Richtlijnen voor het uitvoeren van controles op de materiaaldeclaratie van operatoren die een overeenkomst hebben met VAL-I-PAC januari 2006
Inhoud Inleiding... 5 DEEL I: Het systeem van declaraties van operatoren 1. De declaratieformulieren... 8 1.1. De maandelijkse materiaaldeclaratie... 8 1.2. De jaarlijkse materiaaldeclaratie... 10 2. De registratie van de hoeveelheid industrieel verpakkingsafval... 12 2.1. Wie is contractant?... 12 2.2. Het meetpunt... 12 2.3. Wie declareert wat aan VAL-I-PAC?... 13 2.4. Hoe dubbeltellingen vermijden?... 14 3. Wat is Industrieel Verpakkingsafval van Belgische Oorsprong?... 15 DEEL II: De controleprocedure 1. De controle van de materiaaldeclaratie binnen een ruimer kader... 18 2. Voor te bereiden door de contractant... 18 3. Algemene aspecten van een controle op de materiaaldeclaratie... 19 4. Controle materiaaldeclaratie: herkomst, bestemming en sorteerproeven... 20 4.1. Vragen m.b.t. de herkomst van het materiaal... 20 4.2. Vragen m.b.t. de bestemming van het materiaal... 21 4.2.1. Algemene vragen... 21 4.2.2. Specifieke vragen met betrekking tot de jaardeclaratie... 22 4.3. De correcte toepassing van de resultaten van sorteerproeven... 22 5. Specifieke vragen volgens type contractant... 23 5.1. Recuperanten (papier, hout, metaal, plastiek,...)... 23 5.2. Sorteercentra... 24 5.3. Ophalers... 24 Auditverslag van de materiaaldeclaraties...22 Checklist controle materiaaldeclaratie...23 Operationele instructie 03/1998 Versie 6, januari 2006 Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006
Inleiding De operatoren waarmee VAL-I-PAC een samenwerkingsovereenkomst afgesloten heeft (verder contractanten genoemd), maken periodiek een declaratie over aan VAL-I-PAC over de hoeveelheid industrieel verpakkingsafval van Belgische oorsprong die door hen gerecycleerd, energetisch gevaloriseerd of geëlimineerd is. Deze declaraties worden regelmatig gecontroleerd om de correctheid ervan te garanderen ten overstaan van de overheid, met name de Interregionale Verpakkingscommissie of IVC. De maandelijkse declaraties worden één maal per jaar gecontroleerd, het ene jaar door VAL-I-PAC, het andere jaar door een extern controleur, aangesteld door VAL-I-PAC. Naast de maandelijkse declaraties maakt de contractant elk jaar een jaardeclaratie die de som is van de maandelijkse declaraties, rekening houdend met eventuele correcties. De jaarlijkse declaratie dient voor echt te worden verklaard door een bedrijfsrevisor. De contractant moet de gecertificeerde jaardeclaratie elk jaar vóór 30 juni doorsturen naar VAL-I-PAC. Deze richtlijn is opgesteld om de controles efficiënt en op een eenvormige en correcte manier te laten verlopen en om de controleurs zo goed mogelijk te informeren. Elkeen die controles op de materiaaldeclaratie uitvoert bij contractanten van VAL-I-PAC dient verplicht de procedures van deze richtlijn te volgen. De nieuwe versie van de richtlijn bestaat uit twee grote delen: Deel 1 geeft algemene informatie over de wetgeving, over het VAL-I-PAC systeem en over de manier van declareren van de contractanten. Deel 2 geeft aan op welke manier waarop de controles op de materiaaldeclaratie dienen uitgevoerd te worden en behandelt aan de hand van een aantal vragen de verschillende aspecten van een dergelijke controle. Een eerste versie van deze procedure werd verdeeld in februari 99. Deze hernieuwde versie houdt rekening met een aantal opmerkingen en suggesties die in de loop van de jaren verzameld zijn, en met de nieuwe erkenningsvoorwaarden van VAL-I-PAC voor de periode 2002-2006. Met vriendelijke groeten, Francis Huysman Operationeel Directeur Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006 5
Deel I Het systeem van declaraties van operatoren
1. De declaratieformulieren 1.1. De maandelijkse materiaaldeclaratie Dit document wordt maandelijks ingevuld door de operator en vóór de 15 de werkdag van de volgende maand overgemaakt aan VAL-I-PAC. Het bestaat uit twee luiken: 1. De hoeveelheid monomateriaal die gerecycleerd of (energetisch) gevaloriseerd wordt. Hier geeft de operator de hoeveelheid (tonnage) industrieel verpakkingsafval die als monomateriaalstroom bestemd is om gerecycleerd of energetisch gevaloriseerd te worden. 2. De hoeveelheid gemengd afval die (energetisch) gevaloriseerd of geëlimineerd wordt. Hier geeft de operator de totale hoeveelheid (tonnage) gemengd afval die energetisch gevaloriseerd of geëlimineerd wordt, opgesplitst naargelang het materiaal opgehaald is met rolcontainers of met afzetcontainers. Let wel op: de totale hoeveelheid gemengd afval wordt opgegeven door de operator. Slechts een deel van dit afval is bedrijfsmatig verpakkingsafval. VAL-I-PAC berekent zelf de hoeveelheid verpakkingsafval op basis van sorteerproeven. Een voorbeeld van een blanco declaratieformulier staat op de volgende bladzijde. 8 Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006
