Boardletter interim controle2010

GEMEENTE COEVORDEN Ing. LU JAN 2011 Aan Ciass.nr Boardletter interim controle2010 =!l ERNST &YOUNG Quality In Everything We Do

Ill""" ' ERNST &YOUNG Ernst & Young Accountants LLP Leonard Springerlaan 17 9727 KB Groningen Postbus 997 9700 AZ Groningen Tel.:+31 (0)88-407 1000 Fax:+31 (0)88-407 2505 www.ey.nl VERTROUWELIJK De gemeenteraad van de gemeente Coevorden t.a.v. de griffier, de heer B. Kunnen Postbus 2 7740 AA COEVORDEN Groningen, 10 januari 2011 75079/23605987/RHB/SGu/IHB Betreft: boardletter 2010 van de gemeente Coevorden Geachte heer Kunnen, In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot de controle van de jaarrekening 2010 van de gemeente Coevorden brengen wij u hiermee verslag uit over onze bevindingen betreffende de interim-controle. Voor een nadere omschrijving van uw opdracht, de reikwijdte en aanpak van onze controle en overige afspraken verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging. In deze rapportage richten wij ons met name op mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en de processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen van uw organisatie. Wij vertrouwen er op u met deze boardletter naar tevredenheid van dienst te zijn geweest. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid een nadere toelichting te verstrekken. Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP o^ S. Gubler MSc RA f R.H. Bouman RA Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer 0C335594. In relatie tot Ernst S Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XI Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Illll""" M ERNST &YOUNG Inhoudsopgave 1 Actuele ontwikkelingen binnen de gemeente Coevorden 1 1.1 Bezuinigingen bij de gemeente Coevorden 1 1.2 Samenwerking gemeente Borger-Odoorn en gemeente Emmen (BOCE) 1 1.3 Risicomanagement 2 1.4 Opheffing EMCO 3 2 Attentiepunt van de raad - Kredietbewaking Holwert-Zuid 4 2.1 Inleiding 4 2.2 Rapportages en kaders 4 2.3 Projectadministratie versus kredietbewaking 4 2.4 Projectcontrol 5 2.5 Holwert-Zuid nader bekeken 5 3 Grondexploitatie 6 3.1 Inleiding 6 3.2 Vooruitblik jaarrekeningcontrole waarderingsrisico's gronden 6 4 Bedrijfsvoering 9 4.1 Onze rol bij de beoordeling van de bedrijfsvoering 9 4.2 Planning & control verder ontwikkeld 9 4.3 Onze beoordeling van de significante processen 9 4.4 Rechtmatigheid en interne controle 10 4.5 Voorbereidende werkzaamheden Sisa nog te starten 13 5 Uitkomsten van de controle 14 6 Tot slot 16

Ill""' EU ERNST &YOUNG 1 1.1 Actuele ontwikkelingen binnen de gemeente Coevorden Bezuinigingen bij de gemeente Coevorden De gevolgen van de recessie zijn voor de gemeente Coevorden duidelijk merkbaar. Uit de begroting 2011 van de gemeente Coevorden blijkt dat de gemeente, evenals andere gemeenten, als gevolg van de recessie voor een aanzienlijke bezuinigingsoperatie staat. Om de bezuinigingen van 7 miljoen in 2014 te realiseren, heeft het college in een visiedocument aangegeven waar de prioriteiten liggen. Op basis van dit document zijn ongeveer 50 ombuigings- en bezuinigingsvoorstellen geformuleerd. Deze voorstellen hebben grotendeels betrekking op taakreductie en het efficiënter uitvoeren van activiteiten. Door de ombuigings- en bezuinigingsvoorstellen is de begroting 2011 sluitend en de meerjarenraming 2012-2014 is nagenoeg sluitend. Vanuit onze natuurlijke adviesrol volgen wij de bezuinigingen, deze kunnen namelijk een belangrijk effect hebben op de interne organisatie en bedrijfsvoering. Daarnaast hebben bezuinigingen soms een technisch/administratief karakter met effect op de verslaggeving. Eén van de bezuinigingsvoorstellen is het wijzigen van de afschrijvingsmethodiek en -termijnen. Graag gaan wij hierover vanuit onze natuurlijke adviesfunctie graag vroegtijdig met u in overleg. 1.2 Samenwerking gemeente Borger-Odoorn en gemeente Emmen (BOCE) De afgelopen jaren heeft de gemeente Coevorden op verschillende beleidsterreinen samenwerkingsinitiatieven ontplooid met de gemeenten Emmen en Borger-Odoorn. Hierbij is op individuele beleidsterreinen de samenwerking vormgegeven. Via de stuurgroep BOCE willen de drie gemeenten komen tot een overkoepelend kader voor deze samenwerking. De samenwerking richt zich (voorlopig) met name op de sociale zaken en automatisering. In de nabije toekomst wordt wellicht samengewerkt voor de inkopen en aanbesteden. 1.2.1 Sociale zaken Vanaf 2010 heeft de gemeente Coevorden haar sociale zaken uitbesteed aan de gemeente Emmen. De gemeente Coevorden blijft verantwoordelijk voor de uitvoering van sociale zaken. Het is van belang dat u tussentijds voldoende inzicht heeft in de informatievoorziening rondom de sociale zaken en duidelijke afspraken maakt met de gemeente Emmen over de dienstverlening. De baten en lasten van de sociale uitkeringen worden opgenomen in de jaarrekening van de gemeente Coevorden. In oktober en november van dit jaar zijn wij als controlerend accountant van de gemeente Coevorden aanwezig geweest bij een aantal overleggen tussen de BOCEgemeenten en hun accountants. Hierbij zijn globale afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden en taken ten aanzien van de internecontrolewerkzaamheden voor de sociale zaken. Deze afspraken moeten op bepaalde punten verder worden geconcretiseerd. Hiervoor zal met alle betrokken partijen een nieuw overleg worden gepland. Dit betekent dat het een bewuste keuze is dat over het boekjaar 2010 nog geen interne controle is uitgevoerd op de rechtmatige verstrekkingen van de uitkeringen.

