Crisisbeheersing HAWB Scenario Infectieziekten Huisartsenzorg West Brabant
Colofon Versie: 2015-07-23 Auteurs: Erik Stevens Huisartsenkring West-Brabant Karin Kwekkeboom Stichting Huisartsenposten West-Brabant Huisartsenposten West-Brabant Bredaseweg 169 4872 LA Etten-Leur Telefoon 088 7763390 Huisartsenkring West-Brabant Bredaseweg 169 4872 LA Etten-Leur Telefoon 076 5025681 2
Inhoud Inleiding... 5 1.1 Algemeen... 5 1.2 Doel... 5 1.3 Onderhoud... 5 Hoofdstuk 2 Uitgangspunten bij uitbraak infectieziekte. 6 2.1 Aanbod huisartsenzorg... 6 2.2 Samenwerking en draagvlak... 6 2.3 Continuïteit Huisartsgeneeskundige zorg... 6 2.4 Patiëntenstromen... 6 2.5 Zorgvraag, attack rate en sterftecijfers... 6 2.6 Landelijke richtlijnen triage... 6 Hoofdstuk 3 Stadia van de Pandemie... 7 Hoofdstuk 4 Communicatie... 9 4.1 Naar huisartsen... 9 4.2 Naar algemeen publiek... 9 4.3 Naar patiënten... 9 4.4 Mediacontacten... 9 4.4.1 Woordvoeringslijn... 9 4.4.2 Uitgangspunten... 9 4.4.3 Richtlijnen voor het beantwoorden van vragen... 10 4.4.4 Mediatraining... 10 4.4.5 Bezoek van de media... 10 Hoofdstuk 5 Samenwerking met ketenpartners... 11 5.1 Samenwerking Zorgketen... 11 5.2 Samenwerking tweedelijnszorg... 11 5.3 Samenwerking GHOR... 11 5.4 Actiecentrum GHOR... 11 Hoofdstuk 6 Organisatiestructuur... 12 6.1 Crisisstructuur... 12 6.2 Opschaling... 12 6.3 Verantwoordelijkheden... 12 6.4 Continuïteit kritieke ondersteunende processen... 13 6.5 Beschermende maatregelen... 13 Hoofstuk 7 Extra Verantwoordelijkheden, Taken en Bevoegdheden Crisisteam HAWB... 14 7.1 Algemeen... 14 7.2 Kerntaken... 14 Hoofdstuk 8 Huisartsen... 15 8.1 Huisartsen(groepen) bij een infectieziekte-uitbraak... 15 8.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden huisartsen(groepen)... 15 8.3 Inzet beschikbare huisartsencapaciteit... 15 8.3.1 24-uurszorgplicht... 15 8.3.2 Diensten... 15 8.3.3 Verborgen capaciteit... 16 8.4 Actueel inzicht in beschikbare huisartsencapaciteit... 16 8.5 Ziekmelding huisartsen... 16 Hoofdstuk 9 Medewerkers... 17 9.1 Benodigde en beschikbare capaciteit medewerkers... 17 9.2 Taken en verantwoordelijkheden medewerkers... 17 9.3 Inzet beschikbare medewerkers... 17 9.4 Actueel inzicht in beschikbaar medewerkers... 17 Hoofdstuk 10 Afschaling en evaluatie... 18 10.1 Afschaling... 18 10.2 Evaluatie... 18 3
10.3 Opvang medewerkers... 18 Bijlage 1 Aantallen bewoners en huisartsen.... 19 Bijlage 2. Zorgvraag, attack rate en sterftecijder 4... 20 Bijlage 3. Regionaal Ketenoverleg... 21 Bijlage 5 Callcenter Huisartsenpost... 22 Bijlage 6 Zorgmeldpunten... 23 Bijlage 7 Inventarisatie kritieke ondersteunende processen Huisartsenposten... 24 Bijlage 8 Voorbeeld monitorvragen... 25 Bijlage 9 Voorbeeldtekst telefoon... 26 Bijlage 10 Benodigde en beschikbare capaciteit doktersassistenten stadium 3... 27 Bijlage 11 CAO Huisartsenzorg 1 maart 2015-1 maart 2017. 28 Bijlage 12 Maatregelen, ziekmelding en reiskostenvergoeding... 29 Bijlage 13 Inzet personeel in stadium 3... 30 Bijlage 14 Visiterijdende Huisartsen in stadium 3... 31 Bijlage 15 Evaluatie... 32 Bijlage 16 Procedure informatievoorziening van GGD naar Huisartsen... 33 4
Inleiding 1.1 Algemeen Een uitbraak van een infectieziekte heeft geen acuut karakter. Men kan een uitbraak zien aankomen ook al kan de verspreiding van het virus snel gaan. Hierdoor is er tijd om voorbereidingen te treffen om de continuïteit van de huisartsenzorg te optimaliseren. Het Scenario Infectieziekten treedt in werking wanneer duidelijk wordt dat het aanbod van patiënten zo groot dreigt te worden dat adequate zorgverlening in het gedrang kan komen en/of medewerkers dreigen uit te vallen. Bij de uitbraak van een infectieziekte is het van belang dat de huisartsenzorg zo optimaal mogelijk doorgang vindt. Medewerkers van huisartsenpraktijken, huisartsenposten en huisartsen moeten weten hoe te handelen bij opvang van slachtoffers als gevolg van het uitbreken van een infectieziekte. De beschikbare capaciteit van mensen en middelen moet optimaal worden ingezet. Tijdens een infectieziekte-uitbraak komt de eerstelijnszorg onder grote druk te staan. Behalve dat de hulpvragen gedurende een uitbraak toenemen, zal door ziekte van medewerkers een beperkte capaciteit aan zorgverlening ontstaan. In de regel zullen de Huisartsenkring en de Huisartsenposten enige voorbereidingstijd hebben, aangezien men een infectieziekte-uitbraak ziet aankomen. 1.2 Doel Dit Scenario Infectieziekten bereidt de huisartsenzorg voor op procedures en richtlijnen en maakt afspraken over de organisatie van de huisartsenzorg ten tijde van een infectieziekte-uitbraak, in aanvulling op het Crisisplan HAWB, onderdeel Kaderplan. 1.3 Onderhoud Het onderhoud van het totale Crisisplan HAWB (Kaderplan en scenario s) ligt in handen van de senior beleidsmedewerker van de Huisartsenkring West-Brabant en de directiesecretaris van de Stichting Huisartsenposten West-Brabant. Actualisering van de gegevens vindt jaarlijks plaats. 5
Hoofdstuk 2 Uitgangspunten bij uitbraak infectieziekte Door de schaarste aan medewerkers, het grote aanbod van patiënten met een infectieziekte en de vereiste continuïteit van de spoedeisende huisartsgeneeskundige zorg, moet worden gestreefd naar een optimale inzet van mensen en middelen ten tijde van een infectieziekte-uitbraak. Ook binnen de huisartsenzorg kan 30% tot 50% van de medewerkers uitvallen als gevolg van de uitbraak van een infectieziekte. 2.1 Aanbod huisartsenzorg In de regio West-Brabant praktiseren ongeveer 340 huisartsen. De beschikbare capaciteit is uiteraard afhankelijk van de uitval van huisartsen ten gevolge van een infectieziekte-uitbraak. Een voorbeeldoverzicht van het aanbod huisartsenzorg is terug te vinden in bijlage 1. 2.2 Samenwerking en draagvlak Voor een doelmatige uitvoering van de activiteiten in het HaROP is het van belang dat huisartsen opvolging geven aan de afspraken en de adviezen van het Crisisteam HAWB. Het scenario Infectieziekte is een onderdeel van het gehele Crisisplan HAWB. Dit hele Crisisplan is goedgekeurd. Voor de voortgang, wijzigingen etc. wordt verwezen naar de tekst en de bijlagen in het Crisisplan HAWB: Kaderplan. 2.3 Continuïteit Huisartsgeneeskundige zorg Een goede voorbereiding op een infectieziekte-uitbraak is cruciaal om de continuïteit van de huisartsgeneeskundige zorg te borgen. De belangrijkste aspecten zijn: 1. uitstelbare zorg waar mogelijk uitstellen 2. mensen en middelen zo efficiënt mogelijk inzetten 3. samenwerking tussen de deelnemende huisartsen en hun medewerkers a. draagvlak bij alle partijen b. consensus tussen de verschillende partijen c. naleven van afspraken door alle deelnemers. 