EUROPEAN COMMISSION JOINT RESEARCH CENTRE Institute for Reference Materials and Measurements (Geel) Resource Management Administratieve bijlage: Renovatie van de verwarming, ventilatie en airconditioning (HVAC), bijbehorende elektrische installaties en de dakbedekking van de Bio-tech labs in 130 (CRM gebouw) gebouw in het IRMM IRMM/REF 2012-037-ic Administratieve Bijlage: Renovatie van de Bio-tech labs pagina 1 van 8
INHOUDSOPGAVE 1. VOORWAARDEN VOOR DEELNEMING...3 2. INHOUD VAN DE OFFERTE....3 3. AANBESTEDINGS PROCEDURE.....3 4. GUNNINGSCRITERIUM.....4 5. BELANGRIJKE INFORMATIE....4 6. IN TE VULLEN PRIJSTABELLEN 5 IRMM/REF 2012-037-ic Administratieve Bijlage: Renovatie van de Bio-tech labs pagina 2 van 8
1. VOORWAARDEN VOOR DEELNEMING De persoonlijke situatie van ondernemers, hun economische en financiële draagkracht en vakbekwaamheid dient te worden geëvalueerd. Ten behoeve hiervan moet de inschrijver de documentatie en informatie verstrekken zoals beschreven in punt III.2.1, III.2.2. en III.2.3 van de aankondiging van de opdracht gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie. Het niet aanleveren van het bewijs aangaande deze criteria zal resulteren in uitsluiting van de offerte van de gunningfase. Betreffende punt III.2.1. van de aankondiging van de opdracht, accepteert de contracterende partij in eerste instantie een verklaring op erewoord ondertekend door de inschrijver (voorbeeld in bijlage van dit document kan hiervoor worden gebruikt). De inschrijver aan wie het contract wordt gegund, zal worden verzocht om het bewijs aan te leveren. 2. INHOUD VAN DE OFFERTE De offerte die wordt ingediend, moet zijn ondertekend door de inschrijver of zijn gemachtigde vertegenwoordiger, duidelijk leesbaar zijn, uitgedrukt in euro exclusief BTW, en dient een geldigheid te hebben van minstens 9 (negen) maanden na de uiterlijke sluitingsdatum voor het indienen van offertes. Met de offerte dient de documentatie te worden verstrekt zoals omschreven in III.2.1, III.2.2 en III.2.3 van de aankondiging van de opdracht. Met de offerte moeten de prijstabellen van deze administratieve bijlage worden toegevoegd, volledig ingevuld en voorzien van all-in tarieven. Het niet voldoen aan de eisen gesteld in de aanbestedingsdocumenten zal leiden tot uitsluiting van de offerte van het gunningproces. Daarnaast wordt er verzocht om de formulieren Juridische Entiteit en Financiële Identificatiegegevens (in bijlage) te verstrekken om het administratieve proces te bespoedigen op het moment van gunning. Deze formulieren dienen volledig te zijn ingevuld, ondertekend, gestempeld, gedateerd en ondersteund door documentatie zoals aangegeven op deze formulieren. De inschrijver is vrij de offerte naast de verplichte documentatie aan te vullen met alle andere documenten en inlichtingen die hij nuttig acht om de diverse aspecten van zijn offerte toe te lichten. 3. AANBESTEDINGSPROCEDURE De aanbestedingsprocedure is onderverdeeld in drie verschillende stadia: a) Eerste stadium: Er wordt nagegaan of er gronden bestaan om de kandidaat van deelneming aan de procedure uit te sluiten. Kandidaten en inschrijvers moeten een verklaring op erewoord bezorgen (zie bijlage I), naar behoren gedateerd en ondertekend, waaruit blijkt dat zij zich niet bevinden in een van de situaties vermeld in het bijgevoegde aangifteformulier. Opgemerkt moet worden dat de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund kan worden verplicht, zonder verdere vertraging en voorafgaand aan de ondertekening van het contract, de bewijsstukken op te sturen. IRMM/REF 2012-037-ic Administratieve Bijlage: Renovatie van de Bio-tech labs pagina 3 van 8
Bovendien moet de kandidaat het bewijs leveren van hun inschrijving in het beroeps-of handelsregister of het sturen van een verklaring onder ede of een attest in overeenstemming met bepalingen in het land waarin zij zijn gevestigd; De aanbestedende dienst kan afzien van de verplichting van een gegadigde of inschrijver om de bewijsstukken zoals bedoeld hierboven voor te leggen, indien dat bewijs al is voorgelegd voor een andere aanbestedingsprocedure en op voorwaarde dat de datum van uitgifte van de documenten niet meer dan een jaar is en dat ze nog steeds geldig zijn. In een dergelijk geval moet de gegadigde of inschrijver op erewoord verklaren dat de bewijsstukken reeds in een eerdere aanbestedingsprocedure werden geleverd en bevestigen dat er zich geen wijzigingen in zijn situatie hebben voorgedaan. (Voor de gedetailleerde uitsluitingscriteria zie bijlage I van dit Bestek). b) Tweede stadium: er wordt op basis van de selectiecriteria gekeken naar de juridische, economische en financiële staat van de inschrijver en zijn technische en professionele bekwaamheden (zie punt III.2.2 en III.2.3 van de aankondiging van de aanbesteding zoals deze werd gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie). c) Derde stadium: er wordt aan de hand van het gunningcriterium overgegaan tot een vergelijking van de offertes. 