Betreft: Verslag gecombineerde aandeelhouders- en certificaathoudersvergadering DataLand B.V. en Bestuursvergadering van Stichting Administratiekantoor Dataland Datum: 10 oktober 2007 Locatie: Commissiekamer 1 van de gemeente Arnhem Aanwezigen volgens opgestelde presentatielijst: Stichting Administratiekantoor DataLand L.A. Smit, bestuurslid, Gemeente Rotterdam N. Borgesius, bestuurslid, VNG H. Polman, Gemeente Bergen op Zoom W. Omta, Gemeente Ermelo A. van der Meer,Gemeente Amsterdam M. Quist, Gemeente Gouda H.P.G. Roosendaal, Gemeente Roosendaal D. Grosman, Gemeente Arnhem D. ten Dam, Gemeente Ede H. van Delden, Gemeente Zwolle H. ten Voorde, Gemeente Enschede I. Stroet, Gemeene Heerhugowaard E. Venster, Gemeente Jacobswoude E. Visser, Gemeente Den Haag B. Dorenbos, Gemeente Noordenveld Bureau DataLand M. Jellema, directeur DataLand (notulist) Bijlage: Overzicht volmachten en stemming 5 e CH-vergadering 1. Opening & Mededelingen De heer L. Smit opent om 14.05 uur de vergadering en heet iedereen van harte welkom. De heer Smit meldt dat de voorzitter, de heer M. Zonnevylle, helaas verhinderd is en vraagt de vergadering in te stemmen met het feit dat hij voorzitter van deze vergadering is. De vergadering stemt hier mee in. Aansluitend wijst de voorzitter heer M. Jellema aan om de notulen van deze vergadering op te maken. De voorzitter meldt dat er afmeldingen zijn ontvangen van de bestuursleden Zonnevylle, Bots en Willems en dat tevens de gemeenten Goirle, Graafstroom, Leek, Eindhoven, Dordrecht, Gulpen- Wittem en Ferweradiel en de SVHW een bericht van verhindering hebben gestuurd. De heer Grosman heet de aanwezigen welkom bij de gemeente Arnhem en nodigt iedereen uit om na afloop van de vergadering een bezoek te brengen aan de kelders van Arnhem. 2. Ingekomen stukken en mededelingen - De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld. - Het overzicht van de ontvangen volmachten van certificaathouders wordt ter kennisgeving aangenomen en door de aanwezige certificaathouders wordt besloten dit overzicht als bijlage bij het verslag te voegen.
Besloten wordt dat aan dit overzicht de stemming van de aanwezige gemeenten wordt toegevoegd. Tevens neemt de vergadering kennis van de door een aantal gemeenten geplaatste opmerkingen, welke tijdens het betreffende agendapunt aan de orde zullen komen. 3. Vaststelling verslag van 4 e certificaathoudersvergadering (26 okt 2006) Het verslag wordt door de aanwezigen unaniem goedgekeurd. Naar aanleiding van het verslag meldt de heer Visser (Den Haag) dat de directeur GBD naar aanleiding van agendapunt 7. een opmerking heeft geplaatst over de levering van gegevens door het CBS aan DataLand. 4. Het afgelopen jaar in beeld Op verzoek van de voorzitter geeft de heer M. Jellema (DataLand) een toelichting over 2007 en tevens een vooruitblik richting 2008. Daartoe wordt de hand-out Het afgelopen jaar in beeld uitgereikt. Aan de hand van de tien doelstellingen voor 2007, zoals beschreven in het Jaarverslag 2006, worden de behaalde resultaten over 2007 besproken. 1. Gewenste positie als gemeentelijk informatieknooppunt. Gestart is met uitvoering van het convenant met het Kadaster. De uitvoering, gebaseerd op het respect voor elkaars informatiedomeinen, is gericht op stroomlijning van de overheidsinformatievoorziening, kwaliteitsmanagement en gezamenlijke productontwikkeling. Tevens is met Zeeuwse gemeenten een succesvol verlopen pilot uitgevoerd waarbij samen met Gemnet het GDK-principe is gerealiseerd. Hiermee wordt het mogelijk om als DataLand optimaal hergebruik te laten maken van bestaand interbestuurlijk elektronisch berichtenverkeer tussen gemeenten en overheidsorganisaties, zoals RBD maar ook de Landelijke Voorzieningen. Mede ondersteund door de directie Gemnet wordt thans een businesscase opgesteld. 