4. efficiëntie kan ook worden bereikt door de zorg anders in te zetten, bijvoorbeeld met behulp van verpleegkundigen. Belangrijke voorwaarde bij de samenwerking is dat de autonomie van de individuele praktijken zo veel mogelijk en zo lang mogelijk blijft behouden, mits dit binnen de samenwerking mogelijk is. 2.4 Patiëntenstromen Ten tijde van een infectieziekte-uitbraak kent de huisartsgeneeskundige zorg drie patiëntenstromen: 1. patiënten met infectieziekten 2. patiënten met acute huisartsgeneeskundige zorgvraag: inclusief palliatieve en niet uitstelbare chronische zorg 3. patiënten met uitstelbare zorgvraag. 2.5 Zorgvraag, attack rate en sterftecijfers Aan de hand van ervaringscijfers is een verloop van een infectieziekte over een periode van negen weken in te schatten, uitgaande van de bevolkingscijfers. Deze schatting kan per infectieziekte verschillend zijn. Een voorbeeld is opgenomen in bijlage 2. 2.6 Landelijke richtlijnen triage Zodra tussen landelijke partijen overeenstemming is over triagerichtlijnen voor huisartsen, voor toegang tweede lijn en toegang IC tijdens de infectieziekte-uitbraak en deze passend zijn in de regionale situatie, zullen Huisartsenpost en Huisartsenkring zich hieraan conformeren en deze richtlijnen implementeren. 6
Hoofdstuk 3 Stadia van de Pandemie In dit hoofdstuk beschrijven we de stadia op basis waarvan de crisisbeheersing bij een pandemie zal plaatsvinden. In de navolgende hoofdstukken komen deze stadia aan bod, met de invulling van de procedures en afspraken. De reguliere huisartsenzorg (overdag en spoed in ANW) blijft zo lang als mogelijk gewaarborgd in stadium 1 en 2. Dit is van groot belang, niet in de laatste plaats om een al te grote toestroom naar de Huisartsenpost en de SEH te voorkomen. Indien de omvang van de infectieziekte-uitbraak groeit, komt de capaciteit van de huisartsenzorg in het gedrang, die vraagt om een alternatieve manier om de zorg te organiseren. Belangrijk Uitgangspunt: Ervaringen uit het verleden leren dat het van enorm groot belang is om patiënten met een infectieziekte te isoleren. Bij een grootschalige uitbraak zal in dat geval de capaciteit van o.a. ziekenhuizen tekort schieten. Ook huisartsen zullen deze patiënten eigenlijk liever niet op de praktijk zien. Het beleid zal dan ook zijn om patiënten met een infectieziekte zolang als mogelijk in hun thuissituatie te laten verblijven. Zeker indien er (nog) geen sprake is van levensbedreiging. In de loop van de stadia (zie hieronder) zal men vooral de patiënten zien die spoedeisende huisartsenzorg nodig hebben, én die hoogstwaarschijnlijk niet besmet zijn met het dan geldende virus, of de bacterie. Ook op de zorgmeldpunten zullen geen patiënten met een infectieziekte voor consult worden opgenomen. Zoveel als mogelijk blijven patiënten met een infectie in de thuissituatie. Stadium 0 Voorbereidingsactiviteiten De activiteiten die dienen plaats te vinden in stadium 0 betreffen de voorbereiding, het inschatten van de risico s, het inzichtelijk maken van het personeelsbestand etc. Stadium 1 Normale praktijkvoering Een uitbraak van een infectieziekte in Nederland wordt voorzien. Er is nog geen sprake van ernstige verstoring van de lopende zaken. Huisartsen, medewerkers, de Huisartsenkring en Huisartsenpost en het Crisisteam HA WB bereiden zich voor. Stadium 2 Samenwerking met collega binnen en tussen Hagro s en Huisartsenposten 2a 2b Collega-praktijken nemen waar voor uitvallende praktijken binnen de Hagro Krachten bundelen tussen de Hagro s Zorgvraag in de vorm van telefoontjes, consulten en visites overstijgt het aanbod van de individuele praktijk(en). De uitbraak van een infectieziekte in de regio vindt plaats. Het aantal mensen met infectieziekte neemt toe: ook bij huisartsen en praktijkassistenten. De inzet van beschikbaar personeel moet zo efficiënt mogelijk plaatsvinden binnen de dagpraktijken. Binnen de eigen Hagro kunnen patiëntenstromen worden gewijzigd. De capaciteit van collega-praktijken wordt ingezet om de zorg aan patiënten te organiseren. Indien er binnen de individuele huisartsenpraktijken onvoldoende capaciteit is voor het patiëntenaanbod, wordt de capaciteit van de Hagro ingezet om de zorg aan patiënten te organiseren Hagro s nemen voor elkaar waar. Crisisteam HA WB wijst indien nodig en in overleg Hagro s aan die voor elkaar waarnemen. 7
2c Ondersteuning door de Huisartsenpost Huisartsenpost geeft aan onder welke voorwaarden en tot welke capaciteit zij tijdens de dagsituatie één of meerdere Hagro s kan ondersteunen (telefonisch of door het beschikbaar stellen van ruimte), zodat gehele opschaling naar stadium voorkomen of uitgesteld kan worden. Voorbereiding: Zorgmeldpunten door de GHOR/Gemeente te laten voorbereiden De verantwoordelijkheid ligt hiervoor bij de Gemeenten en de GGD/GHOR Voorbereiding van de telefonische beantwoording door het callcentrum (de Huisartsenpost). Het publiek via de media laten weten wat zij moet doen, wat niet en vooral wanneer ze wel/niet contact moet opnemen met de huisarts: afremmen van de reguliere zorg. NOTA BENE: Dit gebeurt in afstemming met en/of door de GHOR en GGD en Ketenpartners!!! Voor het proces van de eenmalige opschaling is de overgang van stadium 2 naar stadium 3 cruciaal wat betreft de organisatie Aan het einde van stadium 3 kan het volgende zich voordoen: De zorgvraag overtreft het reguliere zorgaanbod. Ook op Hagro niveau kan de gevraagde zorg niet worden geleverd. Er is sprake van een GRIP 3 of GRIP 4 situatie. Stadium 3 Opschalen naar organisatie van 24-uurs huisartsgeneeskundige zorg de zorgvraag en de beschikbare capaciteit van Hagro s/ huisartsen c.q. Huisartsenposten is in onbalans gekomen. eenmalig wordt opgeschaald van reguliere zorg in de huisartsenpraktijk naar opvang via het callcentrum en het zorgmeldpunt. Het Crisisteam HA WB bepaalt samen met de GHOR wanneer stadium 3 ingaat. Het actiecentrum van de GHOR is operationeel. De Huisartsenposten in de regio worden ingericht als callcentrum voor telefonische triage en zullen 24 uur per dag bereikbaar zijn en bemenst worden. De aanwezige huisarts is medisch verantwoordelijk. Het callcentrum coördineert de visiterijdende huisartsen en stuurt deze aan. De praktijktelefoon