bezoekadres: Gemeente Delft Oude Delft t69 2611 HB Delft Behandeld door Retouradres: Fractie CDA de heer J. H. van Oort Guido Gezellelaan 82 2624 LA Delft. Afd. mii Kopie Geriiednte Delft Doc. P''9^yGtt-ir, 2 ö JAN 2010 Centrale nummers; Telefoon 015 260 23 58/23 41 Fax 015 260 23 55 Internet www.gemeenledelft.info VERZONDEN 2 7 JAN. Datum 22-1-2010 Ons kenmerk 1054585 Uw brief van Onderwerp Beantwoording scfiriftelljke vragen ingevolge artikel 39 Reglement van orde Gemeenteraad inzake managementletter 2009 van de accountant Uw kenmerk Bijlage Geachte heer van Oort, ln antwoord op uw vraag/vragen delen wij u het volgende mede: 1. Heeft het College de bedoelde managementletter 2009 van de accountant ontvangen en zoja, wanneer? Ja. het college heeft de managementletter ontvangen. Die is gedateerd op. 2. Wat zijn de hoofdlijnen van deze management letter? Wij verwijzen voor de belangrijkste bevindingen naar de paragrafen 2 en 4 van de bijgevoegde managementletter. 3. Zijn er naar aanleiding van bedoelde management letter acties ondernomen om risico's in te perken of om processen en/of procedures te verbeteren en zo ja, welke? Ja, er wordt actie genomen om de interne beheersing van de WMO, met name betreffende de opbrengsten, verder te verbeteren. Een andere verbetermaatregel betreft het toezicht op investeringsmiddelen die aan scholen beschikbaar worden gesteld, waarvoor in bepaalde gevallen een EU-aanbestedingsplicht geldt. 4. Krijgt de Raad alsnog de bedoelde raadsbrief? Zie de bijlage.
Datum 02-09-2009 Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Delft,, burgemeester mr. drs. G.A.A. Verkerk :aris drs. T.W. Andriessen l.s. 2/2
Deloitte Accoantanls B.V. Wilgenbos 4 3311 JX Dordrecht Postbus 1165 3300 BD Dordrecht Tel: (088) 2882888 Fax; (088) 2889830 www,deloitte.nl Gemeente Delft r.^janimn2()u) Op aile opdrachlen verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, Juni 2009' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24352837 van toepassing. Debine Accountants B.V. is ingesehieven in bet bandeisregtster van de Kamer van Koophanilel te Rotterdam onder nummer 24362853. Member of Deloitte Toacfae Tohmfltsu
1 Inhoud 1 Inleiding 2 1.1 Opdracht 2 1.2 Reikwijdte interim-controle 3 2 Algemeen beeld processen in Delft is positief 3 3 Interne audits 5 4 Belangrijkste bevindingen interim-controle 5 5 Tot slot 7
2 1 Inleiding Opdracht Deloitte heeft de opdracht gekregen de jaarrekening 2009 van uw organisatie te controleren. Wij controleren hiertoe zowel in de loop van hetjaar (de interim-controle) als de jaarrekening 2009 zelf. De controles in de loop van hetjaar zijn met name gericht op het beoordelen en toetsen van de administratieve organisatie en inteme controle. Dit om vast te stellen dat die voldoende basis bieden voor betrouwbaarheid van de financiële gegevens en de toelichtingen die in de jaarrekening 2009 worden opgenomen. Onze controle richt zich primair op die posten en bedrijfsprocessen die voor uw organisatie het belangrijkste zijn. Op deze manier voeren wij een efficiënte controle uit en zijn wij in staat onze adviezen te richten op hetgeen u belangrijk vindt. Voor de start van de controle hebben wij in een zogenoemde pre-auditmeeting de focus van de controle 2009 met u afgestemd. Hierbij is ook aandacht besteed aan het eventueel inschakelen van specifieke expertise binnen het controleteam om zo de kwaliteit van de controle en de adviezen te optimaliseren. Uit deze pre-auditmeeting zijn geen specifieke onderwerpen naar voren gekomen die tot een wijziging van het auditplan hebben geresulteerd. In ons plan van aanpak hebben wij rekening gehouden met: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2009 van de gemeente Delft, uw kenmerk 1017801, GR09-592, raadsbesluit d.d. 15 oktober 2009; uw raadsverzoeken gedurende de R&A commissie d.d. 15 september 2009 en onze bevestiging d.d. 21 september 2009, kenmerk 09C0297; de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Delft vastgesteld door de gemeenteraad op 14 oktober 2003 en later gewijzigd op 20 december 2007; besluit accountantscontrole provincies en gemeenten. Om voldoende zekerheid te verkrijgen over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel testen wij jaarlijks alle gemeentelijke bedrijfsprocessen. Het belangrijkste doel is vaststellen of terecht gesteund kan worden op de informatie die via deze processen wordt gegenereerd. Het merendeel van deze tests voeren wij uit tijdens de interim-controle en betreft de periode januari tot en met september 2009. Bij de jaarrekeningcontrole in maart/april 2010 worden vervolgens aanvullende tests uitgevoerd op de periode oktober tot en met december 2009 en op die onderdelen waarbij het efficiënter is om dit bij de jaarrekeningcontrole te doen.
