Call for proposals Take-off Haalbaarheidsstudies en Vroegefasetrajecten 2014 Den Haag, juli 2014 NWO STW - ZonMw
Inhoud 1 Inleiding 1 1.1 Achtergrond 1 1.2 Beschikbaar budget 1 1.3 Geldigheidsduur call for proposals 2 2 Doel 3 3 Richtlijnen voor aanvragers haalbaarheidsstudies 5 3.1 Wie kan aanvragen 5 3.2 Wat kan aangevraagd worden 5 3.3 Wanneer kan aangevraagd worden 5 3.4 Het opstellen van de aanvraag 5 3.5 Specifieke subsidievoorwaarden 6 3.6 Het indienen van een aanvraag 6 4 Beoordelingsprocedure haalbaarheidsstudies 7 4.1 Procedure 7 4.2 Criteria 8 5 Richtlijnen voor aanvragers vroegefasetrajecten 10 5.1 Wie kan aanvragen 10 5.2 Wat kan aangevraagd worden 11 5.3 Wanneer kan aangevraagd worden 11 5.4 Het opstellen van de aanvraag 11 5.5 Subsidievoorwaarden 12 5.6 Het indienen van een aanvraag 13 6 Beoordelingsprocedure vroegefasetrajecten 14 6.1 Procedure 14 6.2 Criteria 15 7 Contact en overige informatie 17 7.1 Contact 17 7.2 Overige informatie 17 8 Bijlagen 18 8.1 Richtlijnen voor het opstellen van een aanvraag voor een haalbaarheidsstudie 18 8.2 Richtlijnen voor het opstellen van een aanvraag voor een vroegefasetraject 18 8.3 O&O&I-steunkader, par. 5.4. Steun voor innovatieve starters 18 8.4 Speciale subsidievoorwaarden haalbaarheidsstudies 19
1 Hoofdstuk 1: Inleiding / Take-off 1 Inleiding 1.1 Achtergrond Het programma Take-off richt zich op het faciliteren en stimuleren van bedrijvigheid en ondernemerschap vanuit de Nederlandse universiteiten en door NWO erkende onderzoeksinstituten. Het gaat daarbij om het creëren van innovatieve nieuwe bedrijvigheid die volgt op kennisontwikkeling en benutting door onderzoekers aan deze kennisinstellingen. De kennisinstellingen voeren op hoog niveau wetenschappelijk onderzoek uit, mede mogelijk gemaakt door onderzoeksfinanciering van NWO, ZonMw en STW. Waardevolle onderzoeksresultaten dreigen echter onbenut te blijven omdat kennis en innovaties lastig hun weg vinden naar de markt. Voor het starten van innovatieve, nieuwe bedrijvigheid is financiering nodig om de kloof tussen het onderzoek en de markt te kunnen overbruggen. Deze zogenaamde vroegefasefinanciering vormt een knelpunt: private investeerders en banken vinden het een te groot risico om te investeren in deze idee- en planfase. Het programma Take-off overbrugt deze funding gap in de vroege fase van een onderneming. Aan het einde van het traject zouden anderen private of publieke investeerders - bereid moeten zijn de volgende fase te financieren. Take-off is een wetenschapsbreed programma dat open staat voor aanvragen uit alle wetenschapsgebieden (techniek/bèta, life sciences en alfa/gamma). Medewerkers van STW, NWO en ZonMw zijn betrokken bij de uitvoering. LET OP: De twee onderdelen van het programma Take-off - haalbaarheidsstudies en vroegefasetrajecten - worden beide in deze call for proposals toegelicht. Take-off is een programma voor de jaren 2014-2018 en kent in beginsel twee rondes voor beide onderdelen per jaar. In het najaar van 2014 vindt de eerste ronde plaats. Na deze ronde wordt het verloop ervan geëvalueerd en worden, indien nodig, de onderdelen van het programma aangepast. Het onderdeel haalbaarheidsstudies wordt via NWO gefinancierd door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW). Het onderdeel vroegefasetrajecten van Take-off betreft hoofdstuk 9a van de Subsidieregeling starten, groeien en overdragen van ondernemingen (SGOO) van de Minister van Economische Zaken en wordt door STW in mandaat uitgevoerd. OCW stelt voor dit onderdeel van het programma aanvullende middelen beschikbaar als onderdeel van het valorisatiebeleid van STW. De link naar de officiële publicatie van de SGOO en alle bijbehorende documenten ten behoeve van de vroegefasetrajecten zijn te vinden op de Take-off-website, www.stw.nl/takeoff. 1.2 Beschikbaar budget Het maximale budget voor deze eerste ronde van Take-off haalbaarheidsstudies is M 0,925. Het maximale budget voor voor Take-off vroegefasetrajecten bedraagt M 1,9 afkomstig van het Ministerie van Economische Zaken op basis van de SGOO plus M 0,5 afkomstig van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
2 Hoofdstuk 1: Inleiding / Take-off 1.3 Geldigheidsduur call for proposals Deze call for proposals is geldig tot en met de sluitingsdatum 1 oktober 2014. Aanvragen kunnen tussen 1 september 2014 en 1 oktober 2014 worden ingediend.
