1. Administratie van het bedrijfsrevisorenkantoor 1 Zijn de gegevens zoals opgenomen in het openbaar register in overeenstemming met de samenstelling van het bedrijfsrevisorenkantoor? 2 Blijkt uit uw onderzoek dat de dossiergegevens van het kantoor opgenomen in het register van het IBR correct zijn? 3 Blijkt uit uw onderzoek dat de jaarlijkse mededeling/jaarlijkse aangifte correct werd ingevuld en aansluitbaar is met de administratieve gegevens van het kantoor? Hou hierbij rekening met de binnen het kantoor beschikbare tools zoals tijdsregistratie, boekhouding, enz... 4 Blijkt uit uw onderzoek dat de tabel interprofessionele relaties correct werd ingevuld (gelieve een kopie over te maken aan het IBR)? 5 Blijkt uit uw onderzoek dat een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering werd afgesloten overeenkomstig de bepalingen van de omzendbrief D.015/06 van 13 juli 2006 en dat de premie werd betaald door de gecontroleerde? 6 Bestaat er binnen het kantoor een systeem die voorziet in de opmaak van een tijdsbudget alvorens een opdracht te aanvaarden? 7 Bestaat er binnen het kantoor een tijdsregistratiesysteem van werkelijk gepresteerde uren per uitgevoerde opdracht? 2. Rol van de persoon die verantwoordelijk is voor de kwaliteit van het bedrijfsrevisorenkantoor 8 Heeft het bedrijfsrevisorenkantoor richtlijnen en procedures opgezet om een interne bedrijfscultuur te bevorderen, gebaseerd op de erkenning dat kwaliteit essentieel is bij de uitvoering van opdrachten? 9 Werd een of meerdere verantwoordelijke personen aangeduid die over voldoende en geschikte ervaring en bekwaamheden inzake de interne kwaliteitscontrole van het kantoor beschikken? 10 Beschikken deze personen over voldoende autoriteit om verantwoordelijkheid te nemen voor het systeem van interne kwaliteitscontrole? 11 Werden bovenvermelde richtlijnen en procedures geformaliseerd? 12 Werden bovenvermelde richtlijnen en procedures gecommuniceerd aan het personeel van het bedrijfsrevisorenkantoor? 13 Blijkt uit uw onderzoek dat bovenmelde richtlijnen en procedures effectief gekend zijn door alle personeelsleden en dat aldus binnen het bedrijfsrevisorenkantoor een structuur uitgewerkt is die voldoende middelen ter beschikking stelt om het systeem van interne kwaliteitscontrole te promoten en te sturen? 3. Ethische voorschriften (integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en professioneel zorgvuldigheid, geheimhouding en professioneel gedrag) J/N/na versie mei 2012 1/9
14 Beschikt het bedrijfsrevisorenkantoor over geschreven beleidslijnen en -procedures met betrekking tot onafhankelijkheid en objectiviteit die in overeenstemming zijn met de geldende beroepsnormen en wettelijke vereisten ( o.a. familiale & persoonlijke banden, professionele en interprofessionele banden, financieel belang of financiële afhankelijkheid, one to one, verboden diensten, beroepshalve samenwerkingsverbanden)? 15 Werd binnen het bedrijfsrevisorenkantoor een verantwoordelijke aangesteld die toezicht houdt op de goede toepassing van de procedures met betrekking tot onafhankelijkheid, die vragen beantwoordt omtrent de richtlijnen en procedures inzake onafhankelijkheid teneinde de nodige corrigerende maatregelen te kunnen nemen bij vastgestelde inbreuken? 16 Werden bovenvermelde richtlijnen en procedures gecommuniceerd aan het personeel van het bedrijfsrevisorenkantoor? Blijkt uit uw onderzoek dat de procedures en controles afdoende zijn teneinde te verzekeren dat: 17 Personeel en stagiairs niet worden ingezet bij klanten waar familieleden sleutelposities bekleden of financiële belangen aanhouden? 