van de huisarts is doorgeschakeld naar het callcentrum. Alle huisartsenpraktijken zijn gesloten. Op de Huisartsenposten komen géén patiënten. Indien noodzakelijk worden patiënten gezien op het zorgmeldpunt dan wel door de visiterijdende huisarts. In stadium 3 bepaalt het Crisisteam HA WB welke Hagro (of huisarts) en medewerkers worden benaderd om zorg te leveren op het callcentrum op de HAP (zie bijlage 13). De zorgmeldpunten in de regio worden operationeel: 1 zorgmeldpunt per HAP-gebied. o In het zorgmeldpunt worden patiënten met niet-uitstelbare klachten gezien. o Vanwege Isolatie, worden patiënten met de infectie dringend geadviseerd thuis te blijven. o Er wordt één zorgmeldpunt per adherentiegebied van de Huisartsenpost ingericht door de Gemeenten en de GGD/GHOR. o De bezetting van de zorgmeldpunten voor wat betreft het niet-medische personeel wordt door de GHOR geregeld. o Er is één coördinerend huisarts 24 uur per dag aanwezig op ieder zorgmeldpunt en op basis van beschikbaarheid niet-visiterijdende huisartsen. o De criteria voor een zorgmeldpunt en de inrichtingseisen zijn opgenomen in bijlage 6. Opschaling vindt plaats van het aantal visiterijdende huisartsen (zie bijlage 14). Inmiddels zijn de zorgmeldpunten operationeel en zijn de huisartsenposten als callcentrum ingericht en worden van daar uit de visite-rijdende huisartsen gecoördineerd. 8
Hoofdstuk 4 Communicatie Communicatie is één van de belangrijkste zaken in geval van een ramp of crisis; in een situatie waarbij de continuïteit van zorg in gevaar komt. Bij de uitbraak van een infectieziekte betreft het de communicatie binnen de huisartsenzorg, het maken van afspraken en het afstemmen van verantwoordelijkheden. Maar ook communicatie en informatie naar belanghebbenden over de situatie is van groot belang. Denk hierbij aan de te nemen maatregelen, informatie over de verwachtingen, etc. In stadium 1 en 2 wordt bepaald op welke wijze deze communicatie middelen worden ingezet, en met welk doel. Het is van belang dat eenduidigheid hierin wordt meegenomen en zo veel als mogelijk wordt aangehaakt bij de oorspronkelijke doelstelling van het middel. In het Kaderplan HaROP West Brabant staan de middelen beschreven. 4.1 Naar huisartsen In de communicatie richting huisartsen heeft de GGD een wettelijke verantwoordelijkheid om huisartsen en andere hulpverleners te informeren daar waar het medisch inhoudelijke zaken betreft. In overleg met de Huisartsenkring West Brabant en Huisartsenposten West Brabant, zijn hier procedurele afspraken over gemaakt. In het kort komt het erop neer dat de GGD/GHOR informatie aan het Crisisteam HAWB verstrekt die deze vervolgens doorstuurt aan huisartsen. Dat is logisch omdat de systemen van de huisartsenorganisaties up-to-date zijn. Alle communicatie vanuit het Crisisteam HA WB naar huisartsen, wordt verzonden vanuit één herkenbaar centrum. Daarvoor is het mailadres crisis@crisis-hawb.nl ingericht. 4.2 Naar algemeen publiek Communicatie met het algemene publiek verloopt volgens het Landelijk draaiboek Publiekscommunicatie Grieppandemie van het ministerie van VWS. Hiervoor zal een algemeen telefoonnummer worden opengesteld alsmede een algemene website voor de informatie over de grootschalige infectieziekte-uitbraak. Informatie die vanuit het landelijk draaiboek publiekscommunicatie Grieppandemie naar huisartsen komt is de volgende: voor informatievoorziening aan patiënten krijgen de huisartsen een drietal folders toegezonden in de verschillende stadia van een pandemie. Voorts krijgen zij een instructiefilm met hygiëne maatregelen voor het publiek en posters die in publieke gelegenheden opgehangen kunnen worden. 4.3 Naar patiënten We willen benadrukken dat informatie richting publiek (en dus patiënten) zoveel als mogelijk wordt verzorgd door GHOR/GGD en andere overheden. De huisartsen zullen zo min mogelijk algemene informatie aan patiënten verstrekken omwille van de eenduidigheid. 4.4 Mediacontacten 4.4.1 Woordvoeringslijn Woordvoering namens de huisartsenzorg West Brabant vindt plaats door het Crisisteam HA WB. 4.4.2 Uitgangspunten De media zijn niet de vijand. Ze doen verslag van een bijzondere gebeurtenis. Voor hen is het, net als voor ieder ander, gewoon werk. Buiten kan de media, zolang ze de openbare orde niet verstoren, doen en laten wat zij willen. Voor het maken van opnames binnen, hebben ze uw toestemming nodig. Mensen van de pers zijn professionals. Zij begrijpen dat ze zorgvuldig om moeten gaan met privacy en geen verstoringen moeten veroorzaken. 9
4.4.3 Richtlijnen voor het beantwoorden van vragen Wanneer een huisarts door de pers wordt benaderd verwijst hij deze voor vragen door. In onderstaand schema is aangegeven naar wie voor welk soort vraag doorverwezen kan worden. Soort vraag Medisch inhoudelijke vragen Vragen over patiënten aanbod, werkdruk en knelpunten in de praktijken en in de posten Vragen over organisatie, verkeerscirculatie, e.d. Antwoord via GGD Crisisteam GHOR 4.4.4 Mediatraining De aangewezen leden van het crisisteam HA WB die de pers te woord staan volgen in stadium 0 een mediatraining. 4.4.5 Bezoek van de media Wanneer de huisarts de media toestaat om opnames te maken, dan is dat alleen met toestemming van het crisisteam HA WB, en wordt de huisarts geadviseerd, voordat hij ze binnenlaat, de volgende checklist af te werken: 1. stem uw boodschap af met het Crisisteam HA WB 2. vraag vooraf wat men met de opnamen denkt te gaan doen 3. noteer altijd namen, contactgegevens en de naam van de opdrachtgever 4. maak afspraken over de locatie van de opnamen 5. maak afspraken waarvan wel en waarvan geen opnamen mogen worden gemaakt 6. laat journalisten niet alleen tijdens de opnamen: continu begeleiden! 7. Wanneer u niet tevreden bent over het verloop van de opname, dan kunt u vragen een scene/opname niet te gebruiken. 10
