Reglement Commissie Integriteit Buma/Stemra Zoals vastgesteld door het Buma/Stemra bestuur op 6 april 2016 Begripsomschrijvingen Artikel 1 1. In dit reglement wordt verstaan onder: a. Buma: de Vereniging Buma, statutair gevestigd te Amstelveen; b. Stemra: de Stichting Stemra, statutair gevestigd te Amstelveen; c. Deelnemer: de deelnemer als bedoeld in artikel 2 van de statuten van Buma/Stemra; d. Voorzitter: de overeenkomstig artikel 3 lid 3 van dit Reglement benoemde voorzitter van de i- commissie; e. Secretaris: de overeenkomstig artikel 4, lid 2 van dit Reglement aangewezen secretaris van de i-commissie; f. (dit) Reglement: het onderhavige Reglement Commissie Integriteit Buma/Stemra; g. i-commissie: de Commissie Integriteit als bedoeld in artikel 16, lid 4 van de statuten van Buma/Stemra; h. Gedragscode: de Gedragscode voor bestuursleden Buma/Stemra; i. Bestuursvoorzitter: de onafhankelijk voorzitter van het bestuur van Buma/Stemra als bedoeld in artikel 13, lid 2 sub 3 van de statuten van Buma/Stemra; j. Schriftelijk: door middel van een papieren (niet-digitaal) geschrift, te verzenden per post of persoonlijk te overhandigen; k. Geschillencommissie, de commissie als bedoeld in artikel 3 lid 1 van het Reglement Geschillencommissie Buma/Stemra. Deel I Inzake klacht van deelnemer Deel 1 gaat over een klacht van een rechthebbende over gestelde integriteitsschending door een bestuurslid. Deel 2 gaat over de statutair geregeld adviesvraag van de BSb voor resp. na ontslag/schorsing. Toepassingsgebied Artikel 2 1. Dit Reglement is van toepassing op klachten van een Deelnemer over aanmerkelijke (dat wil zeggen beduidend/niet zijnde een bagatel) schending door een zittend bestuurslid van Buma/Stemra van een norm als genoemd in de Gedragscode. 2. Uitgesloten zijn klachten waaraan hetzelfde feitencomplex ten grondslag ligt als aan een geschil dat in behandeling bij de Geschillencommissie is of is geweest. Bij een klacht moet door de klager gekozen worden tussen de Geschillencommissie en de i-commissie; de klacht kan niet bij beide commissies worden ingediend. Samenstelling en benoeming commissie Artikel 3 1. Het bepaalde in artikel 3 van het Reglement Geschillencommissie Buma/Stemra is, voor zover dit Reglement daarvan niet daarin afwijkt, van overeenkomstige toepassing op de i- commissie. 2. De ledenvergadering van Buma en de vergadering van aangeslotenen van Stemra gezamenlijk benoemen bij voorkeur de voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en leden van 1
de Geschillencommissie tevens tot voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en leden van de i- commissie. 3. De samenstelling van de i-commissie wordt gepubliceerd evenals eventuele mutaties in de samenstelling. Secretariaat Artikel 4 1. Het bepaalde in artikel 4 van het Reglement Geschillencommissie Buma/Stemra is, voor zover dit Reglement daarvan niet afwijkt, van overeenkomstige toepassing op de i-commissie. 2. Het bestuur van Buma/Stemra benoemt bij voorkeur de secretaris van de Geschillencommissie tot Secretaris. Fase 1 - Aanmelding klacht bij Bestuursvoorzitter / Minimumtoets Artikel 5 1. Een Deelnemer kan als klager bij de Bestuursvoorzitter een klacht aanmelden wanneer hij meent dat sprake is van een schending als genoemd in artikel 2 lid 1. 2. De klacht wordt Schriftelijk (door middel van een klaagschrift) bij de Secretaris ingediend. 3. Het klachtschrift bevat tenminste de volgende gegevens: a. de naam, het adres en de woon-, vestigings- of verblijfplaats van de klager, alsmede zijn b. de naam van het betrokken bestuurslid; c. een duidelijke uiteenzetting van de klacht, onder vermelding van de geschonden norm en de feiten waarop de schending berust en met afschrift van alle aanwezige bewijsstukken omtrent de schending. 