Bredeschool Hulsberg Strategische communicatie & burgerparticipatie BJZ/2010/7471
Inleiding Uitgangspunt voor dit onderliggend strategisch communicatieplan is de realisatie van de Bredeschool in Hulsberg per 2013 op de locatie van de huidige basisschool. Naast de basisschool biedt de Bredeschool plek voor de peuterspeelzaal en de buitenschoolse opvang. Voor een succesvolle ontwikkeling van het gebied rondom de huidige basisschool in Hulsberg is het belangrijk om communicatie vanaf het begin te integreren. Communicatie is immers één van de kritische succesfactoren bij ontwikkeltrajecten. In dit plan wordt allereerst op strategisch niveau omschreven hoe de gemeente Nuth wil communiceren met alle betrokkenen en wie deze betrokkenen zijn (ketenpartners). Daarnaast wordt ook de mate en wijze beschreven waarin burgers en overige belanghebbenden betrokken worden bij de realisatie van de plannen (burgerparticipatie). Onderliggende doelen: - beschrijven van de onderlinge communicatiestructuur tussen en binnen de verschillende ketenpartners die met de ontwikkelingen te maken hebben - aangegeven wordt hoe de externe communicatie ingericht wordt, rekening houdend met burgerparticipatie en inspraakprocedures - het plan schets de huidige situatie en kijkt vooruit naar het wenselijke toekomstbeeld Deze strategische visie op communicatie en burgerparticipatie is de onderlegger voor het uiteindelijke operationele communicatie- en burgerparticipatieplan waarin alle partijen (gemeente en ketenpartners), gezamenlijk afspraken vastleggen. Het spreekt voor zich dat communicatie gedurende het proces evolueert.
Definitie van ketenpartners en overige doelgroepen Binnen dit project hebben we te maken met een aantal verschillende belanghebbenden. In onderstaand overzicht worden alle ketenpartners benoemd, waarbij de prioriteit van communicatie wordt aangegeven van hoog naar laag (1 = hoog, 3 = laag). Tijdens de verdere ontwikkeling van dit project is het mogelijk dat de communicatieniveaus wijzigen al naar gelang de veranderende communicatiebehoefte). In het operationele communicatieplan worden deze belanghebbenden nader beschreven. INTERN Gemeente Nuth 1. Bestuur (college en raad) 2. Direct betrokken medewerkers (projectgroep) 3. Overige medewerkers en ketenpartners EXTERN Bij de definitie van de externe doelgroepen wordt een onderscheid gemaakt in: Experts 1. projectontwikkelaar, aannemer, verkeerskundige, adviseurs, etc. Brede school 1. Schoolbestuur (INNOVO) 2. Directie, leerkrachten, ouderraad, medezeggenschapsraad 3. Ouders en leerlingen Kinderdagverblijf/TSO & BSO 1. Bestuur 2. Groepsleiding, ouderraad, medezeggenschapsraad 3. Ouders Peuterspeelzaal (SKN) 1. Bestuur 2. Groepsleiding, ouderraad, medezeggenschapsraad 3. Ouders Burgers 1. Direct omwonenden (of in later stadium vertegenwoordigers) 2. Overige inwoners van Hulsberg 3. Overige inwoners van de gemeente Nuth (en andere geïnteresseerden) Pers 1. Lokale en regionale pers 2. Landelijke pers