3 Hoofdstuk 2: Doel / Take-off 2 Doel Het programma Take-off stelt middelen ter beschikking voor financiering van de vroege fase (vroegefasefinanciering) van innovatieve, nieuwe bedrijvigheid. Het betreft proof-of-principle-/proof-of-concept-financiering waarbij het gaat om commerciële toepassing van innovatieve kennis en de start van bedrijvigheid op basis van kennisinnovaties uit de kennisinstellingen. Het kan gaan om product-, proces-, zorg- of diensteninnovatie in de breedste zin van het woord, binnen alle wetenschapsgebieden. Take-off haalbaarheidsstudies Het Take-off programma, onderdeel haalbaarheidsstudies, verstrekt subsidies met een maximale omvang van 40.000 aan onderzoekers ten behoeve van de uitvoering van haalbaarheidsstudies voor commerciële toepassing van innovatieve kennis en de start van bedrijvigheid op basis van kennisinnovaties uit de kennisinstellingen. Het gaat bij de haalbaarheidsstudie om een strategische rapportage waarbij na een systematisch opgezette en afgeronde analyse, de reële inschatting van de praktische en commerciële mogelijkheden van een start-up worden beschreven. In dit rapport dient aandacht te worden besteed aan de belangrijkste vooronderstellingen van de case, gerichte feedback uit de markt (potentiële klanten, zakelijke partners en investeerders) en een itererende ontwikkel- en ontwerpaanpak. Voorts kan de subsidie worden gebruikt voor opleiding in ondernemersvaardigheden en/of het ontwikkelen van tools die gebaseerd zijn op onderzoek (bijv. het ontwikkelen van een game). Haalbaarheidsstudies worden binnen drie maanden na honorering gestart en lopen maximaal zes maanden. De haalbaarheidsstudies kunnen bij positieve resultaten aanleiding zijn voor het indienen van een aanvraag voor een vroegefasetraject, het andere onderdeel van het programma Take-off. Take-off vroegefasetrajecten Het Take-off programma, onderdeel vroegefasetrajecten verstrekt subsidies in de vorm van een geldlening met een minimale omvang van 50.000 en een maximale omvang van 250.000 aan pas gestarte bedrijven (start-ups) van onderzoekers of ondernemers ten behoeve van de financiering van de uitvoering van vroegefasetrajecten op basis van kennisinnovaties uit de kennisinstellingen. LET OP: Voor Take-off vroegefasetrajecten worden subsidies in de vorm van een geldlening verstrekt, Het gaat om een financieringsregeling en niet om projectsubsidie. Over de geldlening is rente verschuldigd; Het onderdeel vroegefasetrajecten is uitsluitend bedoeld voor innovatieve nieuwe bedrijvigheid. Daarbij moet nieuw begrepen worden dat de betreffende ondernemer aantoonbaar niet langer dan 6 jaar een onderneming heeft op het moment van toewijzing van zijn aanvraag, gerekend vanaf de datum van inschrijving bij de Kamer van Koophandel; Bij indiening van een aanvraag voor een vroegefasetraject dient een haalbaarheidsrapport te worden bijgevoegd. Dit rapport kan het resultaat zijn van een Valorisation Grant fase 1 of op andere wijze zijn verkregen. Een vroegefasetraject bestaat uit de stappen en activiteiten om te zorgen dat het idee/concept commercieel levensvatbaar wordt, dat het proces of de dienst met succes de markt op kan en gaat, dat de onderneming zal groeien en dat er geld zal worden verdiend.
4 Hoofdstuk 2: Doel / Take-off In het vroegefaseplan wordt in detail uiteengezet hoe het vroegefasetraject wordt uitgevoerd, inclusief prognoses en planningen. Uit dit plan, dat bij de aanvraag moet worden overgelegd, moet blijken dat er voldoende reden is om aan te nemen dat het vroegefasetraject tot economische activiteiten zal leiden met voldoende commercieel perspectief. De lengte en de inhoud hangen onder andere af van de complexiteit van de zaken en de markt die wordt bediend. Veelal mondt een vroegefasetraject uit in de volgende resultaten: missie van de onderneming, productieproces, marktonderzoek, value chain, marketingplan, financieringsplan en SWOT-analyse. De met de vroegefasefinanciering te financieren activiteiten kunnen o.a. beslaan: de ontwikkeling van een prototype dat niet commercieel gebruikt wordt, marktverkenning en analyse met een concurrentie- en risicoanalyse, inschatting benodigd Intellectueel Eigendom (IE), inventarisatie distributiemogelijkheden, aantrekken eerste betalende klant en het voeren van onderhandelingen met potentiële investeerders, coaching en ondersteuning van de startende ondernemer etc. Activiteiten die niet in aanmerking komen zijn: verbetering van bestaande producten, commerciële exploitatie en algemene managementactiviteiten. Het doel van de vroege fase is te komen tot het punt waarop publieke en private financiers de verdere bedrijfsontwikkeling voor hun rekening willen nemen en het bedrijf klaar is de markt te betreden. Deze fase eindigt met een gevalideerde business case, op basis waarvan financiers bereidheid tonen de volgende fase te bekostigen. In feite moet er een bloeiende onderneming uit voort kunnen komen of moet een onderneming verder kunnen groeien. Dit beoogde doel moet dan ook voldoende worden onderbouwd. Voorafgaand aan het indienen van een aanvraag voor een vroegefasetraject moet een haalbaarheidsstudie zijn doorlopen, ongeacht hoe deze is gefinancierd. Aan de aanvraag moet een rapportage van de resultaten van deze haalbaarheidsstudie worden toegevoegd. Vroegefasetrajecten lopen maximaal twee jaar vanaf het moment dat een uitvoeringsovereenkomst betreffende het vroegefasetraject tussen STW en de starter gesloten is.
5 Hoofdstuk 3: Richtlijnen voor aanvragers haalbaarheidsstudies / Take-off 3 Richtlijnen voor aanvragers haalbaarheidsstudies 3.1 Wie kan aanvragen Onderzoekers van de volgende kennisinstellingen kunnen aanvragen indienen: Nederlandse universiteiten (waaronder academische ziekenhuizen); KNAW- en NWO-instituten; het Nederlands Kanker Instituut; het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen; onderzoekers van de Dubble-bundellijn bij de ESRF te Grenoble; NCB Naturalis; Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL). 3.2 Wat kan aangevraagd worden Verstrekt worden subsidies van maximaal k 40 tot maximaal 100% van de gemaakte projectkosten. De volgende kostensoorten worden geaccepteerd: kosten van personeel (o.a. student-assistenten, technici, postdocs, vervangingssubsidies voor senioronderzoekers*) kosten van derden, voor zover zij projectactiviteiten uitvoeren in opdracht van de aanvrager (tot een maximum van 125/uur) kosten van gebruiksgoederen, kleine instrumenten en hulpmiddelen investeringen in apparatuur en uitrusting reis- en verblijfskosten kosten voor octrooibescherming gedurende de looptijd van de studie overige direct aan het project gerelateerde kosten. Ook vallen onder deze post kosten voor opleiding in ondernemersvaardigheden. * Vervangingssubsidie voor senioronderzoekers: de subsidiebijdrage is maximaal 12.500 per aanvraag, gebaseerd op vervanging van maximaal 0,5 fte voor maximaal zes maanden. De genoemde kostensoorten dienen in de aanvraag nader gespecificeerd te worden. Niet vergoed worden: algemene bedrijfskosten (zoals oprichtings-, notaris-, accountant- en administratiekosten, etc.) kosten gemaakt voorafgaand aan de honorering. 3.3 Wanneer kan aangevraagd worden De sluitingsdatum voor het indienen van aanvragen is 1 oktober 2014, 23.59 uur s nachts. 3.4 Het opstellen van de aanvraag Uw aanvraag bestaat uit twee delen: een factsheet en het aanvraagformulier; Het aanvraagformulier kunt u downloaden van de website www.stw.nl/takeoff. Dit formulier voegt u, zodra ingevuld, als pdf-bestand toe aan de Iris factsheet. Het pdf-document mag op geen enkele wijze beveiligd zijn om een goede verwerking van uw aanvraag te garanderen.