Illll""" EM ERNST &YOUNG 1.2.2 Automatisering De BOCE-samenwerking op het gebied van automatisering betreft de hardware. Op dit moment is de kantoorautomatisering overgegaan naar de gemeente Emmen, kan ingelogd worden op het systeem van Emmen en wordt gebruikgemaakt van de kantoorautomatisering van de gemeente Emmen. De volgende fasen betreffen het onderbrengen van de back-officesystemen en de applicaties bij de gemeente Emmen. Op dit moment draaien de applicaties functioneel nog bij Coevorden en is de gemeente Coevorden ook nog steeds verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de applicaties. Voor de waarborging van de continuïteit, volledigheid en betrouwbaarheid van de dienstverlening, systemen en applicaties is het van belang om duidelijke afspraken te maken over de verantwoordelijkheden en de periodieke informatievoorziening. Wij adviseren u om schriftelijke afspraken met de gemeente Emmen te maken over de verantwoordelijkheden, de dienstverlening en de informatievoorziening. Deze punten kunnen eventueel worden meegenomen bij de actualisatie van het informatiebeveiligingsplan. 1.3 Risicomanagement Gemeenten zijn volop in beweging. Nieuwe ontwikkelingen, zoals de bezuinigingen en recessie, brengen risico's met zich mee. Risicomanagement stelt organisaties in staat om op basis van een gestructureerde aanpak risico's vooraf proactief te beheersen in plaats van ad hoc achteraf. Een goede implementatie van risicomanagement in de organisatie kost tijd. Naast het opstellen van een risicoprofiel is het structureel en proactief beheersen van risico's van belang. Risicomanagement als instrument is een aanvulling op de bestaande bedrijfsvoering en moet als zodanig in de reguliere planning & controlcyclus worden opgenomen. De gemeente Coevorden heeft medio 2010 een voorstel opgesteld voor de implementatie van het risicomanagement in de organisatie. Het voorstel tot (verdere) implementatie van risicomanagement bestaat uit drie stappen: - het vaststellen van het kader en de strategie omtrent risicomanagement; het opstellen van een risicoanalyse specifiek gericht op de gemeente Coevorden; - het benoemen van maatregelen om de geïdentificeerde risico's te beheersen. De planning is om in 2011 een definitief besluit te nemen op welke wijze risicomanagement wordt geïmplementeerd in de organisatie. Wij zijn van mening dat de gemeente Coevorden, met het voorstel om risicomanagement in de organisatie te implementeren, een goed initiatief heeft genomen gericht op het zelfcontrolerend vermogen van de organisatie. Het verdient hierbij de aanbeveling om vanuit de doelstellingen van de gemeente, risico's en de ter zake van deze risico's getroffen maatregelen te inventariseren (top-down). Het opstellen van een risicoanalyse vanuit de programmakant sluit hierop aan. Daarnaast adviseren wij u eveneens het risicomanagement bottom-up in de organisatie te implementeren, zodat voldoende draagvlak in de organisatie ontstaat voor de implementatie van risicomanagement.

11111""' SËERNST&YOUNG 1.4 Opheffing EMCO In 2010 is nog geen besluit genomen over het wel/ niet opheffen van de gemeenteschappelijke regeling EMCO. De afgelopen twee jaren zijn de gemeentelijke bijdragen in het tekort op de EMCO aanzienlijk teruggelopen. Op dit moment is nog niet duidelijk voor welke vorm van uitvoering de gemeente Coevorden uiteindelijk zal kiezen. Mede gezien de huidige ontwikkelingen en bezuinigingen binnen de SW-sector kan dit grote organisatorische, bedrijfsmatige en financiële consequenties hebben. Wij adviseren u hier vroegtijdig aandacht aan te schenken en gaan graag met u in overleg over de consequenties van dit voorgenomen besluit voor de jaarrekening 2010.

