Eindverslag Commissie Met het Oog op Morgen augustus 2010 Oprichting en doelstelling Op de discussiediners gehouden in het voorjaar van 2009 hebben NUVO-leden tal van punten aangedragen ter verbetering en versterking van de NUVO. Het bestuur heeft in haar vergadering van 24 juni 2009 besloten om een Commissie Met het Oog op Morgen in te stellen die tot taak krijgt uitvoering te geven aan de door de leden aangedragen punten en te zorgen dat de NUVO weer gaat leven bij opticiens in Nederland en bij leden in het bijzonder. Alle leden moeten zich thuis voelen bij de NUVO. Samenstelling De commissie bestaat uit bij aanvang uit de penningmeester Jo Wijnen en bestuurslid Ronald Renaud die tevens voorzitter van deze commissie wordt. Vanuit het verenigingssecretariaat wordt de commissie ondersteund door Myrthe Blazís en Brigitte Wieman. In september 2009 wijzigt, wegens vertrek van de heer Wijnen, de samenstelling van de commissie. De heer Wijnen wordt vervangen door twee niet-bestuursleden, te weten Michael Beeks, Beeks Opticiens en Rob Tokkie, Brilservice. Werkwijze De commissie is vijf keer in vergadering bijeengeweest. Tijdens deze vergaderingen werd gebrainstormd over activiteiten die ingezet konden worden om de doelstelling van de commissie te realiseren. De uitvoering van de activiteiten werd in handen gelegd van het verenigingsbureau waarna in de vergadering de voortgang werd beoordeeld. Eenmalig heeft de commissie, op verzoek van het bestuur, het bestuur geadviseerd over de te ondernemen stappen bij de schorsing van Specsavers. Afronding Na een jaar van activiteiten is de commissie van mening dat zij haar taak vervuld heeft. Tal van activiteiten zijn in gang gezet om de leden meer te betrekken bij de vereniging. Met dit eindverslag wenst de commissie verantwoording af te leggen aan het bestuur en aan de NUVO-leden. Tevens bevat dit verslag een aantal aanbevelingen aan het bestuur om ook in de toekomst de band met de leden nog verder te verbeteren. Activiteiten van de commissie De Commissie met het Oog op morgen heeft in het afgelopen jaar beoogd met de volgende activiteiten de band met leden te versterken en de NUVO weer te laten leven bij opticiens in Nederland en bij leden in het bijzonder. Deze activiteiten zijn onderverdeeld in de volgende categorieën: 1. Meer persoonlijk contact met en aandacht voor leden; 2. Leden meer betrekken bij de totstandkoming van NUVO-standpunten; 3. Leden duidelijker informeren over de standpunten en activiteiten van de NUVO; 4. Nieuwe leden werven om de representativiteit van de NUVO te vergroten. 1
Ad 1 Meer persoonlijk contact met en aandacht voor leden De commissie is van mening dat het loont om meer persoonlijk contact te hebben met leden. Juist in dit contact kan goed overgebracht worden wat de NUVO voor de branche en haar leden doet en hoe een optiekondernemer hier ook individueel van kan profiteren. Gezien de grootte van de bureauorganisatie kiest de commissie bewust niet voor een werkwijze waarbij doorlopend individuele bedrijfsbezoeken worden afgelegd, maar met name voor manieren om direct veel leden te treffen. a. Aantrekkelijke NUVO-bijeenkomsten organiseren De discussiediners zijn een goed middel gebleken om met meerdere leden tegelijk in gesprek te komen. Daarom heeft de commissie ook in 2010 deze diners weer georganiseerd. De commissie is van mening dat de diners een opzet moeten hebben waarbij leden kennis kunnen vergaren die hun direct tot nut is en waarbij optiekondernemers onderling ervaringen kunnen uitwisselen. In 2010 vinden de diners plaats op 31 augustus, 8 september en 14 september. Onderwerpen op deze diners zijn: de nieuwe fiscale wetgeving voor optiekondernemers, sturen op cijfers en een korte introductie van de nieuwe NUVO-website. Nieuw is dat de leden dit jaar een introducé kunnen meenemen: een optiekondernemer die nog niet lid is van de NUVO. Verder heeft de commissie