De maandelijkse materiaaldeclaratie MATERIAALDECLARATIE Maand Naam onderneming Site Erkenningsnr Monomateriaal dat gerecycleerd of verbrand wordt Hoeveelheid industrieel verpakkingsafval (in ton) Plastiek Papier/karton Metaal Hout Andere 3 recyclage energ. valorisatie 1 Totaal Gemengd afval dat gestort of verbrand wordt Hoeveelheid industrieel afval (in ton) Gemengd afval, opgehaald met rolcontainers Gemengd afval, opgehaald met afzetcontainers 1 : verbranding met energierecuperatie 2 : storten, verbranding zonder energierecuperatie 3 : textiel, porcelein, laminaten, composieten, glas,.. energ. valorisatie 1 eliminatie² Voor waar en echt verklaard datum naam functie handtekening Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006 9
1.2. De jaarlijkse materiaaldeclaratie Dit document (zie volgende bladzijde) wordt jaarlijks ingevuld door de operator. Het is de som van de maanddeclaraties, rekening houdend met - eventuele correcties, - de bestemming van de gedeclareerde hoeveelheden De op het document gevraagde gegevens zijn opgesplitst in 4 rubrieken: 1. Hoeveelheid en bestemming van het monomateriaal dat gerecycleerd wordt. De operator geeft de hoeveelheid (tonnage) bedrijfsmatig verpakkingsafval dat gerecycleerd wordt, opgesplitst in functie van het type onderneming aan wie de operator het materiaal verkocht heeft: aan een trader (een onderneming die zonder voorbehandeling het materiaal verder doorverkoopt); aan een onderneming die een fase doet in het recyclageproces (bv. fijnsorteren, vermalen, in balen persen, ) aan een onderneming die eindbestemming is (bv. een papierfabriek, een spaanplaatproducent, ) of waar de operator zelf de eindbestemming van het recyclageproces is (bv. herstellen van palletten, herconditioneren van vaten, ) Telkens wordt gevraagd of deze onderneming gevestigd is in België, de EG (buiten België) of buiten de EG. 2. Hoeveelheid en bestemming van het monomateriaal dat energetisch gevaloriseerd wordt. De operator geeft de hoeveelheid (tonnage) monomateriaal dat energetisch gevaloriseerd wordt, opgesplitst volgens bestemming (België, EG). Tevens wordt het type energetische valorisatie gespecificeerd (in klassieke huisvuilverbrandingsovens of onder een andere vorm). Opgelet : afvoer van hout naar particulieren voor verbranding mag NIET opgenomen worden. 3. Hoeveelheid en bestemming van het gemengd afval dat energetisch gevaloriseerd of geëlimineerd wordt. De operator geeft de totale hoeveelheid (tonnage) gemengd afval dat energetisch gevaloriseerd of geëlimineerd wordt. Ook hier dient deze hoeveelheid opgesplitst te worden volgens bestemming (België, EG) en type energetische valorisatie (in klassieke huisvuilverbrandingsoven of onder een andere vorm). Bovendien dient de operator de tonnages ook op te splitsen volgens inzameling in rolcontainers of in afzetcontainers. 4. De afnemer(s) van kunststof verpakkingsafval dat gerecycleerd wordt. Hier geeft de operator, enkel en alleen voor kunststof die gerecycleerd wordt, naam en adres van de afnemer(s) (recycleur of trader) en de hoeveelheid (tonnage) materiaal die aan de verschillende afnemers geleverd werd. De operator dient dit aan te geven: voor het materiaal dat hij in de loop van het jaar zelf aan VAL-I-PAC gedeclareerd heeft, maar ook voor het kunststof verpakkingsafval dat in de loop van dat jaar door een andere operator (derde) bij hem aangeleverd werd en dat door deze derde reeds aan VAL-I-PAC gedeclareerd is, m.a.w. voor het materiaal waarvoor de operator een trading activiteit uitvoert. 10 Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006
De jaarlijkse materiaaldeclaratie JAARLIJKSE DECLARATIE van de contractant aan VAL-I-PAC Referentiejaar 2004 Site Naam onderneming Erkenningsnr 1. Monomateriaal dat verhandeld wordt met het oog op recyclage (in te vullen in ton) MATERIAAL aan een trader met het oog op recyclage aan een onderneming die fase doet in een recyclageproces aan een onderneming die eind- bestemming is in een recyclageproces (of waar de operator eindbestemming is) België EG Buiten de EG België EG Buiten de EG België EG Buiten de EG Plastiek Papier/karton Metaal Hout Andere 1 Totaal 1 : jute, textiel, porcelein, laminaten, composieten,.. 2. Monomateriaal dat energetisch gevaloriseerd wordt (in te vullen in ton) klassieke huisvuilverbrandings andere (specificeer) 2-3 ovens.. MATERIAAL België EG België EG Plastiek Papier/karton Metaal MATERIAAL Hout Plastiek verpakkingsfolie ton Andere 1 Houten verpakking ton Totaal 2 : droogovens voor hout, cementovens, kalkovens,. 