Vergadering raadscommissie VI. Infrastructuur, waterbeleid en patrimonium NOTULEN Plaats raadzaal provinciehuis Datum 25/10/2016 Voorzitter Joël Vander Elst Aanvangsuur 09:45 uur Aanwezig Joël VANDER ELST, voorzitter De raadsleden: Dieudonné HORLAIT, ondervoorzitter Kris POELAERT Geertrui VAN ROMPUY-WINDELS Martine LEMONNIER Sarah SNEYERS Stef BOOGAERTS Lena GHYSELS Sonia VAN LAERE Koen MOEYERSONS Nico CRECES Georgios KARAMANIS Chris TAES Jo STULENS Martine JANSSENS Nicole GEERSEAU-DESMET Diederik DUNON Vera MEULEMANS Jan LAEREMANS Linda VAN DEN EEDE De gedeputeerden: Ann SCHEVENELS Walter ZELDERLOO Kristof POLFLIET, diensthoofd facilitair beheer Benny VAN HOVE, bestuurssecretaris facilitair beheer Lieven GOES, secretaris Verontschuldigd De gedeputeerden: Monique SWINNEN Tie ROEFS De raadsleden: Jozef DE BORGER 1
Annita VANDEBROECK Steven ELPERS Fatima LAMARTI Johan DE HAES Marleen VAN DE WIELE 2
Agendapunten 1. Goedkeuring van de notulen van de vergadering van 27 september 2016 Voorzitter Joël Vander Elst heet de aanwezigen welkom en opent de vergadering. Hij deelt mee dat de gedeputeerden Monique Swinnen en Tie Roefs zich vooraf hebben laten verontschuldigen voor deze vergadering, evenals de raadsleden Jozef De Borger en Marleen Van de Wiele. Hieraan worden de verontschuldigingen van de raadsleden Fatima Lamarti en Steven Elpers toegevoegd. Voorzitter Joël Vander Elst vraagt of er aanvullingen of opmerkingen zijn bij het verslag van de vorige vergadering van de raadscommissie. Dit is niet het geval. De raadscommissie keurt het verslag goed. 2. Erfdienstbaarheid voor werken Eandis Provincieplein Leuven Voorzitter Joël Vander Elst geeft het woord aan gedeputeerde Ann Schevenels, die het voorstel aan de provincieraad toelicht. Gedeputeerde Ann Schevenels wijst op het feit dat het Autonoom Gemeentebedrijf Stadsontwikkeling Leuven (AGSL) is gestart met het woonproject Klein Rijsel, gelegen achter de tuin van het Provinciehuis. In het kader van deze werken heeft Eandis een tijdelijke werfcabine opgericht. Deze cabine dient nu aangesloten te worden op de bestaande energieleidingen, gelegen op het openbaar domein. Hiervoor moeten nieuwe leidingen getrokken worden onder het Provincieplein met de kasseien en de platanen, naast het Provinciehuis. Eandis vraagt om een erfdienstbaarheid af te sluiten voor het plaatsen en onderhouden van deze ondergrondse leidingen. Dit gebeurt (zoals gebruikelijk) middels een notariële akte. Voorzitter Joël Vander Elst nodigt de commissieleden uit om dit voorstel te bespreken en vragen te stellen. Raadslid Jan Laeremans stelt zich de vraag hoelang deze erfdienstbaarheid loopt, en of het gaat om een tijdelijk gegeven of niet. Gedeputeerde Ann Schevenels antwoordt dat de erfdienstbaarheid voor een zo lang mogelijke tijd wordt afgesloten. Ze deelt mee dat de erfdienstbaarheid een éénmalige canon van 99 euro bedraagt, te betalen door Eandis. Dit is volgens de gangbare normen. In samenspraak met de administratie is grondig onderzocht of een tijdelijke oplossing mogelijk is. Uit dit onderzoek is gebleken dat de kabels moeten gelegd worden via een boring teneinde het plein en toebehoren niet te beschadigen. Benny Van Hove voegt hieraan toe dat de kabels die zich op het grondgebied van de provincie bevinden, definitief zijn, en worden aangesloten op de voorlopige cabine. Nadien worden ze via de Klein Rijselstraat definitief doorgetrokken naar de nieuwe wijk. Voorzitter Joël Vander Elst vraagt of er nog andere vragen of bedenkingen zijn. Omdat dit niet het geval is, stelt hij vast dat de commissieleden het voorstel met een gunstig advies aan de provincieraad overmaken. De raadscommissie geeft een gunstig advies voor het voorstel betreffende erfdienstbaarheid voor de uitvoering van werken vanwege Eandis op het Provincieplein te Leuven. 3. Dienstenopdracht voor de uitvoering van het technisch beheer en onderhoud totale waarborg van de technische installaties in het Provinciehuis te Leuven. Goedkeuring van de voorwaarden en wijze van gunnen Voorzitter Joël Vander Elst geeft het woord aan gedeputeerde Walter Zelderloo, die het voorstel aan de provincieraad toelicht. Gedeputeerde Walter Zelderloo duidt op het feit dat het een dienstenopdracht betreft voor de uitvoering van het technisch beheer en onderhoud totale waarborg van de technische installaties in het Provinciehuis Vlaams-Brabant te Leuven. De opdracht bestaat uit vijf deelaspecten: onderhoud van de technische installaties met totale waarborg; technisch beheer; 3
