Whitepaper door: Harm Voogt CEO Validata Group Screenen in de zorg Regels en praktijk Inleiding p. 1 Wetgeving p. 3 Accreditaties p. 4 Lessen uit de praktijk p. 5
Inleiding De zorg sector staat met 1,2 miljoen arbeidskrachten, steeds groter wordende organisaties, een eigen bureaucratie en miljoenen mensen die dagelijks zorg nodig hebben, midden in onze samenleving. Het is zelfs een dermate belangrijke sector dat de overheid al sinds 1865 de kwaliteit ervan op orde wil houden. In dat jaar voerde het kabinet Thorbecke II de Wet op de Uitoefening der Geneeskunst in, en werd zowel een artsexamen ingevoerd als ook het uitoefenen van geneeskunde door onbevoegden strafbaar gesteld. In 1993 is deze wet vervangen door de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet BIG). Doelstelling van de Wet BIG is om zowel de kwaliteit van de gezondheidszorg te bewaken en tegelijkertijd om patiënten of cliënten te beschermen tegen ondeskundig of onzorgvuldig handelen van individuele zorgverleners. Bekend uitvloeisel van deze wet is het BIG register, de verplichte inschrijving met relevante informatie omtrent bevoegdheid en bekwaamheid van meer dan 360.000 zorgverleners. Per 1 januari 2016 is de Wet BIG aangevuld met de Wet Kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). De doelstelling van deze wet is om de transparantie en afhandeling van klachten en ongewenste gebeurtenissen te bevorderen, zodat er binnen de zorg meer klantgericht wordt gewerkt en de kwaliteit van de zorg in algemene zin erop vooruit gaat. In de grafiek hieronder kunnen we goed zien dat er de afgelopen jaren sprake is van een structurele stijging van het aantal meldingen van missers in de zorg. Om die reden is het van groot belang dat er veel aandacht uitgaat naar de verbetering van de kwaliteit. Belangrijk om te benadrukken bij deze cijfers is dat de zorg niet zozeer minder veilig is geworden, maar wel dat de missers die er zijn, steeds vaker gemeld worden. Bron: IGZ Nb: 2016 is een schatting op basis van verwachtingen afgegeven door IGZ in 2016. Halverwege 2016 stond het aantal meldingen op 752. 1
Het screenen van medewerkers voorafgaand aan de indiensttreding komt de kwaliteit van de organisatie als geheel ten goede. Dat geldt voor iedere werkgever, en dus ook voor een zorginstelling. De kosten van een mishire worden al snel geschat op ca. 50.000 voor de organisatie zelf. Daar komt reputatie schade alsmede mogelijke schade voor de patiënt en omgeving nog bij. Het is evident dat een zorginstelling zich een ernstige misser eenvoudigweg niet kan veroorloven. Ondanks dat het zeer voor de hand ligt dat een zorginstelling aankomende medewerkers screent, is dit helaas nog niet vanzelfsprekend. Een kwalitatief goede screening van zowel nieuwe en bestaande medewerkers staat in deze sector nog in de kinderschoenen. Een aantal redenen ligt hieraan ten grondslag: 1. Zorginstellingen vertrouwen op de kwaliteit van de opleidingen en op de vastlegging van deze en andere relevante gegevens in diverse kwaliteitsregisters, waaronder het BIG register. 2. Zorginstellingen vertrouwen op de eerlijkheid en de kwaliteit van de zorgverlener zelf. Zorg verlenen is een bewuste keuze, het zijn mensen met een passie voor hun vak, het is zeer inhoudelijk werk dat een hoge betrokkenheid vraagt van de arts en verpleegkundige. 3. De noodzaak en wil ontbreekt. De zorg kent veel druk om veranderingen door te voeren, veelal gericht op kostenbesparingen. Het beter screenen van zorgverleners staat niet bovenaan de lijst van prioriteiten, en wordt helaas ook wel gezien als (weer) een verplicht proces dat niet tot de kernactiveiten behoort, met onnodig veel papierwerk. 2