18 Van elk personeelslid jaarlijks een schriftelijke bevestiging (of een aanvaardbare alternatieve methode) wordt verkregen dat hij/zij in overeenstemming is met de richtlijnen inzake onafhankelijkheid die door het bedrijfsrevisorenkantoor worden gehanteerd? 19 De onafhankelijkheidslijst gemakkelijk te verkrijgen is voor al het personeel? 20 Blijkt uit uw onderzoek dat uitzonderingen inzake onafhankelijkheidsconfirmaties op de gepaste manier werden behandeld? Blijkt uit uw onderzoek dat het bedrijfsrevisorenkantoor procedures heeft uitgewerkt met het oog op het garanderen van haar onafhanklijkheid ten aanzien van de volgende situaties: 21 Persoonlijke betrekkingen tussen individuen (Bvb. bestuurders); 22 Uitvoeren of aanbieden van bepaalde beroepsmatige diensten (Bvb. herbeschikkingstelling van personeel, het voeren van de boekhouding); 23 Onbetaalde honoraria; 24 Voorwaardelijke honoraria afspraken (succes fees): 25 Het niveau van het ereloon van de controleopdracht in verhouding tot het niveau van het ereloon voor andere uitgevoerde opdrachten; 26 Beroepsinkomen afhankelijk van een te beperkt aantal afzonderlijke opdrachten of taken, hetzij van opdrachten of taken die in feite onder dezelfde belangengroep of een zelfde gezag ressorteren? 27 Werden er binnen het bedrijfsrevisorenkantoor aangepaste beleidslijnen en -procedures uitgewerkt teneinde belangenconflicten te identificeren, te controleren en op te lossen? 28 Blijkt uit uw onderzoek dat bovenvermelde richtlijnen en procedures voldoende worden nageleefd? versie mei 2012 2/9
4. Het aanvaarden en voortzetten van de relatie met opdrachtgevers 29 Beschikt het bedrijfsrevisorenkantoor over beleidslijnen en -procedures met betrekking tot het aanvaarden van een nieuwe klant, het verderzetten van een opdracht bij een bestaande klant en het aannemen van een nieuwe opdracht bij deze bestaande klant? Werden deze procedures opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verschaffen dat het alleen relaties en specifieke opdrachten zal aanvaarden en voortzetten indien: 30 Het mogelijk is te voldoen aan de toepasselijke onafhankelijkheidsregels? 31 Het de deskundigheid heeft en over de capaciteit, tijd en middelen beschikt om de opdracht uit te voeren? 32 Het de integriteit van de opdrachtgever heeft beoordeeld. 33 Werd binnen het bedrijfsrevisorenkantoor een verantwoordelijke aangesteld die toezicht houdt op de toepassing van de procedures met betrekking tot de aanvaarding en verderzetting van opdrachten? 34 Blijkt uit uw onderzoek dat deze persoon effectief deze functie uitoefent? 35 Werden bovenvermelde beleidslijnen en procedures gecommuniceerd aan het personeel van het bedrijfsrevisorenkantoor? Blijkt uit voormelde beleidslijnen en procedures dat voldoende informatie wordt bekomen over de volgende deelaspecten met betrekking tot de besluitvorming tot opdrachtaanvaarding of verderzetting: 36 Risico s met betrekking tot de industrie waarin de onderneming opereert, de onderneming zelf en haar management; 37 Risico s met betrekking tot integriteit, ethiek en interne controle; 38 Resultaat van de recent uitgevoerde controle en werkzaamheden; 39 Beschikken over de nodige vaardigheden en middelen om de opdracht uit te voeren; 40 Beschikken over redelijke erelonen in verhouding tot het ingeschatte risicoprofiel? 41 Bestaan er voor de klanten met een hoog auditrisico of voor klanten met een lage marge (gefactureerd ereloon/werkelijke kost) procedures om na te gaan of verderzetting van de opdracht dan nog verantwoord is? 42 Bestaan er procedures die voorzien in schriftelijke vastlegging van de opdracht in een opdrachtbrief die duidelijk de wederzijdse verplichtingen en verantwoordelijkheden weergeeft? 