in 2009 een aanvullend programma bij de ALV georganiseerd om de opkomst op de ALV te verhogen, het Zorgverzekeraarsdebat. Voorafgaand aan de ALV 2010 wordt een interactieve lezing georganiseerd over innovatie in de optiekbranche, in het bijzonder de nieuwe media. De kansen en bedreigingen voor optiekondernemers worden geschetst en concrete middelen worden aangereikt waar ondernemers de volgende dag, of zelfs nog op de bijeenkomst zelf nog mee aan de slag kunnen. b. Bestuur on Tour De commissie vindt dat bestuursleden een grote rol kunnen spelen bij het laten leven van de NUVO onder opticiens. De bestuurders zijn net als de leden optiekondernemer en kunnen goed uitdragen dat de NUVO een vereniging van en voor optiekondernemers is. Een bestuur dat langs gaat bij de leden moet er mede voor zorgen dat leden makkelijker contact zoeken met bestuursleden om een probleem of standpunt kenbaar te maken. Inmiddels zijn de eerste bezoeken van een viertal bestuurders gepland. Een kort verslag van deze bezoeken wordt gepubliceerd in Oculus. c. NUVO op optiekevenementen Ook het aanwezig zijn met een stand op optiekevenementen biedt de NUVO de mogelijkheid om met een relatief beperkte tijdsinspanning veel leden te spreken. Belangrijk is dat er bij elk evenement iets aantrekkelijks geboden kan worden om leden, maar ook potentiële leden te bewegen naar de stand te komen. De NUVO heeft in het voorjaar 2010 met een stand op de Centrop-Sales gestaan. Op deze beurs hebben 180 leden de NUVO-stand bezocht voor het ophalen van de gevulde NUVO-tas en een praatje. Het was de bedoeling om in het najaar op de NOB met een stand te staan, maar deze beurs is afgelast. Ook het NCC is een evenement waar de NUVO zijn opwachting moet maken. Het brengt veel contactlensspecialisten, waaronder ook veel optiekondernemers, bijeen. De NUVO zou met een stand op het NCC 2012 aanwezig kunnen zijn en of een lezing kunnen verzorgen. d. Persaandacht voor zelfstandige opticiens Grote optiekbedrijven hebben vaak een actief mediabeleid waarbij persberichten over nieuwe ontwikkelingen bij deze bedrijven worden verzonden. Ontwikkelingen bij individuele zelfstandige opticiens worden door deze bedrijven minder vaak tot nieuws gemaakt en minder gepubliceerd. De Oculus-redactie speurt nu meer naar nieuwe ontwikkelingen bij zelfstandige bedrijven en maakt hier nieuwsberichten dan wel artikelen van in Oculus. 2
Ad 2 Leden meer betrekken bij de totstandkoming van NUVO-standpunten a. Segmentstructuur De commissie meent dat de indeling van leden in segmenten als basis voor de zetelverdeling in het bestuur (kleinbedrijf 3 zetels, middenbedrijf 4 zetels en grootbedrijf 2 zetels) goed werkt. Ook het feit dat bestuurders direct door hun segment worden gekozen werkt goed. De functie van de segmentbesturen heeft echter in de afgelopen jaren in de praktijk weinig kunnen bijdragen aan het thuis voelen van de leden bij de vereniging. De bestuurslaag werd meer gezien als een bureaucratische hobbel. De commissie heeft hierover overleg gevoerd met de segmentbesturen op 20 oktober 2009. Veel van de leden van de segmentbesturen zijn ook lid van het bestuur. Om leden zich thuis te laten voelen bij de vereniging is het van belang dat leden het gevoel hebben dat zij vertegenwoordigd worden door mensen in wie zij vertrouwen hebben en die zij kunnen benaderen indien nodig. De bestuursleden worden duidelijk als vertegenwoordigers van de segmenten gekozen. De commissie en de segmentbestuurders waren het er over eens dat bestuursleden de rol van vertegenwoordiger/spreekbuis van de branche goed (kunnen) vervullen en dat de segmentbesturen opgeheven kunnen worden. Bestuurders moeten daarvoor wel goed zichtbaar en benaderbaar zijn. Voor de bestuursleden zijn aparte NUVO e-mailadressen aangemaakt. Deze zijn op een speciale pagina in het mei-nummer van Oculus onder de aandacht gebracht. Ook op de website en in de Optiekwijzer