baten en de begroting. Ten opzichte van 2007 is naar onze mening een duidelijke kwaliteitsverbetering gerealiseerd. In de programmarekening is op programma 8 het nadelige saldo van de kostenplaatsen verantwoord van 1,2 miljoen (2% van de totale exploitatielasten). De analyse hiervan is opgenomen in de toelichting op dit programma. Volgens deze analyse worden minder directe uren ten laste van de producten gebracht dan begroot. Het gevolg hiervan is dat de werkelijke kosten van de andere programma s in de jaarrekening van uw gemeente veelal lager zijn. Bij de vergelijking en analyse van de kosten van de programma s dient hiermee rekening te worden gehouden. 2.4 Dukdalf Bij Dukdalf bedrijven hebben wij in 2008 belangrijke verbeteringen geconstateerd in de financiële beheersing. De procedures zijn in 2008 aangescherpt. Daarnaast bestaan geen onzekerheden meer (zoals in 2007) over de volledigheid van de opbrengsten. Tot slot heeft de verbijzonderde interne controle in 2008 kunnen vaststellen dat zich geen onrechtmatigheden hebben voorgedaan. Wij kunnen deze conclusie delen. 2.5 Single Information Single Audit Het aantal specifieke uitkeringen dat via de SiSa-bijlage bij de programmarekening wordt afgerekend is gestegen naar 84. Uw gemeente heeft in 2008 in totaal 17 SiSa-regelingen. De procedure die uw gemeente moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient een zevental documenten aan het CBS te leveren: De aanbiedingsbrief van het college van burgemeester en wethouders. In deze brief verklaart het college, met vermelding van datum, dat de jaarstukken zijn vastgesteld en tevens dat de in Excel aangeleverde documenten gelijkluidend zijn aan de originele, daaraan ten grondslag liggende stukken. Een voorbeeld van deze aanbiedingsbrief is opgenomen is de SiSa-circulaire van oktober 2008. De jaarrekening, inclusief de SiSa-bijlage. 5501/3112-9/15
Het jaarverslag. De door de accountant getekende accountantsverklaring ( was getekend of fysiek ondertekend). Het verslag van bevindingen met daarin opgenomen de tabel met fouten en onzekerheden over specifieke uitkeringen. De bijlage met verantwoordingsinformatie. De tabel in het rapport van bevindingen volgens het voorgeschreven format. 2.5.1 Fouten en onzekerheden SiSa Op grond van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten, artikel 5 lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2008 vallen onder SiSa. Wij hebben de controle op deze regelingen uitgevoerd. Hierbij hebben wij voor de regeling Centrum Jeugd en Gezin (CJG) een onzekerheid geconstateerd van 352.000. Deze onzekerheid wordt veroorzaakt doordat een derde partij waaraan subsidiegelden zijn doorbetaald zich niet tijdig heeft verantwoord over de rechtmatige besteding ervan. In de subsidiebeschikking richting deze derde partij is opgenomen dat, wanneer geen tijdige verantwoording wordt ontvangen, de gemeente hieraan eventuele financiële consequenties kan verbinden. Wij hebben in bijlage A de tabel met bevindingen SiSa opgenomen. 3. Ontwikkelingen en analyse vermogen en resultaat In de volgende paragrafen geven wij onze analyse van het resultaat en vermogen van uw gemeente. 3.1 Algemene beschouwing In het BBV wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Bij de resultaatbepaling mogen geen mutaties in het eigen vermogen worden meegerekend. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats via de resultaatbestemming. Het resultaat voor bestemming bedraagt 1,4 miljoen voordelig. Per saldo is circa 3,1 miljoen aan de reserves toegevoegd, zodat het uiteindelijke nog te bestemmen jaarresultaat 1,7 miljoen nadelig bedraagt. In onderstaand overzicht hebben wij de mutaties in de reserves schematisch weergegeven (x 1.000): 5501/3112-10/15
Ontwikkeling Eigen Vermogen (x 1.000) 2007 2008 Stand van het eigen vermogen per 1 januari 27.037 25.478 Tussentijdse mutaties in de reserves - 1.254 3.050 Subtotaal 25.783 28.528 Nog te bestemmen resultaat boekjaar - 305-1.652 Stand van het eigen vermogen per 31 december 25.478 26.876 De reserves van uw gemeente zijn in 2008 met een bedrag van 1,4 miljoen toegenomen. Dit komt overeen met het resultaat voor bestemming. Voor een meer uitgebreide analyse van het rekeningresultaat over het jaar 2008 verwijzen wij naar de toelichting in de programmarekening. 