Wij hanteren voor de controle van de jaarrekening en de daarvoor relevante bedrijfsprocessen een risicobenadering. Dit houdt in dat wij per bedrijfsproces de omvang in euro's en het risico op fouten nagaan. Aan de hand van deze analyse bepalen wij vervolgens aan welke processen wij veel aandacht besteden en welke processen minder aandacht nodig hebben. Deze analyse hebben wij uitgevoerd bij het opstellen van het auditplan. Tijdens de uitvoering van de interimwerkzaamheden zijn wij nagegaan of onze risicoanalyse nog adequaat is. Hieronder is per proces aangegeven of er met normale aandacht of uitgebreide aandacht wordt getest. -Normale iiandiichi IJilj'cbréitle aandacht 1 Administratie en verslaglegging Personeel Inkoop en aanbesteding Subsidies Grondexploitaties Verhuur en overige opbrengsten Uitkeringen -gesubsidieerd, (Wmo, Wwb, etc). Treasury Belastingen en heffingen De bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de beoordeling van de processen zijn in deze managementletter opgenomen. Wij hebben de managementletter als volgt ingedeeld. In hoofdstuk 2 geven wij een samenvatting. In hoofdstuk 3 besteden wij aandacht aan de manier waarop de inteme beheersing van uw gemeente op hoofdlijnen is georganiseerd. In hoofdstuk 4 hebben wij vastgelegd wat onze belangrijkste bevindingen zijn. Reikwijdte interim-con trol e De doelsteuing van de controle is het afgeven van een oordeel bij de jaarrekening. Dit houdt in dat onze interim-controle niet is ingericht op het ontdekken van alle bedrijfsrisico's of tekortkomingen in het systeem van inteme beheersing voor zover dit geen gevolgen heeft voor dejuiste, volledige en rechtmatige verantwoording in de jaarrekening. Onze werkzaamheden zijn er ook niet op gericht een afzonderlijk oordeel te geven over het systeem van inteme beheersing en haar werking, 2 Algemeen beeld processen in Delft is positief Wij hebben de interim-controle ter voorbereiding op de controle van de jaarrekenmg 2009 van uw gemeente afgerond. Met deze rapportage informeren wij u over onze bevindingen op hoofdlijnen. Onze focus ligt bij de interim-controle op de beheersmaatregelen binnen processen die de getrouwheid en rechtmatigheid borgen. Dit is het voorwerk ten behoeve van de jaarrekeningcontrole, welke in week 10 en 11 van 2010 za! aanvangen. Voor de jaarrekeningcontrole zal een gezamenlijk plan van aanpak gemaakt worden ten einde de achterliggende processen zo goed mogelijk te stroomlijnen.
