REGLEMENT SAMENWERKINGSACTIVITEITEN A. NIET-SUBSIDIEERBARE ACTIVITEITEN (door nationale overheden) 1) WINSTVERDELING. Opbrengst inkomgelden : voor het Cultureel Centrum Opbrengst tap : voor de medewerkende vereniging 2) VERDELING ONKOSTEN EN TAKEN BIJ PODIUMACTIVITEITEN. - huur geluids- en belichtingsapparatuur - betaling SABAM - honoraria gezelschap of artiest - reiskosten gezelschap of artiest - zet- en drukwerk van affiches (max. 300) folders inkomkaarten uitnodigingen (max. 300) - vervoer geluids- en belichtingsapparatuur - ter beschikking stellen van 1 of 2 onbeschilderde publiborden - kosteloze lokalen - het ter plaatse brengen van podia - versturen van uitnodigingen : maximum 200 voor de medewerkende vereniging - het aanwezig zijn van wisselgeld - het vastleggen van de contracten - het bestellen van drank - het versturen van uitnodigingen naar alle gemeenteraadsleden en OCMW-leden, e.a. - het gratis ter beschikking stellen van alle nodige horecamateriaal en didactisch materiaal - het afhalen van de geschilderde publiborden. - personeel voor : - opstellen podium (2 personen) - inkomverzorging (2 personen) - tap (minimum 3 personen) - versturing of ronddragen van uitnodigingen (buiten de 200 die het Cultureel Centrum verzorgt) - minimum 1 voorverkoopadres voor inkomkaarten - het opstellen van een zo uitgebreid mogelijke perstekst aan de hand van info die werd bekomen - indien de vereniging speciale subsidies voor een activiteit kan verkrijgen via haar overkoepelend orgaan, kan zij deze behouden - schilderen van minstens 1 publibord (+ ophanging) 3) VERDELING ONKOSTEN EN TAKEN BIJ TENTOONSTELLINGEN. (hier zijn niet bedoeld tentoonstellingen rond 1 kunstenaar, zoals omschreven onder 4)). - alles idem, zoals bij podiumactiviteiten, voor zover deze zaken toepasbaar zijn bij tentoonstellingen - het betalen van het ontleningsgeld voor de tentoonstelling - het ter plaatse brengen van podia en tentoonstellingspanelen - het vervoer van de tentoonstelling indien dit technisch kan - plaatsing en afbraak van de tentoonstelling - toezicht bij openingsuren van de tentoonstelling (minimum 1 persoon) - tappersoneel bij openingsreceptie (minimum 3 personen) - serveuses of garçons bij openingsreceptie (minimum 3 personen) - het bestellen en betalen van drank en versnaperingen voor de openingsreceptie
- het voorbereiden van de receptie (bereiding broodjes, e.d.) - tap bij openingsuren (niet verplicht) - personeel voor inkomverzorging - het schilderen van minstens 1 publibord (+ ophanging) 4) VERDELING ONKOSTEN EN TAKEN BIJ TENTOONSTELLINGEN ROND 1 KUNSTENAAR. Het betreft hier kunstenaars, uitgenodigd door het Cultureel Centrum, of voorgesteld door een vereniging, die eigen werk te koop aanbieden. - zet- en drukwerk van affiches (maximum 300) uitnodigingen (maximum 300) - het copiëren van catalogi - het leveren van 1 of 2 publiborden (onbeschilderd) - het leveren van de gemeentelijke tentoonstellingspanelen - het plaatselijk opstellen van deze panelen - het vervoer van geluids- en belichtingsapparatuur - de huur van deze apparatuur - het gratis ter beschikking stellen van de nodige lokalen - wisselgeld - bestelling drank (niet wijn) - versturing van maximum 200 uitnodigingen voor de kunstenaar - het versturen van uitnodigingen naar gemeenteraad, OCMW-leden, e.a. (niet inbegrepen in 200 uitnodigingen) - het versturen van persteksten - publicatie (mogelijk met foto) in gemeentelijk informatieblad - publicatie in publifolder van het Cultureel Centrum - gratis gebruik van alle horeca- en didactisch materiaal - betaling Sabam (bij mogelijk muzikale opluistering van de openingsreceptie) - indien gewenst opent een afgevaardigde van het gemeentebestuur de tentoonstelling - het leveren van een podium of spreekgestoelte, indien nodig, ter plaatse in de betreffende zaal - het terug afhalen van de publiborden De kunstenaar (of de ondersteunende vereniging) zorgt voor : - het ophangen van affiches (minstens 50) te Oost- en Westmalle - personeel voor : - mogelijk opstellen podium - opstellen en ophangen van de tentoonstelling - openingsreceptie (3 personen : bar/minimum 3 garçons of serveuses) - tap tijdens openingsuren (niet verplicht te tappen) - bewaking tijdens openingsuren - betaling van mogelijk optredende artiesten ter opluistering van de openingsreceptie - het op voorhand inleveren van de lijst van de te exposeren werken met vermelding van de prijzen - het markeren van de verkochte werken tijdens de tentoonstelling - het afstaan van 5% van de opbrengst van de verkoop van de werken tijdens de tentoonstelling (door storting op de gemeenterekening). De verschuldigde som zal door het Cultureel Centrum gefactureerd worden d.m.v. een zaalhuur-contract - het op voorhand inleveren van alle nodige documentatie nodig voor affiches, persteksten, uitnodigingen, enz. De cultuurfunctionaris maakt hiervoor strikte afspraken - betaling mogelijke inleider, spreker bij opening - het bestellen en betalen van drank en versnaperingen voor de openingsreceptie. Ook het nodige personeel voor voorbereiding van de receptie - bij mogelijke aankoop van een werk door het gemeentebestuur : het geven van 25% korting op de vermelde prijs - betaling zet- en drukwerk voor een cataloog - het schilderen van minstens 1 publibord + ophanging
P.S. : De tap mag, maar moet niet verzorgd worden tijdens openingsuren. De opbrengst is echter uitsluitend voor het Cultureel Centrum. Indien de kunstenaar/ondersteunende vereniging méér affiches of uitnodigingen wil dan de opgegeven maximum aantallen, kan dit. In dit geval moeten de extra drukkosten door de kunstenaar/ondersteunende vereniging betaald worden. Aan de betrokken drukker zal hiervoor een extra factuur gevraagd worden op naam van de kunstenaar/ondersteunende vereniging. 5) VERDELING ONKOSTEN EN TAKEN BIJ TENTOONSTELLINGEN GEORGANISEERD IN SAMENWERKING MET PRIVE PERSONEN DIE KUNST VAN DERDEN TENTOONSTELLEN EN VERKOPEN. - zet en drukwerk van affiches (maximum 300) uitnodigingen (maximum 300) - het copiëren van catalogi - het leveren van 1 of 2 publiborden (onbeschilderd) - het leveren van de gemeentelijke tentoonstellingspanelen - het plaatselijk opstellen van deze panelen - het vervoer van geluids- en belichtingsapparatuur - de huur van deze apparatuur - het gratis ter beschikking stellen van de nodige lokalen - wisselgeld - bestelling drank (niet wijn) - versturing van maximum 200 uitnodigingen voor de kunstenaar - het versturen van uitnodigingen naar gemeenteraad, OCMW-leden, e.a. (niet inbegrepen in 200 uitnodigingen) - het versturen van persteksten - publicatie (mogelijk met foto) in gemeentelijk informatieblad - publicatie in publifolder van het Cultureel Centrum - gratis gebruik van alle horeca- en didactisch materiaal - betaling Sabam (bij mogelijk muzikale opluistering van de openingsreceptie) - indien gewenst opent een afgevaardigde van het gemeentebestuur de tentoonstelling - het leveren van een podium of spreekgestoelte, indien nodig, ter plaatse in de betreffende zaal - het terug afhalen van de publiborden De kunstenaar (of de ondersteunende vereniging) zorgt voor : - het ophangen van affiches (minstens 50) te Oost- en Westmalle - personeel voor : - mogelijk opstellen podium - opstellen en ophangen van de tentoonstelling - openingsreceptie (3 personen : bar/minimum 3 garçons of serveuses) - tap tijdens openingsuren (niet verplicht te tappen) - bewaking tijdens openingsuren - betaling van mogelijk optredende artiesten ter opluistering van de openingsreceptie - het op voorhand inleveren van de lijst van de te exposeren werken met vermelding van de prijzen - het markeren van de verkochte werken tijdens de tentoonstelling - het afstaan van 10% van de opbrengst van de verkoop van de werken tijdens de tentoonstelling (door storting op de gemeenterekening). De verschuldigde som zal door het Cultureel Centrum gefactureerd worden d.m.v. een zaalhuur-contract - het op voorhand inleveren van alle nodige documentatie nodig voor affiches, persteksten, uitnodigingen, enz. De cultuurfunctionaris maakt hiervoor strikte afspraken - betaling mogelijke inleider, spreker bij opening - het bestellen en betalen van drank en versnaperingen voor de openingsreceptie. Ook het nodige personeel voor voorbereiding van de receptie - bij mogelijke aankoop van een werk door het gemeentebestuur : het geven van 25% korting op de vermelde prijs - betaling zet- en drukwerk voor een cataloog - het schilderen van minstens 1 publibord + ophanging
