4 Hoogheemraadschap van Delfland CONTROLEPLAN 2013 1046321 Controleplan 2013 (AMH 7.14.03) Concerncontrol/Interne Audit Status definitief
Index 1. Algemeen 3 1.1 Inleiding 3 1.3 Rechtmatigheidcontrole..'. 3 2. Opzet van de controle 3 2.1 Proces van interne controle (IC) 3 2.2 Randvoorwaarden IC. 3 2.3 Uitvoeren van reguliere IC. 3 2.4 Afstemming accountant over het uitvoeren IC 4 2.5 Processen in de controle 2013: prioritering, aandachtspunten en planning 4 2.6 Belangrijke data tussentijdse en Jaarrekeningcontrole. 4 Bijlage 1. Processtappen Interne Controle 5 Bijlage 2. Aandachtspunten controle Jaarrekening 2013 7 Bijlage 3. Onderzoeksobjecten van de toetsen processen 2013 8 Bijlage 4. Interne Audit: planning hoofdtaken 2013 9 4.1 Planning. 9 4.2 Uitgangspunten verdeling uren 9 4.3 Overzichten urenplanning hoofdtaken en IC. 9
1. Algemeen 1.1 Inleiding Het voorliggende document is het controleplan Delfland voor 2013. Dit controleplan is de operationele uitwerking van het Controleprotocol en het Auditstatuut. Het controleprotocol richt zich op het (strategische) proces van de controle voor de Jaarrekening door de accountant. In het auditstatuut wordt een strategisch kader geboden voor de invulling van het auditproces van Delfland. Dit controleplan wordt jaarlijks geactualiseerd. 1.2 Doel Dit controleplan heeft uitsluitend tot doel, in overeenstemming met de opgenomen bepaling in de Controleverordening (artikel 109 Waterschapswet), de controleaanpak met de concerncontroller en organisatie af te stemmen. Het coliege van dijkgraaf en hoogheemraden, in het vervolg college genoemd, stelt het controleplan vast en kan hierbij accenten (dat zijn specifieke aandachtspunten en specifieke rapporteringtoleranties) aangeven. 1.3 Rechtmatigheidcontrole. De exteme regelgeving, verordeningen van het verenigde vergadering en besluiten van het college die verplicht voortvloeien uit externe regelgeving/verordeningen van de verenigde vergadering bepalen het normen- en toetsingskader van de controles. Het beleid en de uitvoering van het beleid worden/ kunnen worden getoetst aan de hand van de controleaspecten getrouwheid, rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Deze aspecten worden in het controleprotocol kort toegelicht. Met de invoering van de nieuwe Waterschapswet (art. 109) per 1 januari 2009 staat de rechtmatigheidcontrole centraal in het werk van de accountant en Interne Audit. Delfland richt zich binnen de rechtmatigheid primair op de financiële rechtmatigheid. 2. Opzet van de controie 2.1 Proces van interne controle (IC) Het proces van interne controle bestaat uit de volgende uit te voeren stappen: Voorbereiden IC Uitvoering IC Accorderen conceptmemo Plan van Aanpak verbeterpunten Afsluiting IC-rapportages Relatie met de accountant Rapportages accountant. In bijlage 1. Processtappen Inteme Controle zijn deze stappen verder uitgewerkt. 2.2 Randvoorwaarden IC De controlefunctie heeft ten behoeve van de taakuitvoering volledige en onbeperkte toegang tot alle gegevens en eigendommen van het Hoogheemraadschap van Deifland, die naar het oordeei van de controlefunctie noodzakelijk zijn voor de goede uitvoering van de auditwerkzaamheden. Alle gegevens en middelen, die gedurende het uivoeren van de auditactiviteiten in handen zijn worden zorgvuldig en vertrouwelijk, in overeenstemming met de gedragsregels van het IIA, behandeld. 2.3 Uitvoeren van reguliere IC Bij het opzetten en uitvoeren van de controles dient met de volgende zaken rekening te worden gehouden: Bij aanvang van de interne controlewerkzaamheden zal door middel van een risicoanalyse de omvang en de reikwijdte van de deelwaamemingen worden gedefinieerd; 1045321 Controleplan Deifland 2013 (AMH 7.14.03)