6 Hoofdstuk 3: Richtlijnen voor aanvragers haalbaarheidsstudies / Take-off 3.5 Specifieke subsidievoorwaarden Op de haalbaarheidsstudies zijn de algemene voorwaarden van STW van toepassing en de specifieke voorwaarden gegeven in bijlage 8.4. De NWO-bezwaarregeling en de NWO Gedragscode Belangenverstrengeling zijn van toepassing (www.nwo.nl/code). De hoofdaanvrager is verantwoordelijk voor de uitvoering van de studie, zowel in inhoudelijke als in financiële zin. Haalbaarheidsstudies moeten binnen drie maanden na honorering van start gaan. 3.6 Het indienen van een aanvraag Het indienen van een aanvraag verloopt via Iris, het elektronisch aanvraagsysteem (iris.stw.nl). Een hoofdaanvrager is verplicht zijn/haar aanvraag via zijn/haar eigen Irisaccount in te dienen. Indien de hoofdaanvrager nog geen Irisaccount heeft, dient deze dat minimaal een dag voor het indienen aan te maken. Dit is om eventuele aanmeldproblemen nog op tijd te kunnen verhelpen. Iris bevestigt via een e-mail de ontvangst door STW van uw elektronische aanvraag. Voor vragen van technische aard verzoeken wij u contact op te nemen met de Iris helpdesk. zie 7.1.2
7 Hoofdstuk 4: Beoordelingsprocedure haalbaarheidsstudies / Take-off 4 Beoordelingsprocedure haalbaarheidsstudies 4.1 Procedure 4.1.1 Algemeen Het Take-off-budget voor haalbaarheidsstudies valt onder mandaat van het bestuur van de Technologiestichting STW. Om die reden treedt het STW-bestuur op als besluitvormend orgaan van het Take-off programmaonderdeel haalbaarheidsstudies en vindt de uitvoering van het onderdeel plaats onder primaire verantwoordelijkheid van het STW-bestuur. Het STW-Bestuur wordt ondersteund door het Take-off bureau, bestaande uit medewerkers van STW, NWO en ZonMw. Bij de beoordeling van de aanvragen geeft de Adviescommissie vroegefasefinanciering academische innovatieve starters, hierna: de Adviescommissie, advies aan het STW-Bestuur. Deze commissie bestaat uit onafhankelijke deskundigen die worden benoemd door de Minister van Economische Zaken. De Adviescommissie wordt bij het advieswerk ondersteund door een poule van onafhankelijke deskundigen. Het betreft onder meer ondernemende wetenschappers (uit verschillende wetenschapsgebieden), ondernemers en private financiers. De aanvragen en de onafhankelijke deskundigen worden over 3 clusters verdeeld. Deze clusters zijn techniek/bèta, life sciences en alfa/gamma. Het verdelen van het budget voor haalbaarheidsstudies vindt plaats op volgorde van rangschikking. 4.1.2 Toets op ontvankelijkheid en schriftelijke beoordeling De eerste stap in de beoordelingsprocedure is een toets door het Take-off-bureau of de aanvraag in behandeling genomen kan worden (ontvankelijkheid). Hiervoor worden de voorwaarden uit paragraaf 4.2 toegepast. Na indiening stellen 3 onafhankelijke deskundigen in het cluster per aanvraag een schriftelijke beoordeling op aan de hand van de gestelde criteria (zie 4.2). Deze schriftelijke oordelen worden aan de aanvragers verzonden. De aanvragers kunnen de commentaren gebruiken ter voorbereiding op het interview. Hierbij wordt de Adviescommissie ondersteund door de onafhankelijke deskundigen in de clusters. 4.1.3 Interviews en rangschikking In de interviewronde krijgen de aanvragers de gelegenheid om hun aanvraag te presenteren aan de Adviescommissie en de onafhankelijke deskundigen in het cluster. De commissie heeft hierna de gelegenheid tot het stellen van vragen. De leden van de Adviescommissie scoren individueel de aanvragen op de rangschikkingscriteria (zie 4.2) en geven hier een korte motivatie bij. De gemiddelde cijfers zijn de basis voor een rangorde aan het eind van de interviews. Deze wordt door de Adviescommissie besproken, waarna de Adviescommissie een finale rangorde opstelt. Hierbij wordt de Adviescommissie ondersteund door de onafhankelijke deskundigen in de clusters. In het uitzonderlijke geval dat er meer dan 4 keer zoveel voorstellen worden ingediend als gefinancierd kunnen worden, behoudt het Take-off-bureau zich het recht voor om een aangepaste procedure uit te voeren conform de gebruikelijke