4. GUNNINGCRITERIUM De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de aanbieding die de laagste totaal prijs biedt (gunningcriterium 100% prijs). De inschrijver dient echter wel, op straffe van uitsluiting uit de huidige procedure, aan alle vereisten gesteld in de aanbesteding te voldoen. De inschrijver moet gebruik maken van de prijstabellen/meestaat vermeld in de Bijlage 2. De tabellen dienen volledig (ook de 0,00 Euro waarden) te worden ingevuld. Non-conformiteit resulteert in uitsluiting van de offerte van het gunningproces. Ongeoorloofde wijziging(en) van de tabellen zullen leiden tot de uitsluiting van de offerte De totaalprijs die wordt gehanteerd voor de vergelijking van de aanbiedingen is de totaalprijs van de prijstabel zoals weergegeven in de tab "(meetstaat). 5. BELANGRIJKE INFORMATIE - Om de inschrijver in de gelegenheid te stellen een beter zicht te krijgen op de uit te voeren werken is het mogelijk om een bezoek ter plaatse aan te vragen. Een bezoek is mogelijk op 01/10/2012. Hiervoor dient de inschrijver ten laatste 28/09/2012 een e-mail te richten aan jrc-irmm-finance-b@ec.europa.eu. - Indiening van een offerte impliceert dat de inschrijver instemt met de voorwaarden in deze uitnodiging tot inschrijven, in het bestek en in het contract en dat hij afziet van zijn eigen algemene of particuliere voorwaarden IRMM/REF 2012-037-ic Administratieve Bijlage: Renovatie van de Bio-tech labs pagina 4 van 8
6. IN TE VULLEN PRIJSTABELLEN De meetstaaten (Deel I, II en III) dienen volledig te worden ingevuld waarbij alle kosten dienen te worden opgenomen in de tarieven. De prijzen dienen te worden ingevuld in de Excel tabellen (Bijlage 2). Indien kortingen worden verstrekt, dienen deze reeds in de aangeboden tarieven te worden opgenomen. Alleen de totaalprijzen van prijstabellen zullen worden gebruikt voor de vergelijking van de aanbiedingen. Het is verboden de prijstabel te wijzigen. Alle aangeduide velden moeten ingevuld zijn. IRMM/REF 2012-037-ic Administratieve Bijlage: Renovatie van de Bio-tech labs pagina 5 van 8
Bijlagen: 1. Verklaring op erewoord betreffende de uitsluitingscriteria en de afwezigheid van belangenconflicten 2. Meetstaat Deel I, II en III IRMM/REF 2012-037-ic Administratieve Bijlage: Renovatie van de Bio-tech labs pagina 6 van 8
Bijlage 1: Verklaring op erewoord betreffende de uitsluitingscriteria en de afwezigheid van belangenconflicten Ondergetekende [naam van de ondertekenaar van dit formulier invullen] verklaart: in eigen naam (indien het economisch subject een natuurlijk persoon is of in geval van een eigen verklaring van een directeur of persoon die bij het economisch subject vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid heeft 1 ) of als vertegenwoordiger van (indien het economisch subject een rechtspersoon is) volledige officiële benaming (alleen voor rechtspersonen): officiële rechtsvorm (alleen voor rechtspersonen): volledig officieel adres: btw-nummer: dat de onderneming of organisatie die hij (of zij) vertegenwoordigt / hij (of zij): a) niet in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surseance van betaling verkeert, haar of zijn faillissement niet is aangevraagd, tegen haar of hem geen procedure van vereffening, akkoord of surseance van betaling loopt, zij of hij haar of zijn werkzaamheden niet heeft gestaakt of niet in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een soortgelijke procedure krachtens de nationale wet- en regelgeving; b) niet bij een rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, is veroordeeld voor een delict dat haar of zijn beroepsmoraliteit in het gedrang brengt; c) bij de uitoefening van haar of zijn beroep geen ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende dienst aannemelijk kan maken; d) heeft voldaan aan al haar of zijn verplichtingen tot betaling van socialezekerheidsbijdragen en belastingen volgens de wetgeving van het land waar zij of hij is gevestigd of van het land van de aanbestedende dienst, of van het land waar de opdracht moet