Wetgeving Toch is het tij aan het keren. Het aantal zorginstellingen dat overgaat tot de invoering van een goed screening beleid en gedegen uitvoering neemt rap toe. Deze is gericht op verbetering en borging van de kwaliteit binnen de zorg. De nieuwe Wkkgz en de vergewisplicht Met de invoering van de Wkkgz wordt voor het eerst de zorginstantie verplicht om te controleren of de zorgverlener of nieuwe medewerker geschikt is om die zorg te verlenen. Dit heet de vergewisplicht. Deze is geregeld in artikel 4 van de Wkkgz en betreft in feite een (pre) employment screening. Deze controle van vakbekwaamheid betreft zorgverleners die dit beroepsmatig doen. Dus dit geldt ook voor uitzendkrachten, maar niet voor vrijwilligers en mantelzorgers. Welke gegevens moeten gecontroleerd worden? De wet legt niet uit hoe de zorginstelling moet voldoen aan de vergewisplicht, of welke bronnen geraadpleegd kunnen worden, en legt dus een grote verantwoordelijkheid neer bij de zorginstellingen zelf. Dat is terecht, want er zijn vele wegen die naar Rome leiden. Om te beginnen kun je denken aan de verificatie van diploma s en de verificatie van de werkervaring. In aanvulling daarop biedt de zorg sector zelf zoals aangegeven diverse registers, waaronder het verplicht gestelde BIG register en het Registratiecommissie Geneeskundig Specialisten (RGS) waarin de geneeskundig specialist geregistreerd staat. Tevens zijn er aanvullende vrijwillige registers voor diverse beroepen in de zorg, waaronder: www.kwaliteitsregisterparamedici.nl www.kwaliteitsregisterverloskundigen.nl www.fysiotherapie.nl Hierin wordt bijgehouden welke beroepsbeoefenaren voldoen aan bepaalde kwaliteitseisen, waaronder bijscholing. De zorginstelling kan ook terecht bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) zelf. IGZ kan op verzoek van de zorginstelling kijken of er sprake is van een situatie die bedreigend kan zijn voor de patiënt veiligheid. Er wordt hierbij uitsluitend gekeken naar situaties die zijn vastgesteld ná 1 januari 2016, de invoering van de Wkkgz. De kans dat hier een concreet resultaat uitkomt is derhalve nog klein, ondanks dat, zoals we gezien hebben, het aantal meldingen van missers bij IGZ sterk is toegenomen. Er wordt maximaal 5 jaar teruggekeken binnen dit verzoek en eventuele melding ervan wordt meegedeeld per brief aan het bestuur van de zorginstelling. Interessant genoeg is de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) alleen verplicht gesteld voor nieuwe medewerkers in de langdurige zorg en de intramurale geestelijke gezondheidszorg. De VOG is dus nog geen algemeen geldende eis, ondanks dat de kinderopvang wel al zelfs een continu (VOG) screening kent. 3
Accreditaties Naast de nieuwe wetgeving, zijn er meerdere keurmerken binnen de zorg, die als voornaamste doelstelling hebben het optimaliseren van de kwaliteit van zorg. Zowel ISO als NEN bieden beiden een norm voor beoordeling van het kwaliteit managementsysteem van organisaties in zorg en welzijn, en zijn in feite hetzelfde stempel. De twee bekendste keurmerken echter, ook wel accreditaties genoemd, die zich richten op de zorg worden echter aangeboden door het NIAZ en door JCI. NIAZ - Het Nederlands Instituut voor Accreditatie in de Zorg ontwikkelt kwaliteitsnormen en toetst zorginstellingen hierop. Beoordeeld wordt of deze hun organisatie zo hebben ingericht dat zij op een reproduceerbare wijze een acceptabel kwaliteitsniveau van zorg voortbrengen. Het NIAZ is lid van de mondiale organisatie van toetsingsinstituten in de zorg, de International Society for Quality in Health Care (ISQua). JCI Joint Commission International is een zelfstandige