Audit van declaraties van verpakkingsafval, batterijen & zaklampen in België

Transcriptie

1 Audit van declaraties van verpakkingsafval, batterijen & zaklampen in België Naar aanleiding van de steeds groeiende nuancering van FOST Plus-, VAL-I-PAC- en BEBAT-regels geeft deze bijdrage een overzicht van de ontwikkelingen in het kader van de audit van de declaraties aan deze organismen. Samengesteld door: Petra Boiy, Manager KPMG & Steven Callaars, Assistant Manager KPMG 1 Inleiding Vanuit boekhoudkundig standpunt, kunnen voorraden - en in het bijzonder afval - beschouwd worden als een donker groene post op de balans van een onderneming. Andere milieugevoelige posten zijn de behandeling van bodemverontreiniging onder de vaste activa en de eventuele noodzaak van provisies voor risico s en kosten. Afval vertegenwoordigt gewoonlijk een negatieve waarde op de balans en dient bijgevolg in kosten genomen te worden in het boekjaar waarin het afval tot stand kwam. Dit geldt zeker voor de meeste commerciële en/of industriële ondernemingen in de E.U. en dit als gevolg van recente wetgeving. Vanuit groepsniveau dient bijgevolg bijzondere aandacht te worden besteed aan de omzetting van de Europese wetgeving in de nationale wetgeving door de Lid-Staten. De volgende tekst geeft een beschrijving door een ervaren milieuauditor van het wettelijk kader, de positie van erkende organismen en in het bijzonder de audit van declaraties van FOST Plus, VAL-I-PAC en BEBAT. Voor de afvaldeclaraties dient een bijkomend onderscheid te worden gemaakt tussen verpakkingsafval van huishoudelijke oorsprong (en gelijkgesteld) enerzijds en verpakkingsafval van bedrijfsmatige oorsprong anderzijds. 2 Verpakkingsafval 2.1 Wettelijk kader Het oorspronkelijk wettelijk kader ligt vervat in de Europese Richtlijn 94/62/EG van 20 december 1994 betreffende verpakking en verpakkingsafval (PB L 365/10 van 31 december 1994). De omzetting van deze Richtlijn naar Belgisch recht door middel van het Interregionaal Samenwerkingsakkoord betreffende de preventie en het beheer van verpakkingsafval (ISA) (B.S., 5 maart 1997) is naar onze mening belangrijker binnen het kader van deze bijdrage. Hierna volgen enkele krachtlijnen van het ISA. 1 / 10

2 Het ISA is van toepassing in Vlaanderen, Brussel en Wallonië. Artikel 2 definieert bepaalde termen en maakt een onderscheid tussen verpakkingsafval van huishoudelijke oorsprong - waarvoor de wettelijke verplichtingen van kracht werden op 5 maart en verpakkingsafval van bedrijfsmatige oorsprong waarvoor de verplichtingen pas van kracht werden op 5 maart Gezien het feit dat de belangrijkste doelstellingen van het ISA de preventie, de terugname en de recyclage van verpakkingsafval zijn, werd een terugnameplicht ingevoerd ten laste van de verpakkingsverantwoordelijke : a) elke persoon die zijn producten heeft verpakt of heeft doen verpakken in België met het oog op of naar aanleiding van het op de Belgische markt brengen ervan; b) in het geval de producten die in België op de markt zijn gebracht, niet in België werden verpakt, de invoerder van de verpakte producten die deze goederen niet verbruikt; c) voor wat betreft verpakkingsafval van bedrijfsmatige oorsprong van producten die niet verpakt zijn door een persoon bedoeld in a), en die niet werden ingevoerd door een persoon bedoeld in b), diegene die de verpakte goederen verbruikt. Het beheer en de controle van overheidswege inzake verpakkingsafval worden uitgevoerd door de Interregionale Verpakkingscommissie (IVC). Sommige verpakkingsverantwoordelijken dienen een preventieplan (art. 4) op te maken. De belangrijkste verplichting is beschreven in het hoofdstuk betreffende het beheer van verpakkingsafval. Elke verpakkingsverantwoordelijke heeft een terugnameplicht (art. 6 e.v.) die hij ofwel individueel kan voldoen of die hij kan delegeren aan een erkend organisme. In elk geval moeten de voorgeschreven doelstellingen (= percentages) van terugname en recyclage van verpakkingsafval bereikt worden. Het ISA legt bovendien een informatieplicht (art. 17 e.v.) op aan de verpakkingsverantwoordelijken - zowel individuelen als erkende organismen - aan de Interregionale Verpakkingscommissie enerzijds en aan de consumenten anderzijds. 2.2 De positie van FOST Plus en VAL-I-PAC als erkende organismen Als voorafgaande opmerking wensen we de lezer er attent op te maken dat FOST Plus door de Interregionale Verpakkingscommissie in 2003 werd hererkend als erkend organisme en dit voor een periode van vijf jaar (derde erkenning). VAL-I-PAC werd als erkend organisme door de Interregionale verpakkingscommissie hererkend in 2001 en dit eveneens voor vijf jaar (tweede erkenning). 2 / 10