Mill'"" =11 ERNST &YOUNG 2 Attentiepunt van de raad - Kredietbewaking Holwert-Zuid 2.1 Inleiding De auditcommissie heeft ons gevraagd dit jaar specifiek aandacht te besteden aan de procedures rondom de kredietbewaking, specifiek voor het project Holwert-Zuid. In dit hoofdstuk zullen wij dit onderwerp nader uitwerken. Uitgangspunt daarbij is een beoordeling op hoofdlijnen, zodat de raad vanuit haar controlerende taak kan bepalen of nader onderzoek naar deze onderwerpen gewenst is. 2.2 Rapportages en kaders De gemeenteraad wordt bij de begroting, jaarrekening en de Beraps op hoofdlijnen geïnformeerd over de status van de grondexploitatieprojecten. Deze rapportages zijn ingericht vanuit de programma's. Hierin is niet per project de financiële/technische voortgang opgenomen, inclusief de aanwezige risico's. De gemeente Coevorden heeft geen expliciete kaders, waarin is opgenomen op welke wijze en bij welke omvang kredietoverschrijdingen gemeld moeten worden aan de gemeenteraad. Vanuit de wetgeving voor gemeenten, de kadernota rechtmatigheid, zijn kaders gesteld met betrekking tot de begrotingsrechtmatigheid, waaronder kredietoverschrijdingen. Bij de jaarrekeningcontrole beoordelen wij of het college deze kaders heeft nageleefd. Dit bekent onder andere dat wij vaststellen of: - kostenoverschrijdingen geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten; - kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten passen binnen het bestaande beleid. Indien behoefte bestaat aan nadere richtlijnen, kunnen aanvullende meer gedetailleerde kaders worden vastgesteld. Het formuleren van concrete en duidelijke spelregels tussen de gemeenteraad en het college met betrekking tot het begrotingscriterium voorkomt discussie achteraf. 2.3 Projectadministratie versus kredietbewaking In 2010 zijn alle grondexploitatieprojecten opgenomen in de projectadministratie. In de projectadministratie is per kostensoort inzicht in de begrote en werkelijke kosten/opbrengsten en de aangegane verplichtingen. Met de invoering van een projectadministratie is er eenvoudiger en tijdig inzicht in de financiële status van het grondexploitatieproject. In de projectadministratie is de verplichtingenmodule ingericht. Deze module is nog niet operationeel. Het voordeel van een verplichtingadministratie is dat projectleiders en budgethouders tussentijds inzicht hebben in de uitgaven en verplichtingen in relatie tot de budgetten. Eventuele overschrijdingen ten opzichte van de door de raad beschikbaar gestelde kredieten kunnen vroegtijdig, op moment van bestelling, worden gesignaleerd. De gemeente Coevorden heeft de intentie om alle aangegane verplichtingen voor grondexploitatieprojecten ook in de verplichtingenadministratie te registeren. Wij onderschrijven het belang hiervan. Door het inrichten van een verplichtingenadministratie kan het budgetbeheer en de managementinformatie worden verbeterd.

Ml ERNST &YOUNG De begroting in de projectadministratie is gelijk aan het door de raad beschikbaar gestelde krediet. Dit betreft de begrote kosten en opbrengsten op totaalniveau. De gemeente Coevorden is voornemens om in de projectadministratie tevens de meerjarenraming per project op te nemen. Mogelijke financiële gevolgen als gevolg van vertragingen in de uitvoering zijn op deze manier sneller inzichtelijk. Daarnaast kan relatief eenvoudig worden vastgesteld in hoeverre de werkelijkheid nog in lijn ligt met de verwachtingen. Wij zijn van mening dat op deze wijze verder vorm kan worden gegeven aan de projectbewaking. Momenteel worden de meerjarenramingen nog extracomptabel bijgehouden. 2.4 Projectcontrol Het afgelopen jaar is de functionaris projectcontrol druk bezig geweest met de inrichting van de projectadministratie. Hierdoor is de functie van de projectcontrol nog niet als zodanig ingevuld. De gemeente Coevorden wil eerst de basis van de vastleggingen van projecten verbeteren (de inrichting van de projectadministratie). Op basis van een goed ingerichte projectadministratie kan vervolgens de projectcontrol beter worden ingevuld en uitgevoerd. 2.5 Holwert-Zuid nader bekeken Het project betreft het herontwikkelen van het gebied Holwert-Zuid. Het doel van het project is het bouwen van 150 woningen en 6500 m 2 commerciële ruimte en openbaar gebied. Het project Holwert-Zuid is in 2010 opgenomen in de projectadministratie. Door de projectadministratie is er eenvoudiger en tijdig inzicht in de financiële status van het grondexploitatieproject Holwert-Zuid. De beheersing van de uitgaven kan verder worden verbeterd door het invoeren van een verplichtingenadministratie. Hierdoor is er tussentijds inzicht in de uitgaven en verplichtingen in relatie tot de budgetten. Eventuele overschrijdingen ten opzichte van de door de raad beschikbaar gestelde kredieten kunnen vroegtijdig, op moment van bestelling, worden gesignaleerd. De gemeenteraad wordt bij de begroting, jaarrekening en de Beraps op hoofdlijnen geïnformeerd over de status van de grondexploitatieprojecten. Bij grote kredietoverschrijdingen in de grondexploitatie wordt de raad eveneens geïnformeerd. De gemeente Coevorden heeft een risicoanalyse Holwert-Zuid opgesteld. Uit deze risicoanalyse blijkt dat de verwachte investering in ieder geval 4,8 miljoen bedragen en in het ernstigste geval 6,5 miljoen. De raad heeft reeds 2,8 miljoen krediet beschikbaar gesteld, gebaseerd op de herziene grondexploitatie per april 2009. Intern is een analyse opgesteld waarin de grootste afwijkingen worden verklaard. (in miljoenen euro's) De aanvullende kosten voor bodemsanering CPC-locatie 0,9 De aanvullende kosten voor overige bodemverontreiniging 0,4 Interne kosten en voorbereiding bestemmingsplan 0,6 Overige 0,1 Totaal 2,0