Het geactualiseerde controleplan en normenkader wordt afgestemd met de externe accountant; De interne controlewerkzaamheden geschieden primair door detailgerichte controles door middel van een deelwaarneming gericht op de van toepassing van de rechtmatigheidaspecten. Hieruit kunnen aanbevelingen volgen voor aanpassingen van de administratieve organisatie. Parallel aan de interne controlewerkzaamheden wordt de administratieve organisatie beoordeeld en worden verbetermaatregelen voorgesteld c.q. aangepast specifiek voor rechtmatigheidaspecten, welke van toepassing zijn. 2.4 Afstemming accountant over het uitvoeren IC De volgende algemene afspraken zijn met de accountant gemaakt t.a.v. het prioriteren van de processen en single auditen: Alle processen uit de tabel in bijlage 3 met een prioriteit 1 zullen in het betreffende controlejaar worden getoetst. Per proces zullen afhankelijk van de prioriteitsstelling gedurende het jaar een controle of meerdere deelcontroles worden uitgevoerd. De controle voor de jaarrekening vindt plaats in het daarop volgende jaar. De toetsing op jaarbasis van de processen met prioriteit 2 of 3 is afhankelijk van de beschikbare capaciteit. De rechtmatigheidscontroles en reguliere controles zullen tussen de Interne audit en de accountant worden daar waar mogelijk uitgevoerd volgens het concept van 'single audit': controlewerkzaamheden die elkaar niet overlappen, die op elkaar voortbouwen en waar nodig elkaar versterken en verbeteren. Hiermee wordt voorkomen dat de organisatie extra wordt belast tijdens de controleperiode. 2.5 Processen in de controle 2013: prioritering, aandachtspunten en planning In het schema in bijlage 2. Aandachtspunten controle Jaarrekening 2013 zijn weergegeven de aandachtspunten binnen de te toetsen kritische processen voor 2013. Deze punten zijn samengesteld op basis van de bevindingen uit de controles uit eerdere jaren door de accountant aangevuld met de bevindingen van Interne Audit. In bijlage 3. Onderzoeksobjecten van de te toetsen processen 2013 is een overzicht opgenomen met daarin opgenomen de kritische processen welke worden getoetst In het kader van de rechtmatigheid en reguliere IC 2013. In het overzicht Is ook de prioriteiten van de te toetsen processen aangegeven. In Bijlage 4. 'Interne Audit: Planning hoofdtaken 2013' is de urenverantwoording van deze hoofdprocessen weergegeven: overzicht Interne Audit urenplanning hoofdtaken en overzicht planning IC 2013. 2.6 Belangrijke data tussentijdse en Jaarrekeningcontrole. Afspraken betreffende de tussentijdse controle en jaarrekeningcontrole: Het Controleplan 2013 wordt als bijlage bij het Controlestatuut voor 31 december 2012 vastgesteld door VV. Dit plan wordt voorgesproken met de accountant. Interne audit zal op 1 oktober 2013 en 1 maart 2014 de uitgevoerde werkzaamheden conform het Interne controleplan aanleveren. Een foutenanalyse wordt opgesteld, waarin inzichtelijk worden gemaakt de herstelbare en onherstelbare fouten in relatie tot de materialiteit van de werkelijke lasten. De accountantscontrole op deze uitgevoerde werkzaamheden en aanvullende werkzaamheden in het kader van de beroepsregels van de registeraccountants vindt primair plaats in september/oktober 2013 en maart 2014. In de maand november 2013 zullen afspraken worden gemaakt m.b.t. de controles met de accountant De verslagen over de interim controle, de management letter en het accountantsverslag, zullen naar verwachting in november 2013 en april 2014 worden besproken met de rekeningcommissie.