3 De beide erkende organismen vervullen de terugname- en informatieplicht van hun ledenverpakkingsverantwoordelijken betreffende de aantallen en de soorten verpakkingsafval die op de Belgische markt worden gebracht. Een belangrijke opmerking in deze is dat de organismen niet in de plaats treden van de verpakkingsverantwoordelijken; zodoende zijn het niet de organismen, maar de door het ISA bepaalde ondernemingen-verpakkingsverantwoordelijken die er op dienen toe te zien dat zij aan hun wettelijke verplichtingen voldaan hebben. Wij merken op dat de keuze tussen een aansluiting bij één van beide organismen niet vrij is; het hangt af van de aard van verpakkingsafval dat een onderneming op de Belgische markt brengt : FOST Plus is erkend voor alle primaire verpakkingsafval van huishoudelijke oorsprong en VAL- I-PAC voor alle verpakkingsafval van industriële oorsprong, dit is inclusief de secundaire en tertiaire verpakkingen van producten waarvan de primaire verpakking huishoudelijk is, (uitgezonderd de huishoudelijke multipacks). FOST Plus en VAL-I-PAC maakten een lijst op, goedgekeurd door de Interregionale Verpakkingscommissie, die voor een groot aantal twijfelgevallen de lijn uitzet tussen een primaire huishoudelijk en een primaire industriële verpakking. Oorspong van het afval Aard van de verpakking Primair Secundair Tertiair Multipacks Huishoudelijk Industrieel FOST Plus VAL-I-PAC 2.3 Audit van declaraties van FOST Plus- en VAL-I-PAC-leden De auditfinaliteit van FOST Plus- en VAL-I-PAC-declaraties is dat de organismen relatieve zekerheid willen verkrijgen m.b.t. de volledigheid en de juistheid van essentiële gegevens in de declaraties van hun leden, d.i. de onderliggende elementen op basis waarvan de financiële bijdragen berekend worden. Het voorwerp van de externe controle is de jaarlijkse declaratie van de hoeveelheden verpakkingsafval die op de Belgische markt werden gebracht. 3 / 10

4 Sinds het referentiejaar (= kalenderjaar) 1999 dient deze externe controle niet meer jaarlijks te worden uitgevoerd. Voor FOST Plus-declaraties werd de controlefrequentie bepaald aan de hand van het lidmaatschapsnummers (de facto een frequentie); voor VAL-I-PAC is de regel dat externe controle vereist is het eerste jaar van aansluiting, het derde jaar, het zesde jaar en vervolgens telkens om de drie jaar. FOST Plus en VAL-I-PAC behouden zich het recht voor om in de tussentijdse jaren zelf controles te organiseren. Beide organismen hebben eveneens voorzien in een regeling van vrijstelling van externe controle wanneer voldaan is aan bepaalde voorwaarden. De audit-vereisten en de interventie van de bedrijfsrevisor voor declaraties van de leden zijn geformaliseerd in twee Technische Nota s van het Institituut der Bedrijfsrevisoren. 2.4 Aandachtspunten voor de aangiften vanaf het referentiejaar 2002/2003 In dit hoofdstuk geven wij de lezer de belangrijkste wijzigingen en aandachtspunten voor de aangiften vanaf referentiejaar 2002/ Herbruikbare verpakkingen Vanaf het referentiejaar 2000 is elke verpakkingsverantwoordelijke verplicht om ook voor zijn herbruikbare verpakkingen aan FOST Plus en/of VAL-I-PAC exacte en gedetailleerde gegevens te declareren. In de praktijk betekent dit dat de herbruikbare verpakkingen vanaf referentiejaar 2000 op een identieke wijze als de eenmalige verpakkingen dienen te worden aangegeven. Het betreft hier een loutere informatieplicht, geen terugnameplicht. Drie voorwaarden dienen cumulatief vervuld te zijn, opdat een verpakking als herbruikbaar kan worden beschouwd; mutatis mutandis betekent dit dat wanneer niet alle drie de voorwaarden tegelijkertijd vervuld zijn, de verpakking als eenmalig dient te worden beschouwd (en als dusdanig gedeclareerd). Deze drie voorwaarden zijn : de verpakkingsverantwoordelijke en zijn klanten moeten bereid zijn om te werken met deze reeds gebruikte verpakkingen; de herbruikbare verpakkingen moeten voldoen aan alle technische eisen (kwaliteit, bescherming, ) om een minimum aantal keer opnieuw te kunnen worden gebruikt; er moet een systeem bestaan om de gebruikte verpakkingen opnieuw te gebruiken voor hetzelfde doel. 4 / 10