8 Hoofdstuk 4: Beoordelingsprocedure haalbaarheidsstudies / Take-off NWO-standaarden. Op hoofdlijnen betekent dat dat niet alle aanvragers voor een interview worden uitgenodigd. Wel worden alle aanvragers in de gelegenheid gesteld te reageren op een voorlopige beoordeling van hun aanvraag. De Adviescommissie stelt het honoreringsadvies aan het STW-Bestuur op met inachtneming van het voor de ronde gereserveerde budget. Het STW-Bestuur toetst de gevolgde procedure en neemt op basis van een door de Adviescommissie opgesteld honoreringsadvies - een besluit over de aanvragen. Alle aanvragers ontvangen een kwalificatie. Deze kwalificatie wordt aan de aanvrager bekend gemaakt bij het besluit over al dan niet toekennen van financiering. Voor meer informatie over de kwalificaties zie: www.nwo.nl/kwalificaties. Globaal tijdpad 1 september 2014 Openstelling indiening aanvragen 1 oktober 2014 Deadline indiening aanvragen 1 8 oktober 2014 Toets ontvankelijkheid 29 oktober 2014 Deadline schriftelijke beoordeling 4 21 november 2014 Interviews begin december 2014 Advies Adviescommissie aan het STW-bestuur 12 december 2014 Besluitvorming STW-bestuur; bekendmaking 1 april 2015 Uiterste datum voor start haalbaarheidsstudies 4.2 Criteria Bij de ontvankelijkheid van aanvragen voor haalbaarheidsstudies wordt : allereerst gekeken naar een aantal voornamelijk formele vereisten die worden gesteld aan de aanvraag: Dit zijn: de aanvraag is voor de deadline ingediend; de aanvraag is correct en volledig opgesteld; de aanvraag is volgens het opgegeven format; de aanvraag is ingediend door daartoe bevoegde instanties of personen (zie boven onder Wie mogen er aanvragen, 3.1); de aanvraag is gebaseerd op eerder uitgevoerd wetenschappelijk onderzoek binnen een kennisinstelling; de aangevraagde kosten mogen niet hoger zijn dan 40.000. Rangschikkingscriteria 1. Wetenschappelijke kwaliteit en (praktische) haalbaarheid wetenschappelijk vernieuwende elementen wetenschappelijk state-of-the-art 2. Commercieel potentieel toepassingsmogelijkheden en toegevoegde waarde markt- en commerciële perspectieven 3. Kwaliteiten van het team wetenschappelijke expertise aanvrager(s) en ondersteunend personeel ondernemers- en commerciële vaardigheden
9 Hoofdstuk 4: Beoordelingsprocedure haalbaarheidsstudies / Take-off 4. Projectaanpak praktische en economische aanpak activiteitenplan projectbegroting, opgesplitst naar projectactiviteit De wegingsfactor van de criteria is 1:1:1:1.
10 Hoofdstuk 5: Richtlijnen voor aanvragers vroegefasetrajecten / Take-off 5 Richtlijnen voor aanvragers vroegefasetrajecten 5.1 Wie kan aanvragen Een aanvraag kan worden ingediend door een academische innovatieve starter. Dat moet een natuurlijke persoon of een rechtspersoon zijn, die voldoet aan de vereisten voor een innovatieve starter genoemd in paragraaf 5.4 van de Communautaire kaderregeling inzake staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie nr. 2006/C 323/01 (PbEU C 323), het zogenoemde O&O&I-steunkader, zie bijlage 8.3). De academische innovatieve starter kaneen onderzoeker zijn die economische activiteiten verricht en aldus een ondernemer is, op voorwaarde dat voldaan is aan dit steunkader. De innovatieve starter is een kleine onderneming die minder dan zes jaar bestaat op het tijdstip dat de steun wordt toegekend en die innovatief is 1. De innovativiteit van de starter zal expliciet beoordeeld worden in de Take-offaanvraagprocedure. Als de starter een verklaring speur- en ontwikkelingswerk (S&O-verklaring) van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) heeft, kan deze als bewijs van innovativiteit aan de aanvraag toegevoegd worden. LET OP: In het geval de academische innovatieve starter een natuurlijke persoon is, is de vroegefasefinanciering een persoonlijk krediet, hetgeen de financiële bewegingsvrijheid van die persoon aanmerkelijk kan belemmeren. Er is een duidelijke relatie tussen de academische innovatieve starter en één van de hieronder vermelde instellingen waar de kennisinnovatie vandaan komt, blijkend uit een overeenkomst tussen beiden. De academische innovatieve starter bouwt specifiek voort op de kennis die is ontwikkeld aan een van deze kennisinstellingen. De academische innovatieve starter kan een aanstelling hebben aan de universiteit en de kennis zelf ontwikkeld hebben, maar het kan ook gaan om een innovatieve starter die nauw samenwerkt met de hieronder genoemde instellingen. Instellingen: Nederlandse universiteiten (waaronder academische ziekenhuizen); KNAW- en NWO-instituten; het Nederlands Kanker Instituut; het Max Planck Instituut voor Psycholinguïstiek te Nijmegen; NCB Naturalis; de Dubble-bundellijn bij de ESRF te Grenoble; Advanced Research Centre for NanoLithography (ARCNL). Het is toegestaan dat op het moment van aanvraag de aanvrager een rechtspersoon in oprichting is. De overeenkomst van geldlening die STW met de subsidieontvanger(de academische innovatieve starter) sluit wordt onder de opschortende voorwaarde aangegaan van de tijdige bekrachtiging van de daadwerkelijk opgerichte rechtspersoon. De overeenkomst van geldlening wordt toegelicht in 5.5. 1 De starter is innovatief in de zin van het steunkader blijkend uit een door een externe deskundige uitgevoerde evaluatie of als de onderzoeks- en ontwikkelingsuitgaven minstens 15% van haar totale exploitatiekosten bedragen.