Hoofdstuk 5 Samenwerking met ketenpartners 5.1 Samenwerking Zorgketen Vertegenwoordigers van de huisartsenzorg maken deel uit van het Regionaal Ketenoverleg Middenen West-Brabant. Dit is een sectoroverstijgend overleg (zorgketenbreed). Het bestaat uit één of meer vertegenwoordigers van elke sector, die onderling informatie uitwisselen om te komen tot een betere ketenbrede samenwerking in de preparatieve fase (of koude fase ). Het doel van het Ketenoverleg is om afspraken te maken over de zorgverlening aan patiënten in relatie tot overdracht. Afgesproken wordt bijvoorbeeld op welke momenten en volgens welke protocollen, richtlijnen en criteria een patiënt wordt doorgestuurd. Aan het ketenoverleg zou moeten worden deelgenomen door vertegenwoordigers van: Huisartsen Apothekers GGD/GHOR Ziekenhuizen Rode Kruis Verpleeg en Verzorgingshuizen Thuiszorg GGZ Verstandelijk Gehandicaptenzorg, en Regionale Ambulance voorziening. Voor de regio West-Brabant zijn de deelnemers aan het Regionaal Ketenoverleg namens de huisartsenzorg: de beleidsmedewerker van de Huisartsenkring West-Brabant de directiesecretaris van de Huisartsenpost West-Brabant. In de bijlage 3 is de opdracht van het Regionaal Ketenoverleg verder uitgewerkt. 5.2 Samenwerking tweedelijnszorg Hoewel de huisartsenzorg en de tweedelijnszorg elkaar ontmoeten in het Regionaal Ketenoverleg is bilateraal overleg met de vertegenwoordigers van de ziekenhuizen een vereiste. Het is van groot belang dat er namens het Crisisteam HA WB op frequente basis afstemming plaatsvindt met o.a. de ziekenhuizen om inzicht te verkrijgen in de stand van zaken. De aanspreekpunten voor de huisartsenzorg tijdens een infectieziekte-uitbraak zijn de crisiscoördinatoren van de ziekenhuizen. Een actueel overzicht van de contactpersonen m.b.t. dit overleg is opgenomen in het Crisisplan HAWB: Kaderplan. Dit overzicht wordt jaarlijks op actualiteit getoetst. 5.3 Samenwerking GHOR Het is van belang dat ten tijde van een infectieziekte-uitbraak de juiste informatie wordt verstrekt. De (crisis)situatie kan immers dagelijks veranderen, wat van invloed kan zijn op het handelen van de betrokkenen. De coördinatie van de samenwerking met de ketenpartners en de Gemeente wordt ten tijde van een infectieziekte-uitbraak (stadium 3) uitgevoerd door de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR). 5.4 Actiecentrum GHOR In het Actiecentrum GHOR coördineert de GHOR de medische ketenzorg binnen de rampenbestrijding. Actueel inzicht in de capaciteit van andere zorginstellingen verloopt via het Actiecentrum GHOR. Bij opschaling zullen deelnemers uit één of meerdere sectoren uit de zorgketen deel uit maken van het Actiecentrum GHOR. Het crisisteam HA WB draagt zorg voor expertise uit de huisartsgeneeskundige zorg in het Actiecentrum GHOR. Dit zal afhankelijk zijn van de noodzaak en / of wenselijkheid. De Huisartsenposten en de Huisartsenkring maken ook via het Regionaal ketenoverleg deel uit van het actiecentrum. Doelstelling is om door deze vertegenwoordiging de huisartsenzorg (coördinatie, communicatie, informatie richting huisarts) zo adequaat mogelijk in te vullen. Verdere informatie over het actiecentrum is opgenomen in Crisisplan HAWB: Kaderplan. 11
Hoofdstuk 6 Organisatiestructuur Een van de leden van het Crisisteam HA WB neemt het initiatief om het Crisisteam HA WB bijeen te roepen waarna en indien van toepassing het Scenario Infectieziekten wordt geactiveerd. 6.1 Crisisstructuur In een opgeschaalde situatie is, zoals in meerdere situaties, onderstaande structuur van toepassing. Crisisteam HAWB Managementeam HAP WB Crisiscoördinatoren Hagro Huisartsen Medewerkers HAP'pen Medewerkers Huisartsenpraktijken 6.2 Opschaling Deze paragraaf is aanvullend op het Crisisplan HAWB: Kaderplan. Opschaling is de overgang naar een hoger stadium en betekent een herschikking van middelen en mensen (patiënten, medewerkers en zorgverleners). De reguliere huisartsenzorg (overdag en spoed in ANW) blijft zo lang als mogelijk gewaarborgd in stadium 1 en 2. Dit is van groot belang, niet in de laatste plaats om een al te grote toestroom naar de HAP en de SEH te voorkomen. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de huisartsengeneeskundige zorg in alle stadia ligt uiteraard bij de Huisartsenposten (tijdens de ANW-uren) en de individuele huisartsen (Huisartsenkring). Gezamenlijk zijn zij verantwoordelijk voor 24 uurszorg. In stadium 1 en 2 kunnen Hagro s binnen de regio West-Brabant zich in verschillende stadia van opschaling bevinden. De situatie kan zich voordoen dat het noodzakelijk is dat een Hagro die zelf nog geen problemen ondervindt, ondersteuning gaat bieden aan een collega-hagro die dreigt uit te vallen. Hierdoor gaat de eerst genoemde Hagro naar een hoger opschalingstadium omwille van de continuïteit van zorg in een groter gebied. In het gehele traject van af stadium 0 tot en met stadium 3, zal slechts eenmaal en grootschalig worden opgeschaald naar een 24-uurs zorg. Hiermee bedoelen we dat het niet voorkomt dat regionaal meerdere momenten van opschaling van de huisartsgeneeskundige zorg zullen voorkomen. Opschaling vindt plaats van stadium 2 naar stadium 3. In de totale periode van de infectieziekte-uitbraak kan het zijn dat er teruggeschaald en weer opgeschaald wordt. Let wel: dit in een zo beperkt mogelijke mate. In stadium 3 wordt dus eenmalig opgeschaald naar het regionale niveau van West-Brabant: van reguliere zorg naar callcentra op de huisartsenpost (zie bijlage 5) en zorgmeldpunten in de regie (zie bijlage 6) 6.3 Verantwoordelijkheden De huisartsen en ziekenhuizen zijn verantwoordelijk voor het tijdig aangeven van de knelpunten in de beschikbare capaciteit. Afstemming hierover vindt plaats via het actiecentrum van de GHOR. De Directeur Publieke gezondheidszorg (DPG) is verantwoordelijk voor de besluitvorming aangaande de omschakeling naar stadium 3. De huisartsen zijn verantwoordelijk voor het bieden van niet-uitstelbare huisartsenzorg tijdens een infectieziekte-uitbraak. Het Crisisteam HA WB stelt hiertoe een rooster op, waarbij de bemensing van het callcentrum, evenals de invulling van één coördinerend huisarts per HAP en 12
de visitediensten van de huisartsen geborgd is. Daarnaast wordt voorzien in één coördinerend huisarts per zorgmeldpunt. De Gemeenten en GHOR zorgen voor minimaal 1 zorgmeldpunt per HAP regio. In West Brabant betreft het dan 5 zorgmeldpunten. De GHOR en gemeente zijn verantwoordelijk voor het instellen, bemensen (voor wat betreft het niet-medische personeel) en in stand houden van zorgmeldpunten. De GHOR en Gemeenten bekijken welke locaties in aanmerking komen als zorgmeldpunt. 6.4 Continuïteit kritieke 1 ondersteunende processen Er is een aantal belangrijke ondersteunende processen te onderscheiden voor de Huisartsenposten en de huisartsenpraktijken. In bijlage 7 is hiertoe een kader opgesteld dat in de daadwerkelijke voorbereiding op de infectieziekte-uitbraak in detail uitgewerkt zal worden. Om in de termen van het Crisisplan HAWB, Kaderplan te blijven: het gaat om personeel, middelen, ruimten en systemen. 6.5 Beschermende maatregelen De huisartsenpraktijken (waar mogelijk is de Huisartsenkring hierbij intermediair) en HAP WB zijn verantwoordelijk voor een optimale aanwezigheid van beschermingsmiddelen voor medewerkers Ook zijn zij verantwoordelijk voor voorlichting en instructie. Belangrijk is dat professionals te allen tijde zelf de reguliere beschermende maatregelen nemen, waarbij de landelijke richtlijnen in acht worden genomen. Er zijn werkinstructies beschikbaar en te vinden op Huisartsenpostweb (Q3) en de website van de Huisartsenkring West-Brabant. Deze zijn gebaseerd op de landelijke richtlijnen. 1 Onder kritiek wordt verstaan een proces dat niet langer dan twee weken kan worden opgeschort. 13