Amerikaanse organisatie gericht op continu verbetering van de kwaliteit van de zorg en de veiligheid van de patiënt. JCI opereert wereldwijd en is sinds enkele jaren ook sterk groeiend in Nederland en België. Alhoewel de aanpak en het proces van NIAZ en JCI verschilt, streven beiden in principe hetzelfde na; nl de continu verbetering van de kwaliteit en optimale veiligheid voor de patiënt. Zoals we eerder al hebben geconstateerd is er een directe relatie tussen kwaliteit en veiligheid, en de screening van nieuwe en bestaande zorgverleners. Wanneer we dat aspect bekijken, zien we een duidelijk verschil tussen het NIAZ, dat hier niet expliciet iets over zegt, en het de JCI, die dat wel doet. Screeningeisen volgens JCI JCI stelt dat voor de verificatie van de credentials van zorgprofessionals, er een beschreven en transparant proces dient te zijn voor het verzamelen en vastleggen van registratie, opleiding, training en ervaring. Dit dient zoveel als mogelijk geverifieerd te zijn bij de primaire bron. Dit is een belangrijke aanvulling, en maakt het proces niet eenvoudiger. De primaire bron voor bv de verificatie van een diploma is het opleidingsinstituut waar de opleiding is afgerond of geregistreerd staat, en deze mag dus niet worden aangeleverd door de persoon zelf. Origineel diploma of niet; dat biedt onvoldoende kwaliteit want er bestaat een kans dat het een vals diploma is. In Nederland worden DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs) in Groningen en de afzonderlijke opleidingsinstituten wel erkend als primaire bron voor de verificatie van opleidingen en diploma s. Het BIG register en RGS (of andere registers voor specialisten) worden echter niet erkend als primaire bron voor de verificatie van opleidingen en diploma s. Deze (diploma) gegevens in deze registers zijn afkomstig van de zorgprofessional zelf, en worden niet getoetst door het register, waardoor er een kans bestaat dat de informatie niet correct is. 4
Dit maakt het op orde krijgen van de dossiers van alle zorg medewerkers een stevige klus. De directe verzoeken om verificatie gericht aan de veelvoud van opleidingsinstituten neemt sterk toe, en vormt een stevige extra belasting voor deze organisaties. Goed om te benadrukken is dat deze verificatie niet alleen de nieuwe medewerkers betreft, maar ook de bestaande medewerkers. Vanaf het moment dat de audit voor accreditatie heeft plaatsgevonden heeft de zorginstelling nog 12 maanden de tijd om de dossiers voor de bestaande medewerkers op orde te krijgen. Lessen uit de praktijk Van beleid en wetgeving op gebied van screening naar de operationele uitvoering is binnen iedere organisatie een hele grote stap, en dat is ook in de zorg duidelijk merkbaar. Uiteindelijk is een screening een aanvullende verplichting die over het algemeen als een lastig proces wordt ervaren. Er zijn diverse kanten aan het proces: 1. De organisatie zelf het is veelal een nieuw proces waar beleid voor dient te komen en het bestuur mee in dient te stemmen. Veel praktische vragen passeren de revue: Wat is de doelstelling van de screening, wat te doen bij uitzonderingen of als iets niet klopt, als er geen terugkoppeling komt en hoe om te gaan met buitenlandse medewerkers. Welke bronnen willen we raadplegen en hoe gaan we om met verschillende functie groepen? Hoe zit het met de zorgprofessionals die niet in dienst zijn maar wel onder ons dak aan de slag gaan? 2. De beleving van de betrokkene, de zorg professional hoe zorgen we voor begrip en een efficiënt proces dat werkbaar is. Hoe doen we de uitvoering, doen we dat zelf of schakelen we een bureau in? Veel zorgverleners ervaren de screening als gedoe, hoe