5 Het aantal te declareren herbruikbare verpakkingen moet op gelijkaardige wijze worden uitgedrukt als de eenmalige verpakkingen die de verpakkingsverantwoordelijke had moeten gebruiken in plaats van de herbruikbare verpakkingen; met andere woorden het aantal eenheden van deze herbruikbare verpakkingen vermenigvuldigd met het aantal uitgevoerde leveringen met dezelfde verpakking. In dit kader merken we ook op dat ook de verpakkingsverantwoordelijke type C (cfr. supra punt 2.1) de herbruikbare verpakkingen dient te declareren Vereenvoudigde aangifte FOST Plus kent een systeem van vereenvoudigde aangifte. Ondernemingen die zelf (dus niet b.v. hun gemandateerde leverancier) verpakkingsveranwoordelijke zijn en die een omzet hebben van minder van Euro (500 Mio BEF) kunnen van deze mogelijkheid gebruik maken. Tot en met referentiejaar 1999 diende de verpakkingsverantwoordelijke een aanvraag te richten tot FOST Plus om dergelijke vereenvoudigde aangifte te mogen doen. Vanaf heden is het voldoende de omzet te vermelden op het aangifteformulier. Wij geven hierbij de omzet die in beschouwing dient te worden genomen voor de grens van Euro : enkel de omzet, gerealiseerd op producten met huishoudelijke verpakkingen; omzet, gerealiseerd in België (dus niet de globale omzet, inclusief export); omzet voor producten waarvoor de onderneming zelf verpakkingsverantwoordelijke is (dus niet omzet gerealiseerd op b.v. producten aangekocht bij een Belgische leverancier, waarbij die leverancier en niet de betreffende onderneming verpakkingsverantwoordelijke is). Vanaf het referentiejaar 2004 werd de toeslag van 35 % aangerekend op de vereenvoudigde aangifte afgeschaft. Vanaf het referentiejaar 2005 werd het aantal productfamilies gereduceerd van 191 naar 63 en werd de lijst met mogelijke verpakkingselementen herleid van 22 tot 13. Vanaf referentiejaar 2001 kunnen leden van VAL-I-PAC met een aangifte kleiner dan 2 ton eenmalige verpakkingen hun aangifte via een vereenvoudigde procedure indienen. Deze vereenvoudigde aangifte gebeurt op erewoord, er is bijgevolg geen externe controle op deze aangiften vereist. Deze vereenvoudigde aangifte zal dan niet meer worden opgesteld op basis van het aantal en gewicht van de verpakkingen, maar zal worden opgesteld in functie van de omzetstijgingen of -dalingen in vergelijking met het referentiejaar waarvoor nog een gewone aangifte werd opgesteld. Deze procedure om de aangifte op te stellen in functie van de omzet kan gehanteerd blijven voor de volgende 4 jaren. Voor het vijfde jaar dient opnieuw een gewone aangifte te worden opgesteld op basis van de aantallen en gewichten van de verpakking. De hieraan gelieerde omzet is hierbij de basis voor de aangifte volgens de vereenvoudigde procedure voor de volgende 4 jaren. 5 / 10