Bijlage 1. Processtappen Interne Controle Het interne controle proces kent over het algemeen de volgende stappen: 1. Voorbereiden IC De auditor maakt een controledossier aan voor de uit te voeren IC. Voorts wordt een korte risicoanalyse uitgevoerd ter bepaling van de reikwijdte en de omvang van de te controleren werkzaamheden. Een controlewerkinstructie, inclusief checklist, wordt opgesteld. De relevante administratieve organisatie en checklisten worden gearchiveerd in het controledossier. De geplande interne controle wordt aangekondigd bij de proceseigenaar. Bij generieke IC's zoals Inkoop en aanbesteden worden daama door middel van een aankondigingsbriefde betrokken sectorhoofden c.q. budgethouders van de te controleren dossiers op de hoogte gesteld van de start van de IC. 2. Uitvoering IC De auditor vraagt op of verzamelt informatie m.b.t. in de steekproef opgenomen dossiers. De auditor toetst de informatie met de actuele administratieve organisatie (indien aanwezig), het normenkader, het beleid van Delfland en geldende wet- en regelgeving. Het onderzoek wordt uitgevoerd d.m.v. desk research eventueel aangevuld met interviews. De bevindingen worden vastgelegd in een concept controlememorandum. Indien noodzakelijk wordt aanvullende informatie verzameld ten behoeve van het uitbreiden van de controle. Alle controle-informatie wordt gearchiveerd in het controledossier. 3. Accorderen conceptmemo Het conceptmemo wordt ter beoordeling gestuurd naar de proceseigenaar en/of het sectorhoofd (hoor en wederhoor) en de coördinator Interne Audit. De proceseigenaar zal binnen de gestelde termijn reactie geven op het conceptmemo. Als hier geen gebruik van wordt gemaakt, wordt geacht dat men akkoord gaat met de inhoud van het conceptmemo. Met de proceseigenaar wordt een afspraak gemaakt wanneer het plan van aanpak m.b.t. de eventuele verbeterpunten wordt aangeleverd. Deze afspraak wordt opgenomen in het memorandum. Een aangepaste versie wordt nogmaals ter beoordeling gestuurd met daarbij een kortere reactietermijn. De proceseigenaar ondertekent het controlememorandum. Hierna vindt automatisch vaststelling plaats. Alle reacties worden gearchiveerd in het controledossier. Daarna wordt het controlememorandum aan coördinator Interne audit en de Concerncontroller ter ondertekening voorgelegd. Bij generieke IC's zoals Inkoop en aanbesteden vindt daarna terugkoppeling plaats aan de proceseigenaren van de dossiers en hun leidinggevenden (budgethouders) waarbij bevindingen zijn geconstateerd. 4. Afsluiting controle. Een mail wordt gestuurd aan de proceseigenaren waarin wordt aangegeven dat de betreffende IC is afgerond en dat indien geen terugkoppeling heeft plaatsgevonden over het dossier aan de proceseigenaren het de bevinding is dat het dossier voldoende Is. 5. Plan van Aanpak Verbeterpunten De proceseigenaar bestudeert de bevindingen en stelt in geval van verbeterpunten een plan van aanpak per verbeterpunt op. Vervolgens ontvangt de interne controlefunctionaris het controlememo met het plan van aanpak. Het plan van aanpak wordt gearchiveerd in het controledossier. Bij de voorbereiding van de volgende IC wordt het plan van aanpak als bijlage opgenomen in het controlememorandum. 6. Rapportage aan secretaris-directeur en het college Drie maanden nadat het memo is geaccordeerd inventariseert Interne audit bij de proceseigenaar de opvolging van de aanbevelingen uit het memo en stelt hierover een kort verslag op. Twee keer per jaar wordt een rapportage opgesteld voor de secretaris-directeur, waarin de bevindingen en aanbevelingen en opvolgingen van de uitgevoerde onderzoeken (IC's en audits) zijn opgenomen. Deze rapportage wordt ook ter informatie aangeboden aan het college, de rekeningcommissie en de verenigde vergadering. Daarnaast zullen In de P&Cproducten Burap 2013-1 en 2 ook worden gerapporteerd over de stand van zaken m.b.t. de IC. 1C46321 Controleplan Deifland 2013 (AMH 7.14.03)
