IAB Sales Guidelines April 2005 Voorafgaande kennisgeving In dit document verwijst : - het woord "Verkoper" naar web site eigenaars, uitgevers van Newsletters en naar eender welk Internet reclame medium uitgever en/of hun commerciële vertegenwoordiger, d.w.z. Media sales houses. - het woord 'Koper" naar adverteerders of hun vertegenwoordigers, d.w.z. Media Buying Houses en Creative Agencies. - advertentiemateriaal naar elke creatie van gelijk welk formaat bestemd om verspreid te worden (Banners, Skyscrapers, e-mail, SMS, enz). 1. OFFERTE AANVRAGEN (RFP: request for proposal) Een periode van ten minste 1 werkdag wordt toegekend aan de Verkopers voor het beantwoorden van de offerte aanvragen van Kopers voor standaardprodukten, vermeld op de Rate Cards. Voor niet-standaard produkten is de termijn 2 werkdagen. Dit geeft Verkopers de tijd om de nodige vragen te stellen en na te gaan of de gevraagde advertentie-ruimte beschikbaar is. 2. OPTIES Wanneer de Koper een optie neemt, zijn volgende regels van toepassing: - Elke optie is 14 dagen geldig vanaf de datum van het nemen van de optie. - De Verkoper mag meerdere opties plaatsen op één bepaalde advertentiepositie. In dit geval verwittigt de Verkoper de Kopers van het niveau van hun optie in de lijst van de opties. - Wanneer een Koper een optie wenst om te zetten naar een bestelling zullen de houders van de andere opties hierover door de Verkoper zo spoedig mogelijk verwittigd worden. - In functie van het niveau van hun optie, zullen de houders het voorrecht hebben hun optie om te zetten in een bestelling binnen twee werkdagen vanaf de dag van de kennisgeving.
3. BESTELBON 3.1 Deadline De bestelbon moet door de Koper ten laatste 5 werkdagen voor de begindatum van de campagne ondertekend teruggestuurd worden naar de Verkoper. Elke achterstand op deze termijn houdt garantieverlies van de voorziene startdatum van de campagne in. 3.2. Inhoud De bestelbon dient verplicht volgende vermeldingen te bevatten : - de naam van de adverteerder - de naam van de campagne - de factureringsprocedure - de MDBID 4. WIJZIGINGEN OF ANNULATIES VAN CAMPAGNES 4.1. Wijzigingen Eens de bestelbon getekend is, kan de campagne niet meer gewijzigd worden. 4.2. Annulaties Bestellingen kunnen geheel of gedeeltelijk geannuleerd worden. De aanvraag hiervoor dient schriftelijk te gebeuren (e-mail, fax of brief) en uiterlijk 4 weken voor de startdatum van de campagne. Indien deze termijn niet wordt gerespecteerd zijn volgende regels van toepassing: - Indien het annulatieverzoek tussen de 3 tot 4 weken voor de Verkoper 20% van de waarde van de bestelbon factureren. - Indien het annulatieverzoek tussen de 2 tot 3 weken voor de Verkoper 50% van de waarde van de bestelbon factureren. - Indien het annulatieverzoek tussen de 1 tot 2 weken voor de Verkoper 75% van de waarde van de bestelbon factureren.
- Indien het annulatieverzoek minder dan 1 week voor de Verkoper de totale waarde (100%) van de bestelbon factureren. Indien het productiewerk door de Verkoper uitgevoerd wordt, mag de bestelling niet geannuleerd worden en zal geen enkele terugbetaling van toepassing zijn tenzij een andere overeenkomst tussen Koper en Verkoper werd gesloten. 5. ADVERTENTIE MATERIAAL 5.1 Materiaaltypes Het door de Koper geleverde advertentiemateriaal dient verplicht te beantwoorden aan de door de Verkoper bepaalde technische specificaties - Rich media / GIF / JPEG De benaming Rich Media wordt gegeven aan alle materiaal dat geen GIF of JPEG formaat heeft. De Kopers en de Verkopers kunnen de correcte werking van Rich Media materiaal banners niet bij voorbaat garanderen. Daarom dient de Koper het advertentiemateriaal tijdig (cfr. punt 4.2 hierboven) te leveren zodat de Verkoper over een redelijke tijd beschikt om het te testen vooraleer de campagne van start gaat. Indien Koper of Verkoper van mening is dat de resultaten van de testen onvoldoende zijn, zal het Rich Media materiaal in de mate van het mogelijke vervangen worden door GIF/JPEG materiaal. Het is bijgevolg gebruikelijk dat de Koper systematisch GIF/JPEG materiaal voorziet. 5.2 Wijzigingen van het materiaal De Verkoper zal in geen enkel geval wijzigingen (incl. formaatswijzigingen) aanbrengen aan het geleverde materiaal zonder het voorafgaand akkoord van de Koper. 5.3 Overeenkomst voor standaardnaamgeving Wanneer het advertentiemateriaal door de Koper wordt geleverd zal de Verkoper de namen van de verschillende elementen van de