Hoofstuk 7 Extra Verantwoordelijkheden, Taken en Bevoegdheden Crisisteam HAWB In het geval van een infectieziekte, -pandemie, heeft het Crisisteam HAWB naast het takenpakket uit het Crisisplan HAWB: Kaderplan, een aantal extra taken. Deze worden hieronder aangegeven. 7.1 Algemeen Het Crisisteam HA WB stemt binnen de regio de onderlinge samenwerking binnen de huisartsenzorg op operationeel en tactisch niveau af. Zij informeert en adviseert de huisartsen, Huisartsenpost(en) en Huisartsenkring over de logistieke en materiële situatie en knelpunten die een overkoepelend advies vergen. 7.2 Kerntaken Het crisisteam HAWB is verantwoordelijk voor: 1. Voorbereiding, monitoring en opschaling. 2. Coördinatie van de primaire- en overige bedrijfsprocessen. 3. Communicatie met de huisartsen, het MT van HAPWB, Crisiscoördinator Hagro en externe partners. 4. Het onderhouden van contacten en samenwerken met externe (keten)partners. Ad 1. Voorbereiding, monitoring en opschaling Activeren van het Scenario Infectieziekten en het informeren hierover van het GHOR-bureau Midden- en West-Brabant. Gezamenlijk verantwoordelijk voor de advisering. Voor elk lid van het Crisisteam HA WB is een vervanger benoemd. Voorbereiden en mede coördineren van de huisartsgeneeskundige zorg tot en met stadium 3. Beoordelen de probleemsituatie onder meer op grond van de werkdruk op de huisartsenzorg, het actuele ziekteverzuim van de medewerkers, de druk van de patiëntenzorg op de HAP en in de huisartsenpraktijken en stelt deze informatie op verzoek ter beschikking aan de GHOR. Vragen om informatie van de ziekenhuizen, de GGD en de GHOR en geeft op grond daarvan een advies aan de huisartsenzorg. In overleg met de GHOR bepalen wanneer de hoogste opschaling (stadium 3) plaatsvindt. Ad 2. Coördinatie van de primaire- en overige bedrijfsprocessen Begeleidt en desgewenst coördineert gedurende een ramp of crisis de uitvoering van de huisartsenzorg rekening houdend met de locale, regionale en landelijke plannen en procedures. Begeleidt en desgewenst coördineert en onderhoudt contact met Crisiscoördinator Hagro en het managementteam HAP WB en zorgt ervoor dat tactische advisering plaatsvindt. Analyseert en beoordeelt crisissituaties op basis van aangeleverde en gevraagde informatie Begeleidt en desgewenst coördineert de opschaling en afschaling. Verstrekt op basis van de beschikbare informatie gestructureerd, eenduidig en kernachtige informatie aan huisartsen, de Crisiscoördinator Hagro en het managementteam HAP WB. Ad 3. Communicatie met de huisartsen, Crisiscoördinator Hagro en externe partners De momenten, de inhoud en de wijze waarop communicatie met diverse partijen plaatsvindt, vindt in overleg binnen het Crisisteam HAWB plaats. De kern is dat informatie van GHOR en GGD alleen na overleg met en toestemming van het Crisisteam HA WB naar de huisartsen wordt gezonden. Ad 4. Het samenwerken met (keten)partners Stemt op tactisch niveau af met het GHOR-bureau Midden- en West-Brabant en vertegenwoordigers van lokale of regionale overheden Neemt deel aan het Platform Ketenoverleg. 14
Hoofdstuk 8 Huisartsen 8.1 Huisartsen(groepen) bij een infectieziekte-uitbraak Na het in werking treden van het Scenario Infectieziekten, dienen alle huisartsen zich te conformeren aan de uitspraken/opdrachten van het door de Huisartsenkring en Huisartsenpost ingesteld Crisisteam HA WB. De huisartsenzorg dient zo lang mogelijk gewaarborgd te blijven. 8.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden huisartsen(groepen) 1. Alle huisartsen binnen de Hagro hebben de verantwoordelijkheid met elkaar afspraken te maken over de bereikbaarheid en inzet van huisartsen en praktijkpersoneel tijdens stadium 1 en 2. 2. De huisarts verstrekt zijn GSM-nummer en e-mailadres aan de Crisiscoördinator Hagro en het Crisisteam HA WB. Nota Bene: als het proces van jaarlijkse controle goed verloopt, zal het merendeel bekend zijn bij de Huisartsenkring en de Huisartsenposten. 3. Tijdens de infectieziekte-uitbraak wordt van iedere huisarts verwacht dat hij minimaal tweemaal per dag de e-mail controleert op berichten van het Crisisteam HA WB. Aandachtspunt voor alle huisartsen: vooraf controleren of de mailbox niet vol is, en of deze mailbox operationeel is. 4. Binnen elke Hagro dient met de huisartsen en medewerkers besproken te zijn dat in de CAO is opgenomen dat zij mogelijk kunnen worden ingezet in een andere praktijk en/of Huisartsenpost. 5. De inzet van praktijkassistenten in stadium 2 en3 valt onder verantwoordelijkheid van de Hagro s, het Crisisteam HA WB en Crisiscoördinatoren Hagro gezamenlijk. 6. De Hagro heeft de verantwoordelijkheid afspraken te maken over de bereikbaarheid en inzet van huisartsen en praktijkpersoneel tijdens de stadium 1 en 2. 7. In stadium 3 bepaalt het Crisisteam HA WB welke Hagro of huisarts ingedeeld wordt om zorg te leveren op een locatie volgens een opgesteld rooster. 8. De Hagro heeft de verantwoordelijkheid om in stadium 0 te beslissen welke locatie(s) tijdens de te onderscheiden stadium 1 en 2 gebruikt kunnen worden voor het ontvangen van patiënten voor (spoed)zorg overdag (voor stadium 3 geldt dat de GHOR en de Huisartsenkring en Huisartsenposten West-Brabant dit bepalen, waarbij het zorgmeldpunt operationeel kan worden). 9. De huisartsen maken gebruik van een antwoordapparaat en de website om de patiënten te informeren als de praktijk gesloten wordt. Het bandje van het antwoordapparaat moet een duidelijk verstaanbare boodschap bevatten. Dit dient bij in werking treden gecontroleerd te worden. 10. Aandachtspunt: in stadium 3 zal de huisarts een telefoonbeantwoorder moeten inschakelen waarbij een vooraf vastgestelde tekst te horen zal zijn. Voorbeeldtekst: zie bijlage 9. 