JAARSTUKKEN 2013 concept
1
Inhoud Bladzijde JAARSTUKKEN 2013 1. JAARVERSLAG 2013 Aanbiedingsnota 6 Kerngegevens 7 Programmaverantwoording 8 Paragrafen 14 2. JAARREKENING 2013 Inleiding jaarrekening 20 Programmarekening 22 Balans 23 Grondslagen van de financiële verslaglegging 25 Toelichting op de programmarekening 27 Toelichting op de balans 29 Vaststellingsbesluit 33 Controleverklaring 34 BIJLAGEN BIJ DE JAARSTUKKEN 2013 36 2
3
1.JAARVERSLAG 4
5
Aanbiedingsnota jaarverslag 2013 Met genoegen bieden wij u het jaarverslag over 2013 aan van het Regionaal Archief West-Brabant (RAWB). Hoewel het jaar 2013 zich overwegend kenmerkte als een stabiel jaar, waarin net als eerder een zowel kwalitatief als kwantitatief goed archiefproduct is gerealiseerd, was er tegelijkertijd volop beweging vanwege de samenwerkingsplannen met de andere West-Brabantse archiefinstellingen. Helaas haakte de gemeente Breda al in april af en resteert een samenwerking tussen de archiefdiensten van Bergen op Zoom, Roosendaal en het RAWB. Maar eind oktober lag er een helder omschreven bestuurlijke opdracht, die voorziet in een geïntegreerde archieforganisatie per 2015. Het RAWB heeft positieve verwachtingen ervan en toont zich van meet af aan een actieve en betrouwbare partner in de besprekingen. Bij het programma Bedrijfsvoering wordt verder ingegaan op deze ontwikkeling. In eerdere jaarverslagen is bericht over de toonaangevende rol van het RAWB in Nederland, waar het gaat om digitale dienstverlening. Het RAWB was in 2004 de eerste archiefdienst met een grootschalig aanbod van digitale documenten. Nu, bijna 10 jaar later, is er nog steeds een toestroom daarvan. De gemeentelijke deelnemers, m.u.v. Zundert, investeren, buiten hun reguliere bijdrage aan het RAWB, in verbeterde toegankelijkheid en behoud van hun historische archiefstukken door ze na scanning in digitale vorm beschikbaar te stellen via de website van het RAWB. Dat de gebruikers van die website deze inspanning waarderen, bleek eens te meer uit de resultaten van het eind 2013 gehouden onderzoek naar de kwaliteit van de dienstverlening door archiefdiensten, de zgn. kwaliteitsmonitor. Met een gemiddeld waarderingscijfer van 8,1 scoorde het RAWB weliswaar lager dan in voorgaande jaren, maar nog steeds een stuk hoger dan het landelijk gemiddelde van 7,7. Het RAWB is er behalve voor de geïnteresseerde burger, ook en misschien wel bovenal voor de deelnemende gemeenten en het waterschap, die samen de gemeenschappelijke regeling in stand houden. Op velerlei terreinen werden er diensten en services verleend door het RAWB aan die deelnemers. Bij de verschillende programma s komt dat uitgebreider aan bod. Hier wordt volstaan met het noemen van de klantvriendelijke uitleenservice van dossiers, waarbij elke woensdag opgevraagde dossiers (in 2013 liefst 831 stuks) door het RAWB worden rondgebracht en opgehaald. Navraag leert dat dit redelijk uniek is in de archiefwereld. In financiële en bedrijfsvoeringszin was het een succesvol jaar. De al in 2012 uitgezette nieuwe lijn m.b.t. zowel begrotingssystematiek als onderhoudsbeleid wierpen hun vruchten af. Onderhoud is een stuk goedkoper geworden, zonder aan kwaliteit in te boeten. De realistischer begrotingsaanpak geeft voldoende ruimte om alle verplichtingen na te komen. Los hiervan was 2013 een jaar waarin het RAWB op een verantwoorde manier kosten kon reduceren. De alternatieve opslagmethode voor digitale beelden en data leidde tot een bijna halvering van de kosten daarvoor! De nieuwe onderhoudscontracten werden al in 2012 voor lagere tarieven afgesloten en daar kwamen in 2013 gunstigere overeenkomsten voor zowel liftonderhoud als accountantscontrole bij. Daarnaast waren er nog een paar meevallers zoals vacaturevoordeel, een terugstorting van verzekeringspremie en een subsidiebijdrage van de Mastboom Brosensstichting. Al met al heeft dit geleid tot een positief resultaat in 2013 van bijna 45.000. Met het jaarverslag over 2013 hebben wij een evenwichtige verslaglegging op hoofdlijnen willen realiseren. Oudenbosch, februari 2014 6
Kerngegevens 2013 De gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant is per 1 januari 1998 ingesteld en is laatstelijk gewijzigd bij bestuursbesluit van 3 november 2011. Aan de gemeenschappelijke regeling nemen vijf gemeenten en één waterschap deel. Het werkgebied heeft na de aansluiting van de gemeente Rucphen in totaal ca. 158.200 inwoners (aantallen volgens CBS per 1-1-2013). Als bestuursorganen treden op: a. het algemeen bestuur b. de voorzitter Bestuursleden Voorzitter Secretaris-penningmeester Leden Adviseur Directeur : de heer Ir. P.J. Bons, vertegenwoordiger van Halderberge : de heer J.P. van Hal, vertegenwoordiger van Etten-Leur : de heer J.P. Klijs, vertegenwoordiger van Moerdijk de heer mr. M.J. de Bruijn, vertegenwoordiger van Rucphen de heer P.G.H.N. Utens, vertegenwoordiger van Zundert de heer L.H. van der Kallen, vertegenwoordiger van Waterschap Brabantse Delta : mevr. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, provinciaal archiefinspecteur : de heer J.H.M. Janssen Totale bijdrage aangesloten deelnemers: Rekening 2012 : 771.453,-- Begroting 2013 : 766.454,-- Rekening 2013 : 766.454,-- (na bestemming resultaat) Kosten per inwoner Rekening 2012 : 4,88 Begroting 2013 : 4,87 (geraamd inwoneraantal 157.500) Rekening 2013 : 4,84 (werkelijk inwoneraantal 158.200) Aantal doorberekende uren 2013: 11.128 uur Tarief doorberekende uren 2013: 45,69 (2012: 45,23) 7
Verslag over programmaplan 2013 Programma Behouden In het verslagjaar zijn helaas voor de gemeente Zundert geen restauratieprojecten meer uitgevoerd, zoals beschreven in een eerder door die gemeente vastgesteld meerjaren behoudsplan. Bezuinigingen zorgden ervoor dat het eerder gevoteerde krediet van jaarlijks 10.000 voorlopig werd ingetrokken. Erg jammer, omdat een schadeanalyse, opgesteld door een erkend restauratieatelier, aantoonde dat er nog voor enkele jaren restauratievoorraad ligt in Zundert. In het kader van het meerjaren behoudsplan van de gemeenten Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk en Rucphen is geïnvesteerd in de digitalisering van de meest informatierijke archiefbestanden. In het digitaliseringsplan is o.a. beschreven welke bestanden voor digitalisering in aanmerking komen. Voor de gemeente Halderberge werden in 2013 de laatste scans gemaakt, de andere gemeenten gaan in 2014 door en de gemeente Moerdijk zelfs tot in 2015. Daarvoor werd in 2013 toestemming verkregen! In totaal werden 263.026 scans gemaakt. Al deze nieuwe scans zijn toegevoegd aan de bestanden die via de website te raadplegen zijn. Ook archieftoezicht en verwerving van archieven en verzamelingen behoren tot het programma Behouden. Het toezicht (de inspectie) is een wettelijke taak die tot doel heeft om de toekomstige bewaring van relevante overheidsinformatie te borgen. De verwerving heeft eenzelfde doel, namelijk het veilig stellen van niet-overheidsinformatie. Onder informatie worden in dit verband zowel de papieren als de niet-papieren (veelal digitale) documenten verstaan. Vanwege de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) uit 2012 verschuift de verantwoordelijkheid voor het toezicht op de kwaliteit van de informatievoorziening naar de gemeenten zelf. Het college, als zorgdrager, dient voortaan periodiek aan de raad te rapporteren over zowel zorg als beheer van de volledige informatiehuishouding. Daarvoor heeft de VNG een instrument ontwikkeld, de zgn. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s). De gemeentearchivaris is aangewezen om die KPI s in de praktijk toe te passen, dus namens het college de rapportage voor de raad samen te stellen. In 2013 werden voor de gemeenten Etten-Leur, Halderberge en Rucphen KPI-rapportages opgesteld. Deze worden begin 2014 aan de respectievelijke raden aangeboden. Bij de uitvoering van die KPI s werd het RAWB ondersteund door een extern deskundige, die speciaal hiervoor werd ingehuurd. De reacties van de bij de KPI s betrokken gemeentelijke contactpersonen zijn positief. Er staan vele ingrijpende veranderingen op stapel rond de gemeentelijke informatiehuishouding. Het RAWB zal meer dan ooit daarbij betrokken moeten zijn, digitalisering van informatie wacht niet maar vereist acute bemoeienis van de toekomstige beheerder. Alle gemeenten in het werkgebied van het RAWB bevinden zich in meer of mindere mate in een traject naar volledig digitaal werken met dus ook een volledig digitaal informatiebeheer. In het proces van analoog naar digitaal vervult de archivaris een spilfunctie, bijvoorbeeld als belangrijkste adviseur bij vervanging van papieren documenten in digitale vorm. In 2013 vond diverse keren overleg plaats met de gemeenten rond deze thematiek. Etten-Leur werd de eerste RAWB-gemeente waar volledige vervanging is geregeld. Vervanging heeft tot gevolg dat digitale archiefbescheiden duurzaam beheerd moeten gaan worden. Daarvoor dient uiteindelijk het E depot. Slechts op enkele plekken in Nederland is momenteel een E depot beschikbaar. Om te komen tot een landelijk dekkend net van E depotvoorzieningen, is in 2013 een begin gemaakt met de uitvoering van het Archiefconvenant, dat eind 2012 door de verschillende bestuurslagen is gesloten. Onder de werknaam Archief 2020 zijn vele activiteiten gestart, die rond 2016/2017 moeten leiden tot een landelijke infrastructuur voor E depots. Tegelijk met dit landelijke traject ontstaan her en der provinciale initiatieven voor E depots. Het RAWB is een van de aanjagers in onze provincie om in gezamenlijkheid te komen tot een Brabants E depot. Helaas bleek, tijdens een memorabele vergadering van de Brabantse archiefdiensten begin november in Oudenbosch, dat de eensgezindheid in onze provincie nog geen gemeengoed is. Het RAWB blijft desondanks veel energie steken in de voorbereidingen voor het E depot, momenteel samen met de archiefdiensten van Heusden en Breda. De tijd gaat namelijk dringen, temeer omdat er een wetswijziging op stapel staat, die de overbrengingstermijn van overheidsarchieven naar de archiefdienst aanmerkelijk zal gaan verkorten. Op redelijk afzienbare termijn krijgt het RAWB dan exclusief digitale bestanden in beheer, daar zal de dienst dan klaar voor moeten zijn. De vele vormen van samenwerking in de regio hebben gevolgen voor het archiefbeheer. Helaas bleek vrijwel steeds, dat de archiefvorming bij samenwerkingsverbanden onvoldoende en te late aandacht 8
krijgt. Het RAWB heeft aanvankelijk een afwachtende houding aangenomen, maar omwille van goede archivering is er in 2013 contact gezocht met o.a. de Belastingsamenwerking (BWB) en met het Werkplein i.o. in de regio. Adviezen zijn verstrekt om het archiefbeheer op de juiste wijze op te pakken. Aan de BWB heeft het RAWB geopperd om enkele formele besluiten te nemen, o.a. om de bewaarplaats van het RAWB aan te wijzen en de directeur te benoemen als archivaris. Dit wordt in 2014 opgepakt. Het gaat in het verband van dit jaarverslag te ver om alle relevante ontwikkelingen en veranderingen uitvoerig te belichten, maar de conclusie is dat de rol van het RAWB bij de digitalisering van de gemeentelijke informatie intensiever en intenser wordt. Een veelheid van nieuwe taken komt op ons af. En juist omdat al eerder bleek dat het RAWB niet in afdoende mate die nieuwe rol kan vervullen wordt de samenwerking op regiogebied gezocht. Ook de archieven van Bergen op Zoom en Roosendaal zijn onvoldoende in staat om de nieuwe taken op te pakken en uit te voeren. In samenwerking hopen we daar wel aan toe te komen. Vanwege de parochiële herindelingen werden diverse parochiearchieven verworven, o.a. van Fijnaart, Langeweg en Moerdijk. Verder waren er nog wat relevante aanvullingen op de archieven van de gemeente Rucphen. Reeds eerder kwam er overleg op gang tussen het RAWB en de gemeente Moerdijk inzake de mogelijke overbrenging van ruim 220 meter bouwvergunningen over de periode 1904-1996. Begin 2013 stelde de Moerdijkse raad een krediet beschikbaar voor digitalisering daarvan. Doel hiervan is om uiteindelijk de papieren bouwdossiers na scanning te vernietigen en hiervoor vervanging te regelen. Eind 2013 was dit scanproces in volle gang. Na gereedkomen krijgt het RAWB het beheer over de digitale resultaten. Zoals hiervoor betoogd kunnen deze nog niet in een E depot worden beheerd, er zal voor een adequate tussenoplossing moeten worden gezorgd. Ook is vermeldenswaard dat in 2013 BN/De Stem aan de drie West-Brabantse archiefdiensten de collectie nieuwsfoto s tussen ca. 1975 en 1995 heeft aangeboden. Veel energie is door deze drie gestoken in een werkbaar en helder contract dienaangaande. Begin 2014 worden de foto s in Breda opgehaald en voorlopig centraal opgeslagen in het depot van het Markiezenhof in Bergen op Zoom. Het RAWB heeft op korte termijn nog geen middelen of mogelijkheden om die collectie mede te ontsluiten en digitaliseren. Tenslotte schonk het Van Goghcentrum Zundert nog een fraaie collectie ansichtkaarten over Zundert aan het RAWB. De bereikte effecten van het programma Behouden zijn: - verbetering van de materiële staat van de beheerde archieven en verzamelingen - een goede bewaring en ontsluiting van de gemeentelijke (digitale) archiefbescheiden - verrijking van de collecties van het RAWB met particuliere bestanden Resultaten vs. planning: Onderdeel Planning Resultaat Gerestaureerde archiefstukken 150 documenten 0 documenten Geconserveerde archiefstukken 40 meter 23 meter Verworven archieven 5 meter 20 meter Gewerkte productieve uren 1.000 uur 1.187 uur Programma Bewerken Het RAWB heeft zich ook in 2013 gericht op het toegankelijk maken (bewerken) van de kernarchieven en het nader toegankelijk maken van informatierijke seriebestanden. De meeste kernarchieven zijn inmiddels afdoende ontsloten door een goede inventaris. Onder de kernarchieven worden verstaan de archieven van de gemeentelijke overheden vanaf ca. 1500 tot ca. 1996. Daaronder ook begrepen de archieven van de notarissen, de schepenbanken, de dorps- en stadsbesturen en de archieven van de voormalige waterschappen. In 2013 werd de bewerking van het archief van de gemeente Rucphen periode 1975-2000 voortgezet. De inventaris van het gemeentebestuur van Hoeven 1933-1996 is klaar voor de website. Begonnen is met de inventaris van het archief van het gemeentebestuur van Zevenbergen 1930-1996 en met de afronding van een paar waterschapsarchieven. Alle nieuw verworven archieven zijn direct beschreven en toegankelijk gemaakt. De aanvullingen op het archief van de Broeders van St. Louis werden door een extern bureau bewerkt. Dit project wordt door de Broeders zelf gefinancierd, het RAWB zorgt voor de inhoudelijke begeleiding. 9