1111"'" ÊlERNST&YOUNG e 3 Grondexploitatie 3.1 Inleiding De risico's op de grondposities van de gemeenten nemen toe. Als gevolg van de recessie is de waardering van de grondexploitaties, zowel niet- als in exploitatie genomen gronden, een belangrijk risico geworden. Het is hierdoor noodzakelijk om met een kritische blik de grondpositie te (blijven) beoordelen. De balanspositie grondexploitaties van de gemeente Coevorden bedraagt ultimo 2009 52,8 miljoen en maakt hiermee een aanzienlijk onderdeel (31%) uit van het balanstotaal. De afgelopen twee jaren heeft de gemeente Coevorden een aantal maatregelen genomen om de beheersing van grondexploitaties te verbeteren. Een aantal van deze maatregelen betreffen: - het inrichten van een projectadministratie voor de grondexploitatieprojecten; het aanstellen van een planeconoom, waardoor een duidelijke functiescheiding is ontstaan tussen de projectleider en de planeconoom; het uitvoeren van interne controles op de grondexploitatie; - een volledige actualisatie van de grondexploitaties per 31 december 2008. Wij zijn van mening dat de gemeente Coevorden de afgelopen twee jaren een aantal goede stappen heeft gezet op weg naar een betere beheersing van de grondexploitaties. Door de aanhoudende recessie en krimp in de gemeente Coevorden blijft een kritische beoordeling van de grondexploitaties belangrijk. In het vervolg van dit hoofdstuk geven wij een vooruitblik naar de waarderingsrisico's op de gronden en de te nemen acties voor de jaarrekeningcontrole 2010. 3.2 Vooruitblik jaarrekeningcontrole waarderingsrisico's gronden 3.2.1 Gronden in exploitatie De gronden in exploitatie bedragen ultimo 2009 35,2 miljoen. In 2008 zijn alle grondexploitatieopzetten uitgebreid geactualiseerd. De uitkomsten hiervan zijn vastgelegd in de rapportage 'Stevig in de grond'. Voor de jaarrekeningcontrole 2009 heeft op basis van deze rapportage een actualisatie plaatsgevonden. Voorafgaand aan het opstellen van de begroting 2011 heeft de gemeente Coevorden de grondexploitaties geactualiseerd. Deze actualisatie houdt in dat de parameters (rente, inflatie) opnieuw zijn beoordeeld. Daarnaast blijkt uit het memo 'Marktstrategie om sturing te geven aan de verkoop van bouwkavels' d.d. 8 juni 2010 dat in de actualisatie van de grondexploitaties een inschatting is gemaakt van het verkooptempo. In dit memo is aangegeven dat voor veel grondexploitaties investeringen zijn gepleegd en nog veel gronden moeten worden verkocht. Dit betekent dat de kosten al wel zijn gemaakt, maar de opbrengsten nog moeten plaatsvinden. Indien het verkooptempo vertraagt, ontstaat renteverlies en wordt het resultaat op de grondexploitaties lager. De gemeente Coevorden moet over de komende tien jaar ongeveer 796.000 m 2 verkopen (verwachte opbrengst hiervan bedraagt 62,9 miljoen).

Ill""" HI ERNST &Y011NG 7 Wij hebben voor een aantal projecten beoordeeld of het verwachte verkooptempo voor het komende jaar reëel is gezien de verkoopopbrengsten. Hieruit concluderen wij dat voor drie relatief grote projecten de verkopen naar alle waarschijnlijkheid niet gerealiseerd gaan worden. Project Europark Ossehaar Holwert-Noord-Oost Verwachte verkopen in 2010 In geactualiseerde grondexploitatie ten behoeve van de begroting 2011 1 miljoen 2 miljoen 1 miljoen Werkelijke verkopen tot en met 18 november 2010 Nihil j 1 miljoen I nihil Gezien de aanhoudende recessie en de gevolgen van de krimp in de gemeente Coevorden zijn de uitgangspunten aanzienlijk gewijzigd. Dit kan betekenen dat een afwaardering van de huidige boekwaarde bij de jaarrekening 2010 noodzakelijk is. Dit is onder andere afhankelijk van de verwachte verkoop ten opzichte van de gerealiseerde verkoop en de resultaatverwachting van de projecten. Wij verzoeken u voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole 2010 de grondexploitatieopzetten op deze punten te herzien. Voor een goede onderbouwing van de waardering van de gronden is het van belang dat deze onderbouwd zijn met reële verwachtingen. Ook de verslaggevingsvoorschriften van gemeenten, het BBV, geven het advies om projecten jaarlijks te herzien. In ons rapport van bevindingen bij de jaarrekening van 2009 hebben wij gerapporteerd dat: voor het project Europark in het verleden kosten op het project zijn geboekt, die op het eerste gezicht niet thuishoren in een grondexploitatie of nog verrekend moeten worden met Europark GmbH. De gemeente Coevorden heeft nog niet uitgezocht om welke kosten dit gaat en wat de omvang hiervan is. - voor het project Ossehaar is geconstateerd dat circa 8 ha buiten het plangebied Ossehaar valt. De planning was om in juni 2010 een voorstel voor te bereiden om de gronden buiten de exploitatie van Ossenhaar te brengen en over te boeken naar gronden buiten plan. Dit is tot op heden nog niet uitgevoerd. Deze bevindingen hebben wij vorig jaar meegenomen als fout voor de jaarrekeningcontrole. Wij adviseren u bovenstaande onduidelijkheden te analyseren en te beoordelen welke effecten dit heeft op de waardering van de desbetreffende gronden. Wij gaan ervan uit dat bij de jaarrekeningcontrole 2010 hierover duidelijkheid bestaat. 3.2.2 Niet in exploitatie genomen gronden De niet in exploitatie genomen gronden bedragen ultimo 2009 17,2 miljoen. Dit betreft gronden die zijn aangekocht met het doel om deze op termijn te gaan ontwikkelen. Door de huidige recessie zijn de risico's op deze gronden toegenomen en is het noodzakelijk kritisch te kijken naar de juiste waardering van deze gronden. Het risico bestaat dat de boekwaarde (aankoopwaarde vermeerderd met bijgeschreven rente en kosten) niet meer rendabel in te brengen is in een grondexploitatie. In dit geval dient een afwaardering plaats te vinden.