De burger aan zet - of: efficiënt inzetten van burgerparticipatie Een succesfactor uit de vastgoedontwikkeling kunnen we ook toepassen op de gebiedsontwikkeling in Hulsberg, immers naarmate de plek beter is afgestemd op de behoeften van de gebruikers, kan een hoger rendement worden behaald. Om aansluiting te vinden bij de gebruikersgroepen is het belangrijk om de omgeving te laten aansluiten op de wensen en behoeften van diezelfde gebruikers. Het terrein van de huidige basisschool in Hulsberg is een locatie waarbij de mogelijkheden voor een efficiënte en doelmatige gebiedsontwikkeling beperkt zijn. De locatie wordt gekenmerkt door de aanwezige gebouwen. Binnen de hierboven aangegeven begrenzing biedt het plangebied echter verschillende ontwikkelingsopties. Tijdens de ontwikkeling van het plan komen vele momenten waarop alle eerder genoemde ketenpartners geïnformeerd dienen te worden en waar samenwerking van groot belang is. Door het vroegtijdig betrekken van belanghebbenden en omwonenden kunnen de plannen in veel gevallen sneller worden gerealiseerd, mede door een breder draagvlak. Gelet op het aantal externe ketenpartners en overige doelgroepen wordt al snel duidelijk dat het onmogelijk is om met iedereen op elk moment van gedachte te wisselen maar tevens is er meer nodig dan enkel discussiëren over een kant en klaar plan. In een dergelijk omvattend project is het belangrijk dat de belanghebbenden en met name de burgers ruimte om mee te denken krijgen. Mensen voor een voldongen feit stellen schept immers weerstand. De gemeente stelt de kaders en legt de onderlinge afspraken vast. Hierbinnen krijgen de belanghebbenden alle ruimte om hun bijdrage aan de ontwikkelingsplannen naar voren te brengen. Taak van de gemeente is om dit zo goed mogelijk te faciliteren. Burgerparticipatie werkt enkel als mensen ook daadwerkelijk hun mening en ideeën kunnen inbrengen en de gemeente deze vervolgens tot uitvoering brengt, binnen de eerder gestelde kaders en afspraken. Een wenselijk burgerparticipatietraject gaat van breed- naar fijnmazig. Bij het opstellen van het projectprogramma zal er ook een verdiepingsslag plaatsvinden ten aanzien van burgerparticipatie. Hoe denken wij om te gaan met het waarborgen van de inbreng van de betrokkenen? Een mogelijkheid is om belanghebbenden uit te nodigen deel te nemen aan een gebruikersoverleg (bestaande uit participanten, omwonenden en andere belanghebbenden). Daar het onwenselijk en ondoenlijk is een grote groep burgers (waaronder de omwonenden) aan tafel te krijgen is het nodig dat deze groep vertegenwoordigd wordt door één of twee personen. Stichting BENG heeft in een eerder stadium al aangegeven als mogelijke gesprekspartner in deze context te willen optreden. Belangrijk hierbij is echter wel dat de Stichting BENG een representatieve vertegenwoordiging zou moeten van álle omwonenden danwel de kern Hulsberg. Aangezien dit niet het geval is, heeft de Stichting BENG, net als andere leden van de Hulsberger bevolking evenveel recht een vertegenwoordiger van de stichting zitting te laten nemen in de klankbordgroep. In onderling overleg zal de klankbordgroep vervolgens periodiek overleg hebben. Binnen het gebruikersoverleg kan er in een later stadium dan een onderverdeling plaatsvinden in kleinere groepen die zich met één bepaald aspect gaan bezighouden. Denk hierbij aan een gebruikersgroep (die met name de inrichting van de gebouwen afstemt), een verkeersgroep (die zich met name bezighoudt met de verkeerssituatie en veiligheid rondom het project), een werkgroep communicatie (die zich met name bezighoudt met een actuele informatievoorziening naar de eigen achterban en mede zorg draagt voor de verschillende communicatiekanalen en middelen die worden ingezet).