3 : exclusief hout dat naar particulieren gaat. 5. Hoeveelheid materiaal in stock op einde 2004 (enkel in te vullen door sorteercentra), (inschatting) HOEVEELHEID 3. Gemengd afval dat energetisch gevaloriseerd of geëlimineerd wordt (in te vullen in ton) Ophaal methode Totale hoeveelheid industrieel afval (ton) energetische valorisatie 4 eliminatie 5 klassieke huisvuilverbrandings andere (specificeer) 2 ovens België EG België EG België EG Rolcontainer Afzetcontainer Totaal 4 : verbranding met energierecuperatie 5 : storten, verbranding zonder energierecuperatie 4. De afnemers van kunststof verpakkingen die bestemd zijn om in recyclage te gaan Naam Adres Hoeveelheid (ton) Type activiteit zelf in trading (trader, eindbestem.) d l d Voor waar en echt verklaard : de contractant Naam Functie Handtekening Datum Gelieve dit dokument terug te faxen op faxnr : 02/456.83.39 Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006 11
2. De registratie van de hoeveelheid industrieel verpakkingsafval 2.1. Wie is contractant? VAL-I-PAC sluit overeenkomsten af met drie types van operatoren: - Sorteercentra; - Recuperanten; - Ophalers. Het sorteercentrum is in het kader van de samenwerkingsovereenkomst tussen de operatoren en VAL-I-PAC gedefinieerd als de natuurlijke of rechtspersoon die multi-materiaalstromen van bedrijfsmatige oorsprong sorteert met behulp van mechanische hulpmiddelen tot mono-materiaalstromen verpakkingsafval en een voorbereidende fase in het recyclageproces uitvoert waarbij er mogelijks een toegevoegde waarde aan het materiaal gegeven wordt die economisch gezien impliceert dat deze eerste fase gevolgd wordt door andere fasen die finaal leiden tot een afgewerkt product. Het sorteercentrum krijgt m.a.w. multi-materiaalstromen binnen die het sorteert tot monomateriaalstromen die beantwoorden aan specifieke kwaliteitseisen van de afnemers. De recuperant is in het kader van de samenwerkingsovereenkomst tussen de operatoren en VAL-I-PAC gedefinieerd als de natuurlijke of rechtspersoon die, vertrekkende van verpakkingsafval van bedrijfsmatige oorsprong een voorbereidende fase in het recyclageproces uitvoert dat mogelijks een toegevoegde waarde aan het materiaal geeft die economisch gezien impliceert dat deze eerste fase gevolgd wordt door andere fasen die finaal leiden tot een afgewerkt product. De recuperant krijgt m.a.w.mono-materiaalstromen binnen die hij verder behandelt tot stromen die beantwoorden aan specifieke kwaliteitseisen van de afnemers. De ophaler is in het kader van de overeenkomst met VAL-I-PAC gedefinieerd als de natuurlijke of rechtspersoon die Verpakkingsafval van bedrijfsmatige oorsprong ophaalt bij de Eindbezitters of het ontvangt van een Agent of van een Eindbezitter, en het levert aan een Recuperant, Recycleur of Valorisator. De ophaler kan zowel mono-materiaalstromen als multi-materiaalstromen ophalen. De ophaler doet in principe geen behandeling op het materiaal. 2.2. Het meetpunt Het meetpunt voor de hoeveelheid materiaal die aan VAL-I-PAC gedeclareerd wordt, is gedefinieerd vanuit de zorg om: - de herkomst van het materiaal te kunnen nagaan (bedrijfsmatig verpakkingsafval van Belgische oorsprong); - de bestemming van de materialen te kunnen controleren (recyclage of valorisatie). Vandaar dat dit meetpunt : - voldoende dicht bij de ontpakker moet liggen om de herkomst van het materiaal te kunnen nagaan; - de hoeveelheid verpakkingsafval registreert op het ogenblik dat dit afval voldoet aan de kwaliteitseisen van recyclage of valorisatie, m.a.w. op het ogenblik dat de verdere verwerking van dit afval ondubbelzinnig bepaald is. 12 Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006
2.3. Wie declareert wat aan VAL-I-PAC? Uit de definitie van het meetpunt kunnen volgende basisregels afgeleid worden: Regel 1: Een sorteercentrum declareert de uitgaande stromen. Een sorteercentrum haalt in de regel zowel monomateriaalstromen als gemengd afval op. Aangezien bij een sorteercentrum de kwaliteit van het materiaal pas vastligt ná sortering (zie meetpunt ) doet een sorteercentrum de declaratie aan VAL-I-PAC op basis van de uitgaande stroom die gerecycleerd of energetisch gevaloriseerd wordt, onafhankelijk van wie het materiaal aangeleverd heeft. Uitzondering: indien het sorteercentrum mono-materiaal aankoopt van een andere contractant (sorteercentrum, recuperant, trader, ), betreft het materiaal wat in trading is en wat bijgevolg niet mag gedeclareerd worden door het sorteercentrum (maar wél op jaardeclaratie, zie punt 1.2.4!). De (al dan niet gemengde) stromen die bij een