Ill"""" ÊU ERNST &Y011NG s In de begroting 2011 is aan de raad gerapporteerd over het grondbeleid. Hierbij is voor de niet in exploitatie genomen gronden als uitgangspunt een sluitende grondexploitatie gehanteerd. Een duidelijke onderbouwing, bijvoorbeeld door middel van een tentatieve grondexploitatie, ontbreekt. Hierdoor bestaat het risico dat gronden te hoog zijn gewaardeerd en dat mogelijke risico's niet worden meegewogen in de bepaling van het weerstandsvermogen. Vanwege de huidige recessie en de omvang van de reeds lopende grondexploitaties zijn wij van mening dat de aanwezigheid van het risico dat de marktwaarde lager is dan de huidige boekwaarde groot is. Het BBV geeft aan dat de niet exploitatie genomen gronden moeten worden gewaardeerd tegen boekwaarden dan wel lagere marktwaarde. Het is dan ook niet ondenkbaar dat voor bepaalde gronden een afwaardering van de boekwaarde noodzakelijk is. Dit vraagt om een andere analyse van de (langetermijn)visie op deze gronden, de huidige boekwaarde en ritprijzen van de gronden in relatie tot de markt en mogelijke plannen. Wij adviseren u een analyse te maken van de waardering van de niet in exploitatie genomen gronden. Wij gaan ervan uit dat bij de jaarrekening in ieder geval een actualisatie heeft plaatsgevonden voor de waardering van alle niet in exploitatie genomen gronden. Graag gaan wij vroegtijdig met u in overleg over de waardering van de gronden en de niet in exploitatie genomen gronden voor de jaarrekening 2010. Tevens is de relatie tussen de grondexploitatierisico's en het weerstandsvermogen van belang.

1111""" MlERNST&YOUNG 4 4.1 Bedrijfsvoering Onze rol bij de beoordeling van de bedrijfsvoering Bij onze controle maken wij zo veel mogelijk gebruik van internebeheersmaatregelen in een organisatie, zoals de administratieve organisatie, de planning & controlcyclus, interne controle etc. Deze internebeheersmaatregelen, ook wel de bedrijfsvoering, zijn bepalend voorde beheersing en sturing van een organisatie. Wij beoordelen deze internebeheersmaatregelen in de eerste plaats ten behoeve van de controle van jaarrekening van de gemeente Coevorden. Daarnaast besteden wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, in gesprekken, management letter en rapportages veel aandacht aan de verdere ontwikkeling van de bedrijfsvoering en bestuurlijke informatievoorziening. In het vervolg van dit hoofdstuk zullen wij ingaan op de diverse onderwerpen van de bedrijfsvoering. 4.2 Planning & control verder ontwikkeld De afgelopen jaren heeft de gemeente Coevorden gewerkt aan de verdere ontwikkeling van de planning & controlcyclus. Deze ontwikkeling heeft zich het afgelopen jaar verder ontwikkeld. Er is het 'spoorboekje 2011' opgesteld. Dit boekje geeft inzicht in de concernplanning, heldere doelen per instrument en een duidelijke planning, inclusief het toekennen van verantwoordelijkheden. De verdere ontwikkeling van de planning & controlcyclus heeft betrekking op: het verschuiven van de peildatum van de bestuursrapportages (van april en juli naar april en september). Hierdoor wordt de raad gedurende het jaar periodiek geïnformeerd, waardoor sturing en verantwoording beter plaats kan vinden. het opstellen van kwartaalrapportages vanaf 2011. Het doel van deze rapportages is het leveren van actuele managementinformatie, waarbij ook een prognose wordt opgenomen over de te verwachten uitkomsten, zodat tijdig kan worden bijgestuurd op de verschillende beleidsvelden (de ontwikkeling van financial naar business control). Tijdens de interim-controle hebben wij het proces rond de totstandkoming van de Beraps beoordeeld. Wij hebben geconstateerd dat bij het opstellen van de tussentijdse rapportages geen formele afsluitingsprocedure plaatsvindt.. Een procesbeschrijving, waarin staat welke controlewerkzaamheden uitgevoerd dienen te worden, ontbreekt. Verder vindt bijvoorbeeld geen nadere analyse van de balansposten plaats, zoals het opnieuw beoordelen van de voorzieningen en beoordeling van de tussenrekeningen en wordt de volledigheid van de urenregistraties niet vastgesteld. Wel vindt een analyse plaats van de exploitatierekening in relatie tot de begroting. Wij adviseren u om de totstandkoming van de tussentijdse cijfers verder te ontwikkelen, waarbij invulling kan worden gegeven aan het tussentijds analyseren van balansposten en het tussentijds formeel afsluiten van de administratie. 4.3 Onze beoordeling van de significante processen Om u een inzicht te verschaffen in de kwaliteit van de administratieve organisatie van de gemeente Coevorden hebben wij de belangrijkste (significante) processen van de gemeente Coevorden aan de hand van een aantal criteria beoordeeld en vergeleken met de norm.