11 Hoofdstuk 5: Richtlijnen voor aanvragers vroegefasetrajecten / Take-off 5.2 Wat kan aangevraagd worden Verstrekt worden subsidies in de vorm van een geldlening van minimaal k 50 en maximaal k 250 ten behoeve van de financiering van het vroegefasetraject. De volgende kostensoorten die verband houden met het vroegefasetraject worden geaccepteerd: eigen arbeidskosten van de aanvrager waarbij wordt uitgegaan van een uurtarief 35 per uur; loonkosten van personeel in dienst van de onderneming; kosten van derden, voor zover zij activiteiten uitvoeren in opdracht van de aanvrager. Hieronder vallen ook kosten te maken voor coaching en opleiding in ondernemersvaardigheden; kosten van gebruiksgoederen, kleine instrumenten en hulpmiddelen; investeringen in apparatuur en uitrusting; reis- en verblijfskosten; kosten voor octrooibescherming gedurende de looptijd van het vroegefasetraject; overige direct aan het vroegefasetraject gerelateerde kosten. Onder deze post kunnen kosten van infrastructuur en de kosten van huisvesting worden opgevoerd. De genoemde kostensoorten dienen in de aanvraag nader gespecificeerd te worden. Niet vergoed worden: algemene bedrijfskosten (zoals oprichtings-, notaris-, accountant- en administratiekosten etc.); kosten gemaakt voorafgaand aan de indiening van de aanvraag voor een vroegefasetraject. 5.3 Wanneer kan aangevraagd worden Een aanvraag kan ingediend worden vanaf 1 september tot uiterlijk 1 oktober 2014. 5.4 Het opstellen van de aanvraag Uw aanvraag bestaat uit meerdere delen: een factsheet en het aanvraagformulier met bijlagen. De factsheet vult u direct in het elektronisch aanvraagsysteem Iris (iris.stw.nl) in. Op de factsheet geeft u aan in welk cluster uw aanvraag valt: alfa/gamma, lifes sciences of techniek /bèta; Het aanvraagformulier kunt u downloaden van de website www.stw.nl/takeoff. Dit formulier voegt u, zodra ingevuld, als PDF bestand toe aan de Iris factsheet. Het pdf-document mag op geen enkele wijze beveiligd zijn om een goede verwerking van uw aanvraag te garanderen; De bijlagen bestaan uit: Vroegefaseplan Ingevuld en ondertekend formulier MKB-toets aanvrager Overeenkomst tussen aanvrager en samenwerkende kennisinstelling Rapport Haalbaarheidsstudie Brieven van aanbeveling (optioneel) De inhoud van deze bijlagen wordt toegelicht in het aanvraagformulier. In de overeenkomst tussen aanvrager en samenwerkende kennisinstelling dient een beschrijving te zijn opgenomen van de totale bijdrage die de kennisinstelling levert
12 Hoofdstuk 5: Richtlijnen voor aanvragers vroegefasetrajecten / Take-off aan het vroegefasetraject. Dit kan omvatten: afspraken over Intellectueel Eigendom, gebruik van faciliteiten, inzet van medewerkers van de kennisinstelling, coaching en begeleiding door de kennisinstelling of holding, deelname en zeggenschap over de starter door de kennisinstelling of holding, eventuele andere vormen van betrokkenheid van de kennisinstelling. 5.5 Subsidievoorwaarden De relevante regelgeving voor de vroegefasetrajecten is de SGOO, hoofdstuk 9a Vroegefasefinanciering (www.officielebekendmakingen.nl 30-6-2014) en het Kaderbesluit EZ-subsidies (bijlage 8.9). Deze documenten zijn ook te vinden op de Take-off-website www.stw.nl/takeoff. Daarnaast worden de NWO-bezwaarregeling en de NWO Gedragscode Belangenverstrengeling overeenkomstig toegepast(www.nwo.nl/code). De aanvrager is verantwoordelijk voor de uitvoering van het vroegefasetraject, zowel in inhoudelijk als in financiële zin. Geldlening Take-off De financiering voor vroegefasetrajecten wordt verstrekt als subsidie in de vorm van geldlening (hierna te noemen: geldlening), waarover rente verschuldigd is. Er wordt geen borg, onderpand of andere zekerheid gevraagd voor de geldlening. STW sluit een overeenkomst met de academische innovatieve starter die de economische, commerciële activiteiten ontplooit, waarin onder andere de omvang van de maximale hoofdsom, de verschuldigde rente, de aflossing en de vervroegde opeisbaarheid vastgelegd worden. Als deze overeenkomst niet tijdig tot stand komt, bijvoorbeeld omdat de subsidieontvanger en STW geen overeenstemming bereiken, is er geen aanspraak op de subsidie mogelijk. De standaardbepalingen voor de overeenkomst van geldlening staan op de website (bijlage 8.8; bijlage bij hoofdstuk 9a van de SGOO). Binnen 8 weken na honorering moet de overeenkomst van geldlening tussen STW en de subsidieontvanger (academische innovatieve starter) getekend worden. Uit de overeenkomst vloeit voort dat de lening moet worden terugbetaald volgens een vast schema. Dat schema houdt een jaarlijkse terugbetaling in startend 2 jaar na inwerkingtreding van de overeenkomst. De eerste vijf jaarlijkse terugbetalingen zijn 20% van de geldlening. De zesde en laatste termijn bedraagt in principe de verschuldigde rente. De terugbetaalverplichting stopt als de financiering plus rente is terugbetaald. De rente wordt jaarlijks aan het openstaande krediet toegevoegd en bedraagt de Europese referentierente (op het moment van schrijven bedraagt deze ongeveer 0,5%) plus 5%. Versneld aflossen is mogelijk. De uitbetaling van de geldlening verloopt via twee tranches. De eerste tranche bedraagt in principe 1/3 van de totale geldlening, en wordt overgemaakt nadat STW de overeenkomst met de academische innovatieve starter heeft gesloten en deze in werking is getreden. Voor de uitbetaling van de tweede tranche dient de academische innovatieve starter aan te tonen dat hij de begrote kosten voor de uitvoering van het vroegefasetraject grotendeels gemaakt heeft ten bedrage van de eerste tranche.
13 Hoofdstuk 5: Richtlijnen voor aanvragers vroegefasetrajecten / Take-off Intellectueel Eigendom Voorafgaand aan de start van een vroegefasetraject dient de academische innovatiever starter overlegd te hebben met de eigenaar (de kennisinstelling of een derde) van reeds bestaand Intellectueel Eigendom (IE) dat hij van plan bent te valoriseren. Deze eigenaar dient a priori bereid te zijn de academische innovatieve starter zodanige rechten op de IE te verlenen zodat dit later in het proces geen belemmering vormt. De overeenkomst tussen de kennisinstelling en de academische innovatieve starter die afspraken hierover kan bevatten, wordt in de rangschikking van de aanvraag meegenomen. Staatssteun De subsidie voor vroegefasetrajecten houdt staatssteun in. Deze staatssteun wordt met inachtneming van de relevante vereisten van het hiervoor genoemde O&O&Isteunkader toegekend met toepassing van de goedkeuring van de Europese Commissie bij beschikking van 14 december 2012, C (2012) 9652 (steunmaatregel SA. 35254 (2012/N);). Voor academische innovatieve starters is onderdeel 5.4 van het O&O&I-steunkader (onderdeel 4.8 van de Omnibusbeschikking) relevant. LET OP: Voor de academische innovatieve starter geldt dat het maximum steunbedrag van 1 miljoen zoals benoemd in onderdeel 5.4 van het O&O&I-steunkader niet alleen betrekking heeft op een subsidie uit het Take-off programma, maar ook op andere mogelijke staatssteun die deze starter uit andere hoofde ontvangt als innovatieve starter. 5.6 Het indienen van een aanvraag Het indienen van een aanvraag verloopt bij voorkeur via Iris, het elektronisch aanvraagsysteem (iris.stw.nl). Indien de aanvrager nog geen Irisaccount heeft, dient hij dat minimaal een werkdag voor het indienen aan te maken. Dit is om eventuele aanmeldproblemen nog op tijd te kunnen verhelpen. Iris bevestigt via een e-mail de ontvangst door STW van de elektronische aanvraag. Voor vragen van technische aard verzoeken wij u contact op te nemen met de Iris helpdesk, telefonisch of via irishelpdesk@stw.nl, zie iris.stw.nl/iris/help/helpdesk.jsp.