5. Antiwitwaswetgeving 43 Werden er procedures opgezet teneinde bepalingen mbt indentificatie van de klant, haar mandatarissen en haar uiteindelijke begunstigden zoals voorzien in de wet van 11 januari 1993 na te leven, en dit alvorens de opdracht te aanvaarden of deze verder te zetten? 44 Blijkt uit uw onderzoek dat er aanvaardingsprocedures van de klant bestaan die rekening houden met potentiële risico's op witwassen van geld of financiering van terrorisme? 45 Werden deze procedures geformaliseerd en gecommuncieerd aan alle personeelsleden? versie mei 2012 3/9
46 Werden er passende maatregelen om de werknemers en vertegenwoordigers te sensibiliseren voor de bepalingen van de voormelde wet genomen? 47 Werd binnen het bedrijfsrevisorenkantoor een verantwoordelijke aangesteld die toezicht houdt op de toepassing van de voormelde wet? 48 Blijkt uit uw onderzoek dat deze persoon effectief deze functie uitoefent? 49 Blijkt uit uw onderzoek dat een jaarlijks activiteitenverslag werd opgemaakt? 50 Blijkt uit uw onderzoek dat er tevens interne controleprocedures bestaan die toelaten om de naleving van de de door het revisorenkantoor vastgestelde procedures op de klantendossiers te toetsen? 51 Blijkt uit uw onderzoek dat er procedures bestaan procedures voor communicatie en informatiecentralisatie teneinde verrichtingen die verband houden met witwassen van geld of financiering van terrorisme te voorkomen, op te sporen en te verhinderen? 52 Blijkt uit uw onderzoek dat het personeel heeft deelgenomen aan speciale opleidingsprogramma's om de verrichtingen en de feiten te leren onderkennen die met witwassen van geld of financiering van terrorisme verband kunnen houden en kennis te hebben van de in deze context te volgen procedures? 53 Blijkt uit uw onderzoek dat er procedures bestaan om bij de aanwerving en aanstelling van werknemers of bij de aanwijzing van hun vertegenwoordigers na te gaan of deze blijk geven van passende betrouwbaarheid, in functie van de risico's die gepaard gaan met de uit te voeren opdrachten en functies? 54 Blijkt uit het dossier dat de procedure tot bewaring van de gegevens met betrekking tot de identificatie, de aanvaarding en de atypische transacties werd nageleefd? 6. Het personeelsbeleid 6.1. Personeelswerving 55 Blijkt uit uw onderzoek dat het bedrijfsrevisorenkantoor over een plan beschikt ter ondersteuning van het rekruteringsproces? 56 Blijkt uit uw onderzoek dat de gestelde rekruteringsdoelstellingen redelijk zijn in verhouding tot verwachte evoluties binnen het bedrijfsrevisorenkantoor qua omvang en aard, en in verhouding tot het verwachte personeelsverloop? Blijkt uit uw onderzoek dat de personen die zich inlaten met het interviewproces: 57 Geselecteerd zijn in overeenstemming met de vereiste vaardigheden; 58 Opgeleid zijn om kandidaten te interviewen en te beoordelen; 59 Op de hoogte werden gesteld wat de normen van het bedrijfsrevisorenkantoor en wettelijke vereisten betreft? Blijkt uit uw onderzoek dat volgende informatie beschikbaar is voor elke werknemer: 60 Beoordeling(en) van het interview? 61 Getekend exemplaar van de onafhankelijkheidsverklaring? versie mei 2012 4/9