Dertien enthousiaste vrijwilligers waren actief met de invoer van gegevens uit de notariële akten en uit de raadsnotulen, beschreven fotocollecties en zorgden voor volledigheid van het aanbod aan genealogische toegangen. Ter vervanging van het te dure en te complexe archiefbeheerprogramma ABS/Archeion, werden in eigen beheer alternatieve registraties ontwikkeld en ingevuld. Maar uiteindelijk zal het RAWB hiervoor wederom een op de markt ontwikkeld programma gaan gebruiken, waaraan het RAWB in 2013 overigens ook inhoudelijk een bijdrage aan heeft geleverd. De rijke archiefbibliotheek werd in 2012 in eerste instantie gesaneerd en vervolgens, in het verslagjaar, anders gestructureerd en ingericht. Deze tijdrovende klus kwam niet helemaal gereed en zal in 2014 worden vervolgd. De bereikte effecten van het programma Bewerken zijn: - verbetering van de toegankelijkheid van de beheerde archieven en verzamelingen - beschikbaar komen van toegangen voor het publiek t.b.v. de raadpleging en het gebruik van die archieven en verzamelingen Resultaten vs. planning: Onderdeel Planning Resultaat Toegankelijk gemaakte archieven 60 meter 115 meter Gewerkte productieve uren 3.000 uur 3.057 uur Programma Benutten Archieven zijn er om gebruikt te worden, om kennis te nemen van de inhoud ervan. De Archiefwet regelt de openbaarheid van de archieven en geeft iedere burger het recht om gratis archieven te raadplegen. Het RAWB bood in 2013 wederom twee mogelijkheden daartoe, namelijk fysieke raadpleging in de studiezaal te Oudenbosch en digitale raadpleging op de website. Op de website zijn naast de toegangen ook de gescande documenten die nuttig zijn voor stamboomen historisch onderzoek en veel foto s online raadpleegbaar. In 2013 werden tal van nieuwe bestanden toegevoegd aan de website. Circa 66.000 bezoekers brachten ruim 175.000 bezoeken aan www.regionaalarchiefwestbrabant.nl. Er werden bijna drie en half miljoen webpagina s bekeken. Ruim 90% van de gebruikers van de website is afkomstig uit Nederland. De webstatistiek leert dat onze website steeds vaker wordt gevonden via een zoekmachine, vooral Google. Gebruikers raadplegen de site gemiddeld ruim 18 minuten. Veel bezoekers komen ook regelmatig terug op de website, bijna een derde ervan vaker dan 25 maal in het jaar. De webstatistiek van 2013 toont overigens vrijwel hetzelfde beeld als die van 2012. Eind 2013 werd een nieuwe homepage voor onze website ontworpen. De oude was onevenwichtig en bevatte een grote kaart van het werkgebied die nauwelijks functionaliteit kende. De nieuwe homepage blinkt uit in eenvoud, rust en overzichtelijkheid. Daarnaast werd ook een facebookpagina van het RAWB aangemaakt. De website van het RAWB stond centraal bij de in de tweede helft van 2013 gehouden Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven. Dit is een landelijk onderzoek, waarbij archiefgebruikers aan de hand van een uitgebreide vragenlijst een oordeel kunnen geven over de kwaliteit van de dienstverlening en service van archiefinstellingen via hun website of anderszins (studiezaal, telefoon, mail, enz.) Het RAWB was in 2000/2001 een van de initiatiefnemers van dit tweejaarlijkse onderzoek, en deed sindsdien driemaal eraan mee. Zowel in 2005 als in 2009, behaalde het RAWB landelijk de hoogste score. Bij de in 2013 gehouden kwaliteitsmonitor kon deze prestatie helaas niet worden herhaald, maar met een rapportcijfer van 8,1 scoorde het RAWB nog steeds beduidend hoger dan het landelijk gemiddelde. Onverkort bleek uit dit onderzoek dat zowel de klantenservice op de studiezaal als de zoekmogelijkheden en het aanbod van digitaal materiaal op de website hoog gewaardeerd worden. Daarentegen oordeelden de webgebruikers minder over de mate van interactiviteit op de website en over de wijze waarop het RAWB gebruik maakt van social media. Uiteraard zullen de uitkomsten van de kwaliteitsmonitor worden benut voor verdere verbetering van onze dienstverlening. 10
De studiezaal was gedurende twee en een halve dag per week geopend. Er was sprake van bestendiging van het fysieke archiefbezoek. Speciaal voor klanten die een kopie vroegen van een bouwtekening werd een groot formaat scanner/printer aangeschaft. Daarnaast was er veelvuldig sprake van alternatief bezoek aan de studiezaal door schoolklassen. Elf klassen van vooral Halderbergse basisscholen bezochten het archief en maakten gebruik van de twee onderwijsprojecten nl. Huys van Bewaeringh en Wie schrijft die Blijft. Het RAWB participeerde in 2013 samen met het gemeentearchief van Roosendaal, het stadsarchief Breda en het Markiezenhof Bergen op Zoom in lezingenreeksen en workshops rond de thema s Groen van toen en Macht en pracht. Deze lezingenreeksen worden geheel gefinancierd door de Mastboom Brosensstichting en heten daarom voortaan de Henri Mastboom Lezingencyclus. De activiteiten trokken veel belangstelling en kregen goede waardering. Behalve de lezingenreeks werd ook samenwerking in de regio gezocht voor de promotie van de geschiedenis van de West-Brabantse suikerindustrie. Helaas lukte het niet om voldoende middelen bijeen te krijgen voor een eigen suikerwebsite, maar langs tal van andere kanalen wisten de samenwerkende instellingen het thema Suikergoed onder de aandacht te brengen. Dan was er ook nog de landelijke verkiezing van Het stuk van het jaar. Dit initiatief kwam in de plaats van de tweejaarlijkse landelijke Open Archievendag en diende om op een ludieke wijze de rijkdom aan historische documenten in archieven te promoten. Het RAWB nam aan deze verkiezing deel met het zgn. Album Passtoors, een prachtig geïllustreerde beschrijving van Zundert in de eerste helft van de negentiende eeuw. Hierdoor kreeg het RAWB veel lokale publiciteit, waaronder tv-opnames door de lokale omroep Rijsbergen (ROS-TV). In de einduitslag bezette dit RAWB-stuk de dertiende plaats. De winst ging naar het entreekaartje voor de Europacupfinale Feijenoord-Celtic uit 1970, ingezonden door het stadsarchief Rotterdam. De bereikte effecten van het programma Benutten zijn: - hoog gewaardeerde en zeer goed bezochte website www.regionaalarchiefwestbrabant.nl met daarop gratis online raadpleging en inzage van films, foto s en genealogische bronnen - vergroting van de rol en betekenis van het RAWB op het gebied van de