4 Uw gemeente is 'in control'. Dit is echter geen statisch begrip. Voortdurend worden processen verbeterd en herzien door diverse invloeden. Het afgelopen jaar is door deze herziening de inteme beheersing binnen uw gemeente verder verbeterd, maar nog niet voor alle processen op gewenst niveau. Uw organisatie realiseert zich dit en heeft dan ook diverse verbeterprocessen in gang gezet. In de diverse behandelde processen kunt u deze inteme verbeteracties temgzien (zie bijlage). De afgelopen jaren zijn ook de nodige verbeteringen aangebracht naar aanleiding van de uitkomsten van de inteme rechtmatigheidscontroles (inkopen, subsidiebureau, begrotingsrechtmatigheid). Ook op andere gebieden zijn verbeteringen doorgevoerd. Onder andere bij het Vakteam Vastgoed is men hard bezig om de vastgoedexploitaties in een jaarlijks temgkerend meerjarenprogramma Vastgoed (MPV) gestalte te doen geven. Uit deze interim-controle is gebleken dal ten aanzien van de processen: WMO (verbandscontrole op de 'kavels'), EU-aanbestedingen (investeringen in het kader van het beschikbaar stellen van middelen aan scholen), BBV/BCF (administratie en verslaglegging), rechtmatigheidsrisico's bestaan. Indien wij in onze jaarrekeningcontrole de rechtmatigheidsfouten constateren die tezamen meer dan 3,5 miljoen beslaan, zal dit consequenties hebben voor ons accoimtantsoordeel. Deze processen maken ook onderdeel uit van uw inteme audits. Vooralsnog hebben wij geen signalen vanuit deze inteme audits dat het geconstateerde bedrag aan fouten deze drempel daadwerkelijk zal overschrijden. ïn paragraaf 3 gaan wij dieper in op de rechtmatigheid bij uw gemeente. Voor de getrouwheid zijn ook enkele processen die intern aandacht behoeven in het licht van een optimale totstandkoming van uw gemeentelijke jaarrekening. Hierbij gaat het om het opzetten van verbandscontroles (voor belastingen, WMO), zichtbaar aansluiten van subadministraties (met name rondom belastingen en inningen van derden en verbonden partijen zoals OBS Spoorzone BV) met de gemeentelijke administratie, opschonen en specificeren van tussenrekeningen alsmede de naleving van het BBV. Verder merken wij twee algemene punten op: Inrichting van het grootboek is niet efficiënt. Er zijn erg veel activiteitennummers die bovendien lang niet allemaal gebruikt worden, bijvoorbeeld omdat de uitgaven op een ander nummer worden geboekt dan de begrotingspost, Uw gemeente kent een inteme controle functie die met name gefocust is op de rechtmatigheid. Onze ervaring is dat we kunnen steunen op de dossiervorming en evaluaties van deze controles. Door de functionarissen die de processen uitvoeren vindt echter nog weinig voor ons zichtbare inteme controle in het proces zelf plaats, waardoor onvoldoende vaststaat of de interne beheersing binnen het proces is uitgevoerd. Onze ervaring is dat het wel zichtbaar vastleggen van de inteme controle op een praktische wijze kan worden ingericht. Enkele (niet uitputtende) voorbeelden van hier bedoelde processen zijn gemeentelijke heffmgen, overige opbrengsten en de algemene uitkering. Deze punten leiden ertoe dat onze controle meer tijd kost dan nodig is. Uw organisatie onderkent dit probleem en er worden maatregelen genomen om dit te verbeteren.
5 Overigens zien wij met name in de belangrijke processen (qua omvang van fmanciële stromen) dat er een verbetering is opgetreden ten opzichte van voorgaande jaren. Voorbeelden zijn processen als grondexploitaties en het proces van uitgaande subsidieproces waar in eenjaar tijd verbeteringen zijn aangebracht, waarvan het effect zichtbaar is. Bij andere processen, zoals gemeentelijke heffingen en inkomende subsidies, zijn al maatregelen genomen om de processen te verbeteren, maar deze verbeteringen waren nog niet in een zodanig stadium qua implementatie dat we de werking ervan konden vaststellen. 3 Interne audits In het kader van de rechtmatigheid wordt jaarlijks een controleplan opgesteld, wat gebaseerd is op de voor de financiële rechtmatigheid belangrijkste processen. Over 2008 bleek dat de belangrijkste risico's lagen op het gebied van subsidies, WMO, inkopen/eu-aanbesteden, en begrotingsrechtmatigheid. Met de uitkomsten hiervan is in 2009 rekening gehouden. Wij hebben de (voorlopige) uitkomsten van de inteme audits nog niet in onze controle betrokken, omdat deze nog niet voorhanden waren. Planning en bemensing van de inteme controle functie is een belangrijk punt van aandacht. In het verleden hebben wij altijd kunnen concluderen dat de inteme controles op een kwalitatief toereikend niveau worden uitgevoerd. Hierdoor is het mogelijk de uitkomsten mee te nemen in onze verdere controleaanpak. Concreet betekent dit dat onze controle efficiënter kan worden uitgevoerd. Overigens is het wel mogelijk dat wij aan de bevindingen van de interne audits in onze controle een ander gewicht toekennen, waardoor niet alle bevindingen van de inteme controle in ons oordeel doorwerken (rechtmatigheidsbevindingen die niet in het normen- en toetsingskader vallen). 4 Belangrijkste bevindingen interim-controle Onderstaand hebben wij onze belangrijkste bevindingen van de interim-controle uiteengezet, zijnde: Binnen uw gemeente is de zichtbaarheid van inteme controle een aandachtspunt. Als voorbeelden noemen wij de zichtbare controle op de naleving van wet- en regelgeving en zichtbare controle op de juistheid van toegepaste tarieven. Wij adviseren u dit te verbeteren. De beheersing bij het beschikbaar stellen van middelen voor de investering in schoolgebouwen is niet toereikend. U loopt hierbij een EU-aanbestcdingsrisico. Wij adviseren u de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het investeringsproces duidelijk te expliciteren en structureel in te bedden. U heeft hierbij reeds goede stappen ondemomen, birmen het proces van 'projectmatigwerken'.