7. Relatie met de accountant De accountant beoordeelt jaarlijks tijdens de interim-controle in het najaar de (belangrijkste) processen binnen Delfland. Vervolgens voert de accountant aan het begin van het volgende jaar een jaarrekeningcontrole uit. Bij beide werkzaamheden maakt de accountant gebruik van de bevindingen en aanbevelingen uit de controles en rapportages van Interne audit. 8. Management Letter De accountant legt zijn bevindingen van de interim-controle vast in de Management Letter. Per bevinding staat vermeld welke risico's Delfland loopt en welke aanbevelingen de accountant doet om de situatie te verbeteren. Deze aanbevelingen worden voor zover van toepassing door de Auditor meegenomen bij de reguliere IC. De aanbevelingen van de accountant kunnen ook leiden tot extra controles. 9. Accountantsverslag De accountant brengt na de jaarrekeningcontrole een accountantsverslag uit, Bevindingen en aanbevelingen in het accountantsverslag worden op dezelfde wijze door Interne audit meegenomen bij de reguliere IC als de bevindingen en aanbevelingen in de Management Letter. 6
Bijlage 2. Aandachtspunten controle Jaarrekening 2013 Het volgende schema geeft de aandachtspunten binnen de hierboven benoemde kritische processen voor 2013. Deze punten zijn samengesteld op basis van de bevindingen uit het accountantsverslag en management letter naar aanleiding van de controle van de accountant op de Jaarrekening 2009 en de onderwerpen uit het overzicht "100419 reactie managementletter 2009 versie 1.1." vanuit Delfland. Het overzicht voor 2013 is geactualiseerd aan de hand van het accountantsverslag en management letter naar aanleiding van de controle van de accountant op de Jaarrekening 2011 en de bevindingen ult de IC's uitgevoerd door Interne audit in de periode 2011 en 2012. Tabel 1. Overzicht van te toetsen processen en aandachtspunten In de controle op de Jaarrekening 2013 uru)k Kaderstelling en toezicht Planning & Control Besturing en beheersing Administratieve Organisatie Interne Controle Financieel Financiële administratie Inkoop i Beheer investeringsprogramma Verbeteren kwaiiteit en consistentie P&C-producten Structureel sluitende Begroting BBVW-proof Opstellen/actualiseren AO-beschrijvingen toetsen op volledigheid AO-beschrijvingen Toetsing (financiële) rechtmatigheid Beheer vreemd vermogen: rentelasten Beoordelen financiële positie (treasury) Opzet en werking (financiëie) rapportages Business Objects Opzet en werking beieid t.a.v. gebruik Gids m.b.t. meerjaren investeringsprogramma (Inclusief verplichtingen) Mandafsluiting inclusief aansluitingen sub- en grootboekadministratie Interne controle op o.a. memoriaalboekingen en salarisadministratie Actualiseren inkoop en aanbestedingsbeleid Naleving regels Europees Aanbesteden Naleving regels inhuur van derden Verbeteren opzet en beheer inkoopdossiers - tchtspunten; Implementeren projectmanagement en -control Verbeteren kwaliteit bestuurlijke rapportages Tussentijdse informatievoorziening: toetsing werking fasedocumenten Verbeteren Planning/Investeringsbegroting (begrotingsrechtmatigheid) Verbeteren opzet en beheer dossiervorming investeringsprojecten Toetsen werking HPW als gevolg van ingevoerde verbeterprocessen