14 Hoofdstuk 6: Beoordelingsprocedure vroegefasetrajecten / Take-off 6 Beoordelingsprocedure vroegefasetrajecten 6.1 Procedure 6.1.1 Algemeen Het STW-bestuur neemt namens de Minister van Economische Zaken de besluiten op de aanvragen op grond van paragraaf 4 van hoofdstuk 9a van de SGOO. Het STW- Bestuur wordt ondersteund door het Take-off-bureau, bestaande uit medewerkers van STW, NWO en ZonMw. Bij de beoordeling van de aanvragen geeft de Adviescommissie vroegefasefinanciering academische innovatieve starters, hierna: de Adviescommissie, advies. Deze commissie bestaat uit onafhankelijke deskundigen die worden benoemd door de Minister van Economische Zaken. De Adviescommissie wordt bij het advieswerk ondersteund door een poule van onafhankelijke deskundigen. Het betreft onder meer ondernemende wetenschappers (uit verschillende wetenschapsgebieden), ondernemers en private financiers. De aanvragen en de onafhankelijke deskundigen worden over 3 clusters verdeeld. Deze clusters zijn techniek/bèta, life sciences en alfa/gamma. Het verdelen van het budget voor vroegefasefinanciering voor academische innovatieve starters vindt plaats op volgorde van rangschikking. 6.1.2 Toets op ontvankelijkheid en schriftelijke bevindingen De eerste stap in de beoordelingsprocedure is een toets of de aanvraag in behandeling genomen kan worden (ontvankelijkheid). Hiervoor wordt nagegaan of de aanvraag aan de vereisten in paragraaf 6.2.1 voldoet. Deze toets wordt door het Take-off-bureau uitgevoerd. Per (formeel ontvankelijke) aanvraag wordt er een rapport van schriftelijke bevindingen opgesteld aan de hand van de gestelde criteria (zie 6.2.2 en 6.2.3). Dit rapport wordt aan de aanvragers verzonden. De aanvragers kunnen de commentaren gebruiken ter voorbereiding op het interview. Hierbij wordt de Adviescommissie ondersteund door de onafhankelijke deskundigen in de clusters. 6.1.3 Interviews en rangschikking In de interviewronde krijgt een aanvrager de gelegenheid om zijn aanvraag te presenteren aan de Adviescommissie en de onafhankelijke deskundigen in het cluster. De commissie heeft daarbij de gelegenheid tot het stellen van vragen ter nadere toelichting van de aanvraag. De Adviescommissie geeft advies omtrent de afwijzing en rangschikking van de aanvragen op grond van de afwijzingsgronden en de rangschikkingscriteria. Met betrekking tot de rangschikking worden scores en een motivering gegeven. Hierbij wordt de Adviescommissie ondersteund door de onafhankelijke deskundigen in de clusters.
15 Hoofdstuk 6: Beoordelingsprocedure vroegefasetrajecten / Take-off In het uitzonderlijke geval dat er meer dan 4 keer zoveel voorstellen worden ingediend als gefinancierd kunnen worden, behoudt het Take-off-bureau zich het recht voor om een aangepaste procedure uit te voeren conform de gebruikelijke NWO-standaarden. Op hoofdlijnen betekent dat, dat eerst bepaald wordt welke aanvragen op basis van de inhoudelijke toets (6.1.2) worden afgewezen, en dat dus niet alle aanvragers voor een interview worden uitgenodigd. Wel worden alle aanvragers in de gelegenheid gesteld te reageren op een voorlopige beoordeling van hun aanvraag. Het STW-bestuur besluit na het advies van de Adviescommissie namens de Minister van Economische Zaken op de aanvragen en, voor het deel dat door het Ministerie van OCW gefinancierd wordt, namens het Algemeen Bestuur van NWO. Het doet dat door de rangschikking van de aanvragen vast te stellen. Het budget wordt aan de hand van die rangschikking verdeeld. Globaal tijdpad 1 september 2014 1 oktober 2014 Openstelling indiening aanvragen Deadline indiening aanvragen 1 8 oktober Toets ontvankelijkheid 29 oktober Deadline schriftelijke bevindingen 4 21 november Interviews begin december Advies Adviescommissie 12 december Besluitvorming STW-bestuur: medio februari 2015 Uiterlijke datum ondertekening overeenkomst Na de subsidiebeschikking dient uiterlijk 8 weken na de beschikking een overeenkomst van geldlening tussen STW en de subsidieontvanger te zijn ondertekend.(zie website www.stw.nl/takeoff) 6.2 Criteria 6.2.1 Formele ontvankelijkheidseisen Bij de ontvankelijkheid van aanvragen voor vroegefasetrajecten wordt allereerst gekeken naar een aantal voornamelijk formele vereisten die worden gesteld aan de aanvraag: Dit zijn: de aanvraag is voor de deadline ingediend; de aanvraag is juist en volledig opgesteld; de aanvraag is ingediend met gebruikmaking van het voorgeschreven aanvraagformulier; de aanvraag is ingediend door daartoe bevoegde instanties of personen (zie boven onder Wie mogen er aanvragen, 3.1); de aangevraagde kosten mogen niet lager zijn dan 50.000 en niet hoger dan 250.000); er is een rapport van een haalbaarheidsstudie overgelegd; de aanvraag heeft betrekking op nieuwe bedrijvigheid: In geval er sprake is van een onderneming, dan mag deze niet ouder zijn dan 6 jaar op het moment van de toewijzing, gerekend vanaf de datum van inschrijving bij de Kamer van Koophandel; het vroegefasetraject is nog niet gestart; het vroegefasetraject duurt niet langer dan 24 maanden; er is nog niet eerder subsidie verstrekt aan het vroegefasetraject; een overeenkomst tussen de academische innovatieve starter en de betrokken kennisinstelling is bijgesloten.
