Dossiervorming: personeelsdossier, bekwaamheidsdossier en lerarenportfolio Het onderwijs hanteert een aantal dossiers dat een beeld van de werknemer geeft. Zo is er het personeelsdossier waarvan de werkgever volledig eigenaar is. Het bekwaamheidsdossier waar werkgever en werknemer samen verantwoordelijk voor zijn. En daarnaast bestaat het lerarenportfolio waar de werknemer eigenaar van is. De belangrijkste redenen voor dossieropbouw zijn: om vinger aan de pols te houden; om werknemers te begeleiden in hun ontwikkeling; om rechtspositionele maatregelen te kunnen onderbouwen. Hieronder gaan we in op de verschillende dossiers, het nut van deze dossiers, de documenten die tot de dossiers behoren en tenslotte de verschillen en overeenkomsten tussen genoemde dossiers. Achtereenvolgens behandelen we het personeelsdossier, het bekwaamheidsdossier en het lerarenportfolio. 1- Personeelsdossier Wat is een personeelsdossier? Een personeelsdossier bevat alle gegevens over de werknemer en zijn dienstverband. Bij de indiensttreding van een werknemer is de werkgever ook verplicht een personeelsdossier aan te maken en de arbeidsgeschiedenis van de werknemer vanaf dat moment bij te houden. Een personeelsdossier bestaat over het algemeen uit de volgende onderdelen: het individuele personeelsdossier het salarisdossier het collectieve personeelsdossier Waarom een personeelsdossier? Het bijhouden van personeelsgegevens door de werkgever is noodzakelijk. Zo is een personeelsdossier nodig om bepaalde informatie te verkrijgen op basis van wettelijke voorschriften op het gebied van de sociale zekerheid, fiscale wetgeving of de stimulering arbeidsdeelname door minderheden. Een goed personeelsdossier bevat voldoende schriftelijke informatie om de stand van zaken te analyseren en beslissingen te kunnen onderbouwen. Wettelijke grondslag Bij het aanleggen van een personeelsdossier moet rekening worden gehouden met de wettelijke verplichtingen die voorvloeien uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en het Vrijstellingsbesluit WBP. De WBP spreekt in het algemeen over de verwerking van de persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijk persoon. Het verwerken van gegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens. Indien er sprake is van ontslag dan is het van belang dat voor de instroomtoets bepaalde schriftelijke bewijsstukken in het personeelsdossier zijn opgenomen. Denk hierbij aan gespreksverslagen en beschrijvingen van de activiteiten die ondernomen zijn voor herplaatsing. Een apart onderdeel in de WBP is artikel 13 beveiliging van persoonsgegevens. Artikel 13 WBP maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige Dit artikel geeft aan dat de maatregelen gericht moeten zijn op de beveiliging van persoonsgegevens tegen onrechtmatige verwerking in elk van deze stadia. Ook is het artikel gericht op het voorkomen van onnodig verzamelen en verder verwerken van persoonsgegevens. Dossiervorming, versie 031209, update 18 september 2015 1
Wat is de inhoud van een personeelsdossier? Voor de inhoud van het personeelsdossier geldt als hoofdregel dat alleen die gegevens in een personeelsdossier mogen voorkomen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het personeelsdossier is ingesteld 1. De toegestane doeleinden voor het verwerken van gegevens in het kader van de personeelsadministratie staan beschreven in artikel 7 van het Vrijstellingsbesluit WBP. Voorbeelden van toegestane doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens zijn o.a.: leidinggeven, salariszaken, opleidingen en het behandelen van geschillen. Ook moet lidmaatschap van het medezeggenschapsorgaan genoemd worden wanneer dit van toepassing is. Dit heeft namelijk specifieke gevolgen indien de werkgever tot ontslag van deze persoon overgaat. Naast de doeleinden geeft dit artikel ook aan welke persoonsgegevens verwerkt mogen worden, wie de toegestane categorieën ontvangers zijn en wat de bewaartermijnen van de persoonsgegevens bedragen. Als algemene regel voor het bewaren van persoonsgegevens geldt dat deze niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of worden gebruikt. De werkgever bepaalt aan de hand van het doel de bewaartermijn. Alleen voor de fiscaal relevante gegevens van werknemers geldt een specifieke bewaartermijn van zeven jaar na beëindiging van het dienstverband. Dit komt voort uit de belastingwetgeving. Figuur 1 laat zien welke documenten opgenomen kunnen worden in een personeelsdossier en of deze thuishoren in het individueel personeelsdossier/salarisdossier/ collectieve personeelsdossier. De wettelijk verplichte documenten zijn met een * aangegeven. 