promotie en verspreiding van de lokale en regionale historie Resultaten vs. planning: Onderdeel Planning Resultaat bezoeken website 180.000 bezoeken 175.662 bezoeken bezoeken studiezaal 1.250 personen 1.285 personen Cultuurhistorische activiteiten 20 activiteiten 17 activiteiten (+ 12 lezingen en workshops) Gewerkte productieve uren 5.000 uur 5.689 uur Programma Algemene Zaken Het bestuur van het RAWB vergaderde in het verslagjaar viermaal. Er waren drie reguliere vergaderingen en een extra vergadering vanwege ontwikkelingen rond de archiefsamenwerking. Qua samenstelling was er een mutatie, Zundert kreeg als opvolger van mw. M. de Hoon-Veelenturf een nieuwe vertegenwoordiger in de persoon van wethouder P. Utens. Hierdoor was het nodig om een andere secretaris-penningmeester aan te wijzen, dit werd wethouder J. van Hal van Etten-Leur. De deelnemers van het RAWB toonden zich elk, met een bestuursbesluit in het eerste kwartaal, voorstander van de archiefsamenwerking in de regio. Die samenwerking verloor in april een belangrijke deelnemer: de gemeente Breda trok zich terug in dit proces. Lijmpogingen door onze voorzitter P. Bons en zijn Roosendaalse collega H. Verbraak mochten niet baten. Gelukkig bleek deze tegenvaller geen beletsel voor de overgebleven drie partners om in goede harmonie door te gaan. Eind oktober nam de stuurgroep archiefsamenwerking, waarin de portefeuillehouders van Bergen op Zoom en Roosendaal en de voorzitter van het RAWB alsmede de drie archiefdirecteuren, een belangrijk besluit om vanaf 2015 één geïntegreerde West-Brabantse archieforganisatie te realiseren. Ondersteund door externe deskundigen en procesbegeleider(s) is momenteel de werkgroep actief om dit voor te bereiden in de vorm van een businesscase. Vooral het kostenaspect, de borging van de 11
continuïteit en de invulling van de E depotfunctie zijn daarbij de leidende agendapunten. In februari 2014 komt de businesscase in de stuurgroep ter vaststelling. Het waterschap Brabantse Delta heeft in 2013 het RAWB benaderd om een beperkt aantal archiefbeheerstaken over te nemen. Positieve gesprekken hebben geleid tot een principe overeenkomst, die in 2014 verder wordt uitgewerkt. Voorlopig wordt daar nog even mee gewacht, omdat de regionale archiefsamenwerking wellicht andere (lees: betere) mogelijkheden voor het waterschap kan creëren. Ultimo 2013 nam medewerkster T. Wijnings afscheid van het RAWB vanwege het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Vanwege haar vertrek ontstaat een probleem m.b.t. de bezetting van de studiezaal. Om dit op te lossen zijn twee acties ondernomen, nl. de openingstijden zijn verder ingeperkt en met gebruikmaking van een vacaturevoordeel in 2014, is mw. Wijnings na haar pensionering voor 12 uur per week opnieuw (tijdelijk tot augustus 2015) gecontracteerd. Uiteindelijk maakt haar functie deel uit van de invulling van de bezuinigingen die het RAWB per 2016 moet hebben gerealiseerd. Tegen die tijd is ook een tweede formatieplaats ingeleverd, waardoor het RAWB verder zou moeten met een wel erg minimale personeelsbezetting. Met de archiefsamenwerking hoopt het RAWB een doemscenario te voorkomen. In 2013, tenslotte, zijn de vele honderdduizenden data die voor het RAWB worden beheerd naar een ander opslagformaat geconverteerd: JPEG2000. Daarmee reduceert het opslagvolume met meer dan de helft, zonder dat de kwaliteit inboet. Dat die verminderde opslag ook minder kosten betekent, is evident. De effecten waren in 2013 duidelijk merkbaar en vanaf 2014 dalen de kosten nog eens, omdat de eenmalige investering van het conversietraject dan is afgeschreven. Intussen bleef de aanwas van scans en records doorgaan, zodanig dat op 6 mei 2013 de miljoenste scan aan ons bestand kon worden toegevoegd. Met al deze toevoegingen heroverde het RAWB zijn plaats in de top van het Nederlandse archiefwezen op het gebied van digitaal aanbod van archiefgegevens. De bereikte effecten van het programma Algemene Zaken zijn: - borging van de continuïteit van kwalitatief goed archiefbeheer door archiefsamenwerking in de regio West-Brabant - gezonde financiële huishouding van RAWB met continuering van fiscale status van belast ondernemer - exploitatie van een efficiënt en modern nieuw archiefgebouw - efficiënte inzet van ICT Resultaten vs. planning: Onderdeel Planning Resultaat Aantal medewerkers in fte 7,8 fte 7,47 fte Percentage ziekteverzuim 3,5 % 1,66 % Gasverbruik in m³ 12.500 m³ 11.297 m³ Electraverbruik in Kwh 100.000 Kwh 101.204 Kwh Gewerkte productieve uren 1.000 uur 1.195 uur 12
Recapitulatieoverzicht baten en lasten programma s Behouden Begroting 2013 Rekening 2013 Lasten 54.292 55.379 Baten 0 0 Saldo 54.292 55.379 Bewerken Begroting 2013 Rekening 2013 Lasten 156.876 140.612 Baten 0 0 Saldo 156.876 140.612 Benutten Begroting 2013 Rekening 2013 Lasten 270.161 272.250 Baten 7.700 8.426 Saldo 262.461 263.824 Algemene zaken Begroting 2013 Rekening 2013 Lasten 307.371 275.494 Baten 5.129 4.078 Saldo 302.242 271.416 Samenvatting programma s: Totaal Begroting 2013 Rekening 2013 Totaal programma s 775.871 731.231 Bijdrage deelnemers 766.454 766.454 Saldo voor mutatie reserves -/- 9.417 35.223 Mutaties in reserves 9.417 9.417 Resultaat na mutaties in reserves 0 44.640 13
Paragrafen Bij de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur zijn de verordeningen conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet door het algemeen bestuur goedgekeurd. In titel 3 van de verordening ter zake het financieel beleid zijn de verplichte paragrafen voor de begroting vastgelegd. De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn: Financiering en Bedrijfsvoering. In de begroting 2013 is tevens aandacht besteed aan de paragraaf Weerstandsvermogen. Artikel 26 BBV schrijft voor dat in jaarrekening en jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden die ook in de begroting opgenomen zijn. Het BBV schrijft daarnaast nog voor dat ook de paragrafen Verbonden Partijen, Grondbeleid en Lokale Heffingen hier dienen te worden opgenomen. Voor het RAWB zijn deze echter niet relevant: het RAWB is een verbonden partij, aan grondbeleid wordt niet gedaan en er worden geen lokale heffingen geheven. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen, en mogelijkheden waarover het RAWB beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het RAWB beschikt over een algemene reserve die kan worden ingezet ter dekking van tegenvallers. In 2012 zijn de bestemmingsreserve opvang gevolgen uittreden Steenbergen en de reserve automatisering opgeheven en toegevoegd aan de algemene reserve. De algemene reserve van het RAWB bedraagt voor bestemming van het resultaat 2013 per 31 december 2013 afgerond 34.500 en dient ter opvang van incidentele tekorten en / of tegenvallers. Financieringsparagraaf Liquiditeitsplanning De exploitatielasten worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen bijdrage in het exploitatietekort wordt in twee voorschotten aan de deelnemers in rekening gebracht. Het eerste voorschot ter grootte van 50% van het begrote aandeel dient door de deelnemers te worden voldaan vóór 1 februari; het tweede voorschot dient te zijn voldaan vóór 1 augustus van het begrotingsjaar. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot dat op een bedrijfsspaarrekening wordt belegd. Het RAWB heeft verder te maken met een financieringsoverschot. Het totaal aan vaste geldleningen en reserves / voorzieningen is hoger dan de boekwaarde van de investeringen. Dat overschot aan middelen bedroeg per 1-1-2013 97.500. Per 31-12-2013 bedraagt het financieringsoverschot 119.500. De toename van het financieringsoverschot wordt voornamelijk veroorzaakt doordat het voordelig resultaat 2012 ad 27.300 aan de algemene reserve is toegevoegd en omdat een bedrag van 9.400 aan de algemene reserve is onttrokken ter dekking van de inmiddels afgelopen uittredingsbijdrage van Steenbergen. Het restant voordelige verschil ad 4.100 betreft het saldo van de mutaties op de voorziening onderhoud gebouw. Het tijdelijke financieringsoverschot wordt eveneens op de bedrijfsspaarrekening belegd. Financieringsbehoefte Omdat het liquiditeitsoverschot van tijdelijke aard is dienen investeringen in de nieuwbouw en in overige uitgaven met een meerjarig economisch nut gefinancierd te worden met vaste geldleningen, waarvan de looptijd wordt gekoppeld aan de afschrijvingstermijn van die activa. Er zijn bij de gemeente Moerdijk vaste geldleningen gesloten voor de financiering van de nieuwbouw en de inrichting daarvan en voor de financiering van een hypothecaire geldlening aan een van de personeelsleden. Verder is een lening gesloten voor de financiering van de vervanging van het netwerk. 14
Rentevisie, -kosten en -opbrengsten Ten tijde van het opstellen van de begroting 2013 werd verwacht dat de korte rente zou gaan dalen. Als gevolg van de kredietcrisis daalde de rente op korte beleggingen in de loop van 2013 sterk. De rente volgt de besluitvorming daaromtrent van de Europese Centrale Bank. De gemiddelde rente op depositobeleggingen bedroeg in 2013 ± 0,15%. De gemiddelde rente die wij op de bedrijfsspaarrekening ontvingen was 1,1%. De rente voor langlopende leningen bedroeg eind december 2013 tussen 1,25% en 3,25% naar gelang de looptijd van de lening. In de meerjarenramingen wordt uitgegaan van rentekosten over investeringen gebaseerd op het huidige renteniveau. Bedrijfsvoeringsparagraaf In artikel 15 van de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en beheer is opgenomen dat in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken en begroting aandacht moet worden besteed aan tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. Tevens zijn de onderwerpen opgesomd waaraan speciaal aandacht dient te worden gegeven, zoals aantal personeelsleden, verloop, ziekteverzuim, personeelskosten en kosten inhuur. Daarnaast zijn de huisvesting, automatiseringssystemen en de kosten daarvan onderwerp van de bedrijfsvoeringsparagraaf. Personeel In 2013 zijn 8 personen in dienst van het RAWB. De medewerker studiezaal is via de regeling IDbanen werkzaam. Zij ging op 27 december 2013 met pensioen. Een andere medewerker nam voor 1/3 e ontslag en kreeg een nieuwe arbeidsovereenkomst voor 24 uur. De formatie bedraagt daarom nog maar 7,47 fte. Naast deze formatie krijgt het RAWB hulp van een dertien enthousiaste vrijwilligers. In de loop van het jaar vielen helaas enkele vrijwilligers af. Voor de uitvoering van de KPIonderzoeken bij drie gemeenten is een informatiedeskundige ingehuurd. Haar kosten van ca. 6.000 werden betaald uit het vacaturevoordeel. Het ziekteverzuim van het personeel in 2013 bedroeg 1,66 % (in 2012: 2,38 %). Huisvesting Het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch is eind mei 2006 in gebruik genomen en voldoet aan alle wettelijke eisen die worden gesteld aan archiefbewaarplaatsen. In 2013 vond het reguliere onderhoud plaats. Enkele kleine storingen werden verholpen en een deel van de bestrating werd vernieuwd. Voor het liftonderhoud werd een nieuw contract afgesloten. Automatisering De nieuwe website is op 16 oktober 2010 officieel de lucht ingegaan. De vormgeving van de homepage is in 2013 aangepast. De website wordt veelal gebruikt door genealogen. Alle voor genealogen relevante registers uit de periode 1587 1963 zijn online te raadplegen. Daarnaast functioneert een databestand waarin op persoonsnaam kan worden gezocht en waarbij direct vanuit de gevonden persoon kan worden doorgeklikt. Met name het raadplegen van registers online en de koppeling van de persoonsgegevens aan het register was uniek in Nederland en heeft sindsdien veel navolging gekregen. Het RAWB streeft er al enkele jaren naar om de digitale dienstverlening uit te breiden. Dit moet o.a. zichtbaar worden in een toename van het aanbod aan digitale archieven. De beoogde interactiviteit is nog niet gerealiseerd, maar in 2013 zijn wel vele nieuwe digitale documenten beschikbaar gekomen; liefst 263.026 scans werden aan het imagebestand toegevoegd. Zoals eerder toegelicht bood conversie naar het nieuwe opslagformaat JPEG2000 de oplossing voor de almaar stijgende kosten voor dataopslag en webhosting. Eind 2013 werden voor presentatiedoeleinden een nieuwe beamer, laptop en tablet aangeschaft. De financiële administratie wordt bijgehouden in het softwarepakket Davilex Account. 15
Begrotingsrechtmatigheid De begroting wordt ieder jaar al in een zeer vroeg stadium (februari voorafgaand aan het begrotingsjaar) opgesteld. De kans dat om die reden werkelijke lasten afwijken van begrote lasten is daarmee aanzienlijk. In totaal zijn de begrote lasten ± 45.000 lager dan geraamd. De begrote baten waren ± 300 hoger. In onderstaande tabel zijn de verschillen opgenomen per programma. Programma Lasten Verschil Baten Verschil Saldo V / N Begroot Werkelijk Begr-Werk Begroot Werkelijk Begr-Werk Behouden 54.292 55.379 1.087- - - - 1.087- N Bewerken 156.876 140.612 16.264 - - - 16.264 V Benutten 270.161 272.250 2.089-7.700 8.426 726 1.363- N Algemene Zaken 307.371 275.494 31.877 5.129 4.078 1.051-30.826 V totaal 788.700 743.735 44.965 12.829 12.504 325-44.640 V De overschrijding op de lasten op de programma s Behouden en Benutten is het gevolg van de hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten omdat meer uren aan de producten materieel beheer en inspectie en verwerving zijn besteed dan geraamd. De overschrijding van de lasten op het programma Benutten wordt daarnaast veroorzaakt door hogere kosten van fotokopieën en PR en educatiemateriaal. 16
17
2.JAARREKENING 18
19