Bijlage 3. Onderzoeksobjecten van de toetsen processen 2013 Tabel 2. Onderzoeksobjecten van de te toetsen processen in 2013 Code Priori teit Onderzoeksonderwerpen: Algemene onderzoeksdoelstelling Onderzoeken of en in welke mate de processen op het gebied van de onderstaande onderzoeksobjecten getrouw en rechtmatig zijn uitgevoerd teneinde tot een afgewogen oordeel te kunnen komen. Lasten 2.1.1.1 1 Inkoop en Aanbesteding (A. Investeringen en B. Exploitatie) Inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen binnen de exploitatie en investeringen t/m het aanmaken van de verplichtingen. Daarnaast wordt ook onderzocht het aantal Inkooporders en de financiële omvang per leverancier/overeenkomst. 2.1.1.2 2 1 Budgetcontrol 1 Onderzocht wordt totale budqetcyclus van aanvraag t/m verantwoorden van de budgetten. 2.1.1.3 1 1 Factuurbehandeling Vervolgonderzoek dossiers binnen de IC inkoop en aanbesteding door een steekproef op de betalingen en onderzoek door een steekproef op de populatie. De onderzoeken zijn met name gericht op autorisatie en betaiing binnen gestelde termijn. 2.1.1.4 2 Personeeisadministratie De overeenstemming van de salariskosten volgens de Personeelsadministratie met de verwerking van deze kosten in de financiële administratie. Gegevensgerichte controle vindt plaats met name m.b.t. de in-, door- en uitstroom van personeel, langdurig zieken. Als ook de verwerking incidentele declaraties. 2.1.1.5 3 Salarisadministratie Onderzocht wordt de berekening de totale salariscomponenten, In het bijzonder pensioenlasten, en de processen op het gebied van de inhoudingen en afdrachten. 2.1.1.6 2 Verstrekte subsidies/bijdragen De processen op het gebied van de verstrekte subsidies en bijdragen worden onderzocht. Het betreft de subsidies en bijdragen welke vallen onder Algemene Subsidieverordening, de bijdrageregelingen of overige bijdragen (aan derden). 2.1.1.7 2 Maandafsluiting Een review op de uitvoering van de processen van de financiële periodeafsluiting door de financiële administratie. 2.1.1.8 1 Nacalculatie investeringen De processen op het gebied van het opstellen van een nacalculatie van gerealiseerde investeringen. Dit betreft met name de gerealiseerde kosten, inclusief financierings-lasten, t.o.v. de raming van deze investeringen. 2.1.1.9 1 Activering (im)materiële vaste activa Het onderzoek richt zich o.a. op de afschrijvingstermijnen en de boekingen van de immateriële en materiële vaste activa. 2.1.1.10 2 Werkstromen De realisatie t.o.v, de planning zoals weergegeven in de handleiding Planning & Controi van een of meerdere van de volgende bestuurlijke P&C-producten: Kadernota, Begroting en meerjarenraming, Burap I en II en de Jaarrekening. De nadruk ligt met name op de aspecten tijdigheid en indeling. 2.1.1.11 3 Overige lasten Onderzoek van de lasten welke niet vallen binnen de hierboven vermelde onderzoeken. Baten 2.1.1.12 2 Subsidiebaten 1 De processen op het gebied van de ontvanqen subsidies en bijdragen worden onderzocht. 2.1.1.13 2 Belastingbaten RBG Onderzocht wordt de financiële naleving van het contract met de Regionale Belastinggroep (RBG) en de verwerking van de belastingontvangsten In financiële administratie. 2.1.1.14 3 Baten overig Onderzoek van de opbrengsten welke niet vallen onder de subsidiebaten en belastingontvangsten.