16 Hoofdstuk 6: Beoordelingsprocedure vroegefasetrajecten / Take-off 6.2.2 Inhoudelijke toets De Adviescommissie toetst de aanvraag inhoudelijk en gaat na of de aanvraag moet worden afgewezen. Aanvragen moeten voldoen aan de volgende voorwaarden: de aanvraag is ingediend door een starter die innovatief is in de zin van het O&O&I-steunkader, zie bijlage 8.3; het vroegefasetraject is gebaseerd op kennis uit de bij ad 5.1 genoemde kennisinstellingen; er is voldoende vertrouwen dat de academische innovatieve, starter een vroegefasetraject zowel in uitvoeringstechnische als in economische zin tot een succes zal kunnen maken. Hierbij wordt gekeken naar de achtergrond en de ervaring van de starter en zijn team; er is voldoende vertrouwen dat de academische innovatieve starter de geldlening terug kan betalen. Dit houdt in dat als onvoldoende aannemelijk is dat in de fase na een vroegefasetrajecten groei zal plaatsvinden, zo n traject niet in aanmerking zal komen voor subsidie. 6.2.3 Rangschikkingscriteria Aanvragen worden gerangschikt op basis van de volgende vier criteria: 1. Commercieel perspectief: economische activiteiten van de academische innovatieve starter; marktbehoefte; de zekerheid van terugbetaling van de geldlening (economisch perspectief, dit op basis van de verwachte introductie op de markt en de verwachte inkomsten); de positie met betrekking tot intellectuele eigendomsrechten; commerciële haalbaarheid. 2. Wetenschappelijke innovativiteit van het vroegefasetraject: wetenschappelijk onderbouwing van de aanvraag; praktische haalbaarheid. 3. Kwaliteit academische innovatieve starter en het wetenschappelijk team dat bij het vroegefasetraject betrokken is: inhoudelijke (wetenschappelijke) expertise; expertise in economische zin; aantoonbare coaching en begeleiding gedurende het vroegefasetraject, inclusief plan; relevant netwerk met bedrijven; ondernemerskwaliteiten; motivatie en ambitieniveau van het betrokken wetenschappelijk team; betrokkenheid van ervaren ondernemerscoaches en geïnteresseerde financiers met relevante netwerken. 4. Kwaliteit van het vroegefasetraject: kwaliteit en haalbaarheid van het vroegefasetraject, waaronder een deugdelijk onderbouwde begroting en het financieringsplan; de begroting dient passend te zijn bij de voorgenomen activiteiten in het vroegefasetraject. De wegingsfactor van de criteria is 2:1:1:1.
17 Hoofdstuk 7: Contact en overige informatie / Take-off 7 Contact en overige informatie 7.1 Contact 7.1.1 Inhoudelijke vragen Voor inhoudelijke vragen over Programma Take-off en deze call for proposals neemt u contact op met: Voor algemene vragen Take-off coördinator: Frank Karelse en Ellen Feddes Tel: 030-6001270 en 030-6001320 E-mail: f.karelse@stw.nl en e.feddes@stw.nl Voor het techniek/bèta cluster Program Officer: Wouter Segeth Tel: 030-6001274 E-mail: w.segeth@stw.nl Management Assistent : Yvonne van Scharenburg Tel: 030-6001267 E-mail: y.vanscharenburg@stw.nl Voor het cluster life sciences Beleidsmedewerker: Jacqueline Selhorst Tel: 070 3495170 E-mail : takeoff@zonmw.nl Voor het alfa/gamma cluster Beleidsmedewerker: Jacob Eerbeek Tel: 070 3440833 E-mail: j.eerbeek@nwo.nl Secretaresse : Naomi Strubbe Tel: 070 344 0627 E-mail : n.strubbe@nwo.nl 7.1.2 Technische vragen over het elektronisch aanvraagsysteem Iris Bij technische vragen betreffende het gebruik van Iris neemt u contact op met de Iris helpdesk. Het is raadzaam eerst de handleiding te raadplegen voordat u contact legt met de helpdesk. Bereikbaarheid Iris helpdesk: van maandag t/m vrijdag van 11.00 tot 17.00 uur, telefoonnummer 0900-696 47 47. Helaas ondersteunen niet alle buitenlandse providers het bellen naar 0900-nummers. U kunt ook uw vraag per e-mail sturen aan irishelpdesk@stw.nl. 7.2 Overige informatie Meer informatie over het programma Take-off kunt u vinden op de websites www.nwo.nl/takeoff, www.zonmw.nl/takeoff en www.stw.nl/takeoff.