Ill""" =U ERNST &YOUNG 10 Hierbij hebben wij de volgende criteria gehanteerd: Is het proces beschreven? Is de opzet van het proces toereikend? Werkt het proces ook daadwerkelijk conform de beschreven opzet? Is het proces onderdeel van (tweedelijns) interne controle? Is de interne controle voldoende met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid? Is de managementinformatie uit het proces betrouwbaar en toereikend? Zijn voldoende beheersmaatregelen genomen in de applicaties waarvan het proces gebruik maakt? Hebben wij vanuit de externe controle bevindingen rondom dit proces? Is de juridische control beoordeeld en getoetst? Is het proces beoordeeld op doelmatigheid? De beoordeling van de significante processen heeft geresulteerd in de volgende tabel: Totaaloverzicht significante pr Processen: n Onvoldoende Voldoende Uitstekend Inkopen en aanbestedingen Betalingsverkeer Personeel en salarissen Afsluitprocedures (FSCP en P&C) Belastingen Uitkeringen verstrek kingen WMO Subsidies Grondexploitatie I De bovenstaande tabel heeft als doel in één oogopslag inzicht te geven in ons oordeel over de mate van beheersing van de significante processen vanuit het perspectief van de accountant. Het proces uitkeringenverstrekkingen hebben wij niet kunnen beoordelen aangezien de werkzaamheden zijn uitbesteed aan de gemeente Emmen.Uit bovenstaande tabel blijkt dat de meeste processen van voldoende niveau zijn. 4.4 Rechtmatigheid en interne controle De opzet en de uitvoering van de interne controles is over het algemeen van voldoende niveau. Wij zijn van mening dat de vastleggingen van de uitgevoerde internecontrolewerkzaamheden voor de meeste processen op een gestructureerde wijze plaatsvinden. Daarnaast is de dossiervorming ter onderbouwing van het oordeel toereikend. De vastleggingen, overwegingen en de oordeelsvorming voor het proces inkoop en aanbestedingen zijn wel een aandachtspunt. Gezien de omvang van de inkopen en aanbestedingen en de bevindingen van dit proces voorgaand jaar adviseren wij u de overwegingen en het oordeel gestructureerd en goed onderbouwd vast te leggen.

NIH"" =U ERNST &YOUNG 11 Voor - het WMO proces ontbreekt in het IC-werkprogramma de controle op: de uitgevoerde controles op de besteding van de persoonsgebonden budgetten; de uitgevoerd factuurcontrole; de termijnbewaking. Daarnaast maakt het betalingsproces geen onderdeel uit van de interne controle. Wij adviseren u bovenstaande toetsingspunten onderdeel uit te laten maken van het ICwerkprogramma en over het gehele boekjaar 2010 hier interne controle uit te voeren. 4.4.1 Voortgang interne controle op aantal punten achter op planning De gemeente Coevorden heeft voor de uit te voeren internecontrolewerkzaamheden een planning opgesteld. De concerncontroller en de teamleider planning en kwaliteit zijn verantwoordelijk voor de bewaking van de voortgang van deze interne controles. Hieronder hebben wij in een 'stoplichtoverzicht' aangegeven wat per proces de status is van de interne toetsing van het rechtmatigheidsbeheer. Dit betreft de stand per oktober 2010. Proces Onderhanden Gereed N i e t l ^ gestart j Opmerkingen - Inkoop/ aanbesteding Er heeft geen controle plaatsgevonden op het betalingsverkeer. Betalingsverkeer Personeel Afsluitprocedure (FSCP en P&C) Belastingen Nog niet alle dossiers zijn gecontroleerd. Algehele conclusie voor gecontroleerde inkopen opnemen en fouten extrapoleren naar de populatie. Nader onderzoek van bepaalde dossiers noodzakelijk. W^ÊÊM Conform planning controle bij de jaarrekening. - Uitkeringenverstrekkingen... _ m... _ Controleprogramma moet op punten nog worden uitgebreid. WMO Subsidie- ^_ verstrekking ^ ^ ^ ^ - Grondexploitatie H H B Nog niet gestart m conform panning j Onderhanc Jen H H H Gereed Controle nog niet uitgevoerd vanwege uitbesteding werkzaamheden aan Emmen. Dit is een bewuste keuze. - Controle nog niet gestart. Dit is een bewuste keuze.