energiebeheer; bijkomende kleine onderhoudswerken; klusjesdiensten. De opdracht wordt afgesloten voor een periode van 10 jaar, startend vanaf 1 juni 2017, en wordt geplaatst via een onderhandelingsprocedure met bekendmaking. De totaaluitgaven voor deze opdracht worden jaarlijks geraamd op 310.000 euro btw inbegrepen. Voorzitter Joël Vander Elst nodigt de commissieleden uit om dit voorstel te bespreken en vragen te stellen. Raadslid Jan Laeremans informeert naar de samenstelling van de raming van 310.000 euro btw inbegrepen. Bijkomend vraagt hij verduidelijking omtrent het feit of het gebruik en onderhoud van warmtepompen al dan niet voorzien is in deze opdracht. Hij dacht dit gelezen te hebben in één van de bestekbijlagen, maar vraagt hiervan bevestiging. Benny Van Hove antwoordt dat voor de opmaak van de raming is uitgegaan van de huidige contractprijs op jaarbasis, aangevuld met: de raming van de toevoegingen aan de opdracht t.o.v. de huidige overeenkomst. Het betreft enerzijds technische uitbreidingen (= onderhoud gaswarmtepomp, onderhoud rookgordijnen, extra minimumeisen m.b.t. onderhoud zonnewering en KNX), en anderzijds inhoudelijke uitbreidingen (= bonus-malussysteem voor gebouwtechnische verbeteringen in functie van een lager energieverbruik); een te verwachten prijsstijging, rekening houdend met het feit dat het gebouw ondertussen 10 jaar oud is. Benny Van Hove voegt hieraan toe dat er momenteel geen warmtepompen worden gebruikt in het Provinciehuis. Er staat enkel een gaswarmtepomp in de serverroom, waarvan het onderhoud is opgenomen in deze opdracht. Met het oog op energie-efficiëntie besteedt deze opdracht bijzondere aandacht aan een optimaal en energiezuinig beheer en onderhoud van het Provinciehuis. Zo is er in het eerste contractjaar een studie voorzien om het potentieel van energiebesparende maatregelen in kaart te brengen. Daarnaast wordt gewerkt met een bonus-malussysteem om de opdrachtnemer maximaal aan te zetten tot een zuinig energiebeheer-en onderhoud. Raadslid Jan Laeremans verwijst naar het overzicht van minimaal te onderzoeken verbetervoorstellen m.b.t. energie, opgenomen in bijlage 3F van het bestek. In dit document is o.a. beschreven dat voorstellen voor warmtekrachtkoppeling (WKK) voor de productie van elektriciteit, en andere mogelijkheden voor de productie en het gebruik van hernieuwbare energie, moeten worden onderzocht door de toekomstige opdrachtnemer. Raadslid Laeremans vraagt zich af welke maatregelen dan effectief zullen worden uitgevoerd. Hij haalt het voorbeeld aan van de plaatsing van zonnepanelen op het dak van het Provinciehuis, en wijst op de voorbeeldfunctie van het provinciebestuur op het vlak van het stimuleren van klimaatbeheersing. Hij stelt zich de vraag in welke mate deze opdracht hierop een antwoord biedt. Benny Van Hove antwoordt dat de opdracht tweeledig is, met name enerzijds het waarborgen van het onderhoud en beheer van de bestaande technische installaties, en anderzijds het onderzoeken van nieuwe maatregelen tot energieverbetering voor het Provinciehuis. De opsomming in bijlage 3F van het bestek is in die zin niet-limitatief. Op basis van dit onderzoek zullen concrete voorstellen tot energieverbetering worden geformuleerd. Dit resulteert in een geheel van kleine en grote maatregelen ter reductie van het energieverbruik in het Provinciehuis. Kristof Polfliet voegt hieraan toe dat de