Aanbieding jaarrekening 2013 Met deze jaarrekening willen wij verantwoording afleggen over het in 2013 gevoerde financiële beheer. U heeft in de loop van het jaar een tussentijdse rapportage mogen ontvangen. Daarin bent u zowel organisatorisch als inhoudelijk en financieel op de hoogte gebracht van de belangrijkste ontwikkelingen binnen het RAWB. In deze jaarrekening is rekening gehouden met art. 17 BBV waarin wordt bepaald dat mutaties in reserves ná de resultaatbepaling dienen te worden verwerkt. Het boekjaar 2013 sluit met een positief resultaat vóór mutaties in de reserves van 35.223. Na verwerking van de mutaties in de reserves bedraagt het resultaat over 2013 44.640. De belangrijkste oorzaken die tot het positieve resultaat hebben geleid zijn (V=voordelig; N=nadelig): Lagere personeelskosten 9.500,-- V In het najaar van 2012 besloot een van de medewerkers korter te gaan werken. Een andere medewerkster ging met pensioen. Zij ontving naast de afrekening van het vakantiegeld ook een gratificatie waarmee in de begroting geen rekening was gehouden. Per saldo leverden deze personeelsmutaties incl een afrekening loonkostenbijdrage 10.000 voordeel op. Daarnaast leverden de reis- en verblijfkosten, kosten cursussen en overige personeelskosten 5.000 voordelig verschil op. Daartegenover werd voor een bedrag van 5.800 ingehuurd. De overige verschillen op personeelskosten bedroegen per saldo 300 nadeliger Lagere kosten belastingen en verzekeringen - 19.000,-- V In 2013 vond de overname van OVO onderlinge verzekeringen overheid door Achmea plaats. Daarbij vond een uitkering plaats van het eigen vermogen aan de deelnemers. De uitkering bedroeg ruim 16.000. Voorts bleef de verschuldigde verzekeringspremie bijna 3.000 onder het geraamde bedrag, Lagere kosten onderhoud t.o.v. de begroting - 9.800,-- V In het najaar van 2012 is een nieuw meerjaren onderhoudsplan opgesteld op basis waarvan de benodigde storting in de voorziening (vervangend) onderhoud is vastgesteld. Dat bedrag is voor 2012 en de volgende 10 jaar bepaald op 7.450 per jaar. Tezamen met het reguliere preventief en correctief onderhoud bedroegen de onderhoudskosten in 2013 19.200. In de begroting was nog rekening gehouden een bedrag voor onderhoudskosten van 27.000 Lagere kosten IT en digitaal beheer - 3.200,-- V De kosten van IT en digitaal beheer komen lager uit dan begroot a.g.v. lagere kosten voor dataopslag en hosting dan geraamd. Hogere baten educatieve activiteiten - 3.000,-- V Voor het houden van een lezingencyclus is een bijdrage ontvangen van de Mastboom Brosensstichting. Per saldo leverde dat een voordeel op van 3.000 Onderzoekskosten samenwerking - 2.800,-- N In 2013 is een onderzoek gestart naar de mogelijkheden van samenwerking in de regio. Er is onder meer een SWOT analyse gedaan. Daarnaast is beroep gedaan op de expertise van een medewerker van de provincie Noord Brabant. Die kosten waren P.M. geraamd in de begroting. Het aandeel in de kosten voor het RAWB bedroeg in 2013 2.800,-- Overige kleinere verschillen per saldo voordeliger - 100,-- V In het hierna opgenomen overzicht treft u een opstelling aan van de bijdrage per deelnemer en van het resultaat 2013 vóór bestemming. Afgezet tegen het over 2013 in rekening gebrachte voorschot kunt u per deelnemer het bedrag terugvinden dat verrekend kan worden dan wel anders kan worden bestemd. Het totale voordelige resultaat na verwerking van de mutaties in de reserves is voorlopig ter nadere bestemming door het algemeen bestuur afzonderlijk op de balans opgenomen onder het eigen vermogen. 20
deelnemers bijdrage 2013 Vaste bijdrage aandeel mutaties bijdrage 2013 bijdrage 2013 Saldo voor mutaties 2013 in reserves na mutaties voorschot 2013 Etten-Leur 100.979,66 1.522,14-99.457,52 105.819,00 6.361,48- Halderberge 171.984,31 2.592,45-169.391,86 180.226,00 10.834,14- Moerdijk 212.517,90 3.203,45-209.314,46 222.702,00 13.387,54- Rucphen 83.901,70 22.602,00 106.503,70 111.789,00 5.285,30- Zundert 81.350,63 1.226,26-80.124,37 85.249,00 5.124,63- Brabantse Delta 57.895,01 872,70-57.022,31 60.669,00 3.646,69-708.629,22 22.602,00 9.417,00-721.814,22 766.454,00 44.639,78- De deelnemersbijdrage 2013 is met toepassing van een overeengekomen verdeelsleutel omgeslagen over de deelnemers. Deze sleutel wordt gehanteerd vanaf 2012. In dat jaar is Rucphen toegetreden als deelnemer en zijn tevens de percentuele bijdragen aangepast aan de werkelijk omvang van de per deelnemer beheerde archieven op 1 januari 2011. Het bestuur heeft deze verdeling op 3 maart 2011 vastgesteld. Rechtmatigheid In het kader van de uitvoering van de begroting is een inventarisatie gemaakt van de interne regelgeving en de vaststelling van een toetsingskader voor de controle van de rechtmatigheid. Vanuit Wet, regelgeving en besluiten is aangegeven welke artikelen van belang zijn en vervolgens op welke processen deze uiteindelijk van invloed zijn. Voor de processen inkoop, verkoop, salarisbetalingen, investeringen, opstellen verantwoording en begroting zijn procesbeschrijvingen gemaakt. In de vergadering van het algemeen bestuur van 16 maart 2006 is de mandaatregeling van het RAWB aangepast en opnieuw vastgesteld. Ondernemerschap voor de omzetbelasting Naar aanleiding van een ingesteld boekenoverzicht over de jaren 2001 2005 heeft de inspectie omzetbelasting in januari 2006 geconcludeerd dat de vrijstellingsbepaling van artikel 11 lid 1 letter u van de wet omzetbelasting niet op het RAWB van toepassing is. Het RAWB maakt fiscaal gezien winst of verlies doordat de bijdrage van de deelnemers niet wordt beperkt tot het aandeel in de kosten van de exploitatie. Dat houdt in dat het RAWB belast ondernemer is voor de omzetbelasting en als gevolg daarvan alle in rekening gebrachte omzetbelasting mag verrekenen. 21
Programmarekening over het begrotingsjaar 2013 Raming begrotingsjaar voor wijziging Raming begrotingsjaar na wijziging Realisatie begrotingsjaar Programma Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Behouden 0 54.292-54.292 0 54.292-54.292 55.379-55.379 Bewerken 0 156.876-156.876 0 156.876-156.876 140.612-140.612 Benutten 7.700 270.161-262.461 7.700 270.161-262.461 8.426 272.250-263.824 Algemene zaken 5.129 307.371-302.242 5.129 307.371-302.242 4.078 275.494-271.416 Subtotaal programma's 12.829 788.700-775.871 12.829 788.700-775.871 12.504 743.735-731.231 Algemene dekkingsmiddelen Bijdragen deelnemers 766.454 0 766.454 766.454 0 766.454 766.454 0 766.454 Resultaat voor bestemming 779.283 788.700-9.417 779.283 788.700-9.417 778.958 743.735 35.223 Toevoeging / onttrekking Programma Behouden 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Programma Bewerken 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Programma Benutten 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Programma Algemene Zaken 9.417 0 9.417 9.417 0 9.417 9.417 0 9.417 Subtotaal mutaties reserves 9.417 0 9.417 9.417 0 9.417 9.417 0 9.417 Resultaat na bestemming 788.700 788.700 0 788.700 788.700 0 788.375 743.735 44.640 22
Balans per 31 december 2013 ACTIVA 31-12-2013 31-12-2012 Omschrijving ( ) ( ) Vaste activa Immateriële vaste activa Kosten sluiten geldleningen 11.357 11.522 Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut 1.425.111 1.480.355 Financiële vaste activa Leningen u/g 250.000 250.000 Totaal vaste activa 1.686.468 1.741.876 Vlottende activa Uitzettingen korter dan één jaar Overige vorderingen 7.444 3.113 Liquide middelen Bank- en girosaldi 171.691 132.032 Kas 56 56 Overlopende posten Nog te ontvangen bedragen 16.154 10.416 Vooruitbetaalde bedragen 10.378 11.873 Kruispost kasafdracht - - Totaal vlottende activa 205.723 157.491 Totaal generaal 1.892.190 1.899.367 23