8.3 Inzet beschikbare huisartsencapaciteit 8.3.1 24-uurszorgplicht Op basis van de 24-uurszorgplicht van de huisarts wordt het uitgangspunt gehanteerd dat alle huisartsen in West-Brabant die niet ziek zijn, in principe beschikbaar zijn voor de 24-uurs huisartsenzorg. In stadium 1 en 2 is de dag en nachtzorg ongewijzigd. In stadium 3 vindt de opschaling naar 24-uurszorg plaats. De coördinatie van de huisartsenzorg inclusief de roostering valt onder de verantwoordelijkheid van het Crisisteam HA WB. De roostering in dit stadium geschiedt op basis van inzichten in de bestaande situatie en beschikbare capaciteit versus vraag, waarbij minimaal het reguliere rooster van de Huisartsenpost van kracht blijft. 8.3.2 Diensten Huisartsen kunnen ten tijde van de opgeschaalde situatie (stadium 3) ingeroosterd worden op de onderstaande diensten: telefoonarts op het callcentrum (Huisartsenpost). Taken: autoriseren calls, ondersteuning bij triage, ondersteuning visitecoördinatie consultarts op zorgmeldpunten (1 huisarts per zorgmeldpunt/hap regio, indien noodzakelijk én mogelijk dan worden meerdere huisartsen ingezet) visitearts. 15
8.3.3 Verborgen capaciteit Om in een grotere capaciteit thuisvisites te kunnen voorzien wordt de zogenaamde verborgen capaciteit onder huisartsen zoveel mogelijk geïnventariseerd en waar mogelijk ingezet. In eerste instantie komt de groep van HIDHA s, AIO s en externe waarnemers in beeld. In tweede instantie kunnen ook oud-huisartsen benaderd worden. 8.4 Actueel inzicht in beschikbare huisartsencapaciteit Door middel van een e-mailbericht, wordt de huisartsen gevraagd een monitor in te vullen. Deze geeft inzicht in de capaciteit en werkdruk van beschikbare huisartsen en praktijkmedewerkers. Afhankelijk van de status van de infectieziekte-uitbraak wordt de frequentie van de e-mailberichten vastgesteld door het Crisisteam HA WB. De monitorgegevens worden besproken in het Crisisteam HA WB en zijn ook inzichtelijk voor de Crisiscoördinator HaROP. Een voorbeeld van een vragenlijst is terug te vinden in bijlage 11. Dit bericht wordt door (in opdracht van) het Crisisteam HA WB verzonden. Retourberichten worden opgevangen door het secretariaat van het Crisisteam HA WB. 8.5 Ziekmelding huisartsen Als een huisarts ziek wordt, wordt hij/zij geacht zich ziek en beter te melden bij: 1. de Hagro 2. de locatiemanager van de Huisartsenpost waarbij de huisarts is aangesloten 3. het Crisisteam HA WB (c.q. Huisartsenpost en Huisartsenkring). 16
Hoofdstuk 9 Medewerkers Door de schaarste aan medewerkers moet worden gestreefd naar een optimale inzet van medewerkers in geval van een infectieziekte-uitbraak. Ook binnen de huisartsenzorg kan gemiddeld 30% tot 50% van de medewerkers uitvallen. 9.1 Benodigde en beschikbare capaciteit medewerkers De berekening van de reservecapaciteit per week is gebaseerd op een inventarisatie onder medewerkers van de HAP WB met betrekking tot bereidheid om extra te werken tijdens de uitbraak van een infectieziekte. Gebleken is dat veel medewerkers dan tijdelijk extra willen werken. De inschatting is dat de reservecapaciteit is opgenomen in de bijlage 10. Hierbij is uitgegaan van de huidige bezetting en een ziekteverzuim van 30% (scenario 1) en 50% (scenario 2) 9.2 Taken en verantwoordelijkheden medewerkers Medewerkers van HAP WB en van huisartsenpraktijken worden geacht extra flexibiliteit te tonen ten tijden van opschaling. Hierbij wordt uitgegaan van goed werknemer schap als vermeld in artikel 2.2. van de CAO Huisartsenzorg 2 (1 maart 2015-1 maart 2017). (zie bijlage 11). 9.3 Inzet beschikbare medewerkers In stadium 3 zal per Huisartsenpost gewerkt worden met een aangepast rooster, dat in een Excelbestand wordt gemaakt. Het Excelbestand is voor iedereen in te zien op intranet (Huisartsenpostweb). De doktersassistenten uit de dagpraktijken krijgen hiervoor allemaal dezelfde inlogcode, zodat zij niet allemaal als afzonderlijke gebruiker geregistreerd behoeven te worden. Er wordt door het managementteam HAP-WB per Huisartsenpost een klein team van roosteraars aangewezen, die elkaar afwisselen, afhankelijk van de inzetbaarheid. De roosteraars zijn in principe 24 uur per dag bereikbaar. Zij zullen hiervoor ook bereikbaarheidsdiensten draaien. De roosteraars verwerken ziek- en herstelmeldingen in het rooster en dragen zorg voor de bezetting van de diensten. Het rooster wordt tweemaal daags op HAPWB aangepast door het directiesecretariaat (of de back-up hiervan), zodat de meest actuele stand van zaken voor iedereen inzichtelijk is. Maatregelen die in dit kader door het Crisisteam HA WB kunnen worden genomen zijn vermeld in bijlage 12. Hierin is ook de ziekmelding en de reiskostenvergoeding voor medewerkers opgenomen. 9.4 Actueel inzicht in beschikbaar medewerkers Om een actueel overzicht te verkrijgen in het beschikbare (medisch) personeel wordt in de monitor een vraag hierover opgenomen. De monitorgegevens worden besproken in het Crisisteam HA WB. 2 De CAO is met één jaar verlengd en loopt tot 31 maart 2012. 17
Hoofdstuk 10 Afschaling en evaluatie In de slotfase van nazorg en afschaling wordt de normale bedrijfsvoering weer opgestart. 10.1 Afschaling Zodra de crisissituatie dit mogelijk maakt zal de frequentie van vergaderen verminderen totdat er weer een normale werkwijze is bereikt of er geen nieuwe problemen worden gemeld, zowel van de huisartsenpraktijken als binnen de Huisartsenpost. Afschaling wordt bepaald door het Crisisteam HA WB in overleg met de GHOR. Van belang hierbij is tevens dat bij afschaling ook bij ketenpartners wordt nagevraagd hoever zij met afschaling begonnen zijn en dat afstemming noodzakelijk is. 10.2 Evaluatie Binnen drie weken na de afschaling zal de werkwijze en de effectiviteit van het Crisisteam HA WB worden geëvalueerd middels het evaluatieformulier en daarna worden zo nodig aanpassingen gemaakt in het HAROP door de senior beleidsmedewerker van de Huisartsenkring West-Brabant en de directiesecretaris van de Stichting Huisartsenposten West-Brabant op grond van de verkregen inzichten naast de al in het formulier beschreven acties. Zie bijlage 15. 10.3 Opvang medewerkers Gedurende een infectieziekte-uitbraak kunnen medewerkers geconfronteerd worden met mensen of gebeurtenissen die door de medewerkers als schokkend worden ervaren. De leidinggevenden hebben hierin een belangrijke regisserende en ondersteunende rol. Met betrekking tot opvang van medewerkers van Huisartsenposten geldt dat de leidinggevende ruimte schept voor overleg en communicatie met daaraan gekoppeld nabesprekingen en opvang van medewerkers. Voorstelbaar is dat dit ook voor de dagpraktijken geregeld wordt. 18