worden uitgevoerd; e) niet bij een rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, is veroordeeld voor fraude, corruptie, deelname aan een criminele organisatie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Europese Unie schaadt; f) dat aan de onderneming of organisatie die hij vertegenwoordigt / hem geen administratieve sanctie is opgelegd voor het afleggen van valse verklaringen in de door de aanbestedende dienst verlangde inlichtingen voor deelname aan de aanbestedingsprocedure, of voor het niet-verstrekken van deze inlichtingen, of voor het ernstig tekortschieten in de nakoming van haar of zijn verplichtingen in het kader van contracten die uit de begroting worden gefinancierd. 1 Te gebruiken afhankelijk van de nationale wetgeving van het land van vestiging van de gegadigde of inschrijver en in gevallen waarin de aanbestedende dienst dit nodig acht (zie artikel 134, lid 4, van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement). IRMM/REF 2012-037-ic Administratieve Bijlage: Renovatie van de Bio-tech labs pagina 7 van 8
Bovendien verklaart ondergetekende op erewoord: g) dat hij in verband met het contract niet in een belangenconflict verkeert; een belangenconflict kan onder meer voortvloeien uit economisch belangen, uit politieke of nationale affiniteiten, uit familiale of affectieve banden of uit andere relevante connecties of andere gedeelde belangen; h) dat hij de aanbestedende dienst onverwijld in kennis zal stellen van elke situatie die een belangenconflict vormt of tot een dergelijk conflict kan leiden; i) dat hij nooit een aanbod van welke aard ook heeft gedaan waaraan in het kader van het contract een voordeel zou kunnen worden ontleend, en dat hij zich daarvan ook in de toekomst zal onthouden; j) dat hij nooit aan of van wie dan ook voordelen, in geld of in natura, heeft toegekend, heeft gevraagd, heeft proberen te verkrijgen of heeft aanvaard, en dat hij zich daarvan ook in de toekomst zal onthouden, voor zover dergelijk gedrag direct of indirect een illegale handeling of een vorm van corruptie is, omdat dit een aansporing of beloning in verband met de gunning van de opdracht vormt; k) dat de in het kader van deze aanbesteding aan de Commissie verstrekte inlichtingen juist, oprecht en volledig zijn; l) dat hij, in geval van gunning van de opdracht, op verzoek het bewijs zal verstrekken dat hij zich niet in een van de in de bovenstaande punten a), b), d) of e) genoemde gevallen bevindt. [Voor de in de punten a), b) en e) genoemde gevallen moet een recent uittreksel uit het strafregister worden overgelegd of, bij gebreke daarvan, een recent gelijkwaardig document van een gerechtelijke of administratieve autoriteit van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat aan de desbetreffende vereisten is voldaan. Wanneer de inschrijver een rechtspersoon is en de nationale wetgeving van het land van vestiging van de inschrijver dergelijke documenten voor rechtspersonen niet afgeeft, moeten de documenten worden overgelegd voor natuurlijke personen, zoals de directeuren van de onderneming of personen die bij de inschrijver vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheden hebben. Voor het in het bovenstaande punt d) genoemde geval zijn recente verklaringen of brieven van de bevoegde autoriteiten van het betrokken land vereist. Deze documenten moeten bewijzen bevatten ten aanzien van alle belastingen en socialezekerheidsbijdragen die de inschrijver verschuldigd is, waaronder bijvoorbeeld de btw, inkomstenbelastingen (alleen voor natuurlijke personen), vennootschapsbelasting (alleen voor rechtspersonen) en socialezekerheidsbijdragen. Voor de in de punten a), b), d) of e) genoemde gevallen waarin een bovengenoemd document niet door het betrokken land wordt afgegeven, kan dit worden vervangen door een verklaring onder ede of, bij gebreke daarvan, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde beroepsorganisatie in het land van oorsprong of herkomst.] Door deze verklaring te ondertekenen erkent ondergetekende kennis te hebben genomen van de administratieve en financiële sancties die in de artikelen 133 en 134 ter van de uitvoeringsvoorschriften (Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie van 23 december 2002) worden omschreven en die kunnen worden opgelegd als een van de verklaringen of verstrekte inlichtingen vals of onjuist blijken te zijn. Volledige naam Datum Handtekening IRMM/REF 2012-037-ic Administratieve Bijlage: Renovatie van de Bio-tech labs pagina 8 van 8