Verslag Raad van bestuur 15 juni 2016 Aanwezig: Carine Leys, voorzitter; Tjerk Sekeris, Katrien Van de Poel, ondervoorzitters; Katleen Den Roover, Alex Helsen, Jef Laureyssens, Door Steyaert, leden directiecomité; Rob Blockx, Gerda Broeckx, Sadia Choukri, Koen De Cock, Johan Dom, Jef Eggermont, Annemie Goris, Luc Lievens, Marleen Van den Eynde, Berre Van Deuren, Gerda Van Langendonck, Cordula Van Winkel, Linda Verlinden, Zander Vliegen, Luc Vloemans, Juul Vrolix, leden raad van bestuur; Elke Tindemans, lid raad van bestuur met raadgevende stem; Tom Wustenberghs, algemeen directeur; Miranda Schildermans, adjunct-algemeen directeur (verslag); Véronique Maurissen, diensthoofd interne organisatie Verontschuldigd: Frank Geudens, secretaris; Ariane Van Dooren, Kris Verduyckt, leden directiecomité; Jan Dalemans, Frans De Bont, Greet Van Gool, Johan Vermeeren; Louis Haagen, Michel Meeus, Dirk Smets, Frans Uytterhoeven, leden raad van bestuur met raadgevende stem; 1. Raad van bestuur: verslag 27 april 2016 - goedkeuring Het verslag van de vorige vergaderingen wordt ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 21 van de statuten De besluiten van de raad van bestuur worden genotuleerd en aan de leden van de raad van bestuur toegezonden. Bijlage(n) Verslag 27 april 2016 Besluit: Enig artikel Het verslag van de bijeenkomst van 27 april 2016 wordt goedgekeurd.
2. Beleid: beleidsnota 2016 (stuurkaarten en voortgangsrapportering) - toelichting Aan de Raad van Bestuur wordt gevraagd om kennis te nemen van de stuurkaart 2016, zijnde het voortgangsrapport over de strategische doelstellingen en operationele acties tot en met mei 2016). Artikel 22, 3, 3 van de statuten De raad van bestuur is bevoegd voor het vaststellen van het beleidsplan en de wijzigingen ervan. Bijlage Stuurkaart 2016 Motivering Bij de opmaak van de beleidsnota 2016, het budget 2016 en het meerjarenplan werd er gezocht naar een eenvoudige manier waarop de realisatie van de strategische doelstellingen en operationele acties van Pontes kan bijgehouden worden. Bijgevoegde stuurkaart werd uitgewerkt, waarbij voorzien wordt in een rapportering aan de raad van bestuur per kwartaal. Besluit Enig artikel Er wordt toelichting gegeven van de stuurkaart 2016 waarbij gerapporteerd wordt over de voortgang van de strategische doelstellingen en operationele acties tot en met mei 2016. 3. Projecten: ontwikkeling crematorium Lommel (inbreng gronden en kapitaalsverhoging) goedkeuring De stad Lommel brengt de gronden, waarop het toekomstige crematorium voor Noord-Limburg zal worden gebouwd, in. Deze inbreng, die leidt tot een kapitaalverhoging en een vergoeding in aandelen, moet goedgekeurd worden, alsook het statutair voorgeschreven bijzondere verslag, het verslag van de bedrijfsrevisor en de ontwerpakte van de notaris. Feiten en context Van bij de aanvang van het project ontwikkeling crematorium Lommel gaf de stad Lommel te kennen de gronden, waarop het crematorium zal gebouwd worden, over te dragen aan PONTES. Dergelijke inbreng in natura was echter niet voorzien in de statuten zodat een statutenwijziging werd goedgekeurd door de algemene vergadering op 16 december 2015.