6) CURSUSSEN, EDUCATIEVE ACTIVITEITEN. - gratis zaalhuur - versturing persteksten - mogelijke uitnodigingen (max. 200) voor de vereniging - uitgebreide publicatie in informatieblad en infofolder van het Cultureel Centrum - betaling van de cursusleider via de ingekomen cursusgelden - verantwoordelijkheid voor wat betreft aantal cursisten - het noodzakelijke personeel (bv. drankvoorziening, inning cursusgelden, openen en sluiten lokaal, enz...) - drank voor de cursussen (indien nodig) B. SUBSIDIEERBARE ACTIVITEITEN (door nationale overheden) Bedoeld zijn de artiesten en gezelschappen vermeld in de brochure Culturele Manifestaties van de Dienst Volksontwikkeling van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. - gratis zaalhuur - betaling honoraria + reiskosten artiesten - betaling gehuurde belichtings- en geluidsapparatuur - betaling Sabam - publicatie (mogelijk met foto) in gemeentelijk informatieblad en in publifolder van het Cultureel Centrum - betaling alle zet- en drukwerk voor : - affiches (max. 300) - inkomkaarten - uitnodigingen (max. 300) - folders / strooibriefjes - vervoer van geluids- en belichtingsapparatuur - het ter plaatse brengen van podia - versturing uitnodigingen : max. 200 voor de medewerkende vereniging - het bestellen van drank - het versturen van uitnodigingen naar alle gemeenteraadsleden, OCMW-leden, e.a. - het gratis ter beschikking stellen van alle nodige horeca- en didactisch materiaal - het vastleggen van de contracten - het leveren (onbeschilderd) van 1 of 2 publiborden - het afhalen van de borden - personeel voor : - opstellen podium (2 personen) - inkomverzorging (2 personen) - tapverzorging (3 personen) - versturing of ronddragen van uitnodigingen (buiten de 200 die het Cultureel Centrum verzorgt) - minimum 1 voorverkoopadres voor inkomkaarten. De vereniging zal een inspanning doen om zo veel mogelijk inkomkaarten in voorverkoop aan eigen leden en derden te verkopen - het opstellen van een zo uitgebreid mogelijke perstekst aan de hand van de info die werd bekomen - extra subsidies (via een overkoepelend orgaan van de vereniging, dus niet via de overheid) kunnen behouden blijven door de vereniging - het aanvragen van de subsidie, nadat het Cultureel Centrum een overeenkomst heeft geregeld met het gevraagde gezelschap - nadat de vereniging de subsidie ontvangen heeft moet deze gestort worden op de gemeenterekening, dit als gedeeltelijke vergoeding voor alle onkosten gemaakt door het Cultureel Centrum - het schilderen van minstens 1 publibord (+ ophanging) Enkele losse opmerkingen i.v.m. gesubsidieerde activiteiten :
- de opbrengsten van de inkom (voorverkoop + kassa) worden fifty-fifty verdeeld tussen het Cultureel Centrum en de vereniging - de opbrengst van de tap is voor het Cultureel Centrum - indien de activiteit door omstandigheden buiten het Cultureel Centrum of het Ontmoetingscentrum moet gebeuren, betaalt het Cultureel Centrum de helft van de verschuldigde zaalhuur. De andere helft is voor rekening van de vereniging Algemeen : - het Cultureel Centrum is niet verantwoordelijk bij schade aan privé-bezit van leden van de medewerkende vereniging of bij persoonlijke ongelukken. De vereniging dient zich hiervoor te verzekeren - door het Cultureel Centrum en de medewerkende vereniging wordt een schriftelijke overeenkomst vastgelegd. De bepalingen van dit reglement zullen erin vermeld staan. Ondertekenaars : de voorzitter van de betreffende vereniging en de cultuurfunctionaris.