62 Formeel tewerkstellingscontract dat informatie aangaande de tewerkstellingstermijn en de tewerkstellingsvoorwaarden bevat? 6.2. Beoordeling en ontwikkeling 63 Blijkt uit uw onderzoek dat er binnen het bedrijfsrevisorenkantoor een formeel plan wordt opgesteld waarin men zich voorneemt de werknemers op het aangewezen niveau in te schakelen voor gevarieerde opdrachten en specifieke projecten? Bevat dit plan de bepaling dat de werknemer: 64 Voor verschillende vennoten opdrachten uitvoert? 65 Een gezonde afwisseling heeft qua opdrachten? 66 Deelneemt aan kwaliteitscontroles? 67 Zich kan en mag toeleggen op een bepaalde industriespecialisatie? 68 Blijkt uit uw onderzoek dat alle vennoten en alle werknemers op de hoogte zijn van de procedures inzake beoordeling en begeleiding, en het belang van deze procedures? 69 Blijkt uit uw onderzoek dat zij tenminste éénmaal per jaar met aanbevelingen worden begeleid door een gesprekspartner? Blijkt uit uw onderzoek dat de begeleiders tijdens deze bespreking het volgende aan bod laten komen: 70 Het in beschouwing nemen van alle beoordelingen sinds het laatste begeleidingsgesprek? 71 Het bespreken van problemen die zich eventueel hebben voorgedaan? 72 Toelichting geven bij de vooruitgang die de vennoot of de werknemer heeft geboekt? 73 Het schetsen van toekomstige opportuniteiten? 74 Het aan de orde stellen van het bewustzijn en de prestaties met betrekking tot risicobeheersing? 75 Blijkt uit uw onderzoek dat de verloning van de individuele vennoten en hoogopgeleide werknemers op een duidelijke manier hun bijdrage in risicobeheersing, handhaving van kwaliteit, coaching en begeleiding bij de verdere ontwikkeling van andere werknemers reflecteert? 76 Blijkt uit uw onderzoek dat de beoordelingen tijdig worden opgemaakt? 77 Worden de beoordelingen met de beoordeelde besproken? 78 Worden de beoordelingen door de beoordeelde tegengetekend? 79 Nemen de beoordelingen, waar nodig, het bewustzijn omtrent risicobeheersing in beschouwing? 80 Blijkt uit uw onderzoek dat het bedrijfsrevisorenkantoor een procedure heeft uitgewerkt teneinde correcte maatregelen te nemen ten aanzien van vennoten en werknemers waarvan de prestaties als onvoldoende kwalitatief werd beoordeeld? 81 Helpt het bedrijfsrevisorenkantoor hen bij het nemen van de gepaste verbeterende maatregelen en acties? versie mei 2012 5/9
82 Gaat het bedrijfsrevisorenkantoor indien nodig over tot ontslag van de betrokken vennoten en/of werknemers? 6.3. Toewijzing van een team aan een opdracht 83 Blijkt uit uw onderzoek dat de door de vennoten en werknemers opgenomen verantwoordelijkheden in overeenstemming zijn met hun vaardigheden en ervaring? 84 Blijkt uit uw onderzoek dat de karakteristieken van opdrachten (bv. risiconiveau en type activiteit) voldoende in beschouwing worden genomen bij de toewijzing van de teams? 85 Werd er een geschikte persoon of groep aangeduid voor de toewijzing van werknemers aan opdrachten? ( planner ) 86 Blijkt uit uw onderzoek dat de planner ingelicht wordt omtrent planningsnoden (bv. technische vaardigheden en ervaring in de industrietak) bij de inplanning van een opdracht? Wordt aan deze noden de gepaste aandacht gegeven? 6.4. Verhouding tussen de omvang van de opdrachten en de ingezette middelen 87 Blijkt uit uw onderzoek dat de werklading voor de vennoten verantwoord is rekening houdende met de functies en werkzaamheden dien hen werden toegewezen? Neem hiervoor in overweging het aantal vennoten, de ervaring, de specialisaties en het ouderdomsprofiel. 88 Is de verantwoordelijke vennoot van het kantoor van mening dat het bedrijfsrevisorenkantoor over een voldoende aantal mensen beschikt in verhouding tot de uit te voeren opdrachten? Neem hiervoor in overweging : - De pertinentie van de huidige personeelspiramide en het gepast aantal mensen op elk niveau; - Het aantal uren dat door vennoten en medewerkers wordt gesuperviseerd; - Het niveau en de ervaring van de vennoten en de hogergeschoolde werknemers; - De hoeveelheid gepresteerde overuren; - De graad van personeelsverloop en de redenen die bij vertrek worden opgegeven. 