campagne (Banners, Skyscrapers, enz) zoals ze werden meegedeeld door de Koper toevoegen in de Adserver. Deze benamingen mogen maximum uit 23 alfanumerieke karakters samengesteld zijn, met inbegrip van een code van karakters die de taal bepaalt (FR, NL, UK o.a.). Deze namen zullen in het geheel van de rapporten die naar de Koper worden verzonden, gebruikt worden. 6. LEVERING ADVERTENTIE MATERIAAL 6.1 Levertermijnen Voor GIP en JPEG materiaal : 3 werkdagen voor de startdatum van de campagne. Voor Rich Media materiaal : 5 werkdagen voor de startdatum van de campagne. Voor e-mail of SMS materiaal : 5 werkdagen voor de startdatum van de campagne. Voor de codes van campagnes die door derden (Third Party AdServer) uitgewerkt worden: 3 werkdagen startdatum van de campagne verzonden worden. 6.2 LEVERINGSPROCEDURE MATERIAAL EN BEVESTIGINGEN Het volledige materiaal voor een campagne dient het onderwerp van één en dezelfde verzending (e-mail) te zijn : - het advertentiemateriaal (Banners, Skyscrapers, enz) - de definitieve en actieve bestemmings-url - de personalia (naam, voornaam, telefoon, e-mail adres) van de creatieve en/of technische verantwoordelijke voor het advertentiemateriaal De titel (onderwerp) van deze e-mail dient te minste te bevatten : - de naam van de adverteerder - de naam van de campagne De Verkoper verbindt zich ertoe om, bij ontvangst van deze e-mail en onder voorbehoud van de ontvangst van de getekende bestelbon binnen de voorgeschreven termijn - hetzij 5 werkdagen voor de
startdatum van de campagne (cfr. Punt 3 hierboven), het volgende naar de Koper te sturen : - uiterlijk 1 werkdag na ontvangst van de e-mail : een bevestiging van de goede ontvangst van het advertentiemateriaal door een e-mail reply - uiterlijk 2 werkdagen na de ontvangstbevestiging : een tweede e-mail om te bevestigen dat het geleverde materiaal voldoet aan de vereisten is. In geval van rechtstreeks contact tussen Verkoper en de Crreatieve en/of technische verantwoordelijke voor het materiaal, zal de Koper systematisch in kopie gezet moeten worden bij de e-mail correspondentie. 7. START VAN DE CAMPAGNE Wanneer de hierboven vermelde deadlines door de Koper niet worden gerespecteerd, kan de Verkoper niet garanderen dat de campagne op de oorspronkelijk voorziene datum start. In dergelijk geval gaat men ervan uit dat de campagne op de oorspronkelijk overeengekomen datum van start is gegaan. Niettemin kunnen beide partijen in onderling overleg naar een oplossing zoeken voor de resterende impressies : 1. De campagne kan verlengd worden naar gelang de beschikbaarheid 2. De capping kan tijdens de campagne aangepast worden om zich aan de oorspronkelijke doelstelling aan te passen. 3. Een GIF/JPG banner kan online geplaatst worden tot het probleem verholpen is. Bij weigering van één van deze drie oplossingen, zullen de omwille van materiaalleveringsachterstand niet geleverde impressies niet gecompenseerd worden. De tijdens de onbeschikbare periode geleverde GIF/JPG impressies worden als normaal geleverde impressies beschouwd.
8. TIMING RAPPORTERING. 8.1. Rapportering Tenzij anders overeengekomen, verbindt de Verkoper zich ertoe om de Koper te bezorgen : - toegang (login/password) op de adserver om de Koper de kans te geven de evolutie van de campagne te volgen. - het definitief campagnerapport en dit uiterlijk 5 werkdagen na de einddatum van de campagne 8.2 Tussenkomst van een Adserver door derden (Third Party AdServer) Bij tussenkomst van een Adserver door derden, voorgesteld door de Koper, dient elk statistisch verschil in vergelijking met de door de Verkoper voorgestelde cijfers, ten laatste in de helft van de campagne via e-mail gemeld te worden. Eens deze termijn verstreken, zullen de verspreidingsstatistieken van de Adserver van de Verkoper als geldig beschouwd worden en de enige geldige referentie zijn. Een verschil van 10% of minder zal geen enkele aanleiding tot compensatie geven. In het tegenovergestelde geval, bij een verschil groter dan 10%, zullen de partijen in gemeenschappelijk overleg een oplossing bepalen. Dit overleg impliceert in geen geval het recht op enige compensatie. 9. KREDIET VOOR NIET GELEVERDE IMPRESSIES Indien tijdens of na afloop van de campagne blijkt dat het aantal voorziene impressies niet behaald zal worden, kunnen de partijen afspreken om : 1. de campagne te verlengen 2. de Koper een tegoed van impressies voor een nieuwe campagne toe te kennen 3. een creditnota op te maken voor de niet geleverde impressies