Ill""' Ml ERNST &YOUNG 12 Voor een deel van de processen heeft de interne controle verspreid over het jaar plaatsgevonden. Voor een aantal processen heeft de gemeente een bewuste keuze gemaakt deze later in het jaar uit te voeren. De interne controle op de processen grondexploitatie en uitkeringenverstrekking is niet conform planning uitgevoerd. Voor de uitkeringenverstrekkingen wordt dit veroorzaakt doordat werkzaamheden zijn uitbesteed aan de gemeente Emmen. Er moeten nog concrete afspraken worden gemaakt over de uitvoering van de interne controle en verantwoording. Daarnaast maakt het betalingsproces nog geen onderdeel uit van de internecontrolewerkzaamheden. Aangezien het bij het betalingsproces gaat om de uitgaande geldstromen, adviseren wij u hier tijdig en freguent interne controle op uit te voeren. 4.4.2 Overkoepelend intern controleplan bevordert doelmatigheid en kwaliteit IC Zoals hierboven is weergegeven, is de opzet en uitvoering van de interne controles van voldoende niveau. Ons inziens kan deze nog verder verbeterd worden door het opstellen van een internecontroleplan (hierna IC-plan). In een IC-plan kan een beschrijving van de interne controle, de relatie met de administratieve organisatie en rechtmatigheidcontroles en de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden opgenomen. Een ICplan waarborgt het gestructureerd uitvoeren van de interne controles. De gemeente Coevorden heeft eind oktober 2010 een IC plan opgesteld. Hiermee kan de interne controle verder worden geprofessionaliseerd. Dit plan moet nog op bepaalde punten gemeentespecifiek worden gemaakt. Wij adviseren u het opgestelde IC plan gemeentespecifiek te maken. 4.4.3 Interne controle inkopen en aanbesteden verdient verdiepingsslag De interne rechtmatigheidscontrole op inkopen en aanbestedingen over het eerste halfjaar is nog niet volledig afgerond, nog niet alle dossiers zijn gecontroleerd. Dit heeft tot gevolg gehad dat de gemeente Coevorden nog geen definitief inzicht heeft en niet gerapporteerd heeft over de rechtmatigheid van inkopen en aanbesteden. Daarnaast hebben wij geconstateerd dat voor vier dossiers nog geen definitief oordeel kan worden gegeven, omdat naar onze mening nader onderzoek noodzakelijk is. De totale waarde van deze dossiers bedraagt 520.000 (lasten 2010 tot en met oktober 2010). Tevens zijn voor twee dossiers aanvullende stukken opgevraagd om een oordeel te kunnen geven over de rechtmatigheid. Deze stukken waren bij het opstellen van de management letter nog niet beschikbaar. De twee dossier hebben een omvang van 554.000 en hebben wij als onzeker aanmerkt. Deze onzekerheden komen te vervallen indien de benodigde documentatie aanwezig is. Wij hebben hierover gesproken met uw medewerkers en willen verzoeken om nader onderzoek uit te voeren in de komende maanden, zodat wij in het begin van 2011 hierop een afzonderlijke controle kunnen uitvoeren. Dit geeft u en uw medewerkers de mogelijkheid om de werkzaamheden over de resterende periode tot aan de jaarrekeningcontrole te spreiden en geeft u tijdig inzicht in de uitkomsten. 4.4.4 Uitkomsten interne controle Naar aanleiding van de uitgevoerde internecontrolewerkzaamheden is over het eerste halfjaar 9.000 aan onrechtmatigheden (beneden rapporteringtolerantie) en 569.000 aan onzekerheden geconstateerd. De geconstateerde onzekerheden hebben grotendeels betrekking op de inkopen en aanbestedingen ( 554.000) (zie voor nadere onderbouwing hoofdstuk 5).