Vervolgens moeten de gronden gewaardeerd worden, hetgeen gebeurd aan de hand van een revisoraal verslag opgesteld door de bedrijfsrevisor. De raad van bestuur moet met deze waardering instemmen en het nut van deze verwerving/inbreng verantwoorden in het kader van de huidige of toekomstige activiteiten. Die verantwoording is opgenomen in een bijzonder verslag. Voor de eigenlijke overdracht van de gronden werd door de notaris een akte van inbreng opgesteld. Alle documenten moeten door de raad van bestuur worden goedgekeurd. Artikelen 12, 3, 22, 3, 9 en 23 van de statuten De verhoging van het kapitaal door middel van een inbreng in natura moet gewaardeerd worden op basis van een revisoraal verslag. De goedkeuring van daden van beschikking is een bevoegdheid van de raad van bestuur. De voorzitter en een bestuurder zijn gemachtigd om de akten die de vereniging binden, te ondertekenen. Bijlage(n) Revisoraal verslag Bijzonder verslag raad van bestuur Ontwerpakte van inbreng Motivering De stad Lommel streeft reeds geruime tijd de ontwikkeling na van een crematorium waarbij aan nabestaanden een lokale dienstverlening kan worden aangeboden op het vlak van crematies, afscheidsplechtigheden en uitvaartmaaltijden. De stad Lommel heeft verschillende locaties onderzocht en is tot de bevinding gekomen dat een toekomstig crematorium bij voorkeur kan ingeplant worden in aansluiting bij een begraafplaats. Bijgevolg werd de omgeving van de begraafplaats Centrum aan de Norbert Neeckxlaan de meest aangewezen locatie bevonden. De gemeenteraad van Lommel heeft voor de zone naast de begraafplaats Centrum een ruimtelijk uitvoeringsplan goedkeurde, waarbij dit gebied sedertdien wordt beschouwd als een zone voor openbaar nut. In 2012 werd een samenwerkingsovereenkomst goedgekeurd tussen de toenmalige Intercommunale voor het Crematoriumbeheer in de provincie Antwerpen (I.V.C.A.), thans omgevormd tot PONTES, en de stad Lommel om samen de ontwikkeling van het crematorium te gaan realiseren. In diezelfde periode ging de stad Lommel over tot de verwerving van de gronden naast de begraafplaats Centrum waarop het toekomstige crematorium zou ontwikkeld worden. Op 24 september 2013 besliste de stad Lommel om toe te treden tot het intergemeentelijk samenwerkingsverband PONTES, samen met zes andere Noord-Limburgse gemeenten (Hamont- Achel, Hechtel-Eksel, Leopoldsburg, Neerpelt, Overpelt en Peer) die zich eveneens aansloten bij PONTES. Sedertdien heeft PONTES een overheidsopdracht georganiseerd gericht op het selecteren van een bouwteam om het crematorium te gaan ontwikkelen. In december 2015 werd de opdracht gegund aan het bouwteam VALE (architectenbureau A2O uit Hasselt en bouwonderneming Vanhout NV uit
Geel). Voordien werd reeds de leverancier van de technische installaties geselecteerd (Facultatieve Technologies uit Leeds (VK)). De vereiste stedenbouwkundige en milieuvergunningen werden ondertussen aangevraagd en zullen naar verwachting in augustus 2016 worden afgeleverd zodat de werken kunnen starten in september 2016. De ingebruikname van het crematorium is gepland voor begin 2018. De Vlaamse Overheid ondersteunt de ontwikkeling van het crematorium voor Noord-Limburg financieel en heeft voor een bedrag van ruim 2,2 miljoen euro aan subsidies toegekend. De totale projectkost voor de ontwikkeling van het crematorium wordt geraamd op bijna 10,9 miljoen euro. PONTES realiseert daarmee een beleidsdoelstelling van de stad Lommel en helpt de lokale en regionale organisatie van een uitvaart mogelijk te maken, zodat nabestaanden niet langer zullen aangewezen zijn op het crematorium van Hasselt, Turnhout of Heeze (NL). De stad Lommel wil de realisatie van dit project mee ondersteunen en het college van burgemeester en schepenen stelt voor om de door de stad verworven gronden over te dragen aan PONTES. De statuten van PONTES voorzien in een inbreng in natura en dat aan de inbrengende partij in ruil voor de waarde van de ingebrachte activa bijkomende aandelen kan worden toegekend. De waarde van de gronden worden door de bedrijfsrevisor van PONTES gewaardeerd op 173.600,- euro. In ruil daarvoor zal de stad Lommel 70 bijkomende aandelen verwerven. De raad van bestuur onderschrijft de bevindingen van de bedrijfsrevisor en wordt gevraagd de waardering uitdrukkelijk te aanvaarden. De inbreng in natura leidt tot een verhoging van het kapitaal van PONTES. Het variabel deel van het kapitaal neemt toe met een waarde van 173.600,- euro, waardoor het variabel kapitaal op 2.980.960,- euro wordt gebracht. Samen met het vast gedeelte van het kapitaal bedraagt het totale kapitaal van PONTES na de inbreng 5.460.960,- euro. Notaris Marc Jansen uit Hasselt heeft een ontwerp van akte voorbereid waarin de inbreng in natura is beschreven. Het ontwerp van deze akte moet uitdrukkelijk worden goedgekeurd door de raad van bestuur, waarna de voorzitter en een bestuurder gemachtigd zullen zijn om PONTES te vertegenwoordigen bij de notaris voor het ondertekenen van de akte. Deze hele verrichting wordt bovendien nog eens afzonderlijk beschreven in een bijzonder verslag van de raad van bestuur. De algemeen directeur heeft toelichting gegeven bij en voorlezing gegeven van deze documenten en verrichtingen. Besluit Artikel 1 Het revisoraal verslag van 15 juni 2016, opgesteld door de heer Jan Van Brabant, bedrijfsrevisor, verbonden aan het kantoor CALLENS & PIRENNE & C, gevestigd te 2018 Antwerpen, aan de Jan Van Rijswijcklaan 10, wordt bijgetreden en goedgekeurd.