2- Bekwaamheidsdossier Wat is een bekwaamheidsdossier? De Wet Beroepen in het Onderwijs (Wet BIO) verplicht sinds 2006 dat elke werknemer die werkzaamheden verricht waarvoor bekwaamheidseisen zijn vastgesteld beschikt over een bekwaamheidsdossier. De wet beoogt de borging van de minimale kwaliteit van het personeel tijdens de loopbaan. In het bekwaamheidsdossier staan de afspraken tussen de werkgever en de werknemer betreffende de ontwikkeling en het onderhouden van diens bekwaamheid. De verzameling gegevens die laten zien dat de leraar bekwaam is en zijn bekwaamheid Waarom een bekwaamheidsdossier? De achterliggende gedachte van dit dossier is het waarborgen van de kwaliteit van het onderwijs, waar werkgever en werknemer middels de bekwaamheidseisen en het bekwaamheidsdossier grip op kunnen krijgen en op kunnen sturen. Bekwaamheidseisen Voor goed onderwijs zijn goede leraren nodig. Vanuit vier beroepsrollen (de interpersoonlijke, de pedagogische, de vakinhoudelijke & didactische en de organisatorische rol) zijn in het onderwijs zeven landelijke bekwaamheidseisen vastgesteld waaraan elke leraar moet voldoen. Een goede leraar is: interpersoonlijk competent pedagogisch competent vakinhoudelijk en didactisch competent organisatorisch competent competent in het samenwerken met collega's competent in het samenwerken met de omgeving van de school competent in reflectie en ontwikkeling. Eind juni 2014 heeft de Onderwijscoöperatie een voorstel gedaan voor herijking van de bekwaamheidseisen. Dit document is aangeboden aan de minister van OCW. De minister bepaalt of, hoe en wanneer dit definitieve voorstel wordt overgenomen in een Algemene Maatregel van Bestuur. 1 Een model privacyreglement verwerking gegevens personeel PO en VO is via de VBS beschikbaar. Dossiervorming, versie 031209, update 18 september 2015 2
Voor schoolleiders in het primair onderwijs en voor onderwijsondersteuners zijn ook bekwaamheidseisen geformuleerd. Deze zijn vooralsnog niet vastgelegd in een Algemene Maatregel van Bestuur. Wettelijke grondslag Het bekwaamheidsdossier is wettelijk vastgelegd in de Wet BIO en vervolgens opgenomen in de WPO, WEC en WVO. Daarbij geldt een verantwoordelijkheid voor werknemer en werkgever. De werknemer is verantwoordelijk zijn bekwaamheid te onderhouden en de werkgever kan de werknemer daarop aanspreken. De werkgever is verantwoordelijk voor de inzet van gekwalificeerd personeel en voor het inzetten van middelen en faciliteiten om het personeel ook in staat te stellen de bekwaamheden te onderhouden en te ontwikkelen. Werkgevers hebben ook de plicht om voor iedere werknemer waarvoor bekwaamheidseisen gelden een bekwaamheidsdossier aan te leggen. De inhoud, de vorm en het eigenaarschap van het dossier bepalen werkgever en werknemers. Wat is de inhoud van een bekwaamheidsdossier? De inhoud en de vorm van het bekwaamheidsdossier is niet wettelijk vastgelegd. Hierdoor heeft de werkgever de vrijheid het bekwaamheidsdossier qua inhoud en vorm af te stemmen op de schoolsituatie en het gevoerde personeels- en kwaliteitsbeleid binnen de school. De wet geeft wel criteria waaraan een bekwaamheidsdossier moet voldoen: certificaten en een curriculum vitae. Desgewenst kan de werkgever verdere eisen stellen aan de bekwaamheid, uit het dossier moet blijken dat de leraar ook aan deze eisen voldoet. De werkgever maakt afspraken met de leraar over professionele ontwikkeling. Het bijhouden van het bekwaamheidsdossier gedurende de loopbaan van de leraar binnen de school. Deze verantwoording ligt bij de leraar zelf. De volgende documenten kunnen ondergebracht worden in het bekwaamheidsdossier: een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP), persoonlijk competentieprofiel en gespreksverslagen, evaluaties. 