PASSIVA 31-12-2013 31-12-2012 Omschrijving ( ) ( ) Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve 34.551 16.682 Bestemmingsreserves - - Te bestemmen resultaat 44.640 27.286 Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris 88.155 83.954 Vaste schulden - Kapitaalverstrekking gem. Moerdijk 1.683.301 1.738.770 Totaal vaste passiva 1.850.647 1.866.692 Vlottende passiva Netto vlottende schuld - Overige schulden 2.752 2.829 Overlopende posten - Vooruitontvangen bedragen - 1.369 - Nog te betalen bedragen 38.791 28.477 Totaal vlottende passiva 41.543 32.675 Totaal generaal 1.892.190 1.899.367 24
Grondslagen van de financiële verslaglegging. Inleiding Onderstaande samenvatting van de grondslagen, waarop de financiële verslaglegging is gebaseerd, is bedoeld als leidraad voor een juiste interpretatie van de financiële overzichten. De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders is vermeld worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personeelskosten echter toegerekend aan het jaar waarin de uitbetaling plaatsvindt. Er is geen voorziening opgenomen voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Balans Vaste activa Immateriële vaste activa In afwijking van het bepaalde in de verordening art. 212 heeft het bestuur bij de vaststelling van de jaarrekening 2005 besloten de afsluitprovisie van de lening voor de nieuwbouw in 40 jaar annuïtair af te schrijven. Materiële vaste activa De activa zijn gewaardeerd tegen historische uitgaafprijs verminderd met de afschrijvingen. De investeringen in de nieuwbouw worden wat het gebouw en depotstellingen betreft annuïtair afgeschreven in 40 jaar. De investeringen in de inrichtingskosten van de nieuwbouw worden afgeschreven in 15 jaar lineair. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Stichtingskosten nieuwbouw 40 jaar annuïtair Inrichtingskosten nieuwbouw 15 jaar lineair Computernetwerk en programmatuur 5 jaar lineair Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Vlottende activa De vlottende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. De risico s op kortlopende vorderingen kunnen als verwaarloosbaar worden beschouwd. Reserves De algemene reserve is ontstaan uit enkele voormalige bestemmingsreserves die zijn opgeheven en is verder gevoed met eerdere rekeningoverschotten. 25
Voorzieningen De voorziening onderhoud gebouw en inventaris is gebaseerd op het in 2012 nieuw opgestelde meerjaren onderhoudsplan. De jaarlijkse storting voor het vervangend onderhoud is gebaseerd op een reeks van 10 jaren te rekenen vanaf 2013. Per jaar wordt 7.451 gestort. De werkelijke kosten vervangend onderhoud worden ten laste van de onderhoudsvoorziening gebracht. Langlopende schulden en vlottende passiva De langlopende schulden en vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Grondslagen voor resultaatbepaling Het saldo van lasten en baten is berekend op basis van het stelsel van lasten en baten. Dat houdt in dat de kosten en opbrengsten verantwoord worden in het boekjaar waarop zij betrekking hebben. In de jaarrekening is zoveel mogelijk met verplichtingen rekening gehouden. Eventuele afwikkelingsverschillen worden in het volgende boekjaar functioneel verantwoord. De verdeling van de kostenplaats personeelskosten is gebaseerd op de door de werknemers werkelijk gemaakt uren in 2013 en op die basis doorberekend aan de producten. 26
Toelichting op de programmarekening 2013 In dit deel van de jaarrekening presenteren wij u de belangrijkste verschillen tussen de realisatie en de begroting na wijziging over het boekjaar 2013. De analyse vindt plaats voor ieder afzonderlijk deel van de programmarekening. Programma Behouden Realisatie 2013 Begroting 2013 na wijziging Begroting 2013 voor wijziging Lasten 55.379 54.292 54.292 Baten 0 0 0 Resultaat voor bestemming 55.379 54.292 54.292 Toevoeging/onttrekking reserves 0 0 0 Resultaat na bestemming 55.379 54.292 54.292 Het nadelig resultaat op het programma Behouden bedraagt 1.100. Dit verschil wordt veroorzaakt door: Hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten 2.400 Nadelig Lagere uitgaven conservering en restauratie 1.300 Voordelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten: Het nadelig verschil wordt enerzijds veroorzaakt doordat het aantal werkelijk doorbelaste formatieve uren 187 uur hoger uitkwam dan begroot (1.187 t.o.v. 1.100 uur); Daartegenover kwam het werkelijke tarief van de uren 6,10 lager uit dan begroot ( 45,69 t.o.v. 51,79). Programma Bewerken Realisatie 2013 Begroting 2013 na wijziging Begroting 2013 voor wijziging Lasten 140.612 156.876 156.876 Baten 0 0 0 Resultaat voor bestemming 140.612 156.876 156.876 Toevoeging/onttrekking reserves 0 0 0 Resultaat na bestemming 140.612 156.876 156.876 Het voordelig resultaat op het programma Bewerken bedraagt 16.300. Dit verschil wordt veroorzaakt door: Lagere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten 15.700 Voordelig Lagere kosten externe indicering 600 Voordelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten: Het voordelig verschil wordt veroorzaakt doordat het werkelijke bestede aantal uren weliswaar 57 uur hoger uitkwam dan begroot (3.057 t.o.v. 3.000), maar daartegenover kwam het werkelijke tarief van de uren 6,10 lager uit dan begroot ( 45,69 t.o.v. 51,79). Kosten externe indicering De kosten externe indicering zijn in 2013 beperkt gebleven tot de afgesproken vergoedingen voor de vrijwilligers. 27
Programma Benutten Realisatie 2013 Begroting 2013 na wijziging Begroting 2013 voor wijziging Lasten 272.250 270.161 270.161 Baten 8.426 7.700 7.700 Resultaat voor bestemming 263.824 262.461 262.461 Toevoeging/onttrekking reserves 0 0 0 Resultaat na bestemming 263.824 262.461 262.461 Het nadelig resultaat op het programma Benutten bedraagt 1.400. Dit verschil wordt veroorzaakt door: Hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten 1.000 Voordelig Overige verschillen 400 Voordelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten: Het verschil wordt veroorzaakt doordat het aantal werkelijk doorbelaste formatieve uren 689 uur hoger uitkwam dan begroot (5.689 t.o.v. 5.000 uur). Daartegenover kwam het werkelijke tarief van de uren 6,10 lager uit dan begroot ( 45,69 t.o.v. 51,79). Overige verschillen Het gaat om een aantal geringe verschillen ten opzichte van de begrote bedragen. Aan educatieve activiteiten werd 400 meer besteed dan geraamd als gevolg van een lezingencyclus. Er werd evenwel 3.000 meer ontvangen aan bijdragen van de Mastboom Brosensstichting voor die activiteiten dan geraamd. De overige baten en lasten op het programma benutten kwamen per saldo 3.000 nadeliger uit dan begroot. Programma Algemene Zaken Realisatie 2013 Begroting 2013 na wijziging Begroting 2013 voor