6 De vereenvoudigde procedure blijft geldig gedurende vier jaar. Bij het opnieuw indienen van een gewone aangifte op basis van aantallen en gewichten, zal men bij een overstijging van 2 ton niet meer van het vereenvoudigde systeem gebruik kunnen maken. Mocht het tonnage echter boven de 5 ton uitstijgen binnen de termijn van vier jaar, dan zal de onderneming moeten overschakelen naar een volledige aangifte Overname van een aangifte door een buitenlandse onderneming FOST Plus laat onder bepaalde voorwaarden toe dat een buitenlandse onderneming de aangifteplicht overneemt van de Belgische verpakkingsverantwoordelijke. Deze mogelijkheid bestaat al langer, maar vanaf referentiejaar 2000 dienen een aantal bijkomende praktische aspecten te worden gerespecteerd. Zowel de buitenlandse leverancier als de Belgische verpakkingsverantwoordelijke dienen bijkomende gegevens over te maken Aangifte van seizoensartikelen bij FOST Plus Deze mogelijkheid is niet nieuw maar wij herhalen hierbij even de krachtlijnen ervan. Deze aangifte van seizoensartikelen gebeurt op dezelfde wijze als de vereenvoudigde aangifte aan FOST Plus, ongeacht de jaaromzet. Er zijn echter wel bijzondere modaliteiten van toepassing voor het gebruik van deze vereenvoudigde aangifte door distributeurs. de onderneming dient voor dergelijke aangifte een tweede lidmaatschapsnummer aan te vragen bij FOST Plus; de periode waarin de betreffende producten op de Belgische markt mogen worden gebracht, is beperkt tot 10 weken voor voedingsproducten en tot 20 weken voor nietvoedingsproducten; in de loop van het aangiftejaar dient de distributeur ten minste 14 dagen vóór het op de markt brengen van dergelijke producten, deze artikelen kenbaar te maken aan FOST Plus Loonverpakkers Een loonverpakker is een onderneming die in opdracht van een andere onderneming producten herverpakt, verpakt of ontpakt. De goederen zijn geen eigendom van de loonverpakker. Meerdere hypothesen zijn mogelijk, afhankelijk van het feit waar de opdrachtgever, de loonverpakker en de bestemmeling gevestigd zijn (binnen of buiten het Belgische grondgebied). Deze bijdrage heeft niet tot doel alle mogelijkheden in detail te bespreken, maar de auteurs wijzen er op dat zelfs indien een onderneming geen eigenaar wordt van bepaalde producten een loonverpakker als verpakkingsverantwoordelijke (type C ontpakker) dient te worden beschouwd in de zin van het ISA. VAL-I-PAC en FOST Plus bieden u verdere ondersteuning. 6 / 10