6 Ten tijde van de interim-controle was de interne controle functie nog volop bezig met het beoordelen van de rechtmatigheid van processen. Het is van belang dat vóór aanvang van de jaarrekeningcontrole (in week 10) alle gedefinieerde processen zijn beoordeeld, zodat er zekerheid is over het rechtmatig handelen van uw gemeenie. Overigens gaat hierbij het zelfde op voor de SIS A-processen. Er zijn de afgelopen jaren belangrijke verbeteringen in hel WMO-proces aangebracht. Echter, door het ontbreken van inteme controlemaatregelen binnen het proces WMO opbrengsten (eigen bijdrage) wordt de volledigheid van de opbrengsten niet gewaarborgd bmnen uw gemeente. Wij hebben begrepen dat u hierop actie onderneemt, door verbandscontroles te maken, zodat hier bij jaarrekeningcontrole (week 10) voldoende zekerheid over is. Voor wat betreft de kleinere processen (qua financiële omvang) hebben wij geconstateerd dat er een aantal verbeteringen zijn aangebracht, echter voor ander deel hebben wij dezelfde bevindingen als voorgaande jaren. In de gemeentelijke organisatie is geconstateerd dat op een aantal punten besloten dat een verbetering van de inieme beheersing niet opweegt tegen de kosten van het verbeteren van de inteme controle. In overleg met u hebben wij aangegeven dal wanneer dergelijke keuzes concreet per proces beschreven worden en vastgesteld door het GMT dat wij hiemaar kunnen refereren in onze rapportages. Deze leemtes zullen wij dan niet meer opnemen en herhalen in onze rapportages. Uiteraard zullen we wel de fmanciële gevolgen voor de verantwoording en rechtmatigheid meenemen in onze evaluatie bij de jaarrekeningcontrole en waar nodig aanvullende werkzaamheden verrichten om meer zekerheid te verkrijgen. Wij hebben geconstateerd dat de inteme beheersing rondom Ontwikkelingsbedrijf Spoorzone B.V. (OBS) verbeterd is. In 2009 zal sprake zijn van een gestmctureerde tussentijdse verrekening met elkaar met kwartaalsgewijze afstemming. Ook de afrekening van het onderhanden werk wordt voorbereid. De dienstverleningsovereenkomsten tussen de gemeente en het OBS moeten nog defmitief gemaakt en getekend worden. Op het moment van onze controle is overigens nog geen uitsluitsel in het overleg met de fiscus inzake de mogelijke vennootschapsplicht. Met betrekking tot de grondexploitaties hebben wij geconstateerd dat wordt voldaan aan de te stellen eisen met betrekking tot de inteme beheersing van de grondexploitaties. Ten aanzien van de huidige economische situatie, de risico profielen van de grondexploitaties en het temporiseren van de grondexploitatie willen wij u echter wel attenderen op het belang van goed risicomanagement en dat uw gemeente mogelijk met aanvullende verliezen zal worden geconfronteerd.
o 5 Tot slot Deze managementletter is op begin januari 2010 besproken met de wethouder Financiën van uw gemeente, de gemeentecontroller en de teammanager Beleid en Kwaliteit van het vakteam Financiën. Wij gaan ervan uit met deze managementletter een bijdrage te hebben geleverd aan dc verdere ontwikkeling van uw gemeente. Wij zijn graag bereid onze bevindingen mondeling toe te lichten. Hoo oogachtenjl Account^tsB.V.