Artikel 2 Het bijzonder verslag van de raad van bestuur, waarbij wordt ingestemd met de waardering van de onroerende goederen door de bedrijfsrevisor en verantwoording wordt gegeven aan het nut van de inbreng van de onroerende goederen, wordt goedgekeurd. Artikel 3 De verhoging van het variabel gedeelte van het kapitaal met 173.600,- wordt goedgekeurd. Deze verhoging zal ter kennis worden gebracht van de algemene vergadering conform artikel 423, 2 van het Wetboek van Vennootschappen. Artikel 4 De eigendomsoverdracht door inbreng in natura van meerdere percelen grond, gelegen te Lommel, aan de Norbert Neeckxlaan, zoals beschreven in de akte van notaris Marc Jansen, notaris te 3510 Kermt (Hasselt), aan de Diestersteenweg 175, en eigendom van de stad Lommel, wordt aanvaard en goedgekeurd. Artikel 5 De vergoeding van deze inbreng in natura door toekenning van 70 A-aandelen aan de stad Lommel wordt goedgekeurd. Artikel 6 1. Er wordt kennis genomen van de eenzijdige verkoopbeloften van enerzijds de heer Jacobus Jansen en anderzijds de erfgenamen Naets, waarbij Pontes gerechtigd wordt de eigendom te verwerven van twee percelen grond, gelegen te Lommel, aan de Norbert Neeckxlaan (kadastraal bekend onder afdeling 5, sectie B, nummers 1118 d 2 en 1118 e 2 ). 2. De verwerving van deze gronden wordt goedgekeurd en notaris Marc Jansen wordt belast met de opmaak van de akten tot eigendomsoverdracht. Artikel 7 Overeenkomstig artikel 23, eerste lid van de statuten worden de voorzitter en een bestuurder gemachtigd om voormelde authentieke akten, die verleden worden door notaris Marc Jansen, namens PONTES te ondertekenen. 4. IGEAN dienstverlening: jaarvergadering 17 juni 2016 (goedkeuring agenda, aanduiding afgevaardigde en vaststelling mandaat) - goedkeuring De raad van bestuur wordt voorgesteld om een afgevaardigde aan te duiden voor de algemene vergadering van IGEAN dienstverlening en het mandaat van deze afgevaardigde vast te stellen. Voorgeschiedenis Op 15 april 2016 hebben we per aangetekend schrijven een uitnodiging ontvangen van de intergemeentelijke vereniging IGEAN dienstverlening voor de jaarvergadering van 17 juni 2016.
Artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking De benoeming en de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger(s) moet voor elke algemene vergadering herhaald worden. Besluit Artikel 1 Er wordt kennis genomen van de agenda van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN dienstverlening van 17 juni 2016, die er als volgt uit ziet: 1. Goedkeuren verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2015 2. Goedkeuren verslag van de commissaris-revisor over het boekjaar 2015 3. Goedkeuren jaarrekening 2015 4. Kwijting verlenen aan de bestuurders en commissaris-revisor over het boekjaar 2015 5. Benoemen van de leden voor de adviescomités Artikel 2 De vertegenwoordiger van Pontes die zal deelnemen aan de jaarvergadering van IGEAN dienstverlening op 17 juni 2016 wordt opgedragen haar stemgedrag af te stemmen op de besluiten van de raad van bestuur van heden inzake onderhavige aangelegenheid. Artikel 3 (geheime stemming) De heer Tjerk Sekeris, lid van de raad van bestuur, wordt aangewezen als volmachtdrager om namens de intergemeentelijke vereniging Pontes deel te nemen aan de zitting van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN dienstverlening op 17 juni 2016. 5. IGEAN milieu en veiligheid: jaarvergadering 17 juni 2016 (goedkeuring agenda, aanduiding afgevaardigde en vaststelling mandaat) - goedkeuring De raad van bestuur wordt voorgesteld om een afgevaardigde aan te duiden voor de algemene vergadering van IGEAN milieu en veiligheid en het mandaat van deze afgevaardigde vast te stellen. Voorgeschiedenis Op 15 april 2016 hebben we per aangetekend schrijven een uitnodiging ontvangen van de intergemeentelijke vereniging IGEAN milieu en veiligheid voor de jaarvergadering van 17 juni 2016. Artikel 44 van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking De benoeming en de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger(s) moet voor elke algemene vergadering herhaald worden.