7 2.4.6 Sectoriële akkoorden Zowel FOST Plus als VAL-I-PAC hebben met een aantal industriële sectoren afspraken gemaakt om de aangifte op een vereenvoudigde manier in te dienen. Wij denken hierbij bijvoorbeeld aan postorderbedrijven, wijnen en sterke dranken, schoenen, Er werd eveneens duidelijk bepaald wie verpakkingsverantwoordelijke is voor welke verpakkingen in de sector van drukkerijen en uitgeverijen. 3 Batterijen 3.1 Wettelijk kader Het oorspronkelijk wettelijk kader voor de recyclage van batterijen in België zit vervat in de wet van 16 juli 1993 op de ecotaksen (B.S., 20 juli 1993), zoals herhaaldelijk gewijzigd. Ecotaksen zijn nu van toepassing op verpakkingen van dranken, wegwerpartikelen (b.v. fototoestellen), batterijen, verpakkingen die bepaalde industriële producten bevatten, bestrijdingsmiddelen en fytofarmaceutische producten, en papier. Op in verbruik gebrachte batterijen dient sinds januari 1996 een ecotaks van 0,5 EUR (20 BEF) te worden betaald aan de bevoegde fiscale administratie. In verbruik brengen in België betekent : de verkoop van batterijen in België aan kleinhandelaars via ondernemingen die een registratieverplichting hebben, behalve wanneer de ecotaks reeds werd betaald door de producent, de invoerder of de intracommunautaire verwerver. Een uitzondering op de ecotaks bestaat voor specifieke batterijen, gebruikt voor wetenschappelijke, industriële of medische doeleinden (b.v. batterijen voor hoorapparaten). Meer algemene uitzonderingen op de ecotaks zijn ons inziens de batterijen die worden teruggenomen aan een minimum statiegeld van 0,25 EUR (10 BEF) per batterij of binnen een recyclagesysteem. In het algemeen dient via dergelijk recyclagesysteem financiële inkomsten te worden vergaard door een bijdrage voor inzameling en recyclage van 0,12 EUR (5 BEF) per op de markt gebrachte batterij (K.B. van 16 april 1996, B.S., 10 mei 1996). Uiteraard dienen bepaalde - elk jaar stijgende - inzamelpercentages te worden bereikt; bovendien bestaan er technische recyclagevoorschriften. Vanaf 1 januari 2005 begint de toepassing van de inzamel- en recyclagebijdrage op zaklampen waarvan de inzameling van gebruikte zaklampen gestart is in juli Het bedrag ervan is 0,20 EUR excl. BTW ongeacht de samenstelling of gewicht. Hierdoor moet ieder persoon die zaklampen op de Belgische markt brengt, voldoen aan de bepalingen van de gewestelijke aanvaardingsplichten, op individuele of collectieve manier. De belangrijkste bedrijven die zaklampen op de markt brengen zijn deelnemer aan het BEBATsysteem, en daarom heeft BEBAT besloten de inzameling van deze producten te integreren in haar inzameling, en zo haar deelnemers toe te laten zich in regel te stellen met deze wetgeving. 7 / 10

8 3.2 Positie van BEBAT als recyclage -organisme BEBAT (BE lgian BAT teries) is een vereniging, opgericht door de Belgische batterij-industrie met het oog op de organisatie van de inzameling van gebruikte batterijen (en zaklampen), die door de BEBAT-deelnemers op de Belgische markt worden gebracht. Krachtens de toetredingsovereenkomst is de BEBAT-deelnemer verplicht het BEBAT-logo aan te brengen op de batterijen die hij in België in verbruik brengt. Elke maand dient de deelnemer een declaratie in te dienen van het aantal batterijen dat in de afgelopen maand in België in verbruik werd gebracht; de batterijen moeten per type ingedeeld worden volgens een door BEBAT uitgewerkte nomenclatuur. Het nomenclatuurnummer beginnend met A is voor de apart of los verkochte batterijen, met B is voor de ingebouwde of met een toestel verkochte batterijen en met F is voor de zaklampen. De maandelijkse declaratie moet worden ingediend binnen de 10 dagen na het einde van de maand waarop de declaratie betrekking heeft (b.v. vóór 10 februari jaar n over januari jaar n). Volgens de toetredingsovereenkomst tot BEBAT ontvangt de deelnemer binnen de 90 dagen na 31 december van elk jaar een overzicht van zijn maandelijkse declaraties. Dit document vormt, samen met de eventuele aan te brengen regularisaties, de definitieve declaratie. De deelnemers dienen hun conform verklaarde definitieve jaardeclaratie aan BEBAT over te maken vóór 31 maart van het jaar volgend op het referentiejaar (kalenderjaar). Deze definitieve declaratie dient tevens gecertificeerd te worden door een bedrijfsrevisor vóór 30 juni van het jaar volgend op het referentiejaar (kalenderjaar). 3.3 Audit van declaraties van BEBAT-deelnemers De auditvereisten en de interventie van de bedrijfsrevisor voor declaraties van BEBATdeelnemers is geformaliseerd in de Technische Nota Controle van de definitieve declaratie in het kader van BEBAT van het Instituut der Bedrijfsrevisoren (IBR), versie 19 februari 2003 met een addendum van 24 april Een gelijkaardige auditfinaliteit als voor verpakkingsafval bestaat voor BEBAT. De organisatie wil relatieve zekerheid verkrijgen over de volledigheid van het aantal batterijen dat op de Belgische markt wordt gebracht door haar deelnemers; het aantal op de Belgische markt gebrachte batterijen is immers het criterium voor de berekening van de bijdragen. Het voorwerp van de controle en van het auditverslag is de definitieve verklaring van het aantal op de Belgische markt gebrachte batterijen. De recyclagebijdrage die wordt doorgerekend aan de consument bedraagt echter 0,12 EUR (5 BEF) per batterij waarvan 0,025 EUR (1 BEF) (degressief) de kosten moet dekken van de deelnemer (b.v. het aanbrengen van het logo op de batterijen). De controle bestaat vooreerst uit de aansluiting van de gegevens van de definitieve declaratie en de maandelijkse declaraties. 8 / 10