evident het belang voor de werkgever en de patiënt ook is. Het feit dat er nu een wettelijke verplichting is, of dat de zorginstelling een (JCI) accreditatie aangaat, maakt voor de individuele beleving niet veel uit. Het is daarom van belang om de communicatie voorafgaand en tijdens de screening goed op orde te hebben. Onderdeel van een goed beleid en de communicatie betreft de privacy wetgeving. Screenen betekent per definitie een inbreuk op de privacy van de aankomende medewerker. Die inbreuk is gerechtvaardigd binnen de kaders van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP), maar dat dien je wel goed toe te passen en als verantwoordelijke rekening mee te houden. 3. Afhankelijk van de keuzes in het beleid wordt er in de uitvoering continu geschakeld met diverse bronnen. De vergewisplicht biedt redelijk wat ruimte voor invulling, en kent niet dezelfde verplichting als de JCI standaard van verificatie bij de primaire bron. Dit lukt niet altijd. 5
Een aantal belangrijke redenen is: * Het register en de gegevens zijn niet op orde, of sterk verouderd. Dit kan een gevolg zijn van een fusie of overname, maar ook van verouderde systemen. * Ondanks meerdere verzoeken, via meerdere contact momenten en verschillende mensen blijft de terugkoppeling helaas toch uit. * Er zijn opleiders die in eerste instantie niet mee willen werken. Die zijn veelal nog onbe kend met de achterliggende vraag, en zijn onzeker of dit (juridisch) wel mag. JCI onderkent de mogelijkheid dat het niet altijd lukt. Om het dossier toch goed op orde te krijgen is het van belang dat het verificatie proces goed is vastgelegd, inclusief herhalingen van contact momenten en de concrete feedback van de instelling. Tevens kan aanvullend gedacht worden aan verificatie van het (vereiste) diploma voorafgaand aan het specialisme. Van belang is dat er een concreet en transparant proces wordt gehanteerd dat goed is vastgelegd. Desalniettemin dient alles op orde te zijn bij ieder dossier, bij iedere individu. Van het nagaan van werkervaring tot het raadplegen van bepaalde registers, de vastlegging ervan en het borgen van de informatie binnen het HR dossier. De relevante registraties hebben bovendien een houdbaarheid periode; het BIG register bv 5 jaar. Kortom, dat brengt veel werk met zich mee, met name administratief. Bij een grote zorgverlener met enkele duizenden medewerkers, kunnen al snel 3 tot 4 FTE zich hiermee bezig houden. De afweging om dit uit te besteden aan een bureau is daarom een terechte. Ondanks dat het zeer voor de hand ligt dat een zorginstelling aankomende medewerkers screent, is dit helaas nog niet vanzelfsprekend. Een kwalitatief goede screening van zowel nieuwe en bestaande medewerkers staat in deze sector nog in de kinderschoenen. Toch zien we inmiddels de behoefte snel toenemen, alsmede het begrip ervoor bij de vele zorgprofessionals die dit moeten ondergaan. Meer weten? U kunt contact opnemen met Harm Voogt, CEO van Validata Group, via email: harmvoogt@validatagroup.com of op 020 5356898 6
Mensen vormen het gezicht, het geweten en de toekomst van een organisatie. Daarom is het belangrijk te weten met wie u in zee gaat. Over de auteur: Harm Voogt is CEO en (mede) oprichter van Validata Group, marktleider in het screenen van personen en bedrijven. Validata Group bedient de markt vanuit 3 labels: CV-OK, Wonen-OK en Vrijwilliger-OK. Meer weten? Als u meer wilt weten over het maken van beleid of de uitvoering van een screening, kunt u altijd contact opnemen. Telefonisch op 020 5356898 of per mail naar: harmvoogt@validatagroup.com Meer informatie over de Validata Group is te vinden op: www.validatagroup.com