volgorde waarin concrete energieprojecten zullen worden uitgevoerd, zal bepaald worden rekening houdend met het rendement die ze opleveren. Zo brengt een vernieuwing van de koelmachines in het Provinciehuis +/- 30% meer rendement op. Het plaatsen van zonnepanelen levert een energiebesparing op van +/- 5% tot 10%. Zich baserend op de terugverdientijd van investeringsprojecten is het dan logisch dat eerst prioriteit wordt gegeven aan de investeringen met het hoogste rendement, in dit geval de vernieuwing van de koelmachines. Met de studie naar energiebesparende maatregelen wil de dienst facilitair beheer haar budgetten als een goede huisvader beheren, rekening houdend met o.a. de terugverdientijd van investeringen. Raadslid Geertrui Van Rompuy-Windels refereert aan het feit dat Vlaams-Brabantse gemeenten vanuit de eigen provincie gestimuleerd worden om het energieverbruik in hun patrimonium te 4
reduceren door het afsluiten van EPC-contracten of ESCO-overeenkomsten. Het Provinciaal Steunpunt Duurzaam Bouwen voorziet daarbij in een intensieve begeleiding en coaching van de gemeenten op dat vlak. Met behulp van experten wordt gestreefd naar het verminderen van het energieverbruik en de CO2-uitstoot in gebouwen. In dit kader worden ook garanties geëist van de bedrijven, in die mate dat sancties worden uitgevaardigd wanneer de vooropgestelde doelen niet worden behaald. Ze stelt zich de vraag of er in het kader van deze opdracht is gekozen voor een gelijkaardige aanpak. Kristof Polfliet antwoordt dat uiterlijk 6 maanden na de opstart van de overeenkomst de opdrachtnemer verplicht is om een analyse ter verbetering van de energieperformantie uit te voeren. Later zal het provinciebestuur dan kunnen beslissen welke voorstellen ter verbetering van de energieefficiëntie effectief zullen worden gerealiseerd. Deze worden dan in afzonderlijke investeringsprojecten uitgevoerd. Het is dus een gelijkaardige aanpak, echter trapsgewijs. Het gegeven dat de opdrachtnemer een 10-jarige verbintenis aangaat, is op zich al een impliciete garantie naar uitvoering toe. Bijkomend voorziet de overeenkomst in een bonus-malussysteem wanneer blijkt dat de vooropgestelde doelen, voortvloeiend uit de studie, niet worden gehaald. Raadslid Geertrui Van Rompuy-Windels merkt op dat voorliggende dienstenopdracht anders is opgebouwd dan zgn. ESCO-contracten. Ze stelt zich de vraag waarom gemeenten gestimuleerd worden om te werken via dergelijke contracten, terwijl de provincie een andere werkwijze hanteert. Kristof Polfliet antwoordt dat de huidige opdracht zich beperkt tot een studie naar energiebesparende maatregelen voor het Provinciehuis. De bedoeling is om nadien, op basis van de studieresultaten, een lijst op te maken van concrete investeringsprojecten voor de komende jaren (met een rangschikking volgens prioriteit). Concreet zal, op basis van de studie, voorstel per voorstel nagegaan worden wat de terugverdientijd is, welke de beste gunningsprocedure is, of uitvoering via een ESCO-bedrijf mogelijk is of niet, Het onmiddellijk integreren van investeringsprojecten in deze opdracht is niet mogelijk, rekening houdend met de wetgeving rond overheidsopdrachten. Raadslid Jan Laeremans haalt aan dat er aan de ingang van het Provinciehuis een certificaat hangt met vermelding van het energieverbruik in het Provinciehuis. Hij informeert naar de prognoses m.b.t. het energieverbruik in het Provinciehuis, en de impact van deze opdracht hierop. Benny Van Hove antwoordt dat de studie energiebesparende maatregelen net tot doel heeft om schattingen hiervan te maken, in samenspraak met de EPC-deskundige. Raadslid Linda Van den Eede wijst op het feit dat deze overheidsopdracht wordt geplaatst via een onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Voor de motivering wordt verwezen naar het feit dat de aard van de te verlenen diensten zo complex is dat de opdrachtspecificaties onvoldoende nauwkeurig kunnen worden bepaald om een toewijzing