Memo Datum : 25 maart 2005 Aan : het presidium Onderwerp : wijziging inrichting griffie; vaststelling FUWAPROV functies Opsteller / Telefoon : C.A. Peters / (023) 514 3714 Afdeling / Bureau : STG / Statengriffie Bijlage(n) : Afschrift : Aad v.d. Pluijm Samenvatting Begin december heeft het presidium de IMF functiebeschrijvingen en waarderingen van de statengriffie vastgesteld. Dit was nodig om de omzetting naar het nieuwe functiewaarderingssysteem, FUWAPROV, mogelijk te maken. Dit memo dient om deze nieuwe functiebeschrijvingen en waarderingen vast te stellen en een besluit te nemen over de bijbehorende bezwaarprocedure. Daarnaast is gebleken, dat de inrichting van de griffie op één onderdeel aanpassing behoeft. Formeel heeft de griffie de mogelijkheid om twee bureausecretaresses aan te stellen. In de praktijk is dit niet nodig. Wel is het nodig gebleken om wat hoger ingeschaalde administratieve ondersteuning te hebben. Hier wordt een budgetneutraal voorstel voor gedaan. Het presidium wordt verzocht: 1. akkoord te gaan met de bijgevoegde functiebeschrijvingen; 2. akkoord te gaan met de hieronder weergegeven technische omzetting van de functiewaarderingen van het oude IMF systeem naar het nieuwe fuwaprov systeem; 3. de competentieprofielen behorende bij de fuwaprovbeschrijvingen vast te stellen (zie bijlage 1); 4. te bepalen dat de functiebeschrijvingen, waarderingen en competentieprofielen van de statengriffier en de plv. griffier vóór het zomerreces ter vaststelling zullen worden voorgelegd aan Provinciale Staten, tezamen met de instructie voor de griffier en het mandaat en delegatiebesluit over personeelsbesluiten; 5. te bepalen dat het bepaalde in artikel 4 van de Procedureregeling methodische functiewaardering provincies niet zal worden toegepast bij de vaststelling van de fuwaprovbeschrijvingen en waarderingen bedoeld in punt 1 en 2 van dit besluit; 6. te bepalen dat eventuele bezwaren die binnenkomen tegen de besluiten die betrekking hebben op de invoering van fuwaprov bij de statengriffie zullen worden behandeld volgens artikel 7:5 van de Algemene wet bestuursrecht (zuivere bezwaren tegen de
Pagina 2 waardering worden behandeld door een interprovinciale bezwarencommissie), waarna advies zal worden uitgebracht aan het Presidium; 7. te bepalen dat dit besluit met terugwerkende kracht in werking treedt op 1 januari 2005. 8. akkoord te gaan met de aanpassing van de inrichting van de statengriffie, waarbij de 2 fte. bureausecretaresse wordt teruggebracht tot 1,5 fte. administratief medewerker. Dit geschiedt budgettair neutraal 1. Toelichting Omzetting naar FUWAPROV Op 1 januari 2005 zijn bij alle provincies een 4 tal nieuwe personeelsinstrumenten in werking getreden. Het gaat daarbij om: functiewaardering, beoordelen, belonen en competentiemanagement, kortweg aangeduid als FBBC. Ook de statengriffie, als onderdeel van de provinciale organisatie, gaat deze nieuwe instrumenten toepassen. Kenmerkend voor het nieuwe instrumentarium is dat de werkresultaten en de ontwikkeling van de competenties van de medewerkers voortaan worden gevolgd, beoordeeld en beloond door middel van een jaargesprekkencyclus (planningsgesprek, voortgangsgesprek en beoordelings/beloningsgesprek). Door middel van het voorliggende besluit worden de functiebeschrijvingen, functiewaarderingen en de competentieprofielen voor de statengriffie vastgesteld. Voor de overgang van alle functies in de provinciale organisatie geldt het principe dat de oude IMF typering als uitgangspunt wordt gehanteerd. Met het oog daarop heeft het Presidium op 6 december 2004 voor alle functies bij de statengriffie IMFfunctietyperingen en waarderingen vastgesteld (zie bijlage 2). Deze IMF typeringen vormen dus de basis voor de conversie naar functiebeschrijvingen volgens het nieuwe functiewaarderingssysteem Fuwaprov. Puntsgewijze toelichting: Ad 1/2. De vaststelling van de functiebeschrijving en de vaststelling van de daaraan gekoppelde waardering wordt in de Procedureregeling methodische functiewaardering provincies gezien als 2 los van elkaar staande besluiten. Verder blijven de functiewaarderingen vrijwel allemaal op gelijk niveau als bij de besluitvorming in het presidium op 6 december jl. Voor een aantal functies bent u akkoord gegaan met een iets andere waardering dan uit het systeem voortvloeide. Dit om de context waarbinnen de griffie werkt tot uitdrukking te laten komen in de functiewaardering. Er is geen aanleiding om dat nu te veranderen. Voor één functie echter gaat dat niet op. Dat betreft de functie van secretaresse statengriffier. Deze functie was gelijk gewaardeerd als de functie van GS secretaresse. In het fuwaprov systeem is de functie van GS secretaresse (vooralsnog) gewaardeerd op schaal 7. De context waarbinnen de secretaresse statengriffier moet werken is niet zodanig anders dan de context waarbinnen een GS secretaresse moet 1 In totaal is sprake van een formatieomvang van 15,7 fte. Door deeltijdfuncties zijn 14,6 fte ingevuld.