3.2 Weerstandsvermogen Het totaal van de reserves ultimo 2008 van uw gemeente bedraagt 26,9 miljoen tegenover 25,5 miljoen per 31 december 2007. Dat is 27 % van het balanstotaal (2007: 25 % van het balanstotaal). Het weerstandvermogen van uw gemeente is ten opzichte van vorig jaar vrijwel gelijk gebleven. Van het eigen vermogen kan eind 2008 12,1 miljoen worden aangemerkt als weerstandsvermogen. De weerstandscapaciteit van 12,1 miljoen dekt niet de benodigde weerstandscapaciteit volledig af. In de jaarrekening is de benodigde weerstandscapaciteit bepaald op 13,1 miljoen. Wij adviseren u in de komende jaren de afwikkelingen van uw weerstandsvermogen scherp in de gaten te houden. 4. Administratieve organisatie en interne beheersing 2008 Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in september en oktober 2008 een interimcontrole uitgevoerd. Deze interim-controle is primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Onze bevindingen zijn vastgelegd in een managementletter die wij aan uw college hebben verstrekt. Daarnaast hebben wij in een boardletter onze bevindingen op hoofdlijnen aan de raad 5501/3112-11/15
gerapporteerd. Tijdens de interimcontrole hebben we geconstateerd dat binnen uw organisatie belangrijke stappen zijn gezet in de verbetering van de bedrijfsvoering. Voor onze specifieke bevindingen en overige aanbevelingen verwijzen wij u naar de boardletter. 5. Fraude In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan de directie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met het management van uw gemeente waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken en op preventieve maatregelen daarbij. Van het college hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die er op waren gericht om het risico van het omzeilen van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Tevens hebben wij specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen, controles van schattingen en zijn wij alert geweest op significante en ongebruikelijke transacties. Hoewel wij een kritische houding ten opzichte van risico s van fraude in de jaarrekening hebben, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2008 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. 6. Controle rechtmatigheid 6.1 Implementatie rechtmatigheid in uw gemeente De rechtmatigheid en de (verbijzonderde) interne controle daarop is binnen de gemeente Maassluis volledig verankerd in het proces. De verbijzonderde interne controle wordt binnen uw gemeente door het team AO/IB verzorgd, waarmee een onafhankelijke positie van de interne controle binnen uw organisatie is gewaarborgd. 6.2 Bevindingen rechtmatigheidscontrole Wij hebben de financiële beheershandelingen op rechtmatigheid gecontroleerd. Hiervoor hebben wij enkele werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle gedupliceerd om vast te stellen of wij op dezelfde conclusie komen teneinde een oordeel te kunnen geven over de 5501/3112-12/15
betrouwbaarheid van de uitgevoerde interne controle. Daarnaast hebben wij buiten de verbijzonderde interne controle waarnemingen verricht. In beide gevallen hebben wij geen financiële onrechtmatige beheershandelingen geconstateerd en kunnen wij concluderen dat de verbijzonderde interne controle betrouwbaar en effectief is geweest over 2008. De conclusie uit de verbijzonderde interne controle dat er geen onrechtmatigheden zijn geconstateerd over 2008 kunnen wij delen. Hierdoor hebben wij over 2008 een goedkeurende rechtmatigheidsverklaring afgegeven. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en stellen het erg op prijs om dit verslag met u te bespreken op en uw eventuele vragen te beantwoorden. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. drs. R.M.J. van Vugt RA 5501/3112-13/15
Appendix A: Disclaimer en beperkingen in het gebruik Deze rapportage is alleen bestemd voor het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad van de gemeente Maassluis en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat deze rapportage daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit rapport getoond of in zijn handen komt op ons. De in dit rapport aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in deze rapportage is verstrekt in de context van onze verklaring over de jaarrekening als geheel, welke zal worden verstrekt in onze accountantsverklaring. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking. 5501/3112-14/15
Bijlage B Tabel bevindingen Sisa Gemeente Maassluis Specifieke uitkering Fout of onzekerheid Financiële omvang in euro s Toelichting fout/onzekerheid 77 Invoering Centra voor Jeugd en Gezin (CJG) onzekerheid 352.000 Van derde partij nog geen verantwoording ontvangen over rechtmatige besteding verkregen middelen Totaal 352.000 5501/3112-15/15