4. De Secretaris bevestigt Schriftelijk aan de klager de ontvangst van het klaagschrift onder opgave van de dag van ontvangst. 5. De Bestuursvoorzitter stelt het betrokken bestuurslid in kennis van de indiening van de klacht. Artikel 6 1. De Bestuursvoorzitter toetst of de klacht voldoet aan de vereisten genoemd in artikel 5, lid 1 en 3. De Bestuursvoorzitter stelt bij die toetsing de eigen procesorde vast. 2. Indien de klacht naar het oordeel van de Bestuursvoorzitter niet aan bedoelde vereisten voldoet, kan hij de klager om aanpassing en/of een nadere Schriftelijke onderbouwing van de klacht vragen. 3. De Bestuursvoorzitter doet zijn uitspraak over de toetsing Schriftelijk binnen vier weken na de ontvangst van het klaagschrift. Die termijn kan om zwaarwichtige redenen door de Bestuursvoorzitter worden verlengd. De uitspraak wordt namens de Bestuursvoorzitter verzonden aan de klager en beklaagde. 4. Indien de Bestuursvoorzitter oordeelt dat sprake is van een kennelijke klacht (d.w.z. niet een bagatel betreffende) en tevens aan de vereisten van artikel 5 lid 3 is voldaan, stuurt hij het klaagschrift en eventuele verder ingediende stukken door aan de Secretaris ter behandeling door de i-commissie. De Bestuursvoorzitter stelt klager en beklaagde van deze doorzending in kennis. 5. Indien de Bestuursvoorzitter van oordeel is dat geen sprake is van een kennelijke klacht en/of niet is voldaan aan de vereisten van artikel 5 lid 3, beëindigt hij de klachtenbehandeling. 6. Bij het bericht dat de Bestuursvoorzitter de klachtenprocedure heeft beëindigd wordt de klager gewezen op de mogelijkheid om binnen vier weken bij de Voorzitter (van de i-commissie) bezwaar te maken tegen die beëindiging. 7. Indien de klacht (mede) de Bestuursvoorzitter betreft wordt de klacht aangemeld bij de Voorzitter (van de i-commissie) en ingediend bij de Secretaris. In dat geval pleegt de Voorzitter de toets als bedoeld in lid 1, waarbij overigens door hem zoveel mogelijk in overeenstemming met het bepaalde in dit artikel wordt gehandeld. 2
het feit dat de bestuursvoorzitter de eigen procesorde vaststelt, impliceert dat hij niet gehouden is om in deze fase de klager mondeling te horen. Fase 2 Bezwaar bij Voorzitter i-commissie Artikel 7 1. Een klager kan bij de Voorzitter (van de i-commissie) binnen vier weken na de dagtekening van het bericht als bedoeld in artikel 6, lid 6 bezwaar maken tegen het oordeel van de Bestuursvoorzitter en daarmee tegen de beëindiging van de klachtenbehandeling. 2. Een bezwaar wordt gemaakt door dit Schriftelijk (door middel van een bezwaarschrift) in te dienen bij de Secretaris. 3. Het bezwaarschrift bevat tenminste de volgende gegevens: a. de naam, het adres en de woon-, vestigings- of verblijfplaats van de klager alsmede zijn b. de naam van het bestuurslid; c. een duidelijke uiteenzetting van de gronden van het bezwaar, met afschrift van het klaagschrift voorzien van de eventueel verder ingediende stukken en een kopie van het bericht waarbij de behandeling van de klacht is beëindigd. 4. De Secretaris bevestigt Schriftelijk aan de klager de ontvangst van het bezwaarschrift onder opgave van de dag van ontvangst. 5. De Secretaris stelt de Bestuursvoorzitter en het betrokken bestuurslid in kennis van de indiening van het bezwaarschrift. Artikel 8 1. De Voorzitter toetst het bezwaar tegen het oordeel van de Bestuursvoorzitter. De Voorzitter stelt bij die toetsing de eigen procesorde vast. 2. De Voorzitter kan klager om een nadere toelichting op het bezwaar vragen. 3. De Voorzitter doet zijn uitspraak op het bezwaar schriftelijk binnen vier weken na ontvangst van het bezwaarschrift. Deze termijn kan in om zwaarwichtige redenen door de Voorzitter worden verlengd. De uitspraak wordt door de Secretaris verzonden aan de klager, beklaagde en Bestuursvoorzitter. 