2. Periodiek overleg met gemeenten over geo-gerelateerde vraagstukken Vanuit de visie om geen eigen overlegstructuur te organiseren, maar optimaal gebruik te maken van bestaande overlegstructuren maakt DataLand thans een ronde langs alle actieve IOV s in het land. Deze regionale bijeenkomsten zijn zeer waardevol voor het contact tussen gemeenten en DataLand. Indien door de VNG een nieuwe geo-overlegstructuur wordt ontwikkeld, zal Dataland daarop aansluiten. 3. Doorontwikkeling Kwaliteitsmonitor tot on-line webapplicatie Naast de uitgifte van de 5 e kwaliteitsmonitor heeft DataLand op 5 april het congres Kwaliteitsmanagement met Effect voor 150 belangstellenden georganiseerd. Tevens is dit voorjaar gestart met de ontwikkeling van de webapplicatie rondom kwaliteitsmanagement. Medio juli is de Validatiemodule in productie genomen en voor 1 november zijn alle gemeenten aangesloten. 4. Met afnemers projecten uitvoeren gericht op kwaliteitsverbetering De module Terugmeldingen, als onderdeel van de webapplicatie rondom kwaliteitsmanagement, is thans in ontwikkeling genomen. Tevens wordt dit najaar in samenwerking met het Kadaster de 2 e kwaliteitsimpuls Adressen uitgevoerd. 5. Groei gemeenten en gegevensaanbod Tot nu toe zijn in 2007 10 nieuwe gemeenten, inclusief herindelingen, toegetreden tot DataLand. Dit heeft mede geleid tot een groei van 200.000 objecten tot thans 6,4 miljoen gebouwde objecten op adresniveau. Deze groei blijft achter bij de doelstelling en wordt mede veroorzaakt door de sterke focus die gemeenten thans op de invoering van de BAG hebben. 6. Verbreding gegevensaanbod In 2007 is onderzoek uitgevoerd en zijn pilots uitgevoerd die de haalbaarheid van verdere verbreding van het gegevensaanbod in kaart brengt. De aandacht is gericht op Wkpb-, geometrische- (GBKN+), milieu-, woz-, bouwkundige- en subjectgegevens op adresniveau. Voor wat betreft de subjectgegevens op 2 / 5
adresniveau is een schriftelijke reactie van het agentschap BPR ontvangen dat DataLand niet geautoriseerd kan worden voor gegevensverstrekking uit de GBA. Voor wat betreft de andere type gegevens liggen er wel mogelijkheden in het verschiet. 7. Kennisinteractie geo-informatievoorziening Nadat in het voorjaar een cyclus van de opleiding Coördinator geo-informatievoorziening gestart is, start de volgende opleidingscyclus bij voldoende inschrijving op 6 december. 8. Toegankelijkheid van de gegevens optimaliseren De toegankelijkheid van gegevens voor afnemers wordt verder geoptimaliseerd. Zo is gestart met de ontwikkeling van een webservice en worden in opdracht van afnemers maatwerkactiviteiten uitgevoerd. Ook kunnen combinatieleveringen aan afnemers verzorgd worden. Hiermee wordt de dienstverlening van DataLand steeds beter afgestemd op de wensen van afnemers. 9. Positief bedrijfsresultaat Momenteel zijn 6 medewerkers op parttime-basis, deels op basis van jaarcontracten, actief bij DataLand. Voor wat betreft de omzet uit data wordt in 2007 een groei van 15% t.o.v. 2006 gerealiseerd en het verwachte positieve resultaat zal rond de 5% uitkomen. Voor wat betreft het financiële beleid van DataLand over de aanwending van een positief jaarresultaat wordt verwezen naar blz. 22 van het Jaarverslag 2006. 