89 Blijkt uit uw onderzoek dat het bedrijfsrevisorenkantoor voldoende aandacht heeft besteed aan de nood tot bedrijfstakspecialisatie, in overeenstemming met de aard van de klanten en het werk? 90 Blijkt uit uw onderzoek dat de toekomstige personeelsbehoeften op alle niveaus binnen de auditpraktijk gepland zijn? 91 Blijkt uit uw onderzoek dat deze planning rekening houdt met de huidige werkbelasting, de vooropgestelde groei en het personeelsverloop? 92 Blijkt uit uw onderzoek dat het aantal en het ervaringsniveau van het administratief (ondersteunend) personeel als voldoende wordt beoordeeld binnen de auditpraktijk? 93 Blijkt uit uw onderzoek dat de uitgevoerde audit-opdrachten effectief worden gesuperviseerd? versie mei 2012 6/9
6.5. Permanente vorming 94 Blijkt uit uw onderzoek dat het bedrijfsrevisorenkantoor afdoende procedures heeft teneinde de naleving van de bepalingen inzake opleiding en permanente vorming te verzekeren? 95 Blijkt uit uw onderzooek dat de werknemers, indien nodig, cursussen en/of seminaries bijwonen aangaande gespecialiseerde bedrijfstakken? 96 Blijkt uit uw onderzoek dat het bedrijfsrevisorenkantoor toezicht houdt op de opleiding en vorming die door vennoten en medewerkers wordt bijgewoond teneinde de effectieve aanwezigheid te verzekeren? 97 Blijkt uit uw onderzoek dat het bedrijfsrevisorenkantoor op een aangepaste manier aandacht besteedt aan de permanente vormingsnoden inzake volgende materies : auditmethodologie, vennootschapsrecht, algemene controlenormen, ISA, Belgische boekhoudprincipes, IFRS, USGAAP, USGAAS, PCAOP, andere controlenormen (volgens de aan het kantoor toegekende opdrachten)? 98 Worden de opleidingen beoordeeld door de deelnemers? 99 Worden de onderliggende oorzaken bij laaggequoteerde opleidingen geanalyseerd en wordt hiervoor correctieve actie ondernomen? 100 Worden de opleidingsbehoeften teneinde de kwaliteit te verbeteren bepaald op basis van de juiste bronnen? (Bvb. enquêtes bij personeel, resultaten van kwaliteitscontroles, ) 7. De uitvoering van opdrachten 101 Blijkt uit uw onderzoek dat het bedrijfsrevisorenkantoor geschreven beleidslijnen en -procedures heeft voor het plannen en het leiden van de opdrachten? 102 Blijkt uit uw onderzoek dat het bedrijfsrevisorenkantoor geschreven beleidslijnen en -procedures heeft die ervoor zorgen dat de opdrachten met de nodige professionele zorg worden uitgevoerd? 103 Blijkt uit uw onderzoek dat het bedrijfsrevisorenkantoor geschreven beleidslijnen en -procedures heeft die ertoe leiden dat de opdrachten voldoende worden gesuperviseerd en nagezien? 104 Blijkt uit uw onderzoek dat het bedrijfsrevisorenkantoor geschreven richtlijnen en -procedures heeft met betrekking tot opmaken van de werkpapieren ter vastlegging van het bekomen bewijskrachtig materiaal? 105 Blijkt uit uw onderzoek dat het bedrijfsrevisorenkantoor geschreven beleidslijnen en -procedures heeft met betrekking tot het vereiste nazicht vooraleer een andere verklaring dan een goedkeurende verklaring wordt uitgebracht. Consultatie versie mei 2012 7/9