9 Voor de controle van het batterijtype wordt auditzekerheid verkregen door de aansluiting te maken tussen het nomenclatuurnummer 1 en de karakteristieken van de batterijen (o.a. samenstelling, formaat, gewicht, opdruk, ). Voor de controle van het aantal batterijen op de Belgische markt gebracht, wordt auditzekerheid verkregen via een analyse van het interne controlesysteem van de BEBAT-deelnemer en door de aantallen vermeld in de declaratie aan te sluiten met verkoopstatistieken. Wij merken op dat alle batterijen die het BEBAT-Logo dragen, dienen te worden gedeclareerd, ook diegene die worden geëxporteerd 2 (afwijking van het principe van Belgische markt cfr. aparte kolom voorzien op de declaratie). Wij merken bovendien op dat als datum waarop de batterijen in verbruik gebracht zijn, de toetredingsovereenkomst de datum van facturatie aan een derde vermeldt. Indien de deelnemer optreedt als detaillant of als eindverkoper, met het oog op de verkoop van de batterijen zonder dat hiervoor een factuur vereist is, is de datum van het in verbruik brengen de datum waarop deze deelnemer de batterijen aankoopt. De overeenkomst tussen BEBAT en zijn deelnemers bepaalt dat de definitieve declaratie dient te worden gecertificeerd door een bedrijfsrevisor. Door de toepassing van het principe van eenheid van controle zal de commissaris, aangesteld voor de controle van de jaarrekening, eveneens certificeren inzake de controle van de BEBAT-declaratie. Wanneer geen commissaris is aangesteld, is het management van de BEBAT-deelnemer vrij een bedrijfsrevisor te kiezen voor de uitvoering van deze speciale opdracht. Het verslag van de bedrijfsrevisor is een bijzonder verslag betreffende de resultaten van de auditwerkzaamheden, meer bepaald m.b.t. de volledigheid van de aantallen batterijen die tijdens het boekjaar op de Belgische markt werden gebracht. Er wordt het management van de BEBAT-deelnemer gevraagd een exemplaar van dit auditverslag toe te sturen aan de Onafhankelijke Administratieve Organisatie. In tegenstelling tot de controlefrequentie inzake verpakkingsafval, dient de BEBAT-declaratie jaarlijks te worden gecertificeerd. 1 De door BEBAT opgemaakte nomenclatuur werd gewijzigd met verplichte ingang van 1 januari 2004, met reeds mogelijkheid van toepassing van de nieuwe regels vanaf de maandaangifte oktober De nieuwe nomenclatuur maakt een onderscheid tussen losse batterijen (A-type) en batterijen geleverd bij of in apparaten (B-type). 2 BEBAT voert vanaf 1 januari 2004 (eveneens met mogelijkheid reeds vanaf oktober 2003) een vereenvoudiging in inzake stickering/declaratie van B-batterijen voor ondernemingen voor wie het niet eenvoudig is aparte stocks bij te houden of het onderscheid te maken tussen wel en niet te stickeren producten met batterijen. De uitzondering moet door de betreffende onderneming voorafgaand aan BEBAT aangevraagd worden; er dient een bijlage bij de bestaande toetredingsovereenkomst opgemaakt te worden. 9 / 10

10 4 Conclusie Naar aanleiding van het steeds strenger en uitgebreider worden van de (Europese) wetgeving met betrekking tot milieu in het algemeen en verpakkingsafval en batterijen, kan de ondernemer niet meer zonder gespecialiseerde mensen, die perfect op de hoogte zijn van de praktische implicaties hiervan op de onderneming. Voor meer informatie met betrekking tot deze bijdrage verwijzen wij naar de websites van de verschillende erkende organismen en van het IBR : / 10