zijn deze gegevens terug te vinden. b. Inspraak Leden moeten meer betrokken worden bij de totstandkoming van het NUVO-beleid. De commissie heeft hiertoe gebruik gemaakt van enquêtes. Tevens heeft zij geadviseerd vaker (tijdelijke) commissies in te zetten en op de Algemene Ledenvergaderingen meer tijd in te ruimen voor discussie. Juist bij belangrijke onderwerpen moeten leden meer betrokken worden bij de standpuntbepaling. Eén van deze onderwerpen is zorgverzekeraars. In 2009 is een enquête gehouden onder de leden over wat de NUVO moet doen op het terrein van zorgverzekeraars. De commissie heeft op 26 oktober een Zorgverzekeraarsdebat georganiseerd onder leiding van Astrid Joosten over de zeer uiteenlopende meningen van leden hierover. Op basis van de enquête en het debat heeft het NUVO-bestuur haar zorgverzekeraarsbeleid opnieuw vastgesteld. Ook over de HBA-bestemmingsheffing zijn in een enquête de meningen gepeild. Een ander belangrijk onderwerp voor leden is onderwijs. Om de onderwijsdoelstelling voor 2010, te weten het krijgen van een duidelijk beeld van de kwaliteit van het huidige optiekonderwijs, te realiseren is een tijdelijke Onderwijscommissie samengesteld uit leden van de diverse segmenten. Vanuit deze commissie zal ook de opzet van een nieuw meldpunt onderwijs worden begeleid. Ad 3 Leden duidelijker informeren over de standpunten en activiteiten van de NUVO a. (Nieuwe) leden beter wegwijs maken binnen de NUVO Veel leden halen niet het volledige voordeel uit hun lidmaatschap. Zij weten onvoldoende waar zij allemaal gebruik van kunnen maken en hoe zij invloed uit kunnen oefenen op het beleid van de vereniging. Ingesteld is dat nieuwe leden na een aantal maanden lidmaatschap worden gebeld met de vraag of zij al gebruik maken van de voordelen van het lidmaatschap en of zij de weg binnen de NUVO al weten te vinden. Uit oogpunt van efficiency en is gekozen om telefonisch contact te zoeken en niet persoonlijk deze leden te bezoeken. Daarnaast zal tijdens de discussiediners aandacht worden besteed aan de nieuwe website. Hierbij wordt getoond welke informatie op de website te vinden is. 3
b. NUVO-standpunten en voortgang op dossiers op website en in Oculus beter zichtbaar maken De commissie stelt dat op de huidige website en in Oculus te weinig informatie beschikbaar is over de activiteiten van de NUVO. Wel zijn er veel modeldocumenten voor ondernemers te vinden, maar het is bijvoorbeeld niet mogelijk om via de website te achterhalen wat de actuele vorderingen zijn op het gebied van titelbescherming en beïnvloeding van het onderwijs. De nieuwe website gaat hier verandering in brengen en is in de ogen van de commissieleden een zeer belangrijk communicatiemiddel met de leden. Ook zijn in Oculus artikelen over deze belangrijke NUVO onderwerpen geïnitieerd zoals het overzicht van de titelbeschermingsactiviteiten in juli/augustus nummer van 2010. Verder staat vanaf dit nummer ook het NUVO-logo op de cover om voor iedereen duidelijk te maken dat dit een NUVO-uitgave is. c. In gesprek met inkoopverenigingen Naast lid van de NUVO zijn ook veel zelfstandige optiekondernemers ook aangesloten bij een inkooporganisatie. Ook deze verenigingen voeren overleg met hun leden en informeren hun leden. De commissie heeft het initiatief genomen om met vertegenwoordigers van Het Centrop en de Optitrade Retailgroep bijeen te komen op 15 september 2009 om deze organisaties beter te informeren over de NUVO-activiteiten en om te kijken op welke terreinen samenwerking wenselijk is. Inmiddels wordt het overleg door het NUVO-bestuur met beide organisaties apart gevoerd en heeft het een regulier karakter gekregen. Ad 4 Leden werven om representativiteit van de NUVO te vergroten a. Wervingsacties nieuwe leden Niet-leden kunnen dit jaar als introducé van een NUVO-lid deelnemen aan de discussiediners. In de loop van 2011 worden niet-leden ook benaderd met het