Bijlage 1 Aantallen bewoners en huisartsen. Huisartsenposten Aangesloten gemeenten Locatie zorgmeld punt Aantal inwoners per huisartsenpost Aantal huisartsen Locatie nood-opvang Bergen op Zoom Bergen op Zoom, Halsteren, De Heen, Hoogerheide, Huijbergen, Lepelstraat, Nieuw Vossemeer, Ossendrecht, Oud Vossemeer, Poortvliet, Putte, Scherpenisse, St. Annaland, St. Maartensdijk, St. Philipsland, Stavenisse, Steenbergen, Tholen, Anna Jacoba Polder, Woensdrecht 132.000 55 Breda Breda, Baarle Nassau, Bavel, Castelre, Chaam, Dorst, Galder, Prinsenbeek, Strijbeek, Teteringen, Ulicoten, Ulvenhout 194.000 88 Etten-Leur Achtmaal, Bosschenhoofd, Etten-Leur, Hoeven, Oudenbosch, Rijsbergen, Rucphen, Schijf, Sprundel, St. Willebrord, Zegge, Zevenbergen, Zundert 128.000 47 Oosterhout Dongen, Geertruidenberg, s- Gravenmoer, Hooge en Lage Zwaluwe, Made, Oosterhout, Raamsdonksveer, Rijen, Terheijden, Wagenberg, Zevenbergschenhoek 143.000 65 Roosendaal Dinteloord, Fijnaart, Kruisland, Klundert, Nispen, Oud-Gastel, Roosendaal, Standdaarbuiten, Willemstad. 108.000 50 Totaal 705.000 305 19
Bijlage 2. Zorgvraag, attack rate en sterftecijder 4 Zorgvraag In de regio West-Brabant wonen totaal zo n 684.000 inwoners. Van deze inwoners loopt ongeveer 10% een verhoogd risico. De verwachte attack rate varieert van 25 tot 50%. Onderstaande berekening van de zorgvraag is gebaseerd op een attack rate van 25 % en is uitgewerkt voor een periode van 9 weken. Attack rate 25% Week 0 Geïnfecteerden 1 4 7 Huisartsenconsulten Ziekenhuisopnames 2 1.538 336 4 laag risico sterfte hoog risico sterfte sterfte totaal 3 47.700 10.829 103 7 20 28 4 113.555 29.231 319 37 103 141 5 8.480 2.417 31 7 17 24 6 185 55 7 7-8 7-9 171.476 42.876 458 52 141 192 Worst case Er is tevens een berekening gemaakt op het worst case scenario conform het landelijk draaiboek. Hierbij wordt uitgegaan van een attack rate van 50%. In dit scenario zal de beschikbare zorgcapaciteit tekortschieten. In de huisartsenzorg ligt in week vier de zorgvraag ver boven de beschikbare capaciteit. Een groot deel van de influenzapatiënten kunnen niet direct geholpen worden. In het worst case scenario ziet de zorgvraag er als volgt uit: Attack rate 50% Week Huisartsenconsulten Geïnfecteerden Ziekenhuisopnamen laag risico sterfte hoog risico sterfte sterfte totaal 0 1 7 14 2 3.077 673 7 3 95.400 21.657 207 14 41 55 4 227.110 58.462 639 74 207 281 5 16.959 4.835 62 14 34 48 6 370 110 7 14-8 14-9 342.952 85.752 915 103 281 384 Sterftecijfer In de tabellen staan tevens de schattingen van het aantal patiënten, dat ten gevolge van de infectieziekte komt te overlijden. Met name in week 4 is de verwachting dat er een dermate hoog sterftecijfer zal zijn, dat hierop door de gemeente en GGD geanticipeerd dient te worden. De meeste doden zullen naar verwachting in het ziekenhuis vallen, ten gevolge van de complicaties van de infectieziekte. 20
Bijlage 3. Regionaal Ketenoverleg (Dit moet nog door de GHOR worden gerealiseerd). 21
Bijlage 5 Callcenter Huisartsenpost Ten aanzien van de callcentra, die op de vijf huisartsenposten operationeel zullen zijn in stadium 3 en 4, kan het volgende worden opgemerkt: Er is er minimaal één verantwoordelijke huisarts aanwezig; de medische eindverantwoordelijkheid ligt bij deze dienstdoende huisarts. Op het callcentrum vindt telefonische triage plaats, die ondersteund wordt door het callmanagementsysteem van de Huisartsenpost. Het callcentrum is 24 uur 7 dagen per week operationeel. Er is geen fysieke toegang, er worden geen patiënten ontvangen. De niet-acute uitstelbare zorg wordt ontmoedigd. De Huisartsenkring en Huisartsenpost zijn verantwoordelijk voor het bemensen van de callcentra ten behoeve van de huisartsenzorg. Permanente politiebewaking is van belang gezien de mogelijke toeloop van patiënten. Registratie vindt plaats van het aantal en soort consulten (call s, consulten, visites). Hierdoor wordt inzicht verkregen in de zorgbehoefte van patiënten. Tevens vindt registratie plaats van het aantal sterftegevallen. Telefonie stadium 3 en 4 Vanaf stadium 2 worden voorbereidingen getroffen voor opschaling van telefoonlijnen, die benodigd zouden kunnen zijn als stadium 3 aanbreekt. De huidige capaciteit qua aantal telefoonlijnen is in beeld gebracht. Huidige capaciteit: 60 lijnen, (VOIP) Bergen op Zoom: 10 Roosendaal: 10 Etten-Leur: 10 Breda: 10 Oosterhout: 10 Uitgaande lijnen: 10 Dit is inclusief centraal kantoor, spoedlijnen en intercollegiaal overleg. Technisch wordt nagegaan of het mogelijk is om vanaf stadium 2 op telefoniegebied de patiëntenstromen te scheiden door middel van een keuzetoets. Tevens wordt uitgezocht of het mogelijk is om de callcentrumlicenties uit te breiden met extra tijdelijke licenties. 22
Bijlage 6 Zorgmeldpunten In stadium 0 worden de locaties van de zorgmeldpunten door de gemeenten vastgesteld en voorbereid. De locaties die gekozen zijn, dienen te voldoen aan de volgende criteria: a) Goed bereikbaar b) Duidelijke bewegwijzering c) Voldoende parkeergelegenheid Bij het inrichten van een zorgmeldpunt is uitgegaan van de operationele schaalgrootte van het verzorgingsgebied van de huisartsenpost. Alle huisartsenpraktijken en apotheken zijn in dit stadium gesloten. De huisartsenpost is gedurende 24 uur per dag in functie, uitsluitend als callcentrum. De medicatievoorziening wordt door de apotheek geregeld in het zorgmeldpunt, hetgeen gecoördineerd wordt door de GHOR. In het zorgmeldpunt wordt een inrichting voor spreekuurfaciliteiten gerealiseerd. De receptie in het zorgmeldpunt draagt zorg voor ontvangst en registratie van eenieder die zich daar meldt. In het zorgmeldpunt ligt de medische eindverantwoordelijkheid bij de dienstdoende huisarts. Ten aanzien van het gebouw zijn een aantal criteria gesteld (voor specifieke informatie, waaronder de inventarislijst): 1) 24-uurs beveiliging 2) een receptiefunctie bij de ingang 3) spreek-/onderzoekkamers 4) rolstoel toegankelijk (ook de aparte ruimtes en sanitair) 5) sanitaire voorzieningen (douches en toiletten) 6) mogelijkheid voor privacy (kamers of kamerschermen) 7) klimaatbeheersing 8) keuken / restaurantfunctie 9) toegang tot het callmanagementsysteem van de huisartsenpost 10) meerdere telefoonnummers / telefooncentrale en onbeperkt Internet toegang 11) Local Area Network is wenselijk. Naast de huisarts kan er door verpleegkundigen of doktersassistenten getrieerd worden en vooronderzoek plaatsvinden. Ten behoeve van de registratie van de consulten zal er een computer in de spreekkamer / triageruimten aanwezig zijn, die aangesloten wordt op een intern netwerk. De bezetting van het zorgmeldpunt door andere disciplines, bijvoorbeeld de thuiszorg, zal door de GHOR georganiseerd worden. Uitgaande van een scenario met een hoge attack-rate, kan er slechts één huisarts geleverd worden als medische coördinator van het zorgmeldpunt. De algehele leiding van de zorgmeldpunten geschiedt onder regie van de GHOR, en wordt gevoerd door een locatiemanager, bekend met de crisissituaties. 23