mil"" =!l ERNST &YOUNG 13 Uit gesprekken met uw medewerkers blijkt dat subsidies zijn verleend, waarvoor intern geen beleid is opgesteld. Deze subsidies zijn vanwege het ontbreken van beleid onrechtmatig verstrekt. Op dit moment onderzoekt de gemeente Coevorden de omvang van de verstrekte subsidies zonder beleid. Wij gaan ervan uit dat voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole onderzocht is wat de omvang van deze rechtmatigheidsfout is. Bij de jaarrekeningcontrole zullen wij deze controlewerkzaamheden reviewen. De goedkeuringstolerantie bedraagt 1% voor onrechtmatigheden (ongeveer 0,8 miljoen) en 3% voor onzekerheden (ongeveer 2,4 miljoen). Dit betekent dat de tot dusver geconstateerde bevindingen over 2010 vooralsnog binnen de toleranties blijven. Wij merken echter op dat nog niet alle werkzaamheden zijn uitgevoerd. 4.5 Voorbereidende werkzaamheden Sisa nog te starten Het ministerie van BZK heeft de lijst gepubliceerd waaruit definitief blijkt voor welke specifieke uitkeringen voor 2010 het Sisa-principe van toepassing is verklaard. Voor de verantwoording in de Sisa-bijlage zijn de wet- en regelgeving per specifieke uitkering leidend. Voor alle specifieke uitkeringen moet daarom, ongeacht de financiële omvang, jaarlijks een risicoanalyse worden uitgevoerd. De uitkomst van de risicoanalyse is richtinggevend voor de verdere controlewerkzaamheden (zoals deelwaarnemingen). Indien deze deelwaarneming leidt tot een bevinding, dan kan de accountant of medeoverheid de noodzaak zien om extra werkzaamheden voor de oordeelsvorming uit te laten voeren. De omvang van deze werkzaamheden is afhankelijk van de individuele situatie. De uitvoering van de werkzaamheden voor de specifieke uitkeringen is nog niet gestart. Wij adviseren de gemeente Coevorden voor de specifieke uitkeringen waarop het Sisa-principe voor 2010 van toepassing is tijdig te starten met de uitvoering van de werkzaamheden, waaronder de uit te voeren risicoanalyses. Daarnaast dient u tijdig afspraken te maken met externe partijen over de aanlevering van de Sisa-informatie inzake uitbestede regelingen (bijvoorbeeld WSW-regeling). Dit voorkomt capaciteit- en planningproblemen begin volgend jaar door de samenloop van deze controles met het tijdstip van opstellen van de jaarrekening. In het kader van de uit te voeren werkzaamheden hebben wij met de organisatie gesproken over de mogelijkheid tot het verstrekken van onze controlememo's per regeling teneinde een handreiking te bieden bij uitvoering van uw werkzaamheden en onze werkzaamheden op elkaar af te stemmen. Daarnaast bieden wij u de mogelijkheid om vanwege de specifieke vereisten en de noodzakelijke kennis, in een vroeg stadium ondersteuning te bieden bij het uitvoeren van de noodzakelijke werkzaamheden voor Sisa.

Ill""" HIERNST&YOUNG 14 Gemeente Coe vorde n 5 Uitkomst e n van de controle Inleiding De detailbevindingen naar aanleiding van de interim controle worde n in onderstaande tabel op totaalniveau weergegeven. Wij hebben daarbij een 'weging' meegegeven aan onze bevindin gen. Met deze weging geven wij enerzijds een inschatting van de omvang van het geconsta teerde risico en anderzijds e e n inschatting van de kans dat he t risico zich voordoet. He t doel hiervan is dat wij door midde l van één enkel figuur u inzicht wille n geven in het be lang van onze bevindingen e n aanbevelingen. Omvang van het risico Hoger J 07.1.1 ^ Gemiddeld O 7.1.2 7.3.1 O 7.2.1 O7.2.2 O 7.4.1 Lager Kleiner e Ge midd ld 'WÊBSSiEBSm O7.4.2 O7.6.I O7.7.I 07.5.1 O7.6.2 Groter m Kans op voordoen van het risico O Nummer bevinding conform bijlage Aangaande de bevindingen die wij met een hoge/grote priorite it kwalifice re n zijn wij van mening dat deze terstond dienen te worden opgevolgd. De bevindingen me t de kwalificatie ge midde ld achten wij zeer van belang voor het ontwikke le n van het zelfcontrolerend ve rmoge n van uw organisatie. Het be tre ft hie r echter punte n die vanuit he t oogpunt van accountantscontrole ook op een andere wijze kunnen worden opgelost.

Ill""" ÊIERNST&YOUNG IS Wij adviseren u de bevindingen met een lage/kleine prioriteit intern te bewaken en hierover periodiek (bijvoorbeeld in de tussentijdse rapportages) te rapporteren. Deze hebben voor ons een lagere prioriteit, echter hier geldt vanzelfsprekend ook dat deze dienen te worden opgelost. De urgentie van de punten is echter minder groot, waardoor uw organisatie de follow-up aangaande deze punten meer op haar eigen voorwaarden vorm kan geven. De belangrijkste bevinding (met een hoge prioriteit) heeft betrekking op bevinding 7.1.1. De internecontroleafdeling heeft voor het eerste halfjaar beoordeeld of rechtmatig is aanbesteed. Dit heeft geleid tot 554.000 aan onzekerheden. Deze onzekerheden worden veroorzaakt doordat voor twee aanbestedingen een aantal documenten ontbreekt, waardoor niet is vast te stellen of rechtmatig is aanbesteed. Op dit moment hebben wij deze twee aanbestedingen als onzeker aangemerkt. Deze onzekerheden komen te vervallen indien de benodigde documentatie aanwezig is. Daarnaast is voor vier aanbestedingen, met een totale waarde van 520.000, nader onderzoek noodzakelijk om de rechtmatigheid van de aanbesteding vast te stellen.

Ill"' =U ERNST &YOUNG 16 6 Tot slot In deze boardletter richten wij ons primair op mogelijke verbeterpunten in de significante processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening van de gemeente Coevorden. Dit heeft tot doel een bijdrage te leveren aan de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen van uw organisatie. Dit betekent echter ook dat wij niet expliciet rapporteren over de goed georganiseerde processen en onderwerpen. Wij hopen u met deze brief een goed inzicht te hebben gegeven in onze controlebevindingen.