Bijlage 4. Interne Audit: planning hoofdtaken 2013 4.1 Planning In de planning wordt invulling gegeven aan de volgende hoofdprocessen: 1. Beleidsvorming IC en auditing: 2. Voorbereiden en uitvoeren van en rapporteren over IC en verbijzonderde onderzoeken; Hieronder is de urenverantwoording van deze hoofdprocessen weergegeven. De uren van het hoofdproces 'Voorbereiden en uitvoeren van en rapporteren over IC en verbijzonderde onderzoeken zijn onderverdeeld over de processen; interne controles, verbijzonderde onderzoeken, voorafgaande toetsing en overige controles. Daarnaast is de IC-planning voor 2013 opgenomen. Hierin zijn de controles m.b.t. de te toetsen processen uit tabel 2 verdeeld over het kalenderjaar. 4.2 Uitgangspunten verdeling uren. De volgende uitgangspunten zijn gehanteerd bij de verdeling van de uren: 1. De werkzaamheden in het kader van het controleplan 2013 worden verricht door het team Concerncontrol/Interne audit. De urenplanning in dit controleplan gaat uit van het aantal besteedbare uren binnen het team Concerncontrol/Interne audit (formatie 3 fte). 2. Binnen de processen vindt prioriteitstelling plaats als gevolg van de beperkingen binnen de beschikbare capaciteit. De hoogste prioriteit binnen de processen hebben het uitvoeren van de IC, de voorafgaande toetsing van de bestuurlijke stukken en de spoedopdrachten. De resterende tijd is beschikbaar voor het uitvoeren van de overige verbijzonderde onderzoeken. Overigens zijn aan de onderzoeksonderwerpen binnen de IC ook prioriteiten toegekend op basis van de financiële materialiteit in combinatie met de bevindingen van deze onderzoeken in 2011 en 2012. 3. Voor de planning van de uren van de verbijzonderde onderzoeken (audits) is uitgegaan van de volgende onderverdeling: een klein onderzoek (advies) bedraagt gemiddeld 20 uur; een middelgroot onderzoek bedraagt gemiddeld 120 uur en een groot onderzoek gemiddeld 400 uur. Voor de voorafgaande toetsing van de bestuurlijke stukken, inclusief de pré-toets, wordt uitgegaan van gemiddeld 40 uur per maand. Hieronder zijn twee overzichten opgenomen die een wat meer gedetailleerd beeld geven van de hoofdprocessen alle activiteiten op hoofdlijnen en de producten die daaruit voortvloeien. 4.3 Overzichten urenplanning hoofdtaken en IC. Tabel 3. Overzicht urenplanning van hoofdtaken van Interne Audit 1. Beleidsvorming onderzoeken 2013/14 2. Uiivoaren onderzoeken 2012/13 Totna) 744 3.597 9
Tabel 4. Overzicht planning IC 2013 2013jan-dec Nr Ql Ql Q2 Q2 03 Q3 Q4 Q4 2013 IC 2.1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 Sl 52 53 TOT LASTEN Inkoop & Aanbesteden 2.1.1.1 12 '«a 16 lt 2 12 2 40 16 10 2 12 2 40 15 10 2 246 Budgetoverhevelingen 2.1.1.2 J. 8 2 24 J.6 8 2 120 Factuurbehandeling 2.1.1.3 2'" -r 8 ; 8 2 24 15 3 2 120 Personeelsadministratie 2.1.1.4 JA.16 t 2 68 Salarisadministratie 2.1.1.5 li 2i "ie 2 70 verstrakte subsidies/bijdi 2.1.1.6 8 2 24 16 6 58 Maandafsluiting 2.1.1.7 8 t lb 16 5 8 7 15 16 6 96 Nacalculcatle investering! 2.1.1.8 8 2 16 8 8 2 44 Active ring Vaste activa 2.1.1.9 12 3 35 24 15 3 93 Werkstromen 2.1.1.10 8 7 24 15 e 2 60 Overige lasten 2.1.1.11 8 2 16 16 5? 50 BATEN IC 402012 IC 2013 Subsidiebaten 2.1.1.12 8 2 16 1.5 8 2 52 GR RBG baten 2.1.1.13 8 16 16 5 2 50 > Overige baten, exclu RBG 2.1.1.14 8 2 16 16 6 -> 50 1177 IC-rapportages 2.4 ; ( 2c 20 20 SO Geplande uren 8 22 28 80 72 24 52 32 18 12 2 44 36 8 2 0 12 3 35 36 17 43 24 12 26 18 22 24 10 26 24 10 18 16 14 12 26 42 38 46 32 26 16 14 15 18 56 22 20 4 16 16 6 1.257 2.1.1 IC's 1.177 2.1.2 Doelmatigheid/doeltreffendheid 240 2.1.3 Verbijianderde onderzoeken 240 Totaal taak 2.1 1.657 Totaal taak 2.4 80 Totaal taken 2.1 en 2.4 1.737 IC uren JR 2012 340 IC uren JR 2013 917 Tot 1257 10