10. Oriëntatie op ICT-middelen In 2007 heeft een succesvolle migratie plaatsgevonden van het oude beheer- en distributiesysteem naar het nieuwe VIDAS-systeem. De eerder genoemde validatie- & terugmeldmodule zijn onderdeel van het VIDAS-systeem. Het oude systeem is inmiddels uit de lucht. Tot slot van deze toelichting worden de contouren voor het Jaarplan 2008 gepresenteerd. De focus van DataLand zal in 2008 gericht zijn op: 1. Doorontwikkeling gemeentelijk informatieknooppunt, zomogelijk op basis van het GDK-principe 2. Partner in kwaliteitsmanagement, gericht op veelvuldig gebruik van validatie- & terugmeldmodule en gerichte functionele uitbouw. 3. Afstemming met gemeentelijke basisgegevens, zoals Wkpb, BAG, WOZ, GBKN, etc 4. Impuls aan het gemeentelijke geo-informatie overleg en uitbouw van de kennisinteractie 5. Focus op de drie marktsegmenten OOV, financiële dienstverlening en vastgoed- & makelaardij 6. Positief bedrijfsresultaat, met een groei van 10% in omzet uit data. Naar aanleiding van deze toelichting wordt door de vergadering een aantal vragen gesteld en suggesties gedaan over het reilen en zeilen van DataLand. Zo komen de volgende aspecten aan de orde: - Een goede (bestuurlijke) voorbereiding van de certificaathoudersvergadering door de gemeenten is gewenst. Het is dan ook noodzakelijk dat de vergaderstukken tijdig verzonden worden aan de gemeentelijke contactpersonen. Het is altijd mogelijk om voor de vergadering nadere informatie over de vergaderstukken bij de het bureau DataLand te verkrijgen. - Het is belangrijk om ook op bestuurlijk niveau contact te (blijven) onderhouden tussen de gemeenten en DataLand. Discussies op ambtelijk niveau kunnen er toe leiden dat het gemeentebestuur en het bestuur DataLand in overleg met elkaar treden. Het kan dan ook gewenst zijn ambtelijke standpunten naar het bestuurlijke niveau te tillen. - Indien de huidige (juridische) structuur van DataLand belemmerend wordt voor de doorontwikkeling van DataLand dan staat het bestuur DataLand open voor een structuurwijziging. Deze structuurwijziging zal ondersteunend zijn aan de gestelde ambities en het toekomstperspectief. - De missie van DataLand is gericht op het breed toegankelijk maken van gemeentelijke overheidsinformatie. Daarbij wordt geen winstmaximalisatie nagestreefd. Omtrent de aanwending van een positief bedrijfsresultaat wordt gehandeld conform hetgeen hierover in het Jaarverslag 2006 is beschreven. 3 / 5
Alle aanwezigen nemen kennis van deze aanvullende toelichting en spreken hun waardering uit over de behaalde resultaten. 5. Goedkeuring van de samenstelling van het Bestuur, conform artikel 3. van de Oprichtingsakte van de Stichting Administratiekantoor DataLand. De aanwezige certificaathouders stemmen unaniem in met het voorgenomen bestuursbesluit. Zo worden mevrouw I. Stroet en de heren J.M.M. Polman, W.P.Omta, H. ten Voorde en A. van er Meer benoemd als bestuurslid. De heren N. Borgesius en L.A. Smit worden herbenoemd en de heren M. Zonnevylle, R. Bots en D. Willems treden af. De heer H. Polman wordt benoemd tot voorzitter van het bestuur DataLand. Inclusief de al ontvangen volmachten betekent dit dat dit besluit met 100% van de uitgebrachte stemmen is aangenomen. De voorzitter bedankt de oud-bestuursleden voor hun grote inspanningen en betrokkenheid bij de ontwikkeling van Dataland in de eerste jaren van haar bestaan. Tevens verwelkomt de voorzitter de nieuwe bestuursleden en wenst hun een succesvolle bestuursperiode toe. 6. Gemeentelijke vertegenwoordiging De bij dit agendapunt behorende notitie is informerend van aard en geeft nader inzicht hoe iedere gemeente een functionaris kan aanwijzen, en daarmee te mandateren. Deze functionaris kan als vertegenwoordiger van de gemeente optreden in de vergadering van certificaathouders. 