sorteercentrum binnenkomen kunnen afkomstig zijn van: - ontpakkers, bij wie het sorteercentrum gaat ophalen; - ontpakkers die zelf bij het sorteercentrum komen aanleveren; - recuperanten die niet voorbehandelde materialen aanleveren (kwaliteit van het materiaal ligt nog niet vast); - ophalers die niet voorbehandelde materialen aanleveren (kwaliteit materiaal niet vast); - andere sorteercentra die niet voorbehandelde materialen leveren (kwaliteit materiaal niet vast). Opmerking - in het merendeel van de gevallen gaat het sorteercentrum zelf ophalen bij ontpakkers; - materiaal wat aangekocht wordt bij een andere contractant en wat reeds een voorbehandeling ondergaan heeft (bv. in balen geperst) is een duidelijk identificeerbare stroom, wat betreft de herkomst, prijs, kwaliteit, en is in principe reeds door die andere contractant gedeclareerd. Regel 2: Een recuperant declareert de inkomende stromen. Een recuperant haalt in de regel monomateriaalstromen op en declareert dit materiaal aan VAL-I-PAC op basis van de inkomende stroom. De stromen die bij een recuperant binnenkomen kunnen afkomstig zijn van : - ontpakkers, bij wie de recuperant gaat ophalen met eigen middelen (eigen vrachtwagen); - ontpakkers die zelf bij de recuperant komen aanleveren (een minderheid van de gevallen). - ontpakkers, bij wie een ophaler (derde) gaat ophalen in opdracht van de recuperant; In het overgrote deel van de gevallen echter haalt de recuperant zelf het verpakkingsafval op bij ontpakkers. Regel 3: Een ophaler declareert de monomateriaalstromen die hij ophaalt. Een ophaler kan zowel monomateriaalstromen als gemengd afval ophalen. Hij declareert aan VAL-I-PAC enkel de monomateriaalstromen die hij ophaalt ( inkomend ), aangezien een ophaler in de regel geen behandeling doet op het materiaal. Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006 13
2.4. Hoe dubbeltellingen vermijden? Om dubbeltellingen in de declaraties aan VAL-I-PAC te vermijden dienen ook nog volgende regels in acht genomen te worden: Regel 4: de eerste contractant in de recyclageketen declareert. M.a.w. de contractant die het dichtste bij de eindbezitter/ontpakker staat, declareert, ongeacht of die contractant nu een ophaler, een recuperant of een sorteercentrum is. Regel 5: Materiaal afkomstig van een andere operator (derde) mag niet gedeclareerd worden. Dit omwille van het feit dat: - in dit geval de herkomst van het materiaal niet gekend is; - dit materiaal misschien reeds gedeclareerd is door de derde, indien deze derde eveneens contractant van VAL-I-PAC is. Regel 6: Materiaal afkomstig van IVC-ontpakkers. Sommige ontpakkers die eveneens verpakkingsverantwoordelijke zijn, voldoen individueel aan hun terugnameplicht (rechtstreeks bij de Interregionale Verpakkingscommissie of IVC). De hoeveelheden verpakkingsafval, waarvoor de contractant een IVC-verwerkingsattest heeft uitgeschreven (zie voorbeeld), mogen niet in de declaraties naar VAL-I-PAC worden opgenomen. Deze attesten worden jaarlijks door de verpakkingsverantwoordelijken aangevraagd vόόr 15 december en dienen door de operator ingevuld naar de aanvrager te worden teruggestuurd vόόr 28 februari. 14 Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006
3. Wat is Industrieel Verpakkingsafval van Belgische Oorsprong? Voor VAL-I-PAC kunnen in hoofdzaak volgende types materialen in aanmerking genomen worden: kunststof, papier/karton, hout en metaal. Echter niet alle types afval die uit deze materialen bestaan, komen in aanmerking voor VAL-I-PAC. Hierna wordt een overzicht gegeven van wat wél en wat zeker niét in aanmerking komt. Over bijzondere afvaltypes of materiaaltypes, die niet expliciet in deze lijst vermeld staan, kan u meer informatie bekomen bij VAL-I-PAC. Type materiaal Wat wél? Wat zeker niet? Kunststof Papier/karton PE folie, krimphoezen van rond paletten, PE vaten, PE blazen van IBC s,... Kartonnen dozen, papieren zakken, tussenbladen van paletten,... Productieafval (stukken van spuitgietlijnen, folie van blaasextrusielijnen, folieresten van inpaklijnen e.d.,...), kokers en bobijnen, Bureaupapier, listings, productie-afval van drukkerijen, kartonresten van inpaklijnen, snij afval, kokers en bobijnen,... Hout Paletten, kisten,... Afval van een zagerij, oude meubels,... Metaal Bandijzer, metalen vaten, metalen frame van IBC s,... Drankblikjes, velgen, afgedankte toestellen of machines,... Deze tabel is niet limitatief!!! Het materiaal moet afkomstig zijn van Belgische ontpakkers. Een Belgische ontpakker is elk bedrijf op Belgisch grondgebied dat aangeleverde goederen (grondstoffen) uitpakt. De aangeleverde goederen kunnen zowel uit binnen- als buitenland afkomstig zijn, zolang ze maar op Belgische bodem uitgepakt worden. Enkel gebruikte verpakkingen komen in aanmerking, i.e. verpakkingen die rond een product op de markt geweest zijn. Bijvoorbeeld: Een lot nieuw verpakkingskarton dat niet meer kan gebruikt worden omdat er een verkeerde datum op gedrukt geweest is, is geen verpakkingsafval, maar productieafval. Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006 15