toe te laten volgens de procedure van aanbesteding of offerteaanvraag. Anderzijds stelt ze vast dat de opdracht zal worden toegewezen aan de inschrijver met de economisch meest voordelige regelmatige offerte. Raadslid Van den Eede vraagt zich af hoe de procedure nu precies verloopt, en hoe firma s zullen worden geselecteerd. Kristof Polfliet antwoordt dat in een eerste fase inschrijvers worden geselecteerd op basis van (kwalitatieve) selectiecriteria, opgenomen in de selectieleidraad. Enkel de inschrijvers die voldoen aan deze criteria, zullen in een tweede fase worden uitgenodigd om een prijsofferte in te dienen op basis van het bestek. Na opening van de offertes volgt de inhoudelijke beoordeling van de inschrijvingen. Dit gaat eventueel gepaard met onderhandelingsrondes, die resulteren in een Best And Final Offer (BAFO). Op basis van de laatst ingediende offertes wordt de opdracht ten slotte gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige regelmatige offerte, op basis van de gunningscriteria opgenomen in het bestek. Raadslid Jan Laeremans vraagt of iedere potentiële inschrijver kan meedingen voor deze opdracht. Kristof Polfliet antwoordt dat deze opdracht zowel nationaal als Europees wordt bekendgemaakt en bijgevolg opengesteld (conform de wetgeving op overheidsopdrachten). Raadslid Martine Janssens stelt zich de vraag waarom er niet geopteerd is voor een aanbestedingsprocedure. Kristof Polfliet antwoordt dat bij een aanbesteding enkel het gunningscriterium prijs in overweging kan worden genomen. Benny Van Hove voegt hier aan toe dat er uitgegaan wordt van een Service Level Agreement (SLA) waarin de kwaliteit van de dienstverlening vooraf wordt vastgelegd via minimumeisen. Een SLAovereenkomst kan enkel tot stand komen via onderhandelingen. 5
Raadslid Martine Janssens vraagt extra duiding rond het gebruik en de kenmerken van de gunningswijze van een aanbesteding. Lieven Goes antwoordt dat de wetgeving overheidsopdrachten een onderscheid maakt tussen standaard gunningsprocedures (= aanbesteding en offerteaanvraag) en andere gunningsprocedures, waaronder onderhandelingsprocedures. Bij een aanbesteding is er slechts één gunningscriterium van toepassing, met name het prijscriterium. Bij een offerteaanvraag kan de opdracht worden gegund volgens meerdere gunningscriteria (bijv. prijs, kwaliteit, uitvoeringstermijn, ). De wetgeving overheidsopdrachten voorziet daarnaast dus nog in andere gunningsprocedures, waaronder onderhandelingsprocedures. In dit geval is het gebruik van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking juridisch gerechtvaardigd op basis van artikel 26, 2, 3 van de Overheidsopdrachtenwet van 15 juni 2006. De feitelijke motivering staat uitgebreid beschreven in het provincieraadsvoorstel, en het gebruik ervan is goedgekeurd door de juridische dienst. Het essentiële voordeel van een onderhandelingsprocedure (t.o.v. aanbesteding en offerteaanvraag) is dat er op die manier na de opening van de offertes in dialoog kan worden gegaan met de inschrijvers, waardoor marktaanbod en behoeften via onderhandelingen beter op elkaar kunnen worden afgestemd. Voorzitter Joël Vander Elst vraagt of er nog andere vragen of bedenkingen zijn. Omdat dit niet het geval is, stelt hij vast dat de commissieleden het voorstel met een gunstig advies aan de provincieraad overmaken. De raadscommissie geeft een gunstig advies voor het voorstel betreffende de dienstenopdracht voor de uitvoering van het technisch beheer en onderhoud totale waarborg van de technische installaties in het Provinciehuis te Leuven - goedkeuring van de voorwaarden en wijze van gunnen. 4. Rondvraag en sluiting van de vergadering Voorzitter Joël Vander Elst nodigt de commissieleden uit vragen te stellen. Er zijn geen verdere vragen. Hij dankt de aanwezige commissieleden voor hun inbreng en sluit de vergadering. Einduur van de vergadering 10.20 uur De secretaris, Lieven Goes De voorzitter, Joël Vander Elst 6