aanbod om een week lang toegang te krijgen tot het gesloten gedeelte van de NUVO-website. Ondernemers die hiervan gebruik maken worden uitgenodigd op een NUVO-kennismakingsdiner. In 2011 zal tevens een actie starten waarbij bestaande leden nieuwe leden kunnen aandragen en daardoor gratis kunnen deelnemen aan een cursus van de NUVO Academie. Verder is de folder over de NUVO die te gebruiken is voor werving aangepast. b. Startende optiekondernemers bekend maken met de NUVOdoor mentoren + in academie Samen met oud-nuvo-bestuurder Jo Wijnen is een mentorprogramma vormgegeven. Startende optiekondernemers kunnen een beroep doen op de begeleiding van zo n mentor. Hierbij is duidelijk rekening gehouden dat een mentor zich niet mengt in zaken de directe commerciële activiteiten maar meer adviseert over de interne bedrijfsvoering. Verder is er binnen de NUVO Academie een cursus opgestart voor startende ondernemers. Deze cursus is voor het eerst gehouden in juni 2010. Aanbevelingen aan het bestuur Op basis van haar ervaringen wenst de commissie de volgende adviezen aan het bestuur uit te brengen. 1. Probeer als vereniging het aantal momenten van persoonlijk contact met leden te vergroten door zichtbaar en aanspreekbaar aanwezig te zijn op optiekevenementen, door ook bestuursleden een aantal leden in hun bedrijf te laten bezoeken en door zelf informatieve bijeenkomsten voor leden door het land te organiseren zoals de discussiediners. 4
2. Zorg dat ook minder zichtbare ontwikkelingen bij zelfstandige opticiens voldoende aandacht krijgen in Oculus. Dit vereist meer investering van de redactie in het zoeken van nieuws bij zelfstandige opticiens. 3. Behoud de segmentindeling, maar schrap de segmentbesturen en vergaderingen in de verenigingsstructuur. Leden van een segment moeten wel te allen tijde de mogelijkheid behouden, ook tijdens een ALV, om apart te gaan en een standpunt te bespreken. Leden van het segment in het bestuur moeten zich duidelijk presenteren als de spreekbuis van het segment en moeten goed benaderbaar zijn voor de leden van hun segment. Zorg voor een duidelijke communicatie met leden waarom deze stap wordt genomen, bijvoorbeeld door een artikel in Oculus. 4. Betrek de leden meer bij het bepalen van beleid door middel van enquêtes, (tijdelijke) commissies, inspraakbijeenkomsten dan wel een meldpunt. Zeker de gevoelige onderwerpen in de branche moeten openlijk worden bediscussieerd, waarna het bestuur een duidelijk standpunt moet innemen. Na zorgverzekeraars is het nu van belang om veel aandacht te besteden aan onderwijs. 5. Besteed als vereniging meer aandacht aan het wegwijs maken van leden binnen de vereniging en aan het informeren van de leden over de NUVO-activiteiten. Maak hierbij goed gebruik van de mogelijkheden die internet biedt en benader nieuwe leden actief hierover. Informeer ook de inkooporganisaties in de optiek zodat ook zij vragen die zij krijgen over de NUVO kunnen beantwoorden. 6. Voer een vernieuwend wervingsbeleid waarbij bedrijven direct de voordelen van het lidmaatschap zien. 7. Bereid je als bestuur goed voor op de toekomst en ontwikkel een visie op de toekomst van de branche. Houd rekening met nieuwe ontwikkelingen in de markt (o.a. audiciens) en bepaal welke rol voor de NUVO hierbij is weggelegd. 8. Zorg als bestuur, naast de inspraakmogelijkheden, ook voor een goed klankbord door de leden, bijvoorbeeld door de vorming van een klankbordgroep waarin leden twee jaar zitting hebben en gefaseerd aan- en aftreden. Het bestuur zou het oordeel van een dergelijke klankbordgroep kunnen inwinnen bij belangrijke verenigingsaangelegenheden. 9. Leden binden en boeien is een continue proces dat nooit afgerond zal zijn. Instrumenten die nu goed werken kunnen over een aantal jaar hun kracht hebben verloren. Ontwikkel als bestuur een systematiek die ervoor zorgt dat vernieuwing structureel in de vereniging verankerd is. 5