Deel II De controleprocedure
1. De controle van de materiaaldeclaratie binnen een ruimer kader Krachtens de erkenningsvoorwaarden van VAL-I-PAC en de samenwerkingsovereenkomst tussen een contractant en VAL-I-PAC, is een contractant onderworpen aan volgende controles: Onderwerp Wie doet controle Frequentie Maandelijkse materiaaldeclaratie VAL-I-PAC of 1 x elke 2 jaar (afwisselend met de controle door een extern bureau) Extern bureau, door VAL-I-PAC aangesteld 1 x elke 2 jaar (afwisselend met de controle door VAL-I-PAC) Jaarlijkse materiaaldeclaratie Revisor jaarlijks Aanvraag directe betaling VAL-I-PAC jaarlijks Controle materiaalkwaliteit of uitvoering sorteerproef Extern bureau, door VAL-I-PAC aangesteld of VAL-I-PAC zelf jaarlijks 2. Voor te bereiden door de contractant Om de controle vlot en efficiënt te laten verlopen dient de contractant een aantal gegevens voor te bereiden of documenten beschikbaar te houden die nodig kunnen zijn tijdens de controle. 1. De maandelijkse declaraties. 2. Lijst van klanten en leveranciers (naam en adres) 3. Voor de inkomende/uitgaande stromen: - een gedetailleerd overzicht van de opgehaalde resp. afgevoerde stromen, met indicatie van het type materiaal en de herkomst (ophaaladres) resp. bestemming; - weegbonnen; - de facturen die met de weegbonnen overeenstemmen; - bewijs van betaling van de facturen. - indien beschikbaar, voor elke stroom het daarbij horende identificatieformulier afvalstoffen 4. Rapporten van bezoeken/controles die de contractant in de loop van de laatste 2 jaren ontvangen heeft zoals: - verslagen van sorteerproeven; - verslagen van vroegere controles van de materiaaldeclaratie; - verslagen van vroegere controles van de aanvraag directe betaling De contractant moet voor de maand(en) en de materiaalstromen, aangeduid door het controlerend orgaan (VAL-I-PAC, de bedrijfsrevisor, of een extern bureau), in detail kunnen voorleggen hoe het tonnage bekomen is. M.a.w. de contractant dient het geconsolideerde cijfer te kunnen uitsplitsen in individuele leveringen/uitgaande vrachten, met elk hun identificatieformulier afvalstoffen, weegbon, factuur, bewijs van betaling, herkomst/bestemming, percentage industrieel verpakkingsafval, etc. 18 Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006
Veel van deze gegevens zijn beschikbaar in de afvalstoffenboekhouding van de onderneming, hetzij op papier, hetzij geïnformatiseerd. Hoe dan ook moet de informatie onmiddellijk consulteerbaar zijn op de site waar de controle gebeurt, of kan de informatie eventueel snel aangeleverd worden (bijvoorbeeld per fax indien een deel van de informatie in een ander filiaal aanwezig is). In een aantal gevallen is er geen factuur beschikbaar (bijvoorbeeld als het materiaal aan een prijs van 0,00 wordt verhandeld). De controle dient hier te gebeuren aan de hand van andere documenten (identificatieformulier afvalstoffen, weegbon, telefonische contactname met leverancier of bestemmeling). Ook volgende documenten kunnen gebruikt worden: - CMR (transport document), indien beschikbaar; - het bewijs van recyclage/valorisatie/storten dat in het kader van de OVAM-meldingen aan de klanten wordt gestuurd. 3. Algemene aspecten van een controle op de materiaaldeclaratie De controle dient te gebeuren vanuit de optiek dat de aan VAL-I-PAC gedeclareerde tonnages een overschatting kunnen zijn van de werkelijkheid. Hiervoor dienen volgende vier aspecten geëvalueerd te worden: - is er bij de contractant een goed administratief systeem aanwezig is om de declaraties op te stellen; - is er bij de contractant voldoende kennis over het VAL-I-PAC systeem; - zijn de tonnages correct samengeteld; - zijn er voldoende aanwijzingen over de kwaliteit van de materiaalstromen. Het administratief systeem van de contractant moet voldoende performant zijn. Dit houdt in dat er voldoende duidelijkheid moet zijn over wie het materiaal aangeleverd heeft of waar het materiaal gerecycleerd of (energetisch) gevaloriseerd wordt. Dit is een aspect dat ook bij de toetreding van de operator tot het VAL-I-PAC systeem gecontroleerd wordt. De operator dient voldoende kennis te hebben van het VAL-I-PAC systeem. Hij dient te weten dat enkel bedrijfsmatig verpakkingsafval van Belgische oorsprong mag gedeclareerd worden, hij dient een goede kennis te hebben van wat als bedrijfsmatige verpakking beschouwd wordt, enz. De tonnages afkomstig van individuele transporten/wegingen dienen correct gesommeerd te worden. Er dient voldoende duidelijkheid te zijn over de kwaliteit van de materialen. Indien op een factuur bijvoorbeeld karton vermeld staat, is er dan voldoende zekerheid dat het effectief over karton verpakkingsafval gaat? Achtergrond informatie die hierbij nuttig kan zijn is een verslag van een sorteerproef of visuele inspectie van een extern bureau. Het is ook absoluut aan te raden dat de controleur een bezoek brengt aan de site om een inzicht te krijgen in de verschillende materialen die de operator behandelt. Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006 19
4. Herkomst, bestemming en sorteerproeven 4.1. Vragen m.b.t. de herkomst van het materiaal 1) Is het verpakkingsafval Belgisch? Kijk de klantenlijst na en onderzoek of deze lijst niet-belgische adressen bevat. Indien dit zo is, onderzoek of deze hoeveelheden niet mee gedeclareerd werden. Opm.: - Wat hier van belang is, is de plaats waar het afval ontstaan is, m.a.w. het adres waar het afval opgehaald is; het facturatie-adres is hier niet van tel. - Dit thema kan belangrijker zijn bij contractanten die in het buitenland gelegen zijn (Nederland, Frankrijk) en die niet-belgische klanten hebben of bij contractanten die dicht bij de grens gelegen zijn. 2) Zijn er klanten die individueel hun verplichtingen cfr. het ISA (terugnameplicht) nakomen en dus zelf de percentages recyclage/valorisatie van hun verpakkingsafval aan de verpakkingscommissie bewijzen? Vraag of de contractant IVC verwerkingsattesten heeft moeten opstellen op vraag van bepaalde klanten. De contractant doet dit elk jaar vόόr eind februari. Indien dit zo is, onderzoek of het verpakkingsafval van deze klanten niet mee gedeclareerd is aan VAL-I- PAC. Bij twijfel, neem contact op met de onderneming in kwestie of met de Interregionale Verpakkingscommissie. Indien geen IVC attest uitgeschreven is voor het betrokken jaar, moet het materiaal mee gedeclareerd worden aan VAL-I-PAC. 3) Bevat het gedeclareerde verpakkingsafval geen materiaal dat reeds gedeclareerd werd door een andere contractant van VAL-I-PAC; m.a.w. zijn er leveranciers die eveneens contractant zijn van VAL-I-PAC? Onderzoek of er in de lijst van klanten/leveranciers namen voorkomen van ondernemingen die contractant zijn van VAL-I-PAC. Indien dit zo is, onderzoek of het verpakkingsafval van deze klanten niet mee gedeclareerd is aan VAL-I-PAC. Indien dit wel zo is, onderzoek of dit gebeurd is in overleg tussen beide ondernemingen, en onderzoek of de leverancier dit effectief niet gedeclareerd heeft. In principe declareert de contractant die als eerste het materiaal in zijn bezit heeft en waar het materiaal kán gedeclareerd worden. Neem eventueel contact op met de leverancier operator (zie deel I, punt 2.2. Het meetpunt). Dit contact is bovendien wenselijk om te controleren of de leverancier operator geen IVCverwerkingsattest heeft uitgeschreven. 4) Is het verpakkingsafval enkel van industriële herkomst? Kijk hiervoor de klantenlijst na. Niet-industriële herkomst kan bijvoorbeeld zijn : - inzamelrondes deur-aan-deur bij particuliere huishoudens (in dit geval is de klant een gemeentebestuur of een intercommunale); - inzamelingen in het kader van FOST Plus (bijvoorbeeld glasbollen) Kijk ook naar het type materiaal en het type afval dat gedeclareerd is (zie deel I, hoofdstuk3). Sommige afvaltypes zijn sowieso van industriële herkomst, bijvoorbeeld: - kisten, houten paletten; - bandijzer, metalen vaten van brandstoffen > 10 liter; - pallethoezen, kunststof vaten van zuivere oplosmiddelen > 5 liter. 20 Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006
5) Worden er effectief verpakkingen weergegeven op de materiaaldeclaraties? Om als verpakkingsafval beschouwd te worden dient de verpakking effectief rond een product op de markt geweest te zijn. Wat bijvoorbeeld niet als verpakking kan beschouwd worden, zijn: - dozen met een verkeerde bedrukking die nooit verkocht zijn, - niet gebruikte verpakkingen, - verpakkingen van producten die over datum zijn en die vernietigd moeten worden, Opm.: Opm.: Dit is iets wat moeilijk op administratieve wijze kan gecontroleerd worden. Het is een aandachtspunt dat moet besproken worden met de contractant en dat eventueel bij een visuele controle op het terrein kan opgemerkt worden. Kokers en bobijnen die een mechanische functie vervullen bij het gebruik van een product worden niet beschouwd als verpakking en kunnen nooit verpakkingsafval worden. Zijn in dat geval géén verpakking: 1) bobijnen waarrond garen