Besluit Artikel 1 Er wordt kennis genomen van de agenda van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN milieu en veiligheid van 17 juni 2016, die er als volgt uit ziet: 1. Goedkeuren verslag van de raad van bestuur over het boekjaar 2015 2. Goedkeuren verslag van de commissaris-revisor over het boekjaar 2015 3. Goedkeuren jaarrekening 2015 4. Kwijting verlenen aan de bestuurders en commissaris-revisor over het boekjaar 2015 5. Benoemen van de leden voor de adviescomités Artikel 2 De vertegenwoordiger van Pontes die zal deelnemen aan de jaarvergadering van IGEAN milieu en veiligheid op 17 juni 2016 wordt opgedragen haar stemgedrag af te stemmen op de besluiten van de raad van bestuur van heden inzake onderhavige aangelegenheid. Artikel 3 (geheime stemming) De heer Tjerk Sekeris, lid van de raad van bestuur, wordt aangewezen als volmachtdrager om namens de intergemeentelijke vereniging Pontes deel te nemen aan de zitting van de jaarvergadering van de intergemeentelijke vereniging IGEAN milieu en veiligheid op 17 juni 2016. 6. PROVANT: jaarvergadering 22 juni 2015 (goedkeuring agenda, aanduiding afgevaardigde en vaststelling mandaat) - goedkeuring De raad van bestuur wordt voorgesteld om een afgevaardigde aan te duiden voor de algemene vergadering van het OFP PROVANT en het mandaat van deze afgevaardigde vast te stellen. Voorgeschiedenis Op 1 juni hebben we per mail een uitnodiging ontvangen van IBP OFP PROVANT voor de jaarvergadering van 22 juni 2016. Artikel 22, 3, 5 van de statuten De benoeming en de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger(s) wordt bepaald door de raad van bestuur. Bijlage(n) Uitnodiging Besluit Artikel 1 Er wordt kennis genomen van de agenda van de algemene vergadering van OFP PROVANT van 22 juni 2016, die er als volgt uit ziet: 1. Goedkeuring verslag van de algemene vergadering van 18 december 2015;
2. Wijzigingen samenstelling raad van Bestuur en Algemene vergadering, goedkeuring; 3. Jaarrekening OFP PROVANT en jaarverslag van de Raad van Bestuur aan de Algemene Vergadering, goedkeuring; 4. Verslag van de heer Piet Vermeeren, erkende commissaris; 5. Overzicht portefeuille OFP PROVANT, performantie vermogenbeheerders; 6. Kwijting aan de bestuurders voor het boekjaar 2015; 7. Kwijting aan de erkende commissaris voor het boekjaar 2015; 8. Varia. Artikel 2 De vertegenwoordiger van Pontes die zal deelnemen aan de jaarvergadering van PROVANT op 22 juni 2016 wordt opgedragen haar stemgedrag af te stemmen op de besluiten van de raad van bestuur van heden inzake onderhavige aangelegenheid. Artikel 3 (geheime stemming) Mevrouw Véronique Maurissen, diensthoofd Interne organisatie, wordt aangewezen als volmachtdrager om namens de intergemeentelijke vereniging Pontes deel te nemen aan de zitting van de jaarvergadering van het autonoom provinciebedrijf PROVANT op 22 juni 2016. 7. Mededelingen kennisgeving 7.1. Statistieken: maand april-mei 2016 kennisgeving De raad van bestuur neemt kennis van de statistieken van de maand april - mei 2016. 7.2. Bestuursorganen: vergaderkalender 2016-2017 kennisgeving De raad van bestuur neemt kennis van de vergaderkalender voor het werkingsjaar 2016-2017.