4. Indien de Voorzitter het bezwaar gegrond verklaart, stuurt hij stukken van de zaak door naar de Secretaris ter behandeling door de i-commissie. De Voorzitter stelt klager en beklaagde van het doorsturen in kennis. 5. Indien de Voorzitter het bezwaar ongegrond verklaart, bekrachtigt hij daarmee de beëindiging van de procedure. 6. Bij het bericht dat het bezwaar ongegrond is verklaard, wordt de klager gewezen op de mogelijkheid om binnen vier weken bij de i-commissie beroep in te stellen tegen die beslissing. 7. In de situatie van artikel 6 lid 6 wordt het bezwaar op vorenstaande wijze behandeld door de plaatsvervangend-voorzitter van de i-commissie het feit dat de Voorzitter de eigen procesorde vaststelt, impliceert dat hij niet gehouden is om in deze fase de klager mondeling te horen. Artikel 9 1. Een klager kan bij de i-commissie binnen vier weken na het bericht als bedoeld in artikel 8, lid 6, beroep instellen tegen de uitspraak van de Voorzitter als bedoeld in artikel 8, lid 3. 2. Een beroep wordt ingesteld door dit Schriftelijk (door middel van een beroepschrift) in te dienen bij de Secretaris. 3. Het beroepschrift bevat tenminste de volgende gegevens: a. de naam, het adres en de woon-, vestigings- of verblijfplaats van de klager alsmede zijn b. de naam van het bestuurslid; c. een duidelijke uiteenzetting van de gronden van het beroep, met afschrift van het klaagschrift en het bezwaarschrift, voorzien van de eventueel verder ingediende stukken en een kopie van het bericht waarbij de behandeling van de klacht is beëindigd en van het bericht waarbij het bezwaar daartegen ongegrond is verklaard. 3
4. De Secretaris bevestigt Schriftelijk aan de klager de ontvangst van de indiening van het beroepschrift onder opgave van de dag van ontvangst. 5. De Secretaris stelt de Bestuursvoorzitter en het betrokken bestuurslid in kennis van de indiening van het beroepschrift. Artikel 10 1. De i-commissie toetst de doorgestuurde klacht of het beroep ten volle, te weten aan de vereisten als genoemd in artikel 5, lid 1 en 3. 2. Indien de klacht is doorgestuurd door de Bestuursvoorzitter (artikel 6, lid 4) of, na bezwaar, door de Voorzitter (artikel 8, lid 4), bevestigt de Secretaris Schriftelijk aan de klager en beklaagde de ontvangst van de klacht. In geval van doorzending door de Bestuursvoorzitter wordt die bevestiging ook aan hem verzonden. 3. De i-commissie kan klager in de gelegenheid stellen om eventuele gebreken aan het klaag- of beroepschrift te herstellen. 4. De i-commissie doet zijn uitspraak in de vorm van een Schriftelijk advies aan het bestuur van Buma/Stemra over de vraag of, en zo ja in welke mate, er sprake is van een schending als bedoeld in artikel 5, lid 1. De i-commissie onthoudt zich daarbij van een advies over aan de beklaagde op te leggen sancties. De i-commissie heeft wel ruimte voor enige beschouwing, bijv. acht een sanctie minder begrijpelijk of niet onbegrijpelijk, of acht dit bijv. een/minder/geen ernstige schending van de gedragscode. 5. De i-commissie adviseert niet over de klacht alvorens de klager en beklaagde in de gelegenheid te hebben gesteld door (een delegatie uit) de i-commissie te worden gehoord. 6. De i-commissie geeft zijn advies binnen twee maanden na ontvangstbevestiging van het beroepschrift als bedoeld in artikel 10, lid 2, respectievelijk na de ontvangst van de door de Bestuursvoorzitter of (plaatsvervangend) Voorzitter doorgestuurde klacht als bedoeld in artikelen 6, lid 4 resp. artikel 8, lid 4. Deze termijn kan om zwaarwichtige redenen door de i- commissie worden verlengd. 7. De Voorzitter stuurt klager en beklaagde een kopie van het advies als bedoeld in lid 6. 