3- Lerarenportfolio Wat is een lerarenportfolio? Met een portfolio geeft de werknemer een beeld van zijn bekwaamheid. De werknemer laat zien welke vaardigheden en kennis de werknemer in huis heeft om de taken van leraar goed uit te voeren. Ook laat hij zien wat zijn motivatie en zijn beroepshouding is en welke waarden en normen voor hem belangrijk zijn bij zijn beroepsuitoefening. Het directe doel van een portfolio is zelfonderzoek naar lerarenbekwaamheid om daarmee de professionaliteit te bevorderen. Het lerarenportfolio is een persoonlijk dossier en is niet wettelijk verplicht gesteld. Wat is de inhoud van een lerarenportfolio? De volgende onderdelen kunnen deel uit maken van het lerarenportfolio: het curriculum vitae, beroepsidentiteit en het POP. Ook is het mogelijk om momenten of kenmerkende situaties te noemen in het portfolio. 4- Overzicht van de documenten die in de verschillende dossiers behoren Figuur 1 laat zien welke documenten tot een personeelsdossier, bekwaamheidsdossier dan wel een lerarenportfolio behoren. Dossiervorming, versie 031209, update 18 september 2015 3
Figuur 1: Overzicht van documenten in de verschillende dossiers Documenten Personeels dossier Bekwaam heids dossier Dossiervorming, versie 031209, update 18 september 2015 4 Portfolio Personalia Stamkaart Kopie identiteitskaart Bedrijfsvereniging Werktijdfactor Datum indiensttreding Sollicitatiegegevens Functiebeschrijving en huidige inschaling Verklaring omtrent gedrag Rapport psychologisch onderzoek (indien van toepassing) CV Arbeidsvoorwaarden Akte van benoeming /akte van aanstelling Afspraken wijzigingen arbeidsovereenkomst Datum van overgang van tijdelijk naar vast dienstverband Salaris Werknemersverklaring loonbelasting Bijzondere individuele afspraken Toekenning gratificaties/toelagen Eventuele verzoeken loonbeslag (onder couvert; direct na opheffing beslag verwijderen) Ziekte / Pensioen etc. Verklaring ziektekostenverzekering Correspondentie Arbodienst Plan van aanpak re-integratie Aanvragen UWV SMT-verslagen per medewerker (onder couvert; geen verwijderingsdatum) Ziektegegevens (onder couvert; geen verwijderingsdatum) Aanstellingskeuring; alleen speciale aanstellingskeuringen, bijzondere functies / taken In- en uittreden berichten pensioenfonds Afspraken bijzondere uitkeringen Functioneren en ontwikkeling medewerker certificaten Bewijzen van bekwaamheid (op basis van bekwaamheidseisen) Documenten over benoembaarheid Opleidingsplan Studieafspraken (SMART-afspraken); POP, PAP (Persoonlijk Actieplan). Persoonlijk professionaliseringsplan Gespreksverslagen en formulieren (beoordelingsgesprek, functioneringsgesprek, doelstellingengesprek etc.) 360 graden feedbackverslagen Werkstukken Testresultaten Resultaten (leerlingen)enquêtes Verslag klassenbezoek Observatieverslagen Specialisaties, bijzondere taken, projecten of opdrachten Correspondentie werkgever - werknemer Correspondentie met de medewerker (vaak over incidenten / functioneren) Geheimhoudingsverklaring Disciplinaire waarschuwingsbrieven (indien van toepassing)
5- Verschillen en overeenkomsten tussen de drie dossiers Het bekwaamheidsdossier en het lerarenportfolio zijn een aanvulling op het personeelsdossier. Het doel van het bekwaamheidsdossier komt overeen met het doel van het lerarenportfolio, namelijk de kwaliteit van het onderwijspersoneel verbeteren. Het personeelsdossier en het bekwaamheidsdossier zijn wettelijk verplicht gesteld, het lerarenportfolio niet. Het lerarenportfolio is ook geheel van de werknemer. De inhoud en de vorm van het personeelsdossier is wettelijk vastgelegd, dit in tegenstelling tot de inhoud en de vorm van het bekwaamheidsdossier en het lerarenportfolio welke de school zelf kan vormgegeven. De drie dossiers kunnen niet los van elkaar gezien worden, maar vullen elkaar aan en overlappen elkaar ook. Bij de uitvoering van het personeelsbeleid kan de school gebruik maken van de verschillende dossiers. Figuur 2 geeft de overlap tussen de verschillende dossiers weer. Figuur 2: De overlap van de documenten uit de verschillende dossiers. Lerarenportfolio: Beroepsidentiteit Persoonlijk Actieplan (PAP) Bekwaamheidsdossier: Testresultaten Werkstukken 360 graden feedbackinstrumenten Competenties Bewijzen van bekwaamheid (diploma s, certificaten en bewijzen van deelname aan professionaliseringsactiviteiten) Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) Gespreksverslagen (functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek) CV Verslag klassenbezoek Personeelsdossier: Personalia Legitimatiebewijs Verklaring omtrent gedrag Loonbelastingverklaring Akte van benoeming /aanstelling Dossiervorming, versie 031209, update 18 september 2015 5