Communicatiemiddelen Actuele en adequate informatie is noodzakelijk voor het slagen van een dergelijk groot project zoals het Ontwikkelingsplan Hulsberg. Om te zorgen voor een zo groot mogelijk bereik en draagvlak worden verschillende communicatiekanalen en middelen ingezet op verschillende tijdstippen. Een gedetailleerde beschrijving van de middelen wordt in het operationele communicatieplan omschreven in de communicatiematrix. In grote lijnen kunnen we de volgende middelen onderscheiden: 1. INTERNET - website Idealiter informeert een aparte website over het project Hulsberg (een dergelijke aanpak hebben we gevolgd bij de reconstructie van de Diepestraat waarbij de ontwikkelaar Heijmans zorgde voor een project-site. Na afronding van het project is deze site www.diepestraat.nl opgeheven.). Deze site kenmerkt zich door een algemeen informatief gedeelte en een afgesloten gedeelte voor bijvoorbeeld de klankbordgroep (met hierop verslagen van de bijeenkomsten en werkgroepen). De link naar de website wordt geplaatst op de sites van alle ketenpartners (voor zover voorhanden), teneinde een grotere bekend- en toegankelijkheid te creëren. 2. INFORMATIEBULLETIN - De gemeente Nuth publiceert sinds juni 2010 een vernieuwd informatiebulletin in het weekblad Nuth&Omstreken waarin naast een samenvatting van de gemeentelijke bekendmakingen ruimte is om plannen te presenteren en het publiek te informeren over de laatste ontwikkelingen. 3. INFORMATIEPUNT - Via de website kunnen bezoekers niet alleen informatie opzoeken maar ook een vraag of opmerking die betrekking heeft op het project Hulsberg neerleggen in het informatiepunt. Deze vragen en opmerkingen worden periodiek meegenomen in het klankbordoverleg. 4. INFORMATIEBIJEENKOMSTEN - Naast de initiële plenaire sessie worden met name alle omwonenden en overige belangstellenden geïnformeerd over ontwikkelingen binnen het project. Een informatiebijeenkomst moet relevant en actueel zijn. Daarnaast moeten de aanwezigen een duidelijke rol krijgen die van te voren wordt vastgesteld. Hetzij als toehoorder of als een extra klankbord. Een en ander is ook afhankelijk van de fase waarin het traject zich bevind. Tijdens de initiatiefase en ontwikkelingsfase zal de informatie in overleg frequentie hoger zijn dan tijdens de eigenlijke bouwfase. De frequentie en tijdstippen worden nader omschreven in het operationele communicatieplan.
Belangrijke uitgangspunten In een dergelijk project als de realisatie van de Bredeschool in Hulsberg, de buitenschoolse opvang en de peuterspeelzaal, vraagt een eenduidige en bovenal tijdige communicatie. De gemeente Nuth hanteert een actieve communicatiestijl die met name gericht is op het zelf naar buiten brengen van positieve maar ook de negatieve aspecten. Belangrijk in deze is ook de eenduidige communicatie naar de ketenpartners. Communicatie in het kader van dit project wordt altijd gezamenlijk uitgedragen waarbij de gemeente Nuth de lead heeft. Tijdig communiceren is zoals gezegd van groot belang waarbij de kwaliteit van de inhoud van de communicatie ten alle tijden leidend moet zijn boven de frequentie. Binnen de gemeente Nuth communiceren we éérst intern (bestuur, medewerkers, ketenpartners) en daarna pas extern. Op die manier voorkomen we ruis en zorgen we ervoor dat alle interne belanghebbenden de zelfde uitgangspunten hebben. De ketenpartners en gebruikers in de projectorganisatie zijn vervolgens zelf verantwoordelijk voor een goede en eenduidige communicatie naar hun achterban. Mijlpalen/ belangrijke communicatiemomenten Op een aantal momenten in het project is er intensieve communicatie danwel de inzet van communicatiemiddelen nodig. Hierbij kan gedacht worden aan: - De start van het project - Het tekenen van de overeenkomst met de andere participanten - Directievoering, architect/adviseurs (interne organisatie) - De eerste steenlegging - Bereiken van het hoogste punt danwel het afsluiten van de ruwbouwfase - Ingebruikname gebouwen - Opening/ open dag Operationeel communicatieplan Zoals reeds in het begin genoemd volgt naar aanleiding van deze eerste strategische communicatiebenadering een uitgewerkt operationeel communicatieplan. Hierin zal in detail worden omschreven welke communicatiemiddelen op welk tijdstip voor welke doelgroep zal/zullen worden ingezet. Uitgangspunt van dit operationele communicatieplan is de overeenkomst met Innovo waarin de verschillende verantwoordelijkheden van de partners worden benoemd.