wijziging Lasten 275.494 307.371 307.371 Baten 4.078 5.129 5.129 Resultaat voor bestemming 271.416 302.242 302.242 Toevoeging/onttrekking reserves 9.417 9.417 9.417 Resultaat na bestemming 261.999 292.825 292.825 Het voordelig resultaat op het programma Algemene Zaken voor bestemming bedraagt 30.800. Dit verschil wordt veroorzaakt door: Lagere kosten belastingen en verzekeringen - 19.000,-- V In 2013 vond de overname van OVO onderlinge verzekeringen overheid door Achmea plaats. Daarbij vond een uitkering plaats van het eigen vermogen aan de deelnemers. De uitkering bedroeg ruim 16.000. Voorts bleef de verschuldigde verzekeringspremie bijna 3.000 onder het geraamde bedrag, Lagere kosten onderhoud t.o.v. de begroting - 9.800,-- V In het najaar van 2012 is een nieuw meerjaren onderhoudsplan opgesteld op basis waarvan de benodigde storting in de voorziening (vervangend) onderhoud is vastgesteld. Dat bedrag is voor 2012 en de volgende 10 jaar bepaald op 7.450 per jaar. Tezamen met het reguliere preventief en correctief onderhoud bedroegen de onderhoudskosten in 2013 19.200. In de begroting was nog rekening gehouden een bedrag voor onderhoudskosten van 27.000 Lagere kosten IT en digitaal beheer - 3.200,-- V De kosten van IT en digitaal beheer komen lager uit dan begroot a.g.v. lagere kosten voor dataopslag en hosting dan geraamd. Overige verschillen per saldo nadeliger - 1.200,-- N 28
Toelichting op de balans Activa Vaste activa Immateriële vaste activa De post immateriële vaste activa bestaat uit: Boekwaarde ultimo 2013 2012 Kosten afsluiten geldleningen 11.357,00 11.522,00 Totaal 11.357,00 11.522,00 Het onderstaande overzicht geeft het verloop weer van de immateriële vaste activa gedurende het jaar 2013: Boekwaarde 1-1-2013 Investeringen Afschrijvingen Boekwaarde 31-12-2013 Kosten sluiten geldleningen 11.522,00 0,00 165,00 11.357,00 Totaal 11.522,00 0,00 165,00 11.357,00 Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uitsluitend uit investeringen met economisch nut. En kunnen als volgt worden onderverdeeld: Boekwaarde ultimo 2013 2012 Bedrijfsgebouwen 1.193.433,00 1.210.750,00 Machines, apparaten en installaties 231.678,00 269.605,00 Totaal 1.425.111,00 1.480.355,00 Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen met economisch nut weer: Boekwaarde 1-1-2013 Investeringen Afschrijvingen Boekwaarde 31-12-2013 Bedrijfsgebouwen 1.210.750,00 0,00 16.603,00 1.193.433,00 Machines, apparaten en installaties 269.605,00 0,00 37.928,00 231.678,00 Totaal 1.480.355,00 0,00 54.531,00 1.425.111,00 Financiële vaste activa Het verloop van de financiële vaste activa gedurende het jaar 2013 wordt in onderstaand overzicht weergegeven: Boekwaarde Investeringen Afschrijvingen/ Boekwaarde 1-1-2013 aflossingen 31-12-2013 Overige langlopende leningen 250.000,00 0,00 0,00 250.000,00 Totaal 250.000,00 0,00 0,00 250.000,00 29
Vlottende activa Uitzettingen korter dan één jaar Saldo 31-12-2013 Voorziening oninbaarheid Saldo 31-12-2012 Overige vorderingen 7.444,00 0,00 3.113,00 Totaal 7.444,00 0,00 3.113,00 Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: 2013 2012 Kassaldo 56,00 56,00 Banksaldi 171.691,00 132.033,00 Totaal 171.747,00 132.089,00 Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden: 2013 2012 Vooruitbetaalde bedragen 10.378,00 11.873,00 Nog te ontvangen bedragen 16.154,00 10.416,00 Kruispost kasafdracht 0,00 0,00 Totaal 26.532,00 22.289,00 Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen Eigen Vermogen bestaat uit de volgende posten: 2013 2012 Algemene reserve 34.551,00 16.682,00 Bestemmingsreserves: overige bestemmingsreserves 0,00 0,00 Eigen vermogen voor bestemming 34.551,00 16.682,00 Toe te voegen resultaat 44.640,00 27.286,00 Totaal 79.191,00 43.968,00 Het verloop in 2013 wordt in onderstaand overzicht per reserve weergegeven. Reserves Saldo 1-1-2013 Toevoeging Onttrekking Toevoeging resultaat 2012 Vermindering tbv dekking afschrijvingen Saldo 31-12-2013 Algemene reserve 16.682,00 0,00 9.417,00 27.286.00 0,00 34.551,00 Totaal 16.682,00 0,00 9.417,00 27.286,00 0,00 34.551,00 Het bestuur van het RAWB heeft in 2012 besloten de bestemmingsreserves op te heffen en die toe te voegen aan de algemene reserve. Aan de algemene reserve werd in 2013 een bedrag onttrokken van 9.417,-- ter opvang van de uittredingsbijdrage Steenbergen. 30
Voorzieningen De in de balans opgenomen voorzieningen bestaan uit de volgende posten: 2013 2012 Onderhoud gebouw en inventaris 88.155,00 83.954,00 Totaal 88.155,00 83.954,00 Het verloop in 2013 wordt in onderstaand overzicht per voorziening weergegeven. Voorzieningen Saldo 1-1-2013 Toevoeging Onttrekking Saldo 31-12-2013 Onderhoud gebouw en inventaris 83.954,00 7.451,00 3.250,00 88.155,00 Totaal 83.954,00 7.451,00 3.250,00 88.155,00 In 2012 is voor het RAWB een nieuw meerjaren onderhoudsplan gebouw opgesteld. In het nieuwe Meerjaren Onderhoudsplan is onderscheid gemaakt in preventief, correctief en vervangend onderhoud. Preventief en correctief onderhoud worden ten laste van de jaarlijkse exploitatie verantwoord. Voor het vervangend onderhoud is een voorziening gevormd. Het saldo van de voorziening bedroeg per 1 januari 2013 84.000. Om het vervangend onderhoud in de komende jaren te kunnen uitvoeren is jaarlijks een storting nodig van 7.451,--. De werkelijke kosten van vervangend onderhoud worden ten laste van de voorziening gebracht. Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar Saldo 1-1-2013 Vermeerderingen Aflossingen Saldo 31-12-2013 Onderhandse leningen 1.738.770,00 0,00 55.469,00 1.683.301,00 Totaal 1.738.770,00 0,00 55.469,00 1.683.301,00 De rentelast van de vaste schulden 2013 bedroeg 71.117,00 Vlottende passiva Onder de vlottende passiva zijn opgenomen: 2013 2012 Schulden < 1 jaar 2.752,00 2.829,00 Overlopende passiva 38.791,00 29.846,00 Totaal 41.543,00 32.675,00 De in de balans opgenomen kortlopende schulden kunnen als volgt worden gespecificeerd: 2013 2012 Bank- en girosaldi 0,00 0,00 Overige schulden 2.752,00 2.829,00 Totaal 2.752,00 2.829,00 Alle per 31 december 2013 te betalen crediteuren waren eind januari 2013 afgewikkeld. De specificatie van de overlopende passiva is als volgt: 2013 2012 Vooruit ontvangen bedragen 0,00 1.369,00 Nog te betalen bedragen 38.791,00 28.477,00 38.791,00 29.846,00 31
Ultimo december 2013 waren de navolgende bedragen nog te betalen: Belastingdienst af te dragen loonheffing dec 2013 25.288 Overwerk november / december t.b.v. Moerdijk 4.745 Inhuur provincie t.b.v.onderzoek regionale samenwerking 5.632 Update website 2e termijn 1.450 Aanschaf laptop / tablet 1.297 Moerdijk overname kantoorbenodigdheden 128 Moerdijk rente lening netwerk 9/3-31/12-2013 251 38.791 32
Vaststellingsbesluit Aldus vastgesteld door het algemeen bestuur van het Regionaal Archief West-Brabant in de openbare vergadering van 26 juni 2014: De voorzitter, (ir. P.J. Bons) de secretaris, (J.P. van Hal) 33
Controleverklaring Deze is afzonderlijk bijgevoegd. 34
35
BIJLAGEN BIJ DE JAARSTUKKEN 2013 36