7. Goedkeuring over uitkering verstrekkingskosten door DataLand aan de gemeenten Unaniem wordt door de vergadering de wens uitgesproken tot een verdere groei in de omzet uit data in de komende jaren. De vergadering vraagt zich af in hoeverre het voorgestelde model een extra stimulans aan het bureau DataLand geeft om de omzet uit data verder te laten doorgroeien. Tevens wordt opgemerkt dat de voorgestelde ondergrens van 50,= nog niet geheel kostendekkend is voor de inspanningen die gemeenten leveren bij hun gegevensleveringen aan DataLand. De aanwezige certificaathouders stemmen, exclusief de gemeente Den Haag, in met het voorgenomen bestuursbesluit. Afgesproken wordt dat het bureau DataLand en de contactpersoon van de gemeente Den Haag nog nader overleg voeren over de achtergronden van dit agendapunt. Inclusief de al ontvangen volmachten betekent dit dat dit besluit met 90,5% van de uitgebrachte stemmen is aangenomen. 8. Goedkeuring over gemeentelijke bijdrage aan kwaliteitsmanagement De vergadering spreekt haar waardering uit over de dienstverlening die het bureau DataLand sinds najaar 2006 heeft ontwikkeld op het gebied van kwaliteitsmanagement. Tevens vraagt de vergadering in hoeverre het mogelijk is de kosten van kwaliteitsmanagement volledig te laten dekken door de exploitatie van DataLand. Ook afnemers zijn immers gebaat bij goede en betrouwbare overheidsinformatie. De vergadering spreekt de wens uit dat deze kosten vanaf het boekjaar 2009 door de exploitatie van DataLand worden gedekt. De vergadering gaat akkoord met het voorstel tot bundeling van de financiële gegevensstromen tussen DataLand en de gemeente. Daarmee wordt voor 1 juli van ieder jaar door het bureau DataLand aan de 4 / 5
gemeente één factuur verzonden dan wel één uitkering verzorgd. De aanwezige certificaathouders stemmen unaniem in met het voorgenomen bestuursbesluit. Inclusief de al ontvangen volmachten betekent dit dat dit besluit met 91,7% van de uitgebrachte stemmen is aangenomen. 9. Goedkeuring voor uitbreiding van de door DataLand toegankelijk te maken gegevens. Bij dit agendapunt wordt kennis genomen van de bij de volmachten geplaatste opmerkingen. Tevens wordt opgemerkt dat voor wat betreft de subjectgegevens op adresniveau er een schriftelijke reactie van het agentschap BPR is ontvangen dat DataLand niet geautoriseerd kan worden voor gegevensverstrekking uit de GBA. Consequentie is dat DataLand geen subjectgegevens op adresniveau uit de GBA toegankelijk gaat maken. Voor wat betreft het op gecontroleerde wijze toegang geven tot de WOZ-waarde volgt de vergadering de ingeslagen weg, en vraagt de vergadering om grote zorgvuldigheid en monitoring van eventuele risico s. Tevens wordt opgemerkt dat een eventuele doorontwikkeling van de thans gerealiseerde oplossing, zoals beschreven in het bij dit agendapunt behorende vergaderstuk, nauwlettend door het bestuur DataLand moet worden gevolgd. Ook is het wenselijk dat de ontwikkelingen om geometrische (GBKN+) en milieugegevens toegankelijk te gaan maken door het bestuur actief wordt gevolgd. Alvorens deze gegevens toegankelijk te gaan maken zal hierover door het bestuur een besluit genomen worden. De aanwezige certificaathouders stemmen, exclusief de gemeente Den Haag en Roosendaal, in met het voorgenomen bestuursbesluit. Inclusief de al ontvangen volmachten betekent dit dat dit besluit met 75,4% van de uitgebrachte stemmen is aangenomen. 11. Rondvraag Op de vraag van de vertegenwoordiger van de gemeente Ede wordt besloten dat het afnemersoverzicht voor gemeenten dat jaarlijks in het Jaarverslag wordt opgenomen nader uitgewerkt wordt naar marktsegment en geografie. 12. Sluiting De vergadering wordt om 16.10 uur door de voorzitter gesloten, waarna de voorzitter iedereen uitnodigt voor de rondleiding door de kelders van Arnhem. 5 / 5