Pagina 3 werken dat dit een hogere waardering rechtvaardigt. Vandaar het voorstel om deze functie qua waardering bij te stellen tot het niveau van GS secretaresse. Daarnaast is er één nieuwe functie (de administratief medewerker). Deze stond niet in het functiegebouw dat u op 6 december 2004 hebt goedgekeurd, en wordt derhalve expliciet onder uw aandacht gebracht. Ad 3. Voor elke functie dienen de competenties te worden vastgelegd in een competentieprofiel. Er mag alleen gebruik worden gemaakt van competenties die zijn opgenomen in de lijst van competenties die als bijlage onderdeel uitmaakt van de Regeling jaargesprekken. De competenties worden in het profiel zodanig uitgewerkt dat zij optimaal aansluiten bij de inhoud en het niveau van de functie. De competentiecatalogus is in verband met de omvang ervan niet meegestuurd met de stukken, maar desgewenst in te zien of op te vragen bij de statengriffier. Ad 4. Het Reglement van Orde bepaalt dat het presidium 1) het bestuur van provinciale staten uitoefent en 2) bevoegd is medewerkers van de griffie aan te stellen, uitgezonderd de griffier. De vaststelling van de functiebeschrijvingen, waarderingen en competentieprofielen kan hieronder worden begrepen. Voor de functiebeschrijving en waardering van de griffier en de plv. griffier (die evenals de griffier door PS is benoemd) is dit echter een onvoldoende juridische basis. Het is aan te bevelen dit aan Provinciale Staten voor te leggen. Dat kan dan samengaan met de volgende nog door PS te nemen besluiten: de instructie voor de griffier (voorgeschreven in art. 104a van de Provinciewet 2 ); mandaat en delegatiebesluit over personeelsbesluiten. Deze stukken zullen op 9 mei aan u worden voorgelegd, zodat PS nog vóór het zomerreces hier een besluit over kunnen nemen. Ad 5 Volgens het bepaalde in artikel 4 van de Procedureregeling methodische functiewaardering wordt de waardering van een functie pas definitief vastgesteld nadat de betreffende medewerkers in de gelegenheid zijn gesteld om daartegen bedenkingen te uiten. Voorgesteld wordt deze zogenaamde bedenkingenprocedure in dit geval niet toe te passen. Zowel de IMF typeringen als de fuwaprovbeschrijvingen zijn voorbesproken en daarbij is komen vast te staan dat de medewerkers zich kunnen verenigen met de inhoud daarvan. Medewerkers die bij nader inzien toch bezwaren zouden hebben tegen de beschrijving of de 2 Art. 104 a 1. De griffier staat provinciale staten en de door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. 2. Provinciale Staten stellen in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier.
Pagina 4 waardering kunnen gebruik maken van de mogelijkheden van bezwaar en beroep nadat zij de schriftelijke kennisgeving hebben ontvangen. Ad 6. Bezwaren tegen personele besluiten worden normaliter behandeld door de speciaal daarvoor geïnstalleerde bezwarencommissie personeelsbesluiten provincie Noord Holland, waarin onder meer enkele externen zitting hebben. Voor de behandeling van de fuwa bezwaren uit de overige organisatieonderdelen is besloten geen gebruik te maken van deze commissie, maar van hoorcommissies gebaseerd op artikel 7:5 Awb. Voorgesteld wordt voor de statengriffie dezelfde lijn te volgen. Ad 7. Voor wat betreft de inwerkingtreding wordt aangesloten bij het tijdstip dat in het kader van het interprovinciaal CAO overleg is afgesproken, n.l. 1 januari 2005. Ad 8. Bij de aanvankelijke inrichting van de griffie is uitgegaan van twee bureausecretaresses op niveau schaal 6 (IMF), naast de secretaresse van de statengriffier. In de praktijk blijkt dit niet nodig te zijn. Wel is gebleken, dat er behoefte is aan iets zwaardere administratieve ondersteuning. Deze medewerker functioneert als administratief ondersteuner voor de commissiegriffiers, verzorgt de declaraties van staten en duo commissieleden, verzorgt de financiële administratie van de griffie en PS, en is aanspreekpunt voor fractiemedewerkers. Het presidium wordt dan ook voorgesteld de inrichting van de griffie op dit punt bij te stellen. Concreet betekent dit dat de 2 fte. bureausecretaresses schaal 6 (IMF) budgetneutraal wordt omgezet in 1,5 fte. administratief medewerker schaal 7 (FUWAPROV). De totale functiegebouw inclusief waarderingen ziet er dan als volgt uit: Functie naam schaal FUWAPROV administratief medewerker Nicole van Olderen 7 ( ) * Statengriffie 0,5 fte vac. secretaresse Statengriffier Julia Leenders 7 (8) medewerker internet/intranet Floris van Hemert tot Dingshof 8 (8) medewerker Statenzaken Marja v.d. Brink 9 (9) eerste medewerker Statenzaken Hans Vermeren 10 (10) communicatieadviseur Rienk v.d. Veen 10 (11) adviseur Statenzaken David Quarles van Ufford 10 (11) Commissiegriffier 1. Nelleke Takkenberg 2. Monique de Zwart 3. Gerda Beeksma 4. Marjo Spoor 5. Menno Horjus 11 (12)
Pagina 5 6. Nina den Boer 7. Ton Rutten Commissiegriffier rek.cie/ Willy Grimbergen 11 (12) managementonderst. Senior adviseur Statenzaken/plv. Jeroen Vrijburg 13 (15) statengriffier Statengriffier Karin Peters 15 (17) * ter informatie staat de oude IMF waardering er tussen haakjes achter. Het verspringen van de nummering heeft te maken met het feit dat het IMF 20 schalen kende, en FUWAPROV 18 schalen heeft. Titel:Nota Presidium, agendapunt 10a. (vaststelling fuwaprov functies) Datum:04-04-2005 Nummer:10a