of draad gewikkeld (geweest) is; 2) kokers waarrond papier gewikkeld (geweest) is om bedrukt te worden in drukkerijen; 3) enz 4.2. Vragen m.b.t. de bestemming van het materiaal 4.2.1. Algemene vragen 1) Kan voor de stromen die als recyclage gedeclareerd zijn, de contractant aantonen dat deze stromen effectief gerecycleerd zijn? De contractant kan dit aantonen door bijvoorbeeld een bewijs van recyclage voor te leggen van zijn respectievelijke recycleurs. Indien het materiaal naar een onderneming buiten West-Europa verscheept is (bijvoorbeeld het Verre Oosten) kan soms geen bewijs van recyclage voorgelegd worden. Gezien de waarde van het materiaal (intrinsieke waarde + transportkosten) (zie facturen) kan aangenomen worden dat het materiaal gerecycleerd werd. Een belangrijk element hierbij is de zuiverheid van het materiaal. In de mate van het mogelijke dient op de site visueel gecontroleerd te worden of het materiaal de gewenste zuiverheid heeft. 2) Kan voor de stromen die gestort of energetisch gevaloriseerd worden, aangetoond worden dat de totale hoeveelheden gemengd afval die aangegeven worden correct zijn? Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006 21
4.2.2. Specifieke vragen met betrekking tot de jaardeclaratie 1) Is in de jaarlijkse declaratie de opsplitsing m.b.t. de bestemming van het materiaal correct? - De contractant dient de activiteit van zijn afnemer (trader, recycleur, ) op te geven voor de gerecycleerde monomaterialen; - en de plaats van bestemming (België, EG, buiten de EG) voor zowel de gerecycleerde als de energetisch gevaloriseerde monomaterialen en voor het energetisch gevaloriseerd gemengd afval. 2) Is de informatie over de afnemers van kunststof correct? Specifiek voor kunststof dient de contractant gedetailleerde informatie te geven over zijn afnemers: naam, adres en geleverde hoeveelheden. 4.3. De correcte toepassing van de resultaten van sorteerproeven Sommige stromen bevatten maar een bepaald percentage verpakkingen. Bijvoorbeeld: bont kan een mengeling zijn van bureaupapier en karton (verpakkingen). De hoeveelheid verpakkingen in de stroom bont werd bepaald door een sorteerproef. Tenzij anders door VAL-I-PAC meegedeeld worden de percentages bekomen bij de sorteerproeven toegepast vanaf 1/1 van het jaar dat volgt op de datum van uitvoering van de proef. Gemengd afval is hier niet relevant (zie punt 1.1.2. en punt 1.2.3.). Kijk na of: - de sorteerproef effectief uitgevoerd en voldoende gedocumenteerd is; - de sorteerproef geattesteerd is door een derde partij; - de percentages bekomen via de sorteerproef correct toegepast zijn. 22 Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006
5. Specifieke vragen volgens type contractant 5.1. Recuperanten (papier, hout, metaal, plastiek,...) 1) Heeft de recuperant de inkomende stromen gedeclareerd? Een recuperant dient de materiaaldeclaratie op te stellen op basis van de inkomende stromen, en niet op basis van de uitgaande stromen. Onderzoek op basis van de manier waarop de cijfers in de materiaaldeclaratie bekomen zijn of dit effectief zo is. Indien de recuperant een ander systeem gebruikt om zijn materiaaldeclaratie op te stellen, ga na of dit systeem ten minste evenwaardig is. 2) Zijn deze inkomende stromen met eigen middelen opgehaald (m.a.w. met vrachtwagens ingeschreven op naam van de contractant, of door een derde in opdracht van de contractant, waarbij de contractant eigenaar blijft van het materiaal)? Kijk een aantal individuele weegbonnen van binnenkomende leveringen na; - is de leverancier vermeld op de weegbon een klant van de contractant? - is de vrachtwagen die de leveringen gedaan heeft ingeschreven op naam van de contractant (zie immatriculatienummer van de vrachtwagen)? - indien het materiaal door een derde is opgehaald in opdracht van de contractant, is er een contract tussen deze derde en de contractant voor de ophaling van het materiaal? - indien het materiaal door een derde werd aangeleverd waarbij er overdracht van eigendom was (factuur!), is de herkomst van het materiaal gekend? 3) Kan het gewicht vermeld op de materiaaldeclaratie opgesplitst worden in individuele leveringen, met bij elke levering het bewijs (weegbon, factuur, bewijs van betaling)? Kijk hoe de gewichten op de materiaaldeclaratie bekomen zijn. Kan elke levering bewezen worden aan de hand van: - weegbonnen (op een geijkte weegbrug); - facturen tussen de eindbezitter en de contractant; - bewijzen van betaling van deze facturen? Indien de contractant een ander registratiesysteem heeft (bijvoorbeeld registratie van een volume of aantallen van het binnengekomen materiaal met een conversiesleutel van volume/aantallen naar gewicht), is dit systeem dan evenwaardig als wegingen van elke individuele levering? Indien de contractant geen relatie kan aantonen tussen de binnengekomen gewichten en de financiële boekhouding, kan hij de binnengekomen gewichten bewijzen via een andere evenwaardige methode? Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006 23