8. De i-commissie stelt overigens de eigen procesorde vast, zulks zoveel mogelijk in overeenstemming met het Reglement Geschillencommissie Buma/Stemra, dat in dat geval van overeenkomstige toepassing is. 9. De Bestuursvoorzitter kan eigener beweging een klacht als bedoeld in artikel 5, lid 1 bij de i- commissie indienen. De i-commissie behandelt een dergelijke klacht op vorenstaande wijze. Fase 4 Bestuurlijke beoordeling n.a.v. advies over klacht Artikel 11 1. Het bestuur van Buma/Stemra beslist n.a.v. het advies van de i-commissie over de klacht, variërend van afwijzing of ongegrondverklaring tot eventuele sanctie zoals een kritische opmerking aan het adres van de beklaagde, berisping, schorsing, ontzetting uit lidmaatschap al dan niet met publicatie van de beslissing. 2. Tegen een beslissing als bedoeld in lid 1 staat geen intern beroep open, noch bij de Geschillencommissie Buma/Stemra, onverlet de gang naar de gewone rechter. 3. Het bestuur beslist buiten aanwezigheid van de beklaagde maar niet zonder de beklaagde eerst in de gelegenheid te hebben gesteld door (een delegatie van ) het bestuur te worden gehoord. 4. Het bestuur van Buma/Stemra stelt zelf de procesorde vast met als uitgangspunt dat in normale omstandigheden binnen 2 maanden na ontvangst van het advies van de i-commissie als bedoeld in artikel 10 aan de klager/beklaagde kan worden bericht wat de inhoudelijke hoofdlijn van het besluit van het Buma/Stemra bestuur is. 4
Deel II Adviesaanvraag inzake schending, schorsing en ontslag Deel 1 gaat over een klacht van een rechthebbende over gestelde integriteitsschending door een bestuurslid. Deel 2 gaat over de statutair geregeld adviesvraag van de BSb voor resp. na ontslag/schorsing. Artikel 12 1. Het bestuur van Buma/Stemra resp. de Bestuursvoorzitter kan de i-commissie advies vragen inzake: a. een mogelijke schending van de Gedragscode door een zittend bestuurslid; b. een (voorgenomen) besluit van het bestuur tot schorsing van een zittend bestuurslid op basis van artikel 16, lid 4 Statuten (directe schorsing via unaniem besluit) en/of artikel 16, lid 5 statuten (indirecte schorsing na advies i-commissie). 2. De i-commissie adviseert in geval van een adviesaanvraag in ieder geval over de vraag of, en zo ja in welke mate, er sprake is van een schending door het desbetreffende bestuurslid van een bepaling in de Gedragscode van Buma/Stemra of andere voor bestuursleden van Buma/Stemra geldende integriteitsregels. 3. De i-commissie beoordeelt niet of een al gegeven schorsing bovenmatig was, en stelt geen concrete sancties voor. De i-commissie heeft wel ruimte voor enige beschouwing, bijv. acht de sanctie minder begrijpelijk of niet onbegrijpelijk, of acht dit bijv. een/minder/geen ernstige schending van de gedragscode. 4. Het gevraagd advies wordt binnen twee maanden na de dag waarop de adviesaanvraag door de Secretaris is ontvangen schriftelijk aan uitsluitend de aanvrager ervan uitgebracht. Om zwaarwichtige redenen kan de i-commissie genoemde termijn verlengen. 5. Het staat de aanvrager vrij de inhoud van het op zijn verzoek uitgebracht advies al dan niet met anderen te delen. 6. De i-commissie stelt overigens de eigen procesorde vast, zulks zoveel mogelijk in overeenstemming met de overige bepalingen uit dit Reglement en het Reglement Geschillencommissie Buma/Stemra, dat in dat geval van overeenkomstige toepassing is. lid 2 bepaalt dat de i-commissie geen concrete sancties voorstelt. Dit houdt verband met de specifieke omstandigheden bij Buma/Stemra (het betreft een people s business, belangenbehartiging, jarenlange relaties, creatieve deelnemers). Inwerkingtreding en wijziging reglement Artikel 13 Dit reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door de besturen van Buma en Stemra gezamenlijk. Voor zover niet anders is bepaald geldt het reglement zoals dat luidt op het tijdstip waarop een klacht is ingediend of een adviesaanvraag is gedaan. 5