18 Hoofdstuk 8 Bijlagen / Take-off 8 Bijlagen 8.1 Richtlijnen voor het opstellen van een aanvraag voor een haalbaarheidsstudie 8.2 Richtlijnen voor het opstellen van een aanvraag voor een vroegefasetraject 8.3 O&O&I-steunkader, par. 5.4. Steun voor innovatieve starters 8.4 Specifieke subsidievoorwaarden haalbaarheidsstudies 8.5 hoofdstuk 9a van de Subsidieregeling starten, groeien en overdragen van ondernemingen (SGOO) (separaat document op de website) 8.6 Aanvraagformulier haalbaarheidsstudies (separaat document op de website) 8.7 Aanvraagformulier vroegefasetrajecten (separaat document op de website) 8.8 Standaardbepalingen voor de overeenkomst van geldlening met betrekking tot vroegefasetrajecten inclusief bijlage (separaat document op de website) 8.9 kaderbesluit EZ-subsidies (separaat document op de website) 8.1 Richtlijnen voor het opstellen van een aanvraag voor een haalbaarheidsstudie De richtlijnen omtrent het opstellen van een aanvraag van een haalbaarheidsstudie worden opgenomen in het aanvraagformulier. Hiervoor kunt u terecht op de website www.stw.nl/takeoff. Het formulier wordt hier uiterlijk 1 september 2014 op geplaatst. 8.2 Richtlijnen voor het opstellen van een aanvraag voor een vroegefasetraject Aanvrager dient gebruik te maken van het vastgestelde aanvraagformulier en de daarin gevraagde bijlagen bij zijn aanvraag te overleggen. In de toelichting op het formulier wordt toelichting op de gevraagde bijlagen gegeven. U vindt het formulier op de website www.stw.nl/takeoff. 8.3 O&O&I-steunkader, par. 5.4. Steun voor innovatieve starters Steun voor innovatieve starters is verenigbaar met de gemeenschappelijke markt op grond van artikel 87, lid 3, onder c), van het EG-Verdrag wanneer de volgende voorwaarden zijn vervuld (36): a) de begunstigde onderneming is een kleine onderneming die minder dan zes jaar bestaat op het tijdstip dat de steun wordt toegekend, en b) de begunstigde onderneming is een innoverende onderneming, mits: i) de lidstaat, door middel van een door een externe deskundige uitgevoerde evaluatie, op basis van met name een businessplan, kan aantonen dat de begunstigde onderneming in de voorzienbare toekomst producten, diensten of procedés zal ontwikkelen die technologisch nieuw zijn of een wezenlijke verbetering inhouden ten opzichte van de state-of-the art in deze sector in de Gemeenschap, en die een risico op technologische of industriële mislukking inhouden, of ii) de O&O-uitgaven van de begunstigde onderneming ten minste 15 % van haar totale exploitatiekosten bedragen in ten minste één van de drie jaren voorafgaande
19 Hoofdstuk 8: Bijlagen / Take-off aan de steunverlening of, in het geval van een startende onderneming zonder enige financiële voorgeschiedenis, bij de audit van haar lopende belastingjaar, gecertificeerd door een onafhankelijke accountant. c) de steun bedraagt niet meer dan 1 miljoen EUR. Deze steun bedraagt maximaal 1,5 miljoen EUR in steungebieden uit hoofde van artikel 87, lid 3, onder a), van het EG-Verdrag en 1,25 miljoen EUR in steungebieden uit hoofde van artikel 87, lid 3, onder c), van het EG-Verdrag. De begunstigde onderneming kan deze steun slechts eenmaal ontvangen in de periode dat zij als innovatieve starter wordt beschouwd. Deze steun mag worden gecumuleerd met andere, in het kader van deze kaderregeling verleende steun, met steun ten behoeve van O&O&I die krachtens Verordening (EG) nr. 364/2004 (of een verordening die deze verordening vervangt) is vrijgesteld en met steun die de Commissie op grond van de richtsnoeren staatssteun en risicokapitaal heeft goedgekeurd. Andere steun dan O&O&I-steun en steun ten behoeve van risicokapitaal mag de begunstigde onderneming pas drie jaar nadat de steun voor innovatieve starters is verleend, ontvangen. 8.4 Speciale subsidievoorwaarden haalbaarheidsstudies De algemene voorwaarden van STW zijn van toepassing op de Take-off haalbaarheidsstudies. Take-off haalbaarheidsstudies is een instrument gericht op het creëren van nieuwe innovatieve bedrijvigheid die het gevolg is van kennisbenutting bij universiteiten en publieke kennisinstellingen. Take-off haalbaarheidsstudies is daarmee onderscheidend en aanvullend ten opzichte van andere instrumenten van STW. Dientengevolge gelden een aantal punten van de algemene voorwaarden niet of in gewijzigde vorm. Bepalingen van de algemene voorwaarden die niet van toepassing zijn op de Take-off haalbaarheidsstudies zijn: bepalingen over Gebruikers en Gebruikerscommissie bepalingen over Cofinanciering bepalingen over Optie bepalingen over PIF bepalingen die naar hun aard of inhoud redelijkerwijs niet van toepassing zijn op de Take-off haalbaarheidsstudies Bepalingen van de algemene voorwaarden die in gewijzigde vorm van toepassing zijn: bepalingen over de Duur van het project. De maximale duur van een Takeoff haalbaarheidsstudieproject is een half (0,5) jaar. De financiering vangt aan op de startdatum en eindigt uiterlijk in afwijking van de algemene voorwaarden een half (0,5) jaar na de startdatum. bepalingen over Voortzetting en Voortzettingsaanvraag gelden niet. In afwijking van de algemene voorwaarden zal de startdatum van een Take-off haalbaarheidsstudieproject binnen 3 maanden na de dagtekening van het honoreringsbesluit zijn, tenzij STW schriftelijk toestemming geeft voor een latere startdatum. bepalingen over financiering: in afwijking van de algemene voorwaarden kunnen tijdelijke en vaste personeelsplaatsen voor financiering in aanmerking komen tot een maximum van de duur van het project. in aanvulling op de algemene voorwaarden komen out of pocket octrooikosten gemaakt voor indiening of instandhouding van octrooi(aanvrage) gedurende de duur van het Take-off haalbaarheidsstudieproject in aanmerking voor financiering
20 Hoofdstuk 8: Bijlagen / Take-off in aanvulling op de algemene voorwaarden komen kosten gemaakt door derden voor zover deze projectactiviteiten betreffen die in opdracht van de projectleider door derden worden uitgevoerd in aanmerking voor financiering in afwijking van de algemene voorwaarden rapporteert de projectleider schriftelijk eenmaal per Take-off haalbaarheidsstudieproject over de voortgang van het project, middels een eindrapport De Take-off haalbaarheidsstudies is een persoonsgebonden subsidie. In aanvulling op de algemene voorwaarden kan STW de financiering tussentijds beëindigen indien de projectleider het project niet meer kan leiden en er geen geschikte vervanger is gevonden door de projectleider en STW. bepalingen die naar hun aard of inhoud redelijkerwijs in gewijzigde vorm van toepassing zijn op de Take-off haalbaarheidsstudies.
Uitgave: Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek Bezoekadres: Laan van Nieuw Oost-Indië 300 2593 CE Den Haag juli 2014