106 Blijkt uit uw onderzoek dat het bedrijfsrevisorenkantoor geschreven beleidslijnen en -procedures heeft voor het overlegproces en zijn de omstandigheden waarvoor dergelijk proces noodzakelijk is voldoende omschreven? Verschillen van inzicht 107 Blijkt uit uw onderzoek dat het bedrijfsrevisorenkantoor over geschreven beleidslijnen en - procedures beschikt die voorschrijven hoe verschillen van inzicht moeten worden behandeld? 8. Nazicht van bepaalde individuele opdrachten alvorens de verslaggeving over deze opdracht wordt uitgebracht 108 Blijkt uit uw onderzoek dat het bedrijfsrevisorenkantoor over beleidslijnen en -procedures beschikt die bepalen welke opdrachten moeten worden onderworpen aan een onafhankelijk nazicht door een tweede revisor (aanduiding van een "quality review partner") en zijn de weerhouden criteria gepast? 109 Blijkt uit uw onderzoek dat voor elk van de weerhouden opdrachten tijdig een verantwoordelijke voor de interne kwaliteitscontrole werd aangeduid en beschikt deze verantwoordelijke over voldoende capaciteiten (Technische / Onafhankelijkheid en dit zowel t.o.v. de klant als het team verantwoordelijk voor de opdrachtuitvoering / ) 110 Blijkt uit uw onderzoek dat de aard en de omvang van, en het tijdstip waarop het nazicht moet plaatsvinden voldoende wordt gedefinieerd en gedocumenteerd? 111 Blijkt uit de bovenstaande documentatie of uit andere vastleggingen dat het nazicht als toereikend kan worden beschouwd en dat het tijdig werd uitgevoerd? 112 Blijkt uit uw onderzoek dat de conclusies van de verantwoordelijke voor de interne kwaliteitscontrole voldoende en tijdig worden vastgelegd? 9. Opvolging 113 Blijkt uit uw onderzoek dat er binnen het bedrijfsrevisorenkantoor een verantwoordelijke is om de elementen van het systeem van interne kwaliteitscontrole tijdig bij te sturen telkens er nieuwe ontwikkelingen zijn die een significante invloed hebben op een of meerdere elementen van het systeem? 114 Blijkt uit uw onderzoek dat er binnen het bedrijfsrevisorenkantoor een procedure is die op geregelde tijdstippen (periode van 1 tot 3 jaar) een nazicht vereist van de elementen van het systeem van interne kwaliteitscontrole, alsmede van individuele opdrachten met een significante impact op de bedrijfsrevisoren die het bedrijfsrevisorenkantoor telt ("kwaliteitscontrole")? 115 Blijkt uit uw onderzoek dat de eventuele leemten en/of tekortkomingen vastgesteld naar aanleiding van het in VII.2 hierboven vermelde nazicht worden opgevolgd? versie mei 2012 8/9
116 Blijkt uit uw onderzoek dat er voldoende documentatie is waaruit blijkt dat het kwaliteitscontrolesysteem functioneert? Een voldoende documentatie bestaat onder meer uit vastgelegde sturingsprocedures, vastlegging van de weerhouden methodologie voor de evaluatie, vastlegging van de resultaten van de evaluatie en corrigerende actieplannen. 117 Hebt u inzage gekregen in het eindverslag opgesteld naar aanleiding van de interne kwaliteitscontrole waarbij de resultaten per bedrijfsrevisor kunnen worden geïdentificeerd? 118 Zijn de antwoorden van onderhavige leidraad coherent met de in dit eindverslag opgenomen besluiten? 10. Transparantieverslag 119 Indien het bedrijfsrevisorenkantoor organisaties van openbaar belang controleert, heeft deze overeenkomstig artikel 15 van de gecoördineerde wet van 22 juli 1953 binnen de drie maanden na afsluiting van het boekjaar een transparantie-verslag gepubliceerd op zijn website? 120 Blijkt uit uw onderzoek of de in het transparantieverslag opgenomen informatie conform de wet en coherent is? 11. Niveau van de erelonen 121 Blijkt uit uw onderzoek dat het niveau van de erelonen voor het kantoor toelaat de nodige prestaties te verrichten om de opdracht in overeenstemming met de van toepassing zijnde normen en regels uit te voeren? versie mei 2012 9/9