Bijlage 7 Inventarisatie kritieke ondersteunende processen Huisartsenposten Inventarisatie kritieke 3 ondersteunende processen en leveranciers Proces Verantwoordelijke Back-up Leveranciers Actie EAD Uitbetalen salarissen (evt. zonder variabele emolumenten) P&O Ziek- en herstelmeldingen Directiesecretariaat Telefoon, fax en post Directiesecretaris Kwaliteit en Organisatie Onder andere opstellen instructies n.a.v. landelijke richtlijnen en deze communiceren. Directie Contacten media ICT Callmanagementsysteem Telefoon (V-tell) Fax Primair Proces Toelevering medicijnen/materialen posten Visite rijden chauffeur Beveiliging posten Ondersteunend Schoonmaak posten en Centraal Kantoor Receptie Centraal Kantoor Roostering Catering Centraal Kantoor 3 Onder kritiek wordt verstaan een proces dat niet langer dan twee weken kan worden opgeschort. 24
Bijlage 8 Voorbeeld monitorvragen Basismeting (eenmalig) Wat is de normale bezetting van uw praktijk? Fte huisarts : Fte ondersteunend personeel : Fte uitbreidingscapaciteit (maximaal realiseerbaar FTE) : Monitor 1. Hoe heeft u de werkdruk de afgelopen periode ervaren? normaal, we kunnen het prima aan druk, maar wel kunnen het nog aan erg druk, we dreigen vast te lopen 2. Komt de zorgcontinuïteit binnen uw praktijk in gevaar? nee ja, binnen een week ja, binnen twee weken ja, op langere termijn (meer dan twee weken) 3. Hoeveel FTE is op dit moment werkzaam? Fte huisarts (aantal invullen) Fte ondersteunend personeel (aantal invullen) 4. Ervaart u knelpunten in één van onderstaande zaken? Telefoonlijnen ja (toelichting)/nee Praktijkruimte ja (toelichting)/nee (extra) openingstijden ja (toelichting)/nee Beschermende middelen (handschoenen, mondkapjes etc.) ja (toelichting)/nee Hygiëne maatregelen (schoonmaken praktijk) ja (toelichting)/nee Diagnostiek ja (toelichting)/nee Contacten met de tweede lijn ja (toelichting)/nee Hoeveelheid informatievoorziening ja (toelichting)/nee 5. Ruimte voor toelichting 25
Bijlage 9 Voorbeeldtekst telefoon Tekst voor het antwoordapparaat ANW-uren U bent verbonden met de Huisartsenposten West-Brabant Toets één bij een levensbedreigende situatie Toets twee als u koorts heeft en denkt besmet te zijn met... Voor overige klachten, blijf aan de lijn Houd uw verzekeringsgegevens bij de hand Om kwaliteits- en veiligheidsredenen kan dit gesprek worden opgenomen. 26
Bijlage 10 Benodigde en beschikbare capaciteit doktersassistenten stadium 3 4 Reservecapaciteit per week Voorbeeld Mexicaanse Griep 2009: geldt ook voor attack rate Uit de inventarisatie onder huidige medewerkers met betrekking tot bereidheid om extra te werken tijdens een infectieziekte-uitbraak is gebleken dat medewerkers dan tijdelijk extra willen werken. De inschatting is dat de reservecapaciteit neerkomt op ongeveer 500 uur per week (ervan uitgaande dat de medewerkers deze uren daadwerkelijk beschikbaar zijn). Tijden (voorbeeld) Aantal benodigde medewerkers per locatie In uren 07.00-15.00 7 56 15.00-23.00 5 40 23.00-07.00 3 24 Per etmaal benodigd 15 120 Huisartsenpost breed (per etmaal) 75 600 Benodigde bezetting per week Huisartsenpost breed 4200 Huidige bezetting Locatie Aantal contracturen per week Etten-Leur 267 Oosterhout 243 Breda 286 Roosendaal 308 Bergen op Zoom 277 Totaal 1381 Reservecapaciteit ca. 500 Totaal incl. reservecapaciteit 1881 uur Scenario 1: 30% ziekteverzuim: 30% van 1381 uur is 414,30 uur. Vanuit Huisartsenpost is dan 966,70 uur aan contracturen per week beschikbaar. Als reservecapaciteit komt er in deze situatie nog 350 uur bij (30% is niet beschikbaar vanwege ziekte: 30% van 500 uur is 150 uur). Het totaal is dan 1316,70 uur per week. Scenario 2: 50% ziekteverzuim: 50% van 1381 uur is 690,50 uur Vanuit Huisartsenpost is dan 690,50 uur aan contracturen per week beschikbaar. Als reservecapaciteit komt er in deze situatie nog 250 uur bij (50% is niet beschikbaar vanwege ziekte: 50% van 500 uur is 250 uur). Het totaal is dan 940,50 uur per week. Het tekort aan capaciteit bedraagt 4200 -/- 940,50 = 3259,50 uur (is 85,78 FTE). 4 Deze informatie was actueel in september 2009 27
Bijlage 11 CAO Huisartsenzorg 1 maart 2015-1 maart 2017. Artikel 2.2 Goed werknemerschap a. De werknemer is in het algemeen verplicht al datgene te doen en na te laten wat een goed werknemer in gelijke omstandigheden behoort te doen of na te laten. b. De werknemer komt alle uit de arbeidsovereenkomst voortvloeiende of daarmee samenhangende verplichtingen te goeder trouw na. De werknemer verricht naar beste kunnen alle tot de functie behorende werkzaamheden, behartigt de belangen van de werkgever zoveel mogelijk, en houdt zich aan alle door de werkgever te geven aanwijzingen en instructies. c. De werknemer verricht, indien nodig, andere werkzaamheden dan die welke direct verband houden met de functie of werkt op andere tijden of plaatsen dan gebruikelijk, één en ander voor zover dit door de werkgever redelijkerwijs kan worden verlangd. d. De werknemer is verplicht tot geheimhouding van hetgeen de werknemer uit hoofde van de functie ter kennis komt, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt of de werknemer uitdrukkelijk is opgelegd. Deze verplichting geldt ook na beëindiging van het dienstverband. e. Indien de werknemer verhinderd is de werkzaamheden te verrichten, is de werknemer verplicht daarvan, onder opgave van redenen, zo spoedig mogelijk mededeling te doen of te laten doen aan de werkgever. f. De werknemer is verplicht de goederen, welke door de werkgever aan de zorgen van de werknemer zijn toevertrouwd, zorgvuldig te beheren. 28