5.2. Sorteercentra 1) Heeft het sorteercentrum de uitgaande stromen gedeclareerd? Een sorteercentrum dient de materiaaldeclaratie op te stellen op basis van de uitgaande stromen, en niet op basis van de inkomende stromen. Onderzoek op basis van de manier waarop de cijfers in de materiaaldeclaratie bekomen zijn of dit effectief zo is. 2) Kan het cijfer vermeld in de materiaaldeclaratie opgesplitst worden in individuele uitgaande transporten? Kijk hoe het gewicht op de materiaaldeclaratie bekomen is. Kan elk uitgaand transport bewezen worden aan de hand van: - weegbonnen (op een geijkte weegbrug); - facturen tussen het sorteercentrum en de afnemer; - bewijzen van betaling van deze facturen? Indien de contractant geen relatie kan aantonen tussen de afgevoerde gewichten en de financiële boekhouding, kan hij dan de gedeclareerde afgevoerde gewichten aantonen via een andere evenwaardige methode (bijvoorbeeld aan de hand van binnengekomen gewichten)? 5.3. Ophalers 1) Kan het cijfer vermeld in de materiaaldeclaratie opgesplitst worden in individuele ophalingen, met bij elke ophaling het bewijs? Kijk hoe het gewicht op de materiaaldeclaratie bekomen is. Kan elke ophaling bewezen worden aan de hand van: - weegbonnen (op een geijkte weegbrug); - facturen; - bewijzen van betaling van deze facturen? Indien de contractant geen relatie kan aantonen tussen de gedeclareerde gewichten en de financiële boekhouding, kan hij de gedeclareerde gewichten bewijzen via een andere evenwaardige methode? 24 Richtlijnen controle materiaaldeclaratie - jan 2006
Auditverslag van de materiaaldeclaraties Coördinaten contractant Firmanaam :... Adres :...... Contactpersoon :... Erkenningsnr VAL-I-PAC:... Type contractant (ophaler, recuperant, sorteercentrum,...):... Auditerend organisme Firmanaam :... Adres :...... Naam Auditor:... Hoedanigheid :... Datum controle:... Opmerkingen (voeg eventueel een extra blad toe) M.b.t. het administratief systeem dat aanwezig is om de gegevens correct te kunnen aanleveren:...... M.b.t. een correcte interpretatie van wat moet/niet mag gedeclareerd worden:...... M.b.t. de correctheid van de gegevens die overgemaakt zijn aan VAL-I-PAC:...... M.b.t. de kwaliteit van de gedeclareerde materiaalstromen:...... Specifieke opmerkingen:...... Algemene evaluatie Op basis van de audit die naar best vermogen is uitgevoerd op de declaraties in het kader van de contractuele verbintenissen tussen de contractant en VAL-I-PAC kan gesteld worden dat: de declaraties een aannemelijke weergave zijn van de werkelijkheid er kan getwijfeld worden dat de declaraties een aannemelijke weergave zijn van de werkelijkheid ; verder onderzoek is nodig de declaraties geen aannemelijke weergave zijn van de werkelijkheid De auditor De contractant......
Checklist bij de controle materiaaldeclaratie Algemene vragen OK Niet OK N.R. 1. Thema s m.b.t. de herkomst van het materiaal 1.1. Is het verpakkingsafval Belgisch? 1.2. Hoeveelheden van klanten-ontpakkers die zelf hun terugnameplicht vervullen? 1.3. Zijn er leveranciers die contractanten zijn van VAL-I-PAC? 1.4. De industriële herkomst van het materiaal? 1.5. Worden er effectief verpakkingen weergegeven? 2. Thema s m.b.t. de bestemming van het materiaal 2.1. Bewijs van?recyclage 2.2. Bewijs van energetische valorisatie? 3. De jaarlijkse materiaaldeclaratie 3.1. Is de jaardeclaratie de correcte som van de maandelijkse declaraties? 3.2. Zijn alle gerecycleerde/gevaloriseerde verpakkingen weergegeven? 3.3. Is de opsplitsing van de gewichten volgens bestemming correct? 3.4. Is de informatie over de afnemers van kunststof correct? 4. De correcte toepassing van sorteerproeven 4.1. Werden de resultaten van sorteerproeven correct toegepast? 5. De kwaliteit van het gedeclareerde materiaal (visuele inspectie site) Specifieke vragen voor OK Niet OK N.R. 6. Recuperanten 6.1. Zijn de inkomende stromen gedeclareerd? 6.2. Zijn alle leveringen met eigen vrachtwagens opgehaald? 6.3. Kan voor elke individuele levering het bewijs geleverd worden? 7. Sorteercentra 7.1. Zijn de uitgaande stromen gedeclareerd? 7.2. Kan voor elk individueel transport het bewijs geleverd worden? 8. Ophalers 8.1. Kan voor elke individuele ophaling het bewijs geleverd worden?
VAL-I-PAC vzw/asbl Koningin Astridlaan, 59 bus/bte 11 Avenue Reine Astrid B-1780 Wemmel Tel 02/456.83.10 fax 02/456.83.20