Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Managementplan DG algemene diensten Raadgevend comité van 24 oktober 2012 Véronique Berthot - DG Algemene diensten
SD 1: Een steeds veiliger voedselketen
OD 1.1 : De pejoratieve term «malus» wordt niet langer gebruikt en de malus wordt verrekend in de basisjaarheffing voor operatoren zonder gecertificeerd autocontrolesysteem (ACS) Ook de verdeling van het bedrag over de sectoren wordt opnieuw bekeken Uiterlijk 31/12/2012 wordt een KB tot wijziging van het huidige besluit inzake de heffingen gepubliceerd dat voor 31/12/2013 zal worden bevestigd bij middel van een wet
SD 2: Een agentschap aanvaard door de operatoren en erkend door de samenleving en door de consumenten in het bijzonder
OD 2.1: Bij middel van gerichte controles de juistheid van de aangiften van de operatoren verbeteren Jaarlijkse KPI vanaf 2012 : controle van 10 % van de stilzwijgende operatoren Jaarlijkse KPI vanaf 2012: controle van 100 % van de operatoren die verklaren geen FAVV-activiteiten te hebben maar wel over een gevalideerd ACS beschikken Jaarlijkse KPI vanaf 2012: controle van 100 % van de operatoren die een bonus krijgen maar vorig jaar geen aangifteformulier hebben gekregen.
OD 2.2: Foodweb wordt de enige toegangspoort voor de operatoren. Voor de campagne van 2012 gebruiken de operatoren Foodweb om toegang te krijgen tot de applicatie voor de FAVV-aangifte Gerealiseerd
OD 2.3 Ontwikkeling van een nieuwe en unieke design voor de Foodwebapplicatie Thans zijn er 2 verschillende designs voor Foodweb en FAVVFIN Tegen eind 2012 : uitvoering van een ergo-design studie om de «look and feel» van FOODWEB te verbeteren De webdesign is aangepast tegen de heffingcampagne 2014
OD 2.4: In samenwerking met FEDICT een studie uitvoeren met het oog op een makkelijker toegang tot FOODWEB via e-id Tegen heffingcampagne 2015 : alleen nog e-id gebruiken om toegang te krijgen tot FOODWEB
OD 2.5: Betaaltermijn voor facturen van leveranciers verkorten Maandelijkse monitoring, rappels voor het einde van de termijn van 30 dagen KPI 85% van de facturen zijn binnen 30 dagen na ontvangst betaald KPI 99% van de facturen zijn 50 dagen na ontvangst betaald.
OD 2.6 Betaaltermijn voor vacatiegelden aan dierenartsen verkorten door automatisering van het uitbetalingsproces KPI vanaf 30/04/2013 worden ten minste 90% van de vacaties automatisch ingegeven en afgehandeld KPI vanaf 30/04/2013 worden 100% van de vacaties die in orde zijn uitbetaald binnen 10 dagen na ontvangst van de bestanden van DGZ en ARSIA
OD 2.7: De kwaliteit van de gegevens voor de facturen van de FONDSEN verbeteren om het klachtenpercentage te doen dalen KPI 2013 (campagne 2012) en 2014 (campagne 2013): gemiddeld klachten over niet meer dan 3% van de verzonden facturen. KPI 2012 (campagne 2011): 10% verwezenlijkt : 4,63%
OD2.8 : Keuringstarieven aanpassen als gevolg van een efficiëntere inzet van de DMO in de slachthuizen. Definitieve methodologie vastleggen tegen eind december 2012 (DGC) Aanpassing van de retributies voorstellen tegen 31 maart 2013. KB retributies aanpassen tegen 31maart 2014.
OD2.9: Een nieuwe applicatie ontwikkelen voor het verwerken van de administratieve boetes Tegen eind 2012 de nieuwe applicatie in gebruik nemen Tegen eind 2014 de interfaces met andere applicaties in gebruik nemen Tegen eind 2014 een aantal procedures automatiseren
OD2.10: Aan de interne klanten een dienst of product leveren die/dat aan de verwachtingen voldoet, met inachtneming van de afgesproken termijn SLA s uitwerken voor alle bestellingen waarvoor een lastenboek moet worden opgemaakt KPI : er wordt een SLA uitgewerkt voor 100% van de bestellingen waarvoor een lastenboek moet worden opgemaakt KPI : in 2012 : de in de SLA vastgelegde termijnen worden in ten minste 60 % van de gevallen nageleefd KPI : in 2013 en 2014 : de vastgelegde termijnen worden in 70 % van de gevallen nageleefd
OD2.11: Komen tot een geïntegreerd afvalbeheer in de PCE s Tegen begin april 2013 een lastenboek voor een algemene offerteaanvraag publiceren Tegen begin oktober 2013 de opdracht gunnen Tegen eind 2013 het nieuwe beheer in de verschillende PCE s implementeren
OD2.12: Geleidelijke outsourcing van schoonmaaktaken in het FSC Schoonmakers(schoonmaaksters) die het FAVV verlaten of van functie veranderen vervangen door een extern bedrijf Tegen eind september 2012: een lastenboek publiceren Tegen half februari 2013: de opdracht gunnen Tegen begin april 2013: de uitvoering van de opdracht starten
OD2.13 : LEAN-methode uitbreiden naar alle afdelingen van de algemene diensten 2011-2012 : Financiering Juridische dienst P&O 2013 : ICT Logistiek 2014 : Budget en beheerscontrole KPI fin >80% van de vragen of klachten van de operatoren worden binnen de15 dagen afgehandeld
SD 3: Administratieve vereenvoudiging
OD 3.1: Het voorontwerp van voedingswet waarbij 8 wetten en een besluitwet bij elkaar worden gevoegd wordt vanaf 2013 behandeld in het parlement Tegen eind september 2013 zou de wet in het Staatsblad gepubliceerd moeten zijn
OD3.2: Ontwikkeling binnen FOODWEB van een interface aangifte heffing die interactief is met de gegevens in BOOD Tegen aangiftecampagne 2015 vullen de operatoren geen aangifteformulier meer in maar valideren zij hun in BOOD opgenomen gegevens die dan zullen worden gebruikt om de jaarlijkse heffing te factureren
SD 5: Een ambitieus informaticaplan
De informatica-afdeling van het agentschap moet snel nieuwe oplossingen aanleveren of de bestaande aanpassen en daarbij toezien op de kwaliteit van de dienstverlening; dat alles tegen een redelijke kostprijs en met inachtneming van de goede methoden op het stuk van beveiliging De afdeling ontwikkelt met het oog daarop een organisatievorm, methodologïeën en verwerkingsprocessen die eenvormig zijn en afgestemd op die van haar klanten.
De huidige informaticastructuur van het FAVV ziet eruit als volgt : KBO FINFOOD SANITEL BOOD Financiering FOODLIMS (dieren) BELTRACE (slachthuizen) Operatoren FOODWEB Publiek. : erk-toel-reg. Privé : resultaten Analyses FOODNET Inspecties
Er wordt niet alleen energie gestopt in de gewone maintenance maar er zullen ook bijzondere inspanningen worden gedaan met betrekking tot de volgende applicaties en projecten : Datawarehouse, Dynamo ( dynamische checklists), ABAA (administratieve boetes), FOODWEB, NARVAL ( beheer van normen en actiegrenzen), RAB (activiteitenbomen), FINFOOD ( nieuwe factureerapplicatie), BECERT (afgifte van digitale certificaten), LAREX ( elektronische uitwisseling van labresultaten tussen het FAVV en de externe laboratoria + centrale databank met alle resultaten),
OD5.1: Een DMS beschikbaar stellen dat zo goed mogelijk beantwoordt aan de huidige en toekomstige noden van het FAVV Tegen eind mei 2013 is de DMS-oplossing geïnstalleerd en in de bestaande infrastructuur geïntegreerd. OD5.2: Een nieuwe referentie-informatica-architectuur vastleggen en implementeren Tegen eind 2013 migratie van de bestaande architectuur naar de referentiearchitectuur.
OD5.3: Een nieuwe methodologie vastleggen voor de werking van het PMO Tegen eind 2012 is een nieuwe methodologie gevalideerd en geïmplementeerd OD5.4: Het projectbeheer en de projectportefeuille optimaliseren Tegen oktober 2013 is een nieuwe methodologie gevalideerd en geïmplementeerd KPI : op 85% van de vergaderingen van de ICT programmadirectie ( met het minidircom) wordt de strategische planning geactualiseerd en toegelicht KPI : voor 100% van de projecten die van start gaan bestaat een business case.
OD5.5: en OD5.6 : Informaticasystemen updaten 5.5 : Tegen eind juni 2013, migratie van de pc s en laptops van de gebruikers naar Windows 7 5.6 : Tegen eind september 2013, migratie van Exchange 2003 naar een nieuwe e-mailoplossing
OD5.7: Beheer outsourcing verbeteren Tegen eind oktober 2012 tools ontwikkelen om te helpen bij beslissing om al dan niet te outsourcen Tegen eind oktober 2012 een checklist aanmaken voor het opstellen van lastenboeken voor outsourcing Tegen eind 2013 een methodologie ontwikkelen om uitbestede opdrachten te beheren
OD5.8: Moderne (tele)communicatiediensten beschikbaar stellen Tegen eind 2012, WI-FI-bereik in het FSC in de kantoren van de DG s en de vergaderzalen en vervolgens uitbouwen in de laboratoria en de PCE s Tegen eind maart 2013 tablet-pc s en smartphones integreren in Group ware Tegen eind augustus 2013 videoconferentie installeren in de verschillende vestigingen van het FAVV
SD 8: Autocontrole in de voedselketen uitbreiden
OD8.1 : Tegen begin maart 2012 concrete voorstellen uitwerken en voorleggen aan het kabinet Gerealiseerd op 27 februari 2012 OD8.2 : Overgang naar één enkel tarief voor de door onze personeelsleden uitgevoerde audits ter validatie van ACS Een KB tot wijzigingen van het huidige KB retributies wordt uiterlijk op 31/12/2012 gepubliceerd
SD 9 : Een modern human resourcesmanagement
OD9.1: De ontwikkelcirkels nieuw leven inblazen Voor eind december 2012 een «refresh» opleiding organiseren voor de functionele chefs Voor eind 2012 en vervolgens elk jaar een opleiding organiseren voor de nieuwe functionele chefs Tegen eind september 2012 voor de functionele chefs interessante rapporten (opleidingen, afwezigheden, ) beschikbaar stellen
Tegen eind 2013 een methodologie implementeren om de noden aan opleiding die blijken uit de gesprekken te doen doorstromen naar het globale opleidingsplan KPI s vaststellen : tegen 31/12/2012 :100% heeft een gesprek gehad in 2011 of 2012 ; tegen 31/12/2013 :100% heeft een evaluatiegesprek gehad in 2012 of 2013 en dan vanaf 2014 : de frequentie waarmee gesprekken plaatsvinden wordt nageleefd voor 100% van de personeelsleden. Om daartoe te komen : elke maand het % bekijken en rappels versturen vanaf oktober.
OD9.2: Nieuw talent aantrekken via snellere en efficiëntere selectieprocedures Aan het management een nieuwe boordtabel beschikbaar stellen met voor elke stap de vastgelegde termijn en vanaf 2013 kan een KPI worden vastgelegd. KPI : % binnen de termijnen uitgevoerde stappen Tegen eind 2012, identificatie van de kritieke functies
OD9.3: Nieuw talent aantrekken door actief te communiceren deelnemen aan een aantal job- en vakbeurzen of tentoonstellingen om ons imago als aantrekkelijke werkgever te versterken en jong talent ertoe aan te zetten bij ons te komen werken : KPI ten minste 2 activiteiten per jaar partnerschap tot stand brengen met universiteiten en hogescholen, met name voor de opvang van potentiële stagiairs-sollicitanten : KPI ten minste 2 stagiairs per jaar op vacante betrekkingen die moeilijk kunnen worden ingevuld tegen 31/12/2012 materiaal voor aanwerving maken (posters ) voor de stand van het FAVV op vakbeurzen en tentoonstellingen
OD9.4: Competentieontwikkeling Een ambitieus opleidingsbeleid voortzetten dat wordt weergegeven in een globaal jaaropleidingsplan (GOP). Het GOP moet voor 31 december 2012 van het jaar voordien gevalideerd zijn. tegen eind 2014 een opleidingstraject uitwerken voor alle toekomstige middle managers tegen eind 2013 een traject voor «high potentials» uitwerken
OD9.5: Afhandeltermijn personeelsdossiers verkorten : KPI : voor 90% van de binnen de wettelijke termijn ingediende aanvragen is niet later dan 12 werkdagen voor de inwerkingtreding een ontwerpantwoord klaar KPI : voor 90% van de aanvragen die buiten de wettelijke termijn zijn ingediend of waarvoor geen wettelijke termijn geldt is het ontwerpantwoord niet later dan 12 werkdagen voor de inwerkingtreding of binnen 10 werkdagen na de aanvraag klaar
OD9.6: Invoering van oude loopbaangegevens van de personeelsleden in Capelo ( pensioenen) KPI : eind 2012 : de gegevens zijn ingevoerd voor 100% van de personeelsleden die voor 2013 hun pensioen hebben aangevraagd of die de leeftijd van 60 jaar hebben bereikt op 31/12/2012 KPI : eind 2015 : de gegevens zijn ingevoerd voor 100% van de personeelsleden
OD9.7: Geleidelijke overgang van fix naar flex Tegen eind 2012 een dienstnota publiceren waarin de voor een vlotte organisatie van telewerk onontbeerlijke voorwaarden nader worden vastgelegd.
OD9.8: Toezien op de instandhouding van het in 2010 opgerichte netwerk van P&O-directeurs van de ION. KPI : ten minste 4 vergaderingen per jaar organiseren.
OD9.9: Aankoop en implementering van een FMISapplicatie voor een efficiënt en professioneel verloop van het facility mananagement process Tegen eind 2012 : de applicatie is aangekocht Tegen eind 2013 : de applicatie is geïmplementeerd
OD9.10: Re-engineering FINFOOD ( factureerapplicatie) Tegen eind fin 2014 wordt een nieuwe FINFOOD-applicatie in gebruik genomen
OD9.11: Voorzien in één enkele dienst voor verhuur en onderhoud van werkkledij voor controleurs, laboranten, technische medewerkers Tegen eind januari 2014 : lastenboek opmaken Tegen half september 2014 : opdracht gunnen Tegen eind oktober 2014 : nieuw systeem opstarten
OD 9.12: Interne mobiliteit en onderlinge uitwisseling van collega s versterken. Vooral voor niveaus A tussen de centrale diensten en de buitendiensten om de ervaring van elkeen